German Financial Cooperation with the Republic of Kenya 

 
 
 
 
 
 
Invitation for Expression of Interest 
 
 
 
Consulting services  
 
for the 
 
Drought Resilience Programme in Northern Kenya  
(DRPNK) 
 
BMZ Project Numbers 2012 67 301, 2013 65 360 
 
 
 
 
Republic of Kenya 
County Governments of Turkana and Marsabit 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
April 2018 
Background 

On  behalf  of  the  county  governments  of  Turkana  and  Marsabit  as  the  Project‐Executing  Agencies 
(PEA), the Kenyan Ministry of Agriculture and Irrigation (MoAI) hereby invites qualified independent 
consultants  to  submit  a  prequalification  document  for  consulting  services  for  the  project  “Drought 
Resilience Programme in Northern Kenya (DRPNK)”. Credit and grant funds have been earmarked for 
this programme by the German Federal Ministry for Economic Cooperation and Development (BMZ), 
to be provided through KfW Development Bank. The State Department of Irrigation (SDI) within MoAI 
provides to this programme policy advice and takes on a coordinating and facilitating role.  
The programme will be delivered under the framework of German Financial Cooperation (FC). The FC 
activities will form a complementary German Development Programme with the Technical Assistance 
(TA) module “Drought resilience in Northern Kenya” (BMZ PN 2016.2109.3) implemented by GIZ. 

Aim and Description of the Project and Intended Measures 
Most  of  Kenya’s  surface  area  (80  per  cent)  is  classified  as  “arid  and  semi‐arid  land”  (ASAL)  that  is 
home to about 14 million people and approximately 70 per cent of the national livestock herd. The 
ASAL has experienced 28 droughts in the last century, and with a changing climate the intervals be‐
tween  them  have  shortened;  four  droughts  occurred  in  the  last  10  years.  As  time  spans  between 
droughts become shorter, the resilience of the population has weakened and their traditional coping 
strategies  are  no  longer  sufficient.  Many  households  are  not  able  to  rebuild  lost  assets  after  a 
drought  has  hit.  The  arid  region  that  dominates  Kenya’s  North  receives  highly  variable  rainfall 
amounts between 150 and 500 mm per year, and water availability is further reduced as much of the 
received amounts are lost due to surface runoff after high‐intensity rainfall events, also causing sheet 
and gully erosion. The resulting semi‐desert and savannah environment is characterised by low yields 
and high risks in (rain‐fed) agricultural (including livestock) production and long distances to markets 
and services, and – as a result – high illiteracy and overall poverty rates. 
Based on the ASAL Strategic Programming Framework and relevant County Development Plans, the 
proposed “Drought Resilience Programme in Northern Kenya (DRPNK)”  under Kenyan‐German De‐
velopment Cooperation shall strengthen drought resilience and adaptation to climate change in par‐
ticularly  vulnerable  arid  areas  of  Northern  Kenya  as  part  of  a  multi‐sectoral  approach,  funding  cli‐
mate‐proof  county  and  possibly  community  infrastructure.  DRPNK  has  the  potential  to  strengthen 
the drought resilience and climate change adaptive capacities – and herewith the food security – of 
the pastoral and agro‐pastoral livelihoods and communities in selected areas ("clusters") of Turkana 
and Marsabit County on a sustainable basis by expanding and rehabilitating relevant infrastructure. 
In these clusters, the programme is expected to create benefits for a total of 340,000 people in Tur‐
kana and 255,000 in Marsabit. Given the particularly high poverty rates of the population in the two 
counties (92% in Turkana and 80% in Marsabit), DRPNK is likely to have a direct and strong impact on 
some  of  the poorest  and  most  vulnerable  parts  of Kenya's  population.  In  addition,  the  programme 
supports  self‐determination,  organisation  and  participation  in  decision‐making  among  the  benefi‐
ciary  population  and  demands  ownership  and  responsibility  for  assets  created  by  the  programme 
and managed by the beneficiaries. DRPNK’s focus on drought resilience and food security is expected 
to have a significant and lasting effect on the dominating livelihoods in the target area, thus also im‐
proving the economic situation of the region overall. 
The  outcome/programme  objective  is  defined  as  follows:  "Drought  resilience  and  climate  change 
adaptive capacities of the pastoral and agro‐pastoral production systems and livelihoods in selected 
areas  of  Turkana  and  Marsabit  County  are  strengthened  on  a  sustainable  basis  by  expanding  and 

  2
rehabilitating  relevant  infrastructure.”  The  expected  outputs  read  as  follows:  (i)  access  to  water  is 
improved for humans and livestock; (ii) fodder basis is improved; (iii) access to market infrastructure 
is improved and (iv) rural transportation is improved. 
In a feasibility study carried out, specific development activities have been identified in the following 
fields:  
• Water infrastructure: water harvesting and storage; water supply and sanitation; irrigation; 
• Infrastructure for livestock: animal health; rangelands and fodder production; livestock mar‐
keting;  
• Other  socio‐economic  infrastructure:  transportation;  rural  market  facilities;  education; 
health. 
While investments can cover a wide range of different measures and can be multi‐sectoral, it is ex‐
pected that about half of total investment volume will be used for water‐related infrastructure. 

Services to be Provided 

Consulting services are required to support the County Governments of Turkana and Marsabit as the 
Project  Executing  Agencies  (PEA)  in  project  implementation  and  management  including  the  devel‐
opment of the governance structure of the programme, provision of advice on technical aspects of 
project  implementation,  preparation  of  ToRs  and  elaboration  of  specifications,  conduction  of  ten‐
ders, supervision of contracts for works and services, support to the financial management of DRPNK 
(including  management  of  a  disposition  fund),  and  reporting.  Moreover,  on  a  needs  basis,  support 
shall also be provided to the National Programme Coordinating Unit (NPCU) within MoAI. 
To this end, the Consultant will be responsible for providing expertise and technical staff for the two 
County  Project  Coordinating  Units  (CPCUs)  with  offices  in  Turkana  and  Marsabit,  Kenya  and,  to  a 
limited extent, to the NPCU in Nairobi. The services are to be delivered by a team being comprised of 
international  and  national  long‐term  as  well  as  international  and  national  short‐term  expert  staff, 
and other professional and administrative support staff. 
Consultants are free to associate themselves with other firms to ensure that all required know‐how 
and  experiences  are  available  to  them.  In  order  to  enhance  project  ownership,  to  strengthen  local 
capacities, to promote the integration of local knowledge, and thus finally also to enhance the effi‐
ciency of the project, local companies are encouraged to apply in association with specialised inter‐
national  consulting  firms,  and  international  firms  are  encouraged  to  form  associations  with  local 
firms.  
The duration of the assignment shall be approximately six years. 

Profile of the Firm/Association 

Prospective applicants should have a track record of practical experiences in the following fields and 
have a shown ability to put these experiences to good use in different circumstances: 

• Work experience in pastoral and/or agro‐pastoral societies (dry lands in particular in Africa); 
• Agriculture  in  dry  areas  (including  small‐scale  irrigation,  water  harvesting  such  as  construc‐
tion of small dams, etc.); 
• Rangeland and livestock management; fodder production, transformation and storage; 
• Rural development including participatory management planning in rural areas;  

  3
 • Natural resource management; 
• Experience as implementation and management consultant for international financial coop‐
eration projects. 
Previous work experience in Kenya, other countries of eastern Africa or at least other African coun‐
tries with similar ecological and socio‐economic conditions are regarded an important factor for suc‐
cessful project implementation.  

Documents to be Submitted 

The prequalification document in English language shall have the following structure and content and 
shall be presented in the same sequence as shown below: 

1. Covering Letter, comprising the firm’s name, address, contact person, telephone, fax and email 
and if applicable mentions the association for this project.  

2. Presentation  of  firm/association  (maximum  10  pages),  inclusive  clear  statement  of  type  and 
ownership of organisation and key tasks of the firm/association, personnel structure, number of 
employees by department, division of tasks in the case of associations. The presentation should 
not exceed 10 pages also in the case of associations.  

3. Statements and Declarations:  

a. Declaration of submitting a proposal in case of being short‐listed; 

b. Statement on affiliations of any kind with other firms which may present a conflict of in‐
terest in providing the envisaged services; 

c. In case of an association – the intended contractual arrangement with international and 
local  firms,  institutions  or  organisations,  nominating  the  lead  consultant  and  including 
letters of intent of participating firms. 

d. Declaration of Undertaking: A declaration to observe the highest standard of ethics dur‐
ing execution of the contract. Applicants should be aware that any fraudulent or corrupt 
activities disqualify them immediately from participation in the selection process and will 
be subject to further legal investigation. A template of the declaration is given in the An‐
nex. In case of an association, each member of the association has to submit this Decla‐
ration of Undertaking. 

e. Statement  on  the  financial  capacity  of  the  lead  consultant  and  all  associated  partners 
showing that the combined average annual turnover of the lead consultant and all asso‐
ciated partners is more than 2,500,000 EUR. The statement should be presented as a ta‐
ble with the information from all members of the association, and should be accompa‐
nied by a certified balance sheet or annual tax statement or profit and loss account and a 
statement of turnover all of the last three years [2014‐2016, if documentation for 2017 
not yet available];  

4. List  of  project  references  carried  out  in  the  format  as  given  in  the  annex  covering  the  last  10 
years and related to the envisaged services (investments in the fields of dry land management, 
small‐scale irrigation, water harvesting, agricultural and rural development in pastoral and semi‐

  4
 pastoral societies, rangeland management, natural resource management, and similar; manage‐
ment of large‐scale projects) and the region. The number of references must not exceed 15. 

5. Backstopping  staff:  Personnel  tentatively  foreseen  for  backstopping  and  home  office  support. 
The applicant should show that he has in his home office enough expertise to provide technical 
guidance  and  advice  to  the  in‐country  project  team.  The  applicant  should  present  up  to  two 
backstopping personnel with brief CVs (max. 3 pages each). 

6. List of Personnel structure of the firm/association: 
– Key experts: Personnel working for the applicant in project‐related fields. The list of 
key experts shall allow a profound judgement on the consultants’ general ability to pro‐
vide the required personnel having the specific knowledge and experience for the pro‐
ject  in  case  of  an  offer.  In  addition  to  the  applicant’s  own  staff,  external  experts  with 
long‐standing work relationships with the applicant. Up to 5 key experts should be pre‐
sented in the list. Personal belonging to the firm or having long‐term cooperation gets 
more points. A template for the presentation of key experts is given in the Annex. 

– Short‐term experts: List of available personnel working with the applicant in project‐
related fields. This list shall allow a profound judgement on the consultants’ general abil‐
ity to recruit national, regional and international short‐term experts covering the entire 
scope of services that might be required for this assignment. The list of short‐term ex‐
perts (up to 15) should be presented as table. A template is given in the Annex.  

Interested consultants are requested to submit concise and clear, but substantial documents and to 
adhere to the above structure. Non‐compliance with this invitation or faulty information shall lead to 
a  deduction  of  points  or  non‐qualification.  Any  surplus  of  information  not  specific  to  the  material 
requested will be penalized.  

Requests for Clarification 

Requests for further information or clarification should be addressed to the tender agent by email. 
All requests (exclusively in the English language) should be submitted not later than 10 days before 
the  closing  date.  The  response  (including  an  explanation  of  the  query,  but  without  identifying  the 
source of inquiry) will be circulated to all tenderers. 

• Tender Agent: Dr. Max Kasparek, Email: Kasparek@t‐online.de 
with cc. to: 
• Ministry  of  Agriculture  and  Irrigation,  Mr.  Peter  Samson  Gongi,  Email:  gong‐
isp2012@gmail.com 
• KfW Development Bank, Mrs. Lina Dunzzlaff, Email: Lina.Dunnzlaff@kfw.de 

Submission of Prequalification Proposals 

Two  hardcopies  (one  original  and  one  copy)  each  together  with  a  softcopy  of  the  Prequalification 
Proposal shall be submitted. The soft copy should consist of a PDF text file on CD‐ROM. The total file 
size should not exceed 5 Mb and printing and searching should be allowed.  

The Prequalification Proposal shall be submitted in the following way:  

  5
1.  The  original  Prequalification  Proposal  (a  printed  and  signed  copy,  marked  with  the  word  “Origi‐
nal”) shall be submitted to the Ministry of Agriculture and Irrigation until 11 June 2018 (14:00 hours, 
Kenya local time) to the following address:  

Ministry of Agriculture and Irrigation 
State Department for Irrigation 
Maji House 
Upper Hill, Nairobi 
P.O BOX 49720  
00100, Nairobi 
Kenya 
Contact: Eng. Samson Peter Gongi 
Tel.:  +254 02020 2716103 / +245722446080 
2. A copy of the Prequalification Proposal (marked with the word “copy”) together with a soft copy 
on CD‐ROM (as described above) shall be submitted to the tender agent at the following address at 
the same deadline: 
Steuerbüro Ludwig Schäfer 
Attn.: Dr Max Kasparek 
Werderstraße 48 (Seiteneingang) 
69120 Heidelberg 
Germany 
Contact person: Dr Max Kasparek 
Tel.: +49 6221 475069 
For timely delivery, submission to the Ministry of Agriculture and Irrigation in Nairobi shall be deci‐
sive. All proposals received after that deadline will be rejected automatically without being evaluat‐
ed. 

Evaluation of Prequalification Proposals 

The evaluation procedure for the prequalification process will be guided by the latest version of the 
“Assignment  of  Consultants:  Guidelines  for  the  Assignment  of  Consultants  in  Financial  Cooperation 
with  Partner  Countries”  (see  Annex).  Only  financially  capable  firms  with  the  technical  capability 
which have submitted the necessary statements and other information (see above chapter on “Doc‐
uments to be Submitted”) satisfying the set conditions will be evaluated. Specific evaluation criteria 
and their individual weight are presented in the following table: 

Criteria  Maximum Score 
1.   Evidence of relevant experience gained by the Consultant during  50 
the past 10 years (experience of the firm) 
1.1   Experience in handling similar projects    
1.1.1 Water sector: Investments in the fields of small‐scale irrigation, wa‐ 8 
ter harvesting, water storage facilities, and similar. 
1.1.2  Rural development with focus on dry lands: Investments in the fields  8 
of agricultural and rural development, rangeland management, live‐

  6
 stock development and fodder production, development of rural 
marketing facilities (incl. rural roads), and similar 
1.1.3  Management of large‐scale investment projects (project cycle man‐ 9 
agement, financial management). 
1.2   Experience under various working‐conditions in eastern Africa or  20 
other countries with similar ecological and socio‐economic condi‐
tions. 
1.3   Experience with working‐conditions in Kenya preferably in the same  5 
sector. 
2.   Suitability of the personnel available for this specific project   40 
(experience and availability of experts) 
2.1   Assessment of available technical expertise specific to this project.  15 
Reference is made to the applicant’s key personnel working in the 
same field. 
2.2   Assessment of the applicant’s personnel structure in regard to the  15 
tasks expected. Reference is made to  
• the general firm presentation (personnel structure and number), 
• the table of short‐term experts, and 
• the complementarity of the partners in the case of associations. 
2.3   Assessment of personnel in permanent employment available to  10 
monitor the team and provide back‐up services from the home of‐
fice (Reference is made to the applicant’s backstopping experts). 
3.  Form of the application documents   10 
(are they clear, complete, concise and related to the project?) 

Various 

MoAIshall be assisted by a tender agent to implement the tender process. The tender agent will sup‐
port MoAI in steering the tender process in line with KfW’s rules and regulations and shall act as con‐
tact person for the bidders. 

The Consultants will mainly work for the County Governments of Turkana and Marsabit as the PEA 
but sign their contract with MoAI. Tenderers will not be admitted to the procedure, if the bidder, a 
member of a consortium, or a subcontractor has economic links to MoAI, the PEAs and/or is a state‐
controlled company in the partner country that is not legally or economically independent. Staff of 
the County Governments of Turkana and Marsabit, the Ministry of Agriculture and Irrigation or sub‐
ordinated organisations must not be included as part of a consultant’s or consortium’s team.  

The preselection procedure will assess only the capacities of the association (lead firm and associated 
partner  firms).  The  applicants  are  requested  not  to  include  in  their  prequalification  proposals  any 
information on sub‐contractors or other organisations not being member of the association.  

The preparation and submission of the Prequalification Document is the responsibility of the appli‐
cant  and  no  relief  or  consideration  can  be  given  for  errors  and  omissions.  All  costs  for  a  site  visit, 
obtaining information/data and preparation/submission of the Prequalification Document, meetings, 

  7
negotiations, etc. in relation with the prequalification or the subsequent proposal shall be borne by 
the consultants.  

After having completed the evaluation of the prequalification documents, a short‐list consisting of up 
to  five  highest  ranked  Consultants  or  less  scoring  a  minimum  of  70  points  will  be  established.  It  is 
envisaged to establish the short‐list not later than four weeks after the submission date and to invite 
technical  and  financial  proposals  from  these  consultants.  Firms  not  pre‐qualified  will  be  informed 
accordingly. Detailed results of the evaluation will not be disclosed. 

MoAI is not bound to select any consultant.  

After opening the prequalification documents until preparation of the short‐list of the qualified con‐
sultants, no communication of any type shall be entertained unless called for by MoAI or KfW.  

  8
Annexes 

1. Reference Projects (template) 

2. Presentation of Key Personnel and Short‐term Experts (template) 

3. Declaration of Undertaking (template) 

4. Assignment  of  Consultants:  Guidelines  for  the  Assignment  of  Consultants  in  Financial  Coopera‐
tion with Partner Countries. 

./.

  9
Annex 1. Reference Projects (template) 
 
Please complete a table using the format below to summarise the major relevant projects related to this project carried out in the course of the past 10 years by the legal entity 
or entities making this application. The number of references to be provided must not exceed 15 for the entire application (i.e. the maximum of 15 references is valid also for 
associations). 
 
Reference number  Project title   
… 
Name of legal  Country  Overall project  Proportion carried  No of staff pro‐ Name of client  Origin of funding  Dates (start/end)  Name of partners 
entity  value (EUR)  out by legal entity  vided  if any 
(%) 
  …  …  …  …  …  …  …  … 
 
 
… 
Description of project  Type of services provided 
  … 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
… 
 

  10
Annex 2: Presentation of Applicant’s Staff and of Key Personnel (template) 
Applicants are requested to present their staff in the following form. For key experts, the presenta‐
tion should not comprise more than one page per expert, for short‐term experts not more than one 
third of a page per expert. 
 
 
Key Experts 
(Pls. adapt the list for Key Experts available but not belonging to the applicant’s staff) 
 
Key expertise relevant   
(Name of the Expert)  for this assignment 
  Position in firm and   
education 
  Sectoral experience   
  Professional experience   
(years) 
  Long‐term assignments   
(3 examples with coun‐
tries and project titles) 
  Regional experience   
(countries, number and 
duration of assignments) 
  Donor‐related experi‐  
ence / Experience with 
Financial Cooperation 
projects 
  Others (e.g. specific   
project‐related experi‐
ence and experience in 
similar posts) 

 
 
Short‐term Experts 
(Name of the Expert)  Key expertise relevant   
for this assignment 
  Education   
  Professional experi‐  
ence (years) 
  Sectoral experience   
  Regional experience   
(countries, num‐
ber/duration of as‐
signments) 
  Donor‐related experi‐  
ence 

 
Annex 3. Declaration of Undertaking (template) 
 
 
<letterhead / name and address of the applicant> 
 
 
 
 
Declaration of Undertaking 
 
We underscore the importance of a free, fair and competitive procurement process that precludes 
abusive practices. In this respect we have neither offered nor granted directly or indirectly any in‐
admissible advantages to any public servant or other person nor accepted such advantages in con‐
nection with our bid, nor will we offer or grant or accept any such incentives or conditions in the 
present procurement process or, in the event that we are awarded the contract, in the subsequent 
execution of the contract. We also declare that no conflict of interest exists in the meaning of the 
kind described in the pertinent Guidelines1. 
We also underscore the importance of adhering to minimum social standards (“Core Labour Stand‐
ards”) in the implementation of the project. We undertake to comply with the Core Labour Stand‐
ards ratified by the Government of the Republic of Kenya. 
We will inform our staff about their respective obligations and about their obligation to fulfil this 
declaration of undertaking and to obey the laws of Republic of Kenya. 
We also declare that our company/all members of the consortium has/have not been included in the 
list of sanctions of the United Nations, nor of the EU, nor of the German Government, nor in any 
other list of sanctions and affirm that our company/all members of the consortium will immediately 
inform the client and KfW if this situation should occur at a later stage. 
We acknowledge that, in the event that our company (or a member of the consortium) is added to a 
list of sanctions that is legally binding upon the client and/or KfW, the client is entitled to exclude 
our company/the consortium from the procurement procedure and, if the contract is awarded to 
our company/the consortium, to terminate the contract immediately if the statements made in the 
Declaration of Undertaking were objectively false or the reason for exclusion occurs after the Decla‐
ration of Undertaking has been issued. 
 
 
 
 ...........................    ......................    ........................................................  
(Place)     (Date)     (Signature(s)) 

1
 See “Guidelines for the Assignment of Consultants in German Financial Cooperation" and "Guidelines for the Award of Contracts for 
Supplies and Services in German Financial Cooperation" 

  12
Annex 4. Guidelines for Assignment of Consultants in Financial Co‐operation 
Projects with Partner Countries 
 
 
 
https://www.kfw‐entwicklungsbank.de/Download‐Center/PDF‐Dokumente‐Richtlinien/Consulting‐E.pdf 
 
 

  13