Proceso contable

El proceso contable es el conjunto de pasos que permite

expresar a través de estados financieros las operaciones
económicas de una entidad u organización. Dicho ciclo es
esencial para toda empresa ya que gracias a ella podrán ver sus
gastos e ingresos, y así realizar proyecciones, evitando muchas
veces crisis que pueden llevar al cierre de la compañía.

Inventario
El inventario es una relación detallada, ordenada y valorada de
los elementos que componen el patrimonio de una empresa o
persona en un momento determinado. Antiguamente lo normal
era que los inventarios se realizaran por medio físico (se
escribían en un papel), pero ahora se suelen mantener en
bases de datos de manera centralizada a toda una empresa,
aunque haya empresas o tiendas pequeñas que lo sigan
haciendo con papel.

El inventario es:
 detallado porque se especifican las características de cada uno de los
elementos que integran el patrimonio.
 ordenado porque agrupa los elementos patrimoniales en sus cuentas
correspondientes y las cuentas en sus masas patrimoniales.
 valorado porque se expresa el valor de cada elemento patrimonial en
unidades monetarias.

Balance de apertura
El balance de apertura expresa la situación en la que se
encuentra la empresa al inicio de un ejercicio contable. Es decir,
es el balance que se realiza al inicio de cada ciclo contable para
ver cuál es el estado financiero y la situación patrimonial al
principio de cada año. Se realiza con el objetivo de obtener una
radiografía económica de la empresa que permita a los
dirigentes tomar decisiones referentes a la actividad empresarial
del nuevo curso. A partir de ahí, se pueden plantear cuáles son
las nuevas acciones que se van a plantear en el próximo año o definir nuevos
objetivos.

Una de las características del balance de apertura es que incluye el saldo de las
cuentas de la empresa al final del periodo anterior, después de realizar todos los
ajustes que se exigen en el Plan General Contable. Cuando una empresa realiza
el balance de cierre de un ejercicio económico, éste se convierte en el balance de
apertura del nuevo año.
Diario
El Libro Diario o Libro de cuentas es un libro contable donde se
registran, día a día, los hechos económicos de una empresa. La
anotación de un hecho económico en el libro diario se llama
asiento o partida; es decir, en él se registran todas las
transacciones realizadas por una empresa.

Los asientos o partidas son anotaciones registradas por el sistema

de [partida doble] y contienen entradas de [débito] en una o más
[cuenta| y de [crédito] en otras cuentas de tal manera que la suma de los débitos
sea igual a la suma de los créditos. Se garantiza así que se mantenga la [ecuación
de contabilidad]. Así mismo pueden existir documentos contables que agrupen
varios asientos y estos a su vez sean asignados a diferentes cuentas contables.

Mayor
En contabilidad, el libro mayor es un registro en el que cada
página se destina para cada una de las cuentas contables de
una empresa. Cada página va dividida y consta de 5 columnas:
la primera columna es para la fecha, la segunda es para el
concepto, la tercera es la del DEBE, la cuarta es la del HABER y
la última columna es la del saldo. El libro es utilizado para llevar
un estricto manejo de los ingresos y egresos diarios que obtenga la empresa.

Balance de sumas y saldos

Este balance muestra los saldos de todas las cuentas para el
periodo deseado.

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El balance de sumas y saldos, también conocido como balance

de comprobación, muestra el balance de los saldos deudores y
acreedores de las cuentas de una empresa en un momento
determinado.

Este balance es uno de los más utilizados en una empresa, ya que muestra
fácilmente si existe algún error en los mayores contables de alguna cuenta del
libro diario.

En ningún caso, este balance sustituye al balance de situación de una empresa,

que informa de la situación patrimonial de la misma al final del ejercicio.
Depreciaciones y amortizaciones
Las depreciaciones y amortizaciones cuya deducción admite,
son las que corresponde efectuar sobre bienes de activo fijo e
intangible, propiedad del contribuyente y que son utilizados en
su negocio, industria, profesión, explotación o en otras
actividades vinculadas a la producción de rentas gravadas.

El valor sobre el cual se calcula la depreciación es el de costo de adquisición o de

producción o de revaluación de los bienes y, en su caso, el de las mejoras
incorporadas con carácter permanente. El valor de costo incluye los gastos
incurridos con motivo de la compra, instalación y montaje de los bienes y otros
similares, hasta ponerlos en condición de ser usados. Sólo se admitirán
depreciaciones y amortizaciones sobre el aumento en valores de activos que
fueren activos fijos depreciables y que se hubieren revaluado y se hubiera pagado
el impuesto correspondiente

Cierre contable
es el proceso que consiste en cancelar las cuentas de
resultados (compuestas por las cuentas de ingresos, gastos,
costos de venta y costos de producción) y trasladar dichas cifras
a las cuentas de balance respectivas (activo, pasivo y
patrimonio). Este cierre permite conocer el resultado económico
del periodo y cuantificar las ganancias o las pérdidas.
El resultado del cierre de las cuentas de resultados se debe
incluir en la cuenta de patrimonio. Esto quiere decir que, si los resultados son
positivos (utilidades), la cuenta de patrimonio aumenta, mientras que si los
resultados son negativos (pérdidas), la cuenta disminuye.

Partidas de ajuste
Las partidas de ajuste son registros que se hacen el libro "Diario", generalmente al
final de cada ejercicio contable, con el fin de poner o llevar cada cuenta a su saldo
correcto, ya sea aumentando o disminuyendo su valor o bien
creando nuevas cuentas, pero que siempre tienen su origen en
actividades de la empresa.

Clasificación de las partidas de ajuste

Las partidas de ajuste se dividen en:

Partidas legales.
Partidas por corrección.
Partidas de ajuste legales
Son las que se efectúan teniendo cuidado de no transgredir una ley.
Hoja de trabajo
Es una herramienta contable considerada como un borrador de
trabajo para el contador, que permite al usuario poder observar
el ajuste de los saldos, de las cuentas en las cuales se haya
obtenido algún error, a la vez permite analizar los movimientos
en los cargos y abonos. La hoja de trabajo una vez terminada se
usa en la preparación de los informes financieros al cierre del
período fiscal. Los datos en las columnas Estado de Situación de la hoja de
trabajo se usan para preparar un estado de situación nuevo. Este nuevo estado de
situación muestra el activo, el pasivo y el capital existente al cierre del período
fiscal para el cual se preparó este informe.

Estados financieros
Los estados financieros, también denominados estados contables, informes
financieros o cuentas anuales, son informes que utilizan las
instituciones para dar a conocer la situación económica y
financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha
o periodo determinado. Esta información resulta útil para la
Administración, gestor, regulador y otros tipos de interesados
como los accionistas, acreedores o propietarios. La mayoría de
estos informes constituyen el producto final de la contabilidad y
son elaborados de acuerdo a principios de contabilidad
generalmente aceptados, normas contables o normas de información financiera.
La contabilidad es llevada adelante por contadores públicos que, en la mayoría de
los países del mundo, deben registrarse en organismos de control públicos o
privados para poder ejercer la profesión.

Balance general de cierre

El balance final también es conocido por el nombre de Balance de
situación de cierre de ejercicio y se trata de aquel documento en
el que se representa la estructura económica y financiera de la
empresa al final del ejercicio económico de la determinada
empresa. Es decir la situación correspondiente al cierre de un
ejercicio contable. Esto nos servirá para poder comprobar las
incoherencias que puedan aparecer en los saldos teniendo la
oportunidad asi de realizar las correcciones oportunas.

Suele hacerse el último día del ejercicio económico de la empresa. Si este

ejercicio económico coincide con el año natural el Balance final se elaborará a 31
de diciembre, sin embargo el ejercicio económico de las empresas puede variar
según su actividad o preferencia a la hora de realizar las cuentas anuales.
Estado de resultados
En contabilidad, el estado de resultados, estado de rendimiento
económico o estado de pérdidas y ganancias, es un estado
financiero que muestra ordenada y detalladamente la forma de
cómo se obtuvo el resultado del ejercicio durante un periodo
determinado. El estado financiero es cerrado, ya que abarca un
período durante el cual deben identificarse perfectamente los costos y gastos que
dieron origen al ingreso del mismo. Por lo tanto debe aplicarse perfectamente al
principio del periodo contable para que la información que presenta sea útil y
confiable para la toma de decisiones.

Partidas de liquidación
Son las que se hacen al final de cada ejercicio contable, con el
fin de que al trasladar al libro mayor, cada cuenta queda con
saldo cero, con lo cual se comprueba que matemáticamente no
existe error. Las partidas de liquidación y cierre, cuando se hace
hoja de trabajo, se elaboran con base en ella; y cuando no se
hace hoja de trabajo, se elabora con base en el estado de
resultado y el balance de situación general. Cuando la hoja de
trabajo se hace a doce columnas, es necesario elaborar seis
partidas de liquidación y cierre. Cuando la hoja de trabajo se
hace a diez, ocho o seis columnas, o no se hace hoja de trabajo,
solo se elaboran cuatro partidas.

Partidas de cierre
Al final del ejercicio contable, las empresas deben cerrar sus
cuentas de resultados y trasladar éstos a las cuentas de balance
(activo, pasivo y patrimonio neto). Cada año las empresas deben
cerrar el ejercicio contable de su actividad económica para
conocer los resultados de esta. Esto es, si - por decirlo llanamente
- los ingresos (o utilidades) han superado las pérdidas de la
actividad. Una vez se tienen los resultados de este cálculo,
aquellos se trasladan a su respectiva cuenta de balance, que está
formado por el activo, el pasivo y el patrimonio neto.

Principios de contabilidad
Los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA)
o normas de información financiera (NIF) son un conjunto de
reglas generales que sirven de guía contable para formular
criterios referidos a la medición del patrimonio y a la
información de los elementos patrimoniales y económicos de un
ente. Los PCGA constituyen parámetros para que la confección
de los estados financieros sea sobre la base de métodos
uniformes de técnica contable.
Anticipo sobre compras
Es una cantidad que un cliente paga por adelantado a cuenta de una futura
compra. Para cobrar un anticipo hay que emitir factura con IVA. Es común en el
mundo de los negocios distintas prácticas para fidelizar el trato con los clientes.

Documentos por cobrar a corto plazo

Son aquellos activos de la empresa, en concreto las cuentas por cobrar, cuyo
derecho de recibir efectivo en el futuro está documentado por escrito y tiene un
plazo de vencimiento menor a un año.

Seguros pagados por anticipado

Representan una erogación efectuada por servicios que se van a recibir o por
bienes que se van a consumir en el uso exclusivo del negocio y cuyo propósito no
es el de venderlos ni utilizarlos en el proceso productivo.

Sueldo pagados por anticipado

Son aquellos pagos realizados para retribuir el trabajo de los empleados, el
desempeño de un cargo o un servicio profesional. Estos pagos se realizan
generalmente en un período de tiempo determinado, el cual puede ser mensual,
quincenal o semanal.

Alquileres pagados anticipados

Es una cuenta real de activo circulante. Corresponde al monto adquirido por
concepto de alquiler el cual debe ser cancelado por anticipado, ya sea por
condiciones de contrato, por inicio de alquiler donde por lo general se cobran
meses del mismo por anticipado.

Comisiones pagadas por anticipado

Una comisión pagada por anticipado representa el adelanto de dinero que se hace
a por concepto de comisiones a una persona que se beneficie de las mismas.

Intereses pagados por anticipado

Intereses que se pagan antes de la fecha de vencimiento del crédito. Este caso se
presenta en aquellos préstamos en los cuales los intereses se descuentan de la
cantidad originalmente recibida.

Publicidad pagada por anticipado

Son gastos por conceptos de publicidad los cuales son cancelados antes de ser
adquirido algún producto o servicio de publicidad. Por ejemplo anuncios en
prensa, revistas y otros deben ser cancelados por adelantado.
Mercaderías
Es todo "aquello que se puede vender o comprar", usualmente el término se aplica
a bienes económicos. No se refiere sólo a aquello que se entrega, sino también al
momento en que se entrega y al lugar donde se recibe.

Materia prima
Es todo aquel elemento que se transforma e incorpora en un producto final. Un
producto terminado tiene incluido una serie de elementos y subproductos, que
mediante un proceso de transformación permitieron la confección del producto
final.

Artículos en proceso
Registra el costo de los artículos semielaborados, es decir que poseen un cierto
grado de terminación y para lo cual se ha incurrido en costos de materiales, mano
de obra y costos indirectos de fabricación.

Artículos terminados
Un producto es algo que surge mediante un proceso de producción. En el marco
de una economía de mercado, los productos son aquellos objetos que se compran
y se venden con el objetivo de satisfacer una necesidad.

Mercaderías o materias primas en transito

Son aquellas que no se encuentran físicamente en el almacén, pero ya han sido
pagadas; por lo que únicamente se espera su llegada. Además, es un método
usado en la contabilidad para analizar y registrar las operaciones relacionadas al
lugar en que el comerciante adquiere sus mercancías

Mercaderías o material primas en aduana

Comprende la materia prima que trae consigo el exterior y que después de haber
pasado por todo el proceso de importación, se encuentra ya en la aduana de
nuestro país.

Material de empaque
Los materiales de empaque se adaptan a las peticiones y solicitudes del contexto
actual, además de ser creados específicamente como los clientes solicitan.

Papelería y útiles
Esta cuenta registra los aumentos y las disminuciones que experimentan aquellos
materiales y útiles de oficina, como por ejemplo: papel (carta, oficio, para pc's)
facturas, recibos, sobres, lápices, plumas, etc.
Repuestos y accesorios
Esta cuenta registra aquellas piezas de recambio y auxiliares que aparecen en
inventario para uso en la empresa. Llantas, resortes, tornillos, acumuladores,
tuercas, etc. Al ser usados se convierten en perdida.

Grasas y aceites
Comprende las grasa y aceites que se adquieren para el mantenimiento de las
maquinas industriales. Como cuenta, se carga con el importe de las grasas ya
aceites adquiridos (grasas y aceites a caja). Se abona con el importe de las grasas
y aceites consumidos (grasas y aceites consumidos a grasas y aceites).

Útiles y enseres
Se contabilizan, en esta cuenta, los trapeadores, escobas, papeleras, aspiradoras,
sacudidores, lustradoras, etc.

Envases retornables
Los envases retornables, aquellos envases o embalajes con posibilidad de ser
devueltos a los proveeodores o por los clientes.

Especies fiscales
Las especies fiscales a que se refiere esta ley serán suministradas por la
Dirección General de Rentas Internas o por las Receptorías Fiscales, según el
caso, en los lugares en que exista la fabricación de productos de tabaco, así como
en las Aduanas por las cuales sean internados tales productos.

Valores mobiliarios a corto plazo

Representa el valor delas acciones, bonos, inversiones que la empresa hace en
otra empresa o con el estado. Esta inversión genera intereses a favor o dividendos
para el futuro en la empresa.

Inversiones a corto plazo

Consiste en hacer una inversión cuyo retorno sea inmediato o en un plazo nunca
superior a un año, por este motivo el rey de las inversiones a corto plazo es la
Bolsa y los depósitos bancarios, también los fondos de inversión a corto plazo o
las letras del tesoro a corto plazo.

Inmuebles
Se consideran inmuebles todos aquellos bienes considerados bienes raíces, por
tener de común la circunstancia de estar íntimamente ligados al suelo, unidos de
modo inseparable, física o jurídicamente, al terreno, tales como las parcelas,
urbanizadas
Maquinas
Cuenta real de activo no circulante. Son todas aquellas maquinarias y equipos que
tiene la empresa para la realización de sus actividades comerciales
correspondientes a fabricación, modificación o servicios.

Mobiliario y equipo
Cuenta real de activo no circulante. Está compuesto por todos aquellos muebles y
enceres que sean propiedad de la empresa y que son utilizados en áreas de
producción o servicios, entre ellos se mencionan estantes, escritorios, archivos,
sillas, entre otros.

Vehículos
Cuenta real de activo no circulante. Son los vehículos que tiene la empresa para
usos diferentes al reparto de mercancía y traslados varios.

Equipo de computación
Cuenta real de activo no circulante. Compuesta por todos los equipos de
computación propiedad de la compañía, computadoras, sistemas informáticos.
Etc.

Herramientas
Comprende las herramientas (llaves, destornilladores, etc.). Que la empresa ha
adquirido para armar y desarmar sus máquinas industriales o sus vehículos. Como
cuenta, se carga con el importe de las herramientas adquiridas (herramientas a
caja).

Porcelana
Cuenta que refleja utensilios y herramientas de porcelana para el uso exclusivo de
la empresa

Cristalería
La cristalería no solo designa al lugar en donde se fabrica o comercializan objetos
de cristal sino también a los vasos, copas y jarras de ese material. Aunque
también se ha englobado con esa denominación a los que son de vidrio común.

Peltre
Son los artículos fabricados de metal utilizados en la empresa para su propio
servicio.
Mantelería
Artículos utilizados en la empresa con fines de protección a una mesa, piso o silla
para la comodidad misma.

Marcas y patentes
La marca es todo aquello que los consumidores reconocen como tal. Es un
producto al que se ha recubierto de una vestidura tan atractiva que consigue que
el producto se desee, se pida, se exija, con preferencia a otros productos.

Las patentes son un conjunto de derechos que la ley concede al inventor,

entendiendo por tal al autor o creador de un objeto o producto que tiene como
principal característica la de su novedad

Derecho de llave
La llave de un negocio está siempre asociada a una empresa, le atañe a la misma
como un todo que no existe una forma autónoma. La empresa es un ente que
realiza actividades económicas con la finalidad de obtener ganancias razonables.

Crédito mercantil
Préstamo que se le otorga a una empresa por el valor de sus activos intangibles..
Ejemplos: prestigio, marcas, clientela establecida, etc.

Fama del negocio

Cuenta en la que se lleva el control de todo el peltre que contiene la empresa para
su uso

Derechos literarios
Comprende los desembolsos que se han hecho para registrar una obra en el
registro de la propiedad intelectual.

Formulas
Está constituida por las fórmulas que la empresa ha creado y que le pertenecen
legalmente por estar patentadas a su nombre.

Concesiones
Son los pagos que una empresa realiza al estado o a sus entidades por la
obtención de un derecho.

Gastos de organización o gastos de constitución

Comprende todas las erogaciones que la empresa ha hecho para poder
organizarse como tal. Dichos gastos pueden ser: los honorarios pagados al notario
por la elaboración de la escritura de constitución, el impuesto pagado en el
Registro Mercantil por la inscripción del comerciante.

Gastos de instalación
Comprende todas las erogaciones que la empresa ha hecho para poder instalarse,
tales como: instalaciones eléctricas, adecuación de la sala de ventas y de las
oficinas para hacerlas funcionales, etc.

Proveedores o acreedores comerciales,

Son las personas o casas comerciales a quienes debemos por haberles comprado
mercancías a crédito, sin darles ninguna garantía documental. Un proveedor
puede ser una persona o una empresa que abastece a otras empresas con
existencias (artículos).

Acreedores no comerciales
Son acreedores que no surgen del trato comercial como por ejemplo un empleado
a los que se les debe un sueldo.

Otras cuentas por pagar a corto plazo

Constituyen un pasivo de la empresa, ya que son cuentas que esta tiene la
obligación de pagar. En un periodo menor de un año.

Préstamos bancarios a corto plazo

Un préstamo bancario, por lo tanto, es el crédito que concede un banco. Por lo
general, esta operación comienza cuando una persona acude a la entidad
bancaria para solicitar dinero prestado.

Hipotecas a corto plazo

Son deudas que la empresa ha contraído generalmente con un banco, habiendo
cedió a acreedor (banco) como garantía de un pago, un bien inmueble. El
inmueble queda hipotecado a nombre del prestamista; sin embargo el deudor
puede seguir utilizándolo, lo único que no puede hacer es venderlo sin la
autorización del acreedor.

IVA por pagar

Es el impuesto que surge por el movimiento, ventas de mercadería.

IGSS por pagar o cuotas laborales

Es la cuenta que registra las retenciones de la cuota del IGSS que la empresa
hace del sueldo de sus trabajadores y que tiene pendiente de pago en las cajas
del IGGS.
Patronales por pagar
Es el porcentaje del total del salario que el patrono debe pagar mensualmente
para que sus trabajadores gocen de sus beneficios que brinde el seguro social el
INTECAP e IRTRA

Impuesto único sobre inmuebles por pagar

Comprende el IUSI que está pendiente de pago al cierre del ejercicio. Se abona
con el importe del IUSI pendiente de pago (IUSI a IUSI por pagar). Se carga
cuando se mande a pagar el impuesto (IUSI por pagar a Caja)

Impuesto sobre la renta por pagar

Comprende el ISR que se retiene a personas o empresas que están afectas a
dicha retención de conformidad con los artículos 31, 44 A, 63, 64 y 67 de la ley del
ISR. Se abona con el importe del ISR retenido (Caja a ISR retenido). Se carga
cuando se mande a pagar el impuesto retenido (ISR retenido a Caja).

Prestaciones laborales por pagar

Se entiende por prestaciones al incentivo que otorga una empresa a sus
empleados, con el propósito de motivar a la nómina un sentido de pertenencia por
la empresa u organización, protegiendo al mismo empleado de riesgo imprevistos
y ayudando en la mejora de calidad de vida personal, social y familiar.

Documentos por pagar a corto plazo

Aquéllos en que consta la promesa de pagar incondicionalmente a una fecha
determinada, cierta cantidad de Dinero. No se incluyen bajo esta denominación las
hipotecas, las cédulas hipotecarias y los bonos u obligaciones en circulación.

Anticipo sobre ventas

Es lo que en mi empresa llamamos riesgo sobre la venta, cuando uno va vender
un producto debe asegurar como mínimo el costo unitario, ósea a lo que te sale el
producto, para así cubrir una parte, es lo mismo que hacen los bancos ellos
cuando hacen un crédito cubren su margen de riesgo para no salir perdiendo.

Intereses por pagar

Son los intereses acumulados hasta la fecha del balance general y que aún no
han sido pagados, disminuye por él debe y aumenta por el haber. Su saldo es
acreedor.
Comisiones por pagar
Comprende los sueldos, salarios, comisiones, incluyendo las remuneraciones en
especie, devengadas a favor de los trabajadores de la empresa, así como las
obligaciones devengadas por vacaciones y gratificaciones legales.