Manual de instalación

BIABLE – Ofimática - SQL

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BIABLE - Ofimática SQL

Introducción general
BIABLE es una herramienta que facilita la disponibilidad de información estratégica en tiempo real a
partir de los Sistemas de Información Empresarial (ERPs), brindando autonomía a los diferentes
usuarios y generando seguridad y confianza en el proceso de toma de decisiones.

BIABLE permite integrar las diferentes fuentes de información, aprovechando todo el poder de
Microsoft Excel para generar reportes de gestión inteligentes a partir de funciones
parametrizables por el usuario. También posee características para procesos de Data Minning y
Drill Down.

BIABLE se constituye en una herramienta que posibilitará el acceso a la información, dejando de

lado las dificultades ocasionadas al momento de extraer información de los sistemas
transaccionales.

Esta herramienta permitirá a todos aquellos usuarios (gerentes, directores o todos aquellos que
requieran de acceso a la información) hacer uso de tres elementos de Excel (Listados, Tablas
Dinámicas y Consultas). Además se pueden crear plantillas adaptables a cada usuario y a cada
necesidad, brindando la oportunidad de que un reporte se convierta en algo muy simple y sencillo
de elaborar. A partir de ahora, bastarán algunos clics para obtener el reporte en línea y en muy
poco tiempo.

Introducción a las conexiones

Para que una tabla o una consulta sean vistas en Excel de acuerdo a los datos que necesita un
usuario, es importante que dicha información esté almacenada en una base de datos.

BIABLE realiza todo el trabajo por el usuario, pero hay que indicarle dónde se encuentran sus datos.
La figura 1 muestra la estructura de proceso para obtener en BIABLE los datos que el usuario
necesita:
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FIGURA 1.
Estructura de BIABLE
proceso de
conexión de BIABLE
con la información
empresarial

Base de datos Conexión

Sistema de
información Mediador
Empresarial

Los siguientes conceptos deben tenerse en cuenta en la manipulación de datos con BIABLE y las
bases de datos:
Fuente
Es el registro de un determinado tipo de transacciones en la empresa y que puede servir para
obtener respuestas a las consultas que se formulen a BIABLE, cada registro en una fuente suele
tener una fecha y unos valores numéricos.
Ejemplos: facturas, asientos contables, comprobantes de nómina.
Clasificador
Es cada uno de los criterios que pueden usarse para agrupar la información en una fuente. Por lo
general, los clasificadores poseen un código que los identifica y un nombre comprensible para los
humanos.
Ejemplos: productos, cuentas contables, clientes, conceptos.
Base de datos
Es el lugar donde los sistemas informáticos almacenan los datos que procesan y necesitan ser
conservados, su estructura está determinada por el modelo de la base de datos, el software que las
administra se conoce como DBMS y el estándar de Windows para acceder a ellas es el ODBC.
El Mediador
Permite acceder a la información almacenada en la base de datos con la estructura del esquema
empresarial. Contiene una colección de “mapeos” de las fuentes y clasificadores con sus respectivas
tablas.
La Conexión
Indica a BIABLE la ubicación de una base de datos y el mediador que se usará según el modelo de la
base de datos que tenga la información de la conexión. Varía según el motor (DBMS) de la base de
datos.
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Consultas
Para solicitar información a BIABLE, debe construirse una consulta que le defina BIABLE qué tendrá
que retornar. Cada consulta incluye: la conexión que indica la ubicación de la base de datos a
consultar, la fuente de donde se obtendrá la información y los parámetros que especifican cuales
datos de la fuente retornar.
NOTA
Para toda conexión, es importante:
El nombre y ubicación del servidor donde se encuentra alojada la base de datos.
El nombre de la base de datos.
Cuál es el sistema de información que utiliza la empresa para gestionar sus transacciones.
Cuál es el tipo de base de datos.

Instalación de BIABLE
Para instalar BIABLE, tenga en cuenta los siguientes requerimientos:
Procesador Pentium de 1.2 GHz o superior.
512 MB de Memoria RAM o superior.
200 MB de espacio disponible en el disco duro o superior.
Sistema operativo Windows 2000, XP o superior
Microsoft Office XP o superior
Base de datos con acceso ODBC
El usuario debe tener permisos de instalación y escritura en la carpeta Archivos de programa en la
unidad C:\.

Ejecute el archivo “biablesetup.exe” y haga clic en “Siguiente” a todas las preguntas del instalador.
Preferiblemente tenga Excel y todos los programas cerrados antes de iniciar la instalación.
Los archivos serán copiados en la carpeta C:\Archivos de programa\Vision Tecnologica. (Figura 2)

FIGURA 2
Proceso de
instalación de
BIABLE
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Durante la instalación, aparecerá una ventana solicitando Serial y Clave de Registro. (Figura 3)

FIGURA 3.
Registro del
producto

Tenga en cuenta el número que aparece como Identificador de Usuario. Este número será el que
usted debe suministrar al equipo de Visión Tecnológica S.A., ellos le entregarán el Número Serial y
la Clave de Activación.
NOTA
Escriba un email a registro@visiontecnologica.com y especifique el Identificador de Usuario. A vuelta de
correo, ellos le enviarán el Número Serial y la Clave de Activación.
Dispone de 15 días a partir de la instalación para realizar el proceso de registro. Pasado este tiempo, la
herramienta no seguirá leyendo los datos propios de las conexiones o compañías creadas por el usuario.

Al momento de solicitarle los parámetros de configuración, tenga en cuenta las siguientes opciones
como muestran las siguientes figuras:
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FIGURA 4.
Configuración de
opciones

Dentro de la pestaña “Tablas dinámicas”, haga clic en el botón “Usar infozoom clásico” para
configurar los “OWC” (Office Web Components). (Figura 5)

FIGURA 5.
Configuración de
opciones
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Office Web Components

Microsoft Office Web Components es una colección de controles de Component Object Model (COM) para publicar hojas de cálculo,
gráficos y bases de datos en el Web. También se usa para ver estos elementos cuando se publican y para ver páginas de acceso a datos.
Si tiene instalados Microsoft Office FrontPage 2003, Microsoft Office Access 2003 y Microsoft Office Excel 2003, Office Web Components
le permite publicar datos interactivos como parte de un sitio Web. Office Web Components, usado con Microsoft Internet Explorer
versión 5.01 o posterior, le permite ver un control publicado (hoja de cálculo, gráfico o base de datos) en una página Web y ver páginas
de acceso a datos.

Es importante la configuración de esta opción, pues permite a Infozoom crear las tablas dinámicas
correctamente.
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Luego de haber configurado el OWC, finalice la instalación (Figura 6)

FIGURA 6.
Finalización de la
instalación

Cuando termine de instalar, active nuevamente el botón “Utilizar SmartZoom” y termine con
Aceptar. (Figura 7)

FIGURA 7.
Active el botón
Utilizar SmartZoom
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En la ficha Grupos active la opción “Procesar Localmente en Biable” dentro de “Grupos de

Clasificadores”. (Figura 8)

FIGURA 8.
Active la opción
Procesar
Localmente en
Biable.

En la ficha Infocontable active la opción “Forzar Rangos de Cuentas usando” y escriba en el espacio
en blanco la letra “Z”. (Figura 9).

FIGURA 9.
Active la opción
Forzar Rangos de
Cuentas usando “Z”
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En la ficha “Globales”, haga clic en el segundo botón “Examinar” que pertenece a la opción
“Seleccione la ruta donde están almacenados los mediadores”. Busque la ruta donde tiene ubicados
los mediadores de su sistema de información. Los mediadores se guardan en la siguiente ruta:
C:\Archivos de programa\Vision Tecnologica\Biable\Mediadores. (Figura 10)

FIGURA 10.
Configure la ruta de
ubicación de los
mediadores

Termine de configurar haciendo clic en Aceptar, cierre la venta de Configuración y cierre Excel

Inicie Microsoft Excel y aparecerá una nueva barra de Complementos.

Si tiene instalado Excel 2003, la barra aparecerá en el extremo derecho de la ventana, como lo
muestra la figura 11.

FIGURA 11.
La barra de BIABLE
siempre aparecerá
en esta ubicación
cada vez que inicie
Excel 2003.
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Si tiene instalado Excel 2007, la barra aparecerá al final como una nueva cinta de opciones, como
lo muestra la figura 12.

FIGURA 12.
La cinta de
opciones para
BIABLE siempre
aparecerá en esta
ubicación cada vez
que inicie Excel
2007.

Configuración de BIABLE con Ofimática SQL

Las bases de datos que opera Ofimática SQL son creadas, modificadas y administradas por SQL
Server.

Motor de base de datos de SQL Server

Es el servicio principal para almacenar, procesar y proteger datos. El Database Engine (Motor de base de datos) proporciona acceso
controlado y procesamiento de transacciones rápido para cumplir con los requisitos de las aplicaciones consumidoras de datos más
exigentes de su empresa. El Database Engine (Motor de base de datos) también proporciona compatibilidad completa para mantener
una alta disponibilidad

Para crear una conexión a una base de datos de SQL no es necesario crear DNS, pues los ODBC Y
OLEDB son proveedores de datos directamente creados por Microsoft y los encontrará siempre en
cualquier máquina con Windows instalado.

Cree una conexión nueva en BIABLE

Antes de crear una conexión nueva en BIABLE, copie el mediador “Ofimática” que le suministra
nuestro equipo de Visión Tecnológica en la siguiente ruta: C:\Archivos de programa\Vision
Tecnologica\Biable\Mediadores. Puede ubicar también este mediador en el CD de instalación,
dentro de la carpeta: bin\mediadores.

Mediador
Permite acceder a la información almacenada en la base de datos con la estructura del esquema empresarial. Contiene una colección de
“mapeos” de las fuentes y clasificadores con sus respectivas tablas. Estos archivos tienen como extensión .med
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Para crear una conexión nueva en BIABLE, ingrese a Excel, y en la barra de BIABLE, haga clic en el

botón “Configuración” Aparecerá la siguiente ventana (Figura 14). Seleccione el mediador

Ofimática SQL y haga clic derecho en Nueva Conexión

FIGURA 14.
Creación de una
nueva conexión

Suministre el código (nombre), la descripción y el mediador Ofimática SQL.

En la ficha Avanzada, haga clic en el botón Editar conexión. Seleccione el proveedor

correspondiente a SQL Server. (Figura 15). Haga clic en Siguiente.

FIGURA 15.
Propiedades de una
conexión
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En la ficha Conexión: 1. Seleccione el nombre del servidor, 2. El nombre de usuario y contraseña

para ingresar al servidor. Active la opción “Permitir guardar contraseña” y 3. Seleccione la base de
datos. (Figura 16). Pruebe la conexión y haga clic en Aceptar

FIGURA 16.
Propiedades de una
conexión

Para guardar esta conexión en BIABLE, haga clic en el botón Aceptar

Para verificar que la conexión haya sido creada correctamente, haga clic en el botón “Seleccionar”
de la barra de herramientas BIABLE. Seleccione la conexión que acaba de crear y haga clic en “+”
para desplegar los diferentes clasificadores. Si los puede ver, significa que su conexión fue creada
correctamente (Figura 17)

FIGURA 17.
Verifique que la
conexión se haya
realizado con
satisfacción.