Arquivologia para Concursos

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ARQUIVOLOGIA PARA CONCURSOS
1 Conceitos Fundamentais de Arquivologia
1.1 Arquivo: Conceito
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins

desta lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades
privadas, em decorrência do exercício de
atividades específicas, bem como por
pessoa física, qualquer que seja o suporte
da informação ou a natureza dos
documentos.
Lei 8.159 - 8 de janeiro de 1991
Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos antes conhecer TRÊS conceitos básicos:
INFORMAÇÃO, SUPORTE e DOCUMENTO.
INFORMAÇÃO: Idéia, Mensagem ou Conhecimento

SUPORTE: Meio no qual a informação está registrada
DOCUMENTO: É toda informação registrada em um suporte material
INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO
DICA LEGAL:
Conjunto de documentos = ACERVO
DICA LEGAL:
Os documentos de Arquivo são produzidos ou recebidos. Isto significa que são

ACUMULADOS dessa forma.
Produzidos ou Recebidos = Acumulados
1.2 Importância do Arquivo – Função e Finalidades do Arquivo
Função do Arquivo: Guardar e organizar os documentos, tornando-os disponíveis as informações

mantidas sob sua guarda.
Finalidades do Arquivo: Servir a Administração e Servir a História
DICA LEGAL:
Todo documento nasce com a FINALIDADE de SERVIR a ADMINISTRAÇÃO
Elaborado pelo Prof. Marcos Igor

E-mail: marcosigor2508@gmail.com
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1.3 Distinção entre Arquivo e Biblioteca

Arquivo: É o conjunto de documentos CRIADOS ou RECEBIDOS (ACUMULADOS) por uma
instituição ou pessoa, no exercício de sua atividade, preservados para garantir a consecução de seus
objetivos.
Biblioteca: É o conjunto de material, em sua maioria impresso e NÃO produzido pela instituição em que
está inserida. Normalmente constituída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos por meio
de COMPRA, DOAÇAO ou PERMUTA.
DICA LEGAL:
O Arquivo tem finalidade funcional. Preservam as informações que evidenciam o

funcionamento da instituição ao longo do tempo.
DICA LEGAL:
Os documentos de Arquivo são produzidos ou Recebidos (acumulados) pela Instituição.
DICA LEGAL:
A Biblioteca tem finalidade essencialmente cultural – guardar informações para estudo.

Seus documentos são acumulados por meio de compra, doação ou permuta.
1.4 Classificação dos Arquivos

Os Arquivo podem ser classificados em 4 TIPOS. Segundo o (a):
Entidade Mantenedora: (Público ou Privado)
Natureza dos documentos: (Especial ou Especializado)
Estágio de Evolução: (Corrente, Intermediário e Permanente)
Extensão de sua atuação: (Setorial ou Central)
1.4.1 Entidade Mantenedora: Podem ser Público ou Privado

Público: Órgãos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciários, nas esferas Federal,
Estadual, Municipal e do DF. Também são considerados públicos os Arquivos das Fundações
Públicas e Empresas Públicas.
Privado: São aqueles mantidos por instituição de caráter particular. Ex: arquivo do
Bradesco, Arquivo das Lojas Renner, arquivo da TV Brasília.
DICA LEGAL:
Marilena Leite Paes, apresenta a seguinte divisão: Públicos, Institucionais, Comerciais,

Pessoais ou Familiares. Sobre isso devemos lembrar que os institucionais, comerciais,
pessoais ou familiares devem ser entendidos como Arquivos Privados.

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1.4.2 Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou Especializados

Especiais: São arquivos em que os documentos cuja forma física (suporte) exija
cuidado especial, diferenciado, por causa da sua preservação ou manuseio.
Especializados: São aqueles que mantêm em sua guarda documentos de determinada
área do conhecimento.
DICA LEGAL:
Arquivos Especiais: Relacionado a forma física do documento, relacionado ao suporte

do documento. Ex: Foto, Filme, Negativo, Microfilme
DICA LEGAL:
Arquivos Especializados: Relacionado a assunto específico, relacionado a uma área do

conhecimento. Ex: Arquivo Médico, Arquivo Cartográfico, Arquivos de Engenharia.
1.4.3 Estágio de Evolução: Podem ser Corrente, Intermediário e Permanente
Arquivo Corrente: São os Arquivos que guardam os documentos mais novos e mais
utilizados pela instituição. No Arquivo Corrente os documentos possuem grande freqüência de uso,
possuem fim administrativo.
Arquivo Intermediário: São os Arquivos que guardam os documentos menos
utilizados pela instituição. No Arquivo Intermediário os documentos possuem baixa freqüência de
uso, mas ainda possuem fim administrativo.
Arquivo Permanente: São os Arquivos que guardam os documentos que, já tendo
cumprido seu fim administrativo, sua função administrativa, agora são preservados, conservados,
pelo seu valor histórico para Instituição.
DICA LEGAL:
C orrente
I ntermediário
P ermanente
DICA LEGAL:
O Arquivo Intermediário também pode ser denominado por LIMBO

ou PURGATÓRIO

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DICA LEGAL: Arquivo Corrente
É a fase em que os documentos são criados;

- Nesta fase os documentos tramitam bastante e são muito consultados;
- Os arquivos correntes se localizam nos próprios setores que produzem/recebem os
documentos (Arquivos Setoriais) ou em locais próximos a estes (Arquivo
Central/Geral).
DICA LEGAL: Arquivo Intermediário
É a fase em que os documentos ainda têm valor administrativo mas são pouco
consultados;
- Permite que os setores otimizem seu espaço;
- Não há necessidade de serem conservados próximos aos setores;
- Nesta fase, os documentos aguardam sua destinação final (eliminação ou guarda
permanente);
- É também chamado de limbo ou purgatório.
DICA LEGAL: Arquivo Permanente
É a fase em que os documentos já perderam seu valor administrativo e são guardados

pelo seu valor histórico, probatório ou informativo;
- Os documentos desta fase JAMAIS serão eliminados.
DICA LEGAL: Arquivo Permanente
Documentos de Arquivo Permanente JAMAIS poderão ser eliminados
1.4.4 Extensão de sua atuação: Podem ser Arquivos Setoriais ou Centrais

Arquivos Setoriais: São aqueles instalados no setores que utilizam os documentos,
onde ficam os documentos do uso do dia a dia.
Arquivos Centrais: São aqueles localizados fora do local de trabalho, e acumulam em
um único local, documentos de provenientes dos diversos setores da instituição, de forma
centralizada.

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DICA LEGAL:
Não confundir Arquivo Central com Fase Intermediária ou Arquivo

Intermediário
DICA LEGAL:
Não confundir Arquivo Central com Fase Intermediária ou Arquivo

Intermediário
DICA LEGAL: Arquivo Setorial
É um Arquivo descentralizado Cada setor de trabalho possui o seu.
DICA LEGAL: Arquivo Central
É um Arquivo Centralizado, recebem os documentos correntes dos

diversos setores da instituição.
1.5 Classificação dos Documentos

Os documentos de Arquivo possuem a seguinte Classificação
Gênero
Espécie / Tipologia Documental
Forma
Formato
Natureza do Assunto
1.5.1 Gênero
Podem ser: 7
Escritos ou Textuais
Iconográficos
Sonoros
Filmográficos
Informáticos ou digitais
Cartográficos
Micrográficos
DICA LEGAL: Documentos escritos ou textuais
Documentos cuja informação esteja escrita ou textual e impressa. Ex.: Contrato, atas,
relatórios, certidões

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DICA LEGAL: Documentos iconográficos
Documentos cuja informação esteja em forma de imagem estática.

Ex.: Fotografia, negativos, diapositivos(slides), desenho e gravuras
DICA LEGAL: Documentos sonoros
Documentos cuja informação esteja em forma de som/audio.

Ex.: Escuta telefônica, discurso gravado em fita cassete
DICA LEGAL: Documentos filmográficos
Documentos cuja informação esteja em forma de imagem em movimento (com ou sem

som).
Ex.: Películas filmográficas, filmagens, vídeos
DICA LEGAL: Documentos informáticos ou digitais
Documentos gravados em meio digital e que, por isso, necessitam de equipamentos

eletrônicos para serem lidos.
Ex.: Arquivo em MP3, Arquivo do Word
DICA LEGAL: Documentos cartográficos
Documentos que representem, de forma reduzida, uma área maior.

Ex.: Mapas e Plantas
DICA LEGAL: Documentos micrográficos
Documentos em microformas.
Ex.: Microfilmes e microfichas
1.5.2 Espécie/Tipologia documental

Espécie é a denominação que se dá ao aspecto formal de um documento, as instituições possuem
diversas espécies, ex.: Ofício, memorando, declaração, certidão.
Tipologia documental é a denominação que se dá quando reunimos determinada espécie à
função ou atividade que o documento irá exercer. Ex.: Declaração de Imposto de Renda,
Certidão de nascimento.

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DICA LEGAL: Espécie e Tipologia documental
Espécie Tipologia
Contrato Contrato de locação
Alvará Alvará de funcionamento
Certidão Certidão de nascimento
1.5.3 Forma
É classificação relacionada quanto à forma do seu estágio de preparação do documento. São as
formas documentais: Rascunho ou Minuta; Original e Cópia.
1.5.4 Formato
Denomina-se formato de um documento o seu aspecto físico, independente da informação nele
registrada. São formatos documentais, a Ficha, livro, caderno, pergaminho.
1.5.5 Natureza do assunto

Em relação à Natureza dos assuntos, os documentos são classificados como OSTENSIVOS ou
SIGILOSOS
DICA LEGAL: Ostensivo = ordinário
É a classificação dada ao documento cuja divulgação não prejudica a administração.

O documento ostensivo pode ser de livre conhecimento.
DICA LEGAL: Sigiloso
Documento que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito.

Decreto 4.553/2002
O Documento classificado como sigiloso será diferenciado pelo GRAU DE SIGILO. São 4 os
graus de sigilo.
DICA LEGAL: Grau de Sigilo – 4 GRAUS
Ultrassecreto
Secreto
Confidencial
Reservado
Ultrassecretos: Assuntos que requerem excepcional grau de segurança e cujo teor só devem se
do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
Secreto: Assuntos que requerem alto grau de segurança e cujo teor podem ser do conhecimento
de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, são autorizadas
a deles tomar conhecimento, funcionalmente.

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Confidencial: Assuntos que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu
conhecimento por pessoa não autorizada pode ser prejudicial a um individuo ou criar
embaraços administrativos.
Reservado: Assuntos que não devem ser do conhecimento do público em geral.
2 Ciclo Vital do Documentos – Teoria das 3 idades

A Arquivologia adota a Teoria das 3 idades ou Ciclo Vital dos documentos para classificar os
estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro uma instituição. (Corrente, Intermediário e
Permanente)
1ª idade C Corrente
2ª idade I Intermediário
3ª idade P Permanente
DICA LEGAL: Arquivo de 1ª idade = Arquivo Corrente
Alto grau da freqüência de uso

Documentos em curso
Necessitam estar próximos aos usuários/setores de trabalho
Serve a Administração
DICA LEGAL: Arquivo de 2ª idade = Arquivo Intermediário
Baixo grau da freqüência de uso

Não necessitam estar próximos aos usuários/setores de trabalho
A permanência nessa fase é transitória
Aguardam destinação final
Também é conhecido por limbo ou purgatório
Serve a Administração
DICA LEGAL: Arquivo de 3ª idade = Arquivo Permanente
Documentos que não possuem valor de natureza administrativa, mas que são
conservados pelo seu valor histórico
Permitem conhecer a História da Instituição
Revelam a origem e constituição da Instituição
Serve a História
2.1 Valor do Documento

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O documento só é guardado, preservado pela instituição, porque possui algum valor. Esse valor
pode ser Administrativo ou Histórico.
A Arquivologia denomina o valor administrativo como VALOR PRIMÁRIO.
A Arquivologia denomina o valor histórico como VALOR SECUNDÁRIO.
DICA LEGAL: Valor Primário = Valor Administrativo
Dar suporte/apoio às atividades da instituição

É um valo temporário – Em determinado momento o valor administrativo irá acabar
Todo documento nasce com valor administrativo
Finalidade: Servir a Administração
DICA LEGAL: Valor Secundário = Valor Histórico
Documento que perdeu seu valor administrativo, mas adquiriu valor histórico
Serve de fonte de pesquisa para terceiros e ou para própria instituição Finalidade: Servir
a História
DICA LEGAL: Valor Secundário = Valor Histórico
O documento que possuir valor secundário poderá ser recolhido ao Arquivo permanente
O documento de valor secundário JAMAIS poderá ser eliminado
1ª idade C Corrente Valor Primário

2ª idade I Intermediário
3ª idade P Permanente Valor Secundário
2.2 Prazo de Guarda dos Documentos

O Prazo de guarda dos documentos é o período em que o documento deve ser mantido nos
arquivos corrente e intermediário.
O Prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com seguintes
fatores:
 Freqüência do uso das informações contidas nos documentos
 Existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal dos documentos (prazo
prescricional)
 Existências de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos)
 Necessidade de guarda de documentos por precaução, em virtude das práticas
administrativas (prazos precaucionais)
2.3 Destinação Final dos Documentos

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Todo documento, seguindo o ciclo vital, deverá ao final ser encaminhado à sua destinação final.
A destinação final do documento irá ocorrer no momento em que ele perder seu valor administrativo/valor
primário.
DICA LEGAL: Destinação Final dos Documentos
Eliminação: Quando o documento que perdeu o valor administrativo, não apresentar

valor histórico
Guarda Permanente: Quando o documento que perdeu o valor administrativo,
apresentar valor histórico
2.4 Tabela de Temporalidade de Documentos

É o instrumento resultante da etapa de avaliação dos documentos. É ela, a tabela de
temporalidade, que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediário,
bem como indica a destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente).
A tabela de temporalidade será elaborada pela CPAD - Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos ou Comissão de Análise de documentos.
Ex:
Código Assunto Prazo de Guarda Destinação final
Corrente Intermediária
002 Planos e projetos de trabalho 5 anos 9 anos Guarda Permanente
022.11 Cursos internos 5 anos - Guarda Permanente
024.1 Folha de pagamento 5 anos 95 anos Eliminação
024.2 Escala de Férias 7 anos - Eliminação
A partir dos dados apresentados na tabela acima, podemos verificar a existência de QUATRO
situações.
024.2 – O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele será eliminado sem passar pela
fase intermediária.
024.1 – O documento foi criado na fase corrente, cumpre seu prazo de guarda nessa fase, posteriormente
será transferido para o Arquivo Intermediário, onde cumprirá seu prazo de guarda, cessada essa fase ele
será eliminado.
022.11 – O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele será recolhido ao Arquivo
Permanente.
002 – O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele será transferido para o Arquivo
Intermediário, onde cumprirá seu prazo de guarda, cessada essa fase ele será recolhido ao Arquivo
Permanente.
DICA LEGAL: Transferência
É a passagem dos documentos da fase corrente para a intermediária

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DICA LEGAL: Recolhimento
É a passagem dos documentos das fases corrente e intermediária para a fase permanente
3 Método de Arquivamento
Arquivamento é conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de
documentos. O método de Arquivamento corresponderá à forma que os documentos serão
armazenados, visando a sua localização futura.
DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Horizontal
Os documentos são dispostos uns sobre os outros

Indicados para Arquivo Permanentes e para documentos de grandes dimensões como
planta, mapa e desenho
DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Vertical
Os documentos são dispostos um atrás do outro em gaveta ou estantes

Indicado para Arquivo Corrente, agiliza a busca e a localização dos documentos
Os Métodos de Arquivamento, em relação à ordenação podem ser divididos em DOIS grandes sistemas:
DIRETO e INDIRETO.
DICA LEGAL: Direto
A busca do documento é feita diretamente no local onde está guardado

Característico dos métodos:
Alfabético
Geográfico
Dicionário
Enciclopédico
DICA LEGAL: Indireto
É aquele em que, para se localizar o documento necessita antes consultar um índice ou

um código busca do documento é feita diretamente no local onde está guardado.
Característico dos métodos:

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Numérico simples
Numérico cronológico
Numérico dígito-terminal
Decimal
Duplex
Os métodos mais comumente utilizados são os seguintes
 Método Alfabético
 Método Numérico ( Simples, Cronológico ou Digito Terminal
 Método Geográfico
 Método Ideográfico
3.1 Método Alfabético

É um método direto, não exige a adoção de índice para que o documento seja localizado. A busca se
dá diretamente no documeto.
DICA LEGAL: Método Alfabético
Utiliza um nome existente no documento

Utiliza todas as letras do nome, para diferenciar documentos que começam com a
mesma letra
Exemplos:
1- A empresa XYZ, ao organizar a pasta funcional de seus empregados, utilizou o método
alfabético (organização a partir dos nomes dos empregados). Para tanto, foram organizados os
seguintes nomes:
I – Alfredo Maia Rodrigues Qual seria a ordem correta?
II – Severino Alves dos Santos Júnior a) I – VI – III – V – IV – II
III – Joaquim Pereira da Boa Morte b) VI – V – IV – II – III – I
IV – Mauricio Soares Filho c) II – V – I – VI – III – IV
V – Maria Alves Villas Boas d) VI – III – I – II – IV – V
VI - Fernanda Moreira Aguiar e) I – II – III – IV – V - VI
2- No escritório de contabilidade, o contador organizou as pastas referente a seus clientes

utilizando-se do método alfabético (por nome de empresas). Para tanto, foram organizadas as
seguintes pastas:
I – Supermercado Baratão Qual seria a ordem correta?
II – A Feminina a) III – I – V – II - IV

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III – Curso Aprovação b) II – III – V – IV – I

IV – O Globo c) III – II – IV – V – I
V – Madeireira Cupim d) ;I – II – III – IV – V
e) V – IV – III – II - I
3- A Empresa Festil Eventos organizou suas fitas de vídeo relativas aos eventos que organizou a
partir dos nomes dos referidos eventos utilizado-se do método alfabético. Foram organizadas as
fitas dos seguintes eventos:
I – Primeiro Seminário de Arquivologia Qual seria a ordem correta?
II – 3º Simpósio de Biblioteconomia a) I – II – IV – III - V
III – XV Congresso de Direito b) I – II – IV – V – III
IV – Quinto Encontro de Contadores do DF c) III – I – IV – V - II
V – 75º Curso de Medicina Alternativa d) III – V – IV – I – II
e ) V – IV – III – II - I
Respostas:
1–d
2–c
3–d

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3.1.1 Regras de Alfabetação

O Arquivamento de nomes obedece a algumas regras, chamadas regras de alfabetação, que são as
seguintes:
DICA LEGAL: Nome de Pessoas Físicas
Considerar o último sobrenome, depois o prenome.
Exemplo:
Ariovaldo Dias Furtado
Frank Menezes
Gilberto Alves Resende
Otacílio Guedes Marques
Arquivam-se:
Resende, Gilberto Alves
Menezes, Frank
Marques, Otacício Guedes
Furtado, Ariovaldo Dias
OBS: SOBRENOMES IGUAIS, prevalece a ordem alfabética do prenome:

Exemplo:
Daniele Firme Miranda
Fábio Corrêa Miranda
Luciano Corrêa Miranda
Veneza Firme Miranda
Arquivam-se:
Miranda, Veneza Firme
Miranda, Luciano Corrêa
Miranda, Fábio Corrêa
Miranda, Daniele Firme

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OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífem

não se separam, quando transpostos para o início.
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Heitor Villa-Lobos
Joaquim da Boa Morte
Severino Monte Negro
Arquivam-se:
Villa-Lobos, Heitor
Monte Negro, Severino
Castelo Branco, Camilo
Boa Morte, Joaquim da
OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífem

não se separam, quando transpostos para o início.
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Heitor Villa-Lobos
Joaquim da Boa Morte
Severino Monte Negro
Arquivam-se:
Villa-Lobos, Heitor
Monte Negro, Severino
Castelo Branco, Camilo
Boa Morte, Joaquim da

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OBS: SOBRENOMES formados com as palavras SANTAS ou SÃO seguem a mesma regra do
sobrenome composto por um substantivo e um adjetivo, quando transpostos para o início devem ser
acompanhados dos nomes que os sucedem.
Exemplo:
Adriana P. Santa Fé
João do Santo Cristo
José Carlos São Paulo
Ricardo Santa Rita
Arquivam-se:
São Paulo, José Carlos
Santo Cristo, João do
Santa Rita, Ricardo
Santa Fé, Adriana P.
OBS: AS ABREVITIVAS de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.

Exemplo:
E. Silva
Edis Silva
Estevão Silva
Everaldo Silva
Arquivam-se:
Silva, Everaldo
Silva, Estevão
Silva, Edis
Silva, E.
1.1.1.1.
OBS: ARTIGOS E PREPOSIÇÕES não são considerados.: a, o,de,d`, da, do, e, um, uma.
Exemplo:
Arnaldo do Couto
Márcio Mário do Nascimento
Marcos Roberto Araújo da Silva
Ricardo d`Andrade
Arquivam-se: Silva, Marcos Roberto Araújo da Silva
Nascimento, Marcio Mário do

Couto, Arnaldo do
Andrade, Ricardo d´
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OBS: SOBRENOMES que exprimem grau de parentesco são considerados parte do último
sobrenome.
Exemplo:
Edison Miranda Júnior
Osório Miranda Neto
Márcio Cerqueira Sobrinho
Wilson Rodrigues da Silva Filho
Arquivam-se: Silva, Wilson Rodrigues da Silva Filho
Miranda Neto, Osório

Miranda Júnior, Edison
Cerqueira Sobrinho, Márcio
OBS: TÍTULOS não são considerados, Mas são colocados após o fim do nome, entre parênteses.
Exemplo:
Coronel Emerson Pontes
Ministro Jorge Cardoso
Professor Carlos Fernandes
Soldado Wilson R. Silva
Arquivam-se:
Silva, Wilson R. (Soldado)
Pontes, Emerson (Coronel)
Fernandes, Carlos (Professor)
Cardoso, Jorge (Ministro)
OBS: NOMES ESTRANGEIROS são considerados pelo último sobrenome, salvo no caso de
nomes espanhóis e orientais.
Exemplo:
Arnold Schwazernegger
George Walker Bush
Charles Chaplin
Adolf Hitlher

Schwazenegger, Arnold 18
(Soldado)
Hitler, Adolf
Chaplin, Charles
Bush, George Walker
Arquivam-se:
OBS: NOMES ESTRANGEIROS ESPANHOIS ou HISPÂNICOS (países de língua espanhola),

os dois últimos nomes sobrenomes devem ser transportados para o início.
Exemplo:
Enrico Gutierrez Salazar
Juan Ramirez Abadia
Maria Pereira de La Fuente
Pablo Puentes Hernandez
Arquivam-se:
Ramirez Abadia, Juan
Puentes Hernandez, Pablo
Pereira de La Fuente, Maria
Gutierrez Salazar, Enrico
OBS: NOMES ESTRANGEIROS ORIENTAIS – JAPONESES, CHINESES, COREANOS E

ARÁBES, são registrados como se apresentam.
Exemplo:
Abdulah Mustafah – (árabe)
Law Kim Chong – (coreano)
Li Yutang – (chinês)
Sasazaki Yonoyama (japonês)
Arquivam-se:
Sasazaki Yonoyama
Li Yutang
Law Kim Chong
Abdulah Mustafah

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OBS: FIRMAS, EMPRESAS e INSTITUIÇÕES, se registra como se apresentam, mas não se

consideram os artigos e preposições.
Exemplo:
Antonio Silva e Cia
Associação dos Jornalistas
A Tentação
El País
Arquivam-se:
Tentação, ( A)
País, (El)
Associação dos Jornalistas
Antonio Silva e Cia
OBS: EM TÍTULOS DE CONGRESSO, CONFERÊNCIAS, ASSEMBLEIAS, os Números

arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.
Exemplo:
II Encontro Nacional de Arquivistas
3º Curso de Ciências Contábeis
Quinto Congresso de Biblioteconomia
24º Seminário de Direito
Arquivam-se: Seminário de Direito (24º)
Encontro Nacional de Arquivistas (II)
Curso de Ciências Contábeis (3º)
Congresso de Biblioteconomia (quino)
3.2 Método Numérico

É quando o método de arquivamento é feito por ordenação numérica.

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DICA LEGAL: MÉTODO NUMÉRICO
 Método Numérico Simples

 Método Numérico-Cronológico
 Método Numérico-Digito-Terminal
3.2.1 Método Numérico Simples

Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o seu número.
É dado um número para cada documento
A busca é feita por um nome, por isso exige um índice alfabético, também conhecido como
ONOMÁSTICO.
DICA LEGAL: MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES
 Métodos que necessitam de índices são INDIRETOS
3.2.2 Método Numérico-Cronológico

Documentos organizados por uma data. Não é necessário que seja a data de produção do documento.
É o método ideal para arquivar documentos contábeis (balanço e balancete, diário), contas a pagar,
contas a receber.
DICA LEGAL: MÉTODO NUMÉRICO-CRONOLÓGICO
Exemplos:
Balanço contábil de : 1998, 1999, 2000

Contas de água por mês: 01, 02, 03
Prontuário médico organizado por data de nascimento do paciente.
João Paulo Medeiros – nascimento – 15/10/1980
3.2.3 Método Numérico-Digito-Terminal

Documentos organizados a partir de números que a eles foram atribuídos. Muitas vezes, porém, tais
números são enormes, dificultando o trabalho. Assim o método Digito-Terminal (dois últimos
números) será o indicado.
DICA LEGAL: MÉTODO NUMÉRICO DIGITO-TERMINAL
Decompor o número dois a dois e utilizar os dois últimos números

Ex: Número do documento: 198.465
Para o arquivamento: 19.84.65

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OBS: Comparação entre os métodos Numéricos: Simples e Digito-Terminal
Números a serem organizados Método Numérico Simples Método Numérico

Digito-Terminal
34.758 7.666 03-47-58
254.786 34.758 00-76-66
915.698 254.786 25-47-86
7.666 477.998 91-56-98
477.998 915.698 47-79-98
Organizados em ordem crescente Ordenação feita a partir dos

dois últimos dígitos
Organizados em ordem crescente
3.3 Método Geográfico

Os documentos serão arquivados de acordo com local, lugar ou setor.
É considerado a origem, a procedência do documento.
DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO
Local ou Setor de origem = Procedência = Lugar
DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO
Podem ser por:

 País
 Estado
 Cidade
DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO – PAÍS
Os PAÍSES deverão ficar em ordem alfabética

Dentro de cada país, a 1ª cidade deverá ser a CAPITAL
As demais cidades seguem em ordem alfabética
Exemplo:
MALÁSIA
GRÉCIA
FRANÇA
ESPANHA
CANADÁ
BÉLGICA
ARGENTINA
Buenos Aires
Córdoba
Elaborado pelo Mar
Prof. del Plata
Marcos Igor
Mendonza
Três Lagos
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DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO – ESTADO
Os ESTADOS deverão ficar em ordem alfabética

Dentro de cada estado, a 1ª cidade deverá ser a CAPITAL
As demais cidades seguem em ordem alfabética
Exemplo:
TOCANTINS
SÃO PAULO
PARANÁ
GOIÁS
CEARÁ
BAHIA
ALAGOAS
Maceió
Arapiraca
Palmeira dos Índios
Penedo
Santana do Ipanema
DICA LEGAL: MÉTODO GEOGRÁFICO – CIDADE
Quando o Arquivo é organizado por cidade, sem a separação por estado,

deverão:
As CIDADES deverão ficar em ordem alfabética
Indicar ao final de cada cidade, o estado correspondente.
Exemplo:
Taguatinga (DF)
São Paulo (SP)
Piripiri (PI)
Macapá (AP)
Lages (SC)
Campinas (SP)
Arapiraca (AL)

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3.4 Método Ideográfico

Organiza os documentos por assunto. Uma vez identificados os assuntos, os temas gerais podem ser
considerados por nome ou códigos numéricos a eles atribuídos. Os códigos numéricos sempre
apresentação uma relação do GERAL para o Particular.
DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICOS
Podem ser Alfabético ou Numéricos
DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICO - ALFABÉTICO
DICIONÁRICO – Ordenação alfabética, como um dicionário
Exemplo:
Salários
Férias
Demissão
Controle de estoque
Contas a receber (SC)
Contas a pagar
Admissão
DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICO - ALFABÉTICO
ENCICLOPÉDICO – Organizados, agrupados sob títulos gerais e dentro dele

alfabeticamente
Exemplo:
FINANCEIRO
Contas a pagar
Contas a receber
MATERIAL
Material de consumo
Material permanente
PESSOAL
Abono
Admissão
Férias

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DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMERICO
Atribuídos a cada assunto: DUPLEX ou DECIMAL, do Geral para o

Particular
DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICO - DECIMAL
É Limitado a divisão de 10 classes

É o método utilizado pelo CONARQ
Atribuídos do Geral para o Particular
DICA LEGAL: MÉTODO IDEOGRÁFICO - DUPLEX
NÃO possui limitação de criação de classes
Exemplos
DUPLEX DECIMAL
1 – PESSOAL 020 – Pessoal
1.1 Férias 022 – Aperfeiçoamento e treinamento
1.2 Admissão 022.1 – Cursos
1.3 Salários 022.12 – Promovidos por outra instituição
1.4 Demissão 022.121 – No Brasil
2 – FINACEIRO 022.122 – No Exterior
2.1 Contas a pagar 022.2 – Estágios
2.2 Contas a receber 022.21 – Promovidos por outra instituição
3 – MATERIAL 022.221 – No Brasil
3.1 Material de consumo 022.222 – No Exterior
3.2 Material permanente
3.5 Método de Arquivamento que deverá ser adotado?

Na hora de escolher o Método de arquivamento devemos considerar a natureza dos documentos
(especiais ou especializados) e a estrutura da instituição. A instituição poderá adotar quantos
métodos forem necessários para bem organizar seus documentos
DICA LEGAL: MÉTODO DE ARQUIVAMENTO - A escolha
O Método de Arquivameto é escolhido pela Natureza dos documentos e pela estrutura

da instituição;
A instituição pode ter quantos métodos forem necessários

25
4 Organização do Arquivo
No momento em que uma organização toma a decisão de organizar seu arquivo, é necessário que
seja realizada uma campanha de sensibilização a toda empresa, envolvendo os diversos níveis
hierárquicos, com o objetivo de envolver todos no projeto. A organização do Arquivo de uma
instituição ocorre em quatro etapas:
 Levantamento de dados;
 Análise dos dados coletados;
 Planejamento;
 Implantação e acompanhamento
DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – 4 ETAPAS
1 – Levantamento dos dados

2 – Análise dos dados coletados
3 –Planejamento
4 – Implantação e acompanhamento
4.1 Levantamento dos dados

Nessa fase é necessário realizar o estudo, o exame dos estatutos, regimentos, regulamentos,
normas, organogramas. É necessário, nessa fase, conhecer os dados relativos aos documentos que
circulam na instituição.
DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Levantamento
É necessário conhecer, analisar, estudar:

Normas, organogramas, estatuto, regimento
Gêneros documentos (textual, iconográfico, sonoro, etc..)
Espécies mais freqüentes (ofício, relatório, fatura, projeto, etc..)
Modelos e formulários em uso
Quantidade e estado de conservação do acervo
Métodos de Arquivamento utilizados
Existência de registro e protocolo
Média de arquivamento diário
Controle de empréstimo e consulta
Existência de normas e manuais de arquivo

26
DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Levantamento
É necessário conhecer, também:

Quantidade de servidores no arquivo, formação profissional e escolaridade
Quantidade de equipamento, modelo e estado de uso
Situação física do arquivo (área ocupada, luminosidade, umidade, tipo de proteção
contra incêndio e outros sinistros)
4.2 Análise dos dados coletados

Nesta fase com base nos dados coletados no levantamento, será feito o DIAGNÓSTICO sobre a real
situação do arquivo. É com base nesse diagnóstico irá propor as alterações, modificações necessárias.
O Diagnóstico deverá indicar os pontos de atrito, as falhas existentes na instituição quanto ao uso dos
arquivos.
DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Análise de dados
Elaboração do DIAGNÓSTICO
4.3 Planejamento
É nesta fase que será elaborado o PLANO ARQUIVISTICO.
Ele definirá a posição do arquivo na estrutura do órgão, os serviços, as normas e todo recurso
necessário para o bom funcionamento.
DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Planejamento
Deverá considerar:
 Posição do arquivo na estrutura do órgão

 Centralização ou descentralização do Arquivo
 Método de arquivamento
 Normas de funcionamento
 Qualificação de recursos humanos
 Instalações e equipamentos
 Constituição de Arquivos intermediário e permanente
 Recursos financeiros necessários e os disponíveis
4.4 Implantação e Acompanhamento

É nessa fase que o que foi planejado será colocado em prática, será executado, será implantado. É
nessa fase que as orientações e normas descritas no MANUAL DE ARQUIVO serão implantadas na
instituição.

27
DICA LEGAL: ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS – Implantação e Acompanhamento
Implantação e acompanhamento e controle de tudo que foi planejado

Implantação das orientações descritas no Manual de Arquivo
O Manual de arquivo deverá ser sempre revisto, atualizado quando necessário
5 Gestão de Documentos
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação e
uso, avaliação e arquivamento de documentos em fases corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Lei 8.159/1991 - § 3º
A Gestão de documentos é atingida por meio do planejamento, organização, controle, coordenação,

dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar o ciclo
documental.
DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS
Qualquer atividade que vise controlar o fluxo de documentos existentes, de forma a

assegurar a eficiência das atividades
DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS - OBJETIVOS
 Garantir, assegurar, de forma eficiente: a produção, administração, manutenção

e destinação de documentos
 Garantir que a informação estará disponível no momento necessário ao usuário
(instituição, estado, pessoa)
 Eliminação de documentos que não possuem administrativo, fiscal, legal ou
para fins de pesquisa científica ou histórica
 Assegurar uso adequado da micrográfica, processamento automatizado de
dados e outras técnicas da gestão da informação
 Contribui para o acesso e a preservação dos documentos que deverão ser
guardados e preservados por seus valores históricos, científicos, valores
secundários.
5.1 A Gestão Documental acontece em 3 FASES básicas:

PRODUÇÃO - UTILIZAÇÃO - DESTINAÇÃO

28
5.1.1 Gestão Documental - PRODUÇÃO

Elaboração de documentos em razão das atividades específicas de uma instituição ou setor.
DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS – PRODUÇÃO – 1ª FASE
Otimização na criação de documentos

Evitar a reprodução desnecessária de documentos
Acontece na fase corrente
5.1.2 Gestão Documental - UTILIZAÇÃO

Elaboração de documentos em razão das atividades específicas de uma instituição ou setor.
DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS – UTILIZAÇÃO – 2ª FASE
É referente ao fluxo percorrido pelos documentos, necessários ao cumprimento de sua

função administrativa, assim como sua guarda após o tramite
DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS – UTILIZAÇÃO – 2ª FASE
Essa fase envolve as atividades de protocolo, classificação de documentos, controle de

acesso e recuperação da informação
Elaboração de instrumentos de recuperação
É desenvolvida a gestão de arquivos correntes e intermediários
5.1.3 Gestão Documental – AVALIAÇÃO e DESTINAÇÃO

Atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos.
DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS – AVALIAÇÃO – 3ª FASE
Decidir quais documentos serão eliminados e quais serão preservados permanentemente

Acontece no Arquivo Corrente e Intermediário
É regida pela lei 8.159/91
5.1.4 Gestão Documentos – Gestão de Arquivos Correntes e Intermediários
DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS CORRENTES
Procedimentos de classificação, registro, autuação e controle da tramitação, expedição e

arquivamento
Têm o objetivo de facilitar o acesso as informações contidas nos documentos
As unidades responsáveis por esses serviços são o ARQUIVO e o PROTOCOLO,
Arquivo de Comunicações administrativas e o serviço de comunicações.

29
DICA LEGAL: GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS
Responsável pela guarda física de documentos de uso pouco freqüente

 Atendem as consultas aos órgãos/setores depositantes
 Coordenam a transferência de documentos ao seu depósito
 Aplicam a tabela de temporalidade para fins de eliminação ou recolhimento
 Coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo da 3ª
idade.
Os documentos só devem ser aceito para guarda intermediária quando for conhecido:
Conteúdo; prazo de guarda e data de eliminação ou recolhimento
Os documentos transferidos ao Arquivo Intermediário, continuam sendo de posse dos

setores que os transferiram
 Podem consultá-lo
 Podem tomá-lo emprestado
 A consulta por 3º só é permitida se autorizada pela unidade que o transferiu
 Geralmente o espaço físico (depósitos de arquivamento intermediário) são localizados
fora do centro urbano. Mas devem permitir a conservação adequada contra incêndio,
poluição atmosférica, excesso de umidade e luz.

30
6 Protocolo
Conjunto de operações e procedimentos visando o controle dos documentos que ainda tramitam
no órgão, de modo a assegurar, garantir a imediata localização e recuperação do documento. Garantido
assim o acesso a informação.
O Protocolo realiza as seguintes atividades/operações:
 Recebimento
 Registro
 Autuação
 Classificação
 Expedição/Distribuição
 Controle/Movimentação
DICA LEGAL: PROTOCOLO
A atividade de protocolo é uma atividade típica de arquivo corrente
DICA LEGAL: PROTOCOLO - Recebimento
Receber os documentos produzidos pela instituição ou o aqueles produzidos por outras

instituições, que para lá foram encaminhados
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Registro
 Procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básicos do documento

 Cadastrado em um sistema de controle (manual ou informatizado)
 Os dados são utilizados para localização do documento
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Autuação
 Documentos são transformados em processo – abertura de processo

 Inserção de capa específica
 Numeração das páginas
 Atribuição de nº de identificação do processo
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Classificação
Uma vez recebido no protocolo, o documento será analisado para identificar o

assunto, classificando de acordo com o código de classificação de documentos
 Documentos que estiverem em envelopes fechados DEVERÃO SER
ABERTOS no PROTOCOLO
 Os únicos documentos que não são abertos no protocolo são: PARTICULAR e
SIGILOSO (natureza do assunto)

31
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Classificação
Os documentos OSTENSIVOS (natureza do assunto) deverão ser abertos, analisados,

classificados, registrados, antes de serem encaminhados aos seus destinatários
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Expedição / Distribuição
Enviar os documentos para os seus destinatários

 DISTRIBUIÇÃO: remessa de documentos para os destinatários dentro do próprio
órgão
 EXPEDIÇÃO: remessa de documentos para outro órgão
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Controle da Movimentação/Tramitação
 Atividade que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos.

Para recuperá-lo com agilidade quando necessário, bem como identificar possíveis
atrasos na tramitação.
 É realizado por sistemas informatizados ou manuais (livro, ficha de protocolo)
7 Procedimentos administrativos em relação ao processo

Processo é documento ou conjunto de documentos que exigem estudo detalhado e procedimentos
expressados por despachos, pareceres técnicos, anexo, instruções de pagamento de despesa. Que a
partir de autuados, são autorizados pelo órgão a executar tal procedimento.
 Autuação
 Numeração de folhas
 Juntada
o Juntada por anexação
o Juntada por apensação
 Desapensação
 Desentranhamento de peças
 Desmembramento de peças
 Diligência
 Encerramento de processo e abertura de volume
 Encerramento de processo
 Abertura de volume
 Reconstituição de processo

32
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Autuação
Também conhecida como formação, abertura de processo

 Colocação de capa, ordenação cronológica das peças;
 Colocar etiqueta na capa com o nº de protocolo
 Numerar as folhas, apor carimbo e rubrica
 Registrar, conferir
 Encaminhar fisicamente para o setor pertinente
 Descartar o envelope, ele não será peça do processo
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Numeração das folhas
Serão numeradas em ordem crescente, sem rasura, com carimbo próprio para colocação
de número. Colocar no canto superior direito da página.
 A primeira folha é a número 1
 A capa não será numerada
 A numeração inicial é feita no protocolo central ou setorial
 Cada unidade que receber o processo e colocar mais peças deverá numerá-las
 A peça que estiver em tamanho reduzido deverá ser colocada em folha em branco
maior
 Processos vindos de outros órgãos públicos só serão renumerados se a respectiva
numeração estiver incorreta
 Qualquer solicitação ou informação deverá ser feita por despacho no próprio
documento ou em folha de despacho.
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Juntada
Será executada pelo protocolo Central ou Setorial, mediante despacho

ANEXAÇÃO: Dependência entre processos a serem anexados
APENSAÇÃO: Não há dependências entre os processos
Na anexação existe o processo PRINCIPAL (MAIS ANTIGO) e o MAIS ACESSÓRIO (MAIS

RECENTE).
Exemplos:
PROCESSO PRINCIPAL PROCESSO ACESSÓRIO
Inquérito Administrativo Recurso contra decisão do inquérito
Aquisição de material Prestação de contas
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Juntada Anexação

33
 O processo acessório é renumerado

 Lavrar termo de anexação na última folha do mais antigo
 Anotar na capa do principal o nº do acessório (anexado)
 Registrar no sistema a juntada por anexação
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Juntada Apensação
 Colocar os processos um sob o outro, ficando em segundo plano o processo

que pediu a juntada.
 Cada processo continua com sua numeração original
 Lavrar termo de apensação no processo mais antigo, que ficará em primeiro
lugar
 Anotar no processo que ficará em primeiro lugar o nº do apensado
 Registrar nos sistema a juntada por apensação
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Desapensação
Após decisão final o processo poderão ser desapensados nos protocolo setorial onde
se encontrem
 É executada mediante indicação em despacho
 A desapensação ocorrerá antes do arquivamento
 Lavrar o termo de desapensação no processo que solicitou a juntada
 Colocar despacho de encaminhamento em cada processo
 Registrar em sistema a desapensação
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Desentramento de peças
A retirada de folha ou peça acontecerá onde se encontrar o processo, mediante despacho

 Sempre que houver retirada colocar, lavrar termo de desentramento após o último
despacho
 A numeração continua a mesma
 É vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Desmembramento de peças

34
 É feita para forma outro processo, ocorrerá mediante despacho.

 Retirar o documento que constituirá outro processo
 Apor termo de desentramento no local onde foi retirado o documento
 Proceder autuação do documento retirado e renumerar as páginas do novo
processo
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Diligência
Quando o processo, tendo deixado de atender a uma formalidade indispensável

ou disposição legal é devolvido ao órgão para sanar a pendência. Deverá ser
enviado a instituição para que em prazo especificado devolva com a diligencia
sanada.
 Vencido o prazo sem a conclusão da exigência, a instituição anexara cópia
da convocação e o devolverá ao órgão que pediu diligência
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Encerramento
 O encerramento acontecerá quando:

 Pleito indeferido
 Pleito atendido, ou cumprimento dos compromissos arbitrados
 Pela expressa desistência do interessado
 Quando o desenvolvimento do processo for interrompido por período superior
a um ano, por omissão da parte interessada
DICA LEGAL: PROTOCOLO – Abertura de volume
 Um processo não deve exceder a 200 folhas

 A colocação de colchetes deverá ser a 2 cm da margem esquerda
 Colocar na última folha do volume anterior o termo de encerramento de
volume, devidamente numerado
 Colocar no novo volume, logo depois da capa o termo de abertura de volume
QUESTÕES DE CONCURSOS

35
1. A instituição voltada para o pesquisador, cujos documentos entram por compra, pesquisa e
doação e são produzidos com finalidade científica, sendo seu acervo caracterizado por coleções
(documentos unidos pelo conteúdo) é:
(A) o museu. (B) a biblioteca. (C) o centro de documentação.
(D) o arquivo. (E) o núcleo de pesquisa.
2. A classificação dos documentos de arquivo em “textual”, “audiovisual”, “cartográfico” ou
“iconográfico” implica em definição:
a) da espécie documental. b) da forma do documento.
c) do formato do documento. d) do gênero documental.
e) do tipo documental.
3. Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser classificados em:
(A) públicos e privados. (B) ostensivos e sigilosos. (C) correntes e permanentes.
(D) tipológicos e diplomáticos. (E) administrativos e históricos.
4. (TRE/PB) Desde o momento em que são criados até sua destinação final, os documentos de
arquivo cumprem ciclo de vida em que a passagem de uma etapa ou condição para outra:
(A) obedece a normas emanadas dos serviços de protocolo.
(B) está prescrita nas guias de recolhimento.
(C) resulta do processo de avaliação.
(D) corresponde a períodos qüinqüenais e decenais de temporalidade.
(E) vem indicada nos planos de arquivamento e classificação.
5. A Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados. De acordo com ela, os arquivos públicos são os conjuntos de documentos:
(A) produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o
suporte da informação ou a natureza dos documentos.
(B) produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal,
estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e
judiciárias, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
(C) e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou transferência para guarda permanente, qualquer que
seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
(D) de mais de 50 anos de idade produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas, em
decorrência de suas atividades ligadas ao serviço público ou não, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza dos documentos.
(E) pessoais ou administrativos, produzidos e recebidos pelas autoridades do poder executivo em seu
respectivo nível de competência, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos
documentos.
6. A regulamentação da Lei 8.159, pelo Decreto 4.073, de 3 de janeiro de 2002, define, ainda, que os
arquivos privados, quando considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história,
cultura e desenvolvimento nacional:
(A) poderão ser declarados de interesse público e social por decreto do Presidente da República.
(B) passam a estar sujeitos às mesmas regulamentações da Lei de Patrimônio Histórico Nacional.
(C) podem ser objeto de desapropriação por parte do poder público competente desde que seus
proprietários recebam justa indenização.
(D) se franqueados à consulta pública, não poderão ser objeto de quaisquer tipos de taxas ou impostos.
(E) passam a ter seu acervo sujeito às normalizações do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) após
o falecimento do titular.
7. (TRE/PB) A qualidade pela qual os documentos de arquivo evidenciam fatos e permitem
reconstituir a estrutura e o funcionamento da instituição responsável por sua acumulação é
conhecida como:
(A) valor probatório. (B) prescrição. (C) jurisprudência. (D) princípio da proveniência.
(E) vigência.

36
8. Considerando a correspondência entre o número de identificação dos dossiês funcionais com os

respectivos funcionários, conforme indica a tabela abaixo, indique a alternativa que corresponde à
ordem correta de arquivamento dos nomes pelo método dígito-terminal.
(A) Paula da Silva Caruci

Maria Vicente Afonso
Joaquim Manoel Sabóia
João Guilherme Smit
Antônio Heron Ferreira
Maria Júlia Rodrigues
(B) Maria Júlia Rodrigues
Paula da Silva Caruci
(C) Antônio Heron Ferreira
(D) Maria Vicente Afonso
(E) Paula da Silva Caruci
9. É prática corriqueira, nas instituições brasileiras, a formação de grandes depósitos de massa
documental acumulada, vulgarmente denominados arquivo morto”. Tais documentos:
(A) deveriam ser incinerados uma vez por ano, evitando o acúmulo.
(B) deveriam ser avaliados, preservando-se os papéis permanentes.
(C) representam documentos sem nenhum valor jurídico ou histórico.
(D) deveriam ser encaminhados ao Arquivo Nacional para realizar sua seleção.

37
(E) deveriam ser recolhidos ao arquivo intermediário.

10. De acordo com o Decreto 2.910, de 29 de dezembro de 1998, que estabelece normas para a
salvaguarda de documentos, materiais, áreas, comunicações e sistemas de informação de natureza
sigilosa, e dá outras providências, a eliminação de documentos públicos sigilosos:
(A) ocorrerá apenas com a documentação que tenha se tornado ostensiva.
(B) deverá ser feita apenas pelo Arquivo Nacional.
(C) deve ocorrer imediatamente após a vigência dos documentos.
(D) ocorrerá apenas em documentos criptografados.
(E) tornará o respectivo Termo de Eliminação de Documentos igualmente sigiloso.
11. (TRE/PB) Dentre os instrumentos de pesquisa elaborados para atender ao programa descritivo
dos arquivos permanentes, inclui-se:
(A) o inventário, que toma por unidade a peça documental.
(B) o guia, que relaciona descritores ou palavras-chave capazes de recuperar o conteúdo dos documentos.
(C) o índice, que oferece uma visão panorâmica dos seus diferentes fundos.
(D) o catálogo, que indica, na ordem de numeração das estantes e prateleiras, o lugar ocupado pelas
unidades de arquivamento.
(E) a edição de textos, que transcreve na íntegra certos documentos.
12. Como instrumentos de destinação, as tabelas de temporalidade:
(A) determinam quais documentos descartados deverão ser restaurados.
(B) organizam a transferência de documentos para o arquivo permanente.
(C) sistematizam o ciclo vital dos documentos determinando suas idades.
(D) indicam quais documentos devem ser recolhidos ao arquivo intermediário.
(E) são um poderoso instrumento de pesquisa para o historiador.
13. De acordo com a já citada Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, a eliminação de documentos
públicos de valor permanente:
(A) ocorrerá após concluído o processo de avaliação conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes
de Avaliação.
(B) ocorrerá após a elaboração e o registro das tabelas de temporalidade junto ao Arquivo Nacional.
(C) ocorrerá mediante autorização do chefe do poder executivo da esfera de competência dos
documentos.
(D) não é permitida por serem documentos imprescritíveis e inalienáveis devido ao valor histórico,
probatório e informativo.
(E) somente ocorrerá se, após leilão oficial, não houver compradores interessados na sua aquisição.
14. Você é contratado como consultor de uma instituição pública que vem enfrentando problemas
com o crescimento desordenado de seu arquivo permanente. O diretor da instituição lhe pede que
encaminhe soluções para o problema. Você, então:
(A) propõe digitalizar parte do acervo para ocupar menos espaço.
(B) propõe um novo fluxograma que otimize o trâmite dos documentos permanentes.
(C) sugere a eliminação dos documentos permanentes sem valor histórico.
(D) elabora um projeto de gestão para os documentos das fases corrente e intermediária.
(E) elabora uma tabela de temporalidade para os documentos permanentes.
GABARITO
1. B 2. D 3. B 4. C 5. B 6. A 7. A 8. A 9. B 10. A
11. E 12. C 13. D 14. D
ANEXO

38
LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991

Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos,
como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos
de prova e informação.
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins esta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da
informação ou a natureza dos documentos.
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes
à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 4º - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de
interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob
pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e
do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5º - A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da Lei.
Art. 6º - Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do
sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.
CAPÍTULO II
DOS ARQUIVOS PÚBLICOS
Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de
suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em
decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
§ 1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de
caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas
atividades.
§ 2º - A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua
documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.
Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação,
constituam objeto de consultas freqüentes.
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo
que devem ser definitivamente preservados.
Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será
realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de
competência.
Art. 10 - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
CAPÍTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por
pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

39
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e
social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e
desenvolvimento científico nacional.
Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados
com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição.
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social
poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.
Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a
título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do
Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.
CAPÍTULO IV
DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS
Art. 17 - A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições
arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
§ 1° - São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo
e do Poder Judiciário.
São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das
Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.
§ 2° - São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo
do Poder Judiciário.
§ 3° - São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o
arquivo do Poder Judiciário.
§ 4° - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
§ 5° - Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica.
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e
recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua
guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades
regionais.
Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas funções, bem como preservar
e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e
oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua
guarda.
Art. 21 - Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e
vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos,
observado o disposto na Constituição Federal, e nesta Lei.
CAPÍTULO V - DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
Art. 22 - É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos.
Art. 23 - Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na
classificação dos documentos por eles produzidos.
§ 1° - Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como
aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem
das pessoas são originalmente sigilosos.
§ 2° - O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por
um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser
prorrogado, por uma única vez, por igual período.
§ 3° - O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a imagem das pessoas será restrito por um
prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção.

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Art. 24 - Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer
documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação
pessoal da parte.
Parágrafo único - Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por
qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor,
aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse
público e social.
Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão vinculado ao Arquivo
Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de
Arquivos - SINAR.
§ 1° - O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e
integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.
§ 2° - A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento.
Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 28 - Revogam-se as disposições em contrário.


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1

ARQUIVOLOGIA PARA CONCURSOS

1 Conceitos Fundamentais de Arquivologia

1.1 Arquivo: Conceito

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins

Lei 8.159 - 8 de janeiro de 1991

INFORMAÇÃO: Idéia, Mensagem ou Conhecimento

INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO

Conjunto de documentos = ACERVO

Os documentos de Arquivo são produzidos ou recebidos. Isto significa que são

1.2 Importância do Arquivo – Função e Finalidades do Arquivo

Função do Arquivo: Guardar e organizar os documentos, tornando-os disponíveis as informações

Todo documento nasce com a FINALIDADE de SERVIR a ADMINISTRAÇÃO

Elaborado pelo Prof. Marcos Igor

1.3 Distinção entre Arquivo e Biblioteca

O Arquivo tem finalidade funcional. Preservam as informações que evidenciam o

Os documentos de Arquivo são produzidos ou Recebidos (acumulados) pela Instituição.

A Biblioteca tem finalidade essencialmente cultural – guardar informações para estudo.

1.4 Classificação dos Arquivos

1.4.1 Entidade Mantenedora: Podem ser Público ou Privado

Marilena Leite Paes, apresenta a seguinte divisão: Públicos, Institucionais, Comerciais,

Elaborado pelo Prof. Marcos Igor

1.4.2 Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou Especializados

Arquivos Especiais: Relacionado a forma física do documento, relacionado ao suporte

Arquivos Especializados: Relacionado a assunto específico, relacionado a uma área do

1.4.3 Estágio de Evolução: Podem ser Corrente, Intermediário e Permanente

O Arquivo Intermediário também pode ser denominado por LIMBO

Elaborado pelo Prof. Marcos Igor

DICA LEGAL: Arquivo Corrente

É a fase em que os documentos são criados;

DICA LEGAL: Arquivo Intermediário

DICA LEGAL: Arquivo Permanente

É a fase em que os documentos já perderam seu valor administrativo e são guardados

DICA LEGAL: Arquivo Permanente

Documentos de Arquivo Permanente JAMAIS poderão ser eliminados

1.4.4 Extensão de sua atuação: Podem ser Arquivos Setoriais ou Centrais

Elaborado pelo Prof. Marcos Igor

Não confundir Arquivo Central com Fase Intermediária ou Arquivo

Não confundir Arquivo Central com Fase Intermediária ou Arquivo

DICA LEGAL: Arquivo Setorial

É um Arquivo descentralizado Cada setor de trabalho possui o seu.

DICA LEGAL: Arquivo Central

É um Arquivo Centralizado, recebem os documentos correntes dos

1.5 Classificação dos Documentos

DICA LEGAL: Documentos escritos ou textuais

Elaborado pelo Prof. Marcos Igor

DICA LEGAL: Documentos iconográficos

Documentos cuja informação esteja em forma de imagem estática.

DICA LEGAL: Documentos sonoros

Documentos cuja informação esteja em forma de som/audio.

DICA LEGAL: Documentos filmográficos

Documentos cuja informação esteja em forma de imagem em movimento (com ou sem

DICA LEGAL: Documentos informáticos ou digitais

Documentos gravados em meio digital e que, por isso, necessitam de equipamentos

DICA LEGAL: Documentos cartográficos

Documentos que representem, de forma reduzida, uma área maior.

DICA LEGAL: Documentos micrográficos

1.5.2 Espécie/Tipologia documental

Elaborado pelo Prof. Marcos Igor

DICA LEGAL: Espécie e Tipologia documental

1.5.5 Natureza do assunto

DICA LEGAL: Ostensivo = ordinário

É a classificação dada ao documento cuja divulgação não prejudica a administração.