Código: F-AM-01

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Proceso: Administración de Impuestos
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LÍDER DEL PROCESO TIPO DE PROCESO RESPOSABLES DE APLICAR EL

PROCESO
Secretario (a) de Hacienda, Líder
Líder Administración de Impuestos Misional Administración de Impuestos
OBJETIVO ALCANCE
Inicia con la planeación de la gestión de cobro y la validación de la información del
Asegurar el recaudo de los ingresos del Municipio mediante el cobro de los impuestos
contribuyente reportada en la declaración, continua con la liquidación de los impuestos
de Industria y Comercio, Predial y Complementarios y demás impuestos, tasas y
y atención de las diferentes solicitudes y finaliza con la fiscalización al efectivo recaudo
contribuciones del Orden Municipal.
de los mismos.

1. REQUISITOS APLICABLES:

Norma Requisitos Otros sistemas

Requisitos
4.1 Requisitos Generales
4.2.2 Manual de Calidad Control de Planeación y Gestión
5.1 Compromiso de la Dirección
5.2 Enfoque al Cliente Componente Talento Humano
5.3 Política de Calidad 1. Acuerdos , compromisos y protocolos éticos
NTCGP-1000 5.4 Planificación 2. Desarrollo del Talento Humano
ISO 9001 5.5.1 Responsabilidad y Autoridad Componente Direccionamiento Estratégico
5.5.2 Representante de la Dirección 1. Planes, Programas y Proyectos
5.6 Revisión por la Dirección 2. Modelo de Operación por Procesos
8.2.3 Seguimiento y Medición a Procesos 3. Estructura Organizacional
8.4 Análisis de Datos 4. Indicadores de Gestión
8.5 Mejora MECI 1000 5. Políticas de Operación
Decreto 2482 de Componente Administración del Riesgo
2012 - Modelo 1. Políticas de Administración del Riesgo
Eficiencia Administrativa
Integrado de 2. Identificación de Riesgos
Gestión Financiera
Planeación y 3. Análisis y valoración del Riesgo
Gestión
Evaluación y Seguimiento
Decreto 2573 de Tic para la Gestión Componente Evaluación Institucional
2014 – Gobierno Tic para el Gobierno Abierto
1. Autoevaluación del Control y Gestión
en línea
Componente Auditoría Interna
1. Auditoría Interna

Revisado por: Javier Hernández Hernández Aprobado por: Luz Estela Giraldo Ossa
Cargo: Coordinador de Calidad Cargo: Alcaldesa Municipal
Firma: Firma:
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Componente Planes de Mejoramiento

1. Plan de Mejoramiento

Información y Comunicación

Requisitos del Cliente

Eficiencia - Calidad – Confiabilidad - Transparencia – Veracidad – Buen Uso de los Recursos

2. NORMATIVIDAD LEGAL APLICABLE:

(Consultar Listado maestro de documentos externos del proceso)

3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CICLO PHVA)

Proveedores Entradas Actividades Salidas Usuarios

Comunidad o Solicitud e Información anexa
entidades Normatividad aplicable Solicitud y documentación Comunidad
gubernamentales Invitación a realizar verificada
Proceso: planificación. Novedad y contribuyentes
Planificación evaluados, Resolución
Financiera y 1. Recibir la solicitud Requisitos revisados Proceso: Gestión de
Administrativa Requisitos mínimos, Alcance 2. Verificar la información suministrada Solicitudes de Logística, Recursos Físicos
Proceso: del proceso, 3. Clasificar la solicitud por tipo de materiales y documentos
Direccionamiento responsabilidades y impuesto preparados Proceso: Gestión Jurídica y
Estratégico. autoridades definidas y P 4. Evaluar la novedad y tipo de Solicitud de servicio a Contratar Contractual.
comunicadas contribuyente Proceso: Comunicación
Entidades Requisitos legales 5. Verificar el cumplimento de requisitos Necesidades y expectativas de Pública
Gubernamentales Información de la comunidad (si es necesario) comunicación
Comunidad Normatividad aplicable, Diagnóstico de comunicación
Proceso: Gestión solicitud evaluada Planes y programas, Informes del Proceso: Control Interno y
Jurídica y Contenidos Editoriales proceso Mejora Continua
Contractual Programas audiovisuales y Información sobre bienes Proceso: Gestión de
Proceso. virtuales tecnológicos Tecnología e Informática
Comunicación Manual de funciones, planes
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Proveedores Entradas Actividades Salidas Usuarios

Pública de capacitación,
entrenamiento, reinducción e
Proceso: Gestión de inducción.
Recursos Humanos Planes de auditorias

Proceso: Control Plan de mantenimiento

Interno y Mejora preventivo de equipos,
Continua políticas de seguridad
Proceso: Gestión informática y necesidades de
Tecnología e equipos y suministros
Informática. tecnológicos.
Comunidad o Solicitud, Novedad, Contribuyente identificado Comunidad
entidad de Documentación asociada, Acto administrativo Entidades Gubernamentales
regulación Factura. Factura elaborada y entregada
Plan financiero municipal, 6. Clasificar el contribuyente según Impuestos recaudados
Procesos: plan de desarrollo, POAI, asunto Información de proveedores, Proceso: Gestión de
Planificación Planes de acción viabilizados 7. Elaborar acto administrativo (si es solicitudes Recursos Físicos
Financiera y Documentos y registros necesario) Plan de compras
Administrativa controlados, Manual de la 8. Elaborar cuenta de cobro ó factura y Actividades controladas y Proceso: Control Interno y
Calidad enviar al contribuyente evaluadas y Planes de auditoria Mejora Continua
Proceso: Normatividad aplicable, 9. Controlar la facturación y entrega revisados
Direccionamiento Contrato elaborado y 10. Recaudar el impuesto Proceso: Gestión de
Estratégico aprobado Solicitudes de soporte Tecnología e Informática.
Proceso: Gestión Recursos entregados tecnológico, limpieza de virus,
Jurídica y Infraestructura mantenida y H creación o modificación de
Contractual adecuada perfiles.
Proceso: Gestión de Solicitud
Recursos Físicos Plan de calidad e información
Personal capacitado,
Proceso: Asesoria y entrenado, evaluado y
Asistencia retroalimentado
Proceso: Gestión de Informes de auditoria,
Recursos Humanos seguimiento a planes de
mejoramiento, riesgos
Proceso: Control evaluados.
Interno y Mejora Mantenimientos y soportes
Continua realizados, actualización de
antivirus
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Proveedores Entradas Actividades Salidas Usuarios

Proceso: Gestión
Tecnología e
Informática
Comunidad Producto no conforme Resultados de la ejecución de los Proceso: Planificación
planes de acción, plan de Financiera y Administrativa
Quejas y reclamaciones desarrollo y presupuesto.
Proceso: Mejora Resultados de las 11. Controlar el producto o servicio no Resultados del seguimiento y Proceso: Gestión Jurídica y
Continua actividades del servicio conforme reevaluación de los contratistas Contractual
Indicadores del proceso Resultados de la compra de
Resultados de la Evaluación 12. Atender las sugerencias, quejas, recursos y servicios prestados
Proceso: Control del Sistema de Control reclamaciones, necesidades, Resultados de control de Proceso: Gestión de
Interno Interno expectativas y felicitaciones. inventarios y seguros. Recursos Físicos
V
13. Efectuar seguimiento y medición al Quejas y reclamaciones
proceso atendidas Procesos: Participación
Ciudadana.
Productos o servicios no
conformes controlados
Proceso evaluado e Indicadores
calculados. Procesos: Mejora Continua.

Productos o servicios no
conformes controlados Correcciones
Proceso: Mejora Quejas y reclamaciones Acciones Correctivas
A 14. Tomar acciones de mejora Proceso: Mejora Continua
Continua atendidas Acciones preventivas
Proceso evaluado Acciones de Mejora
Indicadores calculados

4. APORTE ESTRATÉGICO DEL PROCESO:

IMPACTA
OBJETIVO DEL SIGSA QUE IMPACTA COMO LO IMPACTA (CARACTERÍSTICAS)
SI NO

Satisfacer las necesidades y expectativas de la comunidad según la Dando estricto cumplimiento a lo especificado en la normatividad legal
X
Constitución Política y las leyes. aplicable.
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IMPACTA
OBJETIVO DEL SIGSA QUE IMPACTA COMO LO IMPACTA (CARACTERÍSTICAS)
SI NO
Gestionar y administrar la consecución de recursos físicos y financieros Planeando en estricto cumplimiento normativo los ingresos que por
adecuados para la prestación de los servicios. X concepto de impuesto ingresaran al presupuesto de la Administración
Municipal

Disponer de personal competente para la realización de sus actividades. Garantizando en la administración municipal la presencia de personal
X
idóneo para la prestación del servicio

Generar una cultura de trabajo en equipo y de mejoramiento continuo en la

A través de la revisión contante de los procesos para la toma de acciones
administración municipal de Sabaneta. X
de mejora.

5. PUNTOS CRITICOS DE CONTROL

QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA RESPONSABLE REGISTRO

Listado mensuales de Cámara de Comercio, para
obtener información de establecimientos industriales,
Información Establecimientos
comerciales y/o de servicios e inscribir los nuevos Secretaría de Hacienda Listados Cámara de Comercio
Comerciales
contribuyentes de industria y comercio.

Obtención de base de datos de la DIAN, para

constatar los regímenes de contribuyentes u
obligados a declarar e ingresos objeto del impuesto
Regímenes de Contribuyentes Secretaría de Hacienda Base de Datos
de industria y comercio.

Revisión de directorios comerciales y de

constructores para cruzar con base de datos de
impuestos y requerir los que no están inscritos en
Bases de Datos Secretaría de Hacienda Directorios Comerciales
industria y comercio.

Verificación ocular con registro fotográfico de nuevos

establecimientos industriales, comerciales y de
Registro nuevos establecimientos servicios, para requerir su inscripción al sistema
Secretaría de Hacienda Registro Fotográfico
industriales y comerciales tributario.
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QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA RESPONSABLE REGISTRO

Control de los recursos financieros en
establecimientos financieros aprobados por la
Custodia de los recursos Secretaría de Hacienda Listado de Cuentas Bancarias
Superintendencia financiera.

6. PARÁMETROS DE MEDICIÓN

Indicador Formula Frecuencia de Revisión Responsable

Recursos de reposición resueltos de
impuestos predial e industria y
comercio
Facturación emitida sin errores en
impuesto predial
Facturación emitida sin errores en
industria y comercio
Nro de recursos de reposición resueltos a favor del municipio /
Trimestral Secretaría de Hacienda
Nro de recursos de reposición presentados
Facturas de impuesto predial emitidas sin error en el mes /
Trimestral Secretaría de Hacienda
Total facturas emitidas de impuesto predial en el mes
Facturas de industria y comercio emitidas sin error en el mes /
Trimestral Secretaría de Hacienda
Total facturas emitidas de industria y comercio en el mes

Boletín diario de caja Saldos Según Fondos / Saldos Según Bancos Mas Caja Trimestral Secretaría de Hacienda

Eficiencia en pagos Pagos Efectuados / Número de órdenes de pago Trimestral Secretaría de Hacienda

Valor De Los Recaudos Según Reportes / Valor De Recibos De

Eficiencia en recaudos Trimestral Secretaría de Hacienda
Caja

7. GESTIÓN DEL RIESGOS

Riesgo Acciones Frecuencia de Revisión Responsable

Alterar la presentación de informes Líder de Impuestos / Secretaría de
Sensibilizaciones en el código de ética Semestral
financieros Hacienda
Omitir información que afecte
Líder de Impuestos / Secretaría de
significativamente el saldo de las Sensibilizaciones en el código de ética Semestral
Hacienda
cuentas
Perdida intencional de la información Líder de Impuestos / Secretaría de
Sensibilizaciones en el código de ética Mensual
y/o inadecuada contabilización Hacienda
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Riesgo Acciones Frecuencia de Revisión Responsable

Divulgar los procedimientos del área contable a los Líder de Impuestos / Secretaría de
Inexactitud de la Información Mensual
responsables. Hacienda
Incumplimiento en la entrega de Establecimiento de calendario de informes que deben cumplir Líder de Impuestos / Secretaría de
Anual
informes a entes de control todas las dependencias de la Administración Municipal. Hacienda
Falta de Requisitos para la
Actualización de los procedimientos y formatos establecidos en Líder de Impuestos / Secretaría de
elaboración de los documentos Trimestral
el Sistema de Gestión de la Calidad Municipal. Hacienda
presupuestales
Cambio de norma vigente para la Revisar las necesidades del sistema y solicitarlas al proveedor Líder de Impuestos / Secretaría de
Anual
generación de informes. del software. Hacienda
Líder de Impuestos / Secretaría de
Desvió del recurso público Realizar seguimiento a los requerimientos Anual
Hacienda

8. DOCUMENTOS

Código Interno/Externo Nombre Código Interno/Externo Nombre

Listado de Documentos Externos y
P-SH-001 Interno Administración de Impuesto F-AM-007 Externo
Requisitos Legales
P-SH-003 Interno Recaudo
P-SH-005 Interno Jurisdicción Coactiva,
P-SH-006 Interno Dación en Pago
P-SG-002 Interno Divulgación y Convocatoria
P-AM-019 Interno Propiedad del cliente
P-AM-020 Interno Retroalimentación con el Cliente
Medición de la satisfacción de la
P-AM-022 Interno
Comunidad
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9. RECURSOS:

Tipo de Recurso Descripción Quien lo Suministra

Oficina y equipos de oficina, Hardware, Software (Office y Aplicaciones

Proceso: Gestión de los Recursos Físicos
Especializadas), Papelería, Caja fuerte.
Físico Proceso: Gestión de Tecnología e Informática

Secretario (a) de Hacienda, Líder Área de Impuesto, Auditor, Auxiliares

Humano Administrativos, Director Administrativo de Tesorería. Proceso: Gestión de Recursos Humanos

Ambiente de Trabajo Oficinas y espacios físicos con temperatura ambiente e iluminación adecuada. Proceso: Gestión de los Recursos Físicos