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CONTABILIDAD Y COSTOS PARA LA GESTIÓN DE EMPRESAS

PARTE A. CONTABILIDAD FINANCIERA


II. FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD

II. FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD

1. Las premisas del sistema contable

Las premisas del sistema contable son:

• El axioma de la igualdad del inventario


• El procedimiento de la partida doble y su instrumento de la cuenta contable

1.1. El axioma de la igualdad del inventario 1

Toda empresa para operar requiere controlar determinados recursos. El valor de dichos recursos es,
necesariamente, igual siempre al valor de los derechos de propiedad que existen sobre ellos.

Considerando a la empresa como un ente independiente, los derechos sobre los bienes
económicos que ella controla para operar, son poseídos por los dueños de la empresa y por terceros
que le han realizado préstamos. Es decir, los derechos son iguales a las obligaciones o deudas de la
empresa con respecto a los dueños y con respecto a terceros. Lo expuesto se puede representar de
la siguiente forma:

Valor de las obligaciones con respecto


Valor de los recursos económicos que
= a los dueños + valor de las obligaciones
dispone la empresa para operar
con respecto a terceros

La relación anterior constituye el denominado axioma de la dualidad económica o de la igualdad


del inventario, que es la premisa más importante de la contabilidad. En verdad, todo el proceso de
contabilización de las empresas se basa en este axioma.

Contablemente, los recursos económicos que controla (o dispone) la empresa para operar se
denominan activos y las obligaciones se denominan pasivos. Las obligaciones con respecto a los
dueños reciben el nombre de patrimonio o pasivo no exigible y las obligaciones con respecto a
terceros el de pasivo exigible. En consecuencia, la ecuación de la igualdad del inventario toma la
siguiente forma:

1 Nota: Esta premisa fundamental de la contabilidad es denominada, por algunos autores nacionales relevantes, como
axioma o principio de la “dualidad económica”.
2 Nota: Una definición más precisa de los conceptos de patrimonio se entrega más adelante, de acuerdo a las Normas

Internacionales de Información Financiera (NIIF o IFRS de acuerdo a la expresión en inglés).

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Elaborado por: Prof. Dr. Ing. Víctor Cerda
Fecha: 22/08/10
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II. FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD

Activo = Patrimonio + Pasivo Exigible

Esta igualdad, se cumple siempre, independiente de los cambios que puedan producirse en el activo
y/o pasivo debido a las operaciones de negocio de la empresa.

1.2. El procedimiento de la partida doble y su instrumento la cuenta contable

Como se ha dicho, la igualdad del inventario debe cumplirse siempre, es decir, después de cada
operación, para verificar la corrección de las cifras consignadas debe tenerse la igualdad del
inventario.

Se supone que en una empresa que comienza sus actividades en el mercado se realizan las
siguientes operaciones:

1. Inicio de la empresa con un aporte de $ 10.000.000 por los socios


2. Se compra muebles por $ 1.000.000
3. Se compra equipos computacionales por $ 3.000.000
4. Se solicita un préstamo bancario de corto plazo (menos de un año) por $ 2.000.000
5. Se compra mercaderías por $ 2.000.000
6. Etc.

Lo anterior se representa en un esquema de balance, es decir, un esquema que considera


explícitamente la igualdad del inventario y, como convención, a la izquierda registra los activos y a la
derecha los pasivos.

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Operación Activo Pasivo


1a. Caja: 10,000,000 Capital 10,000,000
Activo 10,000,000 Pasivo 10,000,000
2a. Caja: 9,000,000 Patrimonio 10,000,000
Muebles: 1,000,000
Activo 10,000,000 Pasivo 10,000,000
3a Caja: 6,000,000 Patrimonio 10,000,000
Muebles: 1,000,000
Eq. Comp.: 3,000,000
Activo 10,000,000 Pasivo 10,000,000
4a Caja: 8,000,000 Deuda con Banco 2,000,000
Muebles: 1,000,000 Capital 10,000,000
Eq. Comp.: 3,000,000
Activo 12,000,000 Pasivo 12,000,000
5a Caja: 6,000,000 Deuda con Banco 2,000,000
Mercaderías: 2,000,000 Capital 10,000,000
Muebles: 1,000,000
Eq. Comp.: 3,000,000
Activo 12,000,000 Pasivo 12,000,000

Lo anterior puede continuar realizándose según ocurran las operaciones. Pero, en verdad, esa forma
de registro es impracticable, considerando que en las empresas son muchas las operaciones que se
realizan en un corto período; por ejemplo, en los bancos actuales se tiene miles de operaciones por
hora.

Para resolver el problema de diseñar un procedimiento que permita el registro expedito de las
operaciones y que, a la vez, se efectúe siempre cumpliendo la igualdad del inventario se desarrolló,
en el curso de los años, el procedimiento denominado de la partida doble, el cual, para su
realización utiliza la herramienta conocida como cuenta contable.

¿Cuál es la función del procedimiento de la partida doble junto con su instrumento la cuenta
contable?

El procedimiento de la partida doble, con su instrumento la cuenta contable, tiene por función el que
todas las operaciones del negocio se registren en forma expedita asegurando, al mismo tiempo, el
cumplimiento del axioma de la igualdad del inventario.

La cuenta es la agrupación sistemática de transacciones relacionadas con un mismo asunto o


persona, bajo un título apropiado. Por ejemplo, los ingresos y egresos de dinero se agrupan en una
cuenta, que bien puede denominarse Caja; las transacciones relacionadas con deudas por compra

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de mercaderías al crédito y sus posteriores pagos, pueden denominarse Proveedores. Así, se habla
de la cuenta Caja, de la cuenta Proveedores y de otras cuentas.

Las cuentas tienen forma de “T”; el lado izquierdo de toda cuenta se denomina Debe (D) y el lado
derecho Haber (H). Existen tres tipos de cuentas: del Activo, del Pasivo y de Resultado. Estas
últimas son, como se verá posteriormente, un tipo especial de cuentas en donde se registran
contablemente las operaciones de negocio que modifican el Patrimonio.

El procedimiento de la partida doble emplea las siguientes reglas generales para el registro de las
operaciones en las cuentas:

1. Toda operación debe registrarse, tanto en el Debe como el Haber.


2. El valor de los registros en el Debe tiene que ser siempre igual al valor de los registros en el
Haber e igual al valor de la operación.
3. Toda operación debe registrarse siempre por su valor, al menos, en dos cuentas, en un caso
en el Debe y en el otro en el Haber.

A continuación se señalan las reglas particulares de registro en las cuentas del Activo y del Pasivo.

1. Los incrementos del Activo se registran en el Debe y los de Pasivo en el Haber.


2. Las disminuciones del Activo se registran en el Haber y del Pasivo en el Debe.

Lo expuesto se ilustra en el siguiente cuadro:

ACTIVO PASIVO

D H D H
+ - - +

El ejemplo anterior se desarrolla utilizando el instrumento de la cuenta.

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ACTIVO PASIVO

Caja Deuda Banco


(1) 10,000 1,000 (2) 2,000 (4)
(4) 2,000 3,000 (3) 2,000 SA
2,000 (5)
12,000 6,000
SD 6,000

Mercaderías Patrimonio
(5) 2,000 10,000 (1)
SD 2,000 10,000 SA

Muebles
(2) 1,000
SD 1,000

Máquinas
(3) 3,000
SD 3,000

Los saldos de las cuentas son los resultados netos de éstas, luego de cada operación.
Normalmente, en las cuentas activas se tiene saldos en el Debe y en las pasivas en el Haber.

Saldo Total Activo = Saldo Total Pasivo


$ 12.000.000 = $ 12.000.000

2. Operaciones que no afectan al patrimonio y operaciones que sí afectan al patrimonio de


la empresa

Se ha dicho, que el registro de las operaciones en cuentas permite que dichos registros se efectúen
de manera tal, que siempre se cumpla la igualdad del inventario.

Además de las reglas presentadas más arriba, para que siempre se cumpla la igualdad del
inventario, es decir, para que siempre el Activo sea igual al Pasivo, el registro de las operaciones en
dos o más cuentas debe efectuarse respetando siempre las siguientes relaciones:

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• Como intercambio de activos. Si se incrementan una o más cuentas del activo por un
determinado monto total, al mismo tiempo, deben disminuir por el mismo monto, una o más
cuentas del activo. Es decir, el activo total no se altera.
• Como intercambio de pasivos. Análogo al caso anterior.
• Como incremento por un determinado monto de una o más cuentas del activo, junto con el
incremento, por el mismo monto, de una o más cuentas del pasivo.
• Como disminución por un determinado monto, de una o más cuentas del activo, junto con la
disminución, por el mismo monto, de una o más cuentas del pasivo.

El Patrimonio de la empresa, que se define según las IFRS como la diferencia neta entre el total de
activos y el total de pasivos, representa los recursos que son propios de ella. Lo que la empresa
busca a través de sus operaciones es incrementar el Patrimonio; sin embargo, las operaciones de
una empresa pueden tener efectos neutrales con respecto al Patrimonio o afectar, también, a éste
en forma positiva o negativa.

Las operaciones neutrales o que no afectan al Patrimonio, como se ha mostrado, pueden consistir
contablemente en:

• Intercambio de activos
• Intercambio de pasivos exigibles
• Incrementos o disminuciones de activos acompañados de incrementos o disminuciones de
pasivos exigibles, por montos iguales.

¿Cuáles son los tipos de operaciones que afectan al Patrimonio y cuál es su significado?

Tales tipos son:

• Operaciones que incrementan el Patrimonio, que constituyen un ingreso para la empresa, y


• Operaciones que disminuyen el Patrimonio y, en consecuencia, constituyen un gasto para
la empresa.

Los ingresos son incrementos netos de activos o disminuciones netas de pasivos que dan como
resultado un incremento del Patrimonio y que no están relacionados con aportes de capital
efectuados por los propietarios.

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Los gastos son disminuciones netas de activos o incrementos netos de pasivos que dan como
resultado una disminución del Patrimonio de la empresa y que no están relacionadas con
disminuciones de Patrimonio efectuadas a los propietarios de la empresa 2.

Se tiene operaciones de ingresos cuando:


El incremento de uno o más activos no se explica, contablemente, por el incremento de un
Pasivo Exigible o la disminución de otro activo. La única alternativa, para que se cumpla la
igualdad del inventario, es que incremente el Patrimonio.

Se tiene operaciones que significan gasto cuando:


La disminución de uno o más activos no se explica por disminuciones equivalentes en el pasivo
o incrementos equivalentes en otros activos. Contablemente, la única alternativa, para que se
cumpla la igualdad del inventario, es la disminución del Patrimonio.

La operación principal que genera ingresos y que, al mismo tiempo, provoca gastos es la venta de
mercaderías.

Supongamos, que en nuestro ejemplo, como operación 6., se vende mercaderías de un costo de
$ 1.000.000, por un precio de $ 3.000.000.

Las cuentas que participan son: caja, mercaderías y Patrimonio. La venta de la mercadería es la
operación N° 6 y la salida de las mercaderías del inventario, la N° 7. Analicemos cada una por
separado.

La venta de la mercadería se expresa, por una parte, en un incremento de la cuenta Caja por un
monto de $ 3.000.000. Este incremento del activo tiene como consecuencia un incremento del
Patrimonio porque no puede explicarse ni por un intercambio con otro activo (el activo mercadería
disminuye, pero no es debido a un intercambio con la cuenta Caja), ni por un incremento del pasivo
exigible.

La venta de mercadería, por otra parte, se expresa en una disminución de la cuenta Mercaderías por
un monto de $ 1.000.000. Esta disminución no se explica ni por un intercambio de activo, ni por una
disminución de algún pasivo exigible; en consecuencia, lógicamente, implica una disminución del
Patrimonio.

Lo expuesto, se ilustra en las cuentas T que son afectadas por la operación de venta.

2Nota: definiciones más precisas de los conceptos de ingresos y gastos se entregan posteriormente de acuerdo a las
normas IFRS.

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ACTIVO PASIVO

Caja Deuda Banco


(1) 10,000 2,000 (4)
(4) 2,000 2,000 SA
1,000 (2)
3,000 (3)
2,000 (5)
(6) 3,000 Patrimonio
15,000 6,000 10,000 (1)
SD 9,000 (7) 1,000
3,000 (6)
Mercaderías 1,000 13,000
(5) 2,000 12,000 SA
1,000 (7)
2,000 1,000
SD 1,000

Muebles
(2) 1,000
SD 1,000

Eq. Comp.
(3) 3,000
SD 3,000

3. La igualdad del inventario y su descomposición en Balance y cuenta de Pérdida y


Ganancia

Como hemos visto, las operaciones de ingreso incrementan el Patrimonio y las de gasto lo
disminuyen. Este tipo de operaciones sucede permanentemente en las empresas, por consiguiente,
si el registro de tales operaciones se efectuara de la manera que se realizó en punto 2. anterior, se
perdería una información muy valiosa para la empresa, que es saber la variación neta del Patrimonio
en un determinado período y cuáles son los tipos de operaciones y, si es preciso, operaciones que
explican tal variación neta.

Para tener como información la variación neta del Patrimonio en un determinado período
(oficialmente un año), junto a las causas de aquello, es necesario que el Patrimonio permanezca
constante durante el período y que, simultáneamente, las cuentas que provocan la variación del
Patrimonio, es decir, de gastos e ingresos, se registren separadas de éste.

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Las operaciones que afectan positiva o negativamente al Patrimonio, se registran en una cuenta
especial denominada cuenta de Pérdidas y Ganancias. Esta cuenta, que es una subcuenta de la
cuenta capital o patrimonio, se desagrega en cuentas de gastos e ingresos, así como, de pérdidas y
ganancias. Si el saldo neto del período es positivo, lo que implica un incremento del Patrimonio, se
tiene un resultado ganancia para el período, pero, si por el contrario el resultado es negativo, se
tiene para el período un resultado de pérdida.

De acuerdo a lo expuesto, la igualdad del inventario para cualquier momento de un determinado


período, queda como sigue:

Activo = Pasivo Exigible + Patrimonio (Inicio del Período) + Saldo de Cuenta de


Pérdidas y Ganancias en el período considerado

Expresado de otra forma, como la cuenta de pérdida y ganancia señala los cambios del Patrimonio
en un determinado período, en cualquier momento del período, de acuerdo al axioma de la igualdad
del inventario, debe cumplirse, también, la siguiente relación.

Activo - [Pasivo Exigible + Patrimonio (IP)] = Saldo de la cuenta de Pérdida y Ganancia en el


momento considerado

(IP= Inicio del período)

A continuación, lo anterior se ilustra mediante un sistema de cuentas T ad-hoc, que separa el


registro de las cuentas de gastos e ingresos de la cuenta de Pérdida y Ganancia, y empleando el
ejemplo del punto precedente.

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II. FUNDAMENTOS DE LA CONTABILIDAD

ACTIVO PASIVO

Caja Deuda Banco


(1) 10,000 2,000 (4)
(4) 2,000 2,000 SA
1,000 (2)
3,000 (3)
2,000 (5)
(6) 3,000 Patrimonio
15,000 6,000 10,000 (1)
SD 9,000 10,000 SA

Mercaderías
(5) 2,000 CUENTA DE P-G
1,000 (7) Cuentas de Gastos Cuentas de Ingreso
2,000 1,000
SD 1,000 Costo de Ventas Ventas
(7) 1,000 3,000 (6)
Muebles SD 1,000 3,000 SA
(2) 1,000
SD 1,000

Eq. Comp.
(3) 3,000
SD 3,000

4. El Balance de comprobación y de saldos

Es un informe de trabajo que tiene cuatro columnas. Su objetivo es comprobar si las transacciones
registradas en las diversas cuentas cumplen con el axioma de la Partida Doble, y a partir de este
cuadre efectuar el análisis de los saldos.

Lo primero que se verifica es la igualdad que debe existir entre el Débito y el Crédito, los cuales
corresponden al total de los cargos y total de abonos efectuados. Lo segundo, o sea, el análisis de
los saldos, permite determinar la razonabilidad y correspondencia que debe existir entre los valores
informados por Contabilidad con lo que realmente existe en la empresa, materializado en el
inventario físico de bienes y derechos debidamente valorizados.

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Balance de Comprobación y de Saldos al 31 de Diciembre de 200X

CUENTAS MOVIMIENTOS SALDOS


CÓDIGO NOMBRE DÉBITOS CRÉDITOS DEUDOR ACREEDOR
Caja 750 590 160
Banco 580 540 40
Clientes 200 150 50
Mercaderías 300 150 150
Muebles 420 420
Capital 600 600
Letras por Pagar 180 360 180
Acreedores 360 420 60
Ventas 200 200
Costo de Ventas 150 150
Remuneraciones 32 32
Gastos de Servicios 27 27
Propaganda 10 10
Gastos Bancarios 1 1
Sumas iguales 3,010 3,010 1,040 1,040

5. El Balance Tabular

Es un informe de trabajo que se conoce, también, con el nombre de Balance de Ocho Columnas en
razón al número de sus columnas, y el de Balance Tributario debido a que hasta hace algunos años
era exigido por disposiciones tributarias nacionales para ser presentado junto a la declaración anual
de impuestos de las empresas.

En su forma, esta hoja de trabajo, corresponde a una extensión de la hoja de trabajo del Balance de
Comprobación y de Saldos, a la cual se le agregan cuatro columnas a las cuatro a existentes. La
quinta y sexta columnas se destinan a losadlos de las cuentas del Balance y la séptima y octava se
emplean para los saldos de las cuentas de resultado.

Su objetivo es entregar una visión de conjunto de todas las cuentas que han tenido movimiento
durante el ejercicio con sus respectivos débitos, créditos y saldos; y, revelar el resultado del período
mediante la distinción y separación de los saldos y cuentas del Balance (activo, pasivo y patrimonio)
y de las de resultado (cuentas de pérdida y de ganancias).

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Hoja del Balance Tabular o de Ocho Columnas al 31 de Diciembre de 200X

Cuentas Movimientos Saldos Balance Resultados


Código Nombre Débitos Créditos Deudor Acreedor Activo Pasivo Pérdida Ganancia
Caja 750 590 160 160
Banco 580 540 40 40
Clientes 200 150 50 50
Mercaderías 300 150 150 150
Muebles 420 420 420
Letras por Pagar 180 360 180 180
Acreedores 360 420 60 60
Capital 600 600 600
Ventas 200 200 200
Costo de Ventas 150 150 150
Remuneraciones 32 32 32
Gastos de Servicios 27 27 27
Propaganda 10 10 10
Gastos Bancarios 1 1 1
Sumas 3,010 3,010 1,040 1,040 820 840 220 200
Resultado del Ejercicio 20 20
Sumas Iguales 3,010 3,010 1,040 1,040 840 840 220 220

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7. Los conceptos de entradas y desembolsos, de pérdidas y ganancias, así como, de costos,


gastos e ingresos

SISTEMA DE CUENTAS DEL BALANCE

CUENTAS DEL
BALANCE

Cuentas Activas Cuentas Pasivas

Cuentas del Patrimonio Cuentas del Pasivo Exigible

Cuenta Capital Cuentas de Reservas Cuentas de Pérdidas y Ganancias

Cuenta de Pérdidas y Ganancias

Cuentas de Cuentas de Cuentas de Cuentas de


Gastos Pérdidas Ingresos Ganancias

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Definiciones pertinentes del Marco Conceptual de las IFRS

• Activos. Un activo es un recurso controlado por la empresa como resultado de hechos


pasados, del cual la empresa espera obtener, en el futuro, beneficios económicos (p. 49).

Al determinar la existencia o no de un activo, el derecho de propiedad no es esencial, así,


por ejemplo, las propiedades que se disfrutan en régimen de arrendamiento financiero son
activos si la empresa controla los beneficios económicos que se espera obtener de ellos (p.
57).

Los activos de una empresa proceden de transacciones o de otros hechos ocurridos en el


pasado (p. 58).

Existe una asociación muy estrecha entre la realización de un determinado desembolso y la


generación de un activo, aunque uno y otro no tienen por qué coincidir necesariamente (p.
59).

• Pasivos. Un pasivo es una obligación presente de la empresa, surgida a raíz de hechos


pasados, al vencimiento de la cual y para pagarla, la empresa espera desprenderse de
recursos que incorporan beneficios económicos (p. 49).

Las obligaciones pueden ser exigibles legalmente, como consecuencia de la ejecución de un


contrato o de una obligación de tipo legal, por ejemplo, cuentas por pagar por bienes o
servicios recibidos. No obstante, las obligaciones también se originan por la actividad normal
de la empresa, por las costumbres comerciales y por el deseo de mantener buenas
relaciones comerciales o de actuar de forma equitativa (p. 60).

Es necesario distinguir entre una obligación presente y un compromiso a futuro. La decisión


de adquirir activos en el futuro no da lugar, por sí misma, al nacimiento de un pasivo.
Normalmente, el pasivo surge solo cuando se ha recibido el activo o cuando la empresa
entra en un acuerdo irrevocable para adquirir un bien o servicio (p. 61).

• Patrimonio. Es la parte residual en los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus
pasivos (p. 49).

El monto por el cual se muestra el Patrimonio en el balance general depende de la


valorización asignada a los activos y pasivos. Normalmente, el monto acumulado en el
Patrimonio no coincide con el valor bursátil de las acciones de la empresa, ni tampoco con el
monto de dinero que se obtendría vendiendo uno por uno los activos netos de la empresa, ni
con el precio de venta de todo el negocio como una empresa en marcha (p. 67).

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Nota: p = párrafo

• Ingresos y ganancias

Ingresos son los incrementos en los beneficios económicos producidos a lo largo del período
contable, en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien, como
disminuciones de las obligaciones que dan como resultado aumentos del Patrimonio y que
no están relacionados con los aportes de capital efectuados por los propietarios (p. 70).

La definición de ingresos incluye tanto a los ingresos como a las ganancias. Los ingresos
surgen en el curso de las actividades ordinarias de la empresa, y se reportan como ventas,
honorarios, intereses, dividendos, regalías y arriendos (p. 74).

Son ganancias otras partidas que, cumpliendo con la definición de ingresos, podrían o no
surgir de las actividades ordinarias llevadas a cabo por la empresa. Las ganancias suponen
incrementos en los beneficios económicos y, como tales, no son diferentes en su naturaleza
a los ingresos. Por lo tanto, en este Marco Conceptual no se considera que constituyan un
elemento diferente (p. 75).

• Gastos y pérdidas

Gastos son las disminuciones en los beneficios económicos producidos a lo largo del
período contable, en forma de egresos o disminuciones del valor de los activos, o bien,
como surgimiento de obligaciones que dan como resultado disminuciones en el Patrimonio y
que no están relacionados con las distribuciones de Patrimonio efectuadas a los propietarios
(p. 70).

La definición de gastos incluye tanto las pérdidas como los gastos que surgen en las
actividades ordinarias de la empresa. Entre los gastos de la actividad normal, se encuentran
el costo de las ventas, las remuneraciones y la depreciación. Generalmente, los gastos
representan una salida o una disminución de activos, tales como efectivo y otras partidas
equivalentes al efectivo, existencias o propiedades, planta y equipo (p. 78).

Son pérdidas otras partidas que, cumpliendo con la definición de gastos, podrían o no surgir
de las actividades ordinarias de la empresa (p. 79).

Las pérdidas suelen presentarse netas de los ingresos relacionados con ellas (p. 80).

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