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GESTÃO DE TRANSPORTES: MANUAL

PARA O EMBARCADOR CONTRATAR E


AVALIAR O FRETE COM SEGURANÇA
INTRODUÇÃO�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 3
BENEFÍCIOS DA GESTÃO DE TRANSPORTES E COMO OTIMIZÁ-LA � ���������������������������������������������������������������������������������������������� 5
ESCOLHENDO UMA TRANSPORTADORA SEM ERROS  � ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������12
COMO AVALIAR O DESEMPENHO DA TRANSPORTADORA E MELHORAR O CONTROLE DA CARGA���������������� 16
GERENCIANDO COLETA E ENTREGA: O QUE O EMBARCADOR DEVE OBSERVAR���������������������������������������������������������� 18
CUSTOS LOGÍSTICOS, DOCUMENTOS E AUDITORIAS DE FRETES � �����������������������������������������������������������������������������������������������21
ADOTANDO UM SOFTWARE E INVESTINDO NA AUTOMATIZAÇÃO DE PROCESSOS � �������������������������������������������������� 24
CONCLUSÃO�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 27
SOBRE A TECNOVIA � �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 29
INTRODUÇÃO
INTRODUÇÃO

A gestão de transportes é
fundamental para que um negócio
consiga atender os clientes dentro
do prazo acordado, ao mesmo tempo
em que consegue otimizar os custos
das operações. Assim, consegue-se
aumentar a lucratividade e tornar a
empresa ainda mais competitiva.

Pensando nisso, resolvemos


elaborar este manual e falar mais
sobre os benefícios, possibilidades
de otimização, pontos de atenção,
controle de custos, contratação
de transportadoras, entre outros
aspectos. Acompanhe a leitura para
saber mais sobre o assunto!

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BENEFÍCIOS DA GESTÃO DE
TRANSPORTES E COMO OTIMIZÁ-LA
BENEFÍCIOS DA GESTÃO DE TRANSPORTES E COMO OTIMIZÁ-LA

OS BENEFÍCIOS

A gestão de transportes, quando bem estruturada, pode promover diversos benefícios, que vão além da rotina de distribuição
dos produtos. Conheça alguns deles!

MAIOR CONTROLE SOBRE CADA


ETAPA DO PROCESSO

Ao estruturar o setor e padronizar o fluxo das


atividades, o acompanhamento do andamento das
tarefas se torna mais fácil. Dessa forma, cada etapa
fica claramente delimitada, estabelecendo em que
ponto começam e terminam as responsabilidades
de cada colaborador e área no processo.

Além disso, essa organização também ajuda a


identificar onde estão os gargalos, as falhas e
as possíveis causas para a ocorrência desses
problemas. Identificar esses aspectos dá ao gestor
a possibilidade de elaborar soluções mais eficazes.

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BENEFÍCIOS DA GESTÃO DE TRANSPORTES E COMO OTIMIZÁ-LA

AUMENTO DA EFETIVIDADE MAIOR CONTROLE FINANCEIRO


NAS ENTREGAS
Uma boa gestão de transportes também
Com a organização dos processos e permite acompanhar os custos do setor e
a melhoria na gestão de transportes tomar decisões baseadas nos resultados
— e nos processos ligados a ela —, as alcançados. Isso quer dizer que se torna
operações passam a ser executadas com mais fácil identificar a necessidade de
maior qualidade. Isso acontece porque redução dos gastos, realizar investimentos,
o gestor e os outros membros da equipe avaliar o custo de frete por transportadoras,
têm a possibilidade de acompanhar o entre outros aspectos.
cumprimento dos prazos de entrega, o
índice de ocorrências, avarias, extravios, Indo além, ainda tem o controle de
entre outros. auditoria de faturas, que é a atividade
responsável por conferir os valores cobrados
A partir da análise dessas informações, é pelos transportadores antes de realizar a
possível propor melhorias e mudanças liberação do pagamento. O monitoramento
que ajudem a garantir a eficiência e a desse aspecto financeiro também dá
eficácia das atividades, melhorando os suporte a novas negociações, solicitações
resultados das entregas e garantindo a de reajuste de preços e realização de
satisfação dos clientes. mudanças nas tabelas de frete, por exemplo.

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BENEFÍCIOS DA GESTÃO DE TRANSPORTES E COMO OTIMIZÁ-LA

Nesse sentido, cabe às equipes criar


previsões das necessidades do
setor, definir as estratégias que serão
adotadas e dimensionar e alocar
os recursos, por exemplo. Planejar
todos os aspectos da operação, a
utilização das embalagens para os
produtos, o planejamento das rotas e o
monitoramento das entregas são pontos
que devem ser considerados.

FORMAS DE OTIMIZAR A GESTÃO Por meio de um planejamento adequado


é que se pode chegar às decisões mais
INVISTA NO PLANEJAMENTO inteligentes, encontrar formas mais
eficientes de executar um processo,
O planejamento é a base para o sucesso de qualquer operação. diminuir os gastos operacionais e
Aqui, ele envolve a identificação da demanda, a contratação do garantir um fluxo de trabalho eficaz —
serviço de transporte para realizar a distribuição, o controle dos minimizando os riscos de imprevistos e
custos versus o orçamento disponível e todas as outras questões se preparando para as possibilidades que
que ajudam a alcançar os objetivos definidos. podem ocorrer.

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BENEFÍCIOS DA GESTÃO DE TRANSPORTES E COMO OTIMIZÁ-LA

CONHEÇA MELHOR OS PROCESSOS


DAS TRANSPORTADORAS

Apesar de o transporte ser uma atividade externa


à sua organização, ele tem grande influência sobre
a experiência de compras dos seus clientes
e influencia no grau de satisfação deles. Isso
quer dizer que qualquer problema operacional
causado pela transportadora vai gerar reflexos na
imagem que sua empresa projeta no mercado.

Sendo assim, entender como funcionam


os processos desses parceiros de negócios,
acompanhar indicadores de desempenho, como
o índice de reclamação dos clientes, e sugerir
melhorias são medidas indispensáveis para que
a gestão de transporte seja aprimorada. Portanto,
além de controlar as atividades internamente,
também é preciso acompanhar a rotina das
transportadoras.

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BENEFÍCIOS DA GESTÃO DE TRANSPORTES E COMO OTIMIZÁ-LA

TRABALHE COM PREVISÃO INVISTA NA AUTOMATIZAÇÃO


DE DEMANDA DOS PROCESSOS

A previsão e a antecipação das A execução manual dos processos e o


demandas é um dos pontos-chave para controle feito por meio de planilhas de
garantir um transporte eficiente, ágil e Excel aumentam consideravelmente
com um preço justo. Ao elaborar essas os riscos de erro e de necessidade de
estimativas, as empresas conseguem retrabalho, comprometendo a qualidade
planejar o futuro, identificar riscos, evitar e elevando os custos.
imprevistos e criar planos de contenção
e contingência para quando alguma Nesse sentido, uma das melhores
situação não planejada ocorra. alternativas para otimizar a gestão
de transportes é investir em um
Um bom exemplo disso é a sazonalidade sistema que permita fazer a gestão
de alguns produtos que, nos momentos de frete, monitorar o desempenho das
de pico, requerem um volume maior transportadoras e ainda contribuir para a
de envios, demandando mais veículos redução dos gastos no setor. Falaremos
disponíveis e, consequentemente, mais sobre isso posteriormente.
aumentando o custo com frete.

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BENEFÍCIOS DA GESTÃO DE TRANSPORTES E COMO OTIMIZÁ-LA

PENSE DE FORMA ESTRATÉGICA

Apesar de o transporte ser considerado


uma das atividades mais operacionais
de uma empresa, ele reflete em outras
questões que são fundamentais para a
sobrevivência de qualquer negócio, como
a satisfação dos clientes e os custos.

Sendo assim, é uma operação que


precisa ser cuidadosamente planejada,
principalmente se seu negócio atende
diversas regiões (ou mesmo o país
inteiro). Isso envolve, por exemplo, a
necessidade de abrir um centro de
distribuição em determinado lugar
(para facilitar a distribuição e reduzir
os prazos) e a criação de um mix de
transportadoras para melhorar o
atendimento.

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ESCOLHENDO UMA
TRANSPORTADORA SEM ERROS
ESCOLHENDO UMA TRANSPORTADORA SEM ERROS

Agora que já sabemos a importância do transporte para os resultados do negócio, vamos oferecer algumas dicas para escolher
as transportadoras da melhor forma possível e garantir um desempenho satisfatório.

CONHEÇA AS NECESSIDADES DA SUA EMPRESA

Primeiramente, é necessário conhecer as necessidades da sua empresa. Entre alguns pontos importantes de ser levantados, estão:

»» o comportamento da demanda ao longo do ano;

»» as exigências e restrições dos clientes;

»» necessidades especiais para determinados produtos;

»» orçamento disponível para o setor;

»» o que se espera das transportadoras.

A partir de informações como essas, fica mais fácil saber qual


fornecedor tem as características necessárias para se adequar
ao seu modelo de negócio e prestar um serviço de qualidade.

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ESCOLHENDO UMA TRANSPORTADORA SEM ERROS

FAÇA COTAÇÃO COM VÁRIAS EMPRESAS

Ao abrir um processo de seleção de fornecedores, busque negociar com, pelo menos, 3 transportadoras. Isso ajuda a conseguir
as melhores propostas e ainda aumenta o poder de barganha, possibilitando melhorar as condições do contrato.

FAÇA PESQUISAS SOBRE AS


TRANSPORTADORAS

Vale a pena pesquisar na internet, entrar em contato


com outros clientes dessas empresas, solicitar
referências, avaliar a tradição e a reputação no
mercado, entre outros aspectos.

Esse tipo de análise ajuda a avaliar se a


transportadora tem valores parecidos com os
da sua empresa e se tem capacidade de prestar
o serviço com qualidade — o que nem sempre
fica explícito no momento das negociações.

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ESCOLHENDO UMA TRANSPORTADORA SEM ERROS

SE POSSÍVEL, IDENTIFIQUE VERIFIQUE A


A SITUAÇÃO FINANCEIRA IDADE DA FROTA
DA TRANSPORTADORA
Outro critério importante de avaliação é
Apesar de sua empresa estar na posição a idade dos veículos e as condições
de contratante e ser quem efetua os de conservação em que eles se
pagamentos, uma análise dos resultados encontram. São eles que vão transportar
financeiros da transportadora pode seus pedidos, e qualquer problema
ser um indicativo de que talvez ela não — com falhas mecânicas e acidentes —
consiga atender ao seu negócio com pode causar prejuízos financeiros para
regularidade e qualidade. o seu negócio.

O principal risco é o de não conseguir


arcar com os custos relacionados ao Também é importante saber se
transporte e, com isso, causar demora no a rotina de manutenções é feita
envio dos pedidos, atrasos e insatisfação adequadamente e qual é a quantidade
nos clientes. de carros disponíveis para a operação.

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COMO AVALIAR O DESEMPENHO DA
TRANSPORTADORA E MELHORAR O
CONTROLE DA CARGA
COMO AVALIAR O DESEMPENHO DA TRANSPORTADORA
E MELHORAR O CONTROLE DA CARGA

Depois que as transportadoras são contratadas, é preciso avaliar o desempenho delas para identificar se o que foi acordado em
contrato está sendo cumprido ou se alguma medida precisa ser adotada.

A melhor forma de fazer esse acompanhamento é por meio da análise de indicadores de desempenho, que ajudam a avaliar
os resultados e identificar os pontos fracos, que precisam ser corrigidos. Entre os principais que podem ser acompanhados,
podemos citar:

»» nível de serviço de entregas


(quantidade de entregas dentro do
prazo x quantidade de envios no
mesmo período);

»» índice de reclamações
dos clientes;

»» índice de avarias e extravios;

»» ocorrências no transporte;

»» custo do frete sobre o faturamento.

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GERENCIANDO COLETA E ENTREGA:
O QUE O EMBARCADOR
DEVE OBSERVAR
GERENCIANDO COLETA E ENTREGA: O QUE O EMBARCADOR DEVE OBSERVAR

Os processos de coleta e de entrega são


cruciais em uma operação. Nesses dois
momentos, existem diversas questões
que podem ocorrer e comprometer os
resultados, como o envio de pedidos
trocados, danos nas cargas durante o
manuseio, envio de pedidos com itens
faltando (no caso das coletas) e atrasos,
ocorrências de avarias e extravios
durante a entrega.

Portanto, todo cuidado é necessário


durante essas fases, e sua empresa
precisa ter todos os processos bem
alinhados com as transportadoras,
de forma que elas conheçam os
procedimentos e garantam que eles
sejam cumpridos.

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GERENCIANDO COLETA E ENTREGA: O QUE O EMBARCADOR DEVE OBSERVAR

Por outro lado, é necessário ter a ciência de que os seus processos internos também podem interferir no andamento do fluxo.
Isso significa que é preciso otimizar algumas questões, como:

»» o agendamento de entregas;

»» usar embalagens adequadas para cada tipo


de produto;

»» liberar a documentação em tempo hábil para que o


veículo possa iniciar a viagem;

»» observar o lead time do pedido e como os processos


internos geram impacto sobre ele.

Nesse último caso, vale lembrar que, além do transit time,


o prazo repassado para o cliente se inicia no momento
em que o pedido é feito. Logo, além de considerar o prazo
do transporte, a eficiência dos seus processos internos
também influencia nesse tempo total que se leva para
realizar o atendimento (o que é o chamado lead time).

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CUSTOS LOGÍSTICOS,
DOCUMENTOS E AUDITORIAS
DE FRETES
CUSTOS LOGÍSTICOS, DOCUMENTOS E AUDITORIAS DE FRETES

Os custos logísticos estão entre os


maiores que uma empresa absorve
nas operações — assim como o gasto
com folha de pagamento e os custos
de aquisição dos produtos. Dada
essa importância, eles demandam um
controle mais rigoroso e a realização
de análises que ajudam a monitorar o
impacto desses dispêndios sobre as
receitas obtidas.

Para realizar as auditorias sobre os


valores gastos, deve-se considerar as
tabelas de frete das transportadoras,
fazer a comparação entre os valores
cobrados e o que é devido (considerando
essas tabelas) — para só então validar o
pagamento — e monitorar todo gasto
a mais que houver (como é o caso das
trocas e devoluções e das reentregas).

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CUSTOS LOGÍSTICOS, DOCUMENTOS E AUDITORIAS DE FRETES

O acompanhamento de indicadores de desempenho também pode ajudar a entender como o frete impacta no faturamento.
Sendo assim, o ideal é acompanhar:

»» custo de frete sobre o faturamento;

»» custo de frete por produto;

»» custo de frete por cliente;

»» custo de frete por região.

Todas essas informações permitem que os


gestores acompanhem o orçamento versus o
gasto real e tomem decisões mais acertadas a
respeito de melhorias que podem, ou precisam,
ser feitas. No que diz respeito à auditoria de
fretes, a utilização de um sistema de gestão
pode ajudar a agilizar o processo, visto que a
conferência é feita de forma automatizada — o
que praticamente elimina o risco de erros.

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ADOTANDO UM SOFTWARE E
INVESTINDO NA AUTOMATIZAÇÃO
DE PROCESSOS
ADOTANDO UM SOFTWARE E INVESTINDO NA AUTOMATIZAÇÃO DE PROCESSOS

Como dito ao longo do material, o investimento


em um sistema de gestão de fretes é uma
excelente solução para automatizar os processos,
otimizar rotinas, diminuir o índice de erros e a
necessidade de retrabalhos, entre vários outros
benefícios que essa tecnologia pode promover.

Por meio desse software, as informações do


setor passam a ficar consolidadas em apenas
uma base de dados, o que facilita a gestão da
informação, o compartilhamento e a criação de
relatórios para análises dos resultados.

Além disso, todas as etapas do fluxo passam a ser


mais controladas — desde o momento em que se
inicia o processo de expedição, até o momento
em que a entrega ao cliente é confirmada. O
custo também é monitorado bem de perto,
contribuindo para evitar gastos excessivos.

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ADOTANDO UM SOFTWARE E INVESTINDO NA AUTOMATIZAÇÃO DE PROCESSOS

Por fim, com a geração de relatórios


gerenciais, os gestores podem
acompanhar a evolução dos processos,
identificar falhas, elaborar indicadores
de desempenho e tomar decisões mais
acertadas — baseadas em dados sólidos
e confiáveis.

Entre as funcionalidades que esse tipo


de sistema pode oferecer, podemos citar:

»» simulação dos valores de frete;

»» auditoria nas faturas de transporte;

»» monitoramento de prazos;

»» gestão de ocorrências;

»» relatórios e informações gerenciais.

26
CONCLUSÃO
CONCLUSÃO

A gestão de transportes vai


muito além da disponibilização
dos veículos para o envio
dos pedidos e influencia
diretamente os resultados
financeiros e o relacionamento
que sua empresa cultiva com
os clientes e fornecedores
de transporte. Portanto, todo
cuidado é pouco para garantir
a eficiência das operações e
a excelência nos negócios.

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INTRODUÇÃO

SOBRE A
TECNOVIA

A Tecnovia oferece soluções sob medida em logística integrada


para diversos participantes das operações de manuseio, estoque
e distribuição de mercadorias. A empresa dispõe de sistemas de
gestão de transportes adequados para transportadoras, operadores
logísticos, indústria ou varejo, além de agentes de carga. Com mais
de 20 anos de experiência no mercado, a Tecnovia acumula inúmeros
casos de sucesso na aplicação das soluções disponibilizadas.

O uso do que há de mais sofisticado e eficiente na Tecnologia


da Informação (TI) permite que a empresa ofereça sistemas
customizáveis, que se adéquam às necessidades de cada cliente.
Saiba mais: www.tecnovia.com.br.

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