Manual de usuario

Formato de recolección de datos - OCA

Autor: Oficina de Estadística e Informática

Versión: 1.1.0
Fecha: 31/10/2018
 Formato de recolección de datos
Plantilla de Manual de usuario
Hoja de control de modificaciones

HOJA DE CONTROL DE MODIFICACIONES

Titulo Formato de recolección de datos

Manual de usuario
Versión 1.1.0
Realizado Oficina de Estadística e Informática
Fecha 05/11/2018

CONTROL DE VERSIONES
Versión Descripción / Motivo versión Fecha de presentación
1.0.0 Creación del documento 31/10/2018
Adición de contenidos:
1.0.1  Punto 4 – Introducción 05/11/2018
 Punto 5 – Manual de usuario
1.1.0 Corrección de observaciones:
 Autor – Oficina de Estadística
e Informática 06/11/20018
 Objeto del documento
 Objetivos  Objetivo

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 Formato de recolección de datos
Plantilla de Manual de usuario
Índice

ÍNDICE

HOJA DE CONTROL DE MODIFICACIONES ................................................................... 2

ÍNDICE ........................................................................................................................................ 3
LISTA DE ILUSTRACIONES ................................................................................................. 5
LISTA DE TABLAS ................................................................................................................... 6
1. Objeto del documento ..................................................................................................... 7
2. Participantes ........................................................................................................................ 7
3. Objetivo ................................................................................................................................. 7
4. Introducción ........................................................................................................................ 7
4.1. Formato de Recolección de Datos - OCA ....................................................... 7
4.2. Vista Inicial ................................................................................................................ 7
4.3. Hoja “Datos” ............................................................................................................. 8
4.4. Hoja “Validaciones” ................................................................................................ 9
4.5. Hoja “Errores”........................................................................................................... 9
4.6. Archivo JSON “ArchivoResultado" ................................................................... 10
5. Manual de usuario ........................................................................................................... 10
5.1. Abrir Formato de Recolección de Datos - OCA .......................................... 10
Descripción ........................................................................................................... 10
Requisitos .............................................................................................................. 10
Secuencia ............................................................................................................... 11
5.2. Validar datos ........................................................................................................... 11
Descripción ........................................................................................................... 11
Requisitos .............................................................................................................. 11
Secuencia ............................................................................................................... 11
5.3. Buscar y reemplazar valores ............................................................................ 14
Descripción ........................................................................................................... 14
Requisitos .............................................................................................................. 14
Secuencia ............................................................................................................... 14
6. Entrega de los resultados............................................................................................. 17
7. Diccionario de datos ....................................................................................................... 17
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 7.1. Columnas de datos ............................................................................................... 17
7.2. Consistencia de datos .......................................................................................... 18

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Lista de figuras

LISTA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 4-1. Vista inicial ................................................................................................ 8
Ilustración 4-2 Vista general de la hoja "Datos" ........................................................ 8
Ilustración 4-3 Vista general de la hoja "Validaciones"........................................... 9
Ilustración 4-4 Vista general de la hoja "Errores" ..................................................... 9
Ilustración 4-5 vista de la columna "ERROR" en la hoja "Errores" ................... 10
Ilustración 4-6 Vista del archivo "ArchivoResultado" ............................................. 10
Ilustración 5-1 Archivo Excel para abrir ...................................................................... 11
Ilustración 5-2 Copiar los datos de la fuente a la hoja "Datos" ......................... 12
Ilustración 5-3 Presionar el botón "Verificar datos"................................................ 12
Ilustración 5-4 Barra de progreso de validaciones.................................................. 13
Ilustración 5-5 Mensaje de operación exitosa........................................................... 13
Ilustración 5-6 Archivo JSON "ArchivoResultado" ................................................... 13
Ilustración 5-7 Botón "Buscar y reemplazar" ............................................................ 14
Ilustración 5-8 Ventana "Buscar y reemplazar" ....................................................... 14
Ilustración 5-9 Lista de columnas .................................................................................. 15
Ilustración 5-10 Texto antiguo y Texto nuevo .......................................................... 15
Ilustración 5-11 Botón "Aceptar", ventana “Buscar y reemplazar” .................. 16
Ilustración 5-12 Mensaje que indica la cantidad de cambios realizados ........ 16
Ilustración 5-13 Botón "Cerrar", ventana “Buscar y reemplazar” ..................... 17

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Lista de tablas

LISTA DE TABLAS
Tabla 2-1 Participantes ........................................................................................................ 7
Tabla 7-1 Columnas de datos .......................................................................................... 18

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1. Objeto del documento
El presente documento pretende guiar en el funcionamiento del Formato
de Recolección de Datos para la Oficina Central de Admisión, logrando
asegurar la integridad de los datos concernientes a las personas
participantes de un proceso de admisión de la Universidad Nacional Mayor
de San Marcos.

2. Participantes
Participante Responsabilidades

 Brindar datos relacionados a las personas

Oficina Central de participantes en los procesos de admisión
Admisión de la Universidad Nacional Mayor de San
Marcos.

 Procesar los datos relacionados a las

Oficina General de personas participantes en los procesos de
Planificación admisión de la Universidad Nacional Mayor
de San Marcos.

Tabla 2-1 Participantes

3. Objetivo
Guiar en el uso del Formato de Recolección de Datos.

4. Introducción

4.1. Formato de Recolección de Datos - OCA

El Formato de Recolección de Datos – OCA se compone de un archivo

Excel llamado “Formato de Recolección de Datos - OCA v1.0” y un
archivo JSON “ArchivoResultado”.

Inicialmente el archivo JSON “ArchivoResultado” no existe, ya que

este es resultado del proceso de validación de datos del archivo Excel
“Formato de Recolección de Datos – OCA v1.0”.

4.2. Vista Inicial

La vista inicial del Formato de Recolección de Datos – OCA se

compone de un libro Excel que posee 3 hojas de cálculo.

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 Ilustración 4-1. Vista inicial

Aquí podremos encontrar dos botones en la parte superior:

 Botón “Verificar datos”: Este botón inicia el procedimiento de

validación de datos ingresados en la hoja “Datos”.
 Botón “Buscar y reemplazar”: Debido a que el documento se
encuentra protegido contra la edición no se puede utilizar la
función del mismo nombre que viene por defecto en Excel. Este
botón inicia la secuencia que permite buscar un valor y
reemplazarlo por otro en determinada columna.

4.3. Hoja “Datos”

En esta hoja se ingresarán todos los datos referentes a las personas

participantes de los procesos de admisión.

Ilustración 4-2 Vista general de la hoja "Datos"

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 4.4. Hoja “Validaciones”

En esta hoja se encuentran los datos esperados para cada columna

de la hoja “Datos”.

Ilustración 4-3 Vista general de la hoja "Validaciones"

4.5. Hoja “Errores”

En esta hoja se encontrarán todas las filas en las cuales algún dato
este errado. Incluye todas las columnas de la hoja “Datos” más una
columna extra llamada “ERROR”.

Ilustración 4-4 Vista general de la hoja "Errores"

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 Ilustración 4-5 vista de la columna "ERROR" en la hoja "Errores"

4.6. Archivo JSON “ArchivoResultado"

El archivo “ArchivoResultado” se crea como resultado de la

validación de los datos. Está basado en la notación de objetos para
JavaScript y contiene los mismos datos, pero con el código de ciertos
campos según corresponda en la hoja “Validaciones”.

Ilustración 4-6 Vista del archivo "ArchivoResultado"

5. Manual de usuario

5.1. Abrir Formato de Recolección de Datos - OCA

Descripción
Se indicarán los pasos necesarios para abrir el libro Excel y habilitar
las macros para su correcto funcionamiento.

Requisitos
Ninguno.

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 Secuencia
Paso 1: Copiar el archivo Excel “Formato de Recolección de Datos
– OCA v1.0” a su computadora. Preferiblemente cree una
carpeta nueva en su escritorio.
Paso 2: Presionar dos veces (Doble clic) sobre el archivo Excel
“Formato de Recolección de Datos – OCA v1.0”

Ilustración 5-1 Archivo Excel para abrir

Paso 3: Una vez abierto el libro Excel, hacer clic en la en el botón

“Habilitar contenido”, de la barra amarilla sobre una
Advertencia de seguridad.

5.2. Validar datos

Descripción
Se indicarán los pasos necesarios para realizar la validación de los
datos referentes a las personas participantes del proceso de
admisión solicitado.

Requisitos
 Contar con el libro Excel “Formato de Recolección de Datos –
OCA v1.0” abierto.
 Contar con los datos desde la fuente.

Secuencia
Paso 1: Copiar los datos desde la fuente a la hoja “Datos” del
libro “Formato de Recolección de Datos – OCA v1.0”
asegurándose que los datos corresponden a la cabecera
de cada columna. En total deben ser copiados 42 datos

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 por persona participante del proceso de admisión
solicitado.

Ilustración 5-2 Copiar los datos de la fuente a la hoja "Datos"

Paso 2: Para comenzar con la validación de los datos, presionar

el botón “Verificar datos”.

Ilustración 5-3 Presionar el botón "Verificar datos"

Paso 3: Se mostrará una barra de progreso. Se podrá visualizar

el progreso, la fila actual, el total de filas y la cantidad
de errores. El programa revisa 2500 (dos mil quinientos)
por cada (1) minuto aproximadamente. Podrá cancelar
la operación presionando el botón “Cancelar”

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 Ilustración 5-4 Barra de progreso de validaciones

Paso 4: Una vez concluida la operación de validación de datos se

mostrará un mensaje donde indica sobre la operación
exitosa. En caso de existir errores serán indicados en el
mismo. Presione “Aceptar” para continuar.

Ilustración 5-5 Mensaje de operación exitosa

Paso 5: En la misma ubicación del archivo Excel “Formato de

Recolección de Datos – OCA v1.0” se habrá creado el
archivo JSON “ArchivoResultado”. Si el archivo no se ha
generado, quiere decir que se han encontrado errores.

Ilustración 5-6 Archivo JSON "ArchivoResultado"

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 5.3. Buscar y reemplazar valores

Descripción
Como ya habíamos mencionado, por la protección contra la edición
del documento ciertas funcionalidades de Excel han sido
deshabilitadas, en vista de ello se creó un procedimiento que
permita buscar y reemplazar un valor por otro dentro determinada
columna.

Requisitos
 Encontrarse en la hoja “Datos” del libro “Formato de
Recolección de Datos – OCA v1.0.

Secuencia
Paso 1: Hacer clic en el botón “Buscar y reemplazar”.

Ilustración 5-7 Botón "Buscar y reemplazar"

Paso 2: Se mostrará una ventana con los campos: Columna,

Texto Antiguo y Texto Nuevo.

Ilustración 5-8 Ventana "Buscar y reemplazar"

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 Paso 3: Selección la columna sobre la cual desea buscar y
reemplazar valores. También puede escribir el nombre
de la columna, y será aceptado siempre y cuando este
exista.

Ilustración 5-9 Lista de columnas

Paso 4: Ingrese el texto antiguo (Texto a buscar para

reemplazar) y el texto nuevo (Texto por el cual se
reemplazará). Tener en cuenta que el buscador es
sensible a las mayúsculas y minúsculas.

Ilustración 5-10 Texto antiguo y Texto nuevo

Paso 5: Hacer clic en el botón “Aceptar”.

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 Ilustración 5-11 Botón "Aceptar", ventana “Buscar y reemplazar”

Paso 6: Una vez concluido el proceso, se mostrará un mensaje

indicando la cantidad de reemplazos hechos en total.
Haga clic en “Aceptar”

Ilustración 5-12 Mensaje que indica la cantidad de cambios realizados

Paso 7: Presione el botón “Cerrar” una vez concluida sus

modificaciones.

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 Ilustración 5-13 Botón "Cerrar", ventana “Buscar y reemplazar”

6. Entrega de los resultados

Una vez terminado la validación de los datos ingresados y de haberse
generado el archivo JSON “ArchivoResultado” debe ser enviado a la
Oficina General de Planificación, como respuesta a la solicitud de datos:

 El archivo JSON “ArchivoResultado”.

 El archivo Excel “Formato de Recolección de Datos – OCA
v1.0” con todos los datos ingresados al momento de generar
el Archivo JSON “ArchivoResultado”.

El archivo JSON con la finalidad de acelerar los procesos de tratamiento

y procesamiento de los datos.

El archivo Excel con la finalidad de dar constancia de los datos que se

encuentren en el archivo JSON.

7. Diccionario de datos

7.1. Columnas de datos

Con la finalidad de la elaboración del compendio estadístico se

solicita los siguientes datos por cada persona participante en el
proceso de admisión solicitado.

Columnas de datos
Tipo de Numero de
Sede de Apellido Apellido
documento documento Nombres
postulación paterno materno
de identidad de identidad
Teléfono Escuela Periodo en Modalidad de
Teléfono fijo Facultad
móvil profesional que postula ingreso
Modalidad de Puntaje Fecha de País de
Ingresante Sexo
exoneración obtenido nacimiento nacimiento
Departamento Provincia de Distrito de Distrito de Tipo de Pago mensual
de nacimiento nacimiento nacimiento residencia colegio del colegio

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Departamento Provincia del Distrito del Año de Tipo de
Colegio
del colegio colegio colegio egreso preparación
Postulaciones
Postulaciones Ingreso Atención de
anteriores a Situación Condición
anteriores a la mensual salud de la
otras familiar familiar
UNMSM familiar familia
universidades
Material de Nivel de
Servicios
Propiedad de Ubicación de construcción conocimiento
que cuenta Discapacidad
la vivienda la vivienda de la en
la vivienda
vivienda informática

Tabla 7-1 Columnas de datos

7.2. Integridad de datos

La integridad de estos datos viene dada por el cumplimento de las

reglas expuestas a continuación acerca de los datos esperados en
cada columna de datos.

Columna de dato Condiciones del dato

 El dato debe encontrarse en la columna
Sede de postulación
“Sede” (Nº 2) de la hoja “Validaciones”.
 El dato debe encontrarse en la columna
Tipo de documento de identidad “Documento” (Nº 4) de la hoja
“Validaciones”.
 Si el tipo de documento de identidad es
DNI, el Numero de documento de
identidad debe ser una cadena
numérica de 8 caracteres exactamente.
 Si el tipo de documento de identidad es
CEXT, el Numero de documento de
identidad debe ser una cadena
alfanumérica no mayor a 12
caracteres.
 Si el tipo de documento de identidad es
un CID, el número de documento de
Numero de documento de identidad identidad debe ser una cadena
alfanumérica no mayor a 15
caracteres.
 Si el tipo de documento de identidad es
un PAS, el número de documento de
identidad debe ser una cadena
alfanumérico no mayor a 12caracteres.
 Si el tipo de documento de identidad es
OTRO, el número de documento de
identidad debe ser una cadena
alfanumérica no mayor a 15
caracteres.
Apellido paterno  No debe estar vacío.
Apellido materno  No debe estar vacío.
Nombres  No debe estar vacío.
Teléfono fijo  Debe ser un número.
Teléfono móvil  Debe ser un número.
 El dato debe encontrar en la columna
Facultad “Facultad” (Nº 6) de la hoja
“Validaciones”.
 El dato debe encontrarse en la
columna “EA” (Nº 8) de la hoja
Escuela profesional
“Validaciones”.
 Debe coincidir con el dato Facultad.

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  El dato debe tener la forma Año-
Periodo en que postula
Periodo. Ejemplo: 2018-1
 El dato debe encontrarse en la columna
Modalidad de ingreso
“Modalidad de ingreso” (Nº 10).
 El dato debe encontrarse en la columna
Modalidad de exoneración
“Modalidad de exoneración” (Nº 12).
 SI
Ingresante
 NO
Puntaje obtenido  Debe ser un número entre 0 y 2000.
 HOMBRE
Sexo
 MUJER
 Debe ser una fecha y en formato YYYY-
Fecha de nacimiento
MM-DD
 El dato debe encontrarse en la columna
País de nacimiento
“País” (Nº 14)
 El dato debe encontrarse en la columna
“Departamento” (Nº 16) y el dato país
Departamento de nacimiento debe ser “Perú”.
 Si el país no es “Perú”, este dato debe
decir (FUERA DEL PERU).
 El dato debe encontrarse en la columna
“Provincia” (Nº 18) y el dato país debe
ser “Perú”.
Provincia de nacimiento  Si el país no es “Perú”, este dato debe
decir (FUERA DEL PERU).
 Debe ser congruente al dato
“Departamento de Nacimiento”
 El dato debe encontrarse en la columna
“Distrito” (Nº 20) y el dato país debe
ser “Perú”.
Distrito de nacimiento  Si el país no es “Perú”, este dato debe
decir (FUERA DEL PERU).
 Debe ser congruente al dato “Provincia
de Nacimiento”
 El dato debe encontrarse en la columna
“Distrito” (Nº 20) y el dato país debe
Distrito de residencia ser “Perú”.
 Se puede omitir este dato usando un “-
”

 El dato debe encontrarse en la columna

Tipo de colegio “Tipo de colegio” (Nº 22).

 El dato debe encontrarse en la columna

Pago mensual del colegio
“Pago mensual colegio” (Nº 24).
 El dato debe encontrarse en la columna
Departamento del colegio
“Departamento” (Nº 16).
 El dato debe encontrarse en la columna
“Provincia” (Nº 18).
Provincia del colegio
 Debe ser congruente al dato
“Departamento del colegio”
 El dato debe encontrarse en la columna
“Distrito” (Nº 20) y el dato país debe
Distrito del colegio ser “Perú”.
 Debe ser congruente al dato “Provincia
del colegio”

Colegio  No debe ser un campo vacío.

Año de egreso  Debe ser un número.
 El dato debe encontrarse en la
Tipo de preparación columna “Tipo de preparación” (Nº
26).
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 Postulaciones anteriores a la UNMSM
Postulaciones anteriores a otras universidades
Ingreso mensual familiar
Situación familiar
Condición familiar
Atención de salud de la familia
Propiedad de la vivienda
Ubicación de la vivienda
Material de construcción de la vivienda
Servicios que cuenta la vivienda
Nivel de conocimiento en informática
Discapacidad
Oficina General de Planificación
 Debe ser un número no menor a 0.
 Debe ser un número no menor a 0.
 El dato debe encontrarse en la
columna “Ingreso mensual familiar”
(Nº 28).
 El dato debe encontrarse en la
columna “Situación familiar” (Nº 30).
 El dato debe encontrarse en la
columna “Condición familiar” (Nº 32).
 El dato debe encontrarse en la
columna “Atención de salud de la
familia” (Nº 34).
 El dato debe encontrarse en la
columna “Propiedad de la vivienda”
(Nº 36).
 El dato debe encontrarse en la
columna “Ubicación de la vivienda”
(Nº 38).
 El dato debe encontrarse en la
columna “Material de construcción”
(Nº 40).
 El dato debe encontrarse en la
columna “Servicios de la vivienda” (Nº
42).
 El dato debe encontrarse en la
columna “Nivel de conocimiento de
informática” (Nº 44).
 El dato debe encontrarse en la
columna “Discapacidad” (Nº 46).
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Versión: 1.1.0