Los Procesos de Organización

El objetivo esencial de los archivos es disponer de la documentación organizada,

de tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la
administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;...”

Ley 594 de 2000, Título I, Artículo 4º, inciso a) Fines de los archivos.

La organización de archivos es un conjunto de operaciones técnicas y

administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma
jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.

La organización de archivos presupone:

Conocimiento previo del estado general de la documentación:

Nivel de organización documental

Estado físico de la documentación

Condiciones físico-ambientales de los depósitos

Conocimiento de la historia de la documentación

Conocimiento de las entidades productoras

La organización documental es el punto de partida para lograr eficiencia y

modernización administrativa, ya que los documentos producidos por las
entidades en desarrollo de sus actividades:

Son el testimonio de su existencia.

Son el referente para la toma de decisiones.

La organización documental es el proceso archivístico que consiste en el

desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y
descripción de los documentos de una entidad.

La clasificación documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican

y establecen las categorías o grupos de documentos que reflejan la estructura
orgánico-funcional de la entidad a la cual pertenecen. La ordenación documental

Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia
es la ubicación física de los documentos en secuencias naturales (cronológicas y/o
alfabéticas), dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación. La
descripción documental es el proceso de análisis de los documentos de archivo
o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su
identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la
investigación.

También es posible definir la organización documental como el conjunto de

operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación
documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales
para revelar su contenido.

La organización es el producto de realizar adecuadamente, en primer lugar, la

clasificación y, en seguida, la ordenación. Si no se dan los procesos en forma
complementaria se puede afirmar que no hay una adecuada organización, puesto
que se pueden tener archivos bien clasificados pero mal ordenados.

Organización = Clasificación + Ordenación + Descripción

Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia