AP9-AA4-Ev1-PLAN DE CAPACITACIÓN DE USUARIOS

APRENDICES:
MARIA YANETH OSPINA MOLINA

FERNANDO RODRIGUEZ BOHORQUEZ

ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)
2018

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 TABLA DE CONTENIDO

1. EJECUCIÓN DE LA CAPACITACIÓN

1.1. Introducción ( El qué )…….......………………………...………………….3

1.2. Justificación ( El Porqué )………………………………………………....3

1.3. Objetivos (El para qué)……………………………………………………...3

1.4. Categorización de usuarios (El quién)…………………………………4-5

1.5. Metodología (El cómo)………………………………………………………6

1.6. Cronograma y horario (El cuándo)………………………………………..6

1.7. Recursos (El con qué)……………………………………………………….7

2. EJECUCIÓN DE LA CAPACITACIÓN

2.1. Realizar el alistamiento de la capacitación……………………………...8

2.2. Realizar los registros y llevar soporte avance de la capacitación….8

2.3. Seguir el plan de capacitación…………………………………………8-9

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 PLAN DE CAPACITACIÓN DE USUARIOS SGDE PGP ABOGADOS

1.1. Introducción ( El qué )

Nuestro software es de apoyo a la gestión jurídica y administrativa de la oficina

de PGP Abogados, y busca automatizar los procesos de gestión de Solicitudes
de atención, clientes, seguimiento y desarrollo de casos jurídicos, gastos de
oficina y citas, apoyando la gestión de los abogados, brindándoles información
oportuna y eficiente para facilitar su labor.

Los principales módulos que podemos encontrar en nuestro sistema son:

Archivo, Correspondencia, Facturación, Registro de tiempos.

Este plan de capacitación es un proceso educativo y de carácter estratégico

que debe realizarse de una manera organizada y sistemática. Se conseguirá
guiar a los usuarios finales para que tengan una experiencia amigable con el
software y puedan optimizar y realizar de manera ágil y rápida sus labores
diarias.

1.2. Justificación ( El Porqué )

Después de instalar nuestro programa de información y para ser usado por una
organización, corresponde capacitar a los usuarios para que sepan utilizar de
manera adecuada el nuevo recurso.

Se debe concientizar a los usuarios de la importancia de manejar de forma

óptima la herramienta sacándole el mayor provecho enfocados al mejoramiento
y crecimiento de la compañía, es indispensable propiciar la receptividad en
nuevas tecnologías.

Por otra parte en las capacitaciones y a medida que se mostrarán los módulos
del aplicativo surgirán dudas e inquietudes por parte de los usuarios las cuales
deben solucionarse cuando los implicados estén directamente utilizando el
software.

1.3. Objetivos (El para qué)

Generar capacidades en los usuarios finales del Software SGDE PGP

ABOGADOS en el uso de las nuevas TICS, y en fortalecer sus conocimientos
de interacción con el aplicativo, para que puedan utilizarlo óptimamente, y de
esta manera potencien sus capacidades productivas y estilos de trabajo, con la
finalidad de que mejoren su competencia laboral.

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1.4. Categorización de usuarios (El quién)

Los siguientes cuadros muestran información referente a los diferentes tipos de

usuarios que tendrá nuestro aplicativo

Tipo de usuario Socio

Responsabilidad administración y manejo de la empresa
Formación Profesional en derecho , especialidad
especifica ,maestría
Habilidades Administración de empresas , Emprendimiento y
liderazgo
Actividades Planes estratégicos y seguimiento a procesos, presidir
comités internos
Interacción con el Horario Laboral
sistema

Tipo de usuario Gerente Tecnología o Administrador Base de Datos

Responsabilidad Administrar y actualización del Software.
Formación Profesional en TIC
Habilidades Administración de Información
Actividades Creación Usuarios, Clasificación Información,
administración información.
Interacción con el Horario Laboral
sistema

Tipo de usuario Administrador TRD o Coordinador Archivo

Responsabilidad Clasificación Información
Formación Ingeniero
Habilidades Administración de la TRD y conocimiento
Actividades Capacitación, clasificación
Interacción con el Horario Laboral
sistema

Tipo de usuario Auxiliar de Archivo

Responsabilidad Apoyo a la Gestión de base de datos y clasificación de
la información.
Formación Bachiller o Auxiliar, con conocimientos en sistemas.
Habilidades Agilidad manual y conocimientos básicos de
Informática
Actividades Apoyo Actividades del sistema operativo
Interacción con el Horario Laboral
sistema

Tipo de usuario Auxiliar de Digitalización

Responsabilidad Escaneo Información
Formación Bachiller o Auxiliar, con conocimientos en sistemas.
Habilidades Agilidad manual y conocimientos básicos de
Informática.
Actividades Escaneo de archivos físicos e inclusión al sistema de
los Mismos.
Interacción con el Horario Laboral
sistema

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Tipo de usuario Gerentes de área
Responsabilidad Planificación y estrategias negocios ,actividades grupo
de trabajo
Formación Profesional en derecho, especialidad específica
Habilidades Proyección de negocio, liderazgo, manejo de personal.
Actividades Reunión con clientes, estrategias por negocio,
seguimiento a procesos, comités de área y general
Interacción con el Horario Laboral
sistema

Tipo de usuario Abogado

Responsabilidad Desarrollo Jurídico de los negocios
Formación Profesional en derecho
Habilidades estrategias jurídicas, atención al cliente
Actividades Elaboración escritos, audiencias, reuniones,
facturación por negocio, seguimiento a procesos.
Interacción con el Horario Laboral
sistema

Categorización específica

Rol / Actor Módulos Usuario

Socio Consulta 3 Felipe González
Gerente Abogados Consulta 3 Oscar Garzón
Gerente Administrativo 1 Consulta 1 y 2 Sandra Machado
Gerente Administrativo 2 Consulta 3 Isabel Pacheco
Gerente Tecnología Administrador 1 , Súper Usuario , Suit Nicolás Moreno
Técnico Soporte Administrador 2 , Súper Usuario , Suit José González
Dependiente Judicial Consulta 3 Fredy torres
Secretaria Gerencia Consulta 3 Milena Cárdenas
Radicación correspondencia, Consulta
Recepcionista Jenny Pérez
3
Coordinador de Archivo Administrador 2 , Súper usuario, Suit Edgar Rodríguez
Auxiliar administrativo Consulta 3 Lucero Cuartas
Auxiliar Archivo Súper Usuario , Indexación ,Consulta 2 Catherine Huérfano
Auxiliar Digitalización Súper Usuario , Indexación ,Consulta 2 Paula Forero

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1.5. Metodología (El cómo)

Existe un plan de capacitación el cual está liderado por el área de tecnología y

se llevará a cabo de la siguiente manera:

Previo a las capacitaciones y por parte de los gerentes de tecnología y

recursos humanos se citará a comité de socios y gerentes socializando la
implementación del nuevo aplicativo y plan de capacitación a usuarios.

Se utilizará el video beam como medio para mostrar paso a paso el manejo del
aplicativo, cada uno de los asistentes a la capacitación deberá llevar su pc
portátil para que de manera dinámica siga las instrucciones que indique la
persona moderadora, así podrá tener su primera interacción con el sistema y si
presenta inconvenientes de acceso o de manejo puede consultar
inmediatamente.

Otras personas que lideran la capacitación son la gerente de recursos

humanos y el Coordinador de archivo y correspondencia ya que al tratarse de
una información centralizada la que se va a consultar por parte de los usuarios
estas personas deben indicar como quedó estructurada la documentación
digital de sus respectivas áreas.

La capacitación está diseñada para realizarse por sesiones grupales en la cual

asistirán por equipos o áreas de trabajo allí se pueden observar varios tipos de
roles puesto cada uno está compuesto por el Gerente y su grupo de abogados,
de igual forma en los grupos del área administrativa.
Cada sesión tendrá una duración de 2 horas máximo, se notificará por medio
del correo electrónico personal la citación a cada sesión.

1.6. Cronograma y horario (El cuándo)

De acuerdo al plan de capacitación y a la cantidad de grupos o áreas de

negocio con los que cuenta la firma se programaron de la siguiente manera:

Fecha Equipo o área Hora

Lunes 03-12-2018 Equipo de recursos humanos (admin) 09:00 am a 11:00 am
Miércoles 05-12-2018 Equipo Facturación y Archivo (admin) 09:00 am a 11:00 am
Viernes 07-12-2018 Equipo derecho corporativo 03:00 pm a 05:00 pm
Lunes 10-12-2018 Secretarias de Gerencia 07:00 am a 09:00 am
Miércoles12-10-2018 Equipo derecho tributario 02:00 pm a 04:00 pm
Viernes 14-12-2018 Equipo litigios ordinarios 05:00 pm a 07:00 pm
Martes 18-12-2018 Equipo litigios administrativos 03:00 pm a 05:00 pm
Jueves 20-12-2018 Equipo de derecho ambiental 02:00 pm a 04:00 pm
Equipo Contabilidad, secretarias
Viernes 21-12-2018
(admin) 09:00 am a 11:00 am
Personal de las diferentes áreas las
cuales no pudieron asistir a alguna de
Viernes 21-12-2018
las capacitaciones programadas por
equipo 02:00 pm a 04:00 pm

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El anterior cronograma se acordó con los diferentes gerentes de cada área
todo esto con el fin de evitar contratiempos en las actividades diarias de cada
persona y evitando una posible inasistencia a las capacitaciones.

1.7. Recursos (El con qué)

Los recursos existentes para realizar las sesiones de capacitación son:

 Auditorio
 Video Beam
 Computadores (portátil cada usuario)
 Gerente tecnología
 Gerente de desarrollo humano
 Administrador de archivo
 Internet banda ancha
 Aplicativo de prueba

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 2. EJECUCIÓN DE LA CAPACITACIÓN

2.1. Realizar el alistamiento de la capacitación

Como se mencionó anteriormente se tiene dispuesto el auditorio de la oficina el

cual cuenta con 50 sillas espacio suficiente para los asistentes ya que en
promedio asistirán en cada sesión y por equipo de 10 a 15 personas.

Cada usuario debe llevar su equipo pc portátil para seguir paso a paso las
instrucciones de los moderadores interactuar directamente con la aplicación.

Se cuenta con Video beam el cual proyecta con óptima calidad además de un
excelente audio. En cuanto al recurso humano la capacitación será precedida
por el Gerente de tecnología, Gerente de recursos Humanos y Coordinador de
archivo, en este orden en que se nombran harán su intervención respectiva.

Se utilizará una versión de prueba del software para el desarrollo de la

capacitación, la cual también está instalada en los pc portátiles de los usuarios.

2.2. Realizar los registros y llevar soporte del avance de la capacitación

En primera medida se debe diligenciar bitácora de asistencia a las

capacitaciones por parte de los usuarios o asistentes.

El formato de bitácora que se tiene previsto debe llevar los siguientes datos:

 Fecha
 Nombre
 Área
 Cargo
 Firma.

Por otra parte cada moderador o líder de la capacitación un cuadro de

observaciones generales referentes a las inquietudes, sugerencias, impacto en
los usuarios.

2.3. Seguir el plan de capacitación

Se debe cumplir a cabalidad el plan descrito anteriormente ya que todos y cada

uno de los empleados de la firma deben recibir la capacitación puesto que el
nuevo aplicativo es una herramienta con la cual van a tener que trabajar a
diario.

Si por motivos netamente laborales algún grupo o usuario no pueden asistir a la

capacitación se debe reprogramar la sesión.

En cuanto al auditorio se debe dejar en perfecto estado luego de las

capacitaciones tal cual se encontró.

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El manejo de los elementos o recursos asignados como video beam y pc son
responsabilidad del área de tecnología, de esta manera el personal de dicha
área verificará el buen estado de los equipos.