MANUAL DE

FUNCIONES Y
PROCEDIMIENTOS
PARA EL
PUESTO DE
CAJA
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA EL PUESTO DE CAJA

PROFESOR-
JUAN SEBASTIAN MUÑOZ RAMIREZ

COMPETENCIA
MANEJAR VALORES E INGRESOS

TECNOLOGIA:
GESTION HOTELERA 430691
CENTRO EDUCATIVO SENA
COMERCIO Y TURISMO
2013
 INDICE

INTRODUCCION

1. Introducción
2. Objetivo general
3. Objetivos específicos
Con este documento lograremos en
4. Descripción del puesto de caja caso de que la cajera aun teniendo
5. Importancia del puesto de los conocimientos básicos del puesto
de caja en el momento en que se le
trabajo olvide una de sus funciones, cometa
6. Perfil un error, no cumpla con las políticas
establecidas en este manual, ella
7. Funciones pueda verificar si lo que hizo estaba
8. Tarea bien o mal. A

9. Procedimientos Así lograremos que con esta guía, no

10. Políticas se le olviden los pasos a seguir de su
puesto. Ya que esta contiene toda la
11. Formatos de registro y control información del puesto de caja.
12. Guía uso de formatos

13. Funciones tareas y

Procedimientos

14. Formas de pago

15. Tipos de cobros

16. formatos

17. Remisión de fondos

 OBJETIVO GENERAL
Controlar el cumplimiento de todos
los procesos y funciones de la caja,
para simplificar la responsabilidad por
fallas o errores que se pueden
cometer dentro de las actividades que
se realizan y así facilitar las labores
de auditoria.
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
- Es una herramienta muy
importante para el puesto ya q
sirve de guía.
- Este sirva en cuanto a la
información que se requiera
sobre este
- departamento, sobretodo en el
caso de que se presentara una
auditoria y
de información que requieran
los demás departamentos
 IMPORTANCIA DEL PUESTO DE
DESCRIPCION DEL PUESTO DE
CAJA
CAJA

El cajero es una persona muy

importante para el hotel, ya que este
Garantizar las operaciones de unidad
se encarga de recibir los ingresos del
de caja, entrega y custodia de dinero
hotel.
en efectivo, cheques y demás
Para registrar el dinero de las ventas.
documentos de valor. A fin de lograr
la recaudación de ingresos a la
institución y la cancelación de pagos
que correspondan atraves de la caja.

- Responsabilidad de
materiales. Maneja equipos y
demás materiales, siendo la
responsabilidad directa.
- Dinero: es responsable del
dinero ya sea en efectivo,
cheques y otros documentos.
- Información
- Relaciones externas: ejecutar
habilidad para socializar con
personas externas al área de
trabajo.
 PERFIL FUNCIONES

- Recibir y cobrar el dinero

- Conocimientos básicos sobre - Realizar transacciones a
- Conocimientos en través de tarjetas crédito y
computación debito
- Habilidad para ser cortes con - Manejo de datafonos
los clientes - Detallar los diferentes medios
- Agilidad en conteo y cambio de de pago
dinero - Cuidar el funcionamiento de la
- De 1 a 2 años de experiencia caja
como mínimo - Registra directamente la
- Bachiller o técnica terminada entrada y salida de dinero
- Eficiencia en su puesto - Realiza conteos diarios de
- Disponibilidad. deposito
 PROCEDIMIENTOS
Verificar que el número de
consecutivos de facturas y recibos de
FUNCIÓN caja estén bien, y registrarlos en la
bitácora.
RECIBIR TURNO. 1. Leer la bitácora de novedades
del turno anterior, con el fin de
TAREAS
Revisar formatos. evitar malos entendidos y se
recibirá el turno debidamente.
1. Revisar bitácora de Registrar la hora de llegada,
fecha y nombre.
novedades.
2. Registrar en la bitácora la
2. Verificar los elementos y existencia, cantidad y estado
de los mismos. Revisar que en
equipos del puesto de trabajo.
el puesto de trabajo haya
suficiente papelería, para los
3. Revisar base datafonos, formatos y
lapiceros.

3. Contar la base de caja de

4. Revisar base de caja menor cambio, billetes y monedas
para saber si está completa y
si no es así pasar de inmediato
el reporte.

El cajero debe verificar las

existencias de las denominaciones
del dinero desde monedas hasta
billetes de $10.000
DILIGENCIAR SOBRE DE REMISIÓN
1 Generar el reporte de todo lo sucedido
durante su turno, novedades e
inconvenientes. Elaborando el cuadre
de caja, reportando la cantidad total
del dinero efectuado por las ventas
obtenidas en el día. Elaborando los
formatos correspondientes, tales como
remisión de fondos y la recapitulación.
Procedimiento que consiste en
reportar, depositar y contabilizar por
denominaciones el dinero de las
ventas del día y hacer entrega del
dinero, Boucher y cheques al cajero
general, no sin antes haberlo firmado
tanto por el cajero que lo elabora
como por el cajero general que lo
recibe

2 Debemos registrar todas las ventas POLITICAS DE ENTREGAR

obtenidas en el día y sus formas de TURNO…
pago, por medio del formato de
recapitulación, con los soportes tales El cajero debe presentarse con
como: recibos de caja, facturas, 20 minutos de anticipación
Boucher, cheques anexando todos los para realizar todas las
soportes físicos ya que con estos se actividades.
elabora el sobre de remisión de Cumplir puntualmente el
fondos. recibido de turno, según
horario establecido.
Registrar la hora exacta del
3 Se debe tener muy en cuenta este recibido de turno.
paso, ya que es muy importante. La Verificar su estado actual y los
base nunca se debe contar con el cambios presentados durante
dinero de las ventas obtenidas en el el turno.
día. Se debe separar, para así Revisar el libro de bitácoras
proceder a diligenciar el sobre de donde se registra todo lo
remisión sucedido en el turno anterior
para detectar posibles
novedades.
Informar, entregar equipos
asignados al servicio
verificando novedades como:
(daños, pérdidas o solicitudes
realizadas a mantenimiento).
 suficientes para
cubrir la deuda.
1: efectuar cobro 7 Diligenciar el
Boucher con datos
2:REGISTRAR INGRESOS de la venta y de la
tarjeta.
3: ELABORAR REPORTES 8 Se debe consultar
que el cheque tenga
fondos (Llamando a
TAREAS: FENALCHEQUE
para la autorización).
- PAGO EN EFECTIVO 9 Se debe pedir
- PAGO EN TARJETA código de seguridad
CREDITOPAGO EN TARJETA al banco.
DEBITO Se debe colocar el sello de
- PAGO EN CHEQUE autorización de cheques.

1 Verificar que el 1. Archivar factura,

dinero no este falso. siempre la original
2 Verificar si el dinero es para el cliente, y
es legal. las otras dos copias
3 Se debe Contar en son: una copia para
dos ocasiones el recepción y otra
dinero. (La primera copia para
delante del cliente y contabilidad.
la segunda cuando 2. Después de la venta
se va ingresar el se guarda el
dinero a la caja). comprobante como
4 Las facturas deben lo son el recibo de
ser firmadas por el caja, Factura de
cliente con lapicero venta) en la cuenta
de tinta negra. del Huésped
5 Se debe Llamar a la correspondiente.
entidad bancaria. 3. Se debe registrar
6 Se debe Llamar a la cada venta en el
central de la tarjeta formato de
de crédito recapitulación.
(MasterCard, Visa, 4. Llevar el control de
American Express, cargo de huésped.
etc.) para solicitar el 5. Registrar cuentas
número de extras
aprobación de la 6. Verificar las
transacción y saber comandas (con
si cuenta con fondos firmas
mancomunadas)
 7. Registrar las ventas
del día.
8. Registrar facturas de
venta (FV).
Registrar recibo de caja (RC).
PROCEDIMIENTO PROTOCOLO
PAGO EN EFECTIVO POLITICAS
PAGO EN TARJETA DE CREDITO

PROCEDIMIENTO PROTOCOLO POLITICAS

1. Pedir la tarjeta de crédito Sr, Sra. Me permite la tarjeta y su  Solamente el dueño de la

y la identificación( se identificación por favor. tarjeta será quien la
debe de verificar que el utilice.
número de identificación  Si no se tiene la
coincida con la tarjeta) identificación no se
recibe la tarjeta.
 La tarjeta debe de estar
en un buen estado.
 Firma con lapicero tinta
negra.

2. Deslizar la tarjeta de crédito por el datafono.  Solo se recibe dinero en

3. Presione Acc-lll para tarjeta de crédito tarjeta crédito inferior a
4. Digitar los 4 números de la tarjeta dos millones de pesos
5. Importe de venta( digitar el valor total de la venta y anules.
presionar ENTER)  No se reciben tarjetas
6. Digitar el valor del IVA y presionar ENTER con la banda magnética
7. Digitar el valor de la devolución (base de devolución) en mal estado.

8. Preguntar al clientas en Sr, Sra. (En cuantas cuotas va a

cuantas cuotas desea cancelar?)
cancelar
9. Esperar la aprobación de la transacción y el recibo. Verificar
la información.
10. Hacer firmar el Boucher Sr, Sra. Me firma aquí por favor
11. Generar copia para la Le hago entrega de su factura,
transacción. gracias.

PAGO EN CHEQUE

PROCEDIMIENTO PROTOCOLO POLITICAS

1. Pedir el cheque Sr, Sra. Me permite el cheque por  Si los fondos de quien
favor. emite el cheque no son
2. Solicitar Sr, Sra. Me permite su suficientes para cubrir la
identificación identificación. totalidad del importe, la
3. Verificar el tipo de cheque que se está recibiendo. entidad lo ha de pagar
4. Verificar que la cantidad que desean cancelar no sea parcialmente (cuando es
mayor al monto establecido según las políticas del por empresa).
hotel.  Cuando un cheque es
 5. Llamar a Buenos Días, Tardes o Noches, anulado se debe de
FENALCHEQUE para habla con… del Hotel… para rasgar y debe de llevar el
autorizar el cheque y verificar el cheque numero… cello de anulación.
se guarda el número
de autorización
(código).
Esperar la autorización y número
de aprobación por parte de
FENALCHEQUE.

*Si el cheque no es Sr, Sra. Su cheque no fue

aprobado se le informa al autorizado. Tiene otra forma de
cliente y se le solicita otra pago?
forma de pago
6. Se coloca el sello de Sr, Sra. Le hago entrega de sus
cancelación y se hace la respectivos documentos.
Devolución de
documentos.
7. Se confirma el cheque
8. Se hace entrega de Sr, Sra. Esta es su factura,
factura gracias.

PAGO EN TARJETA DEBITO

PROCEDIMIENTO PROTOCOLO POLITICAS

1. Pedir la tarjeta. Sr, Sra. Me permite la tarjeta por  Deben de haber fondos
favor. suficientes para realizar
2. Deslizar la tarjeta por el Sr, Sra. Su cuenta es de ahorro o el pago.
datafono y preguntarle al corriente.  Se debe de tener
cliente que tipo de cuenta identificación para
es (Ahorro-corriente) realizar uso de su tarjeta.
3. Pasar la tarjeta por el Boucher o datafono.  En todas las facturas que
4. Presione botón verde si es para continuar se entreguen debe de ir
Rojo para cancelar. la firma del cliente.
5. Ahorros-corriente-crédito  Se debe de firmar con
(Consulte con el cliente el tipo de cuenta: En el PIN PAD presione: lapicero tinta negra.
ACC-I para cuenta de ahorros.)

6. Debito importe (Digite el valor total de la transacción y

presione ENTER)
7. Digite el valor del IVA y presione ENTER.
8. Digite el valor de base devolución y presione ENTER.
9. Solicitar al cliente digitar su Sr, Sra. Por favor digita su clave.
clave en el PIN PAD y
después presionar ENTER.
10. Esperar autorización.
11. Esperar la impresión de Sr, Sra. Le hago entrega de su
dicho recibo y verificar Factura.
 todo.

TIPOS DE COBROS

COBRO POR DEPÓSITO A CUENTA

OBJETIVO

Garantizar el pago de la estadía y consumos adicionales del huésped en el hotel

DESCRIPCIÓN

Garantizar el pago por medio de abonos o depósitos a cuenta para asegurar la

venta que realice el huésped.

PROCEDIMIENTO

1. Protocolo de saludo (buenos días, tardes o noches, saludar sea por el apellido o
nombre)

2. Solicitar orden de pago al huésped (Sr. Sra. Me permite la orden de pago por
favor)

2.1. Si el huésped no tiene orden de pago el cajero le dará la información que

requiera la persona y le efectuara el cobro

3. Informar sobre la cantidad de dinero que debe pagar el huésped por la venta
que realizo

4. Solicitar forma de pago (Sr. Sra. en qué forma de pago desea cancelar)

5. Hacer procedimiento de acuerdo a la forma de pago que el huésped realice

6. Hacer un Boucher abierto si paga con tarjeta de crédito con la respectiva firma
del huésped

7. Llamar a la entidad bancaria para el código de autorización del Boucher

8. Hacer entrega de recibo de caja menor al huésped si él hace un abono o

deposito
9. Despedir al huésped (muchas gracias Sr. Sra. Espero que disfrute de su tiempo
en el hotel)

9. Registrar dinero.

POLITICAS

El cajero siempre debe solicitar una orden de pago o forma de pago al

huésped.
De acuerdo a la forma de pago que realice el huésped, el cajero debe
solicitar documentos de identificación y hacer el respectivo procedimiento.
En el momento en el que el huésped realice el depósito debe ser registrado
en el sistema.
El cajero debe de llevar un control sobre los soportes que aseguren una
venta.
Todos los soportes que aseguren ventas deben estar firmados por el
huésped y por el cajero.
Al momento de realizar la entrega de recibos de caja el original se le
entregara al huésped y las copias quedaran en la caja y en contabilidad.

COBRO POR VENTA DE CONTADO

OBJETIVO
Garantizar el cobro y registro de las ventas de contado que realice el huésped en
el hotel

DESCRIPCIÒN
Son todas las ventas de contado, son los pagos que el huésped realiza. Se
recibirá únicamente pago en efectivo, debito, crédito.

PROCEDIMIENTO
1. Protocolo de saludo (buenos días, tardes, noches, Sr. Sra.)r
2. Solicitar orden de pago (Sr. Sra. Me permite la orden de pago por favor)
3. Si el huésped no tiene orden de pago el cajero le brindara información y le
efectuara el cobro
4. Solicitar forma de pago (Sr. Sra. en qué forma de pago desea cancelar)
5. Hacer procedimiento de acuerdo a la forma de pago que el huésped realice
6. Realizar factura para el huésped
7. Despedir al huésped (muchas gracias Sr. Sra. Por su compra)
8. Registrar el dinero

POLÍTICAS

No se aceptan devoluciones de productos una vez que el cliente

ha salido de las instalaciones de la empresa.

De acuerdo a la forma de pago que realice el huésped el cajero debe

solicitar documentos y hacer el respectivo procedimiento

Las facturas deben llevar el sello de CANCELADO, en una parte visible de

la factura, una vez realizado el pago total y efectivo de la misma.

Las facturas deben de llevar la firma del huésped y la del cajero

El cajero debe de llevar un control sobre las soportes que aseguren la venta

La factura original se le debe entregar al huésped y las copias quedaran

una para caja y otra para contabilidad

COBRO POR VENTA DE OTROS INGRESOS

OBJETIVO

Garantizar el pago de cualquier servicio que no esté incluido en el paquete que el

huésped adquirió al momento de su ingreso al hotel, como lo son artesanías,
atractivos turísticos y misceláneos.

PROCEDIMIENTO
1. Protocolo de Saludo (Buenos días, tardes o noches Sr. Sra. me permite su
orden de pago).

1.1. Si el huésped no llega con la orden de pago que emite recepción, el cajero
dará la información que se requiera. Y el valor del servicio.

2. ¿De qué forma va a cancelar?

3. Hacer entrega de recibo de caja menor al huésped si el huésped hace un abono

o deposito

4.Hacer entrega de factura original al huésped y dos copias una para caja
y otra para recepción

5. Despedir al cliente (Sr. Sra. Gracias por su compra)

6. Registrar el dinero

POLITICAS

Si el huésped no llega con la orden de pago que emite recepción, el cajero

debe estar preparado para brindar dicha, en cuanto a tarifas de: servicios,
productos, planes turísticos y cualquier elemento que no esté incluido en el
plan que adquirió.

El cajero puede realizar todos los tipos de cobro y de la forma que el

huésped quiera ej. mitad pagada en efectico, la otra en cargo a la
habitación o con otro medio de pago.

En esta forma de cobro siempre se hará factura. Generando 3 documentos:

el original para el huésped, el segundo para el cuadre al final de turno, y el
tercero para contabilidad.

El cajero debe ser ordenado y cada vez que se haga una venta, separar los
documentos en un fueller, designando a que departamento ira la
documentación.
Para hacer el cargo a la habitación, en la comanda siempre debe estar la
firma y el número de habitación del huésped y esto debe hacerlo el titular
de la cuenta.

En caso de que se hospeden grupos, estos deben cancelar el total del

servicio o compra al momento de utilizar, no se hará cargo a la habitación
en este caso.

Los recibos, facturas, comandas, informes y formatos deben de ir con tinta

negra, sin errores y sin tachones.
 El cajero deberá alistar la papelería (facturas manuales, rollos de papel
para la máquina de impresión, lapiceros, calculadora) que necesite para
efectuar bien su turno.

Todos los ingresos (manuales o mediante el sistema) deben hacerse

constar en un recibo de ingresos o con una factura, los cuales deben ser
firmados y sellados por el cajero.

Toda la papelería que se presente al momento de hacer la recapitulación

diaria de fondos debe de seguir el consecutivo. Sin importar si están
anuladas

COBRO POR ABONO A CUENTA HUÉSPED

OBJETIVO

Garantizar el pago parcial del alojamiento por medio de una consignación o un

pago directo para asegurar la venta de alojamiento.

Autorizar el abono de los huéspedes a las cuentas, Registrando y cobrando todo

tipo de operaciones de venta directa con seguridad mediante el buen manejo y
control de caja.

PROCEDIMIENTO

1. Comunicarse con el huésped para informarle sobre su estado de cuenta

(Sr. Sra. Lo llamamos para enterarlo de su estado de cuenta, el cual ha excedido

su tope. Por favor diríjase a nuestra sección de caja para acordar un abono a su
cuenta.)

2.En el momento en que el huésped hace contacto con el funcionario de caja, se

le pregunta por su forma de pago para el abono respectivo

(Sr. Sra.por cual medio de pago prefiere para hacer su abono)

3. Se hace el trámite correspondiente a la forma de pago elegida por el huésped

4. Selección de documentos soporte para ingresos.

5. Se elabora el recibo de caja con dos copias, el original para el cliente, una copia
para contabilidad y la otra para el sobre de remisión de fondos.

6. Adjuntar el recibo de caja al folio de registro.

7. Registro del abono en la cuenta Huéspedes para su respectivo control.

8. Anotar el ingreso en la planilla control.

POLÍTICAS
Todos los abonos deben registrarse en el sistema en el momento en que se
realiza.

Se acuerda que el hotel presentará al cliente, para su abono, la factura

correspondiente a la mitad de su estancia en este término; si el cliente
desea continuar su estancia por el tiempo que resta según este contrato,
deberá abonar esa factura en el momento, continuando el depósito,
constituido a su llegada, para servir de medio de pago de la última factura
que represente el resto de su estancia en el hotel.

Todos los comprobantes deben ser impresos por sistema, sellados y

firmados, por la persona que cobra.

Al final del cobro se le dará la factura o recibo de caja original al huésped.

Los recibos de caja deben de llevar la firma del huésped.

El cajero debe de llevar un control sobre los soportes que aseguren una
venta.

Si el huésped paga en efectivo el cajero debe contar y revisar el dinero dos

veces una delante del huésped y la otra cuando el huésped ya se haya
retirado de la caja.

COBRO POR PAGO A CHECK-OUT

OBJETIVO

Garantizar el pago de todos los servicios usados en la estadía del huésped en el

hotel.
PROCEDIMIENTO

1. Protocolo de saludo (Buenos días, buenas tardes, buenas noches)

2. Solicitar la orden de pago que le entrega el recepcionista al huésped

(Me permite la orden de pago que le entrego el recepcionista por favor, gracias)

3.En caso de que el cliente no tenga la orden de pago, se le pedirá un momento

para verificar en el sistema

(Me permite un momento verifico en el sistema cual es el total que debe pagar)

4. Solicitar forma de pago del huésped

(Cuál es su forma de pago)

5. Hacer entrega de factura original al huésped y dos copias una para caja y otra
para recepción

6. Despedir al cliente (muchas gracias por su estadía en el hotel, espero que lo

haya disfrutado y que vuelva pronto)

7. Registrar el dinero

POLÍTICAS

En caso de que el huésped salga después de la hora establecida para el

check-out se le cobrara una multa proporcional al valor del alojamiento por
noche

En caso de no haber sistema hacer factura manual, y si el cliente está de

afán solicitar un correo electrónico o una dirección en la cual se pueda
hacer llegar la factura
Si el cliente solicita check-out antes de la hora establecida llamar a todas
las áreas del hotel solicitando las comandas o constancias de uso de los
respectivos servicios

Siempre que el huésped pague con tarjeta de crédito o débito solicitar

documento

En caso de pago con efectivo contar el dinero dos veces una en frente del
huésped otra cuando se valla
 Verificar que las comandas estén firmadas por el huésped

En caso de que el huésped llegue a la caja solicitando check-out y no

tenga orden de pago se le informa al huésped que debe ir primero a
recepción, a que le informen sobre sus consumos y le den el total que debe
cancelar en la caja.

Formatos

HOTEL SENA RECIBO

NIT: 4358734 R.G DE
TEL: 3174523425 CAJA
Armenia, Quindío

N°: ____________ FECHA:

CIUDAD: VALOR:

PAGADO A:

POR CONCEPTO DE:

FIRMA CAJERO: ______________________ FIMAR HUESPED:___________________________

C.C_________________ C.C:__________________
 HOTEL SENA RECIBO
NIT: 4358734 R.G DE
TEL: 3174523425 CAJA
Armenia, Quindío

N°:003 FECHA: 12 de junio de 2013

CIUDAD: Armenia VALOR: 650.000

PAGADO A: Lorena Vásquez

POR CONCEPTO DE: bono alojamiento

FIRMA CAJERO: ______________________ FIMAR HUESPED:___________________________

C.C_________________ C.C:__________________

COMO DILIGENCIAR EL FORMATO DE RECIBO DE CAJA

Primero debemos llenar con fecha exacta del día en que se

realiza el recibo de caja para la entrega al huésped.

Especificar el valor exacto por el cual se hace el recibo.

Se especifica en números y se debe poner el concepto por el

cual se está realizando el recibo.

Al final este, debe de ir firmado por el cajero con su nombre

completo y cedula.

Lleva la firma por el huésped el cual tiene registrada la estadía,

este también debe de ir con cedula y nombre completo.
 HOTEL SENA FACTURA
NIT: 4358734 R.G DE
TEL: 3174523425 VENTA
Armenia, Quindío

NOMBRE: IDENTIFICACION:

TELEFONO: DIRECCION:

DESCRIPCION DEBITO CREDITO

EFECTIVO

ALOJAMIENTO
RESTAURANTE
SEGURO HOTELERO
LAVANDERIA
ARTESANIAS
MISELANEOS
LLAMADAS LOCALES
LLAMADAS INTERNACIONALES
LLAMADAS CELULAR
DESCUENTO O ABONOS
OTROS
BASE GRAVABLE
BASE NO GRAVABLE
IVA
TOTAL A PAGAR

FORMA DE PAGO

EFECTIVO: $ T.DEBITO: $ T.CREDITO: $ CHEQUE: $

FIRMA HUESPED: __________________________ FIRMA CAJERO: ____________________________

C.C: _________________________________ C.C: _________________________________
 HOTEL SENA FACTURA
NIT: 4358734 R.G DE
TEL: 3174523425 VENTA
Armenia, Quindío

NOMBRE: LorenaVásquez IDENTIFICACION:1.094.923.530

TELEFONO:317 456 2815 DIRECCION:Cra 15 N° 34 – 28

DESCRIPCION DEBITO CREDITO

EFECTIVO
ALOJAMIENTO
RESTAURANTE
SEGURO HOTELERO
LAVANDERIA
ARTESANIAS
MISELANEOS
LLAMADAS LOCALES
LLAMADAS INTERNACIONALES
LLAMADAS CELULAR
DESCUENTO O ABONOS
OTROS
BASE GRAVABLE
BASE NO GRAVABLE
IVA
TOTAL A PAGAR

FORMA DE PAGO

EFECTIVO: $ T.DEBITO: $ T.CREDITO: $ CHEQUE: $

FIRMA HUESPED: __________________________ FIRMA CAJERO: ____________________________

C.C: _________________________________ C.C: _________________________________
COMO DILIGENCIAR EL FORMATO DE FACTURA DE VENTA

EL primer paso que sea es diligenciar todo los datos personales del cliente
como (nombre-apellido-identificación-dirección-teléfono).

Se selecciona los servicios de los cuales ha utilizado el cliente.

Se especifica la base gravable o no grabable.

Se selecciona de qué forma ha cancelado el cliente los servicios que ha

utilizado (efectivo- T.debito-T.credito- Cheque).

Al final la factura de venta se firma por el huésped con su número de

identificación.

Se firma por el cajero que en el momento está haciendo la factura de venta

al cliente.
 HOTEL SENA RECAPITULACION
NIT: 4358734 R.G DE
TEL: 3174523425 FONDOS
Armenia, Quindío

REVISADO POR:Ernesto Duque N°: 001

CIUDAD:Armenia FECHA:12 de junio de 2013

CUENTAS POR COBRAR

N° HUESPE PARTICULAR CONTADO ABONO DEPOSITO EFECTIVO T.DEBITO T.CREDITO CHEQUE TOTAL OTRO
DOC D

F.V. X $186.00 $186.00 $186.00

0 0 0
R.C. X $456.00 $456.000 $456.00
0 0

TOTAL $642.00
0

ELABORADO POR: Natalia Villanueva

 HOTEL SENA RECAPITULACION
NIT: 4358734 R.G DE
TEL: 3174523425 FONDOS
Armenia, Quindío

REVISADO POR: N°:

CIUDAD: FECHA:
CUENTAS POR COBRAR

N° HUESPE PARTICULAR CONTADO ABONO DEPOSITO EFECTIVO T.DEBITO T.CREDITO CHEQUE TOTAL OTRO
DOC D

TOTAL

ELABORADO POR: ___________________________________

COMO SE DILIGENCIA EL FORMATO DE RECAPITULACION DE FONDOS

Debe de estar especificada la fecha del día en que se hace el informe, la

ciudad respectiva y el número de sobre.

Principalmente debe ir escrito el nombre de la persona que revisa que este

correctamente diligenciado el formato de recapitulación.

Verificar y organizar el orden del dinero que entra a la caja del hotel,
teniendo en cuenta que la base no se debe de incluir. Solo se hace con el
dinero en efectivo que haya aparte de la base, los Boucher y los cheques.

Se deben separar los billetes en sus respectivas denominaciones,

igualmente esto se hace con las monedas. Teniendo también en cuenta los
Boucher y cheques.

Se selecciona la cantidad de billetes de su respectiva denominación, es

decir, el número de billetes que hay de cada uno. Ej. De 10.000 hay 5
billetes, y así sucesivamente con cada uno, igualmente con las monedas.
En este paso se omiten Boucher ycheques.

Se procede a hacer el monto, es decir colocar la suma de dinero de cada

uno de los billetes, monedas, cheques y Boucher.
 HOTEL SENA REMISION
NIT: 4358734 R.G DE
TEL: 3174523425 FONDOS
Armenia, Quindío

CAJERO:_____________________________ FECHA:

TURNO DE ____________ A ______________ CIUDAD:

DENOMINACION DE
BILLETES Y MONEDAS MONTO CANTIDAD

TARJETA DEBITO MONTO

VISA:

MASTERCARD:

TOTAL:

TARJETA CREDITO MONTO

MARTERCARD:

VISA:

DINERS CLUB:

IVA:

CHEQUE MONTO

BANCO

TOTAL

FIRMA CAJERO:_____________________ FIRMA CAJERO GENERAL:___________________

C.C:________________________ C.C:__________________________
 HOTEL SENA REMISION
NIT: 4358734 R.G DE
TEL: 3174523425 FONDOS
Armenia, Quindío

CAJERO: Diana Milena López FECHA:12 de junio de 2013

TURNO DE 7 AM A 7 PM CIUDAD: Armenia

DENOMINACION DE
BILLETES Y MONEDAS MONTO CANTIDAD
$50.000 $1.000.000 20
$20.000 $680.000 34
$10.000 $230.000 23
$5.000 $70.000 14
$2.000 $20.000 10
$1.000 $8.000 8
$500 $11.500 23
$200 $2.000 10
$100 $1.200 12
$50 $400 8
TOTAL $2.023.100
TARJETA DEBITO MONTO

VISA: $250.000

MASTERCARD:

DINERS CLUB:
TOTAL: $250.000

TARJETA CREDITO MONTO

MARTERCARD: $180.000

VISA: $347.000

DINERS CLUB:

TOTAL: $527.000

CHEQUE MONTO

BANCO
TOTAL $777.000

FIRMA CAJERO:_____________________ FIRMA CAJERO GENERAL:___________________

C.C:________________________ C.C:__________________________

COMO SE DILIGENCIA EL FORMATO DE REMISION DE FONDOS

El cajero es el que generar diariamente el informe de caja una vez

terminado el turno; y el mismo nota alguna diferencia en valores contra el
arqueo, deberá eliminarse (con autorización) para que se ajuste a la
realidad y concuerde con el informe del monto del dinero.

El cajero describe el dinero recibido en la caja en el formato de remisión

de fondos, según su denominación: billetes moneda (peso) y moneda
extranjera si se da el caso. Igualmente el de los cheques recibidos en el
segundo formato de remisión, se lleva a la hoja principal; se hace un total
de los valores en caja y a este se le debe descontar el fondo de cambio
para obtener el efectivo neto en caja.

Debe anotarse la secuencia de los recibos utilizados, como los recibos

anulados (ya sea por errores o tachones). Anotar también la secuencia del
orden de los billetes de alta denominación (en el renglón de observación).

El cajero prepara los slips de depósitos de acuerdo a lo generado en el

informe de caja. Se debe tener cuidado al anotar el número de cuenta,
como el nombre y el monto a depositar. Revisar la suma del slip contra el
total a depositar, y los otros datos. Para el fondo general se tomara el valor
que aparece como total de fondo general en efectivo, sin tomar en cuenta el
valor cobrado por tarjeta de crédito.

Lapersona encargada de la caja tiene como responsabilidad comprobar y

confirmar que los depósitos estén de acuerdo a lo informado por el sobre
de remisión antes de ser firmado por el responsable.
El cajero debe verificar las sumatoria de los recibos generados del día,
sumando: efectivo, cheques, tarjetas de crédito y débito para luego hacer
un total del dinero ingresado a la caja en su turno.

Se genera el informe y se imprime, se firma por el cajero que entrega este

turno con su respectivo informe, el cajero que recibe turno deberá firmar el
arqueo, el informe de caja y el reporte de informe de caja.

Finalmente este informe también lleva la firma con su respectiva

identificación de la persona encargada de recibir el sobre de remisión, que
puede ser el cajero general.

El auditor nocturno deberá revisar el informe de caja con sus anexos antes
de ser enviado a contabilidad.

POLITICAS GENERALES PARA LOS DIFERENTES FORMATOS

Llenar todos los formatos únicamente con lapicero negro.

Los recibos de caja deben de venir con su número consecutivo.

Los formatos no deben tener ningún tachón.

Si el formato tiene algún error se debe anular este y realizarse

otro nuevamente.

Para el recibo de caja o factura a vente se realiza original y dos

copias, la original se le entrega al cliente, una copia para
auditoria nocturna en el cuadre de caja del cajero y otra copia
para auditoria de ingresos en el sobre de remisión de fondos.

Lapicero kilométrico porque la tinta no se borra en el tiempo.

REMISIÒN DE FONDOS

OBJETIVO GENERAL:

El objetivo que tiene este procedimiento es capacitar de forma adecuada a el

personal encargado de la caja en el hotel, para un buen funcionamiento y un buen
procedimiento a la hora de entregar el sobre de remisión de fondos a contabilidad
y auditoría nocturna, ya que un mal procedimiento puede llegar a dar
inconvenientes graves a la hora del registro de las entradas del dinero al hotel.

PROCEDIMIENTO:

Para empezar el procedimiento de cómo se debe diligenciar el sobre de remisión

de fondos, se empieza:

1. Por colocar el número del sobre, la fecha y la ciudad en el formato de sobre

de remisión.

2. Verificar y organizar el orden del dinero que entra a la caja del hotel,
teniendo en cuenta que la base no se incluye. Solo el dinero en efectivo
sobrante, los Boucher y los cheques.

3. Procedemos a separar los billetes en sus respectivas denominaciones,

igualmente con las monedas. Y teniendo en cuenta los Boucher y cheques.

4. Colocamos la cantidad de billetes de su respectiva denominación, es decir,

el número de billetes que hay de cada uno. Ej. De 50.000 hay 5 billetes, y
así sucesivamente con cada uno, igualmente con las monedas. En este
paso omitimos los Boucher y los cheques, ya que de ellos no podemos
describir la cantidad.

DENOMINACIÒN DE BILLETES Y CANTIDAD

MONEDAS
50.000 5

5. Seguido del paso número 3, procedemos hacer el monto, es decir colocar

la suma de dinero de cada uno de los billetes, monedas, cheques y
Boucher. Ej.

DENOMINACIÒN DE CANTIDAD MONTO

BILLETES Y
MONEDAS
50.000 5 250.000

6. Para finalizar el diligenciamiento de este formato de remisión de fondos se

debe firmar por el cajero que lo elabora y por el cajero general que rectifica
con su respectivo número de identificación.

Para tener una mayor claridad de todo el procedimiento debemos conocer el

formato de remisión de fondos, ya que nos ayudara a entender mejor los
procedimientos.

POLITICAS DE DILIGENCIAMIENTO

Este debe contener soportes de pago de ingresos y egresos divisas y

efectivo.
El cajero debe diligenciar correctamente el sobre de remisión y debe de ir
acompañado de un testigo anteriormente asignado por el Hotel.
El control lo llevara el auditor nocturno del Hotel.
El formato no puede llevar tachones de ninguna clase.
El formato debe ser diligenciado con lapicero de tinta negra.
El responsable es el cajero junto al testigo que lo acompaño a ingresar el
sobre de remisión en la caja de seguridad del Hotel.
Se realizara el ajuste a la cuenta de un cliente siempre y cuando se haya
producido un error y se debe corregir bien sea por haber cobrado de más o
por qué no se cobró algo.
El cajero es quien realiza el correspondiente ajuste y está controlado
debidamente por el departamento de auditoría, y el responsable de este
será la recepcionista de turno la cual debe obtener consentimiento del jefe
de recepción.
Si se equivoca o daña un formato de remisión debe pasar el informe, y
mostrar la evidencia.
PROCEDIMIENTO RECAPITULACION DE FONDOS

1. El cajero debe generar diariamente el informe de caja una vez terminado

el turno; y el mismo nota alguna diferencia en valores contra el arqueo,
deberá eliminarse (con autorización) para que se ajuste a la realidad y
concuerde en montos.
2. El cajero detalla el dinero recaudado en el formato de remisión de
fondos, según sea su denominación: billetes monedas y moneda extranjera
según sea el caso. Igualmente el de los cheques recibidos en el segundo
formato de remisión, se lleva a la hoja principal; se hace un total de los
valores en caja y a este se le debe descontar el fondo de cambio para
obtener el efectivo neto en caja que es igual que el total del arqueo.
3. El total del arqueo se compara con lo generado por sistema de caja
registrando esta cifra en el formato de remisión de fondo (renglón total
según recibos) sin incluir tarjetas de crédito.
4. Si no hay diferencia en el formato de arqueo generara el valor 0.00 de lo
contrario se reflejara un valor positivo y hubo sobrante y un valor negativo si
hay faltante.
5. Debe anotarse la secuencia de los recibos utilizados, como los recibos
anulados. Anote también la secuencia del orden de los billetes de alta
denominación ( en el renglón de observación ).
6. El cajero prepara los slips de depósitos de acuerdo al detalle generado
en el informe de caja (en la parte que dice registro de los fondos). Debe
tener mucho cuidado al anotar el número de cuenta, como el nombre y el
monto a depositar. Revise la suma de los slip contra el total a depositar, y
los otros datos. Para el fondo general se tomara el valor que aparece como
total de fondo general en efectivo, sin tomar en cuenta el valor cobrado por
tarjeta de crédito.
7. El cajero tiene la obligación de comprar y confirmar que los depósitos
estén de acuerdo a lo generado por el informe de remisión antes de firmar
como el responsable.
8. Una vez firmado el slip de depósitos el cajero lo diligenciara en el formato
de arqueo en la parte donde aparece el detalle de los fondos, anotando el
número del recibo y el monto igualmente diligenciara el nombre de los
fondos de autogestión cuando haya depósitos a favor de estos.
9. El cajero debe verificar las sumatoria de los recibos generados día,
sumando, efectivo, cheques y tarjetas de crédito y débito luego deberá
hacer un total.
10. Se genera el informe y se imprime para ver la distribución de los
depósitos a realizarse. El cajero que recibe turno deberá firmar el arqueo, el
informe de caja y el reporte de informe de caja.
11. El auditor nocturno deberá revisar el informe de caja con sus anexos
antes de ser enviado a finanzas.

POLITICAS DE DILIGENCIAMIENTO

• Debe llevar un número que corresponda a un sistema de numeración

consecutiva.
• Esta será revisada por el auditor nocturno.
• El número de documento debe corresponder al número de factura o
recibo de caja (F.V.) (R.C.).
• Este informe lo realiza el cajero.
• Debe ir el documento original que se archivara con las copias de los
soportes correspondientes y una copia que se archivara en orden
cronológico como control.
• el formato puede ser modificado según las necesidades que requiera
el hotel.
• En la casilla Particulares se ingresan los valores de consumos que
no corresponden al alojamiento.
• Los datos contables deben incluir eventos realmente sucedidos por
esto deben incluirse los soportes.
• Debe diligenciarse con lapicero negro, letra legible y sin tachones o
enmendaduras.
• La fecha deberá ser del día en que se diligencia el formato.
• Las casillas de Contado, Abono y Deposito se diligencian con los
valores al igual que en las formas de pago, Efectivo, T. Crédito, T. Débito o
Cheque.
• Las casillas de Huéspedes y particulares se diligencian con una x
dependiendo quien realizo el pago.
POLITICAS

Contar con papelería suficiente y autorizada para la operación, así mismo

Llevar con adecuado control de los formatos oficiales, como credenciales,
Constancias, reglamentos de pago, etc.

Todos los comprobantes deben ser impresos por el sistema

Los depósitos deben de ser guardados en las carpetas correspondientes

del huésped.

Se debe presentar copias originales al supervisor

Verificar que la firma del formato sea legible, (como constancia de que se
realizó….)

Llenar y firmar los formularios

Adjuntar los Formularios Comprobantes, con sus facturas y recibos

correspondientes.

Todas las facturas o formatos, deben de tener el nombre y los datos del
hotel

Organizar los billetes de acuerdo a su nomenclatura

Al momento de entregar las ventas del día, revisar que la persona

encargada cuente bien el dinero y observar si está de acuerdo con el
cuadre que usted realizo.