Wireless Inventory Management at Dartmouth-Hitchcock Medical Center

Dartmouth–Hitchcock Medical Center (DHMC) is a large medical complex in New Hampshire,

with hospitals, a medical school, and over 600 practicing physicians in its many clinics. DHMC
was growing rapidly and was encountering a major problem in the distribution of medical supplies.
These supplies used to be ordered by nurses. But nurses are usually in short supply, so having
nurses spending valuable time ordering supplies left them less time for their core competency—
patient care. Furthermore, having nurses handling supply orders led to inventory management
problems. For example, nurses were busy and did not see inventory management as their primary
concern. As a result, they tended to overorder in an effort to save time in managing inventory. At
the other extreme, they sometimes waited until the last minute to order supplies, which led to costly
rush orders.
One solution would have been to transfer the task of inventory ordering and management
to other staff, but doing so would have required hiring additional personnel, and the DHMC was
short on budget. Also, the coordination with the nurses to find what was needed and when, as well
as maintaining stock, would have been cumbersome.
What the medical center needed was a solution that would reduce the burden on the nurses
but also reduce the inventory levels and the last-minute, expensive ordering. Given the size of the
medical center, and the fact that there are over 30,000 different inventory items, this was not a
simple task.

Solution to Supply Chain Problems

DHMC realized that its problem was related to the supply chain, so it looked to IT for
solutions. The idea that DHMC chose was to connect wireless handheld devices with a purchasing
and inventory management information system. Here is how the new system works: The medical
center has a wireless LAN (Wi-Fi). Information about supplies then can be uploaded and
downloaded from the devices to the network from anywhere within the range of the Wi-Fi. In
remote clinics without Wi-Fi, the handhelds are docked into wireline network PCs.
For each item in stock, a par level (the level at which supplies must be reordered) was
stablished, based on actual usage reports and in collaboration between nurses and the materials
management staff. Now nurses simply scan an item each time it is consumed, and the software
automatically adjusts the recorded inventory level. When a par level is reached for any inventory
item, an order to the supplier is generated automatically. Similarly, when the inventory level at
each nursing station dips below the station's par level, a shipment is arranged from the central
supply room to that nursing station. The system also allows for nurses to make restocking requests,
which can be triggered by scanning an item. The system works for the supplies of all non-nursing
departments as well, such as HR an accounting.
The system is integrated with other applications from the same vendor, PeopleSoft Inc.,
now an Oracle company. One such application is Express PO, which enables purchasing managers
to review and act on standing purchase orders, eprocurement, and contract management.
Performance Improvement
Inventory levels were reduced by 50 percent, paying for the system in just a few months.
Materials purchasing and management now are consistent across the enterprise; the last-minute,
sometimes expensive ordering has been eliminated; the time spent by nurses on ordering and
tracking materials has been drastically reduced; and access to current information has been
improved. All of this contributed to reduced costs and improved patient care.
The new system helped to modernize and redesign some of the center's business processes
(e.g., distribution, procurement) and was able to support several business processes (e.g.,
operations, finance, and accounting), not just one. Although the system's major application is
inventory management, the same vendor provided ready-made purchasing and contract
management modules, which were integrated with the inventory module. The integration also
included connection to suppliers, using the Internet.
This IT solution has proven useful for an organization whose business processes cross the
traditional functional departmental lines. In this case, nursing is considered operations/production,
and so is inventory control; purchasing and contract management are in the finance/accounting
area.
Sources: Compiled from Grimes (2003), Supply Chain Management and Logistics
(2004), Oracle.com.

Questions
What were DHMC's medical supplies distribution problems?
What factors or practices contributed to those problems?
Why does inventory management matter to DHMC?
How have DHMC's inventory management problems been solved?
Manajemen Persediaan Nirkabel di Dartmouth-Hitchcock Medical Center

Dartmouth – Hitchcock Medical Centre (DHMC) adalah kompleks medis besar di New Hampshire,
dengan rumah sakit, sekolah kedokteran, dan lebih dari 600 dokter praktik di banyak kliniknya. DHMC
berkembang pesat dan menemui masalah besar dalam distribusi pasokan medis. Persediaan ini biasanya
dipesan oleh perawat. Tetapi perawat biasanya kekurangan pasokan, sehingga perawat menghabiskan
waktu yang berharga memesan persediaan membuat mereka kurang waktu untuk kompetensi inti mereka
— perawatan pasien. Selanjutnya, memiliki perawat menangani pesanan pasokan menyebabkan masalah
manajemen persediaan. Misalnya, perawat sibuk dan tidak melihat manajemen persediaan sebagai
perhatian utama mereka. Akibatnya, mereka cenderung over order dalam upaya menghemat waktu
dalam mengelola persediaan. Pada ekstrem yang lain, mereka kadang-kadang menunggu sampai menit
terakhir untuk memesan persediaan, yang menyebabkan pesanan terburu-buru mahal.

Salah satu solusinya adalah memindahkan tugas pemesanan persediaan dan manajemen ke staf
lain, tetapi hal itu akan membutuhkan perekrutan tenaga tambahan, dan DHMC kekurangan anggaran.
Juga, koordinasi dengan perawat untuk menemukan apa yang dibutuhkan dan kapan, serta memelihara
stok, akan menjadi rumit.

Yang dibutuhkan pusat medis adalah solusi yang akan mengurangi beban para perawat tetapi juga
mengurangi tingkat persediaan dan pemesanan menit terakhir yang mahal. Mengingat ukuran pusat
medis, dan fakta bahwa ada lebih dari 30.000 item persediaan yang berbeda, ini bukanlah tugas yang
sederhana.

Solusi untuk Masalah Rantai Pasokan

DHMC menyadari bahwa masalahnya terkait dengan rantai pasokan, sehingga mencari solusi. Ide
yang dipilih DHMC adalah menghubungkan perangkat genggam nirkabel dengan sistem informasi
manajemen pembelian dan inventaris. Berikut adalah cara kerja sistem baru: Pusat medis memiliki LAN
nirkabel (Wi-Fi). Informasi tentang persediaan kemudian dapat diunggah dan diunduh dari perangkat ke
jaringan dari mana saja dalam jangkauan Wi-Fi. Di klinik terpencil tanpa Wi-Fi, handheld dipasang ke
dalam PC jaringan wireline.

Untuk setiap item dalam persediaan, tingkat par (tingkat di mana persediaan harus disusun
kembali) ditetapkan, berdasarkan laporan penggunaan aktual dan bekerja sama antara perawat dan staf
manajemen material. Sekarang perawat hanya memindai item setiap kali dikonsumsi, dan perangkat
lunak secara otomatis menyesuaikan tingkat persediaan yang tercatat. Ketika tingkat par tercapai untuk
setiap item persediaan, pesanan ke pemasok dibuat secara otomatis. Demikian pula, ketika tingkat
persediaan di setiap stasiun keperawatan turun di bawah tingkat nominal stasiun, pengiriman diatur dari
pusatmenyediakan ruangan untuk stasiun keperawatan itu.

Sistem ini juga memungkinkan perawat untuk membuat permintaan penyetokan ulang, yang
dapat dipicu dengan memindai item. Sistem ini bekerja untuk suplai semua departemen non-keperawatan
juga, seperti SDM akuntansi.

Peningkatan performa

Tingkat persediaan dikurangi hingga 50 persen, membayar untuk sistem hanya dalam beberapa
bulan. Pembelian dan manajemen bahan sekarang konsisten di seluruh perusahaan; pemesanan di menit
terakhir, kadang-kadang mahal telah dieliminasi; waktu yang dihabiskan oleh perawat untuk memesan
dan melacak materi telah berkurang drastis; dan akses ke informasi terkini telah diperbaiki. Semua ini
berkontribusi pada pengurangan biaya dan peningkatan perawatan pasien.

Sistem baru ini membantu memodernisasi dan mendesain ulang beberapa proses bisnis pusat
(misalnya, distribusi, pengadaan) dan mampu mendukung beberapa proses bisnis (misalnya, operasi,
keuangan, dan akuntansi), bukan hanya satu. Meskipun aplikasi utama sistem adalah manajemen
persediaan, vendor yang sama menyediakan modul pembelian dan manajemen kontrak yang sudah jadi,
yang terintegrasi dengan modul persediaan. Integrasi juga termasuk koneksi ke pemasok, menggunakan
Internet.

Solusi TI ini telah terbukti bermanfaat bagi organisasi yang proses bisnisnya melintasi garis
departemen fungsional tradisional. Dalam hal ini, keperawatan dianggap operasi / produksi, dan begitu
juga pengendalian persediaan; pembelian dan manajemen kontrak berada di area keuangan / akuntansi.

Sumber: Disusun dari Grimes (2003), Manajemen Rantai Pasokan dan Logistik
(2004), Oracle.com.

Pertanyaan

1. Apa masalah distribusi pasokan medis DHMC?

2. Faktor atau praktik apa yang berkontribusi pada masalah tersebut?
3. Mengapa manajemen persediaan penting bagi DHMC?
4. Bagaimana masalah manajemen persediaan DHMC telah terpecahkan?