ÍNDICE

1. Introdução
2. Qual deve ser o seu foco como um microempresário?
3. Como ter um time campeão no seu negócio?
4. Como criar uma rotina para a execução das atividades?
5. Como aumentar a produtividade do negócio?
6. Como a tecnologia pode auxiliar na gestão?
7. Conclusão
8. Sobre a Mastermaq
Introdução
Administrar um negócio requer mais do que fazer apenas o aten-
dimento aos clientes, reciclar seus conhecimentos e controlar as
contas a pagar e a receber. Você também precisa otimizar os pro-
cessos do seu negócio, aumentar sua competitividade, melhorar
o fluxo de caixa, a rentabilidade, planejar o futuro e a perenidade
da empresa. Além disso, ainda é necessário investir em parcerias e
promover a empresa com ações de marketing.

Para executar essas e outras atividades complexas, é importante

que você amplie seus conhecimentos sobre a gestão da sua pe-
quena e média empresa (PME). É por isso que, neste e-book, nós
falaremos sobre qual deve ser seu foco como microempresário e
aprofundaremos alguns pontos importantes para você alavancar
os resultados da sua empresa. Alguns exemplos do que abordare-
mos é: eleve a produtividade; crie uma rotina para suas atividades;
tenha um time de sucesso e de que maneira a tecnologia pode te
ajudar na gestão.

Quando se trata de finanças ou contabilidade você é expert, mas é

só falar de gestão que o assunto complica?

Precisa saber como ser um bom gestor de negócios?

Então, continue a leitura!
QUAL DEVE SER
O SEU FOCO COMO UM
MICROEMPRESÁRIO?
 Qual deve ser o seu foco
como um microempresário?

Você abriu a sua empresa e vem atuando há vários anos com ela. Apesar de
ter resultados positivos, ainda existem flutuações no crescimento e muitos
pontos a melhorar. Isso é absolutamente comum e você não precisa se de-
sesperar por isso.

Mas o primeiro passo para mudar esse cenário é entender que não basta
abrir o seu negócio, também é preciso cumprir requisitos para fazer com que
ele se desenvolva. Para isso, você deve ter mais do que conhecimentos técni-
cos específicos em uma área do negócio.

O que é preciso entender em gestão e o que é necessário para fazer sua

empresa se tornar referência no mercado? A seguir, veja 7 dicas que consoli-
darão o seu escritório como um negócio de verdade!
2.1 Encontre o equilíbrio financeiro

Como empresário, você sabe que não pode deixar os números de lado. En-
contrar o equilíbrio financeiro é fundamental para que o seu escritório de
contabilidade tenha bons resultados.

Você deve definir quais são as suas receitas, despesas e otimizá-las sempre,
de acordo com o objetivo estratégico e o cronograma de recebimentos e
pagamentos. Não se esqueça de usar o fluxo de caixa. Ele permitirá que você
acompanhe as movimentações financeiras, índices de lucratividade, custo
operacional, administrativo, fixo, variável e estoque para tomar decisões
sobre investimentos com base nos dados.

Outra recomendação é guardar um valor para capital de giro. Essa prática

evitará a inadimplência, a necessidade de contrair empréstimos e, no melhor
dos casos, lhe dará forte poder de negociação com fornecedores.
2.2 Valorize seus colaboradores

Por mais que o seu negócio tenha um porte pequeno, a valorização dos colaborado-
res é um item que não pode ser esquecido. Você deve descobrir o talento de cada
empregado e colocá-lo em uma função na qual ele realmente faça a diferença. Essa
é uma forma de fazê-lo se sentir valorizado e fazer a sua empresa alcançar resulta-
dos expressivos.

Em contrapartida, os funcionários também devem perceber que são responsáveis

por auxiliar no sucesso do seu negócio. O resultado disso é o crescimento acelera-
do e sustentável da sua empresa.
2.3 Invista nos recursos humanos

Esse é outro ponto que demonstra que os trabalhadores são importantes. Você deve
apostar em diferentes políticas de recursos humanos e mostrar que deseja fazer seu
escritório crescer junto com os colaboradores.

Utilizar o salário mais baixo como critério de contratação não é a melhor ideia, porque
pode gerar pouca produtividade ou deixar a qualidade a desejar. Lembre-se sempre de
integrar o colaborador à empresa e de fornecer o treinamento e os recursos necessá-
rios. Vale a pena apostar nisso para evitar a alta rotatividade de funcionários, que impli-
ca em mais custos para o negócio, baixa produtividade e instabilidade processual.
 2.4 Tenha a rentabilidade e a lucratividade como metas

Seu negócio só será viável se visar rentabilidade e lucratividade, assim é o

mercado. Para atingir bons índices, a dica é definir objetivos e planos estra-
tégicos bem formatados, otimizar procedimentos continuamente, agregar
valor ao seu produto ou serviços e negociar com clientes e fornecedores.
Isso não é apenas uma vez, mas periodicamente e enquanto a sua empresa
existir.

Sustentando o item acima, investir em colaboradores não é despesa. Um

time engajado que “briga” pelo seu negócio potencializa e muito os seus
resultados.
 2.5 Separe bem as finanças da empresa e as pessoais

Um erro bastante comum e ao mesmo tempo crítico é misturar as finanças

da empresa com as suas. Isso pode levar seu negócio ao fundo do poço sem
que você sequer se dê conta.

Portanto, se você faz isso, profissionalize seu negócio e mude de atitude

agora mesmo! Determine um pró-labore e não faça saques ao longo do mês.
Essa recomendação ainda evita problemas tributários, devido ao possível
entendimento do fisco de impostos que estão sendo sonegados.
 2.6 Não tenha medo da concorrência

Conheça a fundo seus concorrentes, seus pontos positivos e negati-

vos, para garantir que estará sempre à frente deles. Procure entender
quais equipamentos, serviços e procedimentos realizam, além de re-
conhecer o talento e a qualidade das pessoas que trabalham no local.

A partir disso, você pode adotar boas práticas e evitar falhas, o que
permite agregar valor ao seu trabalho. Outro ponto positivo quando
a gente conhece a nossa concorrência é que, em questões específicas,
ela pode ser tornar uma parceira de negócios, o que trará benefícios
para os dois lados.
 2.7 Foque na satisfação do cliente

O cliente é o pilar de sustentação de qualquer negócio. Com isso, a experiência

promovida no atendimento deve ser a melhor possível, porque é o primeiro
caminho para a satisfação.

Por isso, converse com os clientes, verifique o que eles realmente precisam,
esteja disposto a sanar as dúvidas e ajudar no que for necessário. Seguindo
essa ideia, você terá, além de feedbacks constantes, que contribuirão para as
melhorias na empresa, mais clientes. Afinal, um consumidor satisfeito sempre
recomenda o serviço, gerando mais resultados positivos.

Como você viu, o planejamento e o cliente são importantes para a sua empre-
sa. Quando você consegue aliar seus conhecimentos aos assuntos de gestão, o
sucesso é a consequência!
COMO TER UM TIME
CAMPEÃO NO SEU
NEGÓCIO?
 Como ter um time campeão
no seu negócio?

A contratação de colaboradores qualificados é essencial para fazer sua em-

presa rodar e não limitar a sua visão em novas oportunidades estratégicas.
No entanto, é importante que os funcionários que serão contratados te-
nham um perfil adequado à cultura do seu escritório e às necessidades do
cargo. Portanto, faça as contratações aos poucos, conforme a necessidade,
para ter uma equipe competente e um negócio financeiramente saudável.

Nós sabemos o quanto pode ser complicado contratar os profissionais cer-

tos e reduzir a rotatividade de pessoal. Por isso, trouxemos algumas dicas
para você garantir um time campeão.
3.1 Processo de Contratação

3.1.1 Defina a vaga correta e detalhadamente

Você só encontrará o profissional ideal se compreender exatamente o que
está buscando. Esse requisito está diretamente atrelado ao sucesso da con-
tratação. Entre os detalhes que devem ser estabelecidos, estão: rotina de
trabalho; competências exigidas; remuneração e benefícios oferecidos.

3.1.2 Faça a triagem dos currículos

Conforme for recebendo os currículos, é recomendado que você fique alerta
a alguns detalhes que podem indicar problemas. Primeiramente, é preciso
se atentar ao nível de experiência percebido, porque o candidato pode ter
muita ou pouca qualificação para o cargo. Além disso, é preciso tomar cuida-
do com os seguintes itens:

intervalos entre empregos que não possuem explicação;

erros de ortografia, digitação ou gramaticais;
ambiguidades em excesso;
falta de crescimento profissional ou promoções.

Depois dessa análise, separe os currículos em três categorias: “aprovados

para entrevista”, “para verificar novamente” e “reprovados”.
3.1.3 Prepare-se para a entrevista
Não é somente o candidato que deve se preparar para a entrevista, você
também deve fazer a sua parte. Reserve um local silencioso, confortável e
deixe todos avisados de que não podem haver interrupções.

Estipule um roteiro de perguntas, mas se necessário, ultrapasse esse limite.

Veja alguns exemplos de perguntas que você pode fazer:

Quais os principais desafios do contador na atualidade?

Qual é a vantagem de atuar em um escritório de contabilidade e não em
uma empresa maior?
Por que você saiu de seu emprego anterior?
Como você pode contribuir com o escritório?

Vale a pena se atentar ao aspecto comportamental, porque os conhecimen-

tos técnicos podem ser trabalhados. Já o comportamento é mais difícil de
ser mudado e contratar alguém que não esteja tão alinhado com os valores
da empresa pode causar prejuízos para o negócio.
3.2 Processo Pós-contratação

3.2.1 Aposte na capacitação

Ter uma equipe campeã requer mais do que fazer uma boa con-
tratação. É preciso atuar no dia a dia e incentivar a capacitação e a
formação contínua dos colaboradores.

Essa atitude traz resultados positivos para ambos os lados. Para

o funcionário, é uma boa forma de aprender coisas novas e estar
constantemente reciclando seu conhecimento.

Para a empresa, uma maneira de reter talentos e assegurar que as

atividades serão executadas da melhor forma possível. A consequ-
ência disso é a motivação do empregado e a satisfação do seu clien-
te, já que as tarefas serão bem realizadas e trarão mais resultados
positivos.
 3.2.2 Forneça feedbacks
Uma empresa terá um time campeão se cada colaborador souber exatamen-
te o que se espera dele. Por isso, a técnica de fornecer feedbacks é essencial
nesse processo.

A ideia é mostrar os pontos positivos e aqueles que podem ser melhorados.

Por exemplo: o empregado consegue realizar tudo o que é pedido, mas é
pouco produtivo por se distrair com facilidade.

Lembre-se de não focar somente nos elementos negativos. As críticas de-

vem ter um tom construtivo para que o colaborador sinta-se à vontade para
melhorar. Dê espaço para a troca de ideias e compartilhamento de experiên-
cias e dê o feedback em um local separado, longe dos outros empregados.
3.2.3 Valorize sempre
A falta de reconhecimento é um dos grandes motivadores para os pro-
cessos de demissão. Reconheça que a sua equipe está trabalhando
bastante e demonstre isso.

Você pode adotar desde gestos simples até atitudes mais radicais. Por
exemplo: uma forma de fazer o reconhecimento é elogiar o funcionário,
mostrar como ele ajudou para o sucesso do negócio e repassar elogios
de clientes.

Outra alternativa é fornecer um prêmio para o colaborador que tiver

melhores resultados. Isso só deve ser feito se você tiver dinheiro em
caixa, mas é uma forma de garantir mais empenho e colaboração. Exis-
tem outras táticas que também podem ser adotadas, como permitir um
horário flexível e possibilitar o home office quando necessário.
COMO CRIAR UMA
ROTINA PARA A EXECUÇÃO
DAS ATIVIDADES?
 Como criar uma rotina para
a execução das atividades?

Outro ponto importante para a gestão do seu negócio é ter uma rotina para
a execução de atividades. Afinal de contas, sua empresa tem um dia a dia
frenético e trabalha com vários clientes, tarefas e processos.

Toda a equipe deve estar bem atenta para não esquecer de realizar alguma
atividade. Por isso, é comum ter diversos lembretes, checklists e anotações
nas mesas dos profissionais. Esses desafios diários requerem que o escritó-
rio seja organizado, tenha processos e tecnologias que ajudem a otimizar a
rotina.

Como fazer isso? Siga as dicas a seguir.

4.1 Organize a agenda de reuniões

Determine datas fixas para as reuniões acontecerem, independente de se-

rem realizadas com a equipe ou com os clientes. É mais fácil estabelecer os
dias para os consumidores, devido aos prazos para fechamento de balanço e
do mês.

Sempre crie uma pauta antecipada com os itens que devem ser discutidos
e elabore perguntas que ajudem a alcançar as conclusões mais facilmente.
Também é importante compartilhar previamente a pauta com os demais par-
ticipantes. Isso otimiza tempo e aumenta a objetividade da conversa.
4.2 Gerencie sua lista de tarefas

Cuide das atividades logo no início do dia e organize-as em

listas. Sistematize cada uma das ações por prioridade e deter-
mine a deadline. Se possível, utilize um sistema de gestão, que
ainda permite o cadastro de todos os integrantes da equipe
para a delegação, o gerenciamento rápido e prático das tare-
fas.

4.3 Delegue responsabilidades

Não seja um gargalo da operação, centralizando todas as

coisas em você, porque essa atitude pode ser prejudicial e
ocasionar atrasos. Por isso, capacite os colaboradores e de-
legue responsabilidades conforme competências. Foque em
atividades mais estratégicas, como a gestão do negócio, que
evitará o retrabalho e resultará em mais precisão.
 4.4 Certifique-se de que o software atende às demandas

A adoção de um software de gestão contábil facilita a rotina de atividades. O

programa deve ter os recursos exigidos para diminuir o tempo de operação,
elevar a segurança da informação dos clientes, possibilitar a troca de dados,
aumentar a precisão das tarefas rotineiras e permitir a integração com ou-
tros sistemas.

Esses quesitos permitirão um atendimento melhor e uma rotina mais orga-

nizada. Mas não é só isso: a maneira como as tarefas são realizadas também
têm relação direta com a produtividade.

O que seria preciso fazer para aumentar esse resultado? Descubra a seguir!
COMO AUMENTAR
A PRODUTIVIDADE
DO NEGÓCIO?
 Como aumentar a
produtividade do negócio?

A gestão de produtividade de uma empresa é extremamente importante. De

nada adianta organizar a rotina se o rendimento for aquém ou além da de-
manda de mercado.

O que fazer para deixá-la ideal? Veja 5 dicas que fazem toda a diferença:

5.1- Monte um organograma

O organograma representa a estrutura organizacional das pessoas na em-

presa. Esse elemento é essencial para que o seu negócio seja rentável, pro-
dutivo e para a motivação dos colaboradores.

Um organograma permite definir de forma clara e direcionada os responsá-

veis de uma atribuição, a relação entre pessoas, o limite e posicionamento
das equipes em uma visão sistêmica e a forma com que os resultados serão
medidos. Além disso, ele também possibilita identificar o perfil dos profissio-
nais que farão parte da equipe e criar os planos de carreira.
5.2 Tenha uma comunicação eficiente

A comunicação interna é fundamental para que o fluxo de trabalho fun-

cione adequadamente no seu escritório. Para isso, você deve criar um
canal oficial de comunicação com os colaboradores e informá-los sobre
novidades e mudanças a serem implantadas. A alienação é uma das prin-
cipais causas que desmotivam um profissional.

Mas também é necessário conhecer melhor a equipe e ouvir os funcio-

nários. Entenda o perfil individual dos profissionais e direcione-os para
que sejam mais produtivos. Outro fator positivo da comunicação interna
é a valorização do trabalho em equipe, já que os desafios e objetivos são
compartilhados e os colaboradores indicam soluções para os processos.
5.3 Gerencie as rotinas

A adoção de ferramentas avançadas de gerenciamento é a forma mais fácil

de garantir a eficiência da comunicação interna, a facilitação do trabalho em
equipe e a organização dos serviços e documentos do escritório. Por meio
desses sistemas, também é possível delegar tarefas e acompanhar o anda-
mento das atividades desempenhadas. O retorno sobre o investimento vem
de forma rápida.

5.4 Adote um sistema de gestão integrada

Softwares de gestão possibilitam o aumento da produtividade e otimização

de custos e tempo, devido à automação das rotinas manuais. Com isso, sua
empresa conseguirá gerenciar melhor os documentos, integrar os módulos,
alcançar agilidade de produção, qualidade no processamento e no acesso
aos dados.

O sistema de gestão deixa bem claro que a tecnologia deve ser usada a seu
favor. Esse fator pode auxiliar bastante a gestão do seu negócio, como vere-
mos a seguir.
COMO A TECNOLOGIA PODE
AUXILIAR NA GESTÃO?
 Como a tecnologia pode
auxiliar na gestão?

Todos os pontos que vimos até agora neste e-book podem ser otimizados
com a ajuda da tecnologia. As ferramentas e softwares facilitam bastante a
rotina diária.

Por isso, trabalhar com um sistema de gestão específico para o seu negócio é
a melhor alternativa sempre. O mais indicado para pequenas e médias em-
presas é o ERP (Enterprise Resource Planning ou planejamento de recursos
da empresa). Esse sistema tem como grande benefício permitir sua integra-
ção com outros programas e reunir os dados do seu negócio em um só lugar.

ERPs são fortíssimos aliados quando falamos em gestão sistêmica. Eles

ajudam na padronização e organização de processos, melhoram o fluxo de
trabalho, evita erros, traz previsibilidade e inteligência, agregando valor à
operação da empresa. Confira com mais detalhes alguns destes benefícios a
seguir.
6.1 Gestão unificada

Como afirmamos, o principal benefício dos ERPs é padronizar e

integrar os mais diferentes dados presentes no seu negócio. Este é
o principal benefício, porque traz como consequência a visualização
mais clara dos resultados que já estão consolidados, podendo tam-
bém analisar outros que ainda estão sendo projetados. Isso leva a
maior assertividade na hora de tomar decisões e possibilidade de
fazer sua empresa crescer de forma planejada e rentável.

6.2 Controle de documentos e dados de clientes

Diversos segmentos de mercado precisam lidar com uma grande quantidade de

documentos e informações dos clientes e nada disso pode ser perdido. Com um
ERP, sabe-se exatamente onde os dados e arquivos estão armazenados além das
informações contidas ali, construindo um histórico seguro e disponível para sua
gestão.
 6.3 Padronização e previsibilidade de processos

Os processos são parte fundamental da eficiência necessária para que o seu

negócio se destaque no mercado competitivo. O uso de um ERP facilitará
a adoção de boas práticas e controle operacional, fazendo com que você
economize tempo, diminua índices de erro e retrabalho, elimine gargalos e
aumente a produtividade geral da sua empresa.

6.4 Redução de erros

O controle manual de operações e processos é passível de falhas e retraba-

lho. O resultado disso é o comprometimento das operações e o desgaste no
relacionamento com os clientes. Os sistemas ERPs auxiliam a empresa e os
profissionais a terem um fluxo de processos mais previsível, gerenciável e
ajudam a identificar que ações devem ser tomadas, buscando continuamen-
te a excelência operacional.
6.5 Gestão tributária

Mesmo que você tenha profundos conhecimentos contábeis e tributários,

um ERP pode entregar à você maior segurança fiscal, devido à automatiza-
ção e à integração da controladoria. O que diminui a possibilidade de falhas,
retrabalho, evita gastos desnecessários e a aplicação de multas. Ou seja, é
uma garantia extra de que você não terá imprevistos com o fisco.

6.6 Segurança da informação

Como empresário, você sabe da importância de manter os documentos da

sua empresa e de seus clientes sempre em segurança. A adoção do ERP im-
pede que as informações sejam extraviadas, pois ele é integrado com diver-
sos módulos e, devido à quantidade e riqueza das informações contidas nele,
são desenvolvidos para serem bem seguros.
 6.7 Aumento da competitividade

As melhorias gerenciais obtidas com a implantação do ERP asseguram o

aumento da competitividade, já que você pode gerir seu negócio de forma
planejada e tomar decisões precisas. Isso traz resultados positivos para o
atendimento, a gestão de pessoas/de processos, o controle fiscal e os resul-
tados financeiros/estratégicos. De médio a longo prazos, esse cenário tem
como consequência o crescimento sustentável do seu negócio.

6.8 Redução de custos e aumento da produtividade

Essa é a combinação que toda empresa deseja conquistar e o ERP propor-

ciona esses dois aspectos, porque os processos de negócio são reorganiza-
dos e as operações diárias são otimizadas e automatizadas. Com menos tem-
po, menos esforço e menos erro, há uma visibilidade significativa de redução
dos custos operacionais.
Conclusão
Conclusão
Gerir bem o seu negócio requer atenção a uma série de elementos, que
passam por produtividade, contratação de profissionais, rotina de ati-
vidades e tecnologia. Como você pôde perceber, existem dicas práticas
e fáceis, além de ferramentas completas, que podem ser adotadas para
melhorar os resultados do seu negócio.

Agora que você já conheceu os benefícios dos softwares de gestão, que

tal conhecer ferramentas que podem ajudar nesse processo? Coloque
suas ideias e aprendizado em prática, invista em soluções especializa-
das e conquiste os benefícios que farão sua empresa crescer expressiva-
mente, trazendo mais rentabilidade!
Sobre a Mastermaq
Sobre a Mastermaq
A Mastermaq possui 25 anos de mercado oferecendo soluções completas
e especializadas para gestão de empresas de diversos segmentos. Investi-
mos fortemente em pesquisa, desenvolvimento e na arquitetura de nossos
softwares, para oferecer ao mercado os recursos necessários para poten-
cializar os resultados das organizações.

Nossos sistemas são totalmente aderentes ao cenário do SPED e assegu-

ram que as rotinas importantes serão geridas, como as partes contábil,
fiscal, de patrimônio, tributos e folha de pagamento. Somos também uma
das empresas líderes no mercado, porque investimos muito na satisfação
dos nossos clientes.

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Converse com um especialista!

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