Informatica

Universidad Metropolitana de Monterrey
Bachillerato
INFORMÁTICA IV
MICROSOFT OFFICE EXCEL
AVANZADO
Objetivo: aplicar las herramientas de Excel

AVANZADO para la elaboración de hojas de
cálculo, análisis de datos y creación de
gráficos.
Autor:
Lic. Edgar García Ayala.
Contenido
Unidad 1 Validación de datos. ................................................................................................ 5

1.1 Validación de datos tipo Números Enteros. ................................................................. 5
1.2 Validación con números decimales.............................................................................. 7
1.3 Validación de datos de tipo lista. .................................................................................. 7
1.4 Validación de datos tipo fecha. .................................................................................... 9
1.5 Validación de datos tipo hora. .................................................................................... 10
1.6 Validación de datos de Longitud de texto. ............................................................... 10
1.7 Validación de datos personalizada. ........................................................................... 11
1.8 Mensajes de error. .......................................................................................................... 11
Unidad 2. Filtros de datos. ....................................................................................................... 15
2.2 Filtros personalizados...................................................................................................... 17
2.3 Filtros condicionales. ...................................................................................................... 18
2.4 Criterios de Ordenación. ............................................................................................... 19
2.5 Agrupar Datos. ............................................................................................................... 22
2.6 Separar texto en columnas........................................................................................... 23
2.7 Subtotales. ....................................................................................................................... 24
Unidad 3. Funciones base. ...................................................................................................... 26
3.1.1 Crear fórmulas que realicen sumas. ......................................................................... 27
3.1.2 Realizar operaciones de resta. .................................................................................. 27
3.1.3 Operaciones de multiplicación. ............................................................................... 28
3.1.4 Operación con división. ............................................................................................. 28
3.2 Referencias de celda. ................................................................................................... 29
3.2.2 Referencias de celda Relativas. ............................................................................... 31
3.2.3 Referencia de celdas absolutas. .............................................................................. 33
3.2.4 Referencias de datos a otra hoja de datos. ........................................................... 34
3.2.5 Referencia de datos a otro libro. .............................................................................. 34
3.3 Usar rangos de celdas en una fórmula. ...................................................................... 35
3.3.2 Asignar un nombre a un rango de celdas. ............................................................. 36
3.3.3 Cambiar el tamaño de un rango. ............................................................................ 37
3.3.4 Dar seguimiento a rangos. ......................................................................................... 38
1
3.3.5 Formulas a partir del nombre de un rango. ............................................................ 39
3.4 Mensajes de error de Excel. .......................................................................................... 40
Unidad 4. Formulas Básicas..................................................................................................... 42
4.1 Utilizar la función SUMA.................................................................................................. 42
4.2 Utilizar la función CONTAR. ........................................................................................... 44
4.3 Utilizar función CONTARA. ............................................................................................. 45
4.4 Utilizar la función PROMEDIO. ....................................................................................... 45
4.5 Utilizar la funcion MIN. .................................................................................................... 46
4.6 Utilizar la función MAX. .................................................................................................. 47
4.7 Utilizar fórmulas para crear subtotales. ....................................................................... 48
4.7.2 Seleccionar rangos para crear subtotales. ............................................................. 49
4.7.3 Modificar un rango en un subtotal. .......................................................................... 50
4.8.1 Mostrar las formulas en pantalla. .............................................................................. 51
4.8.2 Imprimir las fórmulas. ................................................................................................... 52
Unidad 5. Fórmulas avanzadas. ........................................................................................ 53
Formulas Avanzadas a partir de una o múltiples condiciones. ..................................... 53
5.1 Utilizar la fórmula SUMAR.SI ........................................................................................... 53
5.2 Utilizar funcion SUMAR.SI.CONJUNTO. ......................................................................... 55
5.3 Utilizar la función CONTAR.SI. ........................................................................................ 56
5.4 Utilizar la función CONTAR.SI.CONJUNTO. .................................................................. 57
5.5 Utilizar la función PROMEDIO.SI..................................................................................... 59
5.6 Utilizar la función PROMEDIO.SI.CONJUNTO. .............................................................. 61
Unidad 6 Formulas avanzadas II. ..................................................................................... 63
6.1 Utilizar fórmulas para buscar datos en un libro. ......................................................... 63
6.1.1 Función BuscarH. ......................................................................................................... 63
6.1.2 Función BuscarV. ......................................................................................................... 66
6.2 Agregar funciones lógicas condicionales. ................................................................. 70
6.2.1 Utilizar la función SI. ..................................................................................................... 70
6.2.2 Utilizar la función Y....................................................................................................... 72
6.2.3 Utilizar la función O...................................................................................................... 73
6.2.4 Utilizar la función NO. .................................................................................................. 74
6.2.5 Utilizar la función SI.ERROR. ........................................................................................ 75
2
6.3 Utilizar fórmulas para formatear texto. ........................................................................ 77
6.3.1 Utilizar la función MAYUSC. ........................................................................................ 77
6.3.2 Utilizar la función MINUSC. .......................................................................................... 78
6.3.3 Utilizar la función NOMPROPIO. ................................................................................. 79
6.3.4 Utilizar la función SUSTITUIR. ........................................................................................ 80
Unidad 7 Tablas Dinámicas. ................................................................................................... 81
7.1 Crear Tablas Dinámicas. ............................................................................................... 81
7.2 Como filtrar Tablas Dinámicas. ..................................................................................... 85
7.3 Calcular promedios en una tabla dinámica. ............................................................ 88
7.4 Gráficos con tablas dinámicas. ................................................................................... 91
Unidad 8. Gráficos. .................................................................................................................. 93
8.1.1 Crear un gráfico. ......................................................................................................... 93
8.1.2 Seleccionar los datos para incluirlos en un gráfico. ............................................... 95
8.1.3 Elegir el gráfico apropiado. ....................................................................................... 97
8.1.4 Crear un gráfico de barras. ....................................................................................... 98
8.2 Formatear un gráfico. .................................................................................................... 99
8.2.2 Formatear manualmente las partes de un gráfico. ............................................. 100
8.2.3 Formatear el relleno de una trama del gráfico. ................................................... 101
8.2.4 Formatear el borde de un gráfico. ......................................................................... 101
8.2.5 Formatear la serie de datos de un gráfico. ........................................................... 102
8.2.6 Modificar la Leyenda de un gráfico....................................................................... 103
8.3 Modificar un gráfico. ................................................................................................... 104
8.3.1 Agregar elementos a un gráfico. ........................................................................... 104
8.3.2 Eliminar elementos a un gráfico. ............................................................................. 105
8.3.3 Mover un gráfico. ...................................................................................................... 105
8.3.4 Cambiar el tamaño de un gráfico. ........................................................................ 105
8.3.5 Elegir un tipo diferente de gráfico. ......................................................................... 106
Unidad 9. Aseguramiento de Archivos. .............................................................................. 108
9.1.1 Proteger una hoja de cálculo. ................................................................................ 108
9.1.2 Proteger un libro. ....................................................................................................... 110
9.1.3 Establecer permisos de acceso a un libro. ............................................................ 112
9.1.4 Permitir a varios usuarios modificar un libro. .......................................................... 113
3
9.1.5 Inspeccionar un archivo. ......................................................................................... 115
9.1.6 Agregar una firma digital. ........................................................................................ 116
9.2 Distribuir un libro por correo electrónico. .................................................................. 116
9.3 Controlar los cambios dentro de un libro. ................................................................ 117
9.3.1 Activar y desactivar el control de cambios. ......................................................... 117
9.3.2 Estabecer opciones de control de cambios......................................................... 118
9.4.1 Insertar y eliminar cambios realizados.................................................................... 119
9.4.2 Aceptar o rechazar los cambios realizados en una hoja de cálculo. ........ 120
9.5 Agregar comentarios. ................................................................................................. 121
9.5.2 Insertar un comentario. ............................................................................................ 121
9.5.3 Ver un comentario. ................................................................................................... 122
9.5.4 Modificar un comentario. ........................................................................................ 122
9.5.5 Eliminar un comentario. ............................................................................................ 123
9.5.6 Imprimir un comentario. ........................................................................................... 123
9.6 Macros. .......................................................................................................................... 124
Actividades Unidad 1. ............................................................................................................... 1
Actividades Unidad 5. ............................................................................................................. 11
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Unidad 1 Validación de datos.
La cinta de opciones “Datos” nos ofrece una extensa variedad de herramientas que
nos sirven para trabajar con toda la información presente en un libro de cálculo.
En esta unidad veremos que tipos de validaciones podriamos hacer en un futuro en

excel, primero que nada debo detenerme a ver qué es una validación de celda, es
precisamente una restricción en los parámetros del contenido de una celda que
necesita ser llenada, hay diferentes tipos de restricciones que nos podrian auxiliar, por
ejemplo si dicha tabla la llenaría alguien más podrian meternos en serios problemas,
ya que cierta información necesita ser evaluada para completar los requerimientos
de llenado.
Primero que nada debo ubicar el botón con el cual voy a restingir mis parámetros de
celda, este lo puedo ubicar en la cinta de opciones Datos, en el subgrupo
Herramientas de datos, presisamente ahí se encuentra el botón Validación de datos
que contiene 3 opciones, pero en esta ocación solo nos interesara la opción de
Validación de datos.
1.1 Validación de datos tipo Números Enteros.
Este tipo de validación es la más básica ya que en ella contemplan todos los
parámetros de números naturales de tipo entero lo que es más común en la
plataforma Excel, este tipo de validación nos es de gran utilidad cuando queremos
poner restricciones como edades, calificaciones, o cualquier entidad numérica que
no cuente con decimales, por ejemplo, en la siguiente tabla se muestran ciertos
alumnos con sus calificaciones correspondientes a un examen, la pregunta es ¿Qué
pasa si por error digitamos una calificación que se sale de los estándares establecidos
5
para su evaluación? ¿Qué pasa si por error se nos va una cifra de más? ¿Qué pasa si
por error ponemos 700 en lugar de 70? Todo esto podría traernos grandes conflictos
posteriores, es por ello que introduciremos una restricción, para que en cierta forma
Excel nos informe cuándo nos salgamos de esos parámetros, ya sea por error o
intencionalmente.
Primeramente, tendremos que meter las restricciones o parámetros que queremos

establecer, para esto debemos seleccionar el rango de celdas que queremos poner
con restricción.
Una vez seleccionado el rango a validar, seleccionaremos la

opción de Validación de datos, nos saldrá una ventana de
configuración compuesta de tres simples pasos que tendremos
que configurar, primero debemos seleccionar en la lista
desplegable Permitir, la opción de Número entero.
Una vez seleccionado el rango con anterioridad, seleccionaremos la opción de

Validación de datos y nos saldrá una ventana de configuración compuesta de tres
pasos a configurar, primero debemos seleccionar en la lista desplegable Permitir la
opción de Número entero.
Posteriormente en la lista desplegable
Datos es para poner los parámetros o
las condiciones que quiero que tengan
mis números en las celdas, en nuestro
ejemplo necesito tener un control de 0
a 10 ya que se tratan de calificaciones,
por lo tanto seleccionaré la opción
entre, ya que las condiciones de mis
calificaciones estarán precisamente
dentro de este rango: con una
calificación mínima de 0 y la
calificación mayor que es de 10
Nota: Dependiendo de los requerimientos o parámetros a validar será

la opción que deberé seleccionar, las siguientes opciones podrían ser
éstas.
6
1.2 Validación con números decimales.
En la ocasión anterior vimos como validar celdas con parámetros de números enteros,
en esta ocasión veremos cómo validar números con decimales, que son un poco
menos utilizados que las validaciones con números enteros. Este tipo de validación la
podríamos aplicar en diferentes casos; cuando medimos distancias, cuando usamos
la contabilidad, y cualquier ejemplo que contenga décimas.
Por ejemplo, un contador realiza cuentas diversas en Excel, supongamos que requiere
hacer la nómina de un pequeño departamento de operaciones en el cual es bien
sabido que los empleados ganan cierta cantidad de dinero y que no difiere en
mucho, ¿Qué pasaría si por algún error capturo mal el salario de un trabajador? ¿Qué
pasaría si teclee un número de más?
Todas estas cuestiones y los posibles

errores futuros los podríamos
solucionar validando las celdas
correspondientes. Ya una vez
seleccionado el rango de celdas
que queremos restringir,
seleccionaremos la opción Validar
datos en la cinta de opciones Datos,
y en la pestaña de configuraciones
seleccionaremos la opción Decimal
en la lista desplegable de Permitir.
Recordemos que en el apartado de
Datos, introduciremos los parámetros
que contendrá mi restricción, en esta ocasión seleccionaremos la opción “menor
que” ya que los parámetros de mi caso serían para salarios menores a una
determinada cantidad. Y que ningún trabajador podría tener un salario mayor a ese
tope establecido, en esta ocasión solo aparecerá el apartado de máximo en el cual
tendremos que poner el mayor valor numérico que puede aceptar mi restricción.
1.3 Validación de datos de tipo lista.
En este apartado veremos la validación ya no como una restricción sino como una
forma de llenar una celda vacía. Es común utilizar la validación de datos con este
tipo, ya que nos es de gran ayuda para el llenado de formularios en los cuales las
respuestas son un tanto limitadas.
Por ejemplo, en una tabla que estuviésemos llenando de unos alumnos de una
escuela, tendríamos posibles campos como el sexo, el grado, la edad, etc. que son
7
estándares ya establecidos, por ejemplo, el sexo de una persona solo podría ser
masculino y femenino, o el grado de un alumno en la escuela seria limitado a la
cantidad de niveles con los que esta cuente, para este tipo de casos nos serviría la
validación de datos de tipo lista que configuraremos de la siguiente manera.
Ya una vez seleccionada la celda o el rango de celdas que queremos validar,

tendremos que seleccionar la opción de Validación de datos en la cinta de opciones
Datos, y en el apartado de Permitir seleccionaremos Lista como lo muestra en la
imagen.
En esta ocasión en lugar de poner un

parámetro de datos, solo pondremos
los valores aceptables por la celda en
el apartado de origen y tenemos que
delimitarlos con una coma entre cada
dato, como en nuestro ejemplo, en la
columna de sexo, los valores que solo
se aceptarían seria para hombre y
mujer, entonces tendríamos que
ponerlo de la siguiente manera
masculino, femenino; al igual la columna de grado pondremos los niveles aceptados
en la escuela 1, 2, 3, 4, 5, 6. Las casillas validadoras de Omitir blancos la accionamos si
queremos que me permita dejar celdas vacías en un rango validado o no, mientras
que la de Celda con lista desplegable es para que se
muestre la celda de la siguiente manera
8
1.4 Validación de datos tipo fecha.
En esta ocasión veremos cómo validar una celda o un rango de celdas de tipo fecha,
esto podría servir en casos como nóminas de pago, fechas de nacimiento, fechas de
ingreso a un trabajo, fechas de contratación, etc.
Por ejemplo, una persona encargada de las nóminas de una

empresa, necesita saber la fecha de ingreso de los trabajadores
para otorgar un bono a las personas que tienen cierta
antigüedad en la empresa.
Primeramente, es recomendable poner los formatos de celda en

tipo de fecha como se muerta en la imagen, para no tener
problemas al momento de validar.
Después de esto, como lo hemos hecho con anterioridad se

selecciona la opción Validar datos de la cinta de opciones Datos
y seleccionamos la opción de Fecha para posteriormente
configurar el rango de los parámetros permitidos por la celda o el
rango de celdas
Nota: para que sea una validación exitosa, tendremos que procurar teclear las fechas
con los separadores de (-) o (/), para que al momento de estar llenando nuestra hoja
de datos no tener ningún problema, como en nuestro ejemplo pusimos la fecha
mayor que 01/01/1980 hasta la actualidad, esto por ser poco probable tener
trabajadores que se integraron a la empresa antes de esa fecha, ya que tendrían
más de 35 años de antigüedad.
El apartado de Aplicar cambios a otras celdas con la misma configuración, es por si

posteriormente seleccionamos una celda con este tipo de validación y le queremos
9
hacer un cambio y no recordamos que otras celdas tienen el mismo tipo de
validación, nos sería de gran ayuda ya que se seleccionarían por default.
1.5 Validación de datos tipo hora.
Este tipo de validación tipo hora es, por ejemplo, en el caso de horas de llegada a un
empleo u horas de nacimiento, primeramente, deberé configurar las celdas de tal
manera que me acepte solo valores de tipo hora en la cinta de opciones inicio
subgrupo número. Después validaremos la celda con la cinta de opciones Datos en el
botón validación. Esta práctica se realiza de la misma manera en que validé una
celda tipo fecha, deberé poner el mínimo o máximo con el formato de hora que son
HH/MM/SS
1.6 Validación de datos de Longitud de texto.
Este tipo de validación es

meramente para ahorrarnos
recurso de memoria en Excel y
poner parámetros de longitud,
por ejemplo, un nombre es muy
poco probable que sobrepase
los 15 caracteres, para esto
pondríamos nosotros una
restricción de 10 caracteres en
una celda.
Como habitualmente lo
hacemos seleccionaremos una,
o el rango de celdas que
queremos poner con estos parámetros, posteriormente seleccionamos la ficha
Validación de datos y el tipo de datos que debemos permitir debe ser un tipo lista y
en nuestro ejemplo queremos poner que acepte datos menores a 15 caracteres.
10
Dato: La opción de aplicar estos cambios a celdas con la misma configuración se
utiliza por si cambio una parte de la configuración y no recuerdo que celdas tienen,
el mismo tipo de validación es una buena opción para utilizar, ya que los cambios
que haga en la validación también se aplicarían en las demás celdas.
1.7 Validación de datos personalizada.
Este tipo de validación de datos se utiliza para poner restricciones con fórmulas,
aunque suene complicado es muy sencillo, como aun no llegamos al tema de las
fórmulas usaremos una muy sencilla que es la de referencias de celdas.
Supongamos estoy creando un formulario o un asistente de búsqueda y necesito

corroborar en más de una ocasión un dato, por ejemplo, voy a buscar una matrícula
y me pide introducirla por segunda vez. Observe como al momento de poner una
validación de datos personalizada no me aparece un mínimo o un máximo, en lugar
de eso me despliega una barra de formulas, siguiendo con nuestro ejemplo yo deseo
que los datos de la celda B2 sean idénticos a los que introduzco en la celda B1.
Entonces en mi formula debo poner B2=B1. Nota: Más adelante se verán criterios y
argumentos de fórmula.
1.8 Mensajes de error.
Un aspecto importante acerca de la validación de datos son los mensajes que

podemos configurar dentro de las validaciones. Si este apartado no se configura
correctamente siempre saldrá un mensaje de error configurado por Excel como el
que se muerta a continuación.
11
Pero no podremos saber qué valores son los permitidos, ni tampoco qué tipo de datos
va en esta celda, ni qué tipo de validación tienen, para todo esto nos sirven los
mensajes de información y de error que encontramos dentro de la ventana de
Validación de datos.
Los mensajes de entrada son pequeños mensajes de ayuda que nos aparecen
cuando nos desplazamos por las celdas que tienen validación y que son muy útiles a
la hora de su llenado para
alguien que no configuró
los parámetros o
restricciones de la
validación.
Esto lo configuraremos de
la siguiente manera,
primeramente debemos
configurar las restricciones
o el tipo de datos que
vamos a validar para
posteriormente configurar
nuestro mensaje de ayuda
en la pestaña mensaje de
entrada que se encuentra
en la ventana Validación de datos; como se muestra a continuación, poniendo en él
un título de mensaje, en el cual se recomienda poner el nombre del campo al cual
pertenece nuestra celda o rango de celdas validadas, y también el mensaje de
entrada en el cual debe ser muy explícita la información, ya que este nos indicará de
qué manera llenar nuestras celdas validadas.
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Esta configuración aparecerá de la siguiente
manera en nuestra tabla de Excel al momento de
seleccionar una celda validada
El mensaje de error es el
que aparecerá una vez
que hayamos
introducido un valor que
está fuera del criterio o
parametros
configurados en nuestra
validacion, esto lo
realizamos en la
pestaña de Mensaje de
error en nuestra ventana
de Validacion de datos,
de igual manera como
se hace el mensaje de
entrada asignandole un
título de mensaje y un
cuerpo de mensaje que
de igual manera debe
ser explícito para saber
que tipo de error
cometimos.
A diferencia del mensaje de entrada, el mensaje de error puede ser de tres tipos:
Mensaje detener: Este tipo de mensaje es el más recomendado, ya que no deja

salirse de los parámetros configurados, este mensaje saldrá hasta que introduzcamos
un valor válido para la celda que cumpla con las condiciones de configuración.
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Mensaje advertencia: Este tipo de mensaje nos dice que nos equivocamos, pero nos
da la opcion de salirnos de los parámetros configurados, es decir, nos permite dejar el
valor que introducimos equivocado.
Mensaje de información: Este tipo de mensaje solo nos muestra que nos equivocamos.
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Unidad 2. Filtros de datos.
En la siguiente unidad veremos los filtros de datos que comúnmente son utilizados
para desplegar información con la cual sólo vamos a trabajar, los filtros de datos no
borran la demás información, sólo la ocultan parcialmente para que no se nos haga
difícil, laborioso o complicado trabajar con la demás información.
Además de esto los filtros de información nos son muy útiles para hacer
comparaciones rápidas entre datos, así como resolvernos dudas o preguntas
rápidamente. Por ejemplo, en un almacén se reciben y se guardan demasiados
productos, imaginemos el tiempo que le lleva encontrar los productos con cierto
costo, o un agente de ventas almacena mucha información de sus clientes,
imaginemos el tiempo que le tardaría a este agente encontrar quienes son los clientes
que deben cierta cantidad de dinero.,
Para este tipo de cuestiones los filtros nos serian de gran ayuda,
además que son muy fáciles de utilizar y los puedo ubicar en la cinta
de Opciones de datos.
Al presionar el boton filtro, todos los encabezados de mi tabla lucirán

con un triángulo apuntando hacia abajo en un costado, esto indica
que ya podemos realizar el filtro en el campo (columna) que
nosotros queramos.
Supongamos que en el siguiente ejemplo tenemos a nuestro cargo una cantidad de

empleados de ventas que estan a prueba, ellos tienen una meta que alcanzar de
productividad para conservar el empleo y tratamos de descifrar rápidamente qué
trabajador anda en buenos numeros. Tenemos que todos los empleados a prueba
tienen una meta que perseguir en pesos en el semestre, desgraciadamente tengo
pocas vacantes y necesito saber que aspirantes contratare y cuales no, esto lo
podemos hacer filtrando los numeros mas bajos o los mas altos.
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Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar el rango de la tabla que vamos a
filtrar, posteriormente daremos clic en el boton Filtro que aparece en la cinta de
opciones Datos que vimos con anterioridad. Una vez que se desplieguen en los
encabezados el triangulo de filtro tendremos que pulsar el triangulo de la columna
que contiene el campo que deseamos filtrar y nos aparecerá un recuadro como el
que aparece a continuación, en el cual contendrá todos los valores que se
encuentren en la columna a filtrar.
Posteriormente seleccionaremos manualmente cada

uno de los valores que queremos que se muestren, en
nuestro caso como todos los empleados a prueba
tuvieron una meta que alcanzar de 30,000 pesos,
activaré las casillas mayores a 30,000 para saber quienes
sí cumplieron la meta o bien seleccionar las casillas
menores a 30,000 para saber quienes no la cumplieron.
16
2.2 Filtros personalizados.
En esta ocasión veremos como poner un parámetro o criterios distintos a un filtro, este
tipo de filtro se utiliza cuando tenemos demasiada información en la lista y no
podemos hacer manualmente el filtro, ya que nos llevaría mucho tiempo, incluso
saldría igual que comparar registro por registro en mi tabla.
Lo primero que debemos realizar es, como la unidad pasada, seleccionar la tabla a la
que quiero filtrar información, una vez seleccionada, procederemos a presionar el
boton filtro que aparece en nuestra cinta de opciones de datos. Seguido de eso
daremos clic en el triángulo de la columna que queremos filtrar la información para
realizar lo siguiente.
Una vez hecho lo anterior, debemos ver que datos son los que necesitaré para que
me sean mostrados o desplegados en nuestra tabla. Imaginemos que nos dedicamos
a las ventas y necesitamos hacer una busqueda rápida porque un cliente nos pide los
precios mas bajos en cierto artículo, pero ahí el inconveniente, vendo cientos de
artículos de diferentes precios, el tiempo que me llevaría seleccionar todos los precios
bajos sería demasiado, por eso pondremos un filtro personalizado que me haría la
situacion más sencilla. Para esto tendremos que seleccionar filtros de número y elegir
el parámetro o restricción que más nos convenga o se adapte a nuestra necesidad.
17
O bien, configurarla nosotros mismos en el apartado de filtro personalizado que
aparece en la imagen anterior , para que posteriormente, le demos nosotros el
parámetro que queremos como se muestra en la siguiente imagen.
2.3 Filtros condicionales.
En los filtros condicionales son más interactivos que el resto de los filtros ya
que para realizar este tipo de filtrado es necesario tener un formato
condicional aplicado a mi tabla, el cual lo puedo hacer desde la cinta de
opciones inicio en el botón de formato condicional.
Posteriormente podemos filtrar de

esta manera, de esto dependerá
qué filtro condicional tenemos, por
decir, si tenemos un filtro condicional
de tipo color de celda, el filtro sería
por color de celda, si el filtro
condicional es de tipo ícono, el filtro
seria según el ícono, esto lo
podremos ver en la siguiente imagen.
Primero debemos seleccionar la
tabla que vamos a filtrar y presionar
18
el botón filtro que está en la cinta de opciones datos y luego presionar el triángulo de
la columna que vamos a filtrar para ahora sí filtrar por formato condicional, ya sea
color de celda o por ícono de celda
En el apartado de búsqueda, es un gestor para encontrar una palabra o condición

específica, tal como una palabra, número o frase, en la cual podemos utilizar los
siguientes caracteres especiales:
Usar el carácter signo de interrogación (¿)para representar cualquier caracter único,

o asterisco ( *) para representar una serie de caracteres. Por ejemplo, para encontrar
las palabras relacionadas con llaves, escriba “*llaves” en el cuadro Buscar. El filtro
mostrará todos los elementos que incluyan las palabras "llaves", como llaves de
puerta, llaves de herramienta, llaves pericas, etc.
2.4 Criterios de Ordenación.
Los criterios de ordenación son de gran utilidad al momento de ordenar una tabla,
por ejemplo, cuando estamos constantemente introduciendo registros a un
documento en Excel es recomendable estar ordenándolo para ubicar rápidamente
nuestros registros. Pero qué pasa si alguno de nuestros registros es muy parecido a
otro, esto tiene solución dándole criterios de ordenación.
Por ejemplo, en una escuela hay muchas personas que comparten apellidos o incluso
nombres, edades o cualquier dato que pudiese repetir, como lo muestra la imagen
Al momento de querer ordenar, me puedo topar con redundancia en el apartado de

apellidos; es decir, personas con el mismo apellido, y no solo eso, si observamos con
atención tenemos una persona con el mismo nombre incluso con la misma edad.
Por este tipo de casos es recomendable tener criterios de ordenación

como lo haremos a continuación, Tendríamos que seleccionar toda la
tabla, ya que si solo seleccionamos la columna que deseamos ordenar,
sólo estos registros son los que se moverán y se ordenarán, el resto de los
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datos de la tabla permanecerán igual. Una vez seleccionada la tabla daremos clic
en la opción de ordenar que aparezca en la cinta de opciones de datos.
Al dar clic en esta opción se nos desplegará una ventana como la siguiente en la
cual configuraremos todos los criterios de ordenamiento.
En el apartado Ordenar por aparecerán todos

los encabezados de nuestra tabla o rango
seleccionado para ordenar, seleccionar el
nombre del campo, es decir, el encabezado de
la columna que deseamos sea el primer criterio
de ordenación, en nuestro caso
seleccionaremos Apellido.
En el apartado Ordenar según, aparecerá los

formatos registrados en el campo por el cual
queremos ordenar, es decir, si el campo cuenta con
cantidades numéricas o texto y queremos ordenar
según la información, seleccionaremos la opción de
valores o color de fuente, si las celdas que conforman el rango por el cual
ordenaremos cuentan con formatos condicionales, seleccionaremos íconos o Colores
de celda según sea el formato condicional el cual queremos ordenar.
En la parte de Criterio de ordenación, seleccionaremos cómo lo queremos ordenar,

de manera ascendente o descendente o algun caso especial; esta dependera de
que valores contenga el rango que vamos a ordenar, si es de tipo texto, número, o si
cuenta con algun formato especial.
Una vez configurado el campo a ordenar debemos agregar los siguientes campos
(columnas)en el orden que vamos a querer los criterios de ordenación de nuestra
20
tabla, siguiendo el ejemplo, agregaremos los suficientes niveles para poner todos los
campos, con los botones que se encuentran en la parte superior de la ventana de
ordenar.
Una vez agregados y configurados todos los campos y criterios nos quedará de la
siguiente manera:
Para ver un panorama un poco más amplio de para qué sirven los criterios,
mostraremos tres vistas con las diferencias del porqué la importancia de seguir criterios
de ordenación
Sin criterios de ordenación
Con un criterio de ordenación
Con varios criterios de ordenación
21
2.5 Agrupar Datos.
Esta opción es muy útil cuando tenemos demasiado contenido parecido y queremos
reducir o en cierta manera solo trabajar con un eje común, por ejemplo, cuando
tenemos los registros de empleados de un trabajo habrá
trabajadores que compartan el mismo puesto o el mismo
departamento, y yo solo quiero saber un dato específico
de todos ellos pues sería una buena opción agrupar para
no saturar tanto mi tabla.
Esta opción se puede deshacer en cualquier momento con el botón desagrupar o

con los conectores suma y resta ( + , - ) que aparecen en un costado del rango de
filas agrupadas. Estos dos botones se encuentran en la cinta de opciones Datos de
Excel. Y solo basta con seleccionar las celdas que queremos agrupar para que
temporalmente no aparezcan visibles.
22
2.6 Separar texto en columnas.
Esta herramienta puede ser útil al momento de estar llenando una tabla de Excel y
ponemos los datos seguidos tales como nombres, apellidos, etc. como lo muestra la
siguiente ilustración.
Si por algún motivo necesitamos distribuir esos datos, seria sencillo

mediante la opción de texto en columnas que aparece en la cinta de
opciones Datos. Con esta opción nosotros podríamos dividir las
diferentes partes de mi texto en columnas distintas sin necesidad de copiar los datos y
pegarlos conforme los necesite distribuir. Sólo tenemos que seleccionar los datos que
queremos distribuir para posteriormente darle clic a nuestro asistente de distribución
Texto en columnas en el cual tendremos que configurar según las siguientes
ilustraciones.
1. Paso uno: Elegir el modo de delimitaciones que

tiene el texto que deseamos separar, si el texto
está separado por comas, tabulaciones o por
espacios.
2. En este apartado debemos seleccionar el tipo

de apartado o separación que contiene mis datos
como espacios, comas, tabulaciones o punto y
coma.
23
3. En esta parte podemos modificar las
configuraciones de los datos que contendrá mi
columna, puede ser general, fecha, texto, etc.
2.7 Subtotales.
Esta función nos permite hacer cálculos dentro de un grupo determinado

de datos, primeramente, es necesario tener los datos ordenados
conforme a un grupo de la tabla como lo observamos en el tema de
criterios de ordenación. Ya que si no contamos con este orden se nos
podría complicar el cálculo, o simplemente no se vería bien hablando en
cuestión de estética. Una vez ordenados y agrupados los datos de una tabla
conforme un grupo, basta con seleccionar dicha tabla y pulsar el botón subtotales
que aparece en la cinta de Opciones datos de nuestro Excel.
Esta opción cuenta con diferentes tipos de

cálculos tales como sumar, contar, promediar
entre otras, en ella podrá elegir qué tipo de
cálculo desea realizar a partir de la
operación. El apartado de Para cada cambio
es la opción que nos da la fórmula para
especificar cada cuando realizar ese cálculo,
conforme los grupos (columnas) que
contenga mi tabla o conforme ordene mi
tabla, mientras que el apartado de Agregar
subtotal son las opciones que debemos
habilitar para indicar en donde se realizara la
operación o los datos a los que se les aplicará
la función elegida.
24
De esta manera visualizaré la tabla con el cálculo de subtotales, en ella observaré los
conectores de agrupar y desagrupar que me sirven para ocultar o mostrar los datos
que contienen los cálculos para solo observar los datos totales.
25
Unidad 3. Funciones base.
En esta unidad trabajaremos con algunas de las fórmulas más utilizables por el
programa de Excel, para ello nos basaremos en la cinta de Opciones formulas
Como principio, debemos saber que cualquier fórmula utilizada en Excel debe
empezar con el operador igual ( = ) o bien mediante el botón de insertar formula
ubicado en esta cinta de opciones, a continuación veremos cómo desarrollar una
fórmula desde cero.
Como sabemos comúnmente cualquier fórmula empleada en Excel se empieza con

el carácter u operador ( = ).
Los operadores más comunes son:
Multiplicación: ( * ) Resta: ( - )
División: ( / ) Potencias: ( ^ )
Suma: ( + )
Y precisamente este es el orden que debe seguir cualquier operación en Excel, ya

que éste sigue las reglas matemáticas. Debemos saber que las fórmulas solo se
muestran en la barra de fórmulas, una vez que introducimos la fórmula ésta solo
desplegará el resultado en la celda mientras que la operación en si permanecerá en
el recuadro de fórmula como lo muestra la siguiente ilustración.
26
3.1.1 Crear fórmulas que realicen sumas.
Como se explicó anteriormente es necesario empezar una fórmula con el operador

(=) para que Excel reconozca que usted trata de introducir una fórmula y no una
cadena de datos de información.
Para ello es necesario posicionarnos en la celda en la cual necesitamos realizar una

operación de modo suma, en ella tendremos que introducir el símbolo de igual (=)
seguido de las cantidades que necesitamos
sumar separándolas con el operador suma ( + )
como lo muestra el ejemplo.
Como podemos observar de primera instancia la operación aparece en ambos

lados, tanto en la celda como en la barra de fórmulas de Excel, pero esto
automáticamente cambiará al momento de desplazarnos a otra celda o de
presionar enter. Dejando solo el resultado de la operación en la celda mientras la
estructura de la operación permanecerá en la barra de fórmulas cuando este
posicionado en la celda que contiene el cálculo.
3.1.2 Realizar operaciones de resta.
Las fórmulas de resta son exactamente iguales que las sumas, para ello tengo que
introducir primeramente el símbolo de igualdad seguido de la operación que deseo
realizar.
Pero este tipo de operaciones tiene una cualidad que no necesariamente debo
introducir el símbolo de igual cuando mi operación de resta empieza con un número
negativo, es decir que pasa si tengo un -13 al cual necesito sumarle o restarle otra
cantidad, Excel automáticamente al momento de percibir el signo negativo sabrá
que se trata de una operación y solo se pondrá el operador (=), como se puede
observar en la imagen.
27
3.1.3 Operaciones de multiplicación.
Las multiplicaciones en Excel se realizan utilizando el operador (*) entre los numeros
que deseamos multiplicar, no debemos olvidar que como cualquier otra operación
en Excel se debe empezar con el operador igual (=).
Cuando trabajamos con operaciones de multiplicación con signos debemos separar

en paréntesis las cifras para que Excel no tenga ningún problema al momento de
realizar la operación, sobre todo si trabajamos con operaciones que contienen más
de un operador, ya que Excel deberá estructurar el orden de las operaciones
obedeciendo las reglas matemáticas.
Es decir, en la operación 7+13*10 cual será nuestro resultado. Aparentemente nuestro

resultado sería 200, pero no es así. Veamos como sucede esto en la imagen
El resultado de la operación es 137, esto resulta porque como se mencionó con

anterioridad, Excel realiza las operaciones en el orden matemático y no de izquierda
a derecha como se pudo haber pensado, primero realizo la multiplicacion y
posteriormente la suma, si nosotros hubiéramos querido realizar primero la suma
tuvimos que utilizar los parentesis y estructurar la formula del modo en que quiero
realizar la operación, sin importar que tantas veces utilice los parentesis en la formula.
3.1.4 Operación con división.
Para las operaciones con división utilizaremos el operador ( / ), que de igual manera
que las demás funciones debemos empezar con el caracter de igual (=) seguido de
las cantidades que deseo dividir, y entre ellas debe de ir el operador de división, En
las divisiones también es común separar las cantidades entre paréntesis cuando son
28
muy extensas o complejas, ya que como recordarás Excel obedece las reglas
matemáticas para realizar una operación, es decir, si deseo realizar la operación
5+5/10 Espero que realice la operación primeramente de suma y después de división,
pero esto es erróneo ya que en las prioridades matemáticas en una cadena de
operaciones primero se encuentran las multiplicaciones y divisiones antes que la suma
y la resta, es por esto que primero realizará la operación de división para
posteriormente hacer la sumatoria de la cantidad restante. Para casos más complejos
si se recomienda el uso de los paréntesis tal como se
estructura una función en álgebra o en cálculo o en la
misma calculadora, ya que si deseo combinar varios
operadores tales como son +, -, *, / puedo no obtener el resultado deseado como en
el siguiente ejemplo.
No sé qué operaciones realizará primero, ya que hay una combinación de varios

operadores y aparentemente se realizará primero la multiplicación, pero no es así,
entonces para no meternos en problemas futuros es mejor estructurar la formula con
paréntesis en el orden que deseo se realicen las operaciones para obtener el
resultado deseado, como en el ejemplo siguiente.
En el cual primero realizara la operación de 15*3, para posteriormente ese resultado

dividirlo entre 5, y al final sumárselo a la cantidad de 200.
3.2 Referencias de celda.
Para comenzar, debemos saber qué es una referencia de celda antes de trabajar
con ella, normalmente conocemos todas las casillas de Excel como celdas,
primeramente Excel asigna a todas las celdas un nombre; este nombre de las celdas
aparece en el cuadro de nombres ubicado al lado izquierdo de la barra de fórmulas,
y los nombres son precisamente las coordenadas de la celda según su ubicación de
columna y fila. Precisamente esa ubicación resulta ser su referencia de coordenada o
también llamada referencia de celda.
29
Pues bien, partiendo del concepto de referencia de celda, para qué nos sirve esto
precisamente, pues bien, normalmente realizo operaciones con los operadores
matemáticos, en los cuales utilizo número o valores fijos, ahora, que pasa si necesito
estar cambiando este valor en cada momento, esto me consumiría recursos de
tiempo muy grandes, ya que cada que cambie un valor necesitare modificar la cifra
en mi función, todo esto me lo puedo ahorrar utilizando una referencia de celda.
Supongamos que tengo una tabla como la siguiente, en la cual deseo calcular la
conversión de pesos en dólares.
Partiendo del hecho de que el valor del dólar es variable día con día, realizar estas
equivalencias tendría que hacerlas también diario lo cual me consumiría demasiado
tiempo, tendría que realizar diariamente lo que se observa en la ilustración para
obtener los resultados deseados.
En cambio, todo esto me lo puedo ahorrar con la referencia, es decir basta con solo
poner la ubicación de la celda en la fórmula o función a realizar para que esta tome
en cuenta el valor dentro de la celda para utilizarlo en la operación.
Por ejemplo en la ilustración se muestra como los valores (100) y (18.8) son valores
constantes pero el dólar es una cantidad variable, ya que como se mencionó, su
valor cambia diariamente, entonces solo pondré su ubicación B1, para indicar que el
valor que contenga esa celda se multiplicara por el valor de la celda C1 y asi con los
demás cálculos.
30
Observemos que todas las celdas en las que realizaré algún cálculo se multiplican por
la celda que contendrá
el valor del dólar y se
obtendrán los siguientes
resultados.
Pero y qué pasará al dia siguiente

que el valor del dólar se
modifique, pues solo bastaría con
modificar el valor de la celda en
donde se ubica el dólar B2 y automaticamente todos los valores se modificaran como
se muestra en la imagen.
3.2.2 Referencias de celda Relativas.
Pues una vez conocido los grandes beneficios de utilizar las referencias de celda en
las operaciones, conoceremos algunos datos muy relevantes de esta propiedad de
referencia, imaginemos que estamos trabajando en una tabla amplia en la cual los
valores están distribuidos estratégicamente para realizar los cálculos similares tales
como lo muestra la siguiente tabla. Queremos calcular las ventas totales de unos
agentes de ventas que obtuvieron en sus últimas tres semanas, normalmente utilizaría
la referencia de celda para realizar este cálculo, ya que como mencionamos con
anterioridad es molesto estar
modificando la fórmula
cada vez que realizo un
cambio en alguna de las
celdas que forman parte en
mi fórmula, a cambio de eso
solo pongo la referencia de
celda que contendrá la
cantidad a utilizar en mi
operación.
Pero como puedo observar también es algo laborioso realizar tantas operaciones
con referencia, como la cantidad de empleados que tengo, para mi ventaja tengo
referencias de celda relativas, ¿qué es esto? Son celdas que si copio o autocompleto
31
una fórmula, esta modificará su estructura y utilizará las nuevas coordenadas en ella y
las moverá a la posición en la que nos encontremos ubicados.
En la imagen siguiente podemos observar como autocompletar o arrastrar una

fórmula a celdas
adyacentes en la que
introduje la fórmula,
basta seleccionar la
celda que contiene la
fórmula y arrastrar o jalar
el conector que se
muestra en la parte
inferior derecha, hasta la
celda o celdas que
quiero que contengan la
misma estructura de
operación.
Como lo mencionamos con anterioridad, las celdas en las que copie o arrastre mi
fórmula contendrán la misma estructura de operación, pero con referencias de celda
distintas, dependiendo hacia donde copie o arrastre mi fórmula, ya sea de manera
vertical u horizontal. En este caso copié mi fórmula de manera vertical, por lo tanto,
las columnas permanecerán igual y la única que se modificará será la fila. Si la
fórmula es copiada o arrastrada hacia un costado la referencia que permanecerá
igual es la fila y la que se moverá es la columna.
Nota: Al utilizar las referencias de celda en una función o fórmula podemos hacerlo
de dos maneras, una es tecleando la coordenada de la celda y otra mucho más
sencilla, dándole clic a la celda cuando la queremos introducir en la fórmula
32
3.2.3 Referencia de celdas absolutas.
A diferencia de las referencias de celda relativas, una referencia de celda absoluta

siempre mantiene su estructura dentro de una función, no importando hacia donde
copie o arrastre mi función, su columna y fila permanecerán iguales en la operación.
Las referencias de celda absoluta son más utilizadas al momento de querer poner el
centro de atención siempre en una celda, y también cuando deseamos rellenar o
autocompletar con fórmulas. Su estructura siempre debe contener los caracteres de $
delimitando su fila y su columna, por ejemplo $A$1, de esta manera indico que esta
celda, dentro de una función siempre permanecerá fija, y que la operación que esta
se encuentre realizando dentro de mi función siempre se llevará a cabo con el
contenido que esta contenga, sin importar hacia donde copie o arrastre mi fórmula.
Explicaremos lo anterior con un ejemplo,

imaginemos que tenemos una tabla
como la siguiente, en la cual deseamos
hacer la equivalencia de algunos pesos.
Partiendo de que una libra siempre será
.456 kilogramos, esta cantidad la
pondremos en una celda y la ubicaremos
como una referencia absoluta ya que
esta celda siempre formará parte de mi
operación, quedando como referencia
relativa las cantidades que deseo
convertir.
Al momento de querer copiar mi fórmula o

de autocompletarla en mi tabla quedará de
la siguiente manera. Podemos observar en la
barra de fórmulas como se desarrolla la
función, aquí podemos percibir que la única
referencia que se movió dentro de mi
formula fue la referencia relativa y la
referencia absoluta siempre permaneció
igual en mi operación.
33
3.2.4 Referencias de datos a otra hoja de datos.
Hacer referencia a otra celda ubicada en otra hoja del mismo libro de Excel, es
extraer información de esa celda para utilizarla en una fórmula o simplemente
desplegarla o mostrarla en otra hoja del mismo libro, esto lo tendremos que realizar
como una operación, es decir necesitamos poner primeramente el signo de igual (=).
En caso que solo quiera desplegar la información que se encuentra en esa celda solo
tengo que introducir la referencia de celda, tengo que seleccionar la celda donde
quiero introducir el dato y poner el signo de igual (=) para después desplazarme a la
hoja donde se ubica la celda que deseo hacer la referencia y seleccionarla, o bien
realizarlo manualmente, para ello debo hacer referencia al nombre de la hoja donde
se encuentra el texto origen, para ello tengo que teclear el nombre de la hoja y
añadirle una (!), y la referencia de la celda como se muestra en la siguiente imagen,
en la cual vemos que en la celda C1 introduje una fórmula que multiplica los valores
que tiene la celda B1 de mi hoja actual con los valores de la celda B4 en otra hoja.
3.2.5 Referencia de datos a otro libro.

Al igual que obtuvimos datos de otra hoja de Excel, ahora veremos como obtener
datos a partir de otro documento diferente, es decir de otro libro.
Esto normalmente se hace cuando las referencias que requiere de otro libro tienen
fórmulas muy complejas o rangos muy extensos, obtener datos de otro libro es muy
parecido, como los obtenemos de otra hoja en el mismo libro, sólo que la estructura
es distinta, ya que habrá que hacer referencia al libro de donde las obtendremos y
tendremos que encerrar su nombre entre parentesis y separando los espacios del
nombre del documento por (_), hay que tomar en cuenta que tambien tendremos
que poner el nombre de la hoja y celdas
que queremos referir, como lo muestra la
siguiente ilustración o bien tener el
documento abierto y solo hacer clic en la
referencia de celda.
34
3.3 Usar rangos de celdas en una fórmula.
En las unidades pasadas aprendimos como manipular los datos a partir de referencias
de celda, a continuación veremos qué es un rango. Un rango es una agrupación de
celdas que contienen información específica o común de mi tabla, los rangos
pueden ser utilizados para realizar cálculos u operaciones, un rango es una manera
sencilla de resumir una fórmula. Cuando utilizo un rango este siempre contendrá la
siguiente estructura A1:A30, contendra la primera y la ultima cleda seleccionada
delimitadas por el carácter ( : )
Estos rangos yo los puedo seleccionar con el mouse o bien al momento de

introducirlos en una función lo puedo hacer desde el teclado.
Comunmente aprendí a realizar operaciones con celdas tanto relativas como

absolutas, por lo tanto para sumar las cantidades de la siguiente ilustración, tendría
que sumar celda por celda, es decir, referencia por referencia.
Vemos como deseo sumar todas las celdas del precio, pero que pasaría si las
cantidades a sumar son muchas, esto me podria llevar un poco de tiempo, si lo que
35
deseo hacer es sumar todas las cantidades que se encuentran entre las celdas B2 a la
celda B9, me sería más fácil utilizar un operador básico para indicarle que operación
realizar dentro este rango, es decir del rango D2:D9
Lo unico que tengo que hacer es posicionarme en la celda en la que deseo realizar el
cálculo y posteriormente introducir el caracter (=) para indicarle que introduciré una
fórmula, seguido de esto necesito poner el operador de excel, como en este caso
deseo sumar las celdas, introduciré el operador suma y el rango de las celdas que
deseo que se utilicen en la operacion. Es decir =SUMA(D2:D9) y esto estaria indicando
que deseo sumar las celdas que se encuentran de la celda D2 a la celda D9.
3.3.2 Asignar un nombre a un rango de celdas.
Normalmente cuando solemos trabajar con rangos es porque los datos a utilizar
comparten ciertas características generales tales como sueldos, bonos, nombres,
apellidos etc., es por ello que asignarles un nombre me sería de gran utilidad para
reducir tiempo y no tener errores futuros. Esto yo lo puedo generar con el botón de
definir nombre ubicado en la cinta de opciones de formulas
Como puedo observar en la siguiente imagen hay columnas o rangos de celdas que
comparten información, tales como sueldo y bono, cuando trabajo con tablas más
grandes esto se me podría complicar ya que puedo perder la noción de que
cantidades son las que utilizare en mis
operaciones, pero bien, para asignar el
nombre a una rango de celdas es
necesario seleccionarlas primero para
posteriormente asignarles el nombre del
tipo de dato que van a compartir con el
botón definir nombre que antes
mencionamos.
36
3.3.3 Cambiar el tamaño de un rango.
Primeramente, tenemos que ver los aspectos que tiene nuestro cursor en Excel
Cuando nuestro cursor se muestra con una cruz gruesa y de color blanco significa que
está en modo seleccionar y se despliega cuando estoy dentro de la zona de una
celda, cuando selecciono dicha celda o algún rango de celdas, estas se delimitan
por un contorno de color que en su borde inferior derecho tiene un resaltado en
forma de cuadro, este borde me sirve para arrastrar
o autocompletar los datos o funciones que esta
celda o rango contengan y el cursor tomara el
aspecto de una cruz en color negro.
Cuando estamos trabajando con un rango de celdas es común estar utilizando el

mouse para estar seleccionando las celdas con las que voy a trabajar, ya sea para
utilizarlas en una fórmula o simplemente para asignarle algún nombre. Por ejemplo si
quiero realizar una suma a un determinado grupo de celdas, lo que tengo que hacer
es posicionarme en la celda que contendrá el cálculo y posteriormente introducir el
carácter (=) para indicar que voy a introducir una fórmula, seguido de esto el
operador suma y abre un paréntesis para indicar las celdas a las que se le aplicará
esa operación, una vez puesto el paréntesis tenemos que seleccionar las celdas que
contendrá nuestra operación con el cursor, una vez seleccionado el rango de celdas
que vamos a utilizar es necesario cerrar nuestro paréntesis para delimitar que hasta
ahí son las celdas que voy a calcular, pero qué pasa si por error introduje mal el
rango, pues solo bastaría con borrar en la barra
de las formula el contenido del rango para
volverlo a introducir o seleccionar, recordemos
que de las dos maneras es posible seleccionar un
rango; mediante el mouse seleccionando el rango
y también de la barra de fórmulas tecleando el
rango como se muestra en la imagen.
Asi mismo, si usted ya nombró algun rango o asignó el nombre, puede modificar los
aspectos de esta configuracion con el botón Administrador de
nombre que se encuentra en la cinta de Opciones formulas, este
botón desplegará una ventana en la cual yo podré modificar tanto el
nombre como el rango de celdas que compondrán el cambio que se
desea obtener.
37
3.3.4 Dar seguimiento a rangos.
Como mencionamos con anterioridad trabajar con datos o rango de datos es algo
importante al momento de trabajar con hojas de datos muy extensas, es por eso que
un aspecto importante de ello es tener una buena administración de todos los
componentes que conforman mi hoja de datos, para ello tenemos el botón de
Administrar nombres, en este botón encontraremos una diversidad de configuración
las cuales podemos hacer con estos rangos previamente configurados, tanto como
cambiarles el nombre, cambiarles el tamaño, usarlos en alguna fórmula, etc. Como lo
muestra la siguiente imagen.
Cuando asignamos el nombre a un rango de celdas estos nombres aparecen en el

cuadro de nombres de nuestro Excel, este cuadro está ubicado a un costado de la
barra de fórmulas, esto nos es de gran ayuda al momento de verificar qué rango de
celdas tengo configurados, al igual que poder utilizarlos o ubicarlos rápidamente para
introducirlos o utilizarlos en alguna función.
38
3.3.5 Fórmulas a partir del nombre de un rango.
Como anteriormente dijimos, usar o nombrar rangos nos es de gran ayuda para
ahorrar tiempo al momento de trabajar, nosotros ya conocemos como nombrar un
rango, inclusive como manipularlo, pero ¿cómo será posible utilizarlo en alguna
operación?, siguiendo con nuestro ejemplo supongamos que deseo calcular el total
de los ingresos de un empleado, para esto es necesario hacer la suma de su sueldo y
del bono que está generando, uno de los errores más comunes son que introducimos
las coordenadas de celda de manera equivocada, para esto vamos a introducir una
fórmula con los nombres de estos rangos. Debo posicionarme en la celda en donde
deseo realizar el cálculo, posteriormente hacer la sumatoria, comúnmente yo
introduciría las dos celdas que conforman las cantidades de sueldo y bono (B2 y C2),
en esta ocasión pondré los nombres de rango es decir (=sueldo+bono) como lo
muestra la imagen.
Como podemos observar al momento de estar introduciendo un valor que Excel

reconoce como la etiqueta de un rango es decir su nombre, una pequeña pestaña
se despliega a manera de ayuda en la barra de fórmulas, para auxiliarme en el
correcto llenado del nombre o la formula.
39
O bien imaginemos que quiero calcular el total de todos los sueldos y mi hoja de
trabajo es un poco grande y no recuerdo cual es la primera celda donde empiezan
los sueldos ni en cual terminan, pero sí sé que deseo sumar todos los sueldos, para
ahorrar tiempo tendría que poner la función base y después entre paréntesis
introducir el nombre del rango que deseo calcular.
Nota: Una manera diferente de trabajar con nombres de rangos dentro de una
fórmula es apoyarnos con el botón de usar en fórmula que se encuentra en la cinta
de opciones fórmulas, en el cual solo tendremos que hacer clic en este botón para
posteriormente seleccionar el nombre
del rango que deseos emplear dentro
de mi fórmula.
3.4 Mensajes de error de Excel.
Cuando trabajamos con las tablas de Excel es comun encontrar o toparnos con
diferentes tipos de errores, cada uno de ellos especifica el tipo de error que estamos
comentiendo, por lo general cuando estamos trabajando con fórmulas dentro de
Excel, corremos un mayor riesgo de cometer un error por más práctica que
desarrollemos, entre los más comunes se encuentran:
#¿NOMBRE? : El tipo de error #¿NOMBRE? se se despliega cuando se introduce una

función que no existe. Por ejemplo, si introducimos la fórmula =Prom() obtendremos
este tipo de error porque es una función inexistente. Cuando se despliegue el error
#¿NOMBRE? Debemos asegurarnos de tener escrita correctamente nuestra fórmula,
comunmente pasa cuando no estamos familiarizados con las fórmulas de Excel o bien
cuando estamos trabajando con una nueva versión.
40
#¡REF! : Sucede cuando queremos hacer una referencia a una celda que Excel no
esta encontrando, quizas por que fue eliminada. Cuando tenemos este tipo de error
debemos verificar las referenecias de celda que estamos introduciendo. Es comun
cuando eliminamos filas o columnas.
#¡DIV/0! : Este tipo de error es porque queremos realizar una división entre cero, o bien
intentamos introducir en una división una referencia de celda que contiene cero o
vacía.
#¡VALOR! : Cuando ocurre este error es porque estamos introduciendo valores no

lógicos cuando estamos trabajando con fórmulas. Este tipo de error aparece cuando
la estructura de nuestra fórmula no esta bien estructurada y tenemos un dato erroneo
en ella. Cuando aparezca este error debemos verificar la estructura de nuestras
fórmulas.
#¡NUM! : Este tipo de error es muy común cuando el resultado de una operación es
demasiado grande y sobrepasa de cierta manera la capacidad de resolución de
Excel.
#¡NULO! : Cuando nosotros especificamos mal la estructura de una fórmula es común

que nos aparezca este error, sobre todo al trabajar con rangos, Debemos verificar
bien la estructura de los rangos cuando observemos este tipo de error al insertar una
fórmula que trabaje con rangos de celdas.
#N/A : Este tipo de error es el más común cuando trabajamos con fórmulas como las
de buscar, y nos indica que la celda que estamos buscando no se encuentra o que
bien algun dato de los argumentos son inválidos. Es decir cuando buscamos un valor
que no esta dentor de los valores que contiene mi tabla de busqueda me desplegara
este error.
41
Unidad 4. Fórmulas Básicas.
Anteriormente nosotros desarrollamos funciones con operadores básicos para sumar,

restar, multiplicar, etc. Estos operadores se utilizan comúnmente para realizar
operaciones básicas, pero qué pasa cuando trabajamos especialmente con hojas de
datos muy extensas y requerimos realizar operaciones que involucren demasiados
datos, pues bien, estas operaciones tendríamos que resumirlas utilizando operadores
base, es decir una indicación a realizar a un determinado rango de celdas. Estas
instrucciones podemos realizarlas mediante ciertas condiciones que deben tener las
funciones en Excel o bien con los botones que se encuentran en la cinta de opciones
de fórmulas en el subgrupo de biblioteca de funciones. La estructura correcta de los
operadores base es la misma, primeramente, tenemos que empezar nuestra función
como cualquier otra con el operador igual (=). Seguido de esto debe señalar la
instrucción o función que desea realizar (suma, promedio, etc.), a esto tendremos que
añadir el rango de celdas a las cuales le emplearemos la función.
4.1 Utilizar la función SUMA.
La función SUMA es encargada de sumar las cantidades incluidas en un determinado

rango de celdas, para ello es necesario posicionarse en la celda en la cual necesito
hacer el cálculo e introducir el operador igual (=) para indicar que voy a introducir
una fórmula y no una cadena de datos, seguido de esto introducir la palabra suma y
entre paréntesis agregar el rango de celdas que deseo incluir en mi cálculo o
solamente seleccionarlos con mi mouse en la tabla.
Esto también lo podemos realizar en el botón de Autosuma ubicado en nuestra

biblioteca de funciones, esta manera es la adecuada cuando no estamos muy
familiarizados con Excel, ya que crea un grupo de configuraciones, guiadas y
especificadas por Excel, en el cual indica cómo deben ir estructuradas las fórmulas
dependiendo del operador que se desee realizar.
Por ejemplo, deseamos calcular la sumatoria de las celdas del sueldo, lo más fácil es
posicionarse en la celda donde vamos a realizar el calculo poner =suma y abrir un
42
paréntesis para seleccionar el rango que vamos a utilizar en el cálculo, una vez
seleccionado el cálculo es importante cerrar el paréntesis que abrimos para indicar
que hasta esa celda se realizará el cálculo.
Otra manera posible para realizar el cálculo

sería posicionarse en la celda que
contendrá el cálculo y dar clic en el botón
de insertar función para que nos despliegue
la ventana del asistente de fórmulas,
primeramente tengo que buscar la fórmula
que deseo emplear, para posteriormente
seleccionarla y empezar a configurar los
aspectos del contenido.
Una vez en la ventana de los

argumentos de función
debemos introducir los grupos
de celdas correctamente, para
ello una nota al pie de la
ventana nos va indicando que
argumento va en cada parte
de la configuración, en el caso
de la función suma en el
apartado de número 1, tendremos que poner el rango de celdas a calcular, esto se
puede hacer con el mouse seleccionando el rango de celdas o bien con el teclado.
43
4.2 Utilizar la función CONTAR.
La función contar devuelve el número de celdas que contienen un valor numérico

dentro de un determinado rango. Las celdas con texto o vacías no se contarán y se
excluirán, las celdas con valor numérico 0 también formarán parte de la cuenta ya
que, aunque no tenga valor por sí solo, no deja de ser un número.
Para ello necesito posicionarme en la celda que tendrá el cálculo, la manera más
sencilla es teclear el carácter de =CONTAR (observemos como aparece una lista
debajo con algunas opciones de operadores posibles a utilizar en la barra de
fórmulas) después abriré un paréntesis para seleccionar el rango de celdas a evaluar
o bien teclear la primer y ultima celda del rango delimitadas con ( : ),
la segunda manera es mediante el asistente de fórmulas en el cual debemos buscar

primero la función a emplear para posteriormente configurar los argumentos en el
cual seleccionare el rango a utilizar o bien teclearlo sin olvidar delimitar las celdas
mediante ( : )
Podemos visualizar como las

notas de ayuda del
asistente de configuración
de fórmulas nos indica que
podemos introducir hasta
255 argumentos.
44
4.3 Utilizar función CONTARA.
La función CONTARA devuelve el número de celdas no vacías dentro de un rango, es

decir, deben contener un dato alfanumérico (números y letras), solo se omitirán las
celdas vacías.
Es sencillo utilizar esta función ya que solo

debemos introducir el operador Contara
seguido del rango de celdas que se
calcularán,
o mediante el asistente de fórmulas o

mediante el asistente de fórmulas.
4.4 Utilizar la función PROMEDIO.
La función promedio suma todas las cantidades contenidas en un determinado rango

de celdas y las divide por la cantidad de celdas que contiene dicho rango.
Supongamos que deseo conocer mis calificaciones como lo muestra el ejemplo, la

función promedio sumara las 3 calificaciones obtenidas y las dividirá entre 3 para
obtener mi promedio, de esta manera una vez hecho el cálculo podría arrastrar mi
cálculo, ya que en las demás celdas voy a realizar el mismo cálculo, es decir un
promedio, y como estoy utilizando referencias relativas estas se adecuarán según las
coordenadas de la celda donde se arrastrara la fórmula.
45
En esta ocasión el asistente de
función nos podría ser muy útil
cuando las celdas que deseo
introducir se encuentran
separadas, por ejemplo, si yo
quisiera promediar solamente la
columna 1 y 3 de calificacion.
Veamos como quedan delimitadas las

celdas dentro de la fórmula mediante comas.
4.5 Utilizar la función MIN.
La función MIN devuelve el valor numérico de menor tamaño de un determinado

rango de celdas. La fórmula admite el valor 0, las celdas que contienen texto en el
rango se omiten.
Para aplicar esta función es necesario posicionarse en la celda donde se realizará el

cálculo e introducir la función =MIN(rango)
Por ejemplo deseo saber cuál es la calificación más baja de un determinado grupo.
46
4.6 Utilizar la función MAX.
La función MAX devuelve el valor numérico de mayor tamaño de un determinado

rango de celdas. La fórmula adminte el valor 0, las celdas que contienen texto en el
rango se omiten.
Para aplicar esta función es necesario posicionarse en la celda donde se realizará el

cálculo e introducir la función =MAX(rango)
Por ejemplo deseo saber cuál es la calificación más alta de un determinado grupo
Las funciones MIN y MAX por lo general se utilizan para calcular comparativas de
números tanto menores como mayores, por ejemplo un agente de ventas desea
saber cuál fue su menor y mayor venta, o deseo calcular la calificación más alta y
más baja de un grupo, o quizá necesito saber que empleado genera más y menos
productividad, o quizá en la toma de decisiones de que objeto me da mayor o
menor rendimiento, en fin son una herramienta muy especial para crear
comparativas diversas en rangos de celdas además de que su uso es muy sencillo.
47
4.7 Utilizar fórmulas para crear subtotales.
Esta función nos permite hacer cálculos dentro de un grupo determinado

de datos, primeramente, es necesario tener los datos ordenados
conforme a un grupo de la tabla como lo observamos en el tema de
criterios de ordenación. Ya que si no contamos con este orden se nos
podría complicar el cálculo, o simplemente no se vería bien hablando en
cuestión de estética. Una vez ordenados y agrupados los datos de una tabla
conforme un grupo basta con seleccionar dicha tabla y pulsar el botón subtotales
que aparece en la cinta de Opciones datos de nuestro Excel.
Esta opción cuenta con diferentes tipos de

cálculos tales como sumar, contar, promediar
entre otras, en ella usted podrá elegir qué
tipo de cálculo desea realizar a partir de la
operación. El apartado de Para cada cambio
es la opción que nos da la fórmula para
especificar cada cuando realizar ese cálculo
conforme los grupos (columnas) que
contenga mi tabla o conforme ordene mi
tabla, mientras que el apartado de agregar
subtotal son las opciones que debemos
habilitar para indicar en dónde se realizará la
operación o los datos a los que se les aplicará
la función elegida.
De esta manera visualisare la tabla con el cálculo de subtotales, en ella observaré los
conectores de agrupar y desagrupar que me sirven para ocultar o mostrar los datos
que contienen los cálculos para sólo observar los datos totales.
48
4.7.2 Seleccionar rangos para crear subtotales.
Una manera diferente pero más compleja es realizar los cálculos de subtotales a partir
de una fórmula configurada por nosotros mismos, esto se obtiene posicionándonos
dentro de la celda en la cual queremos realizar el cálculo y presionar el botón de
insertar fórmulas para abrir el asistente de fórmulas, una vez dentro del asistente debo
configurar lo siguiente:
49
EL apartado de Num_función hace referencia al número de operación que deseo
introducir en la fórmula, un promedio, una suma, contar, etc. Esta nomenclatura ya
viene configurada dentro de Excel de la siguiente manera:
Mientras que los apartados de Ref1….Ref2…Ref3….. se debe incluir los rangos de

celdas que se van a incluir en el cálculo de los subtotales.
4.7.3 Modificar un rango en un subtotal.
Para modificar un rango en un cálculo utilizado en subtotales podemos realizarla

mediante dos maneras, la primera es como anteriormente se vio, posicionándonos en
la celda que contiene ya el cálculo y dando clic en el botón de insertar fórmula de la
cinta de opciones fórmula, abriendo el asistente para fórmulas.
50
O bien mediante el botón de subtotales que se encuentra en la cinta de Opciones
datos, puedo seleccionar la operación que deseo hacer, las cantidades o los rangos
que deseo calcular y cada cuándo realizar el cálculo.
4.8 Controlar el aspecto de las fórmulas.
Como podemos recordar Excel trabaja con cadenas de datos al igual que con
fórmulas y funciones, al momento de estar introduciendo una función en Excel, esta
solo se desplegará cuando esté posicionado en dicha celda, una vez desarrollada la
fórmula, esta solo aparecerá en la barra de fórmulas, en este apartado veremos
cómo puedo visualizar las fórmulas de manera general.
4.8.1 Mostrar las fórmulas en pantalla.
Para ver las fórmulas realizadas dentro de una hoja de cálculo es necesario utilizar el
botón de Mostrar fórmulas que se encuentra en la cinta de Opciones de fórmulas,
este botón desplegará todas las celdas con las fórmulas desarrolladas, de esta
manera usted podrá evaluar y ver qué tipo de cálculos realiza, así como los posibles
errores que haya cometido en el desarrollo o implementación de dichas fórmulas.
Recuerde que una vez realizadas las fórmulas en la vista normal los resultados de los
cálculos son los que aparecerán dentro de la celda, mientras que las fórmulas sólo las
puedo visualizar teniendo que dar clic en la celda y ver la fórmula en la barra de
fórmulas, entonces este botón nos sería de gran ayuda para tener una visión general
de todas las fórmulas al mismo tiempo.
51
4.8.2 Imprimir las fórmulas.
Para imprimir la vista la cual contendrá o desplegará las fórmulas, es necesario activar
el botón de mostrar fórmulas, primeramente, una vez en la vista de mostrar formulas
podremos imprimir en la cinta de opciones inicio en el apartado de imprimir, este
botón desplegará una vista preliminar del aspecto que contendrá mi impresión, en el
cual puedo visualizar las fórmulas en lugar de los resultados.
Este es el aspecto que contendrá la hoja de cálculo una vez activo el botón de
mostrar fórmula para posteriormente ir al botón imprimir como anteriormente se
comentó ubicado en la cinta de opciones archivo de Excel.
* Este tipo de vista también puedo observarlo en la cinta de opciones vista en el cual
puedo estar trabajando con el archivo al mismo tiempo.
52
Unidad 5. Fórmulas avanzadas.
Fórmulas Avanzadas a partir de una o múltiples condiciones.
En esta unidad veremos fórmulas condicionales, es decir operaciones que se realicen

siguiendo uno o múltiples criterios o condiciones, anteriormente utilizamos
operaciones que hacían una acción específica tal como sumar, contar, promediar,
etc. Pero estas operaciones se aplicaban a un determinado rango sin importar
condición alguna, es decir la operación se aplica a todas las celdas del rango.
5.1 Utilizar la fórmula SUMAR.SI
La fórmula Sumar.Si realiza la sumatoria de un determinado rango de celdas que

cumplen una condición determinada. Esta función es utilizada cuando queremos
interponer un condicional para la realización de la operación base, es decir, quiero
sumar todas las cantidades menores que 100, la operación base sería la suma y la
condicional sería todo numero menos de 100.
Por ejemplo, imaginemos que en el siguiente ejemplo deseo calcular cuál es mi gasto
al comprar ciertos carros que su valor de compra sea menor a 100,000.
53
Lo primero que tengo que realizar es posicionarme en la celda en la que deseo
realizar el cálculo y posteriormente darle clic al botón de insertar función ubicada en
la cinta de opciones fórmula para que nos despliegue el asistente de fórmula.
En la imagen anterior podemos observar de qué manera debemos configurar mi

fórmula, en la cual en el apartado de rango necesito introducir las celdas que van a
contener la condición a evaluar, es decir, si la condición para realizar la sumatoria es
que los precios de venta sean menores a 100,000, en el apartado de rango necesito
poner el rango de celdas que contienen los precios de venta ya que es ahí donde
encontrare la condición, la parte del criterio es la condición que deseo introducir en
este caso es un número menor a 100,000 por lo tanto necesito usar los caracteres de
 mayor que  >= mayor o igual que

 < menor que  <= menor o igual que
Por último, el rango_suma es el rango de celdas que se van a sumar en este caso las
celdas que se van a sumar son las mismas que tienen el criterio; el rango de los
precios de venta, por lo tanto, se puede omitir este apartado ya que, si se omite,
Excel utilizará las marcadas en el apartado de rango. Si el rango de suma será
diferente al de rango es necesario marcarlo.
54
Por ejemplo, si deseo calcular los precios venta de los carros en la cual la ganancia
obtenida supere a los diez mil pesos, ahí la condición es que la ganancia sea mayor a
10,000 y las cantidades a sumar están en los precios de venta por lo cual quedaría:
Rango: Celdas que contendrán la ganancia

Criterio: >10000
Rango_suma: Celdas que se van a sumar que en este caso serían los precios de venta
5.2 Utilizar función SUMAR.SI.CONJUNTO.
La función SUMAR.SI.CONJUNTO suma las cantidades de un determinado rango de

celdas que cumplen con dos o más criterios, es decir, dos o más condiciones, lo que
difiera esta fórmula de la anterior es solamente el número de criterios a contener y en
la estructura de la fórmula, en la práctica cotidiana del uso de la plataforma Excel,
vamos dejando a un lado los asistentes de fórmulas, ya que vamos desarrollando
habilidades para estructurar las fórmulas, es por eso que debemos tener en cuenta la
estructura de las mismas, pero aquí lo veremos mediante el asistente.
Partiendo de lo anterior, y siguiendo con el ejemplo, para desarrollar esta fórmula es

necesario posicionarnos en la celda que contendrá el cálculo y después seleccionar
el botón de insertar fórmula ubicado en la cinta de opciones fórmulas para que
empecemos con el asistente su configuración, en este asistente encontraremos los
siguientes aspectos:
Rango_suma: son las celdas que se van a calcular (sumar)

Rango_criterio1: Son las celdas en las que estará la primera condición
Criterio1: Es la primera condición
Rango_criterio2: Son las celdas que contendrán el segundo criterio (este aparecerá al
momento de poner el primer criterio)
Nota: La cantidad de criterios y de rango criterios dependerá de qué tantas

condiciones va a contener su fórmula y estos aparecerán al momento de configurar
el anterior.
55
Por ejemplo, en la siguiente ilustración, queremos calcular la cantidad de dinero que
se vende por todos aquellos vehículos que me cuestan menos de 100,000 pesos y que
me generan una ganancia menor a 10,000, ocasión en la cual debo calcular los
precios de venta y los
rangos que contendrán
las condiciones o
criterios, serán los
precios de compra y
ganancias.
5.3 Utilizar la función CONTAR.SI.
La función Contar. Si, cuenta todas aquellas celdas que contienen un dato numérico
que cumple con cierta condición, la función contar que vimos anteriormente me
contaba todas aquellas celdas de un rango de celdas determinado que contenían
un dato numérico sin importar más, por ejemplo en las oraciones cuenta todos los
camiones que pasan por la calle, la oración solo ordena contar sin importar ninguna
condición, pero al momento de poner un condicional mi oración sonaría distinta por
ejemplo: cuenta todos aquellos camiones que pasan por la calle que van para el
municipio de Monterrey, aquí ya existiría una condicionante.
56
Para desarrollar la función es necesario
posicionarse en la celda que
contendrá el cálculo y accionar el
botón de insertar fórmula para que nos
despliegue el asistente de fórmulas,
primeramente, ubico la función.
Una vez posicionados y en el asistente contaremos con los siguientes aspectos a

configurar :
Rango: Es el rango de celdas que se van a contar y también deben ser las mismas
celdas que contendran la condición.
Criterio: Es la condición que deben contener los números para que vayan dentro de
la cuenta.
En nuestro ejemplo
deseo calcular la
cantidad de carros que
me cuestan mas de 100
mil pesos.
5.4 Utilizar la función CONTAR.SI.CONJUNTO.
La fórmula Contar.Si.Conjunto cuenta las celdas de un determinado rango de celdas

que cumplen con dos o más condiciones. Los aspectos de esta fórmula son muy
similares a los de la formula contar.si en su estructura.
57
Para desarrollar esta fórmula es necesario posicionarse en la celda que va a contener
el cálculo para después activar el asistente de fórmulas, una vez dentro del asistente
le aparecerán los siguientes criterios a configurar:
Rango_criterio1: Es el rango o las celdas que van a contener la primera condición.
Criterio1: Es la primera condición que deberán tener los datos dentro de las celdas
estipuladas en el rango 1.
Rango_criterio2: Es el rango o las celdas que contendrán la segunda condición.
Criterio2: Es la condición que deberán contener los valores que estén en las celdas
estipuladas en el rango 2.
Nota: Si una de las dos condiciones no se cumple la celda no se contará dentro del
cálculo. Las celdas vacías dentro del rango se omiten. Los criterios pueden ser texto o
número.
En el siguiente ejemplo se observa que se intenta calcular el número de vehículos que

su precio de venta es mayor a 100,000 y que su ganancia sea mayor a 12,000,
previamente el asistente de fórmula nos desplegó un resultado antes de aceptar la
configuración de la fórmula.
58
5.5 Utilizar la
función
PROMEDIO.SI.
La función Promedio.Si ,
calcula la sumatoria
de un determinado rango
de celdas que cumplen
con una determinada condición y se divide entre la cantidad de celdas que
conforman el rango. Anteriormente usted calculó un promedio para un determinado
rango de celdas sin importar condición alguna, pero al momento de haber un criterio
o condición la estructura de la fórmula cambiará.
Para calcular un promedio con un condicional es necesario posicionarnos en la celda

que contendrá el cálculo para abrir el asistente de formula mediante el botón de
insertar formula, una vez encontrada la función en el asistente le aparecerán criterios
que usted tendrá que configurar.
Rango: Son las celdas que van a contener la condición.

Criterio: Es la condición que deberán tener las celdas para ser incluidas en la
operación, puede ser texto o número.
Rango_promedio: Son las celdas que van a promediar los valores después de que las
celdas incluidas en rango cumplan la condición
Nota: Si el rango_promedio se queda vacío se promediarán las celdas que estén en el

rango. El rango y el rango_promedio no necesariamente deben ser el mismo. Las
celdas vacías incluidas en los rangos se omiten.
En el ejemplo anterior se pretende calcular el promedio de ganancias mayores a

5,000, por lo tanto, las celdas que van a contener el criterio son las ganancias, y las
celdas que se calcularan, serán también las ganancias, por lo tanto, siguiendo de la
59
instrucción de que si Rango_promedio se deja vacío se tomaran las celdas incluidas
en el rango, dejaremos el argumento Rango_promedio vacío.
60
5.6 Utilizar la función PROMEDIO.SI.CONJUNTO.
Esta función calcula el promedio de todas las celdas incluidas en un rango

establecido, es decir, suma todas las celdas de un rango de celdas que cumplen con
2 o más condiciones y las divide entre el número de celdas que cumplieron con
dichas condiciones. La estructura de la fórmula es diferente a la de promedio.si es por
ello que debo tener cuidado al momento de desarrollarla en la barra de fórmulas, si
uso el asistente de fórmulas los argumentos que tendré que configurar son los
siguientes:
Rango_promedio: Son las celdas que contendrán las cantidades a promediar.

Rango_criterio1: Son las celdas que contendrán la primera condición.
Criterio1: es la condición expresada en forma de texto o número que deberán tener
las celdas Rango_criterio1 para su cálculo.
Rango_criterio2: Son las celdas que contendrán la segunda condición.
Criterio2: Es la segunda condición que deberá contener las celdas referidas en el
Rango_criterio2.
Nota: Al momento de agregar un rango de criterio se habilitará un argumento más

para que usted pueda desarrollar varios criterios o condiciones. Las celdas que estén
en blanco se omiten en la operación. Los criterios pueden ser números o texto.
En la siguiente ilustración se muestran los criterios que configuración de la función

promedio.si.conjunto en la cual se pretende calcular el promedio de las ganancias
de todos aquellos vehículos tienen más de 5% de ganancia y que su precio de venta
es mayor a 100,000. En primera instancia el cálculo que quiero realizar es de las
ganancias, por lo tanto, estas celdas serán las incluidas en el argumento de
rango_promedio, la primera condición es que su porcentaje de ganancia sea mayor
a 5%, por lo tanto, esta será el primer criterio y el rango que las contendrá serán las
celdas del porcentaje de ganancia. La segunda condición es que su precio de venta
sea mayor a
100,000 por lo
tanto este sería el
criterio2, mientras
que las celdas
que contienen
esta condición
serán las del
precio de venta.
61
Mientras que la estructura de la función quedaría de la siguiente manera:
62
Unidad 6 Fórmulas Avanzadas II.
6.1 Utilizar fórmulas para buscar datos en un libro.
Realizar una búsqueda en Excel de algún contenido o un texto o número es sencillo,

solo dando clic al botón buscar que aparece en mi cinta de opciones inicio. Pero que
sucede si quiero implementar una búsqueda a partir de una fórmula para que me
devuelva un valor. Realizar un motor de búsqueda es obtener resultados de una tabla
a partir de un valor de entrada, existen dos tipos de búsqueda, según la estructura de
la tabla y dependiendo de los resultados que usted desee obtener.
6.1.1 Función BuscarH.
La función BuscarH busca un valor dentro de una tabla que se encuentra en la primer
fila, de ahí se desprende su nombre ya que la búsqueda la realiza de manera
horizontal, una vez encontrado el valor deseado, esta fórmula devolverá el valor que
se encuentre en las filas siguientes según usted configure. Una manera de visualizar y
entender esto es mediante la siguiente ilustración, supongamos que usted tiene una
tabla como la siguiente y desea encontrar la x, Para implementar la función BuscarH
debo asegurarme que el valor que voy a buscar se encuentre en la primera fila de mi
tabla de datos, la función BuscarH una vez encontrado el valor podrá devolver los
resultados de otras filas de esa misma columna como lo muestra la imagen.
a b c d x e f g
Valor
devuelto
Valor
devuelto
Valor
devuelto
Valor
devuelto
Una vez comprendido lo anterior veamos cómo se estructura esto en la práctica.

Antes de insertar la fórmula es recomendable generar un motor de búsqueda para no
confundirnos o que algo salga mal en nuestra fórmula, este motor de búsqueda
deberá contener el nombre de los campos de los cuales deseo conocer su valor y
también el campo que generará el valor que buscaré.
63
Nota: No es necesario que el motor de búsqueda se genere en la misma hoja que la
tabla que contiene la información, es posible generar una búsqueda desde otra hoja,
solamente hay que hacer referencia en los argumentos de la función. No es necesario
que se devuelvan todos los valores de la misma columna que el valor encontrado.
Como usted puede observar en el motor de búsqueda se devolverán los resultados

que estén en la misma columna que el valor que usted quiso buscar. Pero cómo
queda esto traducido a la práctica.
Como podemos visualizar la celda de valor buscado la dejaremos en blanco en

nuestro motor de búsqueda, esta celda contendrá un valor aleatorio, es decir un
valor que constantemente estaré cambiando ya que no siempre buscaré el mismo
valor dentro de la primera fila, para ello esta celda la usaremos como referencia de
celda, en donde debo introducir la fórmula será en aquellas celdas en las que espere
un valor devuelto en mi motor de búsqueda. Una vez ubicado en la celda donde
deseo introducir la función daré clic en el botón de insertar función de la cinta de
opciones fórmulas para posteriormente buscar la fórmula y desplegar el asistente de
fórmulas. Una vez en el asistente, nos pedirá configurar los siguientes argumentos para
estructurar la función:
Valor buscado: Valor o celda que contendrá los valores que deseamos buscar en la
primera fila de una tabla.
Matriz_buscar_en: Es toda la tabla donde se realizará la búsqueda en la primer fila.
Indicador_filas: Es el número de fila de la matriz especificada, de la cual espero el
valor devuelto una vez que se encuentre el numero buscado.
Ordenado: Es el tipo de valor que me devolverá como resultado una vez que se haya
realizado la búsqueda solo puede ser.
Verdadero o Falso (si introduzco un valor que no se encuentra en la tabla verdadero
me devolverá un resultado más próximo, mientras que falso deberá devolverme la
coincidencia exacta del valor buscado, si este no se encuentra me devolverá como
resultado N/A).
64
Como usted puede observa en el apartado de Valor_buscado no se tiene una cifra o
un texto específico, en lugar de eso esta una referencia de celda, la cual indica que
dentro de esa celda contendrá el valor que usted va a introducir para buscar
Una vez configurada la función me devolverá de principio N/A, el motivo de esto es

porque no tengo ningun valor ya sea de texto o numérico en la celda que tengo
como referencia en el apartado de Valor_buscado en los argumentos de mi función,
en nuestro caso sería para la celda que contendrá el mes (B1). Una vez que
introduzca un valor dentro de esta celda puedo observar como me desplegará un
valor en la celda donde introduje mi fórmula (valor devuelto) en nuestro caso
introduje la función en la celda que contendrá la cantidad del dia 1 para un
determinado mes. Si yo pongo cualquier mes, en dia 1 me devolvera la cantidad de
personas correspondientes a ese dia1, por ejemplo para junio le corresponderan 250.
65
6.1.2 Función BuscarV.
La función BuscarV realiza el proceso contrario a la función BuscarH, la función

BuscarV busca un valor dentro de una tabla que se encuentra en la primera
columna, de ahí su nombre ya que la búsqueda se realizará de manera vertical, una
vez encontrado el valor deseado, esta fórmula devolverá el valor que se encuentre
en las columnas continuas de la misma fila según usted configure. Una manera de
visualizar y entender esto es mediante la siguiente ilustración; supongamos que usted
tiene una tabla como la siguiente y desea encontrar la x, Para implementar la función
BuscarV debo asegurarme que el valor que voy a buscar se encuentre en la primera
columna de mi tabla de datos, la función BuscarV una vez encontrado el valor podrá
devolver los resultados de otras columnas de esa misma fila como lo muestra la
imagen:
x Valor Valor Valor Valor Valor Valor Valor

devuelto devuelto devuelto devuelto devuelto devuelto devuelto
Partiendo de lo anterior veamos cómo se estructura esto en la práctica. Antes de

insertar la fórmula es recomendable generar un motor de búsqueda como se
mencionó anteriormente en la función pasada, esto con el fin de no confundirnos en
nuestra fórmula, este motor de búsqueda deberá contener el nombre de los campos
de los cuales deseo conocer su valor y también el campo que generará el valor que
buscaré.
66
Nota: No es necesario que el motor de búsqueda se genere en la misma hoja que la
tabla que contiene la información, es posible generar una búsqueda desde otra hoja,
solamente hay que hacer referencia en los argumentos de la función en el apartado
de Matriz_buscar_en. No es necesario que se devuelvan todos los valores de la misma
fila que el valor encontrado.
En el motor de búsqueda se devolverán los resultados que estén en la misma fila que
el valor que usted va a buscar.
La celda de valor buscado la dejaremos en blanco en nuestro motor de búsqueda,

ya que esta celda contendrá un valor aleatorio, esta celda la usaremos como
referencia de celda, voy a introducir la fórmula en aquellas celdas en las que espero
me regrese un valor en mi motor de búsqueda. Una vez ubicado en la celda abriré el
asistente de fórmulas en el botón de insertar función. El asistente nos pedirá configurar
los siguientes argumentos para estructurar la función:
Valor buscado: Valor o celda que contendrá los valores que deseamos buscar en la
primera columna de una tabla.
Matriz_buscar_en: Es toda la tabla donde se realizará la búsqueda en la primera
columna.
Indicador_columna: Es el número de columna de la matriz especificada, de la cual
espero el valor devuelto una vez que se encuentre el número buscado.
Ordenado: Es el tipo de valor que me devolverá como resultado una vez que se haya
realizado la búsqueda sólo puede ser Verdadero o Falso.
Observe como en Valor_buscado tengo una referencia de celda, es ahí en donde yo

voy a poner el valor que deseo buscar, que como anteriormente se dijo lo estaré
cambiando a cada momento para que me esté devolviendo los resultados de otras
búsquedas, mientras que el indicador lo mantengo en número 2 que será el número
67
de columna de mi matriz o tabla que me devolverá el valor una vez que encuentre el
valor, es decir como la fórmula la estoy poniendo en el apartado correspondiente de
apellido, precisamente los apellidos se encuentras en la segunda columna de mi
tabla.
Observe en la imagen, como se desplegó la leyenda de N/A, esto es porque no he

introducido nada aún en la celda correspondiente en matrícula, por lo tanto, si no
tengo ninguna matrícula no tengo ningún apellido. Recordemos que la matricula será
mi valor buscado ya que estas son los valores de la primera columna de mi tabla y
buscarV precisamente busca en la primera columna de una tabla.
Una vez que introduzca una matrícula yo puedo observar que esa matrícula le
pertenece a un apellido como se puede mostrar en la siguiente imagen.
Posteriormente si yo quiero que me devuelva el nombre, grupo y turno de una
determinada matrícula yo debo configurar en mi indicador de columna el número de
columna que contiene estos valores, por ejemplo, para que me devuelva el nombre
mi indicador debería ser 3 ya que la tercera columna pertenece al rango de los
nombres.
68
69
6.2 Agregar funciones lógicas condicionales.
Como anteriormente vimos en las fórmulas avanzadas, trabajamos con fórmulas o

funciones condicionales, es decir, operaciones con alguna condición, estuvimos
trabajando con el condicional si, si se cumple o no se cumple con una condición,
este tipo de funciones es útil cuando queremos que nos devuelva la respuesta a una
pregunta mediante una condición. Trabajar con condicionales no es complicado ya
que los argumentos de configuración son muy sencillos, las fórmulas que veremos a
continuación, todas trabajan mediante un criterio o condición, es decir, si se cumple
o no se cumple un criterio.
6.2.1 Utilizar la función SI.
La función si nos devolverá una respuesta según una condición puesta, es decir, si se
cumple o no se cumple la condición, en la función si es posible configurar el tipo de
respuesta que yo pienso obtener mediante una condición, por ejemplo en una
escuela, si un alumno acredita o no una materia dependerá de que su calificación
sea aprobatoria, en función de eso, el estándar de medición será un 7, es decir, si el
alumno no obtiene una calificación de 7 o más, ese alumno estará en calidad de
reprobado, de lo contrario el alumno acreditara esa materia, por lo tanto mi criterio
seria que su calificación sea (>=7). Pero veamos cómo se traduce esto a la práctica.
Principalmente debemos
posicionarnos en la celda
que contendrá la
condicional, para
posteriormente activar el
asistente de fórmulas
ubicado en la cinta de
opciones fórmulas, para
buscar la función.
70
Una vez ubicada la función el asistente nos desplegara los siguientes criterios de
configuración:
Prueba_lógica: es el criterio de condición que deberá evaluarse en una celda.

Valor_si_verdadero: Es la respuesta que nos desplegará si la prueba_lógica se cumple.
Valor_si_falso: Es la respuesta que nos desplegará si la prueba_lógica no se cumple.
En nuestro ejemplo se desea evaluar la situación de un grupo, saber quién pasó y

quién no, partiendo de esto mi prueba lógica deberá ser que su promedio sea mayor
o igual a 7, si esto se cumple se desplegará aprobado, si no se cumple se desplegará
reprobado, por lo tanto la configuración sería la siguiente:
71
6.2.2 Utilizar la función Y.
La función devolverá verdadero si todas las condiciones se cumplen, en caso de que

alguna de las condiciones no se cumplan nos devolverá falso. En esta función es
diferente a la anterior ya que la función Y solo devolverá dos tipos de respuesta:
Verdadero o Falso, cosa que no sucedía en la función Si. Parte de la frase “se cumple
esto Y se cumple aquello”
El criterio de configuración es el mismo, sólo que en esta ocasión no habrá

configuración, para si se cumple o no se cumple la condición, sólo existirán los
valores lógicos que son las condiciones a evaluarse dentro de la fórmula.
Los argumentos de configuración de la fórmula dependerán de qué tantos valores

lógicos desee configurar, el límite de valores lógicos son 255, partiendo del ejercicio
anterior supongamos que yo deseo saber si los alumnos aprobaron sus tres parciales,
tendría que poner 3 condiciones diferentes para que se me despliegue verdadero,
72
6.2.3 Utilizar la función O.
La función O devuelve verdadero si tan solo una de sus condiciones se cumple, si

ninguna de sus condiciones es cumplida la función O devolverá falso. La función O es
muy similar a la función Y respecto a su estructura, ya que estas sólo contienen valores
lógicos que son las condiciones que serán evaluadas en la función, la parte operativa
de la función O es todo lo contrario a la de la función Y, ya que en la función O con
tan solo una de las condiciones que yo configuré sea cumplida esta me devolverá la
palabra verdadero, puedo aplicar hasta 255 condiciones al igual que en la función Y.
Parte de la frase “se cumple esto O se cumple aquello”.
Por ejemplo, si en nuestro ejemplo queremos saber si el muchacho reprobó todos sus
exámenes necesito saber si la condición se cumplirá en cada una de sus
calificaciones.
73
6.2.4 Utilizar la función NO.
La función NO cambia Verdadero por Falso, y Falso por Verdadero según una
condición dada. Anteriormente vimos cómo funcionaba el condicional SI, el cual nos
decía si se cumplía o no una condición, para la función NO es totalmente lo inverso,
en esta función se evalúa la condición dada y si esta condición se cumple lo marcara
como falso, por ejemplo, en el ejercicio anterior vimos que si un alumno obtenía una
calificación de 7 o mayor a esta se cumpliría una condición, para la función NO, si
este alumno obtiene 7 o más en su calificación esta función le arrojaría FALSO a pesar
de que esta condición si sea cumplida. Responde la pregunta ¿no se cumplió la
función? Y si no se cumple arroja verdadero y si se cumple arroja falso.
Observe como en esta funcion solamente puede poner un solo valor lógico a
diferencia de las funciones Y, O.
Así mismo, en esta función sólo devolverá valores como VERDADERO Y FALSO a
diferencia de la funcion SI en la cual yo configuraba la respuesta para esa condicion.
74
6.2.5 Utilizar la función SI.ERROR.
LA función SI.ERROR devolverá el valor configurado en el argumento Valor_si_error, de

lo contrario devolverá lo configurado en el argumento Valor. Es principalmente usada
para verificar la buena estructura de las funciones o fórmulas hechas a lo largo de
una hoja de cálculo. Se verificarán y evalúan los errores comunes como #N/A,
#¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!
Los argumentos de configuración son los siguientes:
Valor: Es el argumento donde se va a evaluar la operación.

Valor_si_error: Es el resultado que devolverá si se detecta un error en valor.
Por ejemplo evaluaremos las siguientes operaciones:
75
76
6.3 Utilizar fórmulas para formatear texto.
Como bien sabemos Excel no es tanto una plataforma para trabajar con edición de
textos, es por ello que en la práctica puede ser tedioso esto, comúnmente trabajamos
más con cantidades numéricas con Excel y la parte de edición se la dejamos a una
plataforma como Word o PowerPoint, es por eso que aquí veremos unos pequeños
tips para trabajar un poco con la edición de texto de manera rápida en Excel, ya que
cuando trabajamos con Excel es porque utilizamos una cantidad de datos un poco
grande y esto podría afectarnos en cuestión de tiempo al momento de editar texto.
6.3.1 Utilizar la función MAYUSC.
La función MAYUSC transforma una cadena de texto a letras mayúsculas, la cadena

de texto que deseamos convertir no puede estar en la misma celda que el contenido
original, puede hacer uso del copiado y del pegado si desea hacer uso de este
contenido, es decir si usted borra el texto de origen se borrara el contenido en donde
este la formula MAYUSC y solo permanecerá la función, lo recomendable es una vez
que haya convertido el texto a MAYUSCULA copie el texto a una nueva celda y
hacer uso de las opciones de pegado tipo valores para que solo se conserve el texto.
De esta manera cuando usted borre el texto de origen, se borrará el texto convertido
y sólo aparecerá la función en esa celda y el texto que usted previamente copió.
Observe como desaparece el texto origen en la imagen pero a pesar de ello en la
77
celda que hicimos la conversion sigue apareciendo la fórmula, así como tambien
permanecerá el texto copiado.
6.3.2 Utilizar la función MINUSC.
Utilizar la función MINUSC es el proceso de todo lo contrario de la función anterior,

MINUSC convierte la cadena de un texto a minúsculas, al igual que la función anterior
no es posible hacer esta operación en la misma celda en la que se encuentra el texto
origen, ya que nos marcará un error en Excel como el que se muestra en la imagen.
Una vez insertada la función, si usted quiere conservar el texto modificado, deberá
realizar la misma operación que lo hizo con la función MINUSC necesita copiar el texto
modificado para que en las opciones de copiado conserve sólo los valores del texto y
de esta manera el texto modificado no se borre cuando elimine el texto origen.
78
6.3.3 Utilizar la función NOMPROPIO.
La función NomPropio convierte la primera letra de un texto a mayúscula y las demás

letras a minúscula, esta función también convertirá a mayúscula toda letra que se
encuentre después de un caracter especial o de un espacio. La función NomPropio
se desarrolla igual que las funciones MINUSC y MAYUSC, el texto convertido no puede
estar en la misma celda que el texto original, para conservar el texto es necesario
realizar una copia del texto modificado y en sus opciones de pegado establecer que
solo se deseará copiar los valores de la celda, para evitar que cuando borremos el
texto origen se borre también el texto modificado.
79
6.3.4 Utilizar la función SUSTITUIR.
La función sustituir realiza el cambio completo de una palabra, es decir sustituye una
palabra dentro de una celda para cambiarla por otra, es lo que comúnmente usted
realiza en Word con el botón remplazar, como anteriormente se mencionó Excel es
una plataforma para tratar datos y realizar cálculos y no tanto en la parte de edición
de texto, en Excel existe este comando sustituir que es el encargado de cambiar una
palabra por otra dentro de una cadena de texto, esto lo podemos hacer fácilmente
con el asistente para función ya que solo tenemos que ingresar los siguientes criterios
de configuración:
Texto: Es el texto o referencia de celda que contendrá el Texto que deseo cambiar.
Texto_original: Es la parte del texto que deseo cambiar (distingue mayúsculas y
minúsculas).
Texto_nuevo: Es el texto por el cual voy a remplazar.
Num_de_ocurrencia: Se especifica el caso en el que ocurre la palabra a sustituir por
decir si la palabra aparece en tres celdas diferentes, aquí especificare en cuál de las
tres deseo cambiar el texto, si esta parte se omite se cambiaran las tres.
80
Unidad 7 Tablas Dinámicas.
Las tablas dinámicas son una herramienta de la plataforma de Excel, la cual nos
permite de una manera muy sencilla resumir y analizar grandes cantidades de
información, es una herramienta que, aunque parezca muy difícil o rara de utilizar es
muy fácil de aplicar a datos dentro de una hoja de cálculo. Una tabla dinámica es
capaz de resumir una tabla con grandes cantidades de tal manera en la cual yo
pueda checar y analizar de manera rápida toda la información concentrada a lo
largo de mi hoja. Las tablas dinámicas son una forma muy sencilla de realizar resumen
de datos sin utilizar una sola fórmula en ello, como su nombre lo indica su función es
muy dinámica y sencilla en la cual a través de un solo clic yo puedo checar varios
aspectos de un reporte generado a través de las tablas dinámicas. Pero la principal
barrera como anteriormente se mencionó es desconocer de esta herramienta de
Excel.
7.1 Crear Tablas Dinámicas.

Bien en esta unidad crearemos una tabla dinámica con el fin de tener un aspecto de
resumen dentro de mi hoja de cálculo en el cual yo podré analizar de manera
práctica. Primero que nada, debo tener una tabla con datos estructurada de tal
manera que lleve un orden dentro de sus campos, es decir tener los campos bien
identificados tales como nombres, apellidos, fechas de nacimiento, géneros, etc., es
importante agrupar la información que deseo desplazar en mi reporte o mi tabla
dinámica. Una vez obtenida la tabla que contendrá los datos sobre los cuales yo
trabajaré será necesario seleccionar toda la tabla de los datos.
Una vez seleccionados los datos vamos a configurar los aspectos de mi tabla
dinámica presionando el botón de tabla dinámica que se encuentra en la cinta de
opciones de insertar en Excel.
Como usted puede observar se

desplegará una ventana como la
anterior mostrada en la cual usted
configurará los aspectos de selección
de datos en los cuales usted
seleccionará los rangos en los que se
encuentra la información con la que desee trabajar, así como también usted podrá
especificar en dónde desea insertar su informe de la tabla dinámica ya sea en una
hoja diferente o una zona en específico.
81
Una vez que usted configure tanto los datos que va a
utilizar como la ubicación en donde quiere insertar la
tabla dinámica, usted podrá ahora configurar el
diseño de su tabla dinámica, desplegándose una
vista al costado de mi pantalla como la vista
siguiente.
Aquí usted podrá agregar los campos disponibles en su tabla dinámica según el
rango de celdas que seleccione. En este apartado usted arrastrara los campos
ubicados en la parte superior hacia las cuatro zonas que aparecen en la parte inferior
del panel de configuración (filtros, columnas. Filas, valores) según la estructura que va
a querer en su tabla dinámica.
82
Antes de arrastrar los campos de una tabla para la edición de la tabla dinámica es
necesario pensar en cómo quiero diseñar mi informe, por ejemplo, si observo en el
recuadro, arrastramos los campos de apellidos hacia el recuadro de filas ya que deseo
que en la tabla dinámica acomode por filas cada valor que este en mi campo Apellidos,
El campo de Departamento lo arrastré hacia el recuadro de columnas ya que deseo que
me despliegue los cuatro departamentos que tengo en mi tabla en columnas diferentes.
En el recuadro de valores es el aspecto más importante ya que serán los campos en

los cuales realizaré los cálculos correspondientes para desplegar en mi tabla
dinámica, en mi caso quiero que se observen los valores correspondientes a los
sueldos de los trabajadores, aquí también es posible configurar el tipo de operación
que requiero realizar en este campo, por ejemplo, si una persona tiene más de un
sueldo yo podré configurar la operación que quiero realizar entre los sueldos que
tenga, ya sea si quiero sacar la media, sumarlos, calcular el mínimo de ellos, etc.
Este tipo de configuración lo podré hacer presionando el botón del campo que
aparece en el recuadro de valores, en este caso será el campo de sueldo, una vez
que se haga clic en este campo nos desplegará una lista como la siguiente:
83
En esta lista puedo realizar diferentes tipos de configuraciones, como eliminar el
campo que voy a utilizar, la ubicación en la que se desplegará, aplicar algun filtro, y
lo que veremos a continuación que es configurar el campo con el cual deseo
trabajar, al accionar este boton se desplegará una ventana como la que vemos a
continuación, en la cual yo puedo establecer el nombre que se desplegará en el
campo de mi tabla dinámica que utilizaré como valores. También cuenta con dos
pestañas en la cual se encuentran Resumir datos y la pestaña de mostrar valores. En
la pestaña de resumir valores debo de seleccionar el tipo de cálculo que realizarán
los datos en mi tabla. Como en mi ejemplo dijimos que si una persona tiene más de un
sueldo, deseo que estos sueldos se sumen por lo cual seleccionaré la opcion de suma.
84
En la pestaña de mostrar valores podremos configurar aspectos de la fórmula tales
como la operación el cálculo que deseamos realizar con los valores registrados,
incluso podemos configurar el formato de los números registrados.
7.2 Como filtrar Tablas Dinámicas.
Una vez familiarizados con la creación de tablas dinámicas, ahora veremos la parte
de la manipulación de sus datos, cómo navegar dentro de ellas y cómo sacarles el
mejor provecho posible, filtrar datos en las tablas dinámicas es exactamente igual
que los filtros en una tabla normal, los filtros es trabajar sólo con los datos que necesito
visualizar de momento, siguiendo con nuestro ejemplo anterior, nosotros teníamos
cuatro departamentos registrados en nuestra tabla (Desarrollo, Gerencia,
Operaciones y Recursos Humanos) partiendo de esto supongamos que yo visualizo de
momento todos los sueldos de mis trabajadores como lo muestra la siguiente tabla,
distribuyendo las categorías o los campos de manera vertical (columnas) y los
apellidos de los trabajadores de manera horizontal (filas) creando una relación entre
ambos del sueldo al que pertenece la persona y en el departamento al que
pertenezca.
85
Supongamos que de toda la tabla yo sólo necesito saber las personas o mejor dicho
los sueldos de las personas de cierto departamento, supongamos el de gerencia,
entonces necesito realizar un filtro para el campo de Departamento, para ello es
necesario dar clic en la etiqueta de la fila o de la columna (según en la que este el
campo que deseo filtrar) para que se me despliegue una lista con las siguientes
opciones, en este caso nuestro campo que deseamos filtrar (departamento) se ubica
en las columnas.
86
Una vez desplegada el mini panel de opciones de filtros podré seleccionar
manualmente los datos que deseo conservar o bien el tipo de filtro que deseo
realizar. En mi caso solo deseo conocer los valores de los sueldos calculados para el
departamento de gerencia, entonces solo deberé seleccionar esta opción.
Una vez seleccionada la opción que deseo que permanezca en mi contenido, podré
observar esos cálculos, según la configuración que ya realicé cuando creé la tabla.
Estos filtros yo los podré modificar en cualquier momento. No hay una cantidad fija de
filtros, yo puedo filtrar por los campos ubicados en las columnas, y a su misma vez,
filtrar los campos que tengo en el apartado de filas, según los datos que desee
obtener o desplegar.
Como se observa en la imagen, una vez filtrado los datos, estos se desplegarán en mi
tabla dinámica, no quiere decir que los demás contenidos se borraron. Este
contenido lo puedo obtener de regreso cuando quite o modifique el filtro. Yo puedo
saber cuando tengo una tabla dinámica filtrada por el ícono de filtro que aparece al
lado de las pestañas de las
etiquetas de columna o fila,
según donde se encuentre
el filtro.
87
7.3 Calcular promedios en una tabla dinámica.
Como anteriormente se vio en el tema pasado, pudimos realizar operación con los
valores dentro de una tabla dinámica, así como su manipulación y edición, en esta
ocasión promediar los valores dentro de una tabla dinámica es exactamente igual
que asignar una sumatoria, sólo tenemos que modificar la configuración en el
apartado de la operación que queremos realizar con mis valores. En la práctica
anterior se desplegó la sumatoria de los empleados de una empresa, es decir, si el
empleado cuenta con más de un sueldo, estos se sumarán y se obtendrá el sueldo
final, pero ahora la operación cambiará, calcular el promedio de ciertos valores es
sumar todos los valores pertenecientes a un mismo dato en una fila y dividirlo por la
cantidad de datos obtenidos para el mismo valor de la fila, es decir, si quiero saber el
promedio del sueldo de este trabajador y suponiendo que esta registrado con tres
sueldos, la función promediar sumará esos tres sueldos y los dividirá entre tres.
En el siguiente ejemplo se puede observar

una tabla en la cual ya se agrupó
adecuadamente, observe como indica la
categoría y en la zona en la cual se ubica
cada trabajador, así como las ventas que
obtuvo.
Si deseo yo trasladar esto a una tabla dinámica, una buena manera de configuración
es desplegando las categorías por fila, y las ciudades por columna o viceversa,
puede jugar con este despliegue en cualquier momento, recuerde que está
trabajando con una tabla dinámica y precisamente para eso son, para que pueda
jugar y manipular constantemente la información que despliega, así como la manera
en la que se muestra. De tal manera que pueda trabajar con los valores de ventas y
realizar cálculos con estos. Observe como también puede agregar los nombres en la
parte de filas para que se puedan desplegar como información también en su tabla
dinámica. No olvide priorizar el campo que quiere que se despliegue primero, en
nuestro caso será el campo de nivel.
88
Si arrastra los campos de la manera en la que se muestra en la imagen anterior se
obtendrá una distribución de su tabla dinámica como la que se muestra a
continuación, observe como se despliegan unos conectores en cada nivel en los
cuales puede ocultar/mostrar la información de los campos que dependen del
campo que va en la primera posición.
Recuerde que en primera instancia cuando desplegamos un campo en valores, el

cálculo que se obtiene es la sumatoria de los valores del campo, nosotros podemos
calcular el promedio solo con hacer clic en el campo que deseamos calcular, que se
encuentra en el recuadro de valores en el panel de opciones de tabla dinámica a un
costado de mi pantalla.
89
Una vez en la ventana de configuración de campo de valor, podrá seleccionar entre
una variedad de operaciones que usted puede utilizar, para aplicárselos a los valores
con los que estará trabajando, como sumarlos, promediarlos, calcular el mínimo o
máximo de ellos, etc.
90
7.4 Gráficos con tablas dinámicas.
Usted ya aprendió como trabajar con una tabla dinámica al igual de cómo crearlas
a partir de datos existentes en una hoja de datos, de la siguiente manera también
podrá insertar un gráfico a partir de una tabla dinámica.
Basta con seleccionar la tabla dinámica, es decir, posicionarse dentro de ella, para
que se le puedan desplegar las cintas de opciones de tabla dinámica (Analizar y
diseño) en las cuales puede hacer uso de una gran variedad de botones para
trabajar con su tabla dinámica, como su estructura, su formato, su diseño, etc.
Una vez posicionado dentro de su tabla, presionará en su cinta de opciones Analizar

en el apartado de herramientas de tabla dinámica, en esta cinta usted podrá
encontrar el botón de Gráfico dinámico.
Mediante este botón

podrá crear un gráfico
dinámico a partir de los
datos que tenga
estructurados en su tabla
dinámica. Existen una
gran variedad de
gráficos de los cuales
podrán hacer uso según
las necesidades a
expresar o bien de la
estética que sea de
mejor agrado.
91
Recuerde que usted tiene una estructura previa y una configuración hecha para su
tabla dinámica, al momento de insertar su gráfico a partir de la tabla dinámica este
obedecerá las configuraciones hechas en su tabla dinámica y respetará las jerarquías
de orden que esta contenga, de tal manera estructurará el gráfico, respetando
configuraciones y estructura. Observe como se muestra el gráfico hecho a partir de la
tabla que usamos en el tema anterior, como respeta las jerarquías de orden entre sus
campos.
De igual manera, no podemos olvidar que estamos trabajando con objetos

dinámicos y su particular referencia es que podemos alterarlos y desplegarlos a
nuestro antojo, de igual manera usted podrá filtrar los datos contenidos para que sólo
muestre la información que usted necesite al momento, estos filtros usted los podrá
hacer en los campos que se encuentran desplegadas en su gráfico, dependiendo
también del gráfico que utilice. En nuestro caso utilizamos un gráfico de barras.
Usted podrá editar en cualquier momento su gráfico dinámico en la cinta de

opciones Formato que se desplegará cada que usted seleccione el gráfico o
cualquier parte de él. Desplegándose la siguiente cinta de opciones.
92
Unidad 8. Gráficos.
Los gráficos de Excel es una manera visual de representar la información. Estos nos son
de gran ayuda para interpretar información o datos, para realizar comparativas. Una
vez que desee insertar un gráfico debe tomar en cuenta la información que debe
graficar, así como la estructura que quiera que contenga su informe gráfico.
La mayoría de las problemáticas cuando trabajamos con gráficos es que no sabemos

cómo interpretar o trasladar la información existente en una tabla hacia un gráfico, es
por ese motivo que debe tomar en consideración con qué estructura cuenta su tabla
de datos, para posteriormente cuando desee trasladar esta información a su gráfico
le sea sencillo.
Excel cuenta con una gran diversidad de gráficos para que usted pueda tener
variedad a la hora de querer interpretar su información. No todas las estructuras de
tabla son compatibles con algunos gráficos, como se mencionó, esto depende de la
estructura de como se tenga distribuida su información. Usted puede encontrar esta
variedad de gráficos en la cinta de opciones insertar que se encuentra en Excel
8.1.1 Crear un gráfico.
Antes de crear su gráfico debe asegurarse de tener una estructura ideal en su tabla
de datos para no confundirse a la hora de interpretar estos datos en su gráfico. Una
vez que tenga bien estructurada su tabla de información sólo bastará seleccionarla,
para accionar el botón del gráfico que usted considere pertinente o ideal para poder
interpretar su información. También puede hacer uso del botón gráficos
recomendados, ya que este botón se basa en la estructura que tiene en su tabla y le
despliega los gráficos que más se puedan adecuar para su utilización.
93
Observe como al seleccionar mi tabla y al accionar el botón de gráficos
recomendados, Excel comparó en base a su estructura de tabla, los gráficos que
mejor se puedan adecuar para su utilización. Usted puede omitir esta práctica y
seleccionar el gráfico que mejor guste, en base a la variedad que existe en Excel.
Supongamos que la información que tengo en mi tabla la quiero interpretar de modo

comparativo de los artículos que tengo disponibles a la venta y la cantidad vendida
en cada una de las semanas, supongamos que quiero tener una perspectiva de mis
ventas y ver los altibajos que tengo en ellas, lo más recomendable sería, acoplar un
gráfico de columnas o de barras de modo comparativo como el que se muestra a
continuación.
94
8.1.2 Seleccionar los datos para incluirlos en un gráfico.
En la práctica pasada se pudo observar cómo se desplego el gráfico en su hoja de

cálculo y los componentes con el que esta cuenta. Se hace una comparativa de
manera relacional (horizontal y vertical) acerca de los datos contenidos en su tabla,
pero qué pasa cuando deseamos modificar ese contenido con otros valores. Como
el gráfico que inserté está en función de la tabla que seleccioné, al momento de
modificar las cantidades o los valores de las celdas estipuladas en mi tabla éstas se
modificarán automáticamente en mi gráfico.
Cuando usted insertó su gráfico pudo apreciar unos conectores que rodearon
algunos rangos de celdas de la tabla, estos conectores le son de gran utilidad para
apreciar los datos de las celdas que están incluidas en su gráfico.
95
Si yo deseo modificar los rangos que deseo contenga mi gráfico lo podre hacer
mediante dos maneras, la primera es de los extremos que tienen los conectores en sus
bordes, yo puedo desplazar o modificar el tamaño del rango del conector (las celdas
que se ocuparan) y automaticamente se modificarán los valores de su gráfico.
Otra manera de seleccionar los datos que deseo interpretar en mi

gráfico es mediante el botón Seleccionar datos que está en la cinta
de Opciones Diseño de las herramientas del gráfico.
Este botón le desplegará una ventana en la cual usted podrá

seleccionar las celdas que conformarán cada parte de su gráfico tales como las
series, el título del gráfico, los valores que utilizará, etc.
Como se ilustra en la siguiente imagen usted puede poner en el apartado de

seleccionar el rango de datos que incluirá en su gráfico, Excel insertará su gráfico
conforme la estructura de su tabla, puede modificar tanto las series como las
categorías con los botones de modificar y editar, así mismo podrá invertir las series y
las categorías (cambiarlas de posición).
96
8.1.3 Elegir el gráfico apropiado.
Como se mencionó con anterioridad uno de los aspectos más importantes al

momento de crear o trabajar con gráficos es escoger o elegir las estructuras que éste
contendrá, los aspectos que debo tomar en cuenta son la información que deseo
transmitir, la estructura que contiene mi tabla, el formato que deseo obtener por
mencionar algunos casos. Antes de empezar debe saber dos datos importantes de los
gráficos como los son las series y las categorías.
Una serie en los gráficos de

Excel se trata de toda
aquella información que esta
dividida en eventos y que se
encuentra en la parte
vertical del gráfico. Mientras
que las categorías son cada
agrupación de dichos
eventos y son divididas de
manera horizontal como lo
muestra la siguiente
ilustración.
Por ejemplo, la información en el ejemplo pasado estaba estructurada de cierta

manera para realizar un comparativo entre varios eventos, los gráficos ideales fueron
de columnas o de barras, pero qué pasa si deseo insertar un gráfico circular, tal vez
no pueda realizar la comparación que espero, ya que el gráfico circular toma las
partes de una entidad entera y las divide entre sus eventos, este tipo de gráfico no
podría quedar ante una comparativa como la que se realizó en el ejemplo anterior,
pero observe como la estructura de la siguiente tabla es todo lo contrario.
Como pensaría usted en interpretar la siguiente tabla, para trasladarla

en un gráfico, observe que es una estructura de dos columnas y la
unica comparativa que puede hacer es entre estas cantidades, ya
que solo tendrá un dato de comparación que es el peso el cual se
podrá agrupar por serie o por categoría y así mismo sólo es el peso de
una sola cosa, no existe comparativa de pesos entre dos o más
eventos.La forma ideal de interpretar la tabla anterior es con un
gráfico de línea para ver el trazo comparativo del peso a lo largo del
tiempo.
97
8.1.4 Crear un gráfico de barras.
El gráfico de barras es el gráfico más utilizado en Excel, por tal motivo veremos la
estructura de éste, cuando quiere crear una comparativa entre varios elementos de
uno o varios casos, siempre será posible aplicar un gráfico de barras a sus datos, ya
que este gráfico se adecúa muy bien a las necesidades del usuario. Por ejemplo,
imaginemos que desea hacer una comparativa de sus ventas en un año.
Lo primero que necesito es estructurar mi tabla de tal manera que los datos tengan
una comparativa como lo muestra la siguiente imagen, una vez estructurada la tabla
necesito seleccionar los valores que quiero graficar.
Una vez seleccionado los datos necesito presionar el botón de gráfico

de barras que se encuentra en la cinta de opciones insertar para
anexar el gráfico a partir de los datos seleccionados.
Antes deberé seleccionar que tipo de gráfico de barras seleccionar

de la variedad que se muestra en ellos en 2D y 3D.
98
8.2 Formatear un gráfico.
Para formatear un gráfico es decir darle estilos, colores, forma etc., es necesario
trabajar con las cintas de opciones diseño y formato en la barra que se despliega
cuando tengo seleccionado el gráfico.
Existe una gran variedad de estilos predeterminados en Excel

dependiendo del tipo de gráfico que usted haya seleccionado,
estos los puede encontrar en la cinta de opciones de diseño o
bien en el botón de efectos que aparece a un costado de su
gráfico, en ellos encontrará una manera rápida de formatear sus
gráficos, comparando con una variedad de colores y efectos.
99
8.2.2 Formatear manualmente las partes de un gráfico.
Si lo que desea es personalizar su gráfico modificándolo con colores personalizados,

necesitaríamos trabajar con la ficha formato de la barra de herramientas de gráfico,
en esta cinta encontrará una gran variedad de colores que usted podrá aplicar a su
gráfico de manera manual y personalizada. Primeramente, tenemos que tener
seleccionado el gráfico para que se nos habilite esta cinta de opciones, usted podrá
observar en la cinta de opciones formato una lista desplegable de las partes que
conforman su gráfico, usted deberá seleccionar las partes del gráfico que desea
modificar. Estas partes incluidas dependerán del tipo de gráfico que usted haya
insertado, no todos los gráficos cuentan con los mismos trazos ni las mismas opciones.
Una vez que haya seleccionado la parte del gráfico a

la cual le va a dar formato, se le desplegará un panel
de opciones en el lado izquierdo de su pantalla, en el
cual usted podrá hacerle las modificaciones necesarias
a su gráfico. En este apartado usted podrá ver
opciones como sombras, colores, formatos de texto,
efectos, etc. Estas opciones dependerán de la zona del
gráfico que tenga seleccionada, cada parte del
gráfico tiene diferentes opciones de formato, no son las
mismas opciones para un trazo o una forma, que para
un texto.
100
8.2.3 Formatear el relleno de una trama del gráfico.
El gráfico cuenta con zonas de relleno en las cuales usted podrá cambiar el formato,
seleccionando la parte o la forma que desee cambiar o bien seleccionándola desde
la lista desplegable que se encuentra en la cinta de opciones.
Una vez que seleccione la forma o la zona que desea formatear usted podrá hacer
uso del botón de relleno que se encuentra en la cinta de opciones de formato en las
herramientas de gráfico, puede seleccionar distintos tipos de relleno de la trama
desde un color hasta una imagen. También puede seleccionar el relleno de las zonas
que contengan texto, incluso el texto, por ejemplo en la zona del título del gráfico o
de las series.
8.2.4 Formatear el borde de un gráfico.
Usted puede seleccionar también algún tipo de formato para los bordes de las zonas
del gráfico, así como los botones del contorno de texto, estos botones usted los podrá
encontrar en la cinta de opciones formato de las herramientas de gráfico, solo basta
con seleccionar la zona o el texto en el cual desea aplicar el formato. Debe distinguir
entre los botones de estilo de texto, así como los estilos aplicables para las formas.
Ambos botones se encuentran en la cinta de opciones de formato.
101
En los formatos disponibles para aplicar al texto o zona del gráfico se encuentran
opciones como tipos de borde, grosor de la línea de borde, estilos de la línea de
borde, incluso el color de la línea de borde, son aspectos que pueden alterarse.
8.2.5 Formatear la serie de datos de un gráfico.
Como anteriormente se manejó la serie de datos, son esos pequeños apartados o

indicadores de colores que usualmente se utilizan para marcar o indicar a qué
pertenece cada uno de los componentes del gráfico.
La serie de datos se puede modificar desde la cinta de opciones formato de las

herramientas de gráfico, solamente debo seleccionar el apartado de la serie que
debo modificar, para posteriormente editar su formato mediante los botones de la
cinta de opciones.
De esta manera yo podré cambiar los efectos y los colores de cada una de las partes
del gráfico.
102
De igual manera yo puedo modificar los valores que componen mi serie de datos, así
como la etiqueta de nombre, desde los conectores que aparecen en mi tabla y mi
gráfico, cuando yo tengo seleccionada la opción de series en las partes de mi
gráfico. Por ejemplo, si yo seleccionara la serie de la “venta 2” los conectores se
posicionarán en los valores que se tienen asignados en mi gráfico y que representan
los valores de la segunda serie.
8.2.6 Modificar la Leyenda de un gráfico.
La leyenda de un gráfico es la zona en donde se indica el color que conforma cada

parte de su gráfico, es decir, el color con el que viene marcada cada una de las
series. Este apartado, dado que se trata de un conjunto de letras, indican el nombre
de cada una de las series, en este apartado también puedo hacer uso del grupo
formato que aparece en la cinta de opciones inicio, también puede modificar el tipo
de letra, el tamaño y demás.
Observe como al seleccionar el apartado de la leyenda en mi gráfico se

seleccionará la zona que conforman todos los nombres de las series, de tal manera
que aquí no podré alterar el color que conforma cada serie, solo la zona
seleccionada, y será desde el apartado de cada serie en donde deberé asignar un
color a la serie que tenga seleccionada. En esta zona solo podre modificar el tamaño
de la zona de la leyenda, el formato de la letra, entre otros. De igual manera también
podre arrastrar la leyenda a la zona de mi gráfico en la que quiero que aparezca .
103
8.3 Modificar un gráfico.
Para modificar un gráfico es necesario trabajar con la cinta de opciones de diseño

que se encuentra en nuestras herramientas de gráfico, hacerle modificaciones a un
gráfico significa agregar o alterar el contenido con el que éste ya cuenta. Modificar
un gráfico es trabajar con la estructura que va a contener, es decir, que pasa si no
estoy conforme con la estructura de mi gráfico, Excel cuenta con una gran variedad
de opciones en cuestiones de estilo y formato en los cuales usted podrá agregar a su
gráfico.
8.3.1 Agregar elementos a un gráfico.
Para agregar elementos a un gráfico tendremos que trabajar con

el botón que se encuentra en la cinta de opciones diseño de las
herramientas de gráfico.
Este boton nos permite agregar componentes a un grafico o alterar el contenido de

este, ya que puedo agregar una gran variedad de apartados conforme las
necesidades y requerimientos tenga, o bien, checar las partes que ya contiene mi
gráfico, por decir, supongamos que el gráfico que inserté no cuenta con la parte de
la leyenda, con el boton de agregar elementos yo podria agregarlo a la vista de mi
gráfico.
Así mismo yo lo puedo hacer con el botón de acción

rápida que se encuentra a un costado de mi gráfico
cuando yo lo tengo seleccionado.
104
8.3.2 Eliminar elementos a un gráfico.
Para eliminar elementos de un gráfico se necesitará realizar el proceso inverso de

como agregamos un elemento, tendremos que irnos a la cinta de opciones diseño de
mis herramientas de gráfico o también en el conector que se encuentra a un costado
de mi gráfico marcado como un signo de suma y des-seleccionar la parte o el
elemento del gráfico que queremos desaparezca, o bien solo bastara con
seleccionar directamente el elemento del gráfico y oprimir la tecla suprimir de mi
teclado.
8.3.3 Mover un gráfico.
Para mover un gráfico dentro de una misma hoja será necesario seleccionarlo y
arrastrarlo desde sus bordes a la zona en la que pienso moverlo, o bien, si lo que
deseo es mover un gráfico hacia otra hoja lo que necesito es pulsar el boton mover
gráfico que se encuentra en la cinta de opciones diseño de mis herramientas de
gráfico para que me de las opciones de pegado. Ya sea si lo quiero incrustar como
objeto en una hoja para que su tamaño sea moderado o si deseo incrustarlo en una
hoja diferente para que abarque toda la hoja de trabajo.
8.3.4 Cambiar el tamaño de un gráfico.
Para modificar el tamaño de un gráfico solo es necesario arrastrar los conectores que
tiene en su borde para determinar el tamaño que este contendrá, o si bien lo desea
su tamaño lo podría predeterminar cuando usted mueve este gráfico hacia una hoja
nueva, de tal manera que abarcará la mayor parte de la hoja.
105
8.3.5 Elegir un tipo diferente de gráfico.
Cuando usted trabaja con gráfico en la aplicación de Excel usted puede modificar
en cualquier momento el tipo de gráfico que insertará, los datos automáticamente se
acoplarán a su nuevo gráfico, las series, las categorías incluso los datos tomarán el
aspecto del nuevo gráfico. Antes de cambiar el tipo de gráfico, usted debe
asegurarse que el gráfico por el cual cambiará sea compatible con la estructura de
la tabla de la cual tomará los valores.
Para cambiar el tipo de gráfico tendrá que seleccionar el botón de cambiar tipo de
gráfico que se encuentra en la cinta de opciones diseño de las herramientas de
gráfico
Automáticamente se le desplegará la ventana, con las opciones de gráficos de los

cuales usted puede hacer uso, teniendo la opción de que Excel le recomiende los
tipos de gráfico que más se adecúen a la estructura de su tabla, al momento de
elegir el gráfico que usted desea emplear, puede constatar que los valores tomaron
forma para adecuarse a su nuevo tipo de gráfico.
106
107
Unidad 9. Aseguramiento de Archivos.
En la actualidad el mundo empresarial va a pasos agigantados en la evolución de las

tecnologías de la información, actualmente las empresas son muy cuidadosas con
toda la información que tienen recabada y la distribución entre sus empleados, para
protegerla e impedir posibles robos o alteraciones en sus documentos. Es por eso que
la plataforma de office nos ofrece una amplia gama de opciones para proteger toda
nuestra información almacenada.
Asegurar un archivo antes de distribuirlo nos prevé de posibles robos o modificaciones

de información, incluso para proteger la identidad de tal archivo, el autor y demás. Es
por ello que en esta ocasión trabajaremos con la cinta de opciones revisar de nuestro
Excel.
Primero que nada, debemos saber distinguir qué aspectos queremos proteger, así
como distinguir algunos términos de Excel tales como hoja y libro. Un libro de Excel es
el archivo compuesto por varias hojas, una hoja de Excel es un espacio conformado
por celdas que contendrán información.
9.1.1 Proteger una hoja de cálculo.
Una vez que usted tenga creada una hoja la cual contiene información importante
y quiere proteger, para que no cualquier persona pueda modificar o alterar su
contenido, antes de empezar es importante saber que al momento de abrir un libro
de Excel predeterminadamente todas las celdas están bloqueadas, pero no puedo
notarlo a simple vista. Las celdas de Excel pueden desbloquearse pulsando el botón
de más opciones del grupo formato de la cinta de opciones inicio.
Al accionar este botón se me desplegará una ventana en la cual yo puedo ver todo
el contenido del formato, con el que cuenta mi celda o celdas activas, ahí podre
observar una pestaña con el nombre de proteger, y es ahí donde puedo corroborar
que en efecto, mi celda o celdas predeterminadamente ya están bloqueadas.
108
Pero entonces, ¿cómo es que si guardo mi documento y lo vuelvo abrir yo puedo
modificar mi contenido?, precisamente es por lo que se comentó anteriormente, mis
celdas están protegidas pero esta acción no está activa y se puede deshacer en
cualquier momento si yo no pongo una contraseña a mi hoja.
Entonces, ¿cómo poner una contraseña a mi hoja?. Las celdas, como se mencionó,
ya están bloqueadas, sólo daremos de alta mi contraseña para poder restringir el
acceso o modificación a ellas.
En la cinta de opciones revisar yo puedo observar el botón de proteger hoja, el cual

nos desplegará una ventana de configuración de aspectos de bloqueo, es decir, qué
restricciones quiero hacerle a mi hoja activa, así como activar la contraseña que le
quiero asignar a mi hoja, tome en consideración que si deseo proteger una hoja o un
archivo es porque se trata de información importante, es por eso que las contraseñas
deber ser de un nivel de seguridad alto, es decir
usted debe combinar caracteres de tipo letra,
número y símbolo y memorizarlos ya que Excel
no recuperará ninguna contraseña.
109
Usted también podrá habilitar ciertas celdas en una hoja protegida, seleccionando
las celdas que quiere habilitar para que puedan ser editadas dentro de una hoja con
protección sin necesidad de introducir una contraseña y deshabilitando la casilla de
protección que aparece en su menú desplegable del subgrupo fuente. De tal
manera que al momento de activar su contraseña usted acaba de deshabilitar las
celdas que selecciono para su edición.
9.1.2 Proteger un libro.
Proteger un libro es un nivel de protección más alto, ya que si pienso proteger un libro
es porque no permitiré que ninguna persona ajena a las que yo desee pueda
modificar o alterar su contenido, anteriormente solo protegió una parte del libro, es
decir un libro puede contener hojas de acceso público y otras de acceso restringido,
pero al momento de bloquear el libro completo es porque no deseo que nadie sin
autorización altere un solo aspecto de este.
Proteger el libro y proteger una hoja no es lo mismo, para proteger un libro existen dos
posibilidades, una de ellas es trabajar con la cinta de opciones revisar de su Excel, ahí
podrá ubicar el botón de proteger libro. Al momento de accionar este botón Excel le
pedirá que usted introduzca una contraseña, la cual deberá teclear en dos
110
ocasiones. De esta manera usted estará protegiendo solo la estructura de su libro no
su edición, es decir usted está bloqueando la posibilidad de agregar más hojas o
incluso eliminarlas
La segunda opción de protección de libro es un tipo de protección de edición y

modificación, es decir, no cualquier usuario podrá modificar ningún contenido de su
libro, esta opción yo la puedo habilitar al momento de guardar el libro oprimiendo el
botón de más herramientas que aparece en mi ventana.
111
Una vez que se despliegue la lista de opciones de mis herramientas deberé
seleccionar “opciones generales” en el cual nos desplegará una ventana para que
yo pueda introducir la contraseña. Me pedirá que introduzca dos veces esta
contraseña, una para permitir abrir el libro y la segunda para permitir la modificación
posterior del archivo. Una vez escritas las dos contraseñas Excel me pedirá corroborar
mis contraseñas una vez más, alertándome de la importancia de recordar la
contraseña estipulada.
Una vez que haya terminado este proceso, al momento que yo vuelva abrir el archivo
me pedirá las contraseñas tanto para abrir el archivo, así como para permitir su
modificación.
9.1.3 Establecer permisos de acceso a un libro.
Para establecer permisos de acceso a ciertas personas es necesario trabajar con

Information Rights Management (IRM) que es el encargado de ayudar a los usuarios
para administrar sus recursos para compartir archivos y códigos de confidencialidad.
Cuando ponemos una restricción, estos códigos quedan guardados en el

documento, no importa si son abiertos desde otro ordenador, por tal motivo, para
trabajar con esta plataforma es necesario trabajar con la cinta de opciones archivo y
seleccionar la pestaña de información, ahí encontraremos el botón de Proteger libro.
Una vez seleccionado este botón deberemos ubicar el apartado de restringir
permisos de acceso como se muestra en la siguiente ilustración. En este apartado yo
podré seleccionar los usuarios que podrán tener acceso a mi archivo para lectura o
para modificación.
112
9.1.4 Permitir a varios usuarios modificar un libro.
Cuando realizamos libros dentro de una empresa es muy común la distribución entre
los niveles de empleados, así como el trabajo en colaboración con otros
departamentos, para asegurarnos de tener un control de las modificaciones y los
permisos que otorgaré como administrador del documento, tendré que dar acceso a
demás personas, es por tal motivo que debo controlas bien el tráfico de la
información y su alteración. Para compartir un libro será necesario asignar un permiso
a cierta persona mediante el botón de compartir libro que se encuentra en la cinta
de opciones revisar de mi Excel
113
Una vez desplegada las ventanas de configuración de compartir libro yo puedo
apreciar dos tipos de vistas que aparecen a continuación en las cuales usted puede
gestionar varios aspectos como ver las personas que estan modificacndo el archivo
dentro de una red y visualizar varias opciones de las modificaciones que a tenido su
archivo. En un libro compartido nos aparecerá el historial de modificaciones que ha
tenido mi archivo así como las personas que lo modificaron o que estan trabajando
en el.
Usted también podrá otorgar restricción para alguien más que para observar y para
tener el control del tráfico y modificaciones del archivo. Mediante el botón de
proteger libro compartido de la cinta de opciones revisar, recuerde que al otorgar los
permisos usted se volverá un usuario tipo administrador. Como puede observar en la
ventana de proteger libro compartido, Excel le despliega la información importante
para asignar una contraseña a un libro compartido, esto debe hacerlo previamente
al convertir su libro como compartido.
114
9.1.5 Inspeccionar un archivo.
Antes de compartir un archivo es de vital importancia checar que información se está

yendo con él, podemos enviar información personal o de suma importancia por error,
ya que a veces hay información oculta dentro de los documentos que no percibimos
a simple vista, por mencionar algunos casos: datos del autor, comentarios,
documentos incrustados, gráficos dinámicos, etc.
¿Cómo puedo hacer una revisión rápida de los aspectos que se me pudieran estar
pasando y que no deseo compartir al momento de distribuir el archivo? Necesito
seleccionar el menú archivo de Excel, en él seleccionar la opción de información,
aquí encontraré un apartado de compartir archivos el cual me desplegará varias
opciones.
En la ventana de configuración de
inspección de documento usted
tendrá que seleccionar
manualmente cada una de las
casillas que desea inspeccionar en
su archivo como lo muestra la
siguiente imagen. Una vez
seleccionadas las partes de
nuestro archivo que deseamos
revisar, Excel al inspeccionar el
documento nos desplegará los
datos ocultos que detectó el
inspector de datos, en el cual yo
podré eliminarlos.
115
9.1.6 Agregar una firma digital.
Una firma digital es un sello electrónico que me autentifica como autor de un archivo
de office, en el cual me hace la persona creadora de éste, la firma digital no es
visible, es más bien una especie de cifrado electrónico. Para obtener la firma
electrónica será necesario tramitar un certificado de firma emitido por una entidad
emisora de certificados, este sello o firma electrónica debe renovarla anualmente en
las páginas emisoras de estos sellos electrónicos.
Para poder agregar una firma electrónica que lo avale como autor de su archivo será
necesario trabajar con la cinta de opciones archivo. Una vez que usted este en el
panel de archivo deberá ubicar el botón de proteger libro que se encuentra en ella y
seleccionar la opción de agregar una firma electrónica como lo muestra la imagen.
Como anteriormente se dijo, usted debe de tramitar una identificación electrónica en

una de las entidades emisoras de firmas electrónicas, ya que, si no cuenta con ello,
no podrá anexar dicha firma. Office le podrá dar recomendaciones de cómo tramitar
su firma electrónica en su ficha de soporte de ayuda.
9.2 Distribuir un libro por correo electrónico.
Usted podrá utilizar esta opción como mejor le convenga, usted puede utilizar la
plataforma con la que se familiarice de la mejor manera para la reproducción o
transmisión de archivos con el programa de correos electrónicos que mejor maneje.
Office ofrece el correo electrónico de Outlook en el cual usted puede tener una gran
variedad de opciones de distribución de archivos de la plataforma Office, muy
sencilla y practica de usar. Se le recomienda crear una cuenta Outlook para esta
actividad.
Para distribuir un libro por correo electrónico será necesario trabajar con el menú de
opciones Archivo, como usted puede observar este menú nos es de gran ayuda para
las configuraciones generales de nuestro libro. Una vez en el menú archivo
deberemos seleccionar el apartado de Compartir para posteriormente seleccionar la
opción de Correo electrónico como se aprecia en la ilustración.
116
Esta opción le ofrecerá una gran variedad de opciones para convertir su documento
al formato que usted prefiera, dentro de las opciones a las que usted puede convertir
su archivo de Excel se encuentran: Datos adjuntos, vinculo, archivo pdf, fax.
En ellos podrá seleccionar el modo de transmisión de su archivo, en nuestro caso

seleccionaremos como dato adjunto ya que en este conservará sus propiedades
para posteriores modificaciones. Observe como automáticamente se abre Outlook y
el archivo se incrusta en el apartado de datos adjuntos de nuestra plataforma.
9.3 Controlar los cambios dentro de un libro.
Los controles de cambio en un libro de Excel nos pueden auxiliar para llevar un control
de las modificaciones que ha tenido mi archivo, yo como autor del archivo deberé
registrar los cambios que ha tenido este a lo largo de su transmisión, en este apartado
yo podré aceptar o rechazar las modificaciones hechas en él, nos es de gran ayuda
cuando varias personas realizan modificaciones al archivo, esto podrá ser un auxiliar
confiable para hacer observaciones rápidas de las modificaciones en mi archivo.
9.3.1 Activar y desactivar el control de cambios.
El control de cambios como anteriormente se mencionó es el encargado de regular

las modificaciones hechas a un archivo de Excel, activarlo se puede hacer desde la
cinta de opciones revisar de nuestro Excel en el botón de control de cambios.
117
Al momento de seleccionar la opción de resaltar cambios se
desplegará una ventana y automáticamente yo podré
activar mi historial de modificaciones. Al momento de activar esta opción, está
poniendo su archivo en modo compartido o bien preparándolo para compartir.
Mediante esta configuración se puede administrar a partir de que Excel muestre los
cambios que se han realizado incluso por quienes realizaron estos cambios.
Al momento de activar la casilla de resaltar los cambios en pantalla usted podrá ver
en su hoja de cálculo las celdas, en su parte superior una marca que indica que esa
celda ha tenido modificaciones. Al momento de usted desplazar el cursor por la
celda le aparecerá un mensaje de información en el cual vendrá indicado cómo,
cuándo y por quién se realizaron estos cambios.
9.3.2 Estabecer opciones de control de cambios.
Las configuraciones del control de cambios, es decir configurar las opciones que
vimos anteriormente las podemos obtener en el botón compartir libro que está en la
cinta de opciones revisar. Este botón nos desplegará una ventana de configuración
en la cual nosotros deberemos seleccionar la pestaña de uso avanzado. En los cuales
yo podre modificar aspectos como el tiempo en que quiero que Excel guarde el
historial de cambios, el tiempo en que se estarán actualizando los
cambios.
118
9.4.1 Insertar y eliminar cambios realizados.
Como se mencionó anteriormente en el control de cambios se podrá ver en cualquier

momento el historial de las modificaciones que se le han hecho al archivo, pero el
usuario que esta interactuando con él no podrá ver este historial. Es por este motivo
que el usuario podrá hacer las modificaciones que le permita cuando proteja su
documento. Al momento de visualizar el documento podrá ver los cambios que se
hicieron y podrá decidir si dejar o no el cambio. Cuando esté trabajando con
documentos compartidos es por lo general cuando trabaja con usuarios de su misma
red.
También podrá visualizar todas las celdas que contienen cambios y elegir entre cuál
deja o cuál elimina, con el aviso que se despliega cuando se desplaza por una celda
que ha tenido una modificación.
De la misma manera usted podrá

elegir desde cuándo y por quiénes
quiere hacer la revisión de los
cambios efectuados con el botón
de control de cambios.
119
9.4.2 Aceptar o rechazar los cambios realizados en una hoja de
cálculo.
Una vez que usted haya realizado una inspección del historial de cambios realizados
en su archivo podrá elegir qué cambio aceptar o eliminar según su conveniencia.
Para aceptar y rechazar los cambios realizados en

un archivo será necesario pulsar el botón de
control de cambios de la cinta de opciones
revisar y posteriormente seleccionar la casilla de
aceptar o rechazar cambios.
Una vez que seleccione esta opción usted podrá acceder a un historial de cambio en
los cuales podrá ir visualizando los cambios realizados e ir descartando o aceptando
el cambio que desee. Si acepta el cambio, automáticamente aceptará esa
modificación en su archivo y el dato anterior se reemplazará por el modificado, al
rechazar el cambio, la celda desplegará el valor que anteriormente tenía el archivo
descartando la sugerencia de cambio que se hizo.
120
9.5 Agregar comentarios.
Agregar un comentario a una hoja de Excel es una herramienta muy útil cuando
trabajamos con documentos grandes o compartidos, ya que estos comentarios son
como pequeñas notas que yo puedo ir desplegando dentro de las zonas
seleccionadas para indicar referencias, comentarios o sugerencias. Por ejemplo,
supongamos que yo quiero indicar a un usuario que también trabajará con el archivo
que no modifique o que revise una celda, esta sería una herramienta muy útil para
dicha indicación. La indicación también contiene el usuario que puso el comentario.
Para trabajar con esta herramienta vamos a utilizar el subgrupo comentarios que se
encuentra en la cinta de opciones revisar.
9.5.2 Insertar un comentario.
Para insertar un comentario será necesario precisar el mensaje o la idea que quiero
transmitir, esta debe ser entendible y corta. Para insertar un comentario primeramente
debo posicionarme en la celda a la cual deseo insertar dicho comentario, una vez
colocados en ella debo pulsar el botón nuevo comentario que se encuentra en la
cinta de opciones revisar, al accionar este botón me desplegará un pequeño
recuadro a modo de nota en la cual yo deberé escribir dicho comentario. Una vez
que termine de escribir el comentario puede teclear el botón de “Esc” o posicionarse
en otra celda para que el comentario quede insertado.
121
9.5.3 Ver un comentario.
Una vez que se tenga un comentario insertado en su hoja de cálculo, podrá visualizar
una pequeña etiqueta roja en el borde superior derecho de las celdas que contienen
comentarios, usted puede identificar de manera rápida todas
aquellas celdas que contienen una nota.
Puede ocultar o mostrar los comentarios de una hoja de cálculo cuando activa o
desactiva estas opciones
Mediante la opción de mostrar u ocultar comentarios yo debo tener seleccionada la

celda que contiene algún comentario para poder visualizar o no dicho comentario.
Cuando estoy en una celda que no contiene un comentario, esta opción se
desactivara automáticamente en su cinta de opciones.
A diferencia del botón mostrar todos los comentarios que aparece activo en todo
momento y es muy útil cuando quiero ver todos los comentarios hechos dentro de
una hoja de cálculo al mismo tiempo.
9.5.4 Modificar un comentario.
Para modificar un comentario será necesario seleccionarlo, para ello deberé realizar
el proceso anteriormente visto. Debo seleccionar una celda que contenga
comentarios. Al momento de seleccionar una celda con comentario el botón que
aparecía de Nuevo comentario cambiará y ahora se convertirá en el botón de Editar
comentario. Al momento de pulsar este botón usted volverá al modo edición y podrá
modificar dicho comentario. O bien cuando el comentario este visible basta con dar
un clic dentro de la zona del comentario para que pueda modificar el comentario.
122
9.5.5 Eliminar un comentario.
Para deshacernos de un comentario deberemos hacer el proceso contrario, debo

seleccionar la celda que contiene un comentario y pulsar el botón de eliminar que se
encuentra en el subgrupo comentarios de la cinta de opciones revisar. O bien, si el
comentario está activo basta con seleccionarlo en cualquier parte de su borde y
oprimir la tecla suprimir de su teclado.
9.5.6 Imprimir un comentario.
Para imprimir un comentario necesitaremos trabajar con la cinta de opciones inicio

en su apartado imprimir. Cuando yo deseo imprimir una hoja de cálculo y deseo
hacerlo también con los comentarios que esta tiene anexados. Deberé pulsar la
opción de configurar página que aparece al final del apartado de las opciones de
impresión en nuestra cinta de opciones archivo.
123
Una vez seleccionada esta opción se desplegará la ventana en la que debo
configurar que también deseo imprimir los comentarios anexados en mi hoja desde la
pestaña de Hoja, aquí deberé seleccionar si deseo imprimir los comentarios como se
muestran en mi hoja de cálculo, o bien, si deseo imprimirlos al final de la hoja, que
sería lo más recomendable.
9.6 Macros.
Antes de trabajar con macros tengo que tener definido que significa esta palabra,
Macros es una opción que nos ofrece la plataforma Office que significa macro
instrucción, Cuando yo estoy trabajando con una hoja de Excel a menudo estoy
editando aspectos sencillos de la hoja como formatos fuentes y colores, si bien, estas
opciones son demasiado sencillas de realizar, pero cuando nuestro trabajo es muy
extenso, esta práctica se puede volver muy tediosa e incluso fastidiosa. Es por eso que
la herramienta macros nos puede ser de mucha ayuda para solucionar estos
inconvenientes y agilizar nuestra actividad. Las macros es una secuencia de pasos
que nosotros grabamos en nuestro archivo para que cada que yo lo desee, esta
secuencia de pasos o instrucciones se apliquen a donde yo lo indique
Supongamos que estoy creando una tabla de Excel en la cual deseo resaltar algunas
celdas que contienen datos específicos o enfatizarlas. Primeramente, deberemos
grabar esta secuencia de pasos, es decir primero vamos a guardar una macro. Pero
124
¿cómo se hace esto? Primeramente, debemos saber que hay una cinta de opciones
que casi nunca vemos nosotros, esta cinta de opciones oculta no es muy funcional a
la hora de trabajar con una hoja de cálculo a menos que conozca aspectos básicos
de programación, como la herramienta macros trabaja con los fundamentos de la
programación esta cinta de opciones nos será muy útil cuando trabajemos con
macros. Esta cinta de opciones yo la puedo activar mediante la cinta de opciones
Archivo> Opciones > Personalizar cinta de opciones y solamente activar la casilla de
la cinta Desarrollador
Observe como a usted ya se le anclo esta cinta de opciones oculta en su vista de

Excel en la que precisamente se encuentran las macros, recordemos que esta cinta
es especial para gente que conoce aspectos de programación, nosotros solamente
necesitamos el botón para ubicar las macros.
Si la práctica se me hace un poco difícil yo puedo optar por trabajar con la cinta de
opciones Vista, ahí también podré trabajar con macros, pero con un botón un poco
reducido de opciones. Todo dependerá de la dificultad de la práctica que quiera
llevar a cabo.
125
Una vez que ya ubicamos donde se encuentran las macros podremos grabar una
instrucción. Para poder incluir una serie de instrucciones de formato se recomienda
tener las celdas vacías, en nuestro ejemplo dijimos que yo deseo aplicar un formato
de celda. Primeramente, necesito activar el botón de grabar Macro para que
empiece a gravar los pasos que voy a desarrollar. Posteriormente me desplegara una
ventana para que yo configure mi macros, como el nombre, teclas de acceso rápido
y si lo deseo un comentario, así como el lugar donde se guardara como lo muestra la
siguiente imagen.
Al momento de configurarla, el grabador

empezara a captar todas las instrucciones que
desarrolle, desde un clic a una celda hasta una
instrucción específica como aplicar un formato.
En nuestro ejemplo voy a grabar un formato de
celda por lo tanto trabajaré con el subgrupo
fuente de la cinta inicio. Asignaré un tipo de
letra un tamaño y hasta un color de celda.
Una vez que haya terminado de grabar la o las instrucciones deberé pulsar el botón
de detener grabación que se encuentra en el botón de macros para que esta quede
guardada y pueda insertarla cuando lo requiera.
Cuando la macros ya está almacenada en la memoria yo puedo activarla mediante

las teclas de acceso rápido que configuré, o bien accionando el botón de macros el
126
cual nos desplegará una ventana, ahí debemos pulsar el botón Ejecutar. Veamos la
secuencia de pasos para aplicar una macros:
1. Observe como tengo una celda a la cual yo le aplicaré un formato que deseo
utilizar en otras celdas en un futuro. Antes de realizar las modificaciones yo
debo pulsar el botón de grabar macro.
2. Una vez que pulse el botón grabar macro empezará a grabar cada una de las
instrucciones que realicé, observe el formato que le apliqué a mi celda (Letra
roja, negrita, itálica y subrayado, alineación de texto centrado en medio,
celda con todos los bordes, relleno amarillo y ajuste de texto a la celda). Todos
estos formatos se guardaron en sus instrucciones de macros. Tenga en cuenta
que todos estos formatos se aplicaron cuando la macros se estaba grabando,
si usted ubiera tenido este formato antes de grabar, la macro no se ubieran
grabado
3. Una vez que haya detenido la grabacion de

macros, esta queda almacenada en la
memoria y al momento de querer usarla, solo
debera pulsar las teclas de acceso rápido o
mediante el botón de ejecutar, cuando se
encuentre en las celdas en las que quiere
aplicar el mismo formato de celda como lo
muestra la imagen.
127
Cuando usted desee ejecutar o eliminar una macros porque ya no la necesite,
deberá pulsar el botón de ver macros, el cual le desplegará una ventana en la
cual podrá ejecutar las instrucciones, las cuales se aplicarán en la celda activa, o
también, si así lo desea, puede borrar la macros guardada, incluso puede ver el
código de programación de instrucciones en la plataforma Visual Basic para
modificar la macros.
128
ACTIVIDADES DEL
MANUAL DE
INFORMÁTICA IV
EXCEL AVANZADO
Actividades Unidad 1.
Para reforzar el aprendizaje se realizarán algunas preguntas acerca de esta unidad.
1.- Es una restricción en los parámetros del contenido de una celda que necesita ser llenada.
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2.- ¿En dónde se encuentra el botón con el cual hay que restinguir los parámetros de celda?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
3.- En ella se contemplan todos los parámetros de números naturales de tipo entero.
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
4.- ¿Cuáles son los pasos para poner los parámetros o las condiciones en una validación de
datos?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
5.- ¿Esta validación se puede usar para medir distancias o cuando usamos la contabilidad?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
6.- ¿En qué casos se puede ser utilizada la validación de datos tipo lista?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
1
7.- ¿En qué apartado se podrían poner los valores aceptables por la celda?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
8.- Da un ejemplo de cómo podría ser llenado el apartado origen.

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
9.- ¿Casos en que podría ser utilizada la validación de datos tipo fecha?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
10.- ¿Cuáles separadores podrías poner para tener una validación exitosa en una fecha?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
11.- ¿Cómo podría ser utilizada la validación de datos tipo hora? Da 3 ejemplos.
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
12.- Esta sirve para ahorrarnos recurso de memoria en Excel.
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_________________________________________________________________________
13.- Explica cómo puedes utilizar una validación de datos personalizada.

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2
14.- ¿En qué apartado podrías poner un mensaje de ayuda en las validaciones de celdas?
_________________________________________________________________________
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15.- ¿Cómo deben ser los mensajes de entrada?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
16.- ¿Cuáles son los tipos de mensajes de error que existen?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
17.- Este mensaje nos permite dejar el valor que indroducimos mal
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
18.-Este mensaje no deja salirse de los parámetros configurados
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
19.-Este tipo de mensaje nos dice que nos equivocamos, pero nos da la opcion de salirnos de
los parámetros configurados
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
20.- Este mensaje nos muestra que nos equivocamos.
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
En las siguientes imágenes identifica el nombre de cada uno de los botones.
3
1.- No borran la información, solo la ocultan parcialmente para que no se nos haga difícil,
laborioso o complicado trabajar con la demás información.
a) Filtros condicionales b) Filtros de datos c) Filtros personalizados
2.- ¿Para qué son útiles los filtros de datos?

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_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
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3.- ¿En qué Ficha y que grupo se ubican los filtros de datos?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
4.- ¿Cómo saber cuándo una tabla contiene ya un filtro?

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_________________________________________________________________________
5.-Este tipo de filtro se utiliza cuando tenemos una tabla con excesiva informacion.
6.- Son más interactivos que el resto de los filtros ya que para realizar este tipo de filtrado es
necesario tener un formato condicional aplicado a mi tabla.
7.- ¿Qué es un criterio de ordenación?

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_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
4
8.- ¿Para qué puede ser útil la opción de agrupar datos?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
9.- ¿Con que conectores se puede deshacer el agrupar datos y donde aparecen?
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_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
10.- ¿Para qué puede ser utilizado la herramienta de separar texto en columnas?
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_________________________________________________________________________
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11.- ¿Qué nos permite realizar la función de subtotales?

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_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
En las siguientes imágenes identifica el nombre de cada uno de los botones
5
1.- ¿Con que operador se empieza una fórmula empleada en Excel?
a) ( * ) b) ( # ) c) ( / ) d) ( = )
2.- ¿Cuáles son los operadores más comunes en las formulas en Excel?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
3.- Elige la operación correcta para una fórmula de suma.
a) *16+29 b) =17+20 c) +18+24 d) #39+15
4.- Elige la operación correcta para una fórmula de resta.
a) =-26-21 b) *45-18 c) /50-35 d) #70-40
5.- Elige la opción correcta para realizar una multiplicación con un signo.
a) #7*4+3 b) *3+4*6 c) =(38+43)*8 d) #(47+53)*5
6.- Cuál de las siguientes operaciones es la correcta para una fórmula de división.
a) =((16*2)/3)+200 b) =(16+2)/3+300 c) =14+3/2+200 d) =23/(3+4)
7.- ¿Qué es una referencia de celda?

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
8.- Recuadro ubicado al lado izquierdo de la barra de fórmulas.

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6
_________________________________________________________________________
9.- ¿Qué son las referencias de celda Relativas?
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_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
10.- ¿Cuál es la diferencia entre las referencias de celda relativas y la referencia de celdas
absolutas?
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_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
11.- ¿Cómo puedes realizar una referencia de datos a otra hoja de datos?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
12.- ¿Cómo puedes obtener datos de otro libro diferente?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
13.- Es una agrupación de celdas que contiene informacion específica o común de una tabla.
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
14.- ¿En qué ficha se encuentra ubicado el boton de asignar nombre a un rango de celdas?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
7
15.- Explica las diferencias de la apariencia del cursor cuando está en blanco y cuando está
en negro
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
16.- ¿Cómo se puede modificar el tamaño de un rango?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
17.- ¿Cómo se puede realizar las formulas a partir del nombre de un rango?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
18.-Existe una manera diferente de trabajar con nombres de rango dentro de una formula,
¿Con que botón puedes realizarlo?
_________________________________________________________________________
19.- ¿Cuál es el operador que delimita las celdas de un rango de celdas?
_________________________________________________________________________
8
1.- ¿De qué es encargada la función Suma?

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2.- ¿Cuáles son los pasos para realizar el cálculo de una suma?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
3.-Esta función devuelve el número de celdas que contienen un valor numérico dentro de un
determinado rango.
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
4.- Describe las dos maneras para utilizar la función de contar.

_________________________________________________________________________
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_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
5.- ¿Para qué es utilizada la función contar?

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_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
6.- Esta función suma todas las cantidades contenidas en un determinado rango de celdas y
las divide por la cantidad de celdas que contiene dicho rango.
_________________________________________________________________________
7.- Esta función devuelve el valor numérico de menor tamaño de un determinado rango de
celdas.
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
9
8.- ¿Para qué son utilizadas las funciones MIN y MAX?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
9.- Esta función nos permite hacer diferentes tipos de cálculos dentro de un grupo
determinado de datos.
_________________________________________________________________________
10.- ¿Cómo podemos modificar un rango en un subtotal?

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
11.- ¿Cómo se muestran las fórmulas realizadas en una hoja de cálculo?

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
12.- Explica cómo se pueden imprimir las fórmulas.

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
10
1.- Estas operaciones se aplicaban a un determinado rango sin importar condicion alguna, es
decir la operación se aplica a todas las celdas del rango
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2.- ¿Cómo es utilizada la fórmula avanzada sumar a partir de una o múltiples condiciones?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
3.- ¿Cuáles son los caracteres que deben ser utilizados para configurar una condición en
fórmula avanzada?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
4.- ¿Qué es lo que difiere la función sumar si con la función sumar si conjunto?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
5.- Describe que son los siguientes aspectos.

Rango Suma
_________________________________________________________________________
Rango_criterio 1
_________________________________________________________________________
Criterio 1
_________________________________________________________________________
Rango_criterio 2
_________________________________________________________________________
6.- ¿Cómo se puede utilizar la función contar si en las fórmulas avanzadas a partir de una o
múltiples condiciones?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
11
7.- ¿Cuáles son los criterios a configurar en la función contar si conjunto de las fórmulas
avanzadas? Define cada uno.
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
8.- ¿Cómo puede ser utilizada la función promedio si con las fórmulas avanzadas a partir de
una o múltiples condiciones?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
9.- Menciona cada criterio que se tiene que configurar con un condicional en la fórmula
promedio si y que es cada uno de ellos
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
10.- Esta función suma todas las celdas de un rango de celdas que cumplen con 2 o más
condiciones y las divide entre el número de celdas que cumplieron con dichas condiciones
_________________________________________________________________________
11.- ¿Cuáles son los argumentos que se tiene que configurar si uso el asistente de fórmulas
en la función promedio si conjunto y mencione que es cada uno de ellos?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
12
1.- Esta función busca un valor dentro de una tabla que se encuentra en la primera fila de ahí
se desprende su nombre.
a)BuscarV b)NomPropio c)BuscarH d)Función O
2.- ¿Cuáles son los argumentos que hay que configurar para estructurar la función BuscarH y
mencione que es cada uno de ellos?
a) Ordenado b) indicar_filas c) Matriz_buscar_en d) Valor buscado e) Todas las anteriores
3.- Este argumento es el tipo de valor que me devolverá como resultado una vez que se haya
realizado la búsqueda solo puede ser Verdadero o Falso.
a)Valor buscado b)ordenado c)Indicador_filas d)Matriz_buscar_en
4.- Es el argumento que contendrá los valores que deseamos buscar en la primera fila de una
tabla.
5.- Este argumento es toda la tabla donde se realizará la búsqueda en la primera fila.
6.- Esta celda es el número de fila de la matriz especificada, de la cual espero el valor
devuelto una vez que se encuentre el número buscado.
7.- Esta función busca un valor dentro de una tabla que se encuentra en la primera columna.
a)Buscar V b)NomPropio c)BuscarH d)Función O
8.- En esta función es posible configurar el tipo de respuesta que yo pienso obtener mediante
una condición.
a)Función Si error b)Función Si c)Función No d)Función O
9.- Es el criterio de condición que deberá evaluarse en una celda.

a) Valor_si_verdadero b) Valor_si_falso c) Prueba_lógica d) Prueba_ilogica
13
10.- Es la respuesta que nos desplegara si la prueba_logica no se cumple.
a) Valor_si_verdadero b) Valor_si_falso c) Prueba_lógica d) Prueba_ilogica
11.- Es la respuesta que nos desplegará si la prueba_lógica se cumple.

a) Valor_si_verdadero b) Valor_si_falso c) Prueba_lógica d) Prueba_ilógica
12.- En esta función solo devolverá dos tipos de respuesta, Verdadero si todas las condiciones
se cumplen o Falso si no se cumple alguna.
a) Función Y b) Función Si c) Función No d) Función O
13.- En esta función con tan solo una de las condiciones que yo configuré sea cumplida esta
me devolverá la palabra verdadero.
14.- Esta función cambia Verdadero por Falso, y Falso por Verdadero según una condición
dada.
15.- Esta función es principalmente usada para verificar la buena estructura de las funciones o
formulas hechas a lo largo de una hoja de cálculo.
a) Función Si error b) Función Si c) Función No d) Función No error
16.- Esta función convierte la primera letra de un texto a mayúscula y las demás letras a
minúscula, esta función también convertirá a mayúscula toda letra que se encuentre después
de un carácter especial o de un espacio.
a) Función Nompropio b) Función MINUS c) Función MAYUSC d) Función SUSTITUIR
17.- Es la parte del texto que deseo cambiar (distingue mayúsculas y minúsculas)
a) Texto_original b) Texto c) Texto_nuevo d) Num_de_ocurrencia
18.- Es la parte que se especifica el caso en el que ocurre la palabra a sustituir por decir si la
palabra aparece en tres celdas diferentes, aquí especificare en cuál de las tres deseo cambiar
el texto.
19.- Es el texto por el cual voy a remplazar.

20.- Es el texto o referencia de celda que contendrá el Texto que deseo cambiar.
14
1.- Es una manera muy sencilla de resumir y analizar grandes cantidades de información.
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2.- ¿Cómo se puede trabajar con las tablas dinámicas? Mencione los pasos.
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
4.- Es exactamente igual que asignar una sumatoria solo tenemos que modificar la
configuración en el apartado de la operación que queremos realizar con mis valores
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_________________________________________________________________________
5.- ¿Cómo se pueden crear las tablas dinámicas a partir de datos existentes en una hoja de
datos?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
6.- ¿En dónde puede ser fácil aplicar las tablas de datos?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
7.- ¿Cuáles son los campos ubicados en la parte superior hacia las cuatro zonas que
aparecen en la parte inferior del panel de configuración?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
15
8.- ¿Cuál sería el botón para configurar que se observen los valores correspondientes a los
sueldos de los trabajadores?
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_________________________________________________________________________
9.- ¿Que se debe seleccionar en la pestaña de resumir datos para ser utilizada esta?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
10.- Realiza un dibujo de una tabla dinámica.
11.- ¿Cómo se pueden calcular promedios en una tabla dinámica?

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
En la siguiente imagen identifica el nombre del botón.
16
1.- Es una manera visual de representar la información, estos nos son de gran ayuda para
interpretar información o datos, para realizar comparativas.
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2.- Menciona cuáles son los gráficos que se despliegan para interpretar la información
obtenida de una tabla seleccionada y dónde se encuentran estos.
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
3.- Comenta los pasos que tendrías que utilizar para crear un gráfico.
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
4.- Menciona las maneras que puedes utilizar para modificar los rangos que deseas contenga
tu gráfico.
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
5.- Se trata de toda aquella información que esta dividida en eventos y que se encuentra en su
mayoria en la parte vertical del gráfico.
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
6.- Son cada agrupación de diversos eventos y por lo general son divididas de manera
horizontal.
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
17
7.- ¿Cómo se puede crear un gráfico de barras.?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
8.- ¿Con qué pestaña es necesario trabajar para formatear un gráfico, por ejemplo darle
estilos, colores, forma, etc.?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
9.- Menciona como podrías formatear manualmente las partes de un gráfico.

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
10.- ¿Cómo podrias formatear el relleno de una trama del gráfico?

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
11.- Menciona como puedes formatear el borde de un gráfico.

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
En las siguientes imágenes

identifica el nombre de cada
uno de los botones.
18
1.- Esta opción nos prevé de posibles robos o modificaciones de información, incluso para
proteger la identidad de tal archivo, el autor y demás.
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2.- Explique la diferencia entre protección de una hoja y protección de un libro.

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
3.- Mencione los pasos para proteger una hoja de cálculo.

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
4.- Es la clave de identificación con la cual podre desbloquear un archivo u hoja, esta podrá
contener letras, números o caracteres.
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
5.- ¿Qué complemento necesito tener activo para poder establecer permisos de
confidencialidad?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
6.- Opción que revisa toda la información oculta dentro de un archivo de Excel para que en su
futura distribución no tengamos problemas con nuestra información confidencial.
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
7.- Es una especie de sello electrónico que me autentifica como autor de un archivo, en el cual
me hace la persona creadora de este.
_________________________________________________________________________
19
8.- ¿Cuáles son los diferentes formatos en los que puedo convertir para distribuir mi archivo
por correo electrónico de Outlook?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
9.- Es una herramienta que nos brinda la posibilidad de llevar una bitácora o control de las
modificaciones que se han realizado en un documento cuando este se encuentra en modo
compartido.
_________________________________________________________________________
10.- Herramienta que nos es muy útil al momento de trabajar con libros compartidos y que nos
sirve para poner pequeñas indicaciones o recordatorios.
_________________________________________________________________________
11.- Son instrucciones o secuencias de pasos almacenadas en un archivo que nos agilizan el
proceso de interacción al momento de trabajar con un archivo. Permanecen almacenadas
hasta que las ejecuto.
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
12.- Pasos para aplicar una macros.

_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Asigne el nombre de los siguientes íconos.
20

Informatica

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Universidad Metropolitana de Monterrey

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1.1 Validación de datos tipo Números Enteros.

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1.5 Validación de datos tipo hora.

1.6 Validación de datos de Longitud de texto.

Este tipo de validación es

1.7 Validación de datos personalizada.

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1.8 Mensajes de error.

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Mensaje detener: Este tipo de mensaje es el más recomendado, ya que no deja

Al presionar el boton filtro, todos los encabezados de mi tabla lucirán

Supongamos que en el siguiente ejemplo tenemos a nuestro cargo una cantidad de

Posteriormente seleccionaremos manualmente cada

2.3 Filtros condicionales.

Posteriormente podemos filtrar de

En el apartado de búsqueda, es un gestor para encontrar una palabra o condición

Usar el carácter signo de interrogación (¿)para representar cualquier caracter único,

2.4 Criterios de Ordenación.

Al momento de querer ordenar, me puedo topar con redundancia en el apartado de

Por este tipo de casos es recomendable tener criterios de ordenación

En el apartado Ordenar por aparecerán todos

En el apartado Ordenar según, aparecerá los

En la parte de Criterio de ordenación, seleccionaremos cómo lo queremos ordenar,

Sin criterios de ordenación

Con un criterio de ordenación

Con varios criterios de ordenación

Esta opción se puede deshacer en cualquier momento con el botón desagrupar o

Si por algún motivo necesitamos distribuir esos datos, seria sencillo

1. Paso uno: Elegir el modo de delimitaciones que

2. En este apartado debemos seleccionar el tipo

Esta función nos permite hacer cálculos dentro de un grupo determinado

Esta opción cuenta con diferentes tipos de

Como sabemos comúnmente cualquier fórmula empleada en Excel se empieza con

Los operadores más comunes son:

Y precisamente este es el orden que debe seguir cualquier operación en Excel, ya

Como se explicó anteriormente es necesario empezar una fórmula con el operador

Para ello es necesario posicionarnos en la celda en la cual necesitamos realizar una

Como podemos observar de primera instancia la operación aparece en ambos

3.1.2 Realizar operaciones de resta.

Cuando trabajamos con operaciones de multiplicación con signos debemos separar

Es decir, en la operación 7+13*10 cual será nuestro resultado. Aparentemente nuestro

El resultado de la operación es 137, esto resulta porque como se mencionó con

3.1.4 Operación con división.

No sé qué operaciones realizará primero, ya que hay una combinación de varios

En el cual primero realizara la operación de 15*3, para posteriormente ese resultado

3.2 Referencias de celda.

Pero y qué pasará al dia siguiente

3.2.2 Referencias de celda Relativas.