MÓDULO

Área: NEGOCIOS

2 Curso: HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD

Módulo: Diagramas de Procesos Administrativos
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Curso: HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD

Diagramas de Procesos Administrativos

Índice

Introducción ......................................................................................................................................................... 1
1. ¿Qué es un proceso? ........................................................................................................................................ 2
1.1. Proceso de producción ............................................................................................................................................... 2
1.2. Proceso de ensamblaje ............................................................................................................................................... 2
1.3. Procesos de Logística .................................................................................................................................................. 2
2. Gestión de procesos ......................................................................................................................................... 3
3. Mapa de procesos ............................................................................................................................................ 5
3.1. Definición y usos de los diagramas de flujos .............................................................................................................. 5
3.2. Simbología de Diagramas de procesos estándar ........................................................................................................ 6
3.2.1. Herramientas tecnológicas para el uso de diagramas de flujo ........................................................................... 8
3.3. Que es Bizagi ............................................................................................................................................................... 8
3.3.1. Lista de símbolos utilizados en Bizagi .................................................................................................................. 9
4. Pasos para hacer un diagrama de flujo .......................................................................................................... 11
Cierre .................................................................................................................................................................. 14
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Diagramas de Procesos Administrativos

Mapa de Contenido

Diagrama de procesos
administrativos

Pasos para hacer un

¿Qué es un proceso? Gestión de Procesos Mapa de Procesos
DIagrama de flujo

Simbologías de
Principales ventajas Definición y usos de
Proceso Logístico Diagramas de Que es Bizagi
de un BPM diagramas de flujo
Procesos estandar

Herramientas
Proceso de Listas de simbolos
Tecnologicas para uso
Producción utilizados en Bizagi
de Diagramas de flujo
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Diagramas de Procesos Administrativos

RESULTADO DE
Explica el Diseño de Procesos como una representación gráfica, representando
APRENDIZAJE
a través de símbolos las diferentes etapas de un proceso administrativos.
DEL MÓDULO

Introducción
En la actualidad la mayoría de las empresas ha tomado conciencia sobre un tema referente a la eficiencia de
sus procesos. Se dice que las organizaciones no logran ser tan eficiente como lo son cada una de sus
actividades, esto se debe a que generalmente los objetivos que existen en base a cada una de las problemáticas
del área de trabajo no conversan entre si con cada una de las actividades que se realizan en el día a día.

Ante esto se considera el planteamiento de cómo se puede

mejorar y evitar las malas prácticas que llevan a poco enfoque en
base al cliente visión global de los procesos y el bajo rendimiento
de la productividad en algunos casos. Consideremos que un
proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas entre sí
que, a partir de entradas de información, materiales, o acciones
en particular, dan lugar a distintos tipos de soluciones en función
a la información con la cual pueden añadir valor al proceso y a la
organización. De esta manera podemos considerar que un
proceso es una manera con la cual podemos diagramar lo que hacen las empresas en sus paso a paso. En el
caso de la producción o entrega de productos, los procesos deben estar correctamente administrados,
empleando herramientas de gestión de procesos.

Tradicionalmente se conoce la gestión de procesos a través de la sigla BPM. La cual es un concepto dentro de
distintos tipos de softwares, con el que se busca definir, implementar y ejecutar un conjunto de acciones y
actividades a través de las cuales se pueden optimizar los trabajos de la empresa. Integrando personas,
acciones y decisiones ante una determinada problemática. Dentro de este módulo aprenderemos a definir
cada uno de los pasos de un proceso de negocios y como estos generan valor dentro de la organización.
Considerando los alcances en el cual el uso de la gestión de procesos requiere un cambio cultural el cual se va
a generar de manera gradual con la finalidad de que las personas sean parte de los procesos de la empresa y
no impidan que se puedan cumplir los objetivos particulares del negocio.

VIDEO COMPLEMENTARIO

“Proceso de Planificación Estratégica - Planeamiento Estratégico”

https://www.youtube.com/watch?v=UCFaXHPqynI
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Diagramas de Procesos Administrativos

1. ¿Qué es un proceso?
Se define un proceso a una secuencia de pasos guiados por una lógica determinada, con la cual se logra llegar
a un resultado específico en una tarea definida.

Existen diversas maneras de definir los procesos dentro de una organización, su definición particular depende
del tipo de proceso del cual se esté hablando. Por ejemplo:

1.1. Proceso de producción

Las empresas usan diferentes métodos de producción. De los más comunes incluyen la producción relacionada
con las notas de pedido, donde una empresa fabrica un producto en respuesta a los pedidos de este, o la
producción para almacenar, donde una compañía fabrica una cantidad fija de productos y luego trata de
venderlos. El método de producción utilizado por la empresa y el proceso logístico asociado con el mismo
afectan al personal, la producción, la adquisición de materiales, el almacenaje y el transporte. El proceso
logístico comienza teniendo órdenes internas planificadas de materiales producidos y convertirlas en órdenes
de fabricación. Cuando la empresa fabrica las órdenes, puede tanto almacenarlas o directamente cumplir con
los pedidos del cliente.

1.2. Proceso de ensamblaje

El proceso de ensamblaje se produce cuando una empresa crea el producto terminado después de venderlo
ensamblando partes individuales o grupos de partes. Este proceso permite a la empresa evitar las adquisiciones
de materiales para la producción en una base de fabricación. En este tipo de proceso logístico, la empresa
ensambla los materiales que formarán el producto final con un inventario de partes individuales. La empresa
puede también usar este tipo de proceso de ensamblaje para hacer productos por encargo según las
especificaciones individuales del cliente.

1.3. Procesos de Logística

La logística es el marco de planificación usado para el manejo de una organización, para facilitar la distribución
del personal, material, servicio, información y flujos de capital. Como proceso, la logística se vuelve más
complicada debido a la creciente demanda de información compleja y los sistemas de control de comunicación
del ambiente de negocios globales de la actualidad. Un proceso logístico eficiente dentro de una organización
utiliza herramientas para analizar y visualizar las complejidades involucradas en la producción. Estas
herramientas deben integrar la información, el inventario, la producción, el almacenaje, el personal, los
materiales, el embalaje y la entrega segura de los productos finales.1

1
Fuente: https://pyme.lavoztx.com/qu-son-los-procesos-logsticos-5028.html
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2. Gestión de procesos
Dentro de las empresas, la finalidad de la gestión de procesos busca fundir la manera de conectar la gestión de
las distintas áreas de la empresa, objetivos del negocio y alcances tecnológicos, con la finalidad de aplicarla a
lo productivo de la organización, dando visualización a la rentabilización de mediano y largo plazo del negocio.

Las empresas evolucionan día a día en torno a los procesos de sus negocios y se basan en el uso de las
tecnologías de información cada día más. Si los procesos de la empresa no están bien pensado y diseñados, su
sistema de información estará siempre con problemas de organización y automatización.

El propósito de la gestión de negocios es mejorar la calidad de los servicios, reducir costos, optimizar los flujos
de información y asegurar una buena ejecución de esto en torno a la definición y/o mejora de sus procesos.

El implementar de una manera óptima la metodología y tecnología de una gestión de procesos, requiere de un
enfoque estructurado con una buena interpretación de los requerimientos que requiere cada una de las áreas
de la organización, la selección de entidades que participarán en cada uno de los procesos, la implementación
de acciones y adaptación dentro del flujo de trabajo. En resumen, la gestión de procesos es la mejor solución
dentro de un inicio, intermedio y fin de las acciones definidas para una o más áreas dentro de una empresa.
De manera que exista un control sobre la completa acción área del negocio y definición de los caminos más
rentables.

Dentro de las principales consideraciones de la gestión de procesos podemos encontrar:

• La gestión de procesos es un método de gestión y control y no solamente una automatización de tareas a

las distintas entidades del negocio en base a la tecnología.
• La realización de un levantamiento de procesos se debe realizar tomando en cuenta el objetivo del negocio
y focalizando la reducción de riesgos dentro del mismo.
• El uso de la gestión de procesos requiere un cambio cultural dentro de la organización, el cual se logra de
manera gradual con la finalidad de que las personas sean parte de cada uno de los procesos y no un
impedimento a los objetivos particulares del negocio.
• El introducir gestión de procesos sin un objetivo claro puede estar más ligado al fracaso tecnológico de la
empresa, al no tener control sobre lo que se está llevando a cabo.
• Mejorar un proceso no se refiere a automatizar un proceso. Debido a que se debe tener una clara noción
de que es lo que se busca mejorar para no interferir en los objetivos del área del negocio.

Tradicionalmente a la gestión de procesos se le conoce con la sigla base BPM (Business process Management).
El cual es un concepto dentro de los softwares de procesos que tiene como finalidad definir, implementar y
ejecutar un conjunto de acciones y actividades que ayuden a optimizar el flujo de trabajo dentro de un área o
proceso de la empresa. Integrando personas, acciones y decisiones ante una determinada problemática.
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Diagramas de Procesos Administrativos

En realidad, el BPM, aunque convive a menudo con los tradicionales softwares de gestión (ERP y CRM),
consigue subir un escalón más en la automatización de procesos para hacer frente a la tan temida
desorganización, duplicación de trabajo, pérdidas de tiempo, burocracia y servicios a clientes deficientes.
El BPM es una herramienta que ayuda a unificar todos los tipos de sistemas que tiene habitualmente una
organización y que a menudo hacen que haya información duplicada, generando experiencias de usuario
complicadas. Los BPM surgen como una alternativa realmente eficiente al permitir gestionar todos los procesos
de la empresa en un único lugar, además de ayudar a moldear aquellos procesos que aún no han sido
automatizados, lo que contribuirá a tener una visión global de su negocio2.

Principales ventajas de un BPM.

Mayor
capacidad de
analisis para la
toma de
desiciones

Automatiza Identifica los

procesos para cuellos de
hacer frente a la BPM botella para
desorganización introducir
y la burocracia mejoras

Impulsa la
productividad y
la eficiencia

VIDEO COMPLEMENTARIO

BPM es una filosofía cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión de procesos. En la cual los procesos
deben ser:
Modelados – Automatizados – Integrados – Monitoreados - Optimizados.
Esto ayuda a la administración, operación y control de las empresas.
https://www.youtube.com/watch?v=eyfMLwyJ_pg

2
Fuente: https://grupokorporate.com/consiga-una-vision-global-de-su-empresa-conozca-para-que-sirve-un-bpm/
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Diagramas de Procesos Administrativos

3. Mapa de procesos
3.1. Definición y usos de los diagramas de flujos
El Flujograma, o también llamado Diagrama de Flujo, es una representación gráfica de una secuencia de
acciones que implican un proceso determinado. Dicho de otra forma, el flujograma consiste en representar
visualmente situaciones, hechos y relaciones de todo tipo utilizando simbologías para hacer más simple el
análisis y comprensión de un proceso en particular.

Podemos utilizar esta herramienta, por ejemplo, para entender el proceso de abastecimiento de una bodega,
identificando las acciones que conforman el proceso y cuando se activan dependiendo la situación en que se
encuentre.

Un ejemplo básico y visto desde manera simplificada podría ser el siguiente, en el cual una empresa de insumos
recibe el pedido de una cantidad de productos:

Como podemos apreciar en el anterior ejemplo, existe una secuencia lógica para un proceso que podemos
llamar “Proceso de pedido”, en donde podemos identificar cada paso a seguir de acuerdo con la situación
actual que se encuentre el stock en bodega y dependiendo de ello se decide la acción siguiente.
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3.2. Simbología de Diagramas de procesos estándar

Nombre de
Símbolo Acción
Símbolo
Representa un proceso, acción o función. Es el símbolo más
Proceso ampliamente usado en los diagramas de flujo.

Representa la entrada o salida de un documento. Ejemplos de

Documento entrada son recibir un informe, correo electrónico o pedido.
Ejemplos de salida son generar una presentación, una carta o un
memorándum.
Indica una pregunta que debe ser respondida – habitualmente
Decisión
sí/no o verdadero/falso. El camino del diagrama de flujo puede
dividirse en distintas ramas dependiendo de la respuesta.
Conecta elementos separados en una página. Habitualmente se
Conector
utiliza dentro de gráficos complejos.

Fuera de página o el
enlace fuera de
El símbolo conecta elementos separados en múltiples páginas
página

Base de Datos
datos albergados en un dispositivo de almacenamiento.

unión en Y
Suma las entradas de varias rutas que convergen

Terminador Representa los puntos de inicio y finalización, y los posibles

resultados de una ruta.

Proceso predefinido Indica un proceso u operación complicado que es bien conocido o

definido en otro lado.

Fusión Combina múltiples rutas

Documentos
Representa documentos o informes múltiples.
múltiples

Preparación Diferencia entre los pasos que preparan para el trabajo y los pasos
que realmente hacen el trabajo.
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Ejemplo de diagrama de Flujo en un proceso logístico: Almacenamiento de materias primas.

VIDEO COMPLEMENTARIO

“Diagrama de Procesos”
En este vídeo te vamos a explicar que es un diagrama de proceso, para que sirve, sus principales componentes y las
ventajas de utilizarlos.
https://www.youtube.com/watch?v=WsY5KpK4ISM

IMPORTANTE

Existen varios autores que han descrito sobre los aspectos esenciales para la confección de un diagrama de flujo
eficaz, entre ellos nos encontramos con Guillermo Gómez Ceja quien en el año 1997 escribió sobre el diseño y
elaboración de un flujograma de la siguiente manera:
Puedes encontrar la definición de este y otros autores en el libro “Flujograma” de Robert Acosta o directamente en
link de tu biblioteca virtual del IPP:

http://ebookcentral.proquest.com/lib/ippsp/detail.action?docID=3182067
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Diagramas de Procesos Administrativos

3.2.1. Herramientas tecnológicas para el uso de diagramas de flujo
Para la realización de flujogramas existe una variedad de herramientas informáticas que facilitan la confección
de este, dentro de ellas nos podemos encontrar con las más populares que son VISIO, de MICROSOFT OFFICE,
y BIZAGI de los autores Bizagi Limited. Es en esta última en la cual nos enfocaremos para aprender a realizar
nuestros primeros modelos de diagramas de flujo. Para esto comenzaremos con los más básico, que es
identificando la nomenclatura o simbología necesaria para realizar los modelos.

3.3. Que es Bizagi

3Bizagi Modeler es una aplicación que
le permite modelar y documentar procesos de negocio basado 100% en
el estándar de acepción mundial conocido como Business Process Model and Notation (BPMN).

Usted puede publicar documentación de alta calidad en Word, PDF, SharePoint o Wiki. Los procesos pueden
ser fácilmente importados y exportados usando Visio, XML, entre otras herramientas. El IntelliSense
(completado inteligente de código) junto con su interfaz única, le permiten documentar y mapear más rápido
y más fácil, sin el retraso de rutinas de validaciones.

Cada archivo se denomina modelo y puede contener uno o más diagramas.

Un modelo puede referirse a una organización completa, un departamento o un proceso específico
dependiendo de sus necesidades. Los diagramas son posicionados como hojas individuales (pestañas) dentro
de su modelo. Usted puede navegar entre los diagramas de su modelo seleccionado la hoja asociada que se
encuentra en la parte inferior del modelo.

Usted puede escoger entre guardar sus modelos localmente o en la nube.

• Los modelos guardados localmente son guardados en su escritorio local o en el servidor de archivos de
su compañía como un archivo con extensión. bpm.

• Los modelos guardados en la nube son alojados en Bizagi, dándole la libertad de diseñar sus procesos
de forma colaborativa y en línea, así como administrarlos a su conveniencia.

IMPORTANTE

Anexo descarga software

Para descargar esta Herramienta en su versión gratuita pueden acceder de manera directa al siguiente link:

https://portal.bizagi.com//es/confirmacion-descarga-modeler?dwl=d40fb20ffc91a0cbb20cb8f7c328a52ff42ff11d

Nota: es necesario registrarse en la página, se sugiere utilizar cuenta de correo para hacer el registro más expedito.

3
Fuente: http://help.bizagi.com/process-modeler/es/index.html?overview.htm
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Diagramas de Procesos Administrativos

3.3.1. Lista de símbolos utilizados en Bizagi

Elemento Definición Simbología

Inicio Indica el inicio de un proceso

Fin Indica el Fin del Proceso

Indica acción, es la actividad que se

Actividad
realiza dentro del proceso.

Indica que existen un grupo de

actividades que generan un
Subproceso
producto/servicio intermedio

Este símbolo indica decisión, puede

Decisión tomarse uno u otro camino, pero no los
exclusiva dos al mismo tiempo.

Se utiliza cuando en un punto se activan

uno o más caminos. o para sincronizar
caminos activados previamente por una
Compuerta
compuerta inclusiva usada como punto
inclusiva
de divergencia.

Compuerta Se utiliza cuando dos o más actividades

Paralela se deben realizar en forma paralela.
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Diagramas de Procesos Administrativos

Indica que un mensaje puede ser
enviado o recibido. Si el evento de
mensaje es de recepción, indica que
el proceso no continúa hasta que el Envía
mensaje sea recibido.
Evento de
mensaje
Recibe

Indica una espera dentro del proceso.

Este tipo de evento puede utilizarse
Evento de
dentro del flujo de secuencia indicando
temporización
una espera entre las actividades.

Este evento permite conectar dos Envía al evento

secciones del proceso si se
Evento de
encuentran muy separadas
Enlace
Ingresa al evento

Permite mostrar la información que una

actividad necesita, como las entradas y
las salidas, representa los documentos,
información y otros objetos que son Documento
Artefactos
usados o actualizados durante el
proceso.
Se asocian a los otros símbolos mediante
una línea punteada.

Base de datos

Línea de
secuencia de Conecta una actividad a otra.
flujo

Línea de Representan la interacción entre varios

mensaje procesos o pools.
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Diagramas de Procesos Administrativos

Actúa como contenedor de un proceso.
El nombre del pool debe ser el nombre
Pool
del proceso.

Son subdivisiones del Pool. Representan

los diferentes participantes al interior de
una organización. El nombre de cada
Lane carril debe ser el nombre de los
diferentes actores que ejecuten el
proceso.

4. Pasos para hacer un diagrama de flujo

Definiremos 4 pasos esenciales con los cuales realizaremos la diagramación de los procesos que se quieren
modelar, los pasos son los siguientes:

• Definir el nombre del proceso del cual se quiere realizar el diagrama de flujo.
• Describir el proceso en texto sobre cual tu consideras que son los pasos y acciones adecuadas para
realizar el proceso.
• Reconocer los procesos de acción por área:
• Modelar el proceso en BPM Bizagi.
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Diagramas de Procesos Administrativos

Revisemos los pasos con un ejemplo práctico.

Paso 1:
Definir el nombre del proceso del cual se quiere realizar el diagrama de flujo.
“Proceso de entrega de mercadería”

Paso 2:
Describir el proceso en texto sobre cual tu consideras que son los pasos y acciones adecuadas para realizar
el proceso.

• Debes considerar las acciones que se realizan a través del proceso.

• Las entidades (Áreas o personas) involucradas dentro del proceso.
• Las aperturas y cierres de todas las tareas.

Ejemplo:
“El proceso comienza cuando en el área logística se selecciona por sistema uno de los pedidos que tienen el
cliente y el transporte en el cual se realizará el despacho. Al ser seleccionado el pedido, este es recepcionado
por el área de almacén, la cual arma el paquete de pedido. Luego de armado se genera la impresión de
documentación la cual contiene dos documentos adjuntos (Remito y hoja de ruta).

Una vez que el paquete se encuentra con la documentación correspondiente, este se envía al cliente. Si este
acepta el pedido, este se actualiza automáticamente en la contabilidad del área logística para cerrar el pedido.
Dando fin al proceso. Si el cliente rechaza parte del pedido, este automáticamente se actualiza en el sistema
dando fin al proceso. Si el cliente rechaza la totalidad del pedido, este automáticamente se actualiza en el
sistema dando fin al proceso”.

Paso 3:
Reconocer los procesos de acción por área.

Logística:
• Selecciona pedido por sistema y define transporte para el despacho.

Almacén:
• Recepción de solicitud de despacho.
• Arma el paquete de pedido.
• Genera la impresión de documentación con documentos adjuntos (Remito y hoja de ruta).
• Se envía a cliente
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Diagramas de Procesos Administrativos

Cliente:
• Llegada del pedido
• Si acepta pedido: se actualiza automáticamente en el sistema del área logística y cerrar el pedido.
• Si rechaza parte del pedido, se actualiza en el sistema dando fin al proceso.
• Si el cliente rechaza la totalidad del pedido, este automáticamente se actualiza en el sistema dando fin
al proceso

Paso 4:
Modelar el proceso en BPM Bizagi.

VIDEO COMPLEMENTARIO

Al observar y analizar este video podrás aprender que es un flujo de secuencia.

https://www.youtube.com/watch?v=ixp3EqbNhRM
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Diagramas de Procesos Administrativos

Cierre
Dentro de este módulo hemos podido entender la importancia de tener una visión general de la empresa, en
la cual los diagramas de procesos administrativos juegan un rol importante para la planificación de las unidades
de negocio. Hemos aprendido que las representaciones de procesos se pueden graficar a través de la gestión
de procesos (BPM), la cual mediante los diagramas de flujos permiten representar visualmente situaciones,
hechos y relaciones de todo tipo utilizando simbologías para hacer más simple el análisis y comprensión de un
proceso en particular.

Las ventajas de elaborar un diagrama de flujo para modelar los procesos involucrados en las actividades
naturales de una organización, Son: la mayor capacidad de análisis para la toma de decisiones, Identificación
de los cuellos de botella para introducir mejoras, impulso de la productividad y la eficiencia, automatización
procesos para hacer frente a la desorganización y la burocracia; en resumen, ayuda a la optimización de
cualquier proceso al cual se quiera mejorar dentro de la empresa.

APORTE A TU FORMACIÓN

En estos tiempos, las empresas han tomado conciencia sobre la eficiencia de sus procesos. Se dice que las
organizaciones no logran ser tan eficientes como lo son cada una de sus actividades, esto se debe a que
generalmente los objetivos de un área de trabajo no se relacionan entre si con cada una de las actividades que se
realizan en el día a día.

Es por esto, que los procesos de gestión de negocios ayudan a través de diagramas de flujos a modelar procesos
involucrados en actividades naturales de una organización, siendo estas sus principales ventajas:

a. La mayor capacidad de análisis para la toma de decisiones

b. Identificación de los cuellos de botella para introducir mejoras
c. impulso de la productividad
d. eficiencia.

Con estos puntos se busca hacer frente a la desorganización y la burocracia; en resumen, los diagramas de flujo (y
de negocios) ayudan a la optimización de cualquier proceso al cual se quiera mejorar dentro de la empresa.
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Diagramas de Procesos Administrativos

Bibliografía

Obligatoria
Acosta, R., Arellano, M., & Barrios, F. (2009). Pág. 4 -16