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VOCABULARIO
PUESTO: es un conjunto de tareas que pueden desempeñarse por un solo individuo para producir
bienes o servicios proporcionados por una empresa.
EL PUESTO DE TRABAJO
Las organizaciones emplean a las personas con un propósito, que las ayuden a alcanzar
objetivos organizacionales. Es generalizado que se contrate a personas para que desempeñen
tareas específicas, llamadas “puestos de trabajo”. Por consiguiente, al pensar en la manera en que
las actividades de los recursos humanos influyen en las empresas, hay que tener presente que esas
personas están o estarán desempeñando un puesto de trabajo. Ahora es necesario presentar
algunas definiciones sobre el término “puesto” para evitar confusiones.
Gallego, citado por Rodríguez Valencia J. (2011), define el puesto de trabajo de la siguiente
manera: “Es el conjunto de tareas que ejecuta una persona, empleando técnicas, métodos y
medios específicos, determinados por la entidad donde ejerce su actividad”.
Heneman, citado por Rodríguez Valencia J. (2011) lo define como “un conjunto de tareas
que pueden desempeñarse por un solo individuo para producir un buen servicio proporcionado
por la organización”.
Llano, citado por Rodríguez Valencia J. (2011), dice que “es la unidad que se encuentra
conformada por responsabilidades, deberes, tareas, funciones que bajo presión debe llevar a
cabo diariamente el individuo”.
En las organizaciones, según Rodríguez Valencia, J. (2011), el personal y los puestos de trabajo
cambian en el transcurso del tiempo. Por medio del análisis de puestos y la elaboración de la
descripción y especificaciones de los puestos de trabajo, se comprende lo que está ocurriendo en
los puestos que conforman un organismo social.
Debido a que las empresas cambian y a que los puestos de trabajo varían en las diferentes
organizaciones, los directores generales han comenzado a aceptar que actualmente la técnica del
análisis de puestos de trabajo requiere mayor atención y su aplicación de manera formal.
El análisis y la comprensión del trabajo que se realiza en las organizaciones de todo tipo (industrial,
comercial, de servicio y por tamaños – pequeños, medianos y grandes–) deben basarse en hechos
y datos, no sólo en la percepción personal de los administradores, supervisores y empleados en el
desempeño de sus puestos de trabajo.
Análisis de puestos
Prácticamente todas las funciones del sistema de administración de talento humano, así
como el comportamiento humano en el trabajo, tienen sus raíces en la interrelación de personal
con sus puestos de trabajo. Los puestos son el eslabón que existe entre los empleados, la
estructura organizacional y los resultados planeados. Cuando el personal ejecuta su trabajo de
manera que hace un adecuado uso de sus conocimientos y habilidades, una empresa puede
obtener provecho, es decir, productividad.
Por consiguiente, nos describe Dolan, S. et. al. (2003) citado por Rodríguez Valencia, J. (2011),
desde la perspectiva del talento humano, el análisis de puestos de trabajo es una técnica de la que
dependen la mayoría de las funciones relacionadas con administración de personal.
El análisis de puestos de trabajo con frecuencia proporciona información recabada para que
puedan elaborarse y revisarse las descripciones y especificaciones del puesto.
Podemos concluir, concretamente con la aplicación del análisis de puestos de trabajo, que
se trata de identificar las tareas, deberes, responsabilidades y funciones de un puesto. Dichos
elementos se describen a continuación:
Tareas. Son un elemento básico del trabajo, que se refiere a actividades distintivas,
identificables y necesarias para ejecutar un puesto de trabajo.
Deberes. Son un segmento de trabajo más amplio, integrado por varias tareas que son
realizadas por un empleado.
Responsabilidad. Éste se relaciona con el nivel de autoridad y deberes. El empleado tiene la
obligación de cumplir con su responsabilidad y ejercer la autoridad delegada. La
responsabilidad tiene un carácter personal, por consiguiente ésta no puede delegarse.
Funciones. Se refiere a las funciones esenciales del trabajo, las cuales requieren identificarse
por escrito en la descripción del puesto de trabajo que indique las diversas funciones a
realizar y las relaciones de un puesto con otros más
En la siguiente figura podemos observar las relaciones y los aspectos de análisis de puestos
de trabajo.
Tareas
Deberes
Responsabilidad Planeación de personal
Funciones Dotación de personal
Remuneración.
Capacitación y
desarrollo
Evaluación
de Supervivencia
desempeñ Rentabilidad
o Competitividad
Higiene y seguridad Adaptabilidad
Relaciones Laborales.
Control administrativo
EL PROPOSITO DEL ANALISIS DE PUESTOS
Para la organización:
Indica los aspectos de inicio en el análisis y diseño de la estructura organizacional.
Permite establecer los niveles jerárquicos con su correspondiente autoridad y responsabilidad.
Permite apoyar la coordinación del trabajo correspondiente.
Contiene información básica a fin de establecer relaciones laborales con el sindicato y,
de manera general, con toda la empresa.
Para el trabajador:
Describe las tareas que debe ejecutar, la manera en que debe realizarlas y con qué finalidad.
También le indica sus responsabilidades por tareas orientándolo hacia el logro de los
objetivos del puesto de trabajo.
.
Comprueba que sus tareas están bien o mal ejecutadas. Con esto se le indican los
errores cometidos, pero también sus aciertos logrados.
Observación Directa
Cuestionarios
Entrevista Directa
Método de Diario o Bitácora
Métodos Mixtos
Consiste en la observación directa del empleado mientras realiza las tareas y funciones propias de
su puesto. Características: Utilización en tareas repetitivas- periodo de adaptación.
Ventajas: Procedimiento es objetivo y empírico. Registro de datos es sistemático y
homogéneo.
Desventajas: El hecho de observar interfiere el comportamiento se requiere tiempo y
esfuerzo, además es costoso. No se utiliza en puestos no manuales. La persona
observada no participa de forma activa.
Método de Cuestionario
Es un método que utiliza registro mediante el que se pretende recoger información de
todos los aspectos relacionados con el puesto. Es sencillo y fácil de comprender. Lo
rellena el titular del puesto y lo supervisa su superior inmediato. Se emplean sólo un
cuestionario por puesto (no personas) - Cuestionario puede ser abierto o cerrado.
Ventajas: Proporciona mucha información si el cuestionario es exhaustivo y si es revisado por
el superior - Participación activa de los titulares.
Desventajas: No utilizar en puestos bajos -Supone un trabajo de análisis - Tendencia a
exagerar por parte del titular del puesto.
Método de Entrevista
Es un medio por el cual obtenemos
información sobre algún tema
determinado realizando una serie de
preguntas. Consiste en acumular los
elementos relacionados con el puesto
que se pretende describir, mediante
un acercamiento directo y verbal con
el ocupante o con su jefe directo. Puede
realizarse con uno, ambos, juntos o por
separado. El especialista o analista de
puestos visita personalmente al sujeto
que puede proporcionarle información
relevante sobre algún puesto. La
participación del especialista o analista
de puestos y del ocupante del puesto
es activa.
Método implica las entrevistas individuales con cada empleado y entrevistas colectivas o
grupales con varios empleados que desempeñen el mismo trabajo, de esta manera se
obtienen rápidamente y a bajo costo datos sobre el puesto. También se utiliza las
entrevistas con el jefe inmediato o supervisor que tenga conocimiento a fondo del
puesto que se está analizando.
Desventajas.
• Una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal reaccione de modo
negativo y lleve más tiempo en realizar la descripción y perfil del puesto.
• Pueden plasmarse opiniones en lugar de las funciones reales del puesto.
• Si el especialista no se prepara bien para realizar la entrevista la información
obtenida no será confiable.
• Costo operativo elevado: requiere especialistas o analistas de puestos expertos y la
parálisis del trabajo del ocupante del puesto.
Se solicita a los ocupantes del puesto que lleven un diario o Bitácora de sus actividades
durante todo un ciclo laboral. La información se recaba en momentos específicos del
turno de trabajo cada media hora o cada hora y durante el periodo de dos a cuatro
semanas.
Ventajas
• Puede resultar muy preciso y veraz el describir lo que se hace.
• Puede resultar objetivo si se basa en un formato diseñado específicamente para ello.
• Desventajas
• El ocupante tiene que dedicar un tiempo específico para hacer las anotaciones.
• Si no se acota lo que tiene que anotar puede utilizar un lenguaje poco preciso y
redundante, así como sobrevaluar la información proporcionada.
• Se requiere de información previa, para que las personas que ocupan un puesto y
validen la misma.
Método mixto
Son combinaciones de dos o más métodos para obtener el mayor provecho posible. Las
más utilizadas son:
• Cuestionario y entrevista (ambos con el ocupante del puesto): el ocupante
responde el cuestionario y después se le aplica una entrevista para corroborar la
información que plasmó en el cuestionario.
• Cuestionario y entrevista (con el ocupante y con el jefe inmediato respectivamente)
• Observación directa y entrevista (con el ocupante y con el jefe inmediato)
• Cuestionario y observación directa (ambos con el ocupante del puesto y con el jefe
inmediato)
• Ventajas
• Hay posibilidad de analizar y aclarar todas las dudas.
• Este método permite profundizar en el análisis dado que proporciona mayor
información y detalle en la misma.
Desventajas
• Si no se planea adecuadamente puede repercutir en tiempo y costo.
• No se puede aplicar una misma combinación a todos los niveles jerárquicos.
Etapa de planeación
Etapa de preparación
En esta fase se organizan las personas, los esquemas y los materiales de trabajo. Algunas
tareas a desarrollar en esta etapa son:
• Reclutar, seleccionar y entrenar a los especialistas o analistas de puestos de
puestos que conformarán el equipo de trabajo.
• Establecer el programa de difusión
• Preparar del material de trabajo.
• Disponer del ambiente
• Recolección previa de datos (nombres de los puestos; elaborar una
relación de los equipos, herramientas, materiales, formularios utilizados por
los ocupantes de los puestos).
Etapa de ejecución
• En esta fase se pone en operación el programa de trabajo y las tareas de las etapas
anteriores. Algunas tareas a desarrollar en esta etapa son:
• Aplicar el método de análisis elegido para recopilar la información de los puestos
(con el ocupante del puesto o con el jefe inmediato o supervisor inmediato).
• Analizar la información recopilada y elaborar la descripción provisional realizada
por el especialista o analista de puestos.
• Presentar una descripción provisional al ocupante y jefe inmediato o supervisor
inmediato, para que la ratifique o la rectifique.
• Preparar la descripción definitiva del
análisis del puesto. Presentar la descripción
definitiva para la aprobación ante el Comité
Una vez practicado el análisis de puestos, según recomendaciones de Rodríguez Valencia J. (2011),
se procede a la descripción del mismo, lo cual consiste en la redacción de la lista de tareas,
funciones, responsabilidades, condiciones ambientales y riesgos inherentes. Por su parte, la
“especificación del puesto” es la declaración escrita de las calificaciones necesarias para ser
titular del puesto.
Uno vez identificado el contenido de los aspectos intrínsecos por medio de análisis de
puestos, sigue la descripción de puestos, es decir, se identifican los aspectos intrínsecos. El análisis
de puestos implica la revisión comparativa de las exigencias (requisitos)) que esos deberes y
responsabilidades le imponen. Es decir, cuales son los requisitos intelectuales y físicos que debe
tener el ocupante para desempeñar adecuadamente el puesto de trabajo.
Anális
Aspectos
is de
puest
os
Alcance de la descripción de puestos de trabajo
desempeño.
Ambiente de trabajo
4. Condiciones de Riesgos de trabajo
Descripción de puestos trabajo Accidentes de trabajo
Enfermedades profesionales
Se trata de un documento escrito
(físico o virtual) en el cual se
identifica, define y describe un puesto
de trabajo en relación con sus deberes,
responsabilidades, condiciones de
trabajo y especificaciones.
La descripción de puesto implica una relación escrita de lo siguiente:
Las descripciones de puestos son valiosas para los empleados y para la empresa. Desde el punto
de vista de los empleados, pueden ayudarlos a conocer las obligaciones de su puesto de
trabajo y recordarles los resultados que se espera que logren.
Desde punto de vista del empleador, las descripciones pueden servir como base para reducir al
mínimo malos entendidos entre jefes y subordinados respecto a los requerimientos de puesto
de trabajo. Asimismo, establecen el derecho de la dirección general emprender acciones
correctivas cuando los deberes indicados en perfil no se realizan de manera requerida.
Rodriguez, J (2011) define Manual como “un documento inscrito de información ordenada y
sistematizada que concierne a las descripciones y especificaciones de puestos de trabajo de los
empleados, la cual puede utilizarse por el departamento de personal para oriental funciones de éste
hacia los objetivos de una empresa.
Hay que señalar que a un puesto de trabajo se le asignan competencias, es decir, se define que
capacidades son necesarias para desempeñarse exitosamente en este puesto. El documento
con el que se trabaja para hacer la asignación de competencias apuestos es el Diccionario de
competencias.
Buscar lo esencial de cada función, para no caer en detalles innecesarios. Una buena
descripción dependerá del conocimiento que tenga el ocupante y su jefe inmediato sobre el
objetivo del proceso y sobre la información que le solicitemos.
Evitar que el ocupante del puesto maximice las funciones y las características
necesarias para desempeñar el puesto.
Las características de la redacción de las descripciones de puestos son: CLARIDAD,
SENCILLEZ, CONCISIÓN, PRECISIÓN Y VIVEZA. (Fuente:
https://docs.google.com/presentation/d/1jK- uN5LFG6chw5RTQAaU-
ahm2eq8LomnncpzpbBpIZY/embed?hl=es&size=s#slide=id.p36)
Referencias (bibliográficas)