ESTUDIO ORGANIZACIONAL Y LEGAL

PROCESOS LEGALES

La constitución legal: Será una Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L), ya que varias
personas pueden constituir la empresa, sin arriesgar su patrimonio personal, debido a que sólo
responden por el monto aportado y es la empresa quien asume los derechos y las obligaciones, y
por ser el tipo de sociedad más recomendable.

Pasos para constituir la empresa

1. Empresa en un día

En la página web www.tuempresaenundia.cl se constituyó la sociedad, de manera sencilla y sin

costo. En este régimen simplificado fue posible constituir formalmente la empresa conectándose
al sitio web mencionado e ingresando los datos de la Sociedad y la información de los Socios que
la integran, en un formulario electrónico dispuesto para ello. Luego de haber ingresado los datos,
se debe firmar el formulario mediante una firma electrónica o ir a la notaria donde el notario
procederá a firmarlo electrónicamente. Como resultado del trámite, habrá solicitado la
constitución de la empresa y la asignación de un RUT.

El régimen simplificado coexiste con el régimen tradicional, que se basa en Escrituras en Notaria,
Registro de Comercio, Diario Oficial y solicitud de Rut en SII.

2. Inicio de actividades

La declaración de inicio de actividades es la formalización ante el Servicio de Impuestos Internos

de la intención de emprender cualquier tipo de actividad que cause o pueda causar impuestos. Se
debe presentar el Formulario 4415, copia de la escritura de constitución de la empresa, copia de la
inscripción del extracto de la escritura de constitución en Registro de Comercio del Conservador
de Bienes Raíces y copia de la publicación en el Diario Oficial.

Este trámite se puede realizar a través de la página web del Servicio de Impuestos Internos.

3. Documentos tributarios

La empresa debe operar con distintos documentos tributarios como: boletas de honorario, boleta
de compraventa, factura, libros contables, entre otros, los cuales deben ser legalizados por el
Servicio de Impuestos Internos.

4. Timbraje de documentos

La autorización y/o timbraje es un procedimiento que legaliza los documentos necesarios para
respaldar las diferentes operaciones que la empresa realiza al llevar a cabo sus actividades
económicas. Se debe presentar los siguientes documentos para realizar este trámite:

 Cédula RUT del contribuyente

  Cédula de identidad de quien realiza el trámite
 Formulario 3230
 Documentos a timbrar ordenados y numerados por cada caja o talonario
 Ultima declaración mensual vigente de IVA (Formulario 29)

5. Permisos y certificados

Después de que la empresa esté constituida y legalizada como contribuyente, el comienzo de las
actividades comerciales dependerá de una serie de permisos otorgados por distintas entidades de
acuerdo al rubro de la empresa. Antes de arrendar o comprar un local o un terreno, que se
destinará a uso comercial, se debe consultar el Plano regulador de cada Municipio, para conocer
las características del sector y evitar una mala inversión.

 Certificado de informaciones previas

Indica si el lugar físico en el que se instalará el negocio es compatible con el domicilio y uso
comercial que se pretende dar; también señala las posibilidades de construir o ampliar. Para
obtener el certificado se debe retirar el formulario de solicitud en el municipio, completar los
antecedentes, incluir el rol de la propiedad, adjuntar el croquis y presentarlo en la Dirección de
Obras Municipales.

El negocio al tratarse de una actividad comercial que tiene que ver con la manipulación de
alimentos, debe cumplir ciertos reglamentos que establece la SEREMI de Salud.

 Autorización Sanitaria

Para poder elaborar o distribuir alimentos se debe solicitar el Formulario de Autorización Sanitaria
en la oficina del Servicio de Salud o a través de internet en el sitio web “tramite en línea”. Al
presentar la solicitud el local debe estar completamente habilitado, en condiciones reglamentarias
mínimas. Se debe cancelar un arancel que varía según el rubro de la empresa más un 0,5 por
ciento del capital inicial.

El personal de la Secretaría Regional Ministerial (SEREMI) de salud visitará el local para verificar el
cumplimiento de los requisitos sanitarios. Si el resultado de la inspección es favorable, la
resolución sanitaria será emitida en un plazo de tres días aproximadamente.

El Reglamento sanitario de los alimentos Decreto Supremo N° 977/96, establece condiciones

sanitarias que deberá ceñirse la producción, importación, elaboración, envase, almacenamiento,
distribución y venta de alimentos para uso humano, con el objetivo de proteger la salud y
nutrición de la población y garantizar el suministro de productos sanos e inocuos.
(Artículo 1, Decreto 977, Ley Chile)

El alimento o producto alimenticio es cualquier sustancia o mezclas de substancias destinadas al

consumo humano, incluyendo las bebidas y todos los ingredientes y aditivos de dichas substancias.
Materia prima alimentaria es toda substancia que para ser utilizada como alimento, precisa de
algún tratamiento o transformación de naturaleza química, física o biológica. (Artículo 2, Decreto
977, Ley Chile)

Según el artículo 7, al solicitar la autorización para la instalación de un establecimiento de

alimentos, el interesado deberá presentar, según corresponda:

1) Autorización municipal de acuerdo a plano regulador;

2) Plano o croquis de planta e instalaciones sanitarias a escala de la misma;
3) Croquis de los sistemas de eliminación del calor, olor o vapor y sistema de frío;
4) Descripción general de los procesos de elaboración;
5) Materias primas que empleará;
6) Rubros a los que se destinará;
7) Sistemas de control de calidad sanitaria con que contará;
8) Tipos de alimentos que elaborará;
9) Sistema de eliminación de desechos.

Sobre el lugar donde se debe situar el establecimiento, debe ser en zonas alejadas de focos de
insalubridad, olores objetables, humo, polvo y otros contaminantes no expuestos a inundaciones.

La empresa destinada a la elaboración de alimentos deberá contar con las siguientes áreas:

 Recepción, selección, limpieza, preparación de las materias primas.

 Producción
 Almacenamiento de materias primas y del producto terminado.

Asimismo, se debe cumplir el reglamento sobre las condiciones sanitarias y ambientales básicas de
los lugares de trabajo, Decreto Supremo 594/99 del Ministerio de Salud, el cual describe
principalmente, como su nombre lo dice, las condiciones sanitarias que deberá cumplir todo lugar
de trabajo necesarias para proteger la vida y salud de los trabajadores. También, menciona las
condiciones generales de construcción y sanitarias, como: los pavimentos y revestimientos de los
pisos serán, en general, sólidos y no resbaladizos; las paredes interiores de los lugares de trabajo,
los cielos rasos, puertas y ventanas y demás elementos estructurales, serán mantenidos en buen
estado de limpieza y conservación, y serán pintados, cuando el caso lo requiera, de acuerdo a la
naturaleza de las labores que se ejecutan. (Decreto 594, Ley Chile)

Además, existe la Ley 20606 la cual habla sobre la composición nutricional de los alimentos y su
publicidad, los organismos encargados son el Ministerio de Salud y la Subsecretaría de Salud
Pública.

 Patente Municipal

Después de obtener los permisos o autorizaciones que entregan los diferentes organismos
públicos, se obtiene la autorización municipal que es el permiso definitivo de funcionamiento y
adopta el nombre de patente comercial. Éste trámite se realiza en el departamento de patentes
comerciales de la municipalidad de Achao. El valor de la patente comercial se paga dos veces al
año, en enero y julio. El monto varía por UTM, según el rubro es un UTM ($43.760) AVERIGUAR

Los documentos que deben ser presentados son:

 Fotocopia de la cédula de identidad y/o RUT de la empresa

 Fotocopia de la declaración de inicio de actividades del Servicio de Impuestos Internos
 Declaración simple de capital inicial, generalmente incluida en el formulario
 Croquis o plano de la distribución interna del local u oficina
 Contrato de arriendo del local
 Resolución favorable de la Autoridad Sanitaria o del Servicio de Salud
 AVERIGUAR

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Para determinar la estructura organizacional se definió a quién se necesita para lograr cada
objetivo de la empresa, es decir, para operar el negocio. Se requiere de pastelero y asistentes de
pastelería que hagan productos de calidad y libres de contaminación cruzada, los cuales deben
estar bajo la responsabilidad de un Administrador (a).

Este Administrador se espera que vea los procesos administrativos con efectividad para alcanzar
un alto nivel de ventas y de posicionamiento en la comuna de Quinchao. Además se debe contar
con vendedores y cajero, un asesor contable, un asesor informático, quienes sean aportes en la
administración de la empresa, y puesta en marcha de esta.

En la Figura siguiente se expresa las relaciones y responsabilidades del personal.

ORGANIGRAMA

Mantener ordenado y
limpio el lugar de
ventas.
 CARGOS Y FUNCIONES ESPECÍFICAS POR PUESTO DE TRABAJO

Luego de definir la estructura organizacional se definen las funciones específicas por puesto de
trabajo.

CARGO
Administrador (a)
PERFIL
Preferentemente Ingeniero en Administración de Empresas o carrera a fin con el objetivo de poder dirigir
adecuadamente las actividades de la empresa, con habilidades interpersonales de liderazgo,
comunicación, organización, visión a futuro y trabajo en equipo.
OBJETIVO
Administrar y dirigir en su totalidad a la empresa, además de tomar las decisiones estratégicas
relacionadas con el crecimiento de la misma.
FUNCIONES
Coordinar y controlar todas las actividades administrativas de la empresa.
Dirigir, planificar y coordinar las actividades de las áreas de trabajo, ya sea de producción y ventas.
Supervisar diariamente que el Pastelero cuente con la materia prima necesaria para poder producir.
Encargarse de los contratos de trabajo.
Motivar a los empleados.
Capacidad de enfrentar nuevos desafíos.
Negociar los precios de compra de los insumos con los proveedores.
Encargado de comprar la materia prima que falte.
Supervisa la formulación, ejecución y evaluación del presupuesto anual.
Aprobar y firmar la emisión de cheques, notas de débitos, entre otras para la adquisición de bienes y
servicios
Aprobar y firmar el pago de remuneraciones.
Control de contratos en ejecución en cuanto al inicio, finalización y cobro de los trabajos realizados.
Representante legal de la empresa.
Analizar los estados financieros para facilitar la toma de decisiones y llevar un control de estos.

CARGO
Asesor Contable
PERFIL
Contador Auditor, con al menos un año de experiencia.
OBJETIVO
Llevar la contabilidad de la empresa de forma externa, para mantener una visión completa y real del
estado en que la empresa se encuentra.
FUNCIONES
Debe conocer la empresa, su entorno y las normativas que rigen.
Informar periódicamente acerca de la marcha económico financiera del negocio, que permita saber cómo
va la empresa.
Llevar un control económico y financiero de toda la empresa.
Balance anual.
Hacer la declaración y pago de impuestos mensuales
Enseñar e ir formando al administrador, para que él haga las declaraciones mensuales.
Revisar el cálculo de las panillas de retención de impuesto sobre la renta del personal emitidas por los
empleados, y realizar los ajustes en caso de no cumplir con las disposiciones.
Cuidar el resguardo y mantenimiento de la confidencialidad de la información suministrada por la
organización y por el cliente.

CARGO
Asesor Informático
PERFIL
Técnico en Computación e Informática.
OBJETIVO
Crear página web
FUNCIONES
Dar respuesta y soluciones a todas las inquietudes de cómo hacer negocios a través de internet.
Desarrollar y mantener una página web para llevar adelante en forma eficiente los pedidos a través de este
medio.
Resolver problemas técnicos menores que se presenten con los computadores.

CARGO
Pastelero (a)
PERFIL
Profesional en Gastronomía internacional y nacional, con experiencia en repostería y pastelería.
OBJETIVO
Elaborar productos de reposterías, específicamente tortas, de buena calidad y que tenga buena
presentación.
FUNCIONES
Respetar las normas y prácticas de seguridad e higiene en la manipulación de alimentos.
Conocer el procedimiento o técnicas para cocinar con productos sustitutos del azúcar.
Tener capacidad de trabajo, y agilidad manual en la ejecución laboriosa de las tortas.
Comprobar que todos los equipos funcionen correctamente y en caso de no ser así, se informa de las
anomalías detectadas al administrador.
Limpiar utensilios y área de trabajo antes y después de cocinar, para evitar contaminación.
Utilizar los recipientes y utensilios asignados para cada tipo de producto, ya sea sin azúcar o con azúcar.
Capacidad de comunicación con los demás trabajadores.
Encargado de asistentes pasteleros, que le ayuden en sus labores de elaboración de los productos.
CARGO
Asistentes de pastelería
PERFIL
Técnico en Gastronomía Internacional, con 2 años de experiencias en temas relacionados con elaboración
de productos pasteleros.
OBJETIVO
Apoyar a pastelero en relación a la elaboración de productos pasteleros.
FUNCIONES
Tener capacidad de trabajo, y agilidad manual en la ejecución laboriosa de las tortas.
Capacidad de comunicación con los demás trabajadores.
Utilizar los recipientes y utensilios asignados para cada tipo de producto, ya sea sin azúcar o con azúcar.
Conocer el procedimiento o técnicas para cocinar con productos sustitutos del azúcar.
Respetar las normas y prácticas de seguridad e higiene en la manipulación de alimentos.
Limpiar utensilios y área de trabajo antes y después de cocinar, para evitar contaminación.
Realizar despachos a domicilios.

CARGO
Vendedor (a)
PERFIL
Vendedor (a), con experiencia en atención al cliente, preparación de distintos tipos de cafés.
OBJETIVO
Vender los productos a los clientes, aumentar el número de productos vendidos y consumidores
contentos.
FUNCIONES
Tener buena disposición y un trato cordial con los clientes.
Buena presencia.
Enfatizar los nuevos productos y las promociones a la hora de vender.
Saber que producto no tiene azúcar y si tiene azúcar.
Resaltar que los productos son elaborados por especialistas en repostería y que se dividen por tipo de
producto.
Aclarar consultas que pudieran tener los consumidores.
Mantener ordenado y limpio el lugar de ventas.
Recibir pedidos de clientes y realizar los pedidos para la cocina.
Formalizar los pedidos de los clientes llevándolos al Jefe de producción.
Anotar los pedidos para luego informar a los pasteleros.
Preparación de diferentes café.
CARGO
Cajero (a)
PERFIL
Cajero (a), Con experiencia en atención al cliente y manejo de caja.
OBJETIVO
Procesar oportunamente las operaciones, recaudaciones o ingresos a caja, efectuar el cierre y cuadre de
caja.
FUNCIONES
Atención al cliente.
Hacer caja al final de cada día.
Mantener ordenado y limpio el lugar de ventas.
Recibir ingresos y hacer egresos de la caja.
Tener claridad de precios de todos los productos.
Apoyar a vendedor si es necesario en algunos casos.
Saber de productos pasteleros, para responder consultas de clientes.
LAS 4 P

a) Producto
b) Precio
c) Plaza

Para poder llegar a los clientes de la mejor manera, se definió el dónde y cómo comercializar el
producto a ofrecer. La pastelería venderá sus productos por medio de un canal de distribución
directo, no tiene intermediarios sino que la empresa vende directamente a los consumidores. El
negocio se ubicará en la Comuna de Quinchao, por ende, los productos sólo se venderán en la
comuna y también se despachara a domicilio con previo pago.

Los productos se elaborarán en la cocina de la pastelería, luego serán llevados a las vitrinas
(horizontal y vertical) del negocio, donde las vendedoras serán las encargadas de ofrecer, vender y
entregar el producto en las manos de los clientes. Por esto, el canal de distribución es directo,
todo el proceso se realiza dentro de la misma pastelería.

Después de analizar el lugar perfecto para instalar la pastelería, se decidió arrendar un local el cual
está ubicado en Tengo que averiguar el nombre de la calle jajaj. Es una calle con bastante
circulación de personas, posee estacionamiento a las afueras del local, no existe oferta de
competidores directos, pero sí de sustitutos como: Supermercado, varios minmarket, entre otros.
La sala de venta es iluminada y grande, la cual tendrá dos exhibidores de los productos a ofrecer,
una vitrina horizontal con tres bandejas y una vitrina vertical con cinco apartados, además de un
mesón. Por otro lado, se instalará un espacio donde los clientes puedan servirte un buen café, se
tendrá 3 mesas con 3 sillas cada una, y 4 pisos bar que estarán junto al mesón.

Al ser una casa esquina grande, se colocará un letrero con iluminación, para que se haga notar y
para marcar presencia en el lugar, de esta manera el cliente visualizará a distancia la existencia del
negocio y el producto a ofrecer de éste.
d) promoción