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HABIA UNA VEZ UNA EMPRESA. . . . . . . . . . . . . . . . .

Caso de debate

Cualquier parecido con la realidad no es mera coincidencia

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RUPÉREZ, S.A. era en 1995 una empresa

industrial dedicada al montaje de aparatos
domésticos de cocina, tales como batidoras, hornos, tostadoras
de pan, parrillas y en general, aparatos de este tipo.

RUPÉREZ S.A., es lo que podría definirse como un modelo de organización

con una asignación de funciones precisa, concreta y transparente Todos los
departamentos tienen un objetivo y unas funciones perfectamente definidos
que se detallan en el anexo adjunto.

Durante muchos años RUPÉREZ funcionó como una máquina bien engra
sada. Cada responsable cumplía su función y las diferencias se solventaban e
n reuniones participativas, donde,
respetando las jerarquías establecidas se tomaban todas las decisiones básica
s de la empresa.

Cuando algo iba mal se identificaba al culpable del problema y con la

colaboración de todos se le ayudaba a solventarlo.

Era de resaltar el hecho de que los departamentos de mayor nivel jerárquico

prácticamente nunca eran identificados como culpables.

Cuando el gerente, consejero delegado y máximo accionista de la empresa

perseguía un objetivo o detectaba una situación que debía mejorar creaba
una función especializada y la jerarquizaba.

El departamento de Calidad Total y el de Gestión Integral de Stocks son dos

claros ejemplos de esta política, ya que sus a sus dos responsables se les
asignó el cargo de Directores Adjuntos.

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 Caso – Había una vez una empresa –

RUPEREZ evidenció la bondad de esta política cuando tras un año de la

incorporación de ambos tanto los fallos de calidad habían disminuido un 30% y
el nivel de stocks se había reducido en un 20%

Sin embargo en los últimos años, la situación ya no es tan armoniosa como en

el pasado, las reuniones de decisión se han vuelto muy tensas, los problemas
no parecen tener un claro responsable y las decisiones se ralentizan ya que
se pierde mucho tiempo en discusiones que en muchos casos no conducen
a nada.

La situación ha llegado a ser tan preocupante que el consejero delegado ha

convertido el Comité de Dirección en un Comité de Crisis que preside el mismo.
Sin embargo la situación no ha mejorado mucho y explícita o tácitamente
cada responsable atribuye el problema a los demás.

Como ejemplo podemos citar el caso en el que una operación de venta se

perdió y lo que es peor, hubo que pagar una indemnización.

Según VENTAS el fallo esta en el ridículo e inadecuado nivel de stocks de la

empresa que impide realizar operaciones comerciales de este tipo, lo que es
muy grave ya que el mercado es así y fa competencia es capaz de seguirlo.

Según GESTIÓN INTEGRAL DE STOCKS el fallo está en la inflexibilidad de

Producción que no puede en la coyuntura actual decir que hasta dentro de
la semana n + 2 no puede realizar un cambio sustancial.

Según PRODUCCIÓN el fallo está en Ventas ya que no tiene un planning

fiable y así no se puede trabajar.

Según GERENCIA el problema no está claro, pero no se puede continuar así.

¿Qué HARIA USTED?

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ALGUNOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE RUPÉREZ S.A.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Objetivo — Seleccionar al proveedor óptimo

Funciones:

• Realizar la negociación de precios.

• Proponer nuevos proveedores para su homologación.
• Investigar el mercado.
• Intervenir con el proveedor si “Gestión de materiales” lo precisa.

DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE MATERIALES

Objetivo — Conseguir el aprovisionamiento a tiempo

Funciones:

• Cursar órdenes de entrega al proveedor.

• Reclamar y perseguir los pedidos.
• Ajustar la entrada a las normas stock (Just in time).

DEPARTAMENTO DE GESTIÓN INTEGRAL DE STOCKS

Objetivo — Minimizar los stocks

Funciones:

• Asigna niveles y objetivos de stocks.

• Los introduce en los procesos de planificación.
• Efectúa el control de stocks.
• Informa de las desviaciones.

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DEPARTAMENTO DE RECEPCIÓN
Objetivo — Efectuar el control de entrada y procesarla

Funciones:

• Efectuar la descarga y verificar contenido.

• Documentar la entrada.
• Proceder a la devolución física de los rechazos.
• Documentar la devolución.

DEPARTAMENTO DE ALMACÉN INTEGRAL

Objetivo — Custodiar y manipular los materiales y productos

Funciones:

• Diseñar y realizar el almacenaje más adecuado.

• Servir los lotes de materiales correspondientes a producción.
• Albaranización, preparación y etiquetaje de productos terminados.
• Expedición de productos terminados.

DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN
Objetivo — Transformación de materiales en productos

Funciones:

• Diseño de los sistemas productivos.

• Cumplimiento de las normas de stock.
• Asignación de medios.
• Diseño de métodos y procedimientos de optimización.

DEPARTAMENTO DE CALIDAD TOTAL

Objetivo — Garantizar la Calidad

Funciones:

• Homologación de proveedores.
• Control de entrada de materiales.
• Control de procesos productivos.
• Control de producto acabado.

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• Pruebas de vida de cliente.

• Control de procedimientos de almacenaje y distribución.
• Normativa de Calidad (ISO — 9000).

DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN

Objetivo — Planificar la producción y los materiales

Funciones:

• Planificación de la producción (M.R.P.).

• Calculo de necesidades netas de materiales.
• Programación de la producción
• Control de stock en curso de producción.

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN
Objetivo — Controlar y validar las operaciones

Funciones:

• Control de créditos de clientes.

• Administración de Proveedores.
• Confección de presupuestos.
• Control de desviaciones del presupuesto.

DEPARTAMENTO DE TRASPORTE INTEGRAL

Objetivo — Realizar la distribución comercial y el transporte de
materiales para aprovisionamiento.

Funciones:

• Diseñar métodos de transporte.

• Contratación de vehículos y agencias de distribución.
• Contratación de los transportes que precise el aprovisionamiento.

DEPARTAMENTO DE MARKETING Y VENTAS

Objetivo — Obtener pedidos de clientes

Funciones:

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• Diseñar la promoción y el marketing.

• Ejecutarlo.
• Establecer las condiciones comerciales.
• Captar clientes y obtener pedidos.
DEPARTAMENTO DE OFICINA COMERCIAL
Objetivo — Procesar los pedidos de los clientes

Funciones:

• Recepcionar los pedidos.

• Imputarlos en el sistema.
• Controlar su entrega.
• Atender e informar al cliente.

DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN COMERCIAL

Objetivo — Establecer el Plan de Ventas

Funciones:

• Planificación de la demanda.
• Control de desviaciones.
• Evaluación de las actividades promocionales.

TEMAS HA DEBATIR

¿Es idóneo el procedimiento de solución de problemas que emplea

Ruperez S.A. ?

¿Son idóneos los procedimientos de Dirección?

¿Cuáles son los problemas de Ruperez S.A. ?

¿Qué causa o causas los provoca?

¿Qué solución proponen?

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