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  • Lectura Interesados Inicio y Planificación

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    GESTION DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO La Gestién de. los Interesadas de! Proyecto incluye los procesos requeridos para identificara las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar 0 ser afectados por e! proyecto, para aralizar las expectativas de ls interesados y su impacto en el proyecto, y para desarrollar estrategias de gestién adecuadas a fin de lograt la particlpacién eficaz de bos interesadas en las decisiones y en la ejecucion del proyecto, Las process apoyan el trabajo del equipo del proyecto para analizar las expectativas de los interesados, evaluar el grado en que afectan 9 son afectadas por el proyecto, ¥ desarrollar estrategias para involucrar de manera eficaz alos inleresados en apoyo de las decisiones del proyectoy la planificacién y ejecucién del trabajo del proyecto. Los procesos de Gestién de los Interesados del Proyecto son: 13.1 Mentificar a las Interesadas—Es e! proceso de identificar periédicamente a las ineresados del proyecto asi oomo de analizar y dacumentar informacén relevante relativa a sus intzreses, participacin, interdependencias, inflvenciay posible impacto en el éxito del proyecto. 13.2 Planificar el Involucramiento de los Interesadas—Es el proceso de desarrollar enfoques para involucrar a los interesados del proyecto, con base en sus necesidades, expectativas, inteeses y el posible impacto en el proyecto, 13.3 Gestionar el Invalucramiento de kas Interesadas—Es el proceso de comunicarse trabajar con ls interesadas. para satisfacer sus neoesidades y expectativas, abordar los incidentes y fomentar el compromiso y e! involucramiento adecuado de los interesados. 13.4 Monitorear el Involucramiento de los Interesados—Es el proceso de monitorear las relaciones de tos interesades del proyecto y adaptar las estrategias para involucrar a los interesados a través de ka modificaciin de fas estratagias y los planes de involucramiento. 8 Grafico 13-1 muestra una descripcién general de los procesos de Gestién de los Interesados del Proyecto. Los procesas de Gastiin de los Interesados del Proyecto se presentan como procesos diferenciadas enn interfaces. definidas, aunque en fa prictica se suparponen e interactian entre ellas de formas que no pueden detalarse en su totalidad dentro de la Guia det PMBOK®, 503 Descripclén General de Peg oper] Cen etry epee) alos Interenados poenterey eed 1) fata 1 Acted consti et 1 Faas 1 Enwads ayers 1 Aetude constuca de 1 Mon pat to deci dl 2 Documanas do gosio one owen 3 Phan pas deca del 2 Pump ta croc da 2 Dosnmumes de peyvem 2 ucamanos et proyew ecto owen 3 Fremwes osu de 4 dueadadesongen dd A Decumants del epee 4 Documenta al roycte Wamgese shu ‘Sacuerie: 4 Aewaes A Ramos dees wocesnsde A Tacres ambiente ‘B Factors amtiatabs de Ss Frowre abet de inarganescin ompees serine Wwenprest | Never das poco Acts ds procesos a 8 Retwos des process Bogunactie Trargoebeiin dobenuwacse 2 Maoniitesy Teste 2 Nasonietasy Tests nadie dates "hun de enpries a 2 Hibadaesineepoeanats |] 2 rama ge dectaonee “ecapaackin de dns yieeenne 5 Aapeesantn de date Bpaileas dedi 4 Anis datos A Beghsbsices 4 basins de cme kn 4 Repesentocn de dtos 4 Toms dedectinees 5 Reuwanes 5 Hott serpersaes ‘SRetnanes “5 Repesemachin ge dats ai 6 eae 3 Samias ‘smal 1 Soenodes a camo — reeves ivesaies 21 sae Z Rauaesooes poe 3 sitane ‘2Sokcades de comin 1 Pn da nvehiccoto faraladwecene ott 1 termacin de desempeta Bactuakescenes hs wteresdrs Inoyeto taleahaye irae deecrn de 3 Auieaciones hs 2 abe de cambio royce ocumorta dd preyocm A heteabrcions ahs ‘ocumentas 6d recta 2Heramiartasy Henieas toaumennsdepeyvem (Griffon 13-1. Deseripcién General de ta Gestion de los Interesados del Proyecto CONCEPTOS CLAVE PARA LA GESTION DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO Cada proyecto tiene interesados que seven afectadas o pueden afectar al proyecto, yasea de forma positivao negatva, Aigunos interesados pueden tener una capacidad limitada para influir en el trabajo 6 los resultados de! proyecto; otras pueden tener una ifluenciasignificativasobre el mismo y sobre sus resultados esperados. La imvestigacidn acadénica ¥ ol andlisis de los desastres registrados on proyectos de alt perfil destacan laimportancia de un enfoque estructurado para la identficacién,prorizaciéne involucramiento de todos los inter esados. La capacidad del director y el equipo del proyecto para identificar correctamente ¢ involucrar a todos los interesados de manera adecuada puede significar la diferencia entre el éxito ¥ el fracaso del proyecto, Para aumentar las posibiidades de éxito, el proceso de identiicacion € involuctamiento de hs interesados deberia comenzar lo antes posible una vez que el acta de consttucin del proyecto haya sido aprobada, el director del proyecto haya sido asignado y el equipo empiece a formarse. 504 Lasatisfaccién de las interesados deberia identiicarse y gestionarse como uno de las abjelives del proyecto. La dave para el involucramients eficaz de los interesados es centrarse en la comunicacién continua con todas los interests, induidos los miembros del equipo, para comprender sus necesidades y expectativas, abordar los incidentes en el momento en que ocurren, gestonar confictos de intereses y fomentar un adecuado envolucramiento de los interesados en las decisiones y actividades del proyecto, B proceso de identifcar e involucrar a los interesados en beneficio del proyecto es iterativo, Si bien los process de Gestin de los Interesadas del Proyecto se describen una tinica vez, las actividades de identficacién, priorizacién € imolucramiento deberian revisarse y actualizarse periédicamente, y al menos en los siguientes momentos en que: © El proyecto avarva a travis de diferentes fases en su ciclo de vida, © Los interesados actuales ya no astén involucrades en el trabajo del proyecto o los nuevos interesadas se ‘convierten en miembros de la comunidad de interesndas del proyecto,0 © Existen cambios significatiws en la organizacién o la comunidad de interesados en general TENDENCIAS Y PRACTICAS EMERGENTES EN EL INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO Se estén desarrollando definiciones mis amplias de los interesados que extienden las categorias tradicionales de empleados, proveedores y accionistas para incluir grupos como los reguladores, grupos de lobby, ambientalstas, ‘organizaciones financieras, los meds y aquellos que simplemente creen que son interesados—perciben que serdn afectados por el trabajo o los resultados del proyecto, Las tendencias y priticas emergentes para la Gestidn de los Interesados del Proyecto incluyen, entre otras: > Identificar a todos los interesades, no s6lo a un conjunto limitado; © Asegurar que todos los miembros del equipo participen en actividades de involucramiento de los interesadas; © Revisar periddicamente la comunidad de interesados, a menudo en paralelo con revisiones de los riesgos individuales del proyecto; © Consultar com los interesades més afectades por el trabajo 0 los resultados del proyecto através del concepto de cocreacién. La cocreacién pone mayor énfasis en induir a los interesados afectados como socios en el equipo; ¥ ‘© Capturar el valor de! involucramiento eficaz de los interesados, tanto positive como negativo. El valor positio se puede basar en a consideracién de beneficios deritados de niveles més altos de apoyo activo por parte de los interesados, paticularmente interesados poderoses. El valor negativo se puede obtener midiendo los verdaderos Cpostas de no involucrar de manera efica a los interesados, o que conduce a retiras de productos 0 pérdida de reputacién por parte de la arganizacién 0 el proyecto, 505 CONSIDERACIONES SOBRE ADAPTACION Debido a que cada proyecto es tinico, e! director del proyecto puede necesitar adaptar la forma en que se aplican los proceses de Gestion de los Interesados del Proyecto. Las consideraciones sobre adaptacion incluyen, entre otras: © Diversidad de los interesados. ;Cuintos interesados existen? Qui tan diversa es fa cultura dentro de la ‘comunidad de interesados? Complejidad de las relaciones de los imteresados. ;Qué tan complejas son las relaciones dentro de la ‘comunidad de interesados? Cuanto mayor sea el nimero de redes en las que participa un interesado 0 gupo de interesados, més complejas serdn las redes de informacién y desinformacién que el interesado puede recibir. © Tecnologia de la comunicacién. {Qué tecnologia de comunicacién esta disponible? ZQué mecanismas de apoyo estin a disposicién para asegurar que se obtenga el mejor valor de la tecnologia? CONSIDERACIONES PARA ENTORNOS AGILES/ADAPTATIVOS Los proyectos que experimentan un alto grado de cambio requieren de la participacién activa y el involucramiento de los interesados del proyecto. Para facilitar la discusién y la toma de decisiones oportunas y productivas, los ‘equipos adaptativos interactian directamente con los interesados, en lugar de hacerio a través de los distintos niveles gerenciales. A menudo el cliente, el usuario y el desarrollador intercambian informacién en un proceso dinmice co- Creative que conduce a un mayor involucramiento de los interesados y una mayor satistaccién. Las interacciones periédicas con la comunidad de interesadas a lo largo del proyecto mitigan el riesgo, construyen confianza y apayan {0s ajustes con mayor antelacién en el ciclo del proyecto, reduciendo asi los costos y aumentando la probabilidad de éxito del proyecto. ‘fin de acelerar el intercambio de informacion dentro y a través de la organizacién, los métodos dgiles promueven Una fuerte transparencia. €! propésito de invitar alos interesads a las reuniones y revisiones del proyecto o de publicar ‘objetos del proyecto en espacios piiblicas es hacer visible o antes posible cualquier desalineacién, dependencia uotro incidente relacionado con el proyecto que experimenta el cambio. 506 13.1 IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS \dentficar a los Interesadas es el proceso de identifica periédicamente a las interesados del proyecto asi como de analizar y documentar informacién relevante relativa a sus intereses, participacién, interdependencias, influencia ¥ posible impacto en el éxito del proyecto, El beneficia clave de este proceso es que permite al equipo de! proyecto identificar el enfoque adecuado para el involucramiento de cada interesado 0 grupo de interesados. Este proseso se lleva a cabo periddicamente ao largo del proyecto, segin sea necesaria, E! Gréfioo 13-2 muestra las entradas, herramientas y técnicas, y salidas de! proceso. £1 Grifico 13-3 representa el diagrama de flujo de datos para €1 proceso. 1 Actade constciéndot 1 Jiciodeexporns proyecto 2 Hocopiacinde doe 2 Doctareos do negocio + Cuvsiinarios yoncnosts | | “3 Actmzaciones a plan para + Cas done gocie + ormonta do wha ‘8 trocesbnde mayor + Pande yestinde bonetcis | | 3 Anise dedtas + Plan de gestions 4 Plamparatadreceson do * Aaisis do Ineosados feapios pwoyecto * nas de documentos + Pham de gestibn de bs + Plinde gettin does 4 Ropresentacin datos omunicaciones| fomanaccames + Magoo epesetaciin de + Plandogesin de bssagos + Plan de votueramiente de iteresadas + Plan dotmolicransowto do 1 Rogistio doimoresdos “2 Sobeades do cambio sos nosis 4 Docume dl proyoew Rlgisivede + flogistiode * Documentos do roqitos § Rewordos losinoresados 4 detainee hs documents do proyece * Hogue do supa: * Hogue dines + Ropitio dress. 16 Factores anblemates do Wwemprese 2 Actos delos procesosde organizcion Griflon 13-2 Identiear aos interesados: Entradas, Horramiontis y Téontoas,y Slidas 507 mn besa tA Grifico 13-4 Wertificara las inoresados: agrama deFhja de Datos Con frecuencia este proceso ocurre por primera vez en un proyecto ya sea antes o al mismo tiempo en que se desarrolla y aprueta el acta de constituciin del proyecto. £1 mismo se repite sagiin sea necesario, pero siempre deveria realzarse al comienwo de cada tase y cuando ocurre un cambio signiicativo en el proyecto ola organizacion. Cada vez ‘que se repite el proceso de identiicacién, las componentes del plan para la diteccién del proyect y los documentos del proyecto deberian consultarse para Wentficar a fos interesados relevantes, del proyecto. 508 13.1.1 IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS: ENTRADAS 13.1.1.1 ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO Descrita en la Seccién 4.1.3.1. El acta de constitucién del proyecto identiica la lista de interesados clave. También Puede contener informacién sobre las responsabilidades de los interesados. 13.1.1.2 DOCUMENTOS DE NEGOCIO En la primera iteracién del proceso identiicar a los Interesados, el caso de negocio y el plan de gestiin de beneficios ‘son fuentes de informactén acerca de las interesadas del proyecto. Caso de negocio. Descrito en laSeccién 1.2.6.1. El caso de negocio identifica los objetivos de! proyecto e identifica Una lista inicial de interesados afectadas por el proyecto, © Plan de gestiin de beneficios. Descrity en la Seccién 1.2.6.2. Fl plan de gestidn de beneficios describe el plan previsto para obtener los beneficias establecides en el caso de negocio, Puede identificar a los indivituos ¥¥ grupos que s2 beneficiardn con la entrega de los resultados del proyecto y que por lo tanto se consideran ‘como interesades. 13.1.1.3 PLAN PARALA DIREGCION DEL PROYECTO Descrito en la Seccidn 4.2.3.1. El plan para la direcciéa del proyecto no esti disponible durante la identificacién inicial de los interesades; sin embargo, una vez desarrollado, los componentes del plan para la direccién del proyecto induyen, entre otos: © Plan de gestién de las comunicaciones. Descrito en la Seociin 10.1.3.1. Las comunicaciones y el involucramiento de los interesades estin estrechamente relacionados. La informaciin incluida en el plan de ‘gestion de las comunicaciones es una fuente de conocimiento acerca de los interesades del proyecto. Plan de involucramiento de los interesados. Descrito en la Seccién 13.2.3.1. EI plande involucramiento de los interesados identifica las estrategias de gestidn y las acciones necesarias para involucrar a los interesados. ‘de manera efiea 509 13.1.1.4 DOGUMENTOS DEL PROYECTO Fs poco probable que los documentos del proyecto sean una entrada para fa identificacion incial de las interesads, Sin embargo, la identiicacion de interesados ocurre a lo largo de todo e! proyecto. Una vez superada la fase inital del proyecto, habré mas documentos disponibles que se utlizan a fo largo del proyecto. Los documentas del proyecto que pueden ser consideradas como entradas para este proceso incluyen, entre otas: © Registro de cambios. Descritoenla Seccién 4.6.3.3. El registro de cambios puede introducir un nuevo interesado ‘cambiar la naturaleza de la relacién de un interesado existente con el proyecto. © Registro de incidentes. Descrit en la Seccin 4.3.3.3. El registo de incidentes registra los incidentes que pauaden introdueir nuews interesaros al proyecto cambiar el tipo de partic}packin de lasinteresados existentes. © Documentacién de requisites. Descrita en la Seocién 5.2.3.1. Los requisitos pueden proporcionar informacion sobre los interesados potenciales. 13.1.1.5 AGUERDOS Desorites en la Seccién 12.2.3.2. Las partes de un acuerdo son interesados de! proyecto. E| azuerdo puede contener referencias a otras interesadas, 13.1.1.6 FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso Identificar a los Interesados incluyen, entre otros: © Cultura, cima politica y marco de gobernanza de la organizacién; Estdndares gubernamentales o de la industria (reguiaciones, estindares de productos y eédigos de conduct); Tendencias globales, regionales o locales y practicas 0 habitos; y Distribucién geogrética de instalaciones y recursos. 13.1.1.7 ACTIVOS DELOS PROCESOS DE LA ORGANIZACION Las actives de las procesos de la organizacién que pueden influ en el proceso identificara los Interesados incluyen, entre otros: © Plantilas ¢ instiucciones del registro de interesados, # Registros de interesados de proyectos anteriores, y © Repositorio de lecciones aprendidas con informacion acerca de las preferencias, acciones e involucramiento de los interesados. 510 13.1.2 IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS: HERRAMIENTAS Y TECNICAS. 13.1.2.1 JUICIO DE EXPERTOS Descrtoen la Sacciin 41.2.1.Se debe tomar en cuenta la pericia dels indviduos 0 grupos que tengan conocimientos especializados 0 capacitacién en fos siquientes temas: + Comprensién dea politica y las estructuras de poder de la organizacién, ‘© Conocimiento del entorno y la cultura de la organizacién y otras organizaciones afectadas, incluidos clientes yel entorno en general, ‘© Conocimiento dla industria o el ipo de entregable del proyecto, y + Conocimiento de las contribuciones y la percia de las miembros individuales del equipo 19.1.2.2 RECOPILAGION DE DATOS Las tenicas de recapilacién de datos que pueden utilizarse para este proceso ineluyen, entre otras: ‘# Cuestionarios y encuestas. Descritos en la Seccién 5.2.2.2. Los cuestionarios y encuestas pueden induir euniones uno a uno, sesiones de grupos focales u otras técnicas masivas de recoleccién de informaciin, © Tormenta de ideas. Descrita en la Seccidn 4.1.2.2. La tormenta de ideas, tal como se utiliza para identficar interesados, puade incluir tanto la tormenta de ideas como la eseritura de ideas, = Tormenta de ideas. Ura técnica general de recopilacin de datos y ereatividad que recage el aporte de grupos tales como miembros del equipo o expertos en la materia, m Escritura de ideas (train writing). Un refinamiento de la tormenta de ideas que otorga tiempo a los participantes individuales para considerarla(s) pregunta(s) individualmente antes de levar cabo la sesién «de creatividad grupal. La informacién puede recopilarse en grupos cara a cara o mediante entornas virtuales apoyados por tecnologia, 5 13. 1.2.3 ANALISIS DE DATOS Las técnicas de andlsis de datos que pueden utlizarse para este proceso incluyen, entre otras: 13. © Andlisis de inleresadas. €! arvlsis de interesados da como resultado una lista de interesados e informacién relevante como sus cargos en la organizacién, roles en el proyecto, “intereses”, expectativas, actludes (sus niveles de apoyo al proyecto) y supreocupacién por a informacién relativa al proyecto. En un sentido ampli, tos intereses de las interesados pueden incluir, entre otros, una combinacion de: '= Interés. Unapersona o grupo puede verse afectado por una decisién relacionada cone! proyectoo sus resultados. 1m Derechos (cerechos legates 0 morales). Los derechos legales, como la salud y seguridad en el trabajo, pueden estar definifos en el marco legislative de un pais. Los derechos morales pueden Implicar concepts de proteccién de sitios histiricas 0 sostenibilidad ambiental = Propiedad. Una persona o grupo tiene un titulo lagal de un activo o una propiedad. "= Conocinierto. Conocimiento especializado, que puede beneficiar al proyecto a través de una entrega mas eficaz de objetivos del proyecto, resultados de fa organizacién o conocimiento de las estructuras de poder de la organizacion. ‘= Contribucién, Provisién de fondos \ otros recursos, incluides recursos humanas, o prestacién de apoyo para €l proyecto de formas mas intangibles, como e! respaldo para promaver los objetives del proyecto 0 actuar ‘como amortiguador entre el proyecto y las estructuras de poder de la or ganizacién y su politica. '® Andilisis de documentas. Desctito en la Seccién 5.2.2.3. Evaluacién de la documentacién disponible del proyecto y las lacciones aprendids de proyectos anteriores para identficara ls interesados y otra informacidn complementara 1.2.4 REPRESENTACION DE DATOS Entre las téenicas de representacién de datos que pueden utiizarse en este proceso se incluye, entre otras, el maj peortepresentacién de interesados. E! mapeosrepresentacién de interesados es un método para categorizar a los inloresados utlizando diversos métodas. La categorizacién de los interesados ayuda al equipo a construirrelaciones con los inkeresados del proyecto identficadas. Los métodos comunes incuyen: © Matriz de poder/interés, matriz de poder/influencia o matriz de impactofinfluencia. Cada una de estas técnicas agrupa.a ls interesados segiin su nivel de autoridad (poder), nivel de inquietud aoerca de las resultados:

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