Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
APROVISIONAMIENTO
Gestión de Proveedores
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
OBJETIVOS
DE
APRENDIZAJE
RECOMENDACIONES
ACADÉMICAS
GESTIÓN
DE
PROVEEDORES
Fuentes
de
información
respecto
a
los
proveedores
Evaluación
de
cotizaciones
Registros
de
cotizaciones
Solicitud
y
evaluación
de
cotizaciones
La
solicitud
o
invitación
a
cotizar
Múltiples
Proveedores
INTRODUCCIÓN
Los
proveedores
son
una
parte
crucial
del
sistema
de
compras
y
adquisiciones
en
una
organización.
Los
proveedores
es
inciden
en
gran
medida
en
la
oferta
de
la
empresa,
pudiendo
transformarse
las
relaciones
establecidas
con
ellos
en
una
ventaja
competitiva,
ya
que
de
su
adecuada
gestión
depende
el
precio
final
del
producto,
su
calidad
e
incluso
su
potencial
oferta
al
mercado.
La
organización
debe
ser
consciente
de
la
importancia
de
escoger
bien
a
los
proveedores
y
establecer
con
ellos
acuerdos
claros
y
bien
especificados.
Deberá
estudiar
el
mercado
de
proveedores
antes
de
decidirse
por
unos
u
otros
e
identificar
sus
modos
de
trabajar.
2
[ POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO]
RECOMENDACIONES
ACADÉMICAS
En
esta
sección
se
van
presentar
los
principales
factores
que
se
deben
tener
en
cuenta
en
el
proceso
de
selección
de
proveedores,
es
importante
para
el
estudiante
familiarizarse
con
dichas
actividades
y
entender
su
interrelación.
Se
recomienda
al
estudiante
revisar
el
material
complementario.
[ COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO] 3
4
[ POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO]
• Archivo
de
vendedores:
toda
información
de
cualquier
fuente,
si
tiene
valor,
debe
ser
registrada.
Un
registro
común
es
el
archivo
de
vendedores
que
se
compone
de
tarjetas
pequeñas
o
de
un
sencillo
archivo
de
computadoras,
clasificado
por
nombre
del
vendedor,
dirección,
órdenes
anteriores
asignadas
por
la
compañía,
datos
referentes
a
su
idoneidad
en
general,
la
confiabilidad
en
el
vendedor,
la
buena
disposición
de
éste
para
satisfacer
los
requerimientos
específicos
del
comprador
y
de
cualquier
otra
información
que
se
considere
útil,
que
pueda
tener
algún
valor
para
el
comprador.
Otro
registro
es
un
archivo
de
artículos
en
el
cual
el
material
se
ha
clasificado
sobre
la
base
del
producto;
la
información
en
este
archivo
se
refiere
a
las
fuentes
en
las
cuales
se
ha
comprado
ese
producto
en
el
pasado.
Posiblemente
el
precio
pagado,
el
punto
de
embarque
y
una
referencia
cruzada
van
el
archivo
de
vendedores.
• Visitas
a
los
proveedores:
algunos
ejecutivos
de
compras
consideran
que
las
visitas
a
los
proveedores
son
especialmente
útiles
cuando
no
se
presentan
dificultades
que
deban
discutirse.
Mediante
esas
visitas
amistosas
el
agente
de
compras
puede
conversar
con
los
ejecutivos
de
más
alto
nivel,
sin
limitarse
a
un
agente
que
puede
ser
responsable
directo
de
una
queja
específica.
Esto
ayuda
a
incrementar
buenas
relaciones
en
todos
los
niveles
de
la
administración
y
puede
revelar
mucho
respecto
a
planes
futuros
que
de
otro
modo
no
habrían
merecido
atención.
• Muestras:
además
de
la
información
usual
respecto
al
proveedor
potencial
y
a
una
visita
a
la
planta,
se
pueden
analizar
muestras
del
producto
del
vendedor.
• Páginas
de
Internet:
en
la
actualidad
el
navegar
adecuadamente
en
la
red
de
redes,
poder
consultar
direcciones
específicas
de
empresas
así
como
consultar
la
sección
amarilla
de
los
sitios
de
internet,
es
una
herramienta
muy
poderosa
para
el
Departamento
de
Compras
en
lo
que
se
refiere
a
consulta
de
proveedores
y
descripción
de
productos.
Evaluación
de
cotizaciones
Las
cotizaciones
son
en
ocasiones
tan
simples
que
pueden
ser
fácilmente
comprobables
tan
solo
al
leerse
o
escribiendo
lo
esencial
conforme
se
reciben
por
teléfono.
Este
es
el
caso,
frecuentemente,
con
los
artículos
estandarizados
en
donde
las
diferencias
en
las
especificaciones,
la
calidad
entre
los
concursantes
aceptables
son
conocidas
y
aceptables
por
el
comprador
de
antemano.
Se
presentan
el
precio,
la
entrega
y
una
decisión
rápida
como
el
aspecto
más
importante
en
la
mente
del
comprador,
con
suficiente
experiencia,
se
justifica
que
los
trate
así.
Pero
es
arriesgado
asumir
regularmente
que
otros
elementos
de
la
cotización
no
son
de
importancia
o
que
no
hay
diferencias
oscuras
de
consecuencias
en
la
cotización.
Una
lista
de
recordatorio
o
tabulación
minimizará
los
riesgos
de
compromiso
que
se
hayan
olvidado,
de
hecho
la
tabulación
es
el
único
método
seguro
de
comparar
cotizaciones
complicadas
que
[ COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO] 5
involucran
diferencias
apreciables
en
los
productos
ofrecidos.
Todas
las
tabulaciones
deben
proporcionar
una
comparación
fácil
de
lo
siguiente:
Factores
de
costo
• Precio
• Costo
de
transporte
• Costo
de
instalación,
si
lo
hay
• Herramientas
y
otros
costos
de
preparación
• Impuestos
de
ventas
o
comerciales
que
deben
agregarse
• Términos
de
pago;
descuentos
por
pronto
pago
• Base
del
precio:
si
están
involucradas
entregas
múltiples
• Vigencia
del
precio
• Protección
de
precio:
firme,
protegido
contra
baja,
o
sujeto
a
escala
Factores
de
diseño
o
especificación
• Cumplimiento
con
la
especificación
• Desviación
de
la
especificación
• Ventajas
de
la
especificación
• Dimensiones
importantes
• Pesos
Factores
legales
• Garantías
• Provisiones
de
cancelación
• Protecciones
de
patentes
• Protecciones
de
responsabilidad
civil
y
de
compensación
a
empleados
• Cumplimiento
con
las
leyes
y
reglamentos
federales
Al
evaluar
las
compras
complejas
o
altamente
competitivas,
es
útil
en
ocasiones
asignar
pesos
(ponderar)
a
los
factores
que
se
compraran
y
calificar
a
cada
proveedor
potencial
en
cuanto
a
su
posición
competitiva
en
ese
factor.
Registros
de
cotizaciones
Los
registros
de
cotizaciones
pasadas,
actuales
y
de
la
decisión
tomada
son
un
activo
definido
para
una
operación
de
compras
que
se
convertirá
en
una
necesidad
conforme
una
actividad
pequeña
se
convierta
en
algo
más
grande.
La
economía
de
esfuerzos
sugiere
el
uso
simultáneo
de
dos
métodos
para
mantener
tales
registros
de
cotización:
• Tarjeta
de
artículo:
esta
es
una
identificación
simple
de
un
producto
estándar
de
catálogo,
repetitivamente
comprado.
Incluye
a
la
mayoría
de
los
abastecimientos,
artículos
de
operación
y
los
diferentes
ítems
que
se
utilizan
en
la
producción
misma.
6
[ POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO]
[ COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO] 7
• La
base
del
precio
con
relación
al
número
y
a
la
periodicidad
de
las
entregas.
• El
periodo
posterior
a
la
fecha
de
la
oferta
para
la
cual
los
precios
ofrecidos
son
firmes.
• Cualquier
excepción
o
evento
que
pueda
invalidar
los
precios
cotizados.
9.
Debe
incluir
datos
impresos
de
los
términos
y
condiciones
uniformes
del
comprador.
Múltiples
Proveedores
Una
de
las
decisiones
más
importantes
relacionadas
con
el
abastecimiento,
y
que
está
implícita
en
todo
tipo
de
compras
se
refiere
a
escoger
entre
trabajar
con
múltiples
proveedores
o
con
un
único
proveedor.
• Único
Proveedor:
debido
a
los
descuentos
por
cantidad
o
las
economías
que
pueden
lograrse
en
el
transporte,
puede
ser
más
conveniente
concentrar
las
compras
en
una
sola
fuente
de
suministro.
Las
compras
de
artículos
especializados
o
‘a
medida’
son
otro
ejemplo
de
la
conveniencia
de
trabajar
con
un
único
proveedor,
ya
que
de
esta
forma
se
garantiza
la
consistencia
en
la
calidad
de
los
artículos
adquiridos.
Las
compras
JAT,
como
se
ha
visto,
también
requieren
una
estrecha
relación
entre
el
cliente
y
un
único
proveedor.
Este
tipo
de
estrategia
se
basa
en
el
establecimiento
de
relaciones
a
largo
plazo,
lo
que
favorece
el
entendimiento
entre
las
partes,
la
confianza
y
el
compromiso,
y
promueve
una
relación
positiva
de
trabajo
en
común.
Además,
recordemos
que
la
cooperación
entre
las
partes
puede
producir
un
importante
ahorro
de
costos
en
el
mediano
y
largo
plazo,
favoreciendo
la
competitividad
de
la
cadena
de
suministro.
Sin
embargo
esta
estrategia
también
tiene
algunos
aspectos
negativos,
como
por
ejemplo
la
alta
dependencia
que
puede
producirse
entre
comprador
y
proveedor.
De
esta
forma,
cualquier
inconveniente
de
una
de
ellas
repercute
fuertemente
en
la
otra
(desabastecimiento,
problemas
financieros,
entre
otros)
y,
además,
el
cambio
de
socios
se
torna
muy
costoso
para
ambas
partes.
Otra
de
las
desventajas
es
el
riesgo
de
que
los
socios
se
conviertan
en
competidores;
esto
puede
ocurrir
a
partir
de
la
mayor
información
que
suele
compartirse
en
este
tipo
de
relación
(tanto
el
proveedor
como
la
empresa
compradora
pueden
aprovechar
el
mayor
conocimiento
de
los
procesos
productivos
y
mercados
de
la
contraparte
para
emprender
nuevos
negocios).
• Múltiples
Proveedores:
esta
estrategia
se
basa
en
la
creencia
de
que
así
se
reducen
los
riesgos
de
desabastecimiento
y
se
favorece
la
reducción
de
precios
en
función
de
la
competencia
que
se
crea.
En
este
caso,
la
asociación
con
los
proveedores
no
es
la
meta
y
las
relaciones
contractuales
a
corto
plazo
son
la
norma.
Ante
cada
necesidad
de
reabastecimiento,
se
solicita
presupuesto
a
cada
proveedor
y
se
escoge,
básicamente,
en
función
de
los
menores
precios.
Sin
embargo,
esta
política
puede
tener
consecuencias
negativas
en
la
calidad
de
los
artículos
comprados
(diferente
calidad
ofrecida
por
los
diferentes
proveedores),
lo
que
no
sólo
repercute
8
[ POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO]
en
calidad
final
del
producto
elaborado,
sino
que
impone
un
estricto
control
de
los
productos
entregados
en
recepción,
agregando
costos
y
aumentando
los
tiempos
de
entrega.
Por
otra
parte,
la
utilización
de
múltiples
proveedores
complica
la
realización
de
un
seguimiento
exhaustivo
de
su
accionar,
lo
que
dificulta
aún
más
la
obtención
de
una
calidad
y/o
servicio
consistente.
Por
último,
cabe
agregar
que
ninguno
de
los
proveedores
se
verá
beneficiado
con
la
obtención
de
economías
de
escala,
ya
que
los
pedidos
se
distribuyen
entre
todos
ellos.
Muchas
empresas
están
reconociendo
la
importancia
de
establecer
relaciones
más
estrechas
con
los
proveedores
y
trabajan
con
una
visión
más
estratégica
para
lograr
la
optimización
de
los
flujos
logísticos
y
respuestas
más
adecuadas
a
los
requerimientos
del
cliente
final.
SÍNTESIS
En
esta
sección
se
realizó
una
introducción
a
la
gestión
de
proveedores,
explicando
los
principales
factores
involucrados
en
la
selección
de
los
mismos.
Entre
estos
se
encuentran:
• Catálogos
• Revistas
especializadas
• Publicidad
industrial
• Directorios
comerciales
• Representación
de
ventas
• Archivo
de
vendedores
• Visitas
a
los
proveedores
• Muestras
• Páginas
de
Internet
Múlmples
proveedores
[ COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO] 9
ACTIVIDADES
AUTO-‐EVALUATIVAS
Con
base
en
la
lectura
anterior
y
en
la
revisión
del
material
complementario
disponible
en
este
núcleo
temático
discuta
las
siguientes
preguntas:
• ¿Cuáles
son
las
principales
fuentes
de
información
respecto
a
los
proveedores?
• ¿Cuáles
son
los
tres
principales
factores
en
la
evaluación
de
cotizaciones?
• Realice
un
cuadro
comparativo
entre
las
opciones
de
un
único
proveedor
vs
múltiples
proveedores.
Intente
compartir
y
discutir
sus
respuestas
con
sus
compañeros
a
través
del
foro
del
módulo.
BIBLIOGRAFÍA
1. CRUZ
MECINAS,
Leonel.
Compras,
Princípios
Generales.
México:
Continental,
CECSA,
1985.
p.102.
2. GONZALEZ,
Cristóbal
del
Río.
Adquisiciones
y
Abastecimientos.
Ecafsa
Thomson
Learning.
2002,
290
p.
3. LEENDERS,
Johnson.
Administración
de
Compras
y
Abastecimiento.14ªed.
México:
Mc
Graw
Hill,
2012.p.
547
p.
MERCADO,
Salvador.
Compras:
Principios
y
Aplicaciones.
México:
Limusa
Noriega,
2004.
p.
220.
REMISIÓN
A
FUENTES
COMPLEMENTARIAS
1. HORDAGO.
Documento
sobre
“Gestión
de
Proveedores”
[en
línea]
<http://www.qmtltda.com/phocadownloadpap/G.Administrativa/doc%203.%20gestion%20de%
20proveedores.pdf
>
[citado
el
2
de
junio
de
2013]
10
[ POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO]