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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

Administração
Unidades Franqueadas

ÍNDICE

1. O QUE É? ................................................................................................................................... 04
1.1 Missão ........................................................................................................................................ 04
1.2 Objetivo ....................................................................................................................................... 04
1.3 Atribuições do Departamento ..................................................................................................... 04

2. PROCEDIMENTOS PARA ADMINISTRAÇÃO DA UNIDADE ................................................. 05


2.1 Papel do(a) Subgerente Administrativo(a) na Recepção ........................................................... 05
2.2 Autenticações no Caixa da Recepção ....................................................................................... 05
2.2.1 Cuidados com o Caixa da Recepção no Sistema ...................................................................... 05
2.2.2 Fechamento do Caixa. ............................................................................................................... 06
2.3 Dinheiro Trocado ........................................................................................................................ 06
2.4 Conferência de Valores e Documentos ...................................................................................... 06

3. FECHAMENTO DO CAIXA ........................................................................................................ 07


3.1 Montagem do Caixa ................................................................................................................... 07
3.1.1 Matrículas ................................................................................................................................... 07
3.1.2 Parcelas do Mês ......................................................................................................................... 07
3.1.3 Juros de Parcelas ....................................................................................................................... 07
3.1.4 Recebimentos Diversos .............................................................................................................. 07
3.1.5 Isenção de Taxas e Tarifas ........................................................................................................ 08
3.2 Curso VIP ................................................................................................................................... 08
3.3 Cancelamento de Contrato ......................................................................................................... 08
3.3.1 Cancelamento de Contrato em Até 07 Dias ............................................................................... 08
3.3.2 Parcelas em Atraso .................................................................................................................... 09
3.3.3 Parcelas Programadas ............................................................................................................... 09
3.4 Recebimento com Cartões de Crédito ....................................................................................... 09
3.5 Recebimento com Cartões de Débito ........................................................................................ 10
3.6 Emissão de Cheques da Unidade .............................................................................................. 10
3.7 Conciliação Bancária .................................................................................................................. 10
3.8 Lançamentos Bancários ............................................................................................................. 11
3.9 Diferenças no Caixa da Administração ...................................................................................... 11
3.10 Lançamento para Fechar Caixa da Administração .................................................................... 11

4. FLUXO DE CAIXA ..................................................................................................................... 12


4.1 Objetivos ..................................................................................................................................... 12
4.2 Módulo Contas a Pagar e Receber – Fluxo de Caixa Sintético ................................................. 12

5. COMPOSIÇÃO DOS DETALHES DO SALDO FINANCEIRO (F8) .......................................... 13


5.1 Dinheiro ...................................................................................................................................... 13
5.2 Cheques ..................................................................................................................................... 13
5.3 Cheques Pré-Datados ................................................................................................................ 13
5.4 Cheques Devolvidos ................................................................................................................... 14
5.5 Cheques Custodiados ................................................................................................................ 14
5.6 Cheques Protestados ................................................................................................................. 14
5.7 Cartões de Crédito...................................................................................................................... 15
5.7.1 Relatório de Cartão de Crédito Visa ........................................................................................... 16
5.7.2 Relatório de Cartão de Crédito Redecard .................................................................................. 16
5.8 Recebimento Eletrônico ............................................................................................................. 16
5.9 Vales ........................................................................................................................................... 16
5.10 Outros - Auditoria........................................................................................................................ 16
5.11 Contagem do Físico pelo(a) Diretor(a) ....................................................................................... 16
5.11.1 Procedimento Para Conferência do F8 ...................................................................................... 17

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6. MONTAGEM DO CAIXA DA ADMINISTRAÇÃO ...................................................................... 18
6.1 Documentos a Serem Anexos ao Movimento do Caixa... .......................................................... 18
6.1.1 Imagem de Formulário – Comprovante de Saída – “Amarelinho” ............................................. 19
6.1.2 Imagem de Formulário – Comprovante de Entrada – “Azul” ..................................................... 19
6.1.3 Imagem de Formulário – Cópia de “Emissão de Cheque” ......................................................... 19
6.2 Pagamento de Cheque Devolvido. ............................................................................................. 20
6.3 Pagamento de Cheque Protestado. ........................................................................................... 20
6.4 Recebimento de Matrícula de Outra Unidade... ......................................................................... 20
6.5 Matrícula Para Outra Unidade .................................................................................................... 20

7. MATRÍCULAS ............................................................................................................................ 22
7.1 Procedimentos do(a) Orientador(a) Profissional nas Matrículas ............................................... 23
7.2 Controle de Vendas Válidas ....................................................................................................... 23
7.1 Regras Para Validar Vendas ...................................................................................................... 23
7.2 Controle de Vendas Válidas no Sistema Eurocorp Web ............................................................ 23

8. PROCEDIMENTOS PARA COMPRAS ..................................................................................... 24


8.1 Pedido de Compra de Materiais Para Administração Nacional ................................................. 24
8.2 Controle de Estoque ................................................................................................................... 24

9. PAGAMENTOS .......................................................................................................................... 25

10. GUARDA DE VALORES ........................................................................................................... 26

11. NOTAS FISCAIS ........................................................................................................................ 27


11.1 Notas Fiscais para Vendas de Cursos ....................................................................................... 27
11.2 Notas Fiscais para Vendas de Curso VIP .................................................................................. 27
11.3 Notas Fiscais para Vendas para Pessoas Jurídicas .................................................................. 27

12. PREVISÃO DE DESPESAS CONTABEIS ................................................................................ 28

13. PROCEDIMENTOS NO DEPARTAMENTO PESSOAL ............................................................ 29


13.1 Departamento Pessoal ............................................................................................................... 29
13.2 Rotinas de Admissão .................................................................................................................. 29
13.3 Rotinas de Admissão de Ex-Funcionário(a) ............................................................................... 29
13.4 Cadastro de Funcionário(a) no Sistema ..................................................................................... 29
13.5 Orientações para Demissão de Funcionário(a) .......................................................................... 29
13.6 Contratação de Promotores(as) ................................................................................................. 30
13.7 Conferência de Folhas de Pagamentos Administrativa, Coordenação e Vendas ..................... 30

14. PROCEDIMENTOS PARA REINTEGRAÇÃO DO CLIENTE ................................................... 31

15. PROCEDIMENTOS COM LIMPEZA E COPA ........................................................................... 32


15.1 Sugestão de Horário de Limpeza e Copa .................................................................................. 32

16. CONTROLE DE PROCESSOS .................................................................................................. 33


16.1 Procedimentos – Ações Trabalhistas ......................................................................................... 33
16.2 Procedimentos – Ações Cíveis................................................................................................... 33

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17. ARQUIVOS................................................................................................................................. 34

18. RELATÓRIOS ............................................................................................................................ 35


18.1 Relatório de Faturamento e Despesas ....................................................................................... 35
18.2 Relatório de Matrículas e Parcelas............................................................................................. 35
18.3 Relatório de Caixa Diário da Unidade ........................................................................................ 35
18.4 Relatório de Fluxo de Caixa Sintético ........................................................................................ 35
18.5 Relatório Demonstrativo de Recebimentos ................................................................................ 35
18.6 Relatório Ocorrências ................................................................................................................. 36
18.7 Relatório Validação de Contratos ............................................................................................... 36

19. ANEXOS ..................................................................................................................................... 37

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1. O QUE É?

Administração é o conjunto de ações de planejar, organizar, direcionar e controlar os projetos


elaborados dentro de uma organização e gerar mecanismos de constante manutenção para a garantia
de obtenção de resultados.

1.1 Missão

A missão do(a) Subgerente Administrativo(a) é controlar os resultados e dar suporte às atividades


operacionais da área Administrativa e Financeira, Pessoal, Contábil e Fiscal, Jurídica da unidade.

1.2 Objetivo

O objetivo do(a) Subgerente Administrativo(a) é gerir administrativamente a Unidade de uma forma


geral, focando o planejamento e controle dos resultados operacionais e financeiros.

1.3 Atribuições do Departamento

São atribuições do(a) Subgerente Administrativo(a):


Operacionalizar os lançamentos e fechamento do caixa administrativo da unidade;
Controle geral de todas as despesas da unidade;
Criar alternativas e soluções para melhoria do resultado financeiro da unidade;
Ter organizados e controlados todas as documentações da unidade;
Prover de informações ao escritório de contabilidade;
Manter organizados e controlados os documentos dos departamentos contábil e fiscal da
unidade;
Prover informações ao escritório de advocacia contratado;
Supervisionar e dar orientações para melhoria do trabalho no DRC (Departamento de
Reintegração do Cliente):
Supervisionar e dar orientações para melhoria do trabalho na Recepção;
Manter os lançamentos e informações atualizadas no Sistema Eurocorp Web;
Gerenciar os relatórios que alimentam o departamento.

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2. PROCEDIMENTOS PARA ADMINISTRAÇÃO DA UNIDADE

2.1 Papel do(a) Subgerente Administrativo(a) na Recepção

Visto que o(a) Subgerente Administrativo(a) da unidade será responsável por treinar e liderar,
acompanhar e fiscalizar o trabalho do(a) Recepcionista deve compreender as principais
atividades que irão influenciar diretamente sobre as atividades administrativas e financeiras,
conforme descrição no item 3. deste manual.

2.2 Autenticações no Caixa da Recepção

O(a) Subgerente Administrativo(a) deverá conhecer todos os procedimentos referentes às


autenticações no caixa feitos pela Recepcionista.
Para realização de autenticações de títulos pagos pelos clientes, na unidade, através do Sistema
Eurocorp Web, os procedimentos estão descritos no Manual do Sistema Eurocorp – Recepcionista,
disponível na intranet, canal sistema Eurocorp.
Todo pagamento feito por cliente e/ou aluno na unidade, deverá ser autenticado. Nenhum(a)
funcionário(a) está autorizado(a) a receber valores em departamentos e/ou locais diferente da
Recepção.
O recebimento de valores ou pagamentos de formas alternativas, fora do padrão estabelecido e
procedimento descrito é considerada falta grave, previsto como ação para dispensa do(a)
funcionário(a) por justa causa citado no Código de Ética e Conduta do Grupo Eurodata.

2.2.1 Cuidados com o Caixa da Recepção no Sistema

O(a) Recepcionista deverá organizar os documentos do caixa físico na ordem dos lançamentos
realizados, e os valores do caixa por tipo de pagamentos. Exemplo: Boleto 1, Boleto 2, Boleto 3. E
valores em: dinheiro, cheques, comprovante de pagamentos realizados em cartão e débito e cartões
de créditos.
Em dias de maior movimentos financeiros, o(a) Recepcionista deverá realizar a “sangria” (retirada de
valor do caixa da recepção) e entregar para Subgerente Administrativo(a) e/ou caso esteja ausente
deverá realizar o depósito no cofre – “boca de lobo” – a cada R$1000,00 (Um Mil Reais), sendo esta
uma prevenção de segurança.
Caso o(a) Recepcionista necessite, por algum motivo, deixar o seu posto por alguns momentos, ela
deverá dar um espaçamento na fita, carimbar, assinar e a pessoa que ficará responsável pelo caixa da
Recepção neste período também deverá carimbar e assinar que está recebendo o caixa. Na volta
do(a) Recepcionista, deverão realizar o mesmo procedimento novamente.

Observação 1: O(a) Recepcionista deverá ter total atenção ao lançamento de forma de pagamento
realizado pelo cliente, no ato do recebimento do título e autenticação, pois esta informação é
fundamental para a conferência dos saldos disponíveis no Caixa da Administração (F8), que será
feito(a) pelo(a) Subgerente Administrativo(a). Qualquer erro cometido irá gerar a necessidade de
estornos e correções de lançamentos que darão diferenças a serem apuradas pelo(a) Subgerente
Administrativo(a) e Diretor(a) da unidade.

O modelo do carimbo utilizado no Caixa da Recepção deve ser conforme descrito abaixo:

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2.2.2 Fechamento do Caixa

O(a) Recepcionista deve fazer o fechamento do seu caixa no sistema Eurocorp. Verifique os
procedimentos para abertura e fechamento manual do sistema Eurocorp Web - Recepção.
Para verificar os valores lançados e conferir com os documentos físicos no caixa, o(a) Recepcionista
deverá verificar o “Extrato do Caixa” e conferir se os boletos que constam no caixa físico, formas de
pagamento mencionadas no sistema e valores que possam estar em divergência, por questões de
troco, exemplo: sobra de R$ 0,02 (dois centavos) por movimentação financeira e valores pagos.
Deverá anotar no “Relatório do Caixa da Recepção”, anexar os documentos e lacrar em envelope,
para posterior conferência pelo(a) Subgerente Administrativo(a).
O(a) conteúdo do caixa fechado deve ser depositado no cofre da Recepção (“Boca de Lobo”), caso
o(a) Subgerente Administrativo(a) esteja ausente da unidade (unidade). Caso esteja na unidade, o(a)
Recepcionista deve realizar o fechamento do caixa e informá-la para retirada dos valores e
documentos que serão conferidos pela Administração.

2.3 Dinheiro Trocado

O(a) Subgerente Administrativo(a) sempre deve deixar uma quantia de dinheiro trocado na
Recepção;
O valor deve ser pequeno, no máximo R$ 100,00 e em notas de menor valor (R$1,00, R$5,00 e
R$10,00). Além disso, o(a) Subgerente Administrativo(a) deve providenciar junto ao banco
moedas de R$ 0,10 para realizar trocos;
Em dias de grande movimento (dias 05 a 10) a quantidade de moedas e de dinheiro trocado,
deve aumentar de acordo com os pagamentos normalmente realizados nesse período pela
unidade;
Este valor será mencionado no Caixa da Recepção e Administração, não influenciando na
conferência dos saldos financeiros, sendo zerado, embora possa ser visualizado, para que não
haja diferenças pelo lançamento do valor de troco.

2.4 Conferência de Valores e Documentos

Após levar todo o conteúdo do cofre da Recepção (“Boca de Lobo”) para Administração, o(a)
Subgerente Administrativo(a) deverá iniciar a conferência dos valores e documentos, seguindo os
seguintes passos:
O(a) Subgerente Administrativo(a) deverá contar todo o conteúdo físico do caixa da Recepção
(dinheiro, cheques e recebimentos em cartão) para ver se conferem com o total da fita;
Total de documentos (parcelas e matrículas) também deverá coincidir com o total do
fechamento da fita;
Caso o caixa esteja correto, deverá informar “caixa conferido” no sistema Eurocorp, conforme
constam orientações no Manual Eurocorp – Administração, disponível na intranet;
Se houver diferenças de valores entre os valores lançados no Caixa da Recepção e
documentos físicos, o(a) Subgerente Administrativo(a) deverá informar o(a) responsável pela
abertura e fechamento do caixa e solicitar que assine o Vale com o valor da diferença.

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3. FECHAMENTO DO CAIXA DA ADMINISTRAÇÃO

3.1 Montagem do Caixa Físico e Conferências no Sistema

Todos os recebimentos em dinheiro, cheque e cartões, deverão ser organizados separadamente


mesmo que pertençam a um mesmo código de lançamento no sistema de caixa.
O(a) Diretor(a) da unidade poderá conferir a montagem e organização do caixa sempre que julgar
conveniente e/ou necessário, na presença do(a) Subgerente Administrativo(a).

3.1.1 Matrículas

Separar as matrículas com valores diferentes e o que foi pago em dinheiro/cheque/cartão de crédito ou
cartão de débito.

Exemplos:
01 matrícula paga em dinheiro;
01 matrícula paga em cheque;
02 matrículas pagas em recebimento eletrônico (Visa Electron);
03 matrículas pagas em cartão de crédito Redecard.

3.1.2 Parcelas do Mês

Os valores pagos devem ser lançados separadamente, ou seja, de acordo com a forma de
pagamento, lançados se foi pago em dinheiro/cheque/cartão de crédito ou cartão de débito.

Exemplos:
40 parcelas pagas em dinheiro = R$ 3.196,00;
25 parcelas pagas em cheque = R$ 1.497,50;
15 parcelas pagas em recebimento eletrônico Redecard = R$ 1.198,50;
02 parcelas pagas em cartão de crédito Visa = R$ 139,80.

3.1.3 Juros de Parcelas

No Sistema de Caixa da Administração ao conferir os lançamentos realizados com os caixas físicos,


serão visualizados os valores de juros e multas pagos em dinheiro/cheque/cartões, separados por
conta contábil. O(a) Subgerente Administrativo deverá conferir se os valores cobrados do cliente
conferem com o documento físico.

Exemplo: 02 multas e juros de parcelas em dinheiro.

3.1.4 Recebimentos Diversos

Separar os documentos físicos de entradas diversas em dinheiro/cheque/cartões, que poderão ser:


Taxa de transferência: Taxa recebida quando o cliente solicita transferência de horário e não
possui documento que comprove sua necessidade;
Tarifa por troca de cheque devolvido: Tarifa cobrada pelo banco em caso de devolução de
cheque;
Tarifa por perda de boleto bancário: Taxa recebida quando o cliente solicita segunda via ou
cópia do boleto bancário, ocasionada pela perda ou inutilizarão da 1ª via (original);
Cancelamento de contrato: Valor recebido pela rescisão do contrato;
Venda de camiseta: Valor recebido quando houver vendas de camiseta Eurodata;
Venda de livros: Valor recebido pela venda de livros conforme tabela disponível na sala da
Orientação Profissional.

Observação: Os valores de taxas e produtos vendidos estão disponíveis e cadastrados no Sistema


Eurocorp Web, para registros e autenticações no caixa da Recepção, conforme Conta Contábil de
Entrada, descrita no Plano de Contas, disponível na intranet, Canal ADMIN, Menu Anexos.
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3.1.5 Isenção de Taxas e Tarifas

A isenção de taxas de transferência, tarifas ou cancelamento de contrato é proibida sem a autorização


por escrito e assinatura legível do(a) Diretor(a) da Unidade. Todo e qualquer recebimento deverá ser
autenticado no sistema Eurocorp.

3.2 Curso VIP

São cursos especiais de curta duração onde o cliente tem aula individual com o(a) Instrutor(a).
A empresa não ministra curso VIP de programas que não estão licenciados.
Para qualquer curso que não esteja no catálogo de produtos comercializados pela empresa a unidade
deve consultar a Administração Nacional Eurodata.

Exemplo: 01 curso VIP de Word pago em dinheiro = R$250,00.

Observação: Consultar valores de cursos e tabelas de preços atualizada periodicamente, através da


intranet, e anexo “Vips”, onde constam as regras para vendas, formas de pagamentos e valores de
cursos Vips.

3.3 Cancelamento de Contrato

Ocorre quando um cliente rescinde seu contrato;


Para rescisão contratual com menos de 07 (sete) dias de assinatura do contrato, o cliente
deverá ser encaminhado para atendimento do(a) Orientador(a) Profissional que tentará
primeiramente resolver a questão e evitar a rescisão;
Caso não seja possível, o DRC (Departamento de Reintegração do Cliente) irá calcular a multa
a ser paga pelo cliente, de acordo com o contrato vigente e acompanhará o mesmo até a
recepção da unidade para pagamento do cancelamento;
O cancelamento do contrato deverá ser pago à vista ou dividido em até 03 parcelas (a vista -
ato, 30 dias e 60 dias);
O(a) Subgerente Administrativo(a) deverá verificar campanhas de reintegração e/ou anistia
realizadas pela Administração Nacional, informadas as unidades por lembretes e informativos
na intranet.

Exemplos:
01 cancelamento de contrato nº 0000, pago em dinheiro à vista = R$ 350,00;
01 cancelamento de contrato nº 0000, pago em cheque parcelado 1/2 = R$ 175,00.

3.3.1 Cancelamento de Contrato em Até 07 Dias

Ocorre quando um cliente deseja desistir do curso em até 07 dias corridos da data da sua
matrícula;
O cliente deverá ser encaminhado primeiramente a(o) Orientador(a) Profissional, para tentar
reverter à situação;
Caso não seja possível, será levado ao DRC (Departamento de Reintegração do Cliente) para
cálculo do valor a ser pago;
Neste caso deverá ser cobrado o valor de uma parcela, abatendo-se do mesmo, o valor pago
pelo cliente no ato da matrícula.

Exemplo 1: Um cancelamento no dia 04 em que a matrícula foi feita dia 29 do mês anterior - os
critérios para cancelamento são idênticos, alterando apenas o código no sistema Eurocorp (Vide
Manual do Eurocorp, disponível via intranet).

Exemplo 2: 01 cancelamento de contrato em 07 dias, CTR nº 0000, pago em dinheiro = R$70,00.

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3.3.2 Parcelas em Atraso

São todas as parcelas recebidas com vencimento anterior ao mês atual;


Devem ser autenticadas como parcelas normalmente na máquina autenticadora.

Exemplo: 02 parcelas em atraso pagas em dinheiro R$ 79,90 = R$ 159,80.

3.3.3 Parcelas Programadas

São todas as parcelas recebidas com vencimento posterior ao mês atual, ou seja, que o cliente
deixará programado para crédito da unidade na data de vencimento da parcela, conforme
impresso nos boletos (títulos), ou datas futuras, conforme negociação no ato da venda;
Devem ser autenticadas como parcelas normalmente na máquina autenticadora;
Devem ser lançadas separadamente das parcelas do mês. Exemplo: 02 parcelas programadas
pagas em dinheiro CTR...R$89,90 = R$179,80;
Após lançar todas as entradas nunca se esqueça de somar o total lançado para verificar se
confere com o total da fita da máquina autenticadora e conferir o total das entradas do caixa
com a fita;
O Sistema Eurocorp Web, conforme autenticação dos títulos irá classificar todos os pagamentos
que foram efetuados de acordo com seu respectivo código, contábil e Centro de Custo, para
isso deve-se usar o Plano de Contas Padrão da Eurodata;
Fazer a montagem do caixa físico e lançamento de saídas referentes às despesas pagas no dia,
assim que tiver o recibo comprovante de pagamento;
Conferir o F8 com o físico existente na unidade (se houver diferença fazer todos os repasses
novamente conferindo tudo mais detalhadamente);
Se a diferença persistir o(a) Subgerente Administrativo(a) deverá informar a Analista de Caixa
junto com o(a) Diretor(a) da unidade que há diferença no seu F8. A diferença deve ser
localizada e zerada, caso contrário, o(a) Subgerente Administrativo(a) assinará um vale
referente à diferença de contagem nos valores financeiros (Relatório F8).

3.4 Recebimento com Cartões de Crédito

Toda venda a crédito deverá ser somado no F8 “Cartões de Crédito”, podendo estar nomeado
com o nome da bandeira da Administradora de cartões, por exemplo: Cartão Visa e/ou
Mastercard;
A papeleta do cartão deverá ser guardada no cofre, até o momento do seu crédito em conta;
Após 30 dias da data da venda o valor será creditado em conta corrente e deverá ser lançado
no sistema de Caixa da Administração Eurocorp, o valor correspondente a X% conforme
contrato e informação disponível junto à Administradora do Cartão de Crédito;
Para este tipo de lançamento o(a) Subgerente Administrativo(a) deve realizar um movimento
com contrapartida, sendo o pagamento da taxa um crédito para o caixa Banco e um débito para
o caixa Unidade, no Sistema Eurocorp Web;
A papeleta da venda deverá ser anexada ao título e posteriormente anexa a movimento de
saída lançado, a fim de ter a montagem do caixa físico;
Deve-se conferir nos detalhes de saldo os créditos e débitos referentes aos saldos totais em
cartão de crédito, por bandeira (VISA, Mastercard, Unicard, etc.).

Exemplos:
Venda de 01 parcela em cartão de crédito por R$ 89,90 (Oitenta e nove reais e noventa
centavos);
Credito de R$ 89,90 (Oitenta e nove reais e noventa centavos), deve-se lançar este valor, e na
conferência do caixa da Administração deve-se lançar tarifa de cartão em lançamento de
contrapartida no valor de R$ 3,15 (Três reais e quinze centavos) correspondendo à taxa paga
pela unidade para Administradora do Cartão de Crédito, neste exemplo 3,5%.

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3.5 Recebimento com Cartões de Débito

A papeleta da venda deverá ser anexada ao movimento de saída no caixa da Administração;


A papeleta do cartão deverá ser guardada no cofre, até o momento do seu crédito em conta;
Geralmente o crédito acontece após 01 dia da data da venda o valor e é creditado em conta
corrente;
Após identificar o crédito na conta corrente referente aos valores de títulos recebidos com cartão
de débito, o(a) Subgerente Administrativo(a) deve lançar no sistema de caixa da Administração
Eurocorp, o valor correspondente taxa paga pela unidade para Administradora do cartão;
Para este tipo de lançamento o(a) Subgerente Administrativo(a) deve realizar um movimento
com contrapartida, sendo o pagamento da taxa um crédito para o caixa Banco e um débito para
o caixa Unidade, no Sistema Eurocorp Web;
Toda venda a cartão de débito (também chamado de cheque eletrônico) deve ser somado no F8
“Cartões de Débito”, podendo estar nomeado pelo nome da bandeira da Administradora de
cartões, por exemplo: Visaelectron e/ou Redecard;
Deve-se conferir nos detalhes de saldo deverá ser abatido do total em cartão de débito que
consta no F8.

Exemplo:
Venda de 01 parcela em cartão de débito por R$ 89,90 (Oitenta e nove reais e noventa
centavos);
Recebimento cartão de débito Visa R$ 89,90 (Oitenta e nove reais e nove centavos);
Tarifa de cartão de débito Visa R$ 1,35 (Hum real e trinta e cinco centavos) - (Contrapartida),
neste exemplo, referente a 1,5% de taxa paga sobre o valor creditado em conta corrente da
unidade.

3.6 Emissão de Cheques da Unidade

É necessário lançar e documentar a emissão de cheque da unidade para pagamento fornecedor.


O(a) Subgerente Administrativo(a) deverá realizar a cópia da emissão do cheque, preenchendo o
formulário de controle de emissão dos cheques na unidade e o canhoto do talão, com as informações
pertinentes: data de pagamento, para quem será entregue ou depositado, referente ao que está sendo
pago (Exemplo: Pagamento Casa de Construção, referente à compra de lâmpadas para corredores da
unidade). Anexar cópia e comprovante da emissão do cheque ao movimento de caixa físico diário na
Administração, para possíveis conferências no relatório de saldos financeiros (F8).
Ter atenção no lançamento no sistema quanto à forma de pagamento e a conta contábil e a forma de
pagamento como “emissão de cheque”, pois o mesmo só será lançamento de movimento de saída,
quando compensado na conta bancária da unidade.
No plano de contas padrão do sistema o código contábil para emissão de cheques é 900101 e o
centro de custo não, para o caso de pagamentos de fornecedores é despesas financeiras.
Exemplo: Emissão de cheque para o dia 20/XX/XXXX, no dia 07/04/XX a ser compensado no dia
25/04/XXXX.

3.7 Conciliação Bancária

A Conciliação Bancária deve ser feita diariamente, no ato do fechamento do caixa, com a emissão de
todos os extratos das contas bancárias e a verificação dos lançamentos do dia nos mesmos.

No sistema de Caixa Eurocorp Web devem ser lançados todos os débitos bancários, sendo estes
movimentos com contrapartida, que devem constar no relatório do Caixa da Administração
(Consultando Movimentos) e conferir com os saldos bancários e valores que ainda estejam para
compensar no banco (como cheques ou cartões de recebimento eletrônico). O total desses saldos e
valores a compensar deve ser exatamente igual ao saldo bancário demonstrado pelo caixa (valor
localizado no canto inferior esquerdo da tela do caixa).
Atenção: deve-se conferir sempre se o valor do saldo do dia anterior, no extrato, permaneceu o
mesmo, caso tenha alteração é sinal que houve algum lançamento retroativo que deverá ser
identificado e lançado Eurocorp.

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3.8 Lançamentos Bancários

Todos os dias o(a) Subgerente Administrativo(a) deverá verificar os extratos bancários;


Efetuar a conferência dos mesmos com os cheques emitidos e depósitos realizados;
Verificar se houve outros créditos ou débitos não realizados por ela (IOF, tarifas e créditos de
cartões, etc.);
Classificar e lançar movimentos financeiros visualizados nos extratos bancários no caixa da
Administração de acordo com o Plano de Contas Contábeis e Centros de Custos.

3.9 Diferenças no Caixa da Administração

Caso ocorram erros de lançamentos e diferenças de caixa não justificados e corrigidos no Caixa da
Recepção e Administração da unidade o(a) Subgerente Administrativo(a) e Diretor(a) deverão assinar
um vale com o valor que constará como diferença no saldo financeiro (F8).
O vale deve ser anexo ao relatório F8, para justificar o valor de diferença até que sejam feitas as
conferências e apurações necessárias na semana vigente do caixa.
Se após apuração não forem encontrados os valores de diferença no caixa e relatório F8, desta forma
justificados e corrigidos erros do caixa da Administração, por desorganização e/ou falta de atenção na
conferência diária do mesmo, o vale deverá ser descontado do(a) Subgerente Administrativo(a) e
Diretor(a) da unidade.

3.10 Lançamento para Fechar Caixa da Administração

Após todos os lançamentos serem efetuados é necessário lançar o movimento simples na conta “Z-
99”, com o histórico de fechamento de caixa, data (dia/mês/ano) e horário, indicando que o caixa está
fechado e não haverá mais lançamentos no caixa da Administração deste dia.

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4. FLUXO DE CAIXA

4.1 Objetivos

Demonstrar a movimentação financeira da unidade na quinzena;


Visualização de possíveis insuficiências de caixa, podendo-se tomar medidas preventivas para
sanar o problema;
Projeção do resultado financeiro mensal da unidade;
Esta planilha deverá ser analisada pelo(a) Subgerente Administrativo(a) e pelo(a) Diretor(a) da
unidade.

4.2 Módulo Contas a Pagar e Receber – Fluxo de Caixa Sintético

Através do sistema Eurocorp Web – Módulos Contas a Pagar e Receber é possível cadastrar os
fornecedores (EMPRESAS), realizar os lançamentos de contas recorrentes, analisar o relatório de
Fluxo de Caixa Sintético e lançar a baixa de títulos.

Para operacionalizar as ações descritas no sistema verifique os manuais de contas a pagar e receber
do Sistema Eurocorp Web, disponíveis na intranet, canal sistemas Eurocorp.

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5. COMPOSIÇÃO DOS DETALHES DO SALDO FINANCEIRO (F8)

Os detalhes de saldos sempre deverão ser conferidos e o relatório atualizado utilizando-se o saldo
do dia anterior (+) entradas do dia (–) pagamentos efetuados, o saldo restante desta conta deverá
coincidir com o físico existente na unidade em cada um dos itens que compõem os detalhes de
saldos.
É muito importante que o(a) Subgerente Administrativo(a) confira seu físico diariamente assim irá
evitar diferenças no caixa e nos lançamentos de saldos financeiros.
É necessário emitir cópia do relatório F8 (do sistema Eurocorp), após conferido o(a) Subgerente
Administrativo(a) e Diretor(a) da unidade deverão assinar e anexar ao movimento do caixa diário.
Recomenda-se que o(a) Diretor(a) confira o físico da unidade no mínimo uma vez por semana.

ATENÇÃO: Erros de lançamentos referentes aos movimentos financeiros entre as contas unidade e
bancos, assim como erros de autenticações de recebimentos no caixa da Recepção irão gerar erros
nos relatórios do Caixa da Recepção, Consultando Movimento, F8 e Fluxo de Caixa.

5.1 Dinheiro

São todos os valores em espécie (moedas e notas) que estão na unidade;


Nunca permanecer com valores acima do permitido em cláusula contratual do contrato com a
seguradora referente a dinheiro na unidade, deixar apenas um fundo caixa;
Quando houver um compromisso financeiro no dia subsequente e a unidade tiver dinheiro
suficiente para quitá-lo, não deve guardar o dinheiro para o dia seguinte, antecipando o
pagamento da despesa;
Não efetuar conferência do mesmo na frente de outras pessoas, fazer esta atividade sempre
com a sala fechada e sem a presença de funcionário(a).

5.2 Cheques

São os cheques a vista, que deverão ser depositados no banco após o fechamento do caixa do dia.
Deverão ser relacionados pela Recepcionista no ato do recebimento.

5.3 Cheques Pré-Datados

São os cheques que deverão ser depositados em datas futuras;


Os cheques pré-datados com mais de 07 dias de data de emissão deverão ser enviados a
Custódia Bancária Simples, por medidas de prevenção contra possíveis roubos de valores na
unidade;
Os cheques de parcelas que são recebidas no ato da matrícula, mesmo que sejam para data
posterior há 07 dias, devem aguardar esse período para serem enviados à custódia, porque o
cliente tem, a partir da data de sua matrícula, 07 dias de prazo para o cancelamento do contrato,
com direito a devolução dos valores pagos, ficando somente o valor de 01 parcela a título de
multa.

5.4 Cheques Devolvidos

Os cheques devolvidos pela alínea 11 (sem fundo) serão reapresentados pelo Banco
automaticamente;
Caso o cliente entre em contato no dia da devolução com a unidade, solicitando a não
reapresentação, o(a) Subgerente Administrativo(a) poderá solicitar ao banco a não
reapresentação do cheque;
Quando o(a) Subgerente Administrativo(a) tiver um cheque devolvido em sua conta, não deve
esperar o cheque ser reapresentado ou chegar à unidade para passar a informação ao DRC. A
informação deve ser passada imediatamente e o DRC deverá entrar em contato com o cliente
no mesmo instante;
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A localização desse cheque deve ser feita pelo número do cheque constante no extrato
bancário;
A unidade poderá solicitar a não reapresentação do cheque no prazo máximo de 01 dia, após
ele ter sido devolvido, caso contrário o Banco estará reapresentado o mesmo. O(a) Subgerente
Administrativo(a) deverá orientar ao DRC sobre esta ocorrência, para que não hajam possíveis
problemas com o cliente;
Quando o cheque for devolvido pela segunda vez ou por alguma alínea que o mesmo não possa
ser reapresentado, ele será enviado pelo banco à unidade;
O(a) Subgerente Administrativo(a) deve frequentemente ir ao DRC da unidade, verificar a
negociação que está sendo feita com o cliente, para a regularização do débito;
Caso o DRC não forneça um retorno adequado, informar o(a) Diretor(a) a respeito.

5.5 Cheques Custodiados

A Eurodata visando à segurança de cada unidade tem o costume de firmar um contrato junto ao
banco, para Guarda Simples nos cofres do mesmo, de seus cheques pré-datados;
Todos os cheques pré-datados para mais de 07 dias de data deverão ser encaminhados à
custódia bancária simples;
O(a) Subgerente Administrativo(a) deve preencher o formulário para Custódia de Cheques,
fornecido pelo banco, além de relacionar estes cheques, em duas vias, devendo retornar uma
delas protocolada;
No dia seguinte, o(a) Subgerente Administrativo(a) deverá conferir os lançamentos efetuados
pelo Banco, através da emissão de uma relação dos cheques custodiados;
Para tal, basta acessar a página do Banco na Internet, na opção “Cheques Custodiados” (esta
opção pode variar, dependendo do banco) solicitar a relação;
Uma vez enviado o cheque do cliente para custódia este não sairá dessa condição, a não ser
em casos de raríssimas exceções que deverão ser analisadas e autorizadas. Nestes casos, o
cliente deverá se responsabilizar pela tarifa cobrada pelo Banco para tal procedimento. É
importantíssimo que o DRC esteja ciente desse processo para evitar problemas futuros.

5.6 Cheques Protestados

Os cheques devolvidos pela segunda vez, ou sustados, que após negociação não houve
acordo, deverão ser levados a protesto;
Para protestar um cheque, deve-se retirar junto ao Cartório Distribuidor de Protestos, o
formulário para protesto de cheques, geralmente fornecido gratuitamente, preenchê-lo
devidamente e protocolar o mesmo junto ao cartório;
Desde 01/03/2001 o estabelecimento que protestar um cheque, ou qualquer outro título
(duplicata mercantil e nota promissória), não pagará mais à custa e emolumentos ficando a
cargo do devedor quando providenciar a regularização de sua pendência junto ao cartório que
foi apontado, e a emissão de cartas de anuência não é mais necessária, uma vez que somente
o instrumento de protesto é suficiente para liquidar a pendência;
Um cheque só é protestado, quando não for pago dentro do prazo legal que o cartório lhe dá,
que são de 05 (cinco) dias para o devedor pagar o débito em cartório;
Após este prazo, o(a) Subgerente Administrativo(a) deverá retornar ao cartório para retirar o
cheque com o valor pago, ou o Instrumento de Protesto com o cheque devolvido em anexo,
caso o cliente o tenha não liquidar a pendência no prazo de 05 dias;
A relação de cheques protestados deve ser atualizada junto à reintegração do cliente, sempre
que houver algum acordo ou novo protesto, para que à reintegração do cliente esteja sempre
tentando uma negociação com o cliente;
O(a) Subgerente Administrativo(a) deve sempre verificar junto à cobrança, se a mesma está
entrando em contato com os clientes devedores e os retornos das tentativas de negociação;
Sempre que encaminhar cheques para protesto o(a) Subgerente Administrativo(a) deve subtrair
o valor dos mesmos da condição de Cheques Devolvidos, dos detalhes de saldo, e incluí-los no
campo de cheques protestados, colocando a observação abaixo no corpo do Caixa:
“Encaminhados XX cheques devolvidos para protesto no total de R$ XXX,xx”.

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5.7 Cartões de Crédito

É identificado pela matrícula “Venda a Crédito” no comprovante emitido pela maquineta dos
cartões;
Toda venda a crédito deverá ser colocada nos detalhes de saldo no item “Cartões de Crédito”;
Sempre que houver uma venda com cartão de crédito ou débito, o(a) Recepcionista deverá
finalizar diariamente os lotes das vendas realizadas durante o dia, na maquineta do cartão. Este
procedimento informa e processa eletronicamente todas as vendas para as administradoras de
Cartões de Crédito, evitando com isso, que os créditos deixem de ser apurados, e desta forma
sejam creditados com atraso na conta bancária da unidade;
O processo para fechamento da maquineta deve ser consultado no manual do equipamento,
disponibilizado na aquisição do mesmo;
Caso a administradora de Cartão de Crédito fornecer via Internet o extrato das vendas
efetuadas para o acompanhamento dos créditos o(a) Subgerente Administrativo(a) deverá
guardar as papeletas no guarda valores, em ordem de sequencia da data para crédito e manter
anexo à planilha do relatório de descrição dos saldos financeiros (F8);
Para vendas parceladas o(a) Subgerente Administrativo(a) somente deverá anexar o
comprovante ao caixa, quando a última parcela for creditada em conta;
Recebimento de uma parcela só poderá ser feita acrescida de multa, conforme vigência na
unidade;
Recebimento de duas parcelas só poderá ser feita acrescida de multa e poderá ser dividido em
dois pagamentos;
A partir do recebimento de 03 parcelas, com o limite de 06, pode-se receber sem multa e dividir
pelo número de parcelas pagas.

5.7.1 Relatório de Cartão de Crédito Visa

Deve ser usado para a conferência dos cartões de crédito nos detalhes de caixa. Para acessar o
extrato, seguir as orientações:
Acessar na Internet o site: www.visanet.com.br;
Digitar o número do estabelecimento (número localizado na parte inferior da maquineta);
Digitar o nome do usuário, o qual será informado pelo departamento administrativo da
Administração do Crediário;
Digitar a senha, a qual será informada pelo departamento administrativo da Administração do
Crediário.

Para saber os valores a serem compensados deve efetuar duas consultas:

Primeira Consulta:
Clicar no menu “Serviços On-line”;
Clicar na opção “Consultas Financeiras”;
Clicar na opção “Histórico de Vendas”;
Digitar o período inicial, que deve ser o dia atual;
Digitar o período final, que deve ser qualquer data com dois anos à frente;
Consultar por data de “Crédito”;
O sistema irá mostrar os créditos que a Unidade irá receber no período aproximado de 45 dias.

Segunda Consulta:
Clicar no menu “Serviços On-line”;
Clicar na opção “Consultas Financeiras”;
Clicar na opção “Parcelas Futuras”;
Digitar o período inicial, que deve ser o dia atual;
Digitar o período final, que deve ser qualquer data com dois anos à frente;
Consultar por “Resumos por Data de Crédito”;
O sistema irá mostrar os créditos que a unidade irá receber após o período de 45 dias.

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5.7.2 Relatório de Cartão de Crédito Redecard

Deve ser usado para a conferência dos cartões de crédito nos detalhes de Caixa. Para acessar o
extrato, seguir as orientações abaixo:
Acessar na Internet o site: www.redecard.com.br;
Digitar o número do estabelecimento (número localizado na parte inferior da maquineta);
Digitar o nome do usuário, o qual será informado pelo departamento administrativo da
Administração do Crediário;
Digitar a senha, a qual será informada pelo departamento administrativo da Administração do
Crediário;
Clicar no menu “Suas Vendas”;
Clicar na opção “Ordens de Crédito”;
Selecionar o “Ponto de Venda”;
Escolher a opção “Próprio”;
Digitar o período inicial, que deve ser o dia atual;
Digitar o período final, que deve ser qualquer data com dois anos à frente;
Clicar no botão “Enviar”;
O valor total apresentado pelo extrato bancário é o valor líquido (descontado a tarifa paga para
Administradora de Cartões e aluguel da maquineta).

5.8 Recebimento Eletrônico

É identificado pela matrícula “Venda a Débito” no comprovante emitido pela maquineta dos
cartões;
Para toda venda a débito, deverá ser dada a saída no Sistema de Caixa, do valor integral da
venda no código de depósito em conta corrente, no mesmo dia em que ocorreu a venda, pois
após 01 dia este valor já estará sendo creditado na conta bancária da unidade;
O valor da taxa referente aos juros cobrados pelo(a) Subgerente Administrativo(a) do cartão.
Deverá ser lançado no caixa também, no seu devido código, de acordo com o plano de contas,
lembrando que para toda tarifa bancária sempre deve ser feito no caixa uma entrada e uma
saída do valor da tarifa, pois a mesma foi debitada direto na conta bancária, e não saiu
diretamente do caixa da unidade;
Desta forma, o item “Recebimento Eletrônico” sempre deverá estar zerado nos detalhes de
saldo;
Quando houver este tipo de lançamento no caixa, deve-se colocar a observação na composição
dos saldos bancários do corpo do Caixa da seguinte forma “Recebimento Eletrônico a
Compensar R$XX,xx”.

5.9 Vales

A política salarial da empresa não recomenda vale a funcionário(a);


Caso feito como exceção, no corpo do caixa deve ser feito o lançamento do vale concedido
subtraindo o valor do detalhe de saldo em dinheiro e somando o mesmo ao item “Vale”;
O Vale concedido deverá ser descontado na próxima folha de pagamento.

5.10 Outros – Auditoria

Esta opção deverá sempre permanecer em branco nos detalhes de saldo;


Ela somente será preenchida pela Administração Nacional, em caso de Auditoria.

5.11 Contagem do Físico Pelo(a) Diretor(a)

É altamente recomendado que, constantemente, os valores descriminados nos itens dos “Detalhes de
Saldos” sejam conferidos. Esta conferência é feita somando-se todos os comprovantes de valores
financeiros: dinheiro, cheques dia ou pré, cheques pré-datados, relatório de protestados, relatório de
cheques custodiados, papeletas de cartões de crédito e vales, notas promissórias, vales.

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5.11.1 Procedimento para Conferência do F8

Dinheiro: Conferir todo o dinheiro existente na unidade, pertencente ao fechamento do caixa


em questão, juntamente com o troco disponível na Recepção;
Cheques: Somar todos os cheques à vista;
Cheques Pré-datados: Somar todos os cheques pré-datados existentes;
Cheques Devolvidos: Somar todos os cheques devolvidos existentes na unidade e os que já
foram lançados no caixa como devolvidos mais ainda não voltaram para a unidade, o(a)
Subgerente Administrativo(a) deve fazer uma lista à parte desses últimos e lançar no formulário
o valor total. Para conferência dos cheques que ainda não estão na unidade deve-se controlar
pelo movimento de entrada até que o banco envie o cheque para a unidade;
Cheques Custodiados: Emitir os extratos de custodia bancária e somar o total de cheques
custodiados existentes nos mesmos, este total deve conferir com o valor existente nos detalhes
de caixa como cheque custodiado;
Cheques Protestados: Somar todos os cheques protestados existentes na unidade;
Cartões de Crédito: Somar todos os comprovantes de venda a crédito existente na unidade (se
atentar para venda parcelada, caso já tenha caído alguma parcela, não somar). Emitir os
extratos das Administradoras dos Cartões Visa e Redecard via Internet e verificar se o total de
papeletas de cartões de créditos a receber é igual ao que consta no F8. Quando a soma pelos
comprovantes de venda não coincidir com o valor do caixa, emitir obrigatoriamente os extratos
dos cartões via Internet, e verificar seus totais. Verificar se no extrato do cartão não está sendo
descontado em alguma parcela o aluguel da maquineta, caso isso ocorra, somar este valor ao
montante final;
Recebimento Eletrônico: Este campo deve estar sempre zerado nos detalhes de saldo, pois
nas vendas com recebimento eletrônico (vendas cartão de débito), a saída do valor recebido é
dada automaticamente no mesmo caixa que consta à entrada do valor;
Vale e Vale Diretor (Diretor): Somar todos os vales existentes na unidade;
Outros – Auditoria: Somente será preenchido por Auditor e/ou funcionário do(a) Administração
Nacional, quando houver auditorias sobre valores físicos na unidade.

Observação: A política salarial da empresa não recomenda vale para funcionários a não ser em casos
de extrema necessidade, sendo considerada exceção. Qualquer emissão de “Vale” deverá ter
autorização formal da Presidência, tanto para Diretor(a) como para qualquer funcionário(a). A emissão
de vales sem a devida autorização é considerada falta grave, passível de advertência e, se
reincidente, suspensão para o(a) Diretor(a) e Subgerente Administrativo(a).

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6. MONTAGEM DO CAIXA NO SISTEMA EUROCORP

Para ter acesso ao sistema Eurocorp Web é necessário o(a) Subgerente Administrativo(a) solicite
autorização de usuário e senha para o(a) Diretor(a) da unidade, que a solicitará ao departamento de
Sistemas da Administração Nacional, após concluir a contratação e treinamento do(a) Subgerente
Administrativo(a).
Quando receber o login (usuário) e senha o(a) funcionário(a) deve preencher e assinar um termo de
responsabilidade pelo recebimento do usuário e senha e arquivar na pasta com os documentos de
admissão.

Procedimentos para acesso ao Sistema Eurocorp – Caixa da Administração:


Acessar o sistema Eurocorp Web;
Acessar o perfil Gerente Financeiro;
Acessar a opção Controle de Caixa e digitar todas as entradas, em ordem crescente e
discriminar os lançamentos por conta contábil e centro de custo;
Lançar todos os depósitos bancários efetuados (cheque dia, custódia, cartões);
Lançar todas as demais saídas (valores pagos no dia anterior) em ordem crescente de código
de acordo com o plano de Contas padrão;
Discriminar os saldos bancários de todos os Bancos no sistema Eurocorp Web;
Conferir se o total dos saldos bancários confere com o saldo bancário demonstrado pelo
sistema.
Teclar sobre a opção “F8” para que o sistema mostre a tela com os detalhes de saldo;
Digitar os detalhes de cada saldo existentes e conferidos com o físico da unidade;
O total dos lançamentos feitos no F8 devem ser iguais ao valor total do Caixa do dia.

6.1 Documentos a Serem Anexados ao Movimento de Caixa da Administração

O(a) Subgerente Administrativo(a) deverá anexar ao movimento de caixa físico os documentos


relacionados abaixo:
Fita da máquina autenticadora;
Comprovantes dos pagamentos lançados no sistema de caixa Eurocorp;
Os recibos de pagamento dos funcionários deverão permanecer na unidade, sendo apenas
preenchido um “movimento de saída – comprovante amarelinho”, com os valores pagos e
anexado ao caixa;
Extratos bancários do dia;
Em caso de impostos, luz, água ou outras contas pertencentes às despesas da unidade, deverá
ser anexo ao caixa apenas a cópia do documento pago e devidamente autenticados e/ou se
pago em débito eletrônico, movimento de saída (“comprovante amarelinho”), com a descrição de
cada lançamento de movimento com contrapartida. Separar o documento de comprovação
original para ser utilizado para levantamento das despesas contábeis;
No movimento de saída devem ser anotados: nome, cargo e mês de pagamento (referência);
Caso ocorra entradas no caixa da Administração e/ou banco deverão estar anexos os
comprovantes (extratos) e, em caso de lançamentos de valores diferentes no caixa, anexar o
descritivo dos valores de entradas (comprovante azul) para conferência do caixa físico e
lançamentos no sistema;
Em caso de emissão de cheque para pagamento feito pela unidade o(a) Subgerente
Administrativo(a) deverá realizar o controle de emissão do cheque e descrição do mesmo (cópia
de cheque – comprovante “rosa ou branco”, conforme figura ao lado);
O caixa deve ser impresso dia a dia, o F8 também e tanto o(a) Subgerente Administrativo(a)
quanto o(a) Diretor(a), devem colocar o nome completo (por extenso) e visto.

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6.1.1 Imagem de Formulário – Comprovante de Saída – “Amarelinho”

Exemplo de “Amarelinho”:

6.1.2 Imagem de Formulário – Comprovante de Entrada – “Azul”

Exemplo de Exemplo de “Comprovante de Entradas”:

6.1.3 Imagem de Formulário – Cópia de “Emissão de Cheque”

Exemplo de “Cópia de Emissão de Cheque”:

Onde comprar: Em qualquer papelaria que revenda materiais para escritórios há estes formulários
para vendas.

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6.2 Pagamento de Cheque Devolvido

Na troca de um cheque devolvido o(a) Subgerente Administrativo(a) deverá:


Não entregar o cheque ao DRC (Departamento de Reintegração do Cliente), preencher os
dados do mesmo em um memorando (duas vias);
Solicitar o nome (por extenso) e visto do DRC (Departamento de Reintegração do Cliente) no
memorando, sendo que a segunda via segue com o DRC para ser entregue à Recepcionista;
O valor referente ao cheque que está sendo trocado não deverá ser autenticado novamente. O
valor que será autenticado são os juros e multas acrescidos ao valor principal, que deve estar
descrito no memorando;
A cópia do cheque devolvido original deve ser anexado ao memorando recebido e colocado no
cofre da Recepção;
Os valores referentes aos juros e/ou multa cobrados no ato da troca do cheque deverão ser
autenticados (fazer um recibo padrão Eurodata contendo os dados do referido cheque devolvido
e número do contrato do cliente) e a primeira via com a unidade e a segunda via fica com o
cliente;
Físico do caixa deverá ser o do total da fita autenticadora somado (+) o valor da troca do
cheque. Portanto, “Físico do caixa da unidade = Valor da fita autenticadora (+) valor da troca de
cheque”;
Cheque devolvido “pago” não deve ficar em poder da unidade, deve ser entregue para o cliente,
mediante ao comprovante da negociação junto ao DRC e protocolo de recebimento.

Observação: verificar Anexo “Troca de Valores”, disponível via intranet.

6.3 Pagamento de Cheque Protestado

Na troca de um cheque protestado o(a) Subgerente Administrativo(a) deverá receber o valor do


cheque e entregar o canhoto de protesto ao cliente:
O Valor recebido, assim como o de cheque devolvido, não deve ser autenticado;
Nos detalhes de saldo o valor pago pelo cheque deve sair do item cheque protestado e ser
somado no dinheiro;
À custa do cartório para tirar o cheque do protesto devem ser pagas pelo cliente, que munido
desse documento se dirige até o cartório citado no documento e solicita tal ação.

6.4 Recebimento de Matrícula de Outra Unidade

Ocorre quando o cliente efetuar o fechamento de uma matrícula em outra unidade e vir estudar na sua
unidade. Realizar os procedimentos abaixo:
O(a) Orientador(a) Profissional deverá reter a via do contrato que o cliente trouxer da unidade
origem;
Preencher e assinar um novo contrato, confeccionado na unidade que o cliente irá estudar;
Emitir o boleto bancário para pagamento;
Colocar o cliente em turma;
Criar o e-mail do aluno, ou cadastrar o e-mail pessoal dele no sistema;
Entregar o material o Livro Digital para o aluno matriculado em cursos Eurodata;
Autenticar as vias do contrato com o valor de R$ 0,01 (Um centavo);
Colocar o valor no Caixa apenas como R$ 0,01 (Um centavo) no lançamento.

6.5 Matrícula Para Outra Unidade

Ocorre quando o cliente efetuar o fechamento de uma matrícula em outra Unidade e vir estudar na sua
unidade. Realizar os procedimentos abaixo:
O(a) Subgerente Coordenador(a) da unidade deverá receber a solicitação de transferência via
e-mail e sistema Eurocorp Web enviada da unidade que o cliente efetuou sua matrícula;
O(a) Subgerente Coordenador(a) informará um novo CTR e colocará o cliente em turma;
Após a confirmação da transferência a ficha financeira do aluno que estava na unidade que foi
feita a matrícula, será migrada para a unidade que esta recebendo a transferência;
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O(a) Subgerente Coordenador(a) deverá reter a via do contrato da unidade de origem, e
encaminhar junto com o novo contrato para Administração, visto que serão arquivados na pasta
de CTR (contrato) do aluno;
O(a) Subgerente Coordenador(a) deve imprimir uma nova via do contrato para o cliente ou
responsável maior assinar, assim como duas testemunhas;
Solicitar cópia do RG, CPF e comprovante de residência ao contratante;
Emitir o(s) boleto(s) bancário(s) para pagamento das parcelas do curso contratado;
Criar ou cadastrar o e-mail pessoal do aluno;
Entregar o Livro Digital ao cliente matriculado em cursos Eurodata;
Informar a data e horário da aula do aluno e realizar a integração do novo aluno na unidade.

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7. MATRÍCULAS

Ao conferir o recebimento de uma matrícula o(a) Subgerente Administrativo(a) deverá verificar os


procedimentos e documentos entregues para validar vendas. São eles:
Primeira via do contrato assinada pelo titular do contrato e duas testemunhas, todos maiores de
18 anos e especificação de números de RG e CPF;
Cópia do CPF;
Cópia do RG;
Comprovante de residência do titular e as duas primeiras vias do boleto bancário;
Rubrica do contratante ao lado das principais cláusulas contratuais ou devidamente grifadas
com caneta “destaca texto”;
As assinaturas necessárias conforme pede a confecção do contrato.

Observações:
A cópia do CPF e do RG podem ser substituídas pela Carteira de Habilitação;
A cópia do comprovante de residência deve ser uma conta de Água, Luz, Telefone ou
correspondência bancária, do mês que está sendo realizada a matrícula ou com data de
vencimento até 90 dias de antecedência em nome do titular que assinou o contrato ou
responsável pelo aluno, maior de idade;
Não deve ser aceito cartões de visita ou documentos com preenchimento à mão;
Os contratos que estiverem sem a cópia do CPF, RG e Comprovante de Residência do cliente
são tidos como contratos inválidos, até que as mesmas sejam entregues;
O contrato deve ser arquivado em pasta suspensa, em ordem crescente;
A primeira via do boleto bancário, cópia dos documentos do titular, parcelas pagas, recibos de
cancelamentos e outros devem ser arquivados juntamente com os contratos;
Orientamos colocar os contratos em plásticos individuais, para que os documentos não se
percam e não tenham que ser grampeados ao contrato;
Arquivar as parcelas grampeando-as em uma folha de sufite de forma que na folha possamos
visualizar as numerações das parcelas do referido contrato, segue abaixo um exemplo de como
poderíamos arquivar as parcelas de um contrato;
Caso não conste o CPF do titular do contrato o(a) Subgerente Administrativo(a) poderá conferir
se o número do documento é autêntico e incluir cópia da Certidão da Receita Federal, através
do acesso ao site www.receita.fazenda.gov.br;
Os contratos inválidos também devem ser arquivados nas pastas, da mesma forma que os
contratos válidos, e o controle dos mesmos deve ser feito através do Relatório de Vendas
Válidas, disponível no sistema Eurocorp.

Arquivar em média 10 contratos por pasta suspensa:

Parcela 01 Parcela 07

Parcela 02 Parcela 08
Parcela 03 Parcela 09

Parcela 04

Parcela 05

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7.1 Procedimentos do(a) Orientador(a) Profissional nas Matrículas

O(a) Orientador(a) Profissional deverá emitir o contrato e o boleto bancário do cliente com todos os
campos do documento devidamente preenchidos:
No campo vencimento do boleto bancário deverá constar a data de vencimento prevista em
cláusula contratual, devendo estar descrito para o cliente no contrato e no boleto bancário a
data de bônus concedido e prazo para pagamentos de parcelas sem juros e multas;
As assinaturas do contrato e do boleto bancário não devem ser carbonadas, ou seja, o cliente
deve assinar todas as vias do contrato e do boleto bancário;
O(a) Orientador(a) Profissional deverá colocar o cliente em turma no ato da matrícula e esta
deve constar no boleto bancário do cliente;
Caso o cliente queira estudar em horário indisponível no momento, ele deverá assinar uma
declaração de prorrogação, disponível via intranet, no canal de comercial, especificando tal
opção. Essa declaração deve ser encaminhada à Administração junto com os demais
documentos;
Caso o cliente seja inserido em uma turma que já iniciou, ele deverá assinar uma declaração de
turma em andamento, disponível na intranet, no canal comercial, especificando tal opção. Essa
declaração deve ser encaminhada para Administração junto com os demais documentos;
Caso o cliente titular do contrato seja analfabeto e queira fazer a matrícula de um aluno, o
acompanhante deverá assinar uma declaração de analfabeto, que está disponível na intranet,
canal comercial, especificando tal opção. Essa declaração deve ser encaminhada à
Administração junto com os demais documentos.

7.2 Controle de Vendas Válidas

O(a) Subgerente Administrativo(a) deverá conferir diariamente os contratos recebidos para verificar se
estão válidos, ou seja, se o RG, CPF e comprovante de residência do contratante maior de 18 anos
constam anexos a primeira via do contrato, se o contrato está devidamente assinado e se o valor da
matrícula foi pago e o aluno foi inserido em turma e seu o do aluno foi cadastrado.
O controle de vendas válidas deve ser feitos através do Sistema Eurocorp Web e da Folha de
Pagamento Vendas, que deve ser solicitada mensalmente para o(a) Diretor(a) e diariamente o(a)
Subgerente Administrativo(a) deve cadastrar as matrículas do dia anterior.
A Administração tem a responsabilidade de acompanhar o recebimento dos documentos que se
encontram pendentes não permitindo que contratos fiquem inválidos. Para cada documento recebido
pela Recepcionista, a mesma deve entregá-lo a(o) Orientador(a) Profissional para que tenha ciência
dos documentos que validarão a venda, em seguida deve entregar para o(a) Subgerente
Administrativo(a) que deverá validar a venda no Sistema Eurocorp e na folha de pagamentos.
O prazo para validação de vendas realizadas no mês vigente é o primeiro dia útil de cada mês,
posterior a venda realizada. Por exemplo: a venda foi feita dia 28/03/XX e prazo para validação da
venda é dia 01/04/XX.
Os valores deve remuneração de comissões e/ou prêmios por metas de vendas somente deverão ser
pagos sobre o total de vendas válidas.

7.3 Controle de Vendas Válidas no Sistema Eurocorp Web

Para registrar a validação de contratos no sistema Eurocorp Web o(a) Subgerente Administrativo(a)
deverá:
Acessar o sistema Eurocorp Web com o perfil “Subgerent Admin”;
Ir ao Menu Principal: Consultar Alunos
Pesquisar o nome completo do aluno que realizou a compra;
Ao entrar na tela clicar sobre o link “Pós Venda”;
Na tela de realização do “Pós Venda” ticar sobre RG, CPF e Comprovante de Residência,
validando que conferiu os documentos e a venda feita para o cliente;
Clicar sobre a opção “Gravar”.

Observação: Para consultar o Manual do Sistema Eurocorp Web realizar acessar na intranet canal
Eurocorp.

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8. PROCEDIMENTOS PARA COMPRAS

A unidade tem autonomia para comprar sem autorização prévia do Operacional, Superintendência ou
da Presidência (via e-mail ou GATI, conforme a necessidade), produtos de primeira necessidade e de
consumo (copa, papelaria, manutenção básica da unidade, peças únicas de manutenção dos
computadores, etc.), porém o procedimento deve ser cumprido.

Por padrão para todas as compras deverão ser feitos(as):


03 orçamentos (cotações) para qualquer produto e/ou serviço comprado pela unidade (com
exceção de eventos);
Assinatura do(a) Diretor(a) da unidade aprovando o fornecedor com o melhor custo benefício
(preço e qualidade) do produto e serviço cotado;
Caso haja a necessidade de aprovação do Departamento Operacional, da Superintendência ou
da Presidência, todos os documentos devem ser escaneados e enviados via GATI ao
Departamento Operacional através de solicitação específica ou Outros Assuntos;
Após a aprovação e realização da compra os 03 orçamentos devem ser anexos ao caixa da
unidade;
Toda compra até mesmo de copa, materiais de limpeza e escritório devem seguir as regras
descritas..

8.1 Pedido de Compras para Administração Nacional

Para realização de compras para a Administração Nacional, envie sua requisição de compras via
LOJA VIRTUAL. Vide manual da Loja Virtual na Intranet, Canal Adm, menu LOJA VIRTUAL.

8.2 Controle de Estoque

O(a) Subgerente Administrativo(a) deverá uma vez por semana contar os itens e produtos que
constam no estoque da unidade, cadastrar as Empresas Fornecedoras no Sistema e lançar as
entradas e saídas.

Isto irá manter as informações e o controle de estoque do sistema Eurocorp Web atualizado.

Observação: Verifique os procedimentos para cadastrar e controlar o estoque da unidade no sistema


Eurocorp Web, no módulo P.M.C – Controle de estoque da unidade, disponível na intranet, Canal
Eurocorp, Item P.M.C.

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9. PAGAMENTOS

A unidade pode acompanhar suas disponibilidades financeiras para quitar suas despesas,
através do Fluxo de Caixa;
Sendo constatada alguma possível insuficiência de caixa o(a) Subgerente Administrativo(a) e
Diretor(a) da unidade devem agir com medidas preventivas para amenizar o problema (atuação
mais intensa na Reintegração do Cliente, venda de cursos VIP, campanhas e promoções que
estimulem o pagamento de parcelas antecipadas intensificar a divulgação das mesmas, etc.);
Diariamente, o(a) Subgerente Administrativo(a) deve verificar o valor total de pagamentos para o
dia;
Relacionar o que tem em dinheiro, cheques a vista e saldo disponível em banco para utilização;
Sempre passar os pagamentos para o(a) Diretor(a) confirmar e assinar (em caso de cheque)
antes de enviá-los ao banco;
A medida que for fazendo os pagamentos, deve-se de imediato ir lançando no sistema de caixa
Eurocorp;
Redobrar o cuidado em dias de folha de pagamento e maior entrada de parcelas na unidade
(dias 05 a 10 – Datas de maior índice de recebimentos: 07, 08, 09 e 10);
Em dias de maior recebimento de parcelas na unidade fazer várias retiradas (sangrias) no caixa
da Recepção durante e fazer os depósitos do dinheiro e cheques no banco, para não haver
acúmulo de valores na unidade;
Somente o(a) Recepcionista e/ou Subgerente Administrativo(a) estão autorizados(as) a realizar
retiradas de valores da Recepção. É terminantemente “proibido” a retirada de valores da
Recepção por terceiros;
É terminantemente proibido efetuar pagamentos com dinheiro do caixa da Recepção;
O(a) Subgerente Administrativo(a) tem um papel muito importante na gestão administrativa das
despesas da unidade, portanto deverá sempre analisar e questionar se necessário, se tal conta
é devida ou não, evitando pagamentos que geram prejuízos irreparáveis.

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10. GUARDA DE VALORES

Todos os valores que compõem os detalhes de saldo (comprovantes dos valores financeiros)
devem permanecer guardados no cofre da Administração (dinheiro, cheques de todas as
naturezas, instrumentos de protesto, papeletas de cartões de crédito e débito, notas
promissórias e vales de funcionário(a);
As chaves e segredos do cofre da Recepção e Administração devem ficar apenas com o(a)
Diretor(a) e uma cópia com o(a) Subgerente Administrativo(a) da unidade;
Devido a cláusula contratual do seguro empresarial, a unidade não pode manter valores
superiores a este determinado em contrato, entre dinheiro e cheques, portanto o(a) Subgerente
Administrativo(a) deverá seguir criteriosamente as orientações caso contrário na ocorrência de
um sinistro na unidade a empresa corre o risco de não ser ressarcida;
Geralmente, o seguro da unidade cobre quantias em valores financeiros existentes na unidade
até um determinado valor (determinado em contrato), fora do expediente bancário, portanto, não
deixar valores consideráveis dentro da unidade;
O(a) Subgerente Administrativo(a) deve procurar efetuar os pagamentos e depósitos bancários
no período da manhã, assim que o banco abrir;
Quando houver entradas, durante o período noturno, recomenda-se que o(a) Subgerente
Administrativo(a) envie estes valores ao banco as 10h da manhã;
Para o envio de quantias até R$ 2.000,00, poderá ser transportada apenas por um
funcionário(a) maior de 18 anos;
Para envio de quantias acima de R$ 2.000,00, recomenda-se o transporte sempre por dois
funcionários maiores de 18 anos e através de veículo;
Orientamos o(a) Subgerente Administrativo(a) nos dias de maior movimento, a efetuar várias
retiradas no caixa até R$ 2.000,00 e já ir depositando esse valor no banco, evitando acúmulo de
dinheiro na Unidade;
Caso o(a) Subgerente Administrativo(a) tenha folha de pagamento deverá utilizar o dinheiro
para o pagamento da funcionário(a)a. A folha de pagamento da área administrativa é calculada
através da planilha Folha de Pagamento Administrativa e a Folha de Pagamento de Vendas.

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11. NOTAS FISCAIS

Diariamente, o(a) Subgerente Administrativo(a) deverá verificar e emitir as Notas Fiscais referentes as
vendas realizadas na unidade.

11.1 Notas Fiscais para Vendas de Cursos

Quando se referir a CURSO de certificação, em que há instrutoria do curso e apostilas


(recebimento da parcela), deverão ser emitidas as seguintes notas fiscais:
SÉRIE D-1 OU CUPOM FISCAL e
SÉRIE A - Nota fiscal de Serviços ou Nota de Serviços Simplificada.

Cálculo de valores e emissão das Notas Fiscais:


80% (Oitenta por cento)pela venda de apostilas, na Nota Fiscal série D-1 ou Cupom Fiscal;
20% (Vinte por cento) pelo serviço de instrutoria, na Nota Fiscal de Serviços.

Exemplo: Parcela do curso = R$ 100,00

Emitir:
1. Nota fiscal D-1 Ou Cupom Fiscal, preencher com a descrição material de ensino, no valor de R$
80,00 o que representa 80% (Oitenta por cento) do valor da parcela.
2. Nota fiscal de serviços, preencher com a descrição: parcela do curso, no valor de R$ 20,00 o
que representa 20% (Vinte por cento) do valor da parcela do curso.

Composição:
Material de ensino = R$ 80,00
Parcela do curso = R$ 20,00
R$ 100,00

E, assim sucessivamente, o valor acima serve como exemplo, mas as notas fiscais devem ser
emitidas de acordo com os valores de curso de cada unidade e de acordo com as parcelas recebidas.

11.2 Notas Fiscais para Vendas de Cursos VIP

Quando se referir a CURSO VIP, o valor da nota fiscal refere-se só à instrutoria do curso sem
apostilas no recebimento da parcela, deverá ser emitida a nota fiscal da prefeitura:
SÉRIE A - Nota fiscal de Serviços ou Nota de Serviços Simplificada com o valor da parcela
recebida.

Forma de emissão das Notas Fiscais:


100% pelo serviço de instrutoria na Nota Fiscal de Serviços.

Composição
Parcela do curso = R$ 100,00
R$ 100,00

11.3 Notas Fiscais para Vendas para Pessoa Jurídica

Quando ocorre uma venda de material ou manutenção de equipamento para Pessoa Jurídica
deverá ser emitida a nota fiscal Modelo 1, preencher com a descrição nome do produto e valor total
do produto.

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12. PREVISÃO DE DESPESAS CONTÁBEIS

O(a) Subgerente Administrativo(a) deverá sempre manter todos os documentos contábeis e fiscais
atualizados. Para isto deverá observar e cumprir os seguintes procedimentos:
Separação dos documentos de despesas legais e envio no primeiro dia útil do mês
subsequente;
Preenchimento e envio do relatório de despesas legais, disponível via intranet;
Ter conhecimento dos tributos a serem pagos e em quais datas e quais valores
correspondentes;
Ter controle da quantidade de notas fiscais em “estoque“. Manter sempre estoque para no
mínimo 40 (quarenta) dias de emissão de nota, pois o tempo quanto a solicitação entre posto
fiscal e gráfica é em torno de 25 (vinte e cinco) dias;
Encaminhar semanalmente as notas fiscais referente a semana anterior por malote aos
cuidados da Contabilidade;
A unidade deve encaminhar a nota fiscal paulista até o dia 10 do mês subsequente a data do
fator gerador.

Calendário de Impostos – As unidades devem ter provisionados os valores para pagamentos dos
impostos, e deve estar mencionado no Fluxo de Caixa e deve ser informado para Diretor da Unidade
(unidade) e ter saldos com antecedência.

Impostos Datas
FGTS Todo dia 07
Contribuição Assistencial (Sindicato) Todo dia 10. Descontado dos funcionários.
Contr. Assistencial Patronal Todo dia 10
Depende do regulamento do município. No geral o
ISS
vencimento é todo dia 10
IRRF (Folha de Pagamento e Aluguel) Todo dia 20
INSS Todo dia 20
PIS e COFINS Todo dia 25
Trimestral (JAN/ABR/JUL/OUT) – Todo último dia útil do
IRPJ
mês
Contrib. Social Todo último dia útil
01 dia no salário desconto na folha de março. Pagamento
Contrib. Sindical Anual
dia 30 de Abril.
Taxa de Licença de Funcionamento e Taxa Anual parcelada em 3 vezes. Vencimento depende
Publicidade do regulamento do município
No registro do funcionário(a), quando não descontado
Contrib. Sindical Mensal
durante o ano.
Observação: Todo imposto que vence em dia não útil é antecipado.

Verificar manual de procedimentos para Contabilidade, disponível via intranet, canal Manuais.

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13. PROCEDIMENTOS NO DEPARTAMENTO PESSOAL

13.1 Departamento Pessoal

São procedimentos padrões no Departamento Pessoal da unidade:


Manter todos os documentos de todos os funcionários organizados;
Preparar a Folha de Pagamento Administrativa, Comercial (de vendas) e, conferir a folha de
pagamento de Coordenação Eurodata, Extreme de Instrutores e Monitores;
Verificar e controlar períodos de férias, licenças e legislação para avisos prévios, admissões e
demissões;
Dar suporte à Diretor e mantê-lo informado referente à documentos e rotinas trabalhistas.

13.2 Rotinas de Admissão

São procedimentos e rotinas de Admissão:


Cada funcionário(a) tem que ter uma pasta suspensa na unidade com toda a documentação de
admissão;
Conferir o cartão de ponto, pois não pode ter horário britânico;
As fichas cadastrais e o relatório de fechamento da folha devem ser enviados até o dia 20 do
mês;
Toda e qualquer ocorrência com o funcionário(a), o departamento pessoal deve ser informado,
(atestado de 15 dias, Licença maternidade, afastamentos, etc.);
Conferir a folha assim que receber, para verificar se todas as alterações solicitadas foram
efetuadas;
Holerites devem ser datados com data do 5º dia útil contando o sábado.

13.3 Rotinas de Admissão Ex-Funcionário(a)

Contratação de ex-funcionário(a) deve ser solicitada VIA GATI para a Diretoria Operacional, pelo
Diretor(a) da unidade, ou seja, É TERMINANTEMENTE PROIBIDO O FUNCIONÁRIO(A) EXERCER
QUALQUER FUNÇÃO NA UNIDADE SEM A DEVIDA AUTORIZAÇÃO.

Observação: O(a) ex-funcionário(a) deverá, mesmo que comprovada a experiência anterior, realizar
os testes de conhecimentos específicos e aptidão para o cargo e função que pleiteia assumir
novamente. Se houver dúvidas sobre o processo de avaliação com os testes disponíveis o(a)
Diretor(a) poderá procurar o Departamento de Treinamento.

13.4 Cadastro de Funcionário(a) no Sistema Eurocorp

Todo funcionário(a) deve ser cadastrado no sistema Eurocorp Web, imediatamente após sua
contratação. Quando da dispensa este deve ser inativado no sistema com a mesma urgência e
solicitado para o Depto. de Sistemas a inativação de usuário e login, caso o funcionário(a) os tenha,
VIA GATI. Atenção ao preenchimento completo dos dados do funcionário(a), sempre dentro dos
padrões de digitação do Eurocorp Web.

13.5 Orientações para Demissão de Funcionário(a)

Orientamos programar as demissões até o dia 14 de cada mês para não pagarmos 01/12 avos a
mais de encargos;
Os formulários de demissão (aviso prévio) e/ou pedido de demissão (carta de próprio punho)
devem ser enviados imediatamente para o Depto Pessoal juntamente com a entrevista de
desligamento pelo GATI;
Dispensa de Subgerentes: deve ser solicitada e planejada junto a Diretoria Operacional, através
de solicitação via GATI;
Todos os procedimentos para registro do(a) funcionário(a) e folha de pagamento estão descritos
no manual de procedimentos Departamento Pessoal;

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Uma das gavetas do arquivo deve ser reservada para o Departamento Pessoal, onde cada
funcionário(a) terá uma pasta suspensa onde devem ser arquivados seus documentos, holerites
e cartões de ponto;
Deverá existir em gaveta do arquivo para Departamento Pessoal uma pasta suspensa com o
Livro de Registro e pastas suspensas para a folha de pagamento mensal que é feito pela
Contabilidade todo inicio de mês.

13.6 Contratação de Promotores(as)

Antes do início do evento, o(a) Consultor(a) de Eventos deverá preencher a “Ficha de


Solicitação de Emprego”, anexo disponível na intranet, Canal Adm, arquivos
Administração, e o “Instrumento Particular de Prestação de Serviços”, anexo disponível
na intranet, Canal Adm, arquivos Administração, contendo as devidas assinaturas do(a)
Promotor(a), Consultor(a) de Eventos e visto do(a) Diretor(a) da unidade. Anexar uma cópia do
CPF, RG e Comprovante de Residência do mesmo e entregá-los a Administração para que o(a)
Subgerente Administrativo(a) tenha o controle de quantos promotores existem trabalhando e
valores a serem pagos;
Este contrato deve ser de no máximo 30 (trinta) dias, não superior a este período;
Deve ser preenchido um contrato para cada serviço prestado pelo(a) Promotor(a), ou seja, um
contrato para cada evento;
Caso o(a) promotor(a) seja menor deverá constar a assinatura de um responsável pelo mesmo;
Os(as) promotores(as) são contratados por um valor diário, de acordo com a tabela vigente, já
estando incluso a este valor o gasto com condução e alimentação. Caso a evento seja próximo
a Unidade o(a) promotor(a) pode utilizar-se dessa facilidade para o almoço;
O(a) Subgerente Administrativo(a) poderá adiantar a condução aos promotores e deverá
descontá-la integralmente no ato do pagamento final do serviço prestado;
O pagamento dos(as) Promotores(as) deve ser realizado mensalmente, em uma data única pré-
estabelecida pela unidade entre os dias 10 e 15 do mês;
Os Eventos Relâmpagos (eventos de curtíssima duração) podem ser pagos logo após seu
término, porém, se ocorrerem após o dia 20 (vinte) do mês deve ser pago no próximo mês, na
data pré-estabelecida pela unidade;
O(a) Promotor(a) deve estar ciente da data em que estará recebendo pelos serviços prestados.
Essa responsabilidade é do(a) Consultor(a) de Eventos e a informação deve ser passada
pelo(a) Subgerente Administrativo(a) da unidade, ou em sua ausência pelo(a) Diretor(a) da
unidade.

13.7 Conferência de Folhas de Pagamentos Administrativa, Coordenação e Vendas

O(a) Subgerente Administrativo(a) deverá confeccionar as planilhas de folhas de pagamentos de


cargos Administrativos e de Vendas, conforme modelo a ser solicitado ao Departamento Operacional
de Franquias.

O(a) Subgerente Administrativo(a) deverá conferir a folha de pagamentos de Coordenação e


Instrutores, que receberá do(a) Subgerente Coordenador(a). Os lançamentos referem-se a valores de
carga horária de aulas e salários fixos da área de Coordenação, nele constam o valor total de aulas
pagas do período até dia 27, acréscimos e descontos lançados na folha de Instrutores e, em seguida,
solicitará a assinatura de ciência para cada um dos Instrutores da unidade.

Observação: Apenas deverá permanecer cópia dos documentos referentes as folhas de pagamentos
na Administração da unidade. O(a) Subgerente Coordenador(a) não deve manter na máquina que
utiliza em conjunto com os demais funcionários documentos referentes as informações salariais de
Instrutores.

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14. PROCEDIMENTOS PARA REINTEGRAÇÃO DO CLIENTE

O(a) Subgerente Administrativo(a) é o(a) responsável por supervisionar os resultados no DRC


(Departamento Reintegração do Cliente). Para isto é necessário que conheça o manual de
procedimentos do DRC, disponível na intranet, canal Manuais.
Os principais itens para informações de clientes e verificação de recebimentos e acordos são:

a) Datas de vencimento:
Valores recebidos de parcelas isentas de multas e juros:
Datas de vencimento: dia 01;
Bônus;
Até dia 10;
Após dia 10.

b) Agenda de ligações e acionamentos do DRC:


1. Agenda do dia anterior;
2. 1ª. Parcela;
3. Cheques devolvidos e protestados;
4. Até 30 dias;
5. 31 a 60 dias;
6. SCPC do período (de contrato);
7. SCPC fora do período (de contrato).

c) SCPC: Quem deve ser incluído ou excluído do SCPC;

d) Campanhas: Envolvimento nas campanhas de cobrança e acompanhamento diário dos


resultados;

e) Opções de acordo:
1. Transferência de Unidade;
2. Transferência para Terceiros;
3. Realinhamento de Parcelas;
4. Cancelamento de contrato com multa;
5. Cancelamento de contrato sem multa – Justificativas e formalização necessárias.

a) Mutirões: O que são? Como organizar e trabalhar para que deem resultados? – A área
Administrativa deve coordenar a execução do mutirão na unidade. As datas para execução dos
mutirões são dias 11 (um dia de atraso), 15, 20, 25 e 30 de cada mês;

b) Conferência da folha do cobrador: realizada pelo(a) Subgerente Administrativo(a) e Diretor(a).

Para acompanhar o trabalho do DRC é necessário:


Acompanhamento Diário dos recebimentos, ligações e atendimentos do Cobrador;
Ligações e Atendimentos X Ocorrências;
Índice de Cobrança X Demonstrativo de Recebimento;
Recebimentos Diários X Fluxo de Caixa Sintético (conta contábil);
Relatório de Demonstrativo de Recebimentos;
Títulos em Atraso;
Relatório de Títulos por Momento de Pagamento.

Para acompanhar o trabalho do Assistente de Cobrança o(a) Diretor(a) e o(a) Subgerente


Administrativo(a) deverá verificar as ocorrências e ligações devem ser acompanhadas diariamente,
para isto poderá acessar o Relatório de Ocorrências, disponível no sistema Eurocorp Web.

Observação: O(a) Diretor(a) e o(a) Subgerente Administrativo(a) devem verificar manual de


procedimentos do DRC, disponível na intranet, Canal Manuais.

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15. PROCEDIMENTOS COM LIMPEZA E COPA

A unidade deve estar sempre limpa e organizada para o trabalho diário e apresentação à visitas e
ocorrência de aulas e eventos.
Para isto, o(a) Subgerente Administrativo(a) deve monitorar e, se necessário, orientar o(a) Auxiliar de
limpeza e copa sobre organização de horários para limpar cada um dos departamentos na unidade,
rotinas de copa (café, água, refeições) e sobre a verificação de lâmpadas queimadas e consertos,
limpeza de vasos, paredes cuidados na limpeza de equipamentos e utensílios.

15.1 Sugestão de Horário de Limpeza e Copa

Orientar os horário para organizar o trabalho da auxiliar de limpeza e responsável pela copa da
unidade:

Horário Departamento
7h30 Laboratórios – Sala de Aula – Afinal é onde o cliente fica mais tempo na unidade.
8h00 Copa – Providenciar o Café e Água oferecidos aos clientes.
8h30 Recepção e Salas de Atendimentos (Orientação Profissional)
Sala da Diretor e Administração (se os responsáveis dos departamentos estiverem na
9h00
unidade).
Copa – Providenciar a limpeza da cozinha e dos utensílios e iniciar a preparação do
10h00
almoço, caso servida a refeição na unidade.
11h30 Horário de almoço do funcionário da limpeza e copa.
Copa – Providenciar que a cozinha e utensílios fiquem limpos após o horário de almoço
12h40
dos funcionários da unidade.
Verificar e limpar os banheiros: se há sabonete, papel higiênico, sacos de lixos nos
13h30
cestos.
14h00 Verificar e manter limpa Sala de Eventos (Telemarketing).
Verificar e manter limpos os laboratórios, sala de atendimento e necessidades de
15h00
limpeza na Unidade.
16h00 as Verificar e manter limpa a Recepção, Sala da Coordenação, Diretor e Administração, de
16h 30 acordo, com horários disponibilizados pelos responsáveis dos departamentos.

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16. CONTROLE DE PROCESSOS

O(a) Subgerente Administrativo(a) é a pessoa responsável pela organização e acompanhamento dos


processos judiciais da unidade. O controle é feito através de uma agenda simples, onde devem ser
lançados todos os processos, data de recursos, prazos, etc.
Além da agenda, o(a) Subgerente Administrativo(a) deverá providenciar uma pasta suspensa no
arquivo, onde organizará todos os processos judiciais juntamente com o Histórico de Processos
Judiciais – anexo disponível na intranet, Canal Adm, menu Arquivos Administração – relatório
que tem como objetivo a organização das informações judiciais da unidade.
Este relatório deve ser alimentado ou a cada ação da unidade ou a cada solicitação do escritório de
advocacia contratado. Com este relatório é possível manter um histórico de cada ação e processo.

16.1 Procedimentos – Ações Trabalhistas

Ao receber a notificação do processo o(a) Subgerente Administrativo(a) deverá comunicar o(a)


Diretor(a) da unidade, separar toda a documentação do reclamante e enviar para o escritório de
advocacia contratado;
Toda e qualquer ocorrência ou informação extra sobre o funcionário(a) deve ser relatada e
enviada juntamente com a documentação;
Em audiências Judiciais e/ou outros eventos que necessitem de preposto, o(a) Diretor(a) deverá
ser o representante legal da empresa;
A documentação deve ser organizada em pasta específica com o relatório de histórico judicial
devidamente preenchido;
Deverá deixar já anotado na agenda do(a) Diretor(a) e do(a) Subgerente Administrativo(a) a
data e horário da audiência informada no ofício da ação trabalhista;
Deve ser enviado via malote cópia para o responsável Advogado contratado de todos os itens
do processo.

16.2 Procedimentos – Ações Cíveis

O(a) Subgerente Administrativo(a) e/ou Diretor(a) da unidade deverá receber o processo cível e
organizar toda a documentação do aluno deve ter cópia anexada ao processo para o escritório de
advocacia contratado. Em caso de processos e audiências deverá manter organizados:
Contrato assinado pelo titular maior de 18 anos;
Cópia do RG, CPF e comprovante de residência do titular do contrato;
Cópia dos títulos pagos;
Lista de presença assinadas pelo aluno;
Ocorrências impressas do Eurocorp Web (seja financeira, pedagógica ou outra qualquer);
Qualquer informação pertinentes ao cliente;
A documentação deve ser organizada em pasta específica com o relatório de histórico judicial
devidamente preenchido.

Observação: Todo processo deve ser escaneado e enviado cópia para o escritório de advocacia
contratado.

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17. ARQUIVOS

Manter sempre os arquivos em ordem e não acumular documentos para arquivar. Na unidade deverá
existir uma pasta para cada tipo de conta abaixo relacionada e guardar a conta original e cópia com
pagamento autenticado na pasta:
Conta de luz;
Conta de água;
PIS;
COFINS;
INSS;
ISS;
FGTS;
Contribuição social e IR;
Contribuição sindical;
Conta de telefone (com cópia apenas da via autenticada);
Abrir uma pasta para aluguel da Unidade, guardar nela os recibos mensais do aluguel e o
contrato de locação;
Abrir uma pasta para Contrato Social, Cartão do C.G.C/CNPJ., Matrícula Estadual ou Municipal
e DECA;
Ter uma pasta para os documentos do seguro da unidade (apólices), deixar sempre um cópia
das parcelas pagas nesta pasta;
Abrir uma pasta para o seguro do carro do(a) Consultor(a) de Eventos com os documentos e
cópia de pagamentos dos mesmos, caso sejam pagos pela empresa;
Abrir uma pasta para relação de cheques da Recepção, uma para cheques custodiados e uma
para cheques devolvidos.

As pastas mencionadas acima são as principais que devem existir na unidade, porém, o(a)
Subgerente Administrativo(a) deverá procurar sempre arquivar os demais documentos ou controles em
pastas específicas para mantê-los em ordem, para eventuais conferências e/ou auditorias.
Devem estar organizados e constar nos arquivos na Sala de Administração, para necessidades
diversas do cotidiano administrativo:
Alvará de funcionamento;
Alvará de vistoria do Corpo de Bombeiros;
Contratos de locação (unidade e Diretor);
Cópia do documento dos veículos (quando houver);
Cópia do contrato de financiamento do veículo (quando houver);
Cópia da Apólice de Seguro da unidade;
Contrato de Software;
Contratos de contratação de serviços de telefonia, internet, seguros, e outros;
Notas fiscais dos microcomputadores e equipamentos adquiridos pela unidade;
Termos de responsabilidade de uso de login do Eurocorp/Intranet e sistemas TIM.

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18. RELATÓRIOS

Para acompanhamento e conferências diárias na Administração o(a) Subgerente Administrativo(a)


poderá utilizar o recurso do sistema Eurocorp Web, “Relatórios”.

18.1 Relatório de Faturamento e Despesas

Demonstra o quanto a unidade faturou e gastou no período solicitado. Para emissão deste relatório
o(a) Subgerente Administrativo(a) deverá solicitar a(o) Diretor da Unidade login e senha para acessar
o Eurocorp e seguir os passos abaixo:
Acessar o Sistema Eurocorp Web;
Perfil: Gerente Financeiro;
Opção: Faturamento e Despesas;
Período para pesquisa de dados (data início e data final).

18.2 Relatório por Momento de Pagamento

Demonstra o número total de matrículas efetuadas e de parcelas recebidas (parcelas do mês e


parcelas antecipadas separadamente), no período solicitado. Demonstra também, o índice de
reintegração do cliente em relação à previsão do total de parcelas a receber no mês, sem o desconto
das parcelas antecipadas, que já foram recebidas no mês anterior. Para emiti-lo, seguir os passos
abaixo:
Acessar o Sistema Eurocorp Web;
Perfil: Gerente Financeiro;
Relatórios: Recebimento Detalhado;
Situação: Baixado / Cancelado / Em Aberto;
Momento do Pagamento: Mês / Antecipadas / Atrasadas dentro do mês / Atrasadas fora do mês;
Período para pesquisa de dados (data início e data final).

18.3 Relatório de Caixa Diário da Unidade

Para verificar o caixa da administração diário da unidade, o(a) Subgerente Administrativo(a) deve
consultar os movimentos lançados no caixa. Para isto deverá seguir os passos abaixo:
Acessar o Sistema Eurocorp Web;
Perfil: Gerente Financeiro;
Menu: Controle de Caixa;
Relatório: Consultando Movimentos.

18.4 Relatório de Fluxo de Caixa Sintético

Para verificar o Fluxo de Caixa Sintético, disponível no sistema Eurocorp Web, o(a) Subgerente
Administrativo(a) deverá seguir os passos abaixo:
Acessar o Sistema Eurocorp Web;
Perfil: Gerente Financeiro;
Menu: Relatórios;
Relatório: Fluxo de Caixa Sintético.

18.5 Relatório Demonstrativo de Recebimentos

Para verificar os recebimentos na unidade por período mensal e/ou período desejado para
conferências do que foi negociado pelo DRC é possível para o(a) Diretor(a) e Subgerente
Administrativo verificar o relatório Demonstrativo de Recebimentos. Para isto deverá:
Acessar o Sistema Eurocorp Web;
Perfil: SubgerAdmin;
Menu: Relatórios;
Relatório: Demonstrativo de Recebimentos.
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18.6 Relatório Ocorrências

O(a) Diretor(a) e Subgerente Administrativo(a) deverão regularmente verificar a qualidade de


atendimentos e descrição de ocorrências destes atendimentos que os funcionários da unidade
realizam. Para isto, deverá:
Acessar o Sistema Eurocorp Web;
Perfil: SubgerAdmin;
Menu: Relatórios;
Relatório: Ocorrências.

18.7 Relatório Vendas Válidas

Para conferência de contratos de vendas realizadas e validação das vendas no sistema Eurocorp Web
é necessário que o(a) Diretor(a) e Subgerente Administrativo(a) verificar os documentos na pasta do
aluno e a qualidade de atendimentos e descrição de ocorrências destes atendimentos que os
funcionários da unidade realizam. Para isto, deverá:
Acessar o Sistema Eurocorp Web;
Perfil: SubgerAdmin;
Menu: Relatórios;
Relatório: Vendas Válidas.

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19. ANEXOS

ANEXO DESCRIÇÃO
Anexo – Canal Adm – Arquivo Administração Ficha de Solicitação de Emprego
Anexo – Canal Adm – Arquivo Administração Manual Caixa da Recepção
Anexo – Canal Adm – Arquivo Administração Manual Troca de Valores
Anexo – Canal Adm – Arquivo Administração Instrumento Particular de Prestação de Serviços
Anexo – Canal Adm – Arquivo Administração Histórico de Processos Judiciais

Observação 1: Os anexos citados nos manuais de operações estão disponíveis para download e
consultas via intranet.

Observação 2: Os manuais de procedimentos do Sistema Eurocorp Web estão disponíveis para


download e consultas via intranet.

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