El documento de archivo tiene características particulares que lo hacen diferente de cualquier otro

tipo de documento:

El principio fundamental de los archivos es la unicidad del documento. La información que contiene el
documento de archivo es Única, es decir, no existen documentos de archivo iguales.

Pueden existir documentos con trámites similares, pero siempre diferenciados por la persona moral
o física de quien se trate el asunto o por el tema y fecha de los mismos.

El documento de archivo tiene un carácter seriado, ya que cada documento Se produce uno a uno y al
paso del tiempo constituyen expedientes.
El documento de archivo es orgánico, es decir, se genera dentro del proceso natural de uno actividad
y surge como producto o reflejo de las tareas de su productor.
El documento de archivo es estético, lo que le da su carácter definitivo y por lo tanto, no puede ser
cambiado o corregido.
El documento de archivo tiene autoridad, ya que proporciona la evidencia “oficial” de la actividad que
registro por lo cual debe ser confiable. Su confiabilidad está vinculada a su creación, al generador y
a la autoridad que tiene éste paro producirlo. También, las firmas, encabezamientos y sellos son
indicadores de la naturaleza oficial del documento de archivo.

El documento de archivo es relacionado. Como principio general, las piezas aisladas (documentos
sueltos) no tienen sentido, o tienen muy poco, yo que la razón del documento de archivo se da por
su pertenencia a un conjunto y por las relaciones que entre los documentos se establecen.