Formas de minimizar el costo de una empresa

Gastos de personal
Muchos de estos costes ocultos los encontrarás revisando bien cuánto te
cuestan tus empleados, analizando si puedes aprovechar las nuevas
bonificaciones que se dan a la contratación, pero sobre todo por lo que se
paga por accidente de trabajo y enfermedad profesional; aunque parezca
increíble, es bastante habitual que exista un sobrecoste por no cotizar
por la actividad correcta.
“Dependiendo de la actividad, las cuotas de AT y EP son más o menos
altas. Por ejemplo, en construcción son muy altas por la elevada
siniestralidad del sector. En asesorías y consultorías son bajas, como en
cualquier trabajo de oficina. ¿Qué errores cometen las empresas? Que
pueden tener a trabajadores realizando actividades distintas a la actividad
principal de la empresa y al no estar bien indicado su grupo de cotización,
estén pagando de más. Una empresa de construcción, por ejemplo, debe
advertir a la Seguridad Social quiénes no están en obra para no pagar de
más”, explica la consultora Rebeca González Carrasco.
Otro ejemplo: “Una empresa de fabricación de vidrio con varios centros
de trabajo puede tener uno en el que se encuentre su personal de
estructura (recursos humanos, contabilidad, etc.). Si todos cotizan por la
actividad principal de la empresa, están pagando de más”. Pero hay otras
situaciones similares que no son tan evidentes, “como talleres en los que
la cotización de una actividad del taller es superior a otras. Hay que
mirarlas bien porque existen categorías que son muy parecidas pero con
códigos de cotización distintos y más baratas”.
Incentivos a la contratación
Aprovecha las bonificaciones a la contratación, que existan en cada
momento y que pueden llegar a suponer un importante ahorro.
Prevención de riesgos laborales
Otro sobrecoste bastante habitual: no aprovechar las ventajas fiscales que
permitan recuperar costes de cualquier tipo, como los relativos a riesgos
laborales. “Hay costes como la inversión en una maquinaria que aumente
la seguridad o los cursos de formación en prevención de riesgos, la
adquisición de pantallas de visualización de datos u ordenadores menos
nocivos para la vista que pueden ayudarnos a recuperar parte de los
gastos invertidos. La Seguridad Social subvenciona una parte, un
porcentaje, dependiendo del tipo de empresa. Este ahorro puede suponer
entre 5.000 y 10.000 euros, dependiendo de lo que la empresa pague en
concepto de accidente de trabajo”, comenta Rebeca González.
Reparto de la masa salarial
Con la ley que obliga a incluir casi todos los conceptos de pagos en especie
(plus de transporte, tiques restaurantes, tiques guarderías, seguros
privados, etc.) en la base de cotización se ha limitado la principal forma de
optimizar la masa salarial de los trabajadores. “De momento, se puede
hacer bien poco para reducir el aumento de coste que esto supone: un
32% más sobre la cantidad a incluir en la base de cotización. Sólo queda
tener cuidado de no incluir los conceptos que siguen estando exentos,
como las dietas”, comenta González.
Esta experta también recomienda externalizar la gestión de nóminas y de
personal para reducir costes de personal: “Te ahorras el precio del
software, que suele ser caro, desde 1.000 hasta 15.000 o 40.000 euros,
dependiendo del tamaño de la empresa. Y los salarios de las personas de
administración de personal. Externalizarlos puede suponer un ahorro muy
importante”.
Costes de seguros
“Puede haber sobrecostes por no haber realizado un inventario ni una
valoración correcta de los activos asegurables. Así, el valor asegurado no
coincide con el valor real ni con los activos asegurables, por lo que resulta
difícil conseguir mejoras en las condiciones o ajustar la prima de
seguro. También suele haber sobrecostes en los seguros sociales que las
empresas pagan por sus trabajadores y que se pueden reclamar para
conseguir un ingreso directo en caja y un ahorro consolidado a futuro.
¿Por qué se producen estos excesos de cotización de forma tan
generalizada? Porque hay muchos cambios legislativos o de criterios de
interpretación, es posible que las herramientas de software no puedan
recoger ni aplicar correctamente toda la casuística de la legislación
laboral, existen recortes en los departamentos de recursos humanos que
no pueden estar pendientes de todos los cambios legislativos, etc.”,
apunta el experto Giovanni Grillo.
Grillo recomienda para evitar estos sobrecostes: “Comparar muy bien los
diferentes productos que existen en el mercado y de todo tipo (bancos,
cooperativas, privados, etc.) y examinar con detalle las coberturas
contratadas, para detectar coberturas no necesarias o que se
sobrepongan entre una póliza y otra”.
Inversiones en medio ambiente
Estas son menos conocidas y también pasan desapercibidas para las
empresas como gastos con posibilidad de recuperar. “El Impuesto de
Sociedades recoge deducciones para empresas que inviertan en
instalaciones de tipo sostenible. Podemos recuperar indirectamente parte
de la inversión realizada. Y nos encontramos a menudo con gastos que la
empresa considera una mera compra de activos por renovación de
equipos o líneas de producción que igual a su vez reducen el impacto
ambiental y que tendrían derecho a deducción pero no se pide”, continúa
Sheila González, que recomienda: “Analizar bien todas las inversiones
realizadas, aunque no tengan un carácter ambiental ni obedezcan al
cumplimiento de alguna normativa. Por ejemplo, un cambio de filtros para
la reducción de emisiones, cambios de hornos o calderas por otros menos
contaminantes, y a veces también se escapa el tema de la reducción de
residuos propios”.
Busca proveedores internacionales
Comparar no sólo ayuda a conocer nuevos y, quizás, mejores
proveedores, sino que también te coloca en una posición de fortaleza
frente a los proveedores de toda la vida.“Aunque tengas un parque de
proveedores buenos que te den buen servicio, tu obligación es buscar
continuamente a los más competitivos del mercado y, además, hacérselo
saber a ellos. El hecho de que el proveedor sepa que tú sigues buscando,
le hace que siga alerta y siga procurando conseguir la mejora continua de
prestaciones y costes”, asegura el experto Juan José Jiménez. Ahora bien,
¿dónde y cómo puedes conseguir los ahorros más significativos?
En la compra de un producto, los primeros ahorros se pueden conseguir
por un cambio de proveedor: reduces costes en la negociación y cuando
se hace este cambio por primera vez puede suponer un buen ahorro, pero
llega un momento en el que va a ser difícil conseguir mucho más. “No es
ahí realmente donde se consiguen los mayores ahorros sino repensando el
diseño del producto o servicio: asegurándote de que lo que vas a comprar
es lo que realmente necesitas y de que ese diseño responde a lo que el
mercado puede producir a un buen precio. A menudo se diseña pensando
sólo en la pura estética sin considerar si con ello nos estamos creando un
sobrecoste, que además no nos proporciona realmente un valor añadido”,
asegura Juan José Jiménez. Y pone un ejemplo muy claro: “Los antiguos
detergentes de tambor, con forma circular, un envase que no aportaba
valor al cliente, pero suponía muchos costes añadidos en el transporte y
en su almacenamiento porque no permitía optimizar el espacio. Un
envase circular es más difícil de manejar, la manipulación en los
almacenes es más costosa. Si los pones en un palé, entre tambor y tambor
se quedan huecos. Con las cajas actuales se ha conseguido un ahorro de
costes considerable y el cliente no ha perdido valor”.
Analiza bien qué características pueden encarecer el precio final de tus
productos y/o servicios y que no estén aportando un valor real.
Tu propia base de datos
“Una de las ventajas con las que juegan las grandes empresas es que
tienen su propia base de datos de potenciales proveedores. Proveedores
ya homologados que saben que en cualquier momento pueden acudir a
ellos. Las pymes deben seguir sus pasos, ir generando sus propias bases de
datos en la medida que vayan consiguiendo potenciales proveedores”,
recomienda Juan José Jiménez.
Gestiona bien tus pagos y cobros
“Hay que tener mucho cuidado con los costes que se generan por el
incumplimiento de las condiciones contractuales de compra y los errores
en los pagos. Los más frecuentes son: descuentos no aplicados (en
contratos y procesos de compra complejos), ingresos no efectuados (por
incorrecta aplicación de las condiciones de compra por parte del
proveedor o de los servicios internos, bases de cálculo correctas) e
incidencias en los flujos financieros (se deben a incorrectas
contabilizaciones de facturas, notas de crédito, etc.)”, advierte Giovanni
Grillo.
Por eso, es crítico tener “una foto detallada de los flujos de caja (importes
y fechas sobre los cobros y los pagos, además del saldo de caja y las
cuentas bancarias), a lo que se suma una política adecuada de cobros y
pagos, revisando bien los procesos de order to cash (cuentas a cobrar) y
purchase to pay (cuentas a pagar). Nos ahorraremos así todos los “costes
bancarios que nos ocasionan los avales, los impagados, los gastos de
gestión, el cobro de talones, pagarés, comisiones de mantenimiento,
etcétera”, añade Grillo.
Enajenación del inventario
Una estrategia más de guerrilla sería buscar mercados secundarios para
dar salida a los productos que tengas en tus inventarios y que se hayan
quedado obsoletos o tengan un alto riesgo de caer en la
obsolescencia. Para afinar del todo conviene hacer un análisis del
comportamiento de todas y cada una de las referencias en los canales de
distribución para anticipar cuáles son esos productos que menos van a
contribuir en tu cuenta de resultados. Y luego hacer una lista ordenada:
esto está obsoleto, esto tiene un alto grado de obsolescencia, esto
contribuye perfectamente a mis ventas, etc.
Hay compañías especialistas que se dedican, sector a sector, a analizar la
composición de los materiales de tu inventario obsoleto y que ayudan a
buscarles salida en mercados secundarios: para achatarrar, por ejemplo, o
para extraer alguno de sus componentes siempre que puedan ser valiosos
en otro u otros sectores.
Evitar el efecto látigo
Al reducir tu inventario, debes tener cuidado al analizar los datos, ya que
se puede producir lo que los expertos llaman efecto látigo y que puede
afectar a la eficacia del ajuste de nuestra estrategia. Se trata de evitar la
distorsión de información que se produce en la percepción de lo que
demanda el consumidor en el punto de venta y lo que cree el fabricante o
el distribuidor que realmente demanda.
“Hay que detectar de qué naturaleza son estos tergiversadores. Pueden
ser físicos, por la forma de aprovechar la red de transporte o lógicos
porque los incentivos que recibe la fuerza comercial en el punto de venta
frente a los que recibe el fabricante son completamente dispares. Uno
está orientado a maximizar las ventas mientras que el fabricante estará
poniendo el foco en reducir el coste de producción”, advierte Parera.
Reduce activos fijos
Convierte en variables el máximo posible de tus gastos fijos. Por ejemplo,
no inviertas en oficinas más que para lo justo y necesario: las puedes
alquilar por meses, días y hasta por horas.
Recurre también a fórmulas de renting y leasing para cubrir necesidades
de inversión en coches y equipos informáticos y busca herramientas
gratuitas que se adapten a tus exigencias (las hay para todo tipo de
servicios de pymes) o soluciones SaaS (pago por uso) en lugar de invertir
en paquetes de software.
Otra clave fundamental: si tienes que utilizar algún sistema de pago para
tu comercio, compara muy bien los costes, ya que la mayoría de los
emprendedores elige un TPV de su banco porque el tipo de cambio es
mejor que una pasarela de pago, pero las comisiones son más altas y al
final puede resultar más caro.
Además del ahorro en las necesidades de inversión, búscalo generando
ingresos en los momentos valle de tu negocio, para optimizar tus activos.
Mira si en tu sector existen empresas como en hotelería, por ejemplo,
BidAway, que subasta online habitaciones de hoteles de lujo para evitar
las pérdidas que supone tener un exceso de unidades vacías o Byhours,
que alquila habitaciones por horas.
Costes estratégicos
Una vez realizados todos los ajustes operativos, toca dar un paso más
y pensar si la estructura de la empresa (la cartera de productos, las
actividades que realiza internamente, los mercados abordados, entre
otros) es absolutamente imprescindible.
De hecho, como explica Eduardo Navarro, autor del libro ¿Quieres salvar
tu empresa?, “en la primera fase de la crisis, la mayoría de las empresas se
plantearon cómo seguir haciendo lo mismo con menos costes. Se
centraron en gastos operativos. Ahora se plantean recortes más
estratégicos: ¿sigo haciendo este producto? ¿sigo yendo a este mercado?
Ya no es tanto hacer más o menos lo que antes de una forma más
eficiente, sino plantearse el desafío de si realmente lo que hacemos tiene
sentido”.
Eliminar líneas improductivas
Navarro asegura que hay mucha gente que cree que ya no tiene más
capacidad para recortar “porque ha hecho los primeros recortes fáciles,
pero la experiencia demuestra que no siempre es así. Se puede ir más allá
analizando si podemos hacer las cosas de una forma diferente. Por
ejemplo, preguntarse ¿por qué tengo yo un almacén? ¿Y si le digo a mis
proveedores que me almacenen ellos? ¿O si lo externalizo directamente y
en lugar de tener yo un almacén me lo hace un tercero?”.
Para que tu estructura de negocio se quede en el mínimo imprescindible,
Eduardo Navarro recomienda “externalizar todo aquello en lo que no seas
especialista. Si tengo una fábrica de zapatos y hago 50 pares al mes, igual
me interesa contratar las suelas a una empresa que haga 10.000 todos los
días y yo me limito a ensamblarlas”.
Reducción de costos llevó al crecimiento de 51% de empresas

Un estudio de Deloitte en Colombia reveló que más de la mitad de las

empresas que implementaron reducciones en sus costos durante el último
año recibieron a cambio un mayor crecimiento.

La firma de auditoría Deloitte realizó una encuesta con

35 empresas colombianas que realizaron reducciones de costos en sus
procesos procesos productivos y que en un 51% registraron un mayor
crecimiento en sus resultados posterior a los recortes.

Otro 17% vio una reducción en sus ingresos y apenas el 6% reportó que
tras el recorte de costos, sus ingresos permanecieron estables.

De acuerdo con Deloitte los principales focos de reducción de gastos

siguen siendo los gastos generales y administrativos, en menor medida
la reducción de costos de ventas y del capital de trabajo aunque en éstos
últimos las estrategias son de mayor impacto ya que permiten la
optimización de costos variables.

Además en un 57% dichas reducciones se dan el área administrativa y

específicamente en los segmentos de recursos humanos, finanzas y
similares. Le siguen los costos operativos que son logística y distribución
y se redujeron en 49%.

Las empresas consultadas también disminuyeron en un 40% los productos

y servicios que contribuyen al gasto general y administrativo y en otro 31%
los costos de ventas.
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Por otro lado, según Deloitte el 49% de las empresas que reducen costos
esperan obtener mayores ventajas frente a la competencia, un 31% lo
hace para impulsar la demanda de clientes, otro 26% para invertir en
áreas de crecimiento y 23% simplemente para disminuir los gastos.

En el mismo sentido la encuesta reveló que el 36% de las empresas

encuestadas esperaba reducir entre 10% y 20% sus gastos, otro 31%
esperaba hacerlo en entre 5% y 10%, el 14% de las empresas encuestadas
esperaba reducir sus gastos hasta 5% y apenas un 9% pensaba
disminuirlos entre 20% y 30%.

FUENTE: DELOITTE COLOMBIA

Además las 35 empresas encuestadas identificaron tres barreras

principales para reducir efectivamente sus gastos. El 23% de las empresas
señaló que el reto es precisamente la implementación en los ajustes,
otro 14% reportó inefectividad de reportes y seguimiento y otro 11%
advirtió falta de entendimiento y aceptación dentro de sus mismas
organizaciones.