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Con el nacimiento de la sociedad posindustrial, surgió una nueva manera de generar riqueza
en las organizaciones, la cual se oponía por completo a la establecida en la Revolución
Industrial (la tecnificación de los procesos y, en general, un gran énfasis en la tecnología y
los recursos materiales): la sociedad de la información, el conocimiento y el aprendizaje.
En consideración a que las empresas son cada vez más homogéneas en cuanto a su
producción, la comunidad científica se ha preocupado en los últimos años por estudiar las
maneras de lograr que éstas sean más competitivas en el mercado (en el marco de la
información, del capital intelectual y de los activos intangibles). Tales estudios han llegado
a la conclusión de que la gestión del conocimiento resulta ser una de las puertas clave para
generar la competencia y la innovación.
En este contexto, en donde la producción se hace cada vez más homogénea, las
empresas empiezan a adquirir mayor valor gracias a sus conocimientos y a su saber hacer, y
no a sus recursos tecnológicos y materiales. Lo anterior significa que las empresas ya no
compiten por sus productos o valores tangibles, sino por sus conocimientos, servicios,
imagen, innovación, mercadeo; en general, todos los valores intangibles, que aunque no se
pueden ver, ni tocar, constituyen el elemento clave que permite que una organización se
pueda diferenciar y pertenecer al océano azul o al lugar menos competido del mercado.
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A partir de esta nueva sociedad surgen expresiones (terminologías), como capital
humano, capital social, capital intelectual, activos intangibles, comunidades de aprendizaje,
conocimiento tácito, conocimiento explícito, economía del conocimiento, gestión del
conocimiento, redes sociales, etc. Este conjunto de expresiones, que han cobrado gran
importancia en el imaginario de las organizaciones, ponen en el centro el capital intangible
(los conocimientos o saberes que posee una sociedad, comunidad o empresa) como la base
de todos los procesos organizacionales y el activo más importante que genera riqueza.
Por tal razón, para que una empresa se convierta en una organización inteligente, el
comunicador deberá “pensar en instrumentos que faciliten el acceso a la información, en
tecnologías adecuadas y en métodos de reconocimiento de fuentes de información de valor”
(Martín, 2007, julio-diciembre, p. 54). Su mayor objetivo será movilizar el conocimiento que
posee el recurso humano, a través de herramientas y espacios útiles, que hagan posible que
este saber pueda ser repartido, organizado y acumulado en pro del mejoramiento de los
procesos internos de la organización.
Por tanto, una organización que aprende, es una organización cuyo centro de trabajo
es su recurso humano, y el capital intelectual y social que este posee; el trabajo en equipo,
comunidades de aprendizajes, redes sociales, mejora en los procesos, innovación, y sobre
todo, la comunicación y la gestión del conocimiento.
De acuerdo con Nonaka y Takeuchi (1995) (Carrillo y Tato, 2001), dadas las actuales
condiciones en las que operan las empresas, caracterizadas en gran medida por los aspectos
anteriormente señalados, la única fuente duradera de ventaja competitiva es el
conocimiento. Las compañías que se desenvuelvan exitosamente en dicho entorno serán
aquellas que estén en la capacidad de crear de forma constante nuevo conocimiento, y que
sean capaces de diseminarlo por toda la organización e incluirlo en nuevas tecnologías y
productos.
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En esta nueva era, en el ámbito organizacional, el reto del comunicador está en
generar estrategias que permitan gestionar el conocimiento de las empresas por medio del
análisis, la interpretación y la acción sobre y a través de procesos, tecnologías, discursos
emergentes, habilidades, destrezas, competencias, experiencias, conocimientos adquiridos y
acumulados.
"La presente investigación tomó en cuenta los siguientes autores: Bartoli, A, Brönstrup, C.;
Ribeiro, A.; Godoi E., Elías, J., Mascaray, J., Manucci, M., Bances Gómez, A., Collado, F.
C., Marín, H., Martín, I., Price Water House, Molina, J.L., Marsal, M., Pérez, R., Pizzolante
Negrón, I., Restituto Sierra, B., Carrillo, V., Tato J.L., Marqués Graells, P., Nonaka y
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Takeuchi ; a partir de sus diferentes conceptos y definiciones, se articularon algunas
apreciaciones y conceptualizaciones dentro del trabajo. Algunas ideas expresadas surgen de
manera crítica y analítica por parte de la autora del trabajo, partiendo tanto de las lecturas
como de las experiencias de clase e incluso desde su perspectiva laboral. Los aportes más
valiosos de tales autores han servido como materia prima para redefinir las orientaciones
más importantes de la comunicación organizacional y estratégica expuesta en estas
páginas".
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1. 1 Organizaciones tejidas en red.
A lo largo de la vida, los hombres están incluidos en organizaciones tales como la familia,
el colegio, la universidad, el lugar de trabajo, la junta de acción comunal del barrio, el
Estado, etc. Dicha inclusión significa que los seres humanos nunca están por fuera de
alguna agrupación o sistema y que su vida es completamente organizacional.
Según Carlos Fernández Collado (1991) toda organización tiene unos elementos
básicos que la componen:
c) Insumos: toda organización requiere de insumos para poder llevar a cabo sus tareas.
Los insumos (energía, personas, recursos materiales y financieros, e información) se
encuentran en el ambiente y por lo tanto la organización los importa.
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específicos y unos elementos internos precisos los cuales interactúan con otros sistemas
externos, como proveedores, clientes, Estado, y comunidad. Y a su vez, la empresa como
sistema, pertenece a un sistema mayor o sociedad global; es decir, pertenece a un país, a un
continente y a un mundo.
1.2 Las redes y el capital social inmersos en la gran red que es la organización
En razón del concepto anterior, se definirá la importancia del análisis de las redes sociales
en el ámbito organizacional y su pertinencia para el plan estratégico a desarrollar.
Como se verá más adelante, “el análisis de las redes sociales estudia relaciones
específicas entre una serie definida de elementos (personas, grupos, organizaciones, países
e incluso acontecimientos)” (Molina, 2001, p.13). Lo importante de este análisis es que permite
dar cuenta de las dinámicas de las relaciones, y no específicamente de los elementos que
constituyen esas relaciones.
Gracias a estas redes sociales los seres humanos construyen, en entornos de relación
como una empresa, su llamado capital social. Por esta razón todas las personas poseen un
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núcleo de lazos con otras personas o grupos, los cuales constituyen su capital social. Entre
mayor sea el capital social de una persona mayor serán los conocimientos, recursos,
información y sensaciones que podrá intercambiar y adquirir.
Según José Luis Molina (2001), los seres humanos, siempre poseen lazos fuertes y
lazos débiles, siendo los primeros las personas con las que más contacto se tiene y se
guarda una relación estrecha; y los segundos, los conocidos o personas que se identifican,
pero con las cuales el contacto es mínimo. Es de suponer que el número de personas que
conforman los lazos fuertes siempre va a ser menor que aquel que conforma los lazos
débiles. Por ejemplo, el núcleo fuerte de una persona de una organización puede ser su
familia, sus amigos y dos personas de su área; y su núcleo débil otros familiares, personas
de otras áreas e incluso personas de otras organizaciones.
Para ilustrar lo anterior en una empresa, es posible que los lazos fuertes del gerente
comercial sean sus mismos compañeros de área y los vendedores. Ahora bien, suponiendo
que este gerente requiera que el área de logística le suministre información sobre la
cantidad de camiones disponibles para la entrega de un pedido, a pesar de que siempre tiene
a la mano sus lazos fuertes que son sus vendedores, esta información fundamental sólo la
posee el gerente de Logística, el cual hace parte de su lazo débil.
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Por tanto, una organización es una estructura compuesta por diversas áreas, y las
relaciones entre éstas y sus miembros, pueden afectar directamente a la estructura como un
todo. Si existen lazos débiles entre áreas o grupos de trabajo, éstos pueden crear relaciones
disfuncionales afectando así el cumplimiento de objetivos y metas de la organización.
Los seres humanos poseen un capital social constituido por las personas con las que
se relacionan y el conocimiento y recursos que en estas relaciones se comparten. Pero
también poseen un capital intelectual (conformado por las aptitudes, saberes, habilidades y
demás aprendizajes adquiridos a lo largo de la vida), el cual se aprende y se enseña en las
redes a las que se pertenece. Las redes sociales y el capital social, propician la repartición y
desarrollo del capital intelectual (el saber hacer y las habilidades de cada persona).
En las organizaciones como sistemas, son importantes las redes sociales que se
desarrollan, y por tanto, resulta fundamental el intercambio de recursos y conocimiento que
se genera en dichas redes así como los procesos de comunicación.
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sociales en lugar de máquinas eficientes a partir de un diseño racional”. (Molina y Monserrat,
2002, p.5).
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Sin embargo, aunque los dos grupos enfocan sus estudios en dos ámbitos diferentes:
el conocimiento organizacional y el conocimiento a través de los computadores, los
estudios de ambos se complementan ya que hoy en día las tecnologías de la información y
la comunicación constituyen una herramienta clave para el desarrollo de modelos de
gestión del conocimiento.
La gestión del conocimiento se concibe como un proceso, y como tal, no posee una
definición global que la describa. Sin embargo, existe una definición que puede dar cuenta
de lo que significa:
conocimiento y su importancia.
En un primer nivel se encuentran los datos, los cuales por sí solos no tienen ningún
significado, ni generan ningún tipo de conocimiento; en un segundo nivel se encuentra la
información, la cual se ha convertido en tal después de haber organizado, agrupado y
analizado los datos, los cuales por si solos carecen de valor. En la tercera base se encuentra
el conocimiento, el cual es la información puesta en un contexto determinado de una
persona, junto con sus percepciones individuales; y finalmente, en la cúspide de la
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pirámide, y por tanto en el nivel más alto del desarrollo del conocimiento, se encuentra la
inteligencia, la cual consiste en conocimiento legitimado y orientado hacia unos objetivos
específicos. De allí que en la introducción se mencione aquello de las organizaciones
inteligentes, que aprenden.
Por lo tanto, en esta primera consideración se evidencia que los datos son el primer
paso para generar conocimiento, y que la información, aunque presente datos organizados,
tampoco lleva a la acción, a menos que esta tenga un significado para una o varias
personas. Es en este primer aspecto donde la comunicación empieza a cobrar importancia,
pues como se dijo anteriormente, la información por si sola no genera una acción; la
verdadera acción está en el conocimiento y este puede ser logrado gracias a la
comunicación.
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comunes o un lenguaje común, logrando que exista un sistema compartido de referentes; lo
que supone que haya un intercambio de símbolos comunes entre las personas que
intervienen en el proceso y que por tanto la información se convierta en conocimiento.
Existe otra teoría sustentada por Nonaka y Takeuchi (1995) la cual recibe el nombre
de “Organización creadora de conocimiento”. Para empezar, los autores distinguen dos
tipos de conocimiento: el explícito o aquel que está codificado y puede ser ordenado,
acumulado y repartido a través de algún sistema de lenguaje (como carteleras, periódicos,
manuales); y el tácito o aquel que forma parte de las vivencias de cada individuo y de su
contexto, aquellos conocimientos que resultan complicados de ordenar, acumular y
distribuir, y hacen parte de las experiencias de aprendizaje individual adquiridas a lo largo
de la vida, como las habilidades, aptitudes, percepciones, la manera de ver la vida, etc.
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conocimiento está en permitir que el conocimiento individual o tácito esté a disposición de
los demás.
Como se verá más adelante, SCHOTT Envases es una organización en red que
trabaja con distintos tipos de comunidades de aprendizaje, las cuales permiten el trabajo en
equipo y red para desarrollar distintos temas de interés para el plan estratégico de la
organización (por ejemplo, el comité de innovación, el cual coordina estrategias para
generar nuevo conocimiento.)
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a) Socialización: en donde los empleados comparten sus experiencias propias o
conocimiento tácito, para ser convertido en explícito, gracias a dicha socialización.
Cuando dos o más Cuando una persona Cuando una persona Es cuando se
personas comparten extiende su crea nuevo incorpora un
experiencias de conocimiento tácito conocimiento que se conocimiento
aprendizaje a otras personas (Por puede repartir, explícito a uno
individual. (Por ejemplo cuando un acumular y ordenar, tácito. (Cuando los
ejemplo, cuando un jefe de área enseña a a través de un empleados de la
jefe de área sus empleados una conocimiento que organización se
comparte a un manera óptima de tiene las anteriores apropian del plan
trabajador lo que desarrollar un características (Por estratégico y lo
sabe de algún tema, proyecto, manera ejemplo, cuando una incorporan a su
y su subalterno que ha desarrollado persona de la conocimiento
también le comunica gracias a su organización toma personal).
algo que aprendió en experiencia). un manual de
la anterior empresa imagen y lo enseña a
donde trabajó). un grupo de
personas y
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posteriormente se
hace una bitácora de
lo enseñado).
a) Primera fase: Creación del conocimiento, captura de ese conocimiento para ser
constituido en documentos o archivos, organización de esos documentos, y
finalmente su repartición.
Las empresas que son creadoras de conocimiento mantienen una dinámica de conversión de
éste, y se concentran en lograr que el de carácter individual se extienda a través de todos los
grupos, equipos, comunidades de aprendizaje, áreas y demás personas de la organización.
Por otro lado, el hecho de que el conocimiento tácito no sea fácil de estructurar y
almacenar, no significa que sea menos importante que el explícito; por lo que la gestión del
mismo se puede lograr a través de redes de colaboración entre las personas que comparten
la organización, y dichas redes pueden estar apoyadas por distintos sistemas tecnológicos
de comunicación.
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Por tanto, una vez localizado, el conocimiento tácito será tanto más valioso cuanto
mayor sea su incorporación al proceso productivo de la organización, y esto será tarea
fundamental de las estrategias de comunicación.
Partiendo de la anterior explicación, se puede afirmar que las personas son el centro
de interés de la comunicación pues es a través de ellas como se gestionará el conocimiento
el cual constituye una nueva forma de crecimiento. Lo anterior pone de presente que en el
contexto actual de los negocios, los recursos tangibles pasan a un segundo plano y los
conocimientos y el capital intelectual se convierten en la base para el éxito empresarial.
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“Es en síntesis la oportunidad que se le presenta al comunicador social para facilitar
procesos de formación, información y transformación de la realidad organizacional
en la que se concentre su interés y su vocación profesional” (Bances Gómez, 2008,
julio).
Uno de los objetivos del presente trabajo es mostrar el valor que la comunicación
tiene en procesos de gestión empresariales como los de gestión de conocimiento, y para ello
se expondrá la visión de comunicación que el autor de esta investigación desea promover
durante el desarrollo del mismo.
“El modelo interpretativo, en el que las organizaciones son vistas como cultura
y espacio de negociación de las transacciones y discursos colectivos; […] y
como un proceso por medio del cual ocurre la construcción de la realidad
organizacional.” (Brönstrup, C.; Ribeiro, A.; Godoi E, 2007, julio-diciembre, p. 35)
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Si se parte del hecho de que la comunicación es un proceso intrínseco, espontáneo y
natural de una organización, se reconoce que “la intracomunicación es el proceso
estratégico para conseguir que la comunicación interna sea más efectiva para todos los
elementos involucrados en ella.” (Elías y Mascaray, 2003, p.55)
Para tal fin, dicha intracomunicación debe propender por estrategias que generen
procesos continuos de comunicación multidireccional para la creación de valor en la cultura
de la organización. La comunicación interna no debe ser vista como una simple
herramienta, sino como una filosofía que permite generar nuevos significados en los
individuos, una toma de decisión y posición dentro de la empresa, y una actitud ante la
planeación de los procesos internos de la organización.
Por lo tanto, esta visión que se rescatará durante el desarrollo de todo el proyecto, ve
la comunicación organizacional no como una técnica que permite el desarrollo de medios
de comunicación sino como una forma de pensar, un fin en sí mismo, y una estrategia
influyente en la cual los medios de comunicación pueden servir como su herramienta.
Como se expresó anteriormente, todas las organizaciones poseen una realidad corporativa
conformada por un sistema de creencias. Es en este escenario donde aparece la
comunicación estratégica, como un puente:
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“Una interfaz que implica un proceso de comunicación basado en la gestión de
significados dentro de ese espacio común. De esta manera, las acciones de
comunicación abandonan la concepción lineal del convencimiento por la necesidad
de la sincronía de percepciones, significados y realidades”. (Manucci, 2004, p. 69)
Lo que busca entonces la planeación estratégica es mantener una concordancia entre las
realidades subjetivas y los objetivos de la organización.
Por otra parte, la planeación estratégica implica un método que le permita crear y
desarrollar dichas estrategias de forma coherente y sistemática; y aunque no tiene un
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procedimiento específico que deba seguirse, para que funcione, es necesario que contemple
los siguientes puntos (Elías y Mascaray, 2003):
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El objetivo de este primer paso del plan, es elaborar un estudio general del contexto de la
organización para determinar la realidad de sus componentes internos y externos. Para ello
se analizará :
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2. ¿Quién es SCHOTT?
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conformación de la organización actual, al igual que en el desarrollo de su cultura e
identidad organizacional.
El grupo SCHOTT nació en Alemania en 1884, con la apertura de una fundación (a cargo
de Otto Schott) dedicada a la investigación y al desarrollo tecnológico y científico del
vidrio. Entre 1891 y 1919, la fundación se convirtió en empresa y quedó a cargo de Carl-
Zeiss-Stiftung, como único dueño. En 1952, después de la división de Alemania, la
empresa se reconstruyó en Mainz (República Federal de Alemania) y Maguncia se
convirtió en la sede del Grupo SCHOTT.
Actualmente el grupo SCHOTT tiene filiales alrededor del mundo, las cuales
trabajan diversas unidades de negocio, todas enfocadas a la producción de elementos en
vidrio. Estas unidades de negocio son: unidad óptica, unidad de TV, arquitectura,
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automovilística, aviación, energía solar, elementos de hogar y envases farmacéuticos, a esta
última pertenece SCHOTT Envases Farmacéuticos S.A de Colombia.
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Viales Type I plus con mayor resistencia al ataque químico y mejor resistencia
mecánica.
Jeringas prellenables con vidrio tipo 1.
Viales estériles listos para llenar y jeringas prellenables en polímeros SCHOTT
TopPac.
Viales con polímeros proyectores para inhaladores Schott PURGARD.
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En cuanto a los viales, ofrece una amplia variedad de frascos con impresión o sin
ella, desde 1 ml hasta 100 ml, con diferentes terminaciones en el cuello y bocas, para
diferentes formas de sellado, que cubren las necesidades de la industria farmacéutica,
cosmética y veterinaria. Asimismo, SCHOTT Envases fabrica los productos atendiendo
estándares internacionales acordes con los requerimientos de sus clientes.
Igualmente, los viales fabricados por SCHOTT son hechos en polímero COC, que
ofrece transparencia y apariencia como las del vidrio. Cuentan con excelentes propiedades
de contención, alta resistencia a químicos y durabilidad, que hacen de estos frascos una
opción ideal para empacar diferentes sustancias.
Por otra parte, SCHOTT cuenta con un servicio técnico de apoyo a los clientes, el
cual entrega productos certificados bajo normas internacionales. La planta de SCHOTT
Envases Farmacéuticos S.A está ubicada en el sector de Cota, Cundinamarca, municipio
anexo a Bogotá. Esta planta cuenta con una bodega de dos pisos, en donde se encuentran
las oficinas de administración, la planta de producción, la bodega, el área de
mantenimiento, el almacén de insumos, el laboratorio y la cafetería.
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2.3 Misión, visión, valores y objetivos corporativos
Misión
La misión refleja cuál es el negocio que maneja la empresa y para qué sirve, muestra cuál
es la razón fundamental de ser y operar de la empresa; constituye el primer paso y uno de
los elementos críticos para realizar una planeación estratégica. (“Elaboración de misión, visión y
objetivos”, 2008)
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De manera que, la misión de SCHOTT está enfocada en contribuir al progreso de sus
clientes suministrándoles soluciones competitivas de envases con altos estándares de
calidad, tecnología e innovación:
Visión
La visión constituye la imagen que tiene la organización del lugar al cual quiere llegar y de
cómo se quiere ver como organización en el futuro. Pues, en un mundo organizacional de
cambios constantes, las empresas necesitan pensar cómo quieren que sea su futuro, por lo
que la visión le permite plantear un futuro deseable, el cual sea lo suficientemente
motivador como para trabajar en su cumplimiento (“Elaboración de misión, visión y objetivos”,
2008).
Los valores y objetivos corporativos son los principios considerados válidos dentro de la
organización y constituyen un reflejo de la identidad corporativa: lo que la empresa es y
quiere proyectar. Estos brindan a las organizaciones su poder y su manera de diferenciarse
con otras organizaciones y, finalmente, sirven para fortalecer la visión. Incluso, dan vida a
la cultura organizacional y constituyen un marco general para el comportamiento de los
empleados.
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Valores corporativos
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Gráfico #1- Valores corporativos
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Objetivos corporativos
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Gráfico #2- Objetivos corporativos
Gráfico # 3- Organigrama
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Cuando se habla de cultura organizacional, se hace referencia a un concepto
intangible que constituye uno de los activos más valiosos en una organización. La cultura
se define como el conjunto de normas, objetivos, valores, practicas, discursos y formas de
pensar que guían el comportamiento de los empleados en el entorno laboral, en todos los
niveles de la empresa, así como también la forma en la que se presenta una organización.
Ésta por tanto, moldea el ambiente laboral conformado por dichas prácticas y actitudes. En
otras palabras, la cultura es la forma de ser de la organización y la comunicación debe
moldearse así como forjar sus estrategias en torno a las dinámicas de esa forma de ser.
SCHOTT, cuenta con ciento treinta y cinco colaboradores que hacen parte de su
equipo de trabajo. Su cultura sufrió un cambio aproximadamente hace cuatro años y gracias
a éste, la gerencia empezó a preocuparse más por su recurso humano.
Por otra parte, el personal administrativo es más autónomo que el operativo y, por
consiguiente, para los primeros no hay un control restrictivo en el cumplimiento de
horarios; por ejemplo, hay empleados que toman su hora de almuerzo a las 12:00 pm, como
hay otros que lo hacen a la 1:00 pm. Ahora bien, aunque ésta no es la única diferencia
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cultural entre el personal administrativo y el operativo, lo cierto es que sí existe una
marcada disociación e independencia entre estas dos áreas de trabajo.
La empresa, también cuenta con tres máquinas de comidas y bebidas las cuales
pueden ser utilizadas por los empleados a través de una tarjeta que tiene un cupo específico.
Estas máquinas están ubicadas en el hall principal y, por esta razón, es común ver a los
empleados consumiendo y hablando en corrillos, casi siempre en las horas de la mañana y
de la tarde.
La importancia del examen de la política como parte del contexto organizacional, radica en
los siguientes puntos:
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a) Ésta hace parte de las directrices generales que contempla la organización
para la toma de decisiones y, por ende, da cuenta de la personalidad de la
compañía.
3. Las condiciones y actos seguros para los trabajadores y las demás partes
interesadas.
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La eficacia del programa de capacitación y entrenamiento que permita la
conciencia y la competencia de los trabajadores y las partes interesadas.
Incluir esta estrategia como parte del contexto es importante, pues hace parte de la
“Planeación estratégica” de la organización a favor del cumplimiento de metas.
Este plan consiste en un cuadro de mando integral o Balance Score Card, en donde
se muestra el cumplimiento de metas por colores: el color verde, significa que el indicador
se cumplió de manera óptima; el color rojo, enseña los indicadores que no se cumplieron; y
el color amarillo, enseña aquellos indicadores que no se han medido. Como lo ideal es que
todos los departamentos alcancen las metas de manera óptima, es decir que lleguen al color
verde, la estrategia tomó el nombre de “Péguele al Verde”, el cual buscaba ser llamativo y
afectar de manera positiva la labor de todas las áreas.
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Gráfico # 4-Balance Score Card
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Debido a que SCHOTT es una empresa que opera a escala global, necesita un
diseño corporativo unificado que contribuya al reconocimiento y fortalecimiento de su
marca. De ahí que hace aproximadamente seis años, la multinacional, lanzara una nueva
guía mundial de diseño corporativo unificado, como resultado de la consolidación de su
nueva identidad. Dicho manual fue expedido para ser aplicado en todas las empresas del
grupo SCHOTT presentes en todo el mundo; y tenía como objetivo presentar de manera
clara y distinta la identidad de SCHOTT, tanto frente al cliente interno como frente al
cliente externo.
De manera que SCHOTT Envases farmacéuticos S.A, filial del grupo SCHOTT en
Colombia, ha tenido que moldear su imagen de acuerdo a los lineamientos establecidos por
la casa matriz; lineamientos que han sido materializados a través del manual. Su principal
objetivo es lograr que SCHOTT brinde una sola cara, la cual le identifique y permita
reforzar su marca alrededor del mundo y del tiempo1.
Finalmente, cabe anotar que para SCHOTT, la credibilidad que ha ganado como
grupo empresarial líder y marca reconocida, puede sólo ser asegurada en la medida en que
proyecte una identidad visual consistente y una apariencia unificada para sus clientes
potenciales, socios, lo mismo que para el futuro y presente de los empleados.
1
Este manual se puede encontrar en Internet a través de la página: http://www.schott.com/designmanual
50
Colores permitidos, logo SCHOTT
RGB 128, 128, 128 RGB 0,80,149 RGB 76, 133, 181
orange Logo:
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acciones sobre los diferentes grupos con los que se relaciona (stakeholders o grupos de
interés)” [“¿Qué es la responsabilidad Social empresarial?”, 2008].
De esta forma, como se expresó más arriba, las empresas son socialmente
responsables cuando realizan actividades que se orientan a la satisfacción de las
necesidades e intereses de sus miembros, de la sociedad y de todos los públicos que se
benefician de su actividad operativa. Igualmente, son socialmente responsables cuando
dichas acciones van en pro del cuidado y preservación del entorno.
Con todas las empresas se han realizado actividades como el día de los niños, donde
se brinda un tiempo de esparcimiento y diversión a los niños residentes en Cota y Tenjo. De
igual forma, con las empresas de la zona se realizan capacitaciones de temas ambientales
para crear conciencia frente al uso racional de los recursos.
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2.8.1 Stakeholders
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En el ámbito empresarial se distinguen los siguientes stakeholders:
Aliados estratégicos
Las alianzas estratégicas son esenciales, pues definen las estrategias de negocios que la
empresa contempla a través de su relación con diversos stakeholders. Éstas, son de gran
importancia, pues develan el interés de negocio y gestión de la organización dentro del
sector en el que se desempeña.
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Cliente interno
La empresa cuenta con ciento treinta y cinco empleados repartidos en las siguientes
dependencias:
Cliente externo
SCHOTT cuenta con clientes potenciales en Bogotá, Cali, Medellín, Ecuador, México y
República dominicana (Santo Domingo):
Proveedores
Los proveedores constituyen uno de los principales stakeholders de SCHOTT, pues de ellos
depende, en gran parte, la empresa para llevar a cabo sus operaciones de manera efectiva.
Actualmente, SCHOTT cuenta con aproximadamente doscientos trece proveedores, dentro
de los cuales se encuentran:
Aeroenvíos S.A, Autogas S.A, Aseo Moderno, Clean Room Services LTDA, Consultora y
seminarios empresariales, Disecon ingenieros LTDA., Editores litográficos LTDA., Hoteles
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Estelar S.A, Multidimensionales S.A, Outsourcing y temporales S.A, Tornillos AGO
LTDA.
Del mismo modo, la empresa cuenta con un comité de seguridad, el cual se encarga
de velar por el cumplimiento de los requisitos legales referentes al tratamiento de agua,
manejo de residuos y mantenimiento de instalaciones en condiciones óptimas, entre otros;
poniendo de presente que una de las principales preocupaciones de la empresa se centre en
el medio ambiente y la seguridad industrial.
Competencia de la empresa
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Las empresas más conocidas de este mercado son: Vitrofarma, Farmayet, Farmion,
Univir, Viteco, Bifares. Las cuales constituyen la principal competencia de SCHOTT
Envases Farmacéuticos.
Comunidad
Socios
Aproximadamente un 73% del capital corresponde al grupo SCHOTT, lo cual hace que la
junta directiva del grupo tenga una mayor incidencia sobre los procedimientos y políticas
que rigen SCHOTT Envases Farmacéuticos S.A de Colombia; y cerca de un 27% de capital
restante que corresponde a socios privados.
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2.9.1 Plataforma tecnológica para la comunicación e información
Las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) con las que cuenta la empresa
forman parte de la cultura tecnológica de la organización, determinan la manera en que su
uso modifica los espacios de la experiencia habitual de los trabajadores y modelan el
proceso comunicacional de la organización para que éste sea efectivo y ayude a gestionar la
información.
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Por tal motivo, las políticas internas de comunicación formalizan y estandarizan los
procesos de trasmisión de información.
Objetivos específicos
“Los canales de comunicación son el vehículo que transporta los mensajes de la fuente al
receptor” (Collado, 1991, p. 22); en esta medida, bloquean o permiten la transmisión de
información en una organización. Son importantes porque de la efectividad de cada uno de
ellos, depende que corra eficientemente el flujo de información presente en la organización.
Entonces, incluirlos dentro del contexto permitirá indagar la forma en que la organización
concibe y maneja la comunicación, así como la manera en que ésta posibilita o no la
retroalimentación y la movilización del conocimiento.
De modo que los canales de comunicación de la empresa, deben servir para lograr
que se comuniquen diversos temas de la manera más directa posible, de acuerdo al público
óptimo.
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2.9.2.1 Matrices (comité de comunicaciones)
La empresa cuenta con un comité de comunicaciones conformado por: Sonia Morales, Jefe
del departamento de Recursos Humanos; Camila Osorio, Asistente comercial; Mauricio
Villegas, Gerente General; Héctor Gordillo, Jefe de serigrafía; Jhan Pierth Arévalo, Gerente
comercial; Jorge Urrego, Jefe de tecnología; Jorge Castillo, Gerente de calidad; Cristina
Vela, Coordinadora de cartera; Gloria Téllez, Asistente contable; y Sandra Alarcón,
Secretaria de gerencia.
En general, los temas que se tratan en las reuniones y que se han registrado en las
actas y bitácoras son relacionados con los responsables de la elaboración de matrices (Ver
anexo 1.1), fecha de publicación de los periódicos internos y externos de la empresa,
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A pesar de que existe un formato general para registrar la información de cada
reunión, se evidencia que hay unos registros más completos y específicos que otros.
Por otra parte, cabe resaltar que desde el año 2003, por lo general, los miembros del
comité de comunicación han sido los mismos; y a partir del año 2007 no hay ningún
registro del comité. Lo que pone de presente la pérdida de efectividad del comité para
lograr procesos integrales de comunicación.
Por otra parte, el diseño de esta matriz tampoco se actualiza, ni existen reportes de la misma
desde hace aproximadamente cuatro años.
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2.9.2.2 E - Mail
El objetivo principal del mail interno, es comunicar con rapidez a un grupo definido, que
dispone de computadores con el sistema LOTUS, cualquier tipo de información. Se utiliza
para enviar y recibir mensajes importantes como notificaciones, actividades, recordar
fechas importantes, etc. También permite enviar información a correos externos.
Alcances
Interno y externo.
Responsables
La gestión de la información
Políticas
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Almacenamiento y conservación
2.9.2.3 Reuniones
El objetivo de las reuniones, es debatir sobre temas que requieran la participación de los
involucrados con el objetivo de definir la acción o comunicar decisiones que requieran
acciones de los involucrados para beneficio de la organización.
Alcance
a) Periódicas u ocasionales.
b) Matriz de Reuniones.
Responsables
Políticas
a) Toda reunión debe tener un objetivo, una agenda y un tiempo definido previamente.
b) A la reunión únicamente deben asistir las personas involucradas en el tema a tratar.
c) Debe tener un moderador y un escribano.
d) Debe tener una agenda de tiempos definidos para el desarrollo de cada tema.
e) Un registro de temas tratados y decisiones adoptadas con responsables y fechas de
cumplimiento.
f) El moderador debe propiciar ambiente participativo.
g) En la reunión no hay jerarquía; es decir, todos pueden y deben emitir sus opiniones.
63
h) Se debe mantener un lenguaje respetuoso y una actitud constructiva.
i) Se debe definir los sitios de encuentro.
j) La reunión se debe mantener centrada en los temas y objetivos propuestos para la
misma.
k) Respetar y cuidar el tiempo individual y colectivo.
2.9.2.4 Actas
Políticas generales
Con respecto a lo anterior, es importante resaltar que nadie conoce dichas políticas y que
éstas son obsoletas ya que nadie las aplica, las actualiza o las difunde. Un ejemplo de ello,
es que en la Intranet no se publican las actas.
2.9.2.5 Memorandos
64
Alcance
Responsables
Política
2.9.2.6 Carteleras
Alcance
a) Cartelera general: localizada en el hall central, está dirigida a todos los miembros de la
organización y cubre toda la temática de la empresa.
b) Cartelera temática: temas específicos (deportes, calidad, bienestar, etc.) a población
específica.
c) Cartelera de área: dirigidas a los miembros de un área determinada.
Responsables
Políticas de manejo
a) Informar colectivamente.
b) Propiciar cambios de conducta-cultura.
c) No deben haber temas confidenciales o reservados.
d) Información con vigencia determinada.
e) Renovación de la información en los tiempos acordados.
f) Utilizar elementos visuales, gráficos.
g) La información que se publica debe contar con la aprobación del responsable.
h) Debe tener lenguaje respetuoso: propiciador de acciones productivas, enmarcado en los
valores de la empresa y no pueden atentar contra la dignidad de las personas.
Almacenamiento
a) Registro fotográfico.
b) Índice general.
Conservación
Alcance
66
Responsables
Políticas de manejo
Almacenamiento
a) Registro fotográfico.
b) Índice general.
2.9.2.8 Periódicos
Para incluir este medio dentro del contexto comunicacional, se hará una descripción
de las características metodológicas y gráficas de este tabloide.
67
Aunque este medio no se publica desde hace cuatro años, cuando circuló tenía las
siguientes características:
d) Concursos: espacio para que los colaboradores participaran concursando por medio
de sopa de letras y crucigramas. Se incentivaba la participación a través de premios.
Los periódicos publicados en el 2004 mantienen la misma litografía, colores (blanco, negro
y azul) y diagramación. El periódico contiene fotos (a blanco y negro) y gráficas de acuerdo
a los contenidos de los artículos. Tiene un tamaño más pequeño en relación con el periódico
externo.
Los periódicos anteriores han sido diagramados por Héctor Gordillo y los
responsables de su contenido han sido los miembros del comité de comunicación y algunos
colaboradores de la organización.
Los artículos se escribieron, algunos con un toque formal y otros más informales,
cuestión que pone en evidencia que no ha existido un estilo establecido para su escritura.
68
Periódico Internacional (SCHOTT World)
Este periódico internacional, contiene artículos con noticias de todas las plantas de
SCHOTT en el mundo (España, Suiza, México, Alemania, Holanda, India, Corea, Austria,
Senegal, China e Indonesia).
Este periódico todavía circula en todas las empresas del grupo y llega desde la casa
matriz.
2.9.2.9 Presentaciones
En el manual de imagen corporativa del grupo SCHOTT se establecen los parámetros para
realizar presentaciones Power Point para cualquier necesidad. Allí se define cómo deben
ser los fondos de las presentaciones, la letra y el tamaño, los encabezados de cada
diapositiva, el número de líneas máximo por diapositiva, los parámetros para la relación
con el auditorio y el protocolo y manejo de imágenes.
2.9.2.10 Intranet
La intranet es una red local que utiliza tecnologías web y sirve básicamente para compartir
recursos. Esta red tiene un servidor central TCP/IP y su propósito es optimizar el flujo de la
información para reducir costos y mejorar la coordinación de las acciones de la
organización.
69
Responsables
Descripción
La intranet tiene una barra lateral izquierda, la cual contiene los ítems del menú:
a) Inicio.
b) Oficial PP presentación.
c) Sistema de gestión de calidad.
d) Innovación Eureka.
e) Planeación estratégica.
f) Visión 2010.
g) L & D.
h) Imsu.
i) Mantenimiento.
j) Requisitos del cliente.
k) Fechas y eventos.
l) TPM.
m) Presupuestos.
n) Recurso PPC.
o) Quiénes somos.
p) English.
Al lado de este menú, como presentación principal de la página de inicio, hay un artículo
escrito por la Gerente del área de logística, con su respectiva fotografía; y en el borde
lateral derecho, hay otra barra que contiene información de contacto.
70
Es muy poco interactiva y tiene sólo un link, el cual envía al usuario a la página web
de la organización. A demás, al hacer clic en este link, se desvincula al usuario
completamente de la intranet.
No contiene un mapa del sitio.
La gestión del contenido está a cargo del departamento de tecnología, lo cual
ocasiona que no exista otro departamento o persona que filtre información de otras
áreas y que, por tanto, no exista una Intranet actualizada.
Su última fecha de actualización fue el 29 de abril de 2009, pero esta actualización
fue muy leve.
Diseño
c) Debe decir para quién fue hecho, por ejemplo: para supervisores y auxiliares de
cuadre. Al igual que se debe especificar quién lo elaboró.
d) Debe tener una tabla de contenido, por lo cual es indispensable que sus hojas estén
paginadas. Dentro de dicha tabla se debe especificar como dos primeros puntos: el
objetivo del manual o instructivo, y su alcance.
71
Los manuales son concretos y sencillos, con explicaciones que son fáciles de
entender. Se comunica mediante un lenguaje sencillo.
2.9.2.12 Videos
La empresa cuenta con tres videos renovados para sus clientes, de los cuales uno es
institucional y dos son de descripción de servicios. Estos últimos muestran cómo es el
proceso que lleva a cabo SCHOTT para la elaboración de sus productos y la materia prima
con la que cuenta para ello.
Los videos se produjeron con el ánimo de ser presentados a sus clientes y demás
públicos de interés, para que de manera amena y lúdica conozcan la organización y su
razón de ser.
Para concluir, es un video de muy buena calidad, con una buena fotografía y logra
desarrollarse con una estética y narrativa equilibrada que no es tan seria, complicada, ni
72
rigurosa; pero tampoco tan informal y simple. La realización de este video estuvo cargo de
una empresa externa.
Como se señaló anteriormente, SCHOTT es una organización que hace parte de una cadena
de empresas cuyos lineamientos deben ir acorde con la casa matriz alemana.
Consecuentemente, la página web de SCHOTT, es una a nivel mundial y presenta a sus
usuarios información general de los servicios y productos que el grupo SCHOTT, mas no
SCHOTT Envases Farmacéuticos S.A de Colombia, ofrece. Por lo tanto, aunque todas las
empresas afiliadas al grupo SCHOTT trabajan en base al vidrio, no todas realizan los
mismos productos y la información detallada de lo que cada empresa produce no la brinda
la página web de la empresa (SCHOTT Envases Farmacéuticos de Colombia se encarga de
producir solamente viales y ampolletas, atendiendo únicamente al mercado farmacéutico,
cosmético y veterinario).
Lo anterior, quiere decir que el sitio web de SCHOTT ofrece información global
pero no particular de cada sede de la multinacional. La página ofrece la opción de
worldwide donde el usuario puede elegir el sitio web de la filial de SCHOTT de la cual
desea obtener información; sin embargo, no es fácil ubicar Colombia, pues en un inicio el
worldwide no ofrece esta opción, resultando en una pérdida de usabilidad (la búsqueda de
información específica hace perder tiempo al usuario). Al realizar una prueba con una
persona, observamos que ésta tardó varios minutos en encontrar el link de Colombia ya que
tuvo que entrar al site map, volver a buscar la opción worldwide y, finalmente, escribir en
un buscador el nombre del país.
Sumado a esto, cuando por fin el usuario encuentra la opción SCHOTT Colombia,
la página que se abre no contiene la información específica de la filial colombiana.
73
En la parte lateral izquierda, sigue apareciendo el mismo menú de la página general,
dejando excluida la información de la empresa en cuestión.
Por otra parte, en lo concerniente al diseño, la página es sencilla pero está bien
estructurada y tiene colores pertinentes que reflejan la identidad corporativa (azul, blanco y
negro). En el sitio web se puede encontrar una barra lateral izquierda que muestra el menú
principal. La página tiene fotos que ayudan a mantener entretenido el usuario, no obstante,
no hay fotos de SCHOTT Colombia.
A estas carpetas tienen acceso sólo las personas que tienen un computador con red,
además es uno de los medios más utilizados por los jefes y mandos medios, ya que les
permite publicar y obtener información relevante de todos los departamentos. A pesar de
que el jefe de tecnología controla algunas variables, es uno de los pocos recursos
tecnológicos para la comunicación que permiten a cierto personal ser gestor de contenido.
74
Gráfica # 6- Fotografías Canales de comunicación
A pesar de que hace algunos años se establecieron las políticas de comunicación según cada
medio, es importante aclarar que estas no se difundieron lo suficiente y, en consecuencia,
no se aplicaron cabalmente. En otras palabras, se puede decir que las políticas existen en un
papel, pero no en la cultura de SCHOTT Envases Farmacéuticos S.A.
75
2.9.3 Mapa de públicos
El mapa de públicos permite ver de una manera gráfica cómo circula la información en la
empresa a través de los medios internos existentes:
76
77
Grafico # 7- Mapa de públicos canales de comunicación. Elaborado por la autora
De lo anterior, se puede concluir que aunque la empresa cuenta con varios canales de
comunicación, algunos excluyen a los operarios por no tener acceso a las tecnologías de la
información y comunicación. La mayoría de las TICS son manejadas por el departamento
de Tecnología y tan sólo la carpeta de RRHH y el periódico le permiten al personal ser
gestor de contenido.
Por otra parte, la información circula en muchos sentidos, pero no existe una
política clara para la misma, no hay nadie que la gestione o que se encargue de empoderar a
otros para hacerlo.
78
2.9.4 Comunicación externa
Como ya se determinó, la imagen corporativa del grupo SCHOTT, y por tanto de SCHOTT
Envases Farmacéuticos S.A, está regida por un manual de imagen aplicable para todas las
filiales de la multinacional, el cual busca brindarle una sola cara al mundo y, por supuesto,
a sus clientes. Por esta razón y debido a que los productos de la multinacional están
posicionados a nivel mundial y en los sectores en donde la organización tiene cabida, la
empresa no tiene ninguna estrategia de comunicación externa. Publicidad en medios como
prensa o televisión está prohibida para todas las organizaciones de la multinacional; razón
por la cual, el plan estratégico que a continuación se desarrollará, afectará sólo el ámbito
interno de la comunicación.
A partir del primer paso del plan: la contextualización, con la cual se obtuvo los
elementos básicos que componen la realidad de la organización, se prosigue a realizar la
identificación de problemas de los procesos de comunicación interna. Esta identificación se
realizará en base al contexto estudiado y constituye el diagnóstico de los problemas de
comunicación presentes en SCHOTT Envases.
79
80
Para poder realizar la planeación estratégica de comunicación, se hará una investigación
cualitativa cuya base es el diagnóstico organizacional.
81
Según Bances (2008, septiembre), el diagnóstico permite:
Identificación de problemas.
Priorización de problemas.
Matriz de Vester.
Plano Cartesiano.
Hipótesis preliminar.
Mapa de procesos.
82
Mapa de incidencia.
Definición de variables.
Banco de preguntas.
Matriz de triangulación.
Alternativas de solución.
La identificación de los problemas se realiza con el fin de determinar cuáles son las
principales situaciones que están alterando la eficiencia de los procesos de comunicación
interna de la organización. En este punto, se determina, a través de unas narrativas, cada
uno de los inconvenientes y fallas de la comunicación que están influyendo negativamente
en la realidad organizacional y que, por tanto, requieren solución.
83
P3. En ocasiones no hay comunicación entre los diversos departamentos, lo cual genera
que cierta información se anule o no se reproduzca.
P4. A pesar de que la empresa cuenta con un comité de comunicaciones, sus labores
están debilitadas y la prueba de ello es que hace tres años no se registran sus
acciones, ni se actualizan sus matrices.
La priorización se realiza para establecer cuáles de los problemas identificados son los más
críticos, ya que estos son los causantes de los demás. Del mismo modo, este punto es
imprescindible ya que delimita el objeto de estudio, el cual se convierte en la base de todo
el diagnóstico y, por consiguiente, de la planeación estratégica.
84
3.2.1. Matriz de Vester
“Esta herramienta consiste en la confrontación de cada problema con cada uno de las
diferentes opciones enunciadas como dificultades para lograr medir el nivel de causalidad o
la relación de efecto que conlleva cada uno, y bajo este presupuesto ponderar su impacto,
de acuerdo a los siguientes niveles” (Bances, 2008, septiembre) :
Una vez obtenidos estos datos, se ubican en un plano cartesiano que muestra los
problemas más críticos.
85
CONSECUENCIAS
C
P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 Total X
A
U
P1 X 3 0 1 0 0 3 7
S
A
P2 0 X 1 2 0 0 0 3
S
P3 2 2 X 2 2 1 3 12
P4 0 1 1 X 0 0 0 2
P5 1 3 3 1 X 2 3 13
P6 1 2 0 2 0 X 3 8
P7 2 3 1 2 0 3 X 11
Total Y 6 14 6 10 2 6 12
Matriz de Vester
86
3.2.2 Plano cartesiano
El paso siguiente, después de realizar la matriz de causa y efecto, es ubicar los problemas
en los cuatro cuadrantes del plano cartesiano, los cuales tienen las siguientes
especificaciones:
87
Plano Cartesiano
16
14 3, 14 p2
12 11, 12 p7
10 2, 10 p4
Y
8 8, 6 p6
7, 6p1
6 12, 6 p3
4
2 13, 2 p5
0
0 5 10 15
X
Después de situar las coordenadas en el plano cartesiano se deduce que los principales
problemas son los números dos y cuatro, por ubicarse dentro del cuadrante de poder o de
alta causalidad.
88
En el cuadrante de conflicto se ubica el problema siete y en el cuadrante de
indiferencia no se ubica ningún problema. El problema número uno se ubica en toda la
línea de equilibrio y, finalmente, en el de inercia se encuentran los problemas seis, tres y
cinco.
89
Para responder a dicha pregunta, el desarrollo del mapa de procesos evidencia la
falta de procesos comunicativos integrales y determina como estos perjudican los distintos
departamentos de la organización, para después generar una serie de narrativas o
respuestas, las cuales se simplifican a través de la identificación de variables, como se verá
más adelante.
Área Calidad
Organigrama:
90
Área Mantenimiento
Organigrama:
Área Financiera
Organigrama:
91
Área Recursos Humanos
Organigrama:
92
Área Producción
Organigrama:
93
Área Comercial
Función: Dirigir y coordinar los planes y las estrategias de mercadeo y ventas a nivel
nacional e internacional (área andina)
Organigrama:
94
3.3.2 Resultados del mapa de procesos
95
MAPA DE INCIDENCIA
96
MAPA DE INCIDENCIA
No existe una
comunicación fluida
Logística Coordinar el proceso de
entre las diversas
producción y entregas de
Claudia áreas, bloqueando los
producto. Esto incluye,
Hernández procesos de
coordinar las compras, los
coordinación del área
pedidos y las entregas.
de logística con las
demás áreas,
especialmente con el
área comercial; y
97
MAPA DE INCIDENCIA
causando que en
ciertas ocasiones no
pueda realizar sus
labores de manera
efectiva.
98
MAPA DE INCIDENCIA
compartir información
y conocimiento.
99
MAPA DE INCIDENCIA
100
Finalmente, el mapa de procesos muestra gráficamente el organigrama de la empresa y las
variables categóricas que afectan a cada área:
Comunicación estratégica
Estrategia de
comunicación
Canales de
comunicación
Movilización del
conocimiento Coordinación de Difusión de Coordinación de
procesos información procesos
Difusión de
Participación
información
101
3.4 Variables categóricas
Sin embargo, no todas las variables son trascendentales y por esta razón se toman
las que revisten mayor énfasis por su alto grado de incidencia en los problemas de
comunicación de la organización. Estas variables fundamentales se denominan categóricas.
Las variables definidas para el presente trabajo son cualitativas, ya que se miden a
través de la observación y son susceptibles a la agrupación, al análisis e interpretación:
“Son el vehículo que transporta los mensajes de la fuente al receptor; es el eslabón físico
entre quien envía el mensaje y el receptor del mismo” (Collado, 1991, p.22).
102
información dentro de la organización, a través de todas las áreas de la organización. Por
tanto, gestionar el conocimiento implica dar valor al saber hacer de cada individuo de la
organización. El conocimiento de las personas corresponde a las experiencias de
aprendizaje individual aprendidas a lo largo de la vida que distinguen a todos los
individuos: aptitudes, habilidades, capacidades, percepciones, actitudes, valores, etc.
Gestionar el conocimiento implica repartirlo, ordenarlo y acumularlo en pro de los
objetivos de la organización.
103
3.4.5 Cultura organizacional
3.4.6 Participación
104
información. Así, permite, en su ámbito organizacional, gestionar el conocimiento en las
empresas, analizando, interpretando y actuando sobre y a través de procesos, tecnologías,
discursos emergentes, habilidades, destrezas, competencias, experiencias, lo mismo que de
conocimientos adquiridos y acumulados. Asimismo, crear un marco general para las
acciones, con el objetivo de lograr que las personas tengan un referente de actuación y
puedan así enfrentarse a diversas situaciones. Lo anterior disminuye la incertidumbre y
agiliza procesos.
El siguiente paso consiste en tomar las variables categóricas como referencia para diseñar
las herramientas de recolección de datos. Las variables permiten definir las herramientas de
investigación, ya que son valores susceptibles de ser observados y analizados. Por lo tanto,
las herramientas de recolección de datos, que tienen como centro las variables categóricas,
tienen como objetivo estudiar las relaciones, los motivos y las razones de la problemática
de comunicación en SCHOT Envases Farmacéuticos.
105
herramientas. Para este caso en particular, se aplicarán las siguientes: encuesta, entrevista y
focus group.
3.5.1.1 Entrevista
106
Es más seguro en ella obtener la cooperación del encuestado, lo que hace que sea
mucho más elevado por lo general, el porcentaje de cuestionarios simples no
devueltos o no cumplimentados que el de entrevistas fallidas.
3.5.1.2 Encuesta
Según Restituto Sierra Bravo (2007, p. 357), la encuesta presenta las siguientes ventajas:
107
3.5.1.3 Focus Group o Galería de Comunicación
“Grupo de ocho a doce participantes conducidos por un moderador que participan en una
discusión profunda sobre determinado tema o concepto” (Politécnico Grancolombiano, 2009).
Esta técnica es muy útil ya que permite:
- Comprender y entender las percepciones que las personas tienen sobre un tema y los
motivos por los cuales piensan de determinada manera.
- La integración e interacción entre las personas que participan haciendo más valiosa
la discusión.
El éxito del Focus Group recae en un alto grado en el moderador, quien debe saber
conducir a las personas y animarlas a la participación. Si no hay sinergia entre éste y los
entrevistados, la herramienta puede fracasar.
Sin embargo, para mayor efectividad, es recomendable registrar las opiniones de las
personas tal como son expresadas; es decir, grabarlas y no transcribir ni realizar
interpretaciones.
La Galería es una técnica de creatividad expuesta por José Ignacio Tobón (2009),
consultor gerencial de creatividad, la cual consiste en obtener las ideas que tienen las
108
personas sobre algún tema a través de carteleras. La Galería tiene las siguientes etapas
según el autor mencionado:
c. Después de diez minutos, los participantes tienen quince minutos para hacer un
tour por los pliegos escritos por los demás grupos, mirar las ideas y
complementarlas.
El Focus Group o Galería de comunicación que se realizó en SCHOTT, se hizo durante tres
sesiones con tres grupos diferentes; allí la moderadora aplicó un juego para abrir el tema.
Este consistió en un juego de roles en el que cada persona debía asumir el rol de un número
del 0 al 9. El moderador estableció una serie de condiciones que se basaban en armar una
cifra determinada. El primer equipo que la armara, cumpliendo efectivamente su rol, era el
ganador.
Luego de esto, el moderador condujo al grupo a una discusión sobre lo que había
sucedido en la dinámica, bajo la mirada de las variables categóricas nombradas
anteriormente; y finalmente aplicó el Focus Group o Galería de comunicación.
109
Nombre de la empresa SCHOTT, Envases Farmacéuticos S.A
Numero de diagnosticados 86
NUMERO DE PERSONAS
DIAGNOSTICADAS POR CADA UNO
Encuesta 30 personas
110
3.5.2.1 Entrevista
Nombre: ______________________
Cargo: ________________________
1. ¿Cuál es la principal función del área? ¿Cómo está conformada y quiénes son sus encargados?
____________________________________________________________________________________
________________________________________________________
2. ¿Qué comités existen en el área, quién es el encargado de cada comité?
____________________________________________________________________________________
________________________________________________________
3. ¿Qué tipo de reuniones realiza el área, con qué frecuencia, de qué se habla, cuándo se revisa la
información, hay retroalimentación? ¿Hay algún protocolo o manual para esa documentación? ¿A
través de qué medio comunican dichas reuniones?
____________________________________________________________________________________
________________________________________________________
4. ¿Cuáles son los canales de comunicación utilizados en el área, cuál es el más utilizado? ¿Todos en el
área manejan las TIC´S (ej.: intranet, correo)? ¿Quiénes sí, quiénes no y por qué?
____________________________________________________________________________________
________________________________________________________
5. ¿Existe en el área un sistema establecido de gestión del conocimiento? (Pregunta opcional)
____________________________________________________________________________________
________________________________________________________
6. ¿Existen carpetas del área donde se especifiquen sus políticas, objetivos, metas, funciones, proyectos
y manuales? ¿Dónde las puedo ubicar?
____________________________________________________________________________________
________________________________________________________
7. ¿Cómo evalúan el trabajo y el cumplimiento de las funciones de acuerdo a las políticas de SCHOTT,
hay un esquema funcional para ello?
____________________________________________________________________________________
________________________________________________________
8. ¿Qué hace el área para pegarle al verde?
____________________________________________________________________________________
________________________________________________________
111
9. ¿Cómo maneja las crisis, cómo las comunican?
____________________________________________________________________________________
________________________________________________________
10. ¿En caso de que algún empleado del área cometa alguna falta, cuál es el conducto regular para
comunicarla?
____________________________________________________________________________________
________________________________________________________
11. ¿Hay capacitaciones para los empleados del área? ¿Es obligatoria o voluntaria la participación en
éstas? ¿Qué beneficios tienen los empleados si participan?
____________________________________________________________________________________
________________________________________________________
12. ¿Es importante el trabajo en equipo en el área, por qué? ¿Éste se fomenta de alguna manera?
____________________________________________________________________________________
________________________________________________________
13. PREGUNTAS DE CULTURA ORGANIZACIONAL
a. ¿Quiénes son los líderes naturales (les gusta liderar, representar su área, organizar eventos) e
impuestos del área (jefes)?
b. ¿Hacen actividades de integración? (celebran cumpleaños).
c. ¿Hacen actividades extra laborales? (rumbear, comer).
d. ¿Cómo es el clima laboral en el área? ¿Es agradable laborar allí, hay buenas relaciones?
e. ¿Existe una cultura en el área que prepare a sus empleados para el cambio? Si esto es así, ¿cómo
lo hace?
f. En vista de que el mundo se está enfrentando al fenómeno de la globalización (integración de
culturas, países, economías y rompimiento de fronteras) y de que SCHOTT representa
propiamente este fenómeno, ya que es una multinacional. ¿Cómo enfrenta el área la diversidad
cultural (diferencia de sexo, raza, idioma, creencias etc.) y cómo prepara a sus empleados para
esto?
________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________
14. ¿Cree que las personas del área tienen una participación influyente en SCHOTT envases
farmacéuticos? ¿Se sienten parte del proceso de toma de decisiones de la organización?
________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________
112
a. ¿A las personas del área se les brinda un acceso amplio a la información relevante de SCHOTT?
(Situación financiera, ventas etc.).
b. ¿El área contempla dentro de sus políticas el empoderamiento, es decir se les guía para que
tomen sus propias decisiones y para que desarrollen libremente sus potencialidades?
c. ¿Cree que los empleados se sienten identificados con la organización, hay sentido de
pertenencia? ¿Cree que ellos actúan y trabajan acorde a los objetivos de la empresa, visión,
misión y políticas? ¿Cree que todos van hacia una misma dirección?
________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________
15. ¿Qué problemas de comunicación detecta usted en su área y en la empresa?
________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________
113
3.5.3 Ficha técnica encuesta
3.5.3.1 Encuesta
114
115
116
117
118
119
120
3.5.4 Ficha técnica Focus Group o Galería de Comunicación
Metodología: Galería.
121
En total, fueron dieciséis grupos diagnosticados en las tres reuniones que se realizaron
(Cada grupo de cuatro personas).
1. ¿En qué grado cree usted que la empresa fomenta el uso de la tecnología para que sus empleados adquieran
mayor conocimiento?
Alto
Medio
Bajo
Ninguno
2. Cree usted que los medios utilizados en Schott para comunicar información (con respecto a actividades,
concursos, horarios de rutas, etc.), son:
Excelentes
Sobresalientes
Buenos
Malos
3. ¿En qué grado se siente usted parte del proceso de toma de decisiones de la organización?
Alto
Medio
Bajo
Ninguno
4. ¿Cuándo de información pertinente a su departamento se refiere, qué tanto lo comparte con los miembros
de otras áreas?
Mucho
Algunas veces
Poco
Nunca
122
5. Percibe usted que la comunicación entre departamentos al interior de SCHOTT es:
Permanente
Frecuente
Ocasional
Nula.
Mucho
Algunas veces
Poco
Nunca
7. Siente que la relación personal con los compañeros de otros departamentos es:
Permanente
Frecuente
Ocasional
Nula
8. En qué grado cree que la comunicación que se da al interior de SCHOTT está contribuyendo a que los
procesos internos entre áreas sean más coordinados:
Mucho
Algunas veces
Poco
Nunca
9. De 1 a 4 califique cuál cree que es la manera de comunicar más común en SCHOTT. Siendo 4 la más usada
y 1 la menos.
123
C. Entre los miembros de un mismo departamento (comunicación horizontal).
10. Considera usted que la información emitida a través de estos medios es pertinente (es decir, comunica lo
que usted necesita saber, en el momento en el que necesita saberlo).
Voz a Voz
Memorando y cartas
Carteleras de gestión
Carteleras
Intranet
Periódico
Reuniones
11. Enumere de 1 a 4 la información que cree es la que menos llega a usted. Siendo 4 la que más le llega a
usted y 1 la que menos llega:
12. ¿En qué grado cree que los directivos de la empresa comparten sus conocimientos con sus empleados?
Mucho
Algunas veces
Poco
Nunca
13. ¿En qué grado se siente usted parte del proceso de toma de decisiones de la organización?
Alto
124
Medio
Bajo
Ninguno
14. A todos los grupos: ¿percibe usted que la empresa le reconoce su trabajo?
Los siguientes son los pasos para la sistematización, análisis e interpretación de las
herramientas: primero, se realiza un banco de preguntas, el cual permite ver de manera
ordenada y contrastada las preguntas aplicadas en cada herramienta según las variables
categóricas y los tips definidos para cada una. Posteriormente, se realiza una matriz
cualitativa de triangulación que permite mostrar la información recolectada, teniendo así
una visión general de lo que ocurre con el objeto de estudio.
Los tips son elementos claves que se extraen de la definición de cada variable, y son
claves porque a partir de ellos se estructuran las preguntas de cada herramienta.
125
En el caso de las dos últimas variables: coordinación de trabajo y comunicación
estratégica, las preguntas no corresponden a ningún tip, debido a que atienden a una
necesidad específica de información.
De igual forma, es importante aclarar que aunque las preguntas formuladas para
cada herramienta están enfocadas en dichos tips, algunos no están contenidos en las
cuestiones de manera textual sino figurativa. Por ejemplo, un tip puede ser aprendizaje y la
pregunta de ese tip puede ser: ¿qué tanto la empresa vela por brindarle nuevo
conocimiento?
Por otra parte, en el análisis de las herramientas con base a las variables cualitativas,
se omiten algunas preguntas de la encuesta y de la entrevista, pues se cuestionaron para otro
fin (la contextualización) o es posible deducirlas con otras preguntas.
126
BANCO DE PREGUNTAS
127
cualquier tipo de ruido o Medio quiénes no y por qué? buenos, malos
interferencia, alterará el
Bajo
mensaje enviado y por
tanto afectará la Ninguno. Pregunta 7: Escoja
decodificación que el de la siguiente lista, los 5
Medio
Bajo
Ninguno
128
GESTIÓN DEL Repartición de Pregunta 8: Qué tanto Pregunta 14a: ¿Cree que a las Pregunta 12: ¿En qué grado
CONOCIMIENTO: conocimiento reparte su conocimiento personas del área se les brinda cree que los directivos de la
un acceso amplio a la empresa comparten sus
Partiendo de que el tácito en SCHOTT.
información relevante de conocimientos con sus
conocimiento es una Entendiendo conocimiento
SCHOTT? (Situación empleados?
capacidad humana, su tácito como aquel que hace
financiera, ventas etc.)
transmisión implica un parte de sus experiencias
proceso intelectual de de aprendizaje individual
Alto
enseñanza y aprendizaje. adquiridas a lo largo de su
El conocimiento es la vida; como por ejemplo: Medio
gestión de la información sus aptitudes, habilidades,
Bajo
dentro de la organización, competencias, opiniones,
a través de todas las áreas percepciones, etc.: mucho, Ninguno
de la organización. Por algunas veces, poco,
tanto, gestionar el nunca. Pregunta 9:
conocimiento implica dar Considera usted que
valor al saber hacer de repartir el conocimiento
cada individuo de la genera: que el
organización. El conocimiento adquiera
conocimiento de las mayor valor, que el
personas corresponde a las conocimiento pierda su
experiencias de valor, no lo considera
aprendizaje individual relevante en la empresa, no
aprendidas a lo largo de la genera ninguna
vida que distinguen a todos consecuencia.
los individuos: aptitudes,
. Pregunta 42: En qué
habilidades, capacidades,
grado cree que los
percepciones, actitudes,
directivos de la empresa
129
valores, etc. Gestionar el comparten sus
conocimiento implica conocimientos con sus
repartirlo, ordenarlo y empleados.
acumularlo en pro de los
Mucho
objetivos de la
organización. Algunas veces
Poco
Nunca
Aprendizaje Pregunta 10: ¿En qué Pregunta 11: ¿Hay Pregunta 1: ¿En qué grado
capacitaciones para los cree usted que la empresa
130
grado considera que empleados del área? ¿Es fomenta el uso de la
SCHOTT le ha brindado la obligatoria o voluntaria la tecnología para que sus
participación en éstas? empleados adquieran
oportunidad de adquirir
¿Qué beneficios tienen los mayor conocimiento?
nuevo conocimiento?: empleados si participan? Alto
Medio
Alto Bajo
Ninguno
Medio
Bajo
Ninguno
Alto
Medio
Bajo
Ninguno
REDES SOCIALES: "Las Grupos o equipos Pregunta 16: Siente usted Pregunta 12: ¿Es
redes sociales son que el trabajo en equipo importante el trabajo en
genera: Altos niveles de equipo en el área? si es así,
entendidas como
productividad, mayor ¿por qué? ¿Este se fomenta
calidad, dificultad en el de alguna manera? 16.
131
relaciones específicas entre trabajo, ambiente de ¿Qué comités existen en el
una serie definida de trabajo poco agradable área?, ¿quién es el
encargado de cada comité?
elementos: personas,
Pregunta 2: ¿Qué comités
grupos, organizaciones, existen en el área?, ¿quién
países e incluso es el encargado de cada
comité?
acontecimientos [...] El
Pregunta 3: ¿Qué tipo de
análisis de redes sociales reuniones realiza el área?,
se centra en las relaciones ¿con qué frecuencia?, ¿de
qué se habla?, ¿cuándo se
y no en los atributos de los
revisa la información?,
elementos". (Molina, ¿hay retroalimentación?
2001,p.13)
132
fortalecimiento de redes de fácil acceso, tiene que
sociales ya que estas pedir una cita con
antelación, es un poco
suministran relaciones
difícil el acceso, es un
fuertes entre personas, suplicio completo.
generándoles mayor Pregunta 17: Siente que la
relación personal con los
conocimiento y capital
compañeros de otros
intelectual. departamentos es:
Permanente
Frecuente
Ocasional
Nula
Pregunta 18: Percibe que
sus compañeros de trabajo
lo: integran, lo aprecian, lo
saludan por educación, lo
apartan.
133
difusión permite que la departamentos al interior usted en su área y en la departamentos al interior
comunicación fluya de SCHOTT es empresa? de SCHOTT es
Permanente Permanente
correcta y efectivamente
Frecuente Frecuente
de forma transversal. La Ocasional Ocasional
difusión de la información Nula. Nula.
es importante porque
permite que se divulgue
conocimiento. Cuando la Información Pregunta 23: Califique de Pregunta 6: ¿Con qué
información que el emisor 1 a 4, siendo 4 el mayor frecuencia recibe usted
brinda es relevante para las valor, ¿Qué tan eficientes información de otros
son los resultados departamentos?
personas que las reciben,
provenientes de la Mucha
se elimina la incertidumbre información recibida en su Algunas veces
y se crea conocimiento. área?: 1, 2, 3, 4 Pregunta Poco
35: Considera usted que le Nunca
llega información Pregunta 11: Enumere de 1
relevante de la empresa: a 4 la información que cree
mucho, algunas veces, es la que menos llega a
En este sentido, por
poco, nunca. Pregunta 41: usted. Siendo 4 la que más
ejemplo, si en la empresa Enumere de 1 a 4 la le llega a usted, y 1 la que
se lanza una campaña información que cree es la menos llega:
que menos llega a usted. Con respecto al bienestar
interna para dar a conocer
Siendo 4 la que más llega a laboral
a los empleados “tips para usted, y 1 la que menos le Con respecto a procesos
evitar cometer actos llega: con respecto al internos
inseguros en la planta”, bienestar laboral, con Con respecto a nuevos
respecto a los procesos proyectos
pero si dicha campaña se
internos, con respecto a Con respecto a la gestión
hace a través de un código nuevos proyectos, con de las áreas.
o lenguaje demasiado respecto a la gestión de las
áreas.
sofisticado, los empleados
no van a recibir la
información que el
134
mensaje quiere trasmitir; y
la generación de
conocimiento allí, es nula.
Contrario a lo que pasaría
si la campaña utiliza un
lenguaje sencillo y además
imágenes llamativas,
teniendo en cuenta que las
personas en la
organización son más
visuales que auditivas; ya
que la información
trasmitida llegará a su
público objetivo y esta se
convertirá en nuevo
conocimiento para los
empleados.
CULTURA Identidad Pregunta 29: En qué grado 14c. ¿Cree que los
ORGANIZACIONAL: se siente identificado con empleados se sienten
SCHOTT: alto, medio, identificados con la
Cuando se habla de cultura
bajo, ninguno. organización, hay sentido
organizacional, se hace de pertenencia?
referencia a un concepto
intangible que constituye
uno de los activos más
Percepción (sensación) Pregunta 26: Cómo percibe Pregunta 14: ¿Percibe
valiosos en una usted la evolución de usted que la empresa le
organización. Como se SCHOTT?: Excelente, reconoce su trabajo?
expresó en la sobresaliente, buena, mala.
Pregunta 27: Siente que el
135
contextualización, la reconocimiento de su
cultura se define como el trabajo es: Excelente,
sobresaliente, buena, mala.
conjunto de normas,
Pregunta 30: En qué grado
objetivos, valores, siente usted que la empresa
prácticas, lenguaje, vela por su bienestar: Alto,
medio, bajo, ninguno.
discursos y formas de
pensar que guían el
comportamiento de los Lenguaje Pregunta 25: Califique de
1 a 4, siendo 4 el mayor
empleados en el entorno
valor, ¿Cree que la
laboral en todos los niveles empresa le da a entender
de la empresa, así como sus procesos a través de un
lenguaje entendible?
también la forma en la que
se presenta una
organización (su
identidad). Esta por tanto,
moldea el clima laboral
13b. ¿Hacen actividades de
conformado por dichas integración? (celebran
prácticas y actitudes. cumpleaños)
13c. ¿Hacen actividades
El estudio de la cultura es extra laborales? (rumbear,
comer)
fundamental, pues esta
13d. ¿Cómo es el clima
representa lo simbólico de laboral en el área? ¿Es
la organización y la agradable laborar allí, hay
buenas relaciones?
realidad objetiva formada
13e. ¿Existe una cultura
por las percepciones en el área que prepare a
individuales. sus empleados para el
Prácticas cambio? Si esto es así,
En otras palabras, la cómo lo hace.
cultura es la forma de ser
136
de la organización, y la
comunicación debe
moldearse y forjar sus
estrategias en torno a las
dinámicas de esa forma de
ser.
PARTICIPACIÓN: La Decisiones Pregunta 28: ¿De qué Pregunta 14: ¿Cree que las Pregunta 13: En qué grado
participación se entiende forma siente usted, es su personas del área tienen se siente usted parte del
influencia en los una participación proceso de toma de
como la manera de
compañeros al momento influyente en SCHOTT decisiones de la
compartir, hacer parte en la de tomar una decisión que envases farmacéuticos? organización
toma de decisiones de la los beneficie en la ¿Se sienten parte del
empresa?: trascendental, proceso de toma de
organización. De ser parte
importante, poco relevante, decisiones de la Alto
del proceso de no es tomado en cuenta. organización? Medio
construcción de la Pregunta 31: En qué grado Bajo
se siente usted hace parte Ninguno
organización a través de la
del proceso de toma de
expresión libre de decisiones de la
opiniones, pensamientos y organización: Alto
saberes; sin ningún tipo de Medio
Bajo
restricción, impedimento, Ninguno
barrera o bloqueo. Pero
también, para el caso de
investigación en cuestión
Empoderamiento Pregunta 14b. ¿El área
se definirá participación,
contempla dentro de sus
como el grado de políticas el
empoderamiento que empoderamiento, es decir
tienen los empleados para se les guía para que tomen
137
desarrollar ciertas sus propias decisiones y
funciones y valerse por si para que desarrollen
libremente sus
mismos, sin la necesidad
potencialidades?
de un guía.
138
herramienta para gestionar un mismo departamento
el conocimiento y la (comunicación horizontal)
D. Entre las distintas áreas
información. Permite en su
de la organización
ámbito organizacional, (comunicación transversal)
gestionar el conocimiento
en las empresas,
analizando, interpretando y
actuando sobre y a través
de procesos, tecnologías,
discursos emergentes,
habilidades, destrezas,
competencias,
experiencias, y
conocimientos adquiridos
y acumulados. : Crear un
marco general para las
acciones con el objetivo de
lograr que las personas
tengan un referente de
actuación y puedan así
enfrentarse a diversas
situaciones. Por lo tanto,
tener un marco general
para las acciones
disminuye la
incertidumbre y agiliza
procesos.
139
COORDINACIÓN DE 39. En qué grado cree que Pregunta 8: En qué grado
PROCESOS: la comunicación que se da cree que la comunicación
al interior de SCHOTT que se da al interior de
Coordinación de
está contribuyendo a que SCHOTT está
actividades para lograr una los procesos internos entre contribuyendo a que los
unidad de beneficios. áreas sean más procesos internos entre
coordinados: áreas sean más
Trabajo conjunto de todas
Mucho coordinados:
las áreas de la Algunas veces Mucho
organización para lograr Poco Algunas veces
Nunca Poco
un fin común. Medio para
Nunca
la consecución de
objetivos de una
organización. Concertar
decisiones para evitar
conflictos entre ellas o sus
consecuencias. Todo lo
anterior, logrado a través
de una comunicación
asertiva y efectiva.
Debido a que la
organización funciona
como un sistema, es
necesario que todos sus
elementos se
interrelacionen y trabajen
mancomunadamente para
lograr el objetivo inherente
a ese sistema. Bajo esta
140
concepción de
organización, es ineludible
que haya una coordinación
de labores entre los
componentes de ese
sistema. Es así como esa
interrelación y
coordinación entre
elementos se logra si
concurre una
comunicación que facilite
lo anterior. A manera de
metáfora, cada área
funciona como un ladrillo
y la comunicación sería el
cemento que pega esos
ladrillos.
En última instancia, si no
hay comunicación
efectiva, no hay
coordinación, y si no hay
coordinación no hay
eficiencia en los procesos
internos.
141
3.6.2 Matriz de triangulación
Por otra parte, es importante aclarar que en la matriz de triangulación, algunas veces
se repiten las respuestas brindadas por los entrevistados, pues tales respuestas pueden haber
dado cuenta de dos preguntas simultáneamente, ya que tenían alguna relación.
Para cumplir con esto, se deberán llevar a cabo los siguientes resultados esperados,
los cuales corresponden a las alternativas de solución:
Nota: Para todas las alternativas explicadas a continuación se elegirá una figura de
un comunicador por área, quien deberá apoyar el desarrollo de las mismas. Los
comunicadores se elegirán entre las personas que fueron nombradas como líderes naturales
142
en la encuesta y las personas que pertenecen al comité de comunicaciones; se convertirán
en los líderes de comunicación de todas las áreas.
Objetivo
Promover un proceso de comunicación interno que fortalezca los vínculos y las relaciones
de los miembros de la organización, mediante actividades que permitan compartir el
conocimiento, reconocer el talento humano y mejorar la integración social.
Actividades
143
Ya que en el análisis de las herramientas se encontró que el personal comparte poco
conocimiento con los demás, esta primera estrategia busca movilizar el conocimiento tácito
de las personas para convertirlo en conocimiento explícito que pueda ser repartido y
acumulado a favor del cumplimiento de las metas de la organización. Para tal fin, cada dos
meses, una o más personas de cada área debe escoger un conocimiento que manejen para
compartirlo con un grupo de mínimo ocho personas.
Por otra parte, el conocimiento enseñado no necesariamente debe ser del área a la
que la persona pertenece.
2. Creación de una jornada llamada: "Un día en tus zapatos", que permita
integrar más a las personas de la planta con el personal administrativo.
La comunicadora elegirá por sorteo diez parejas, las cuales estarán conformadas por una
persona del área administrativa y una persona de la planta.
La actividad consiste en que la persona del área administrativa debe pasar medio
día con la persona de la planta, quien, durante este transcurso de tiempo, deberá enseñarle y
mostrarle al administrativo qué hace durante su labor diaria. Igualmente, el administrativo
144
deberá enseñarle a la persona de la planta sus labores y conocimientos. Éste será un proceso
de aprendizaje donde se compartirán conocimientos tácitos. Según la tabla presentada en el
marco teórico, esta estrategia permitirá pasar de un conocimiento tácito a tácito, ya que las
dos personas compartirán conocimientos, habilidades, percepciones del trabajo, etc.
El día que se realice la jornada, se anunciará a través de una campaña para que todo
el personal esté al tanto de la actividad. Este espacio se hará dos veces al año.
Esta estrategia busca reconocer el trabajo que realizan las personas, para lograr motivarlas
en su labor diaria. Lo anterior se propone después de determinar que el personal se siente
desmotivado por algunos cambios ocurridos en la organización desde hace algún tiempo.
145
Como este libro se irá actualizando de acuerdo con la participación de los
empleados en diversas capacitaciones, proyectos, etc., y según van llegando nuevos
empleados o se van yendo otros; será electrónico y la comunicadora será la encargada de
dicha actualización. Se publicará a través de la Intranet.
Actualmente la empresa tiene graves problemas de comunicación entre áreas, los cuales
crean barreras para el trabajo en equipo, la coordinación de procesos y las relaciones entre
los miembros de las áreas; cuestiones que consecuentemente afectan la consecución de las
metas y objetivos de la organización.
146
Se realizarán dos ferias al año (una en marzo y otra en noviembre); en las cuales,
cada área deberá ser expositora de los elementos que a continuación se señalan en el
esquema. Las demás áreas irán en calidad de espectadores, pero también se comunicarán
con los expositores.
El resultado de esta feria será un boletín en donde se contará todos los resultados de
las ferias realizadas. Este boletín será virtual y se publicará a través de la Intranet.
Creación de
boletín ¿CÓMO ESTOY
mensual CONTRIBUYENDO
PARA CUMPLIR LOS
OBJETIVOS DE LA
ORGANIZACIÓN?
¿CÓMO
Expositor:
PODEMOS
SOLUCIONAR- ÁREA
LAS? RECURSOS
HUMANOS
¿QUÉ
¿QUÉ DIFICULTADES
NECESITO DE
ESTOY TENIENDO
USTEDES?
CON USTEDES?
147
Ésta será una de las estrategias más significativas, porque permitirá mitigar varios de los
problemas mencionados anteriormente. Esta feria permitirá, asimismo, crear un espacio de
comunicación entre áreas cuya base será la gestión del conocimiento, la participación y la
retroalimentación; factores que ayudarán a lograr un desarrollo de procesos internos más
coordinado, contribuyendo así con el cumplimiento de los objetivos y metas de la
organización.
148
Logo feria
Objetivo
149
Dicho objetivo se debe a que el área de innovación no cuenta con estrategias de
comunicación que faciliten la generación de nuevas ideas. Igualmente, pues en los
resultados obtenidos con las herramientas, el segundo tema del que menos se informa a los
empleados es sobre “innovación”.
Las ideas recogidas deberán ser filtradas, pues sólo se tomarán aquellas que
verdaderamente apunten al plan estratégico de la organización.
Asimismo, en otros casos, se tomarán en cuenta las opiniones de los empleados que
sean relevantes para mejorar procesos internos de la organización. Por ejemplo, si un
empleado opina que su jefe nunca lo toma en cuenta al momento de tomar decisiones que
afecten al colaborador directamente; se debe evaluar la situación para tomar acciones
correctivas.
150
2. Creación de un espacio para la comunicación y el desarrollo de nuevas ideas
llamado: Galería de comunicación.
libremente ideas que apunten a un tema específico: se divide el personal en grupos para que
escriban libremente sobre la temática, se publican todas las carteleras como si fuera un
galería y, finalmente, se les brinda espacio a los participantes para que pueden leer lo que
escribieron los demás y complementarlo si así lo desean.
Objetivo
151
La Intranet se encuentra muy desactualizada y su diseño es bastante plano, lo cual
ocasiona que tenga poca usabilidad y sea un recurso desaprovechado. Adicionalmente, la
empresa fomenta poco la utilización y aprovechamiento de las tecnologías de la
comunicación y la información con las que cuenta, y, además, son pocos los que tienen
acceso a las mismas.
Por esta razón, por medio de la actualización mensual y periódica de la Intranet, los
colaboradores podrán enterarse de la información más actual, ver fotos, leer artículos, etc.
Adicionalmente, podrán consultar un boletín, para estar al tanto del resultado de las Ferias
EXPO SCHOTT (este boletín es el mismo que el de la feria).
Igualmente, por medio de esta red interna, el personal podrá consultar las páginas
amarillas del saber, estrategia que se menciona anteriormente.
152
2. Creación de un blog llamado "Cuaderno de notas SCHOTT", que le permita a
todos los empleados tener acceso a la Internet y ser gestores de contenidos.
Ésta es una estrategia clave, pues busca lograr que los trabajadores se conviertan en
gestores de contenido, se apropien de las tecnologías de la comunicación y compartan
conocimientos, experiencias y aprendizajes. Sumado a lo anterior, permitirá utilizar las
tecnologías de comunicación e información como una herramienta útil de gestión de
conocimiento.
Este manual será una estrategia para convertir un conocimiento explícito en otro explícito,
pues busca ordenar, almacenar y expandir un conocimiento ya estructurado para hacerlo
parte los procesos internos de la organización. En el manual se establecerán las políticas de
las estrategias propuestas y de los medios existentes. Será electrónico y se publicará en la
Intranet, pero también deberá existir una copia impresa. Cuando esté finalizado, se hará una
charla para su difusión y aplicación.
153
Nota: En el manual se retomarán las políticas de comunicación establecidas para
cada medio, se actualizarán y se transmitirán para hacerlas parte de la cultura
comunicacional de SCHOTT.
154
Gráfico #11-Mapa conceptual marco de referencia metodológico. Elaborado por la autora
155
156
4.1 Propuesta de comunicación estratégica en SCHOTT Envases
Farmacéuticos S.A.: La comunicación dinamizadora de conocimiento
157
La empresa carece de un sistema integrado de comunicación que funcione en pro de
las metas y los objetivos de la organización.
Los empleados se sienten desmotivados y perciben que muchas veces sus jefes no
reconocen su trabajo; lo anterior, en parte, como consecuencia de diversos cambios
presentes en la organización.
No existe una comunicación fluida entre las áreas, lo cual ocasiona que no exista
coordinación de procesos y que las relaciones entre los miembros de las áreas sean
débiles. Lo que a su vez afecta el cumplimiento de las metas y objetivos de la
organización.
Los operarios perciben que sus jefes y otras personas no les comparten su
conocimiento.
158
metas y objetivos de la organización, por medio del fortalecimiento y creación de canales
efectivos de comunicación.
El Marco Lógico presenta la planeación estratégica como una serie de procesos que
tienen una relación causal, orientada a la ejecución por objetivos. Es por esto que se
presenta en orden jerárquico un objetivo general, del cual se desprenden unos resultados
esperados obtenidos a través de unas actividades realizadas, las cuales, a su vez, tienen cada
una unas metas, unos indicadores para medir esas metas, medios de verificación, supuestos
críticos o hechos críticos que pueden afectar la consecución de la actividad, unos recursos,
unos costos y un cronograma.
La herramienta es útil porque permite una visión integral y general del plan
estratégico de comunicación; además, es el resultado final y esperado de todo el proceso
realizado previamente.
Según Alex Bances (2008, octubre) es una herramienta que resume las características
principales de un proyecto, desde:
159
El diseño e identificación (¿cuál es el problema?).
160
OBJETIVO GENERAL METAS INDICADORES MEDIOS DE SUPUESTOS RESPONSABLES RECURSOS Y
VERIFICACIÓN CRÍTICOS COSTOS
Diseñar un plan A Diciembre de 2010, la ° Número de áreas ° Boletines expedidos ° Existe la ° Coordinadora de ° Recursos
estratégico de empresa cuenta con un involucradas en el después de cada Feria. disposición del comunicación y comité económicos.
comunicación que ayude a plan estratégico integral plan estratégico, sobre ° Encuestas. personal para de comunicaciones.
número total de áreas. ° Computador.
gestionar el conocimiento de comunicación, ° Fotografías. participar
y el trabajo en red, a enfocado a la gestión del ° Número de personas activamente de los
favor del cumplimiento de conocimiento y el trabajo ° Canales de medios de ° Sala de juntas.
que participan de los
las metas y objetivos de la en red, (a través del medios de comunicación en los comunicación
cuales el personal ° Tiempo y
organización, por medio fortalecimiento y comunicación creados creados y
y fortalecidos, sobre el participa. disposición de los
del fortalecimiento y creación de canales fortalecidos.
número total de empleados.
creación de canales efectivos) en el cual
trabajadores. ° Participación del ° Se cuenta con el
efectivos de participan el 70% de las $3.340.000
comunicación. áreas. personal en los medios apoyo del comité de
° Percepción de las creados y fortalecidos.
áreas sobre el comunicaciones para
mejoramiento de la que contribuya al
° Ejecución del desarrollo del plan.
coordinación de
procesos y cronograma.
comunicación entre ° Se cuenta con el
departamentos. apoyo especial del
área de tecnología.
° Se cuenta con la
aceptación por parte
del personal tanto
administrativo como
operativo, para
llevar a cabo el plan.
161
RESULTADOS METAS INDICADORES MEDIOS DE SUPUESTOS RESPONSABLES COSTOS
VERIFICACIÓN CRÍTICOS
1. Promover un proceso de A Diciembre de 2010 ° Número de espacios de ° Listas de ° Existen los ° Coordinadora de ° Sala de juntas.
comunicación interno que la empresa cuenta con comunicación establecidos participación en recursos necesarios comunicación y
fortalezca los vínculos y las tres espacios de para la gestión del dichos espacios. para la generación comité de ° Los recursos
relaciones de los miembros de comunicación para la conocimiento, sobre de estos espacios. comunicaciones. que requiera la
la organización mediante gestión del número de espacios ° Bitácoras. persona o
actividades que permitan conocimiento en el establecidos en la meta. ° Existe la personas que van
compartir el conocimiento, cual participan el 70% ° Fotos. disposición, tanto de a enseñar algún
reconocer el talento humano y de los trabajadores. ° Porcentaje de jefes de área como tema.
participación de los ° Libro impreso. del resto de
mejorar la integración social
empleados en los espacios empleados, para ° Tiempo de las
° Encuestas. personas que
de comunicación participar
establecidos para gestionar activamente en estos participan en la
el conocimiento, sobre el espacios. actividad.
porcentaje de empleados
establecido en la meta. ° Computador y
dinero para la
impresión.
° Presentaciones
en ppt, bombas,
papel craft,
marcadores y
cinta.
° Personas
representantes de
cada área,
tiempo, y sala de
juntas.
162
2. Fortalecer la generación A Diciembre de 2010 la ° Porcentaje de ° Lista de ° Existe el Coordinadora de ° Computador,
de ideas y propuestas empresa cuenta con dos participación de los participación de los presupuesto comunicación y webcam y
innovadoras que facilite canales de comunicación empleados en los dos empleados en la necesario para el comité de software.
aprovechar el potencial del que faciliten aprovechar canales de Galería de establecimiento de comunicaciones.
talento humano de la el potencial del talento comunicación que comunicación. los canales de ° Espacio para
organización mediante el humano de la facilitan la generación comunicación. instalarlo.
registro y reconocimiento organización, mediante el de ideas innovación. ° Material utilizado
de las innovaciones más registro y reconocimiento ° Número de canales en la galería de ° Existe la voluntad ° Sala de juntas,
significativas generadas de las innovaciones más establecidos en la comunicación. de los empleados papel craft, cinta,
por los trabajadores. significativas generadas organización para la para participar de marcadores.
por los trabajadores. generación de nuevas ° Grabación de ideas dichos canales.
en la webcam. ° Tiempo de las
ideas, sobre el número
personas que van a
de canales
° Proyectos en participar.
establecidos en la
desarrollo, surgidos de
meta, para el mismo
las galerías de
fin.
comunicación.
° Número de
proyectos
emprendidos sobre el
total de idas
generadas por los
empleados.
163
ACCIONES METAS INDICADORES MEDIOS DE SUPUESTOS RESPONSABLES COSTOS
VERIFICACIÓN CRÍTICOS
1.1. Crear un medio de A Enero de 2011, la Número de empleados a ° Bitácora de Existe la disposición Coordinadora de ° Sala de juntas.
gestión de conocimiento empresa cuenta con un las que se les ha enseñanza, la cual tiene de algunas personas comunicación y algunos
llamado: "Genios en acción". espacio de comunicación enseñado algún saber, fotos. para transmitir colaboradores por área. ° Los recursos que
llamado "Los genios requiera la persona
sobre el número total de conocimientos y de
hablan", del cual, por lo ° Listado de asistencia. o personas que van
menos veinte personas, han empleados. otro tanto, para
adquirirlo. a enseñar algún
participado en calidad de
aprendices y mentores. tema.
$0
1.2 Creación de un medio de A diciembre de 2010 se ° Número de jornadas ° Firmas de las personas Los trabajadores Coordinadora de ° Tiempo de las
comunicación llamado. "Un habrá realizado como realizadas, sobre que participaron en la cuentan con el tiempo comunicación. personas que
día en tus zapatos", que mínimo dos jornadas de número de jornadas. actividad. y la disposición para participan en la
permita integrar más a las "un día en tus zapatos"
establecidas en la meta. participar de la actividad.
personas de la planta con el ° Entrevista a las
personal administrativo. ° Número de personas jornada. Los jefes de
que participaron en la personas que área permiten a los ° Esta actividad se
actividad, sobre el total participaron en la empleados participar realizará en
de los empleados. actividad. de la actividad. espacios TPM, para
° Resultados percibidos no interrumpir la
por los empleados que jornada laboral.
participaron en la
actividad.
164
1.3 Creación de un medio A diciembre de 2010 la ° Número de personas Libro impreso o Existe el presupuesto Coordinadora de Computador,
de comunicación llamado: empresa cuenta con un que han consultado digital y encuesta de para la realización e comunicación dinero para la
"Las páginas amarillas del libro llamado "Las Las páginas amarillas, satisfacción. impresión del manual. impresión.
saber" que permitan páginas amarillas del
sobre el número de
reconocer los saber".
personas que no lo $ 150.000
conocimientos tácitos de
las personas. consultan.
° Aceptación de la
estrategia por parte de
los empleados que lo
han consultado.
1.4 Crear un canal de A Diciembre de 2010, la ° Número de áreas que ° Boletines Existe la voluntad de Coordinadora de Presentaciones ppt,
comunicación llamado empresa ha realizado realizaron la feria: expedidos como las áreas para ser comunicación y las bombas, papel
EXPO SCHOTT que como mínimo dos ferias EXPOSCHOTT, sobre resultado de las expositores de la áreas de la craft, marcadores,
ferias realizadas.
permita la gestión e EXPO SCHOTT. número total de áreas. feria. organización. cinta, personas
intercambio de ° Número de personas ° Lista de representantes de
conocimiento entre las que participaron como asistencia. cada área, tiempo,
distintas áreas de la visitantes de la feria, y sala de juntas,
organización. sobre número total de afiches.
personas
$ 600.000
2.1 Creación de medio A diciembre de 2010 ° Número de personas Contador de visitas La empresa aprueba Coordinadora de Computador,
llamado "capsula todas las áreas tienen que tienen acceso a del software. al área de tecnología comunicación y área webcam, software
SCHOTT", para que las acceso a un computador dicho computador, Grabaciones el presupuesto de tecnología. y espacio para
registradas en el
personas participen con webcam y software, sobre el número total necesario para la instalarlo.
computador.
generando ideas y puedan que les permite expresar de empleados. instalación del
consultar su registro de nuevas ideas y consultar ° Número de personas computador, webcam $ 3.000.000
puntos. puntos de innovación. que graban ideas, y software.
sobre el número total
de empleados.
° Número de personas
que consulta su record
de puntos, sobre el
número total de
empleados.
165
2.2 Creación de un espacio A diciembre de 2010, la ° Número de galerías ° Material con ideas ° Los trabajadores Coordinadora de Sala de juntas,
para la comunicación y el empresa ha realizado realizadas, sobre el surgido de las cuentan con el comunicación papel craft, cinta,
desarrollo de nuevas ideas como mínimo dos galerías número de galerías galerías. tiempo y la marcadores y
llamado: “Galería de
de comunicación, con la establecidas en la disposición para tiempo de las
comunicación”. ° Listado de
participación de mínimo meta. ° Número de participar de la personas que van a
un 50% del total de los ideas depuradas de las asistencia. galería. participar.
empleados. Galerías que se
convierten en ° Fotos de la ° El área de Recursos $ 20.000
proyectos, sobre actividad. humanos brinda
número de ideas espacios para realizar
brindadas por los la actividad.
empleados en dicha
galería. ° Porcentaje
de participación de los
empleados en dicha
galerías, sobre el
porcentaje establecido
en la meta.
3.1 Fortalecer el uso y los A diciembre de 2010 ° Número de personas ° Contenidos de la ° La empresa Coordinadora de Computador
contenidos de la intranet todas las personas de la que tienen acceso a la intranet y fechas de aprueba al área de comunicación y área conectado a la red
como canal que ayuda a organización, tienen intranet, sobre el actualización. tecnología el de tecnología. y espacio para
gestionar el conocimiento.
acceso a la intranet; y los número total de presupuesto instalarlo.
contenidos están siendo empleados. ° Computador en la necesario para la
gestionados por la ° Periodicidad de cafetería o planta con instalación del $0
coordinadora de actualizaciones acceso a la Intranet. computador. ° Existe
comunicaciones. vigentes de la intranet, la disposición y
sobre la periodicidad ° Encuesta de voluntad del área de
de actualizaciones satisfacción de temas. tecnología para
realizadas permitir que el área
anteriormente. de comunicaciones
° Satisfacción de los gestione los
temas registrados en la contenidos de la
intranet, por parte de intranet.
los empleados.
166
3.2 Creación de un A diciembre de 2010 todas ° Número de personas ° Contador de usuarios La empresa aprueba al Coordinadora de Computador con
blog llamado: las personas tienen acceso a que tienen acceso a del blog. ° Un área de tecnología el comunicación y área de acceso a Internet y
"Cuaderno de notas” , Internet, y, por lo tanto, a Internet, sobre el computador en la planta presupuesto necesario tecnología. espacio para
que le permita a todos o cafetería con acceso a
un blog, llamado "cuaderno número total de para la instalación del instalarlo.
los empleados tener Internet y por tanto al
acceso a la Internet y de notas SCHOTT". empleados. ° Número blog. ° Número de computador.
ser gestores de de personas que usan el personas que gestionan $0
contenidos. blog, sobre el número contenidos en el blog,
total de empleados. sobre número de
personas que lo visitan.
3.3 Crear un manual A Diciembre de 2010, la Número de directrices Manual impreso y Existe el presupuesto Coordinadora de Computador y
de comunicación que empresa cuenta con un definidas, sobre el total encuesta de para la elaboración e comunicación. presupuesto para la
sirva como directriz manual de comunicaciones de los procesos de satisfacción. impresión del manual. impresión.
para lograr procesos
aplicable al 100% de los comunicación.
de comunicación $ 100.000
integrales. procesos de comunicación
interno.
3.4 Creación de un A Diciembre de 2010 se Número de boletines Boletines impresos o Existe el presupuesto Coordinadora de Computador y
boletín mensual habrán publicado 10 publicados, sobre registrados en la para la impresión del comunicación. presupuesto para la
llamado "EXPO boletines “EXPO número de boletines intranet. boletín. impresión.
SCHOTT".
SCHOTT”. definidos en la meta.
$ 50.000
167
Cronograma
ACTIVIDAD MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
Objetivo general
Campaña y
capacitación a
todo el personal
Capacitación
comité
(comunicadores)
Acción 1.1
Acción 1.2
Acción 1.3
Acción 1.4
Acción 2.1
Acción 2.2
Acción 3.1
Acción 3.2
Acción 3.3
Acción 3.4
Nota: Para todas las anteriores estrategias es importante contar con la colaboración de los comunicadores por área.
168
Gráfica # 12- Mapa conceptual PEC SCHOTT. Elaborado por la autora
169
4.2 Conclusiones finales
Con dicha planeación se aprovechan los recursos que posee la empresa en pro del
cumplimiento de las metas de la organización. Al igual que se promueve el trabajo
en equipo y los espacios de aprendizaje.
170
La comunicación estratégica permite alinear los procesos y sus acciones con las
estrategias de negocio desde una perspectiva del conocimiento.
171
Con el desarrollo del plan se incursiona en el avance de modelos nuevos de gestión
empresarial y la comunicación se convierte en la base para dichos modelos. Para el
caso de investigación, el modelo se basa en la gestión del conocimiento.
172
BIBLIOGRAFÍA
Libros:
173
Ventura, J. (2001), Dirección de comunicación empresarial e institucional,
Barcelona, Ediciones Gestión 2000 S.A.
Revistas:
Seminarios:
Páginas web:
176
ANEXOS
1.1 Diseño de acta, bitácora, matriz de comunicación, memo e instructivo
Participantes:
Temas a tratar:
Fecha
177
Qué Quién (emisor) Cuándo (Para Frecuencia Canal (cómo Almacenamiento
(mensaje) cuándo es (Cada cuánto) viaja la
(Dónde queda
vital que el información)
registrada la
receptor
información
reciba el
anterior)
mensaje)
Información Gerencia Mensual, cada Mensual, anual, Mail, tel, fax, Archivo del área,
general, general, vez que haya permanente, personal, carpetas, etc.
técnica, recursos un cambio, quincenal, todo carta, correo
traslado o humanos, quincenal, el tiempo, etc.
ascensos, compañeros de etc.
etc. trabajo, etc.
OBSERVACIONES:_________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
MEMORANDO
Asistente:
C.C:
Asunto:
Atentamente
(Firma del remitente o remitentes)
Fecha de impresión, Versión, área remitente, número de páginas.
178
Diseño general de instructivos
Tabla de contenido:
NOMBRE CARGO
179
Alberto Muñoz Auxiliar cuadre
NOMBRE CARGO
Jesús Bodega
180
Juan C. Laguna Operario Viales
NOMBRE CARGO
181
María del Carmen Ramírez Operaria línea
182
183
184
185
186
1.4 Matriz de triangulación
187
188