Secretaría de Finanzas y Administración

Dirección General de Egresos

Departamento de Control y Seguimiento

Clave: PC-03-03-13 Fecha de emisión: 16/04/2015

Versión N°. 4 Página: 1 de 5

Plan de calidad para el control

presupuestal y seguimiento

Elaboró Revisó

M.C. Francisco Javier Hoyos Ing. Josué Emmanuel Ramírez

Abundis Robles
Encargado del Depto. de Control
Aprobó Representante de la Dirección
y Seguimiento

C.P. Adriana Elizabeth Vargas Valle

Directora General de Egresos

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Dirección General de Egresos Emisión: 16/04/15
Versión: 4
PLAN DE CALIDAD PARA EL CONTROL PRESUPUESTAL Y Página 2 de 5
SEGUIMIENTO

1. OBJETIVO
Atender a usuarios, proveedores y prestadores de servicio del Gobierno del Estado de Colima con eficiencia y
eficacia, en sus trámites de pagos, emitiendo con ello las Cuentas por Liquidar respectivas, mediante los
lineamientos aplicables a la Secretaria de Finanzas y Administración, generando información financiera para el
control de gasto, y una buena toma de decisiones.

2. ALCANCE
Aplica para todas las Dependencias de Gobierno, Organismos Descentralizados, Organismos Autónomos,
proveedores y prestadores de servicios de Gobierno del Estado de Colima.

3.POLÍTICAS
3.1 Todas los Solicitudes de Orden de Pago, Solicitudes de Servicio, Solicitud de Transferencia, Subsidios,
Devoluciones de Fianzas; deberán de contar con las firmas de autorización (según sea el caso) de los
Secretarios de la Dependencias solicitante, Representantes de Asociaciones, Jueces y de sellados por
Contraloría del Estado.
3.2 Todos los trámites deberán contar con presupuesto en cada una de las partidas presupuestales, así
también que la naturaleza del gasto corresponda a la partida presupuestal que se está afectando,
exceptuando las Fianzas, Devoluciones de Ingresos y Retenciones a Terceros.
3.3 Las Cuentas por Liquidar emitidas, serán turnadas al área de Caja General, al área de Gestión y
Seguimiento, y/o al área de Control de Fondos.
3.4 Todas las solicitudes que la Dirección General de Egresos considere no procedentes, serán rechazadas
y turnados a los solicitantes, mediante el formato FO-03-03-099 “Formato de Devolución de
Documentos”

4. MARCO NORMATIVO
4.1. Ley General de Contabilidad Gubernamental.
4.2. Ley de Coordinación Fiscal.
4.3. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Colima.
4.4. Reglamento Interior de la Secretaria de Finanzas y Administración.
4.5. Ley de Presupuesto y Gasto Público del Estado de Colima.
4.6. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
4.7. Modelo de Equidad de Género MEG:2012
4.8. Ley de Protección de Datos Personales.
5. TERMINOS/ DEFINICIONES
 CONAC: Consejo Nacional de Armonización Contable.
 LGCG: Ley General de Contabilidad Gubernamental.
 CACECOL: Consejo de Armonización Contable del Estado de Colima.
 Solicitud de Orden de Pago: Formato con el cual se realizan las órdenes de pago para usuarios, proveedores y
prestadores de servicio del Gobierno del Estado de Colima
 Solicitud de Servicios: Solicitud Utilizada para dar entrada al pago de servicios ofrecidos a Gobierno del Estado
por parte de alguno proveedor tales como mantenimiento a vehículos, equipo de cómputo, etc.
 Fianzas: cumplimiento de las obligaciones derivadas de un contrato. Por ejemplo, es habitual la constitución una
fianza monetaria en caso de arrendamiento de inmuebles para garantizar el cumplimiento del pago de las rentas de
arriendo, así como la devolución en buen estado del bien arrendado.
 Subsidios: Una prestación pública asistencial de carácter económico y de duración determinada para quienes no

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SEGUIMIENTO

hayan cotizado.

6. DIAGRAMA DEL PLAN DE CALIDAD

SALIDA Requerimientos
PROCESO PUNTOS DE
ENTRADA (Registros, de Salida de
CONTROL
Indicadores) Resultados
1.-
FLUJO RESPONSABLE VINCULACIÓN Disposición
Presupuestal
Sellos de Contraloría.
Facturas Originales.
1.- Solicitud de Importe.
Orden de pago:  Contraloría. Firmas autógrafas.
Documentos Soporte  Dir. de Tesorería. periodo de pago.
 Facturas.  Dir. General de Oficio de Comisión.
 Contratos. INICIO 2.
Administración y
2.- Orden de Trabajo Sello de Contraloría
Ordinaria: Abastecimiento. Facturas Originales.
Documento Soporte.  Dir. Presupuesto. Importe.  Transacción en SIIF
 Factura.  Dependencias. Nombre.
ZDISPONIBLE_PRE
3.-Orden de Compra: Departamento de  Organismos Fechas.
Facturas. Recibir 3.- SUP Todos los Puntos de
Control y Descentralizados y
Solicitud de Materiales Documentación Sello de Contraloría  Documentos de Control Validados.
Seguimiento Autónomos.
4.- Fianzas, Devolución Facturas Originales. Entrada Sellados
de Ingresos.
 Proveedores.
Artículos solicitados de Recibido.
Fianzas  Ciudadanos. Importe
Recibo de Ingresos.  Dirección General 4.-
5.- Retenciones. de Presupuesto. Sellos de Contraloría.
Recibo simple.  Dirección General Fianzas Originales.
Reporte de de Recursos Endoso de la Fianza
Retenciones de RH Fechas.  Solicitud de Orden de
Humanos
Importe Pago y/o Fianza,
5.- Sello de Contraloría, devolución de ingresos
Periodo, importe 1.- Acreedor (núm.)
Nombre de la empresa, 2.-Fecha de Factura o
recibo simple. Fecha de documento.
3.- Referencia (num de
factura o num de oficio.
4.- Importe.
5.-Compromiso.
1.-Solicitud de Orden de  Transacción en 6.- Banco
Pago (Directas) SIIF 7.- División.
Facturas Originales. 8.-Descripción de la
Montos.
1 y 4.- Compra.
Firmas autógrafas r.  ZAP_DIRECTO. 9.- Cuenta Mayor
2.- Orden de Trabajo  ZAP_FK01/Alta 10.-Importe.
1.- Solicitud de Orden  Dir. de Ordinario. proveedor. 11.-IVA.
de Pago (Directas) No. Factura. 12.-Centro de Costo.
Presupuesto.  ZAP_FK02/Modific.
2.- Orden de Trabajo Fecha 13.- Fondo.
Ordinario.
 Coordinación de Sellos de Servicios. Datos Proveedor. 14.- Área Funcional..
Departamento de
3.- Orden de Compra. Captura en Tecnologías de la Generales.  FBL1N/Consulta de  Orden de trabajo por
Control y Datos de Vehículo licitaciones. Y Orden
4.- Fianzas Y Sistema Información. Factura x
Seguimiento 3.-Orden de Compra: de Compra.
Devoluciones Ingresos  Dir. General de Proveedor
No. Y fecha de Factura. 1.- Fecha de factura.
5.-Retenciones de RH Recursos 2 y 3.-
4.- Retenciones. 2.-Referencia (núm.) de
Humanos. Monto.  MIRO_ORDEN DE Factura.
Nombre de la empresa y COMPRA/ORDEN 3.- Importe.
No. Acreedor. DE TRABAJO. 4.- Numero d Orden de
5.- Fianzas y Compra.
Devoluciones  5.- 5.- División.
Firmas de la Fianza y  ZAP_DATOSCR_SAL 6.-Descripción de la
Endoso. IDA. Compra.
Retenciones:
1.- Acreedor.
2.- Docs. RH.
3.- Importe.
4.- Factura.
5.-Concepto.
Transacción en SIIF 6.- Generar Datos.
1 y 4.- 7.-Compromiso.
 ZAP_DIRECTO. 8.- Banco.
En caso de
constancias de
retenciones se utiliza
la transacción SP01, Impresión Cuenta
S_P00_0700013 por Liquidar:
2 y 3.- ZAP_CONTRAREC No. Folio.
MIRO_ORDEN DE I.- Porcentaje del Emisión.
Impresión de
COMPRA/ORDEN DE Seguimiento de Fecha de Pago.
Cuenta por Departamento de
TRABAJO. pagos por Esquema de Pago.
Liquidar y Control y
En caso de Compromiso Recurso.
Constancias de Seguimiento
constancias de I.- Porcentaje de Importe total
Retenciones
retenciones para
Cuentas por Liquidar Elaboró.
Ordenes de compra
Canceladas Compromiso.
ZREP_CXL_RELACIO
se utiliza la
N
transacción SP01,
S_P00_0700013
5.-
ZAP_DATOSCR_SALI
DA.

Impresión en SAP.
Entrega de
ZCUSE_RECIBO
Cuenta por No. Folio.
Departamento de “Impresión de
Cuenta por Liquidar Liquidar al Beneficiarios No. Prov./ Nombre de
Control y Acuse de Recibo”
Beneficiario o Dir. Tesorería. Empleado. Proveedor.
Seguimiento ZREL_FOLIO_CLIQ.
al Cuenta Por Liquidar.
ZREL_FOLIO_CLIQ/
Administrativo
pagos en efectivo.

FIN

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SEGUIMIENTO

7. INDICADORES
Indicador Fórmula Frecuencia Responsable

Porcentaje del
(Importe por compromiso de pago M.C. Francisco Javier
seguimiento de pagos Mensual
/Tota de pagos comprometidos)*100 Hoyos Abundis
por compromiso

Porcentajes de cuentas (Cuentas por liquidar canceladas/Total M.C. Francisco Javier

Mensual
liquidar canceladas de cuentas por liquidar emitidas)*100 Hoyos Abundis

8. REGISTROS DE CALIDAD
Tiempo de Responsable de
Clave Registros
retención conservarlo
Relación de Cuentas por Liquidar Depto. de Control y
FO-03-03-083 1 año
Expedidas Seguimiento.
Impresión en SAP: Depto. de Control y
N/A Seguimiento.
ZACUSE_RECIBO “Impresión de 1 año
Acuse de Recibo” (del día).
N/A Permanente Coordinación de
ZAP_DIRECTOS. Tecnologías de la
Información.
N/A Permanente Coordinación de
MIRO-Orden de Compra/Orden de
Tecnologías de la
Trabajo
Información.
N/A Permanente Coordinación de
ZREL_FOLIO_CLIQ Tecnologías de la
Información.
N/A Permanente Coordinación de
ZAP_DATOSCR Tecnologías de la
Información.
N/A Permanente Coordinación de
ZDISPONIBLE_PRESUP Tecnologías de la
Información.
N/A Permanente Coordinación de
ZAP_FK01 Tecnologías de la
Información.
N/A Permanente Coordinación de
ZAP_CONTRAREC Tecnologías de la
Información.
N/A Permanente Coordinación de
ZREP_CXL_RELACION Tecnologías de la
Información.
N/A Permanente Coordinación de
SP01 Tecnologías de la
Información.
N/A Permanente Coordinación de
FK02 (MODIFICACION DE
Tecnologías de la
PROVEEDOR)
Información.
N/A Permanente Coordinación de
FBL1N
Tecnologías de la

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SEGUIMIENTO

Información.
FO-03-03-050 Formato de Orden de Pago 5 años. Depto. de Archivo.
FO-03-03-061 Cuenta por Liquidar 5 años Depto. de Archivo.
FO-03-03-099 Formato de Devolución de 1 año Departamento de Control
Documentos y Seguimiento

9. TRÁMITES Y/O SERVICIOS

Clave (RETyS) Nombre del trámite y/o servicio Línea y/o ventanilla
Pago a proveedores y prestadores de servicios del Gobierno
1485 Ventanilla
del Estado de Colima

10. SECCIÓN DE CAMBIOS

No. de versión Fecha de actualización
4 16/04/2015
3 11/03/2014
2 19/11/2013
1 12/06/2013
0 N/A
Descripción del cambio
Se agregó el formato FO-03-03-099 Formato de Devolución de
Documentos, y el cual se sustenta en la política 3.4, que fue
también agregado a este Plan de Calidad.
Se modificó el Objetivo, se agregó una nueva política (3.3), se
plantea un nuevo indicador, se modificó el diagrama de flujo.
Se modifica por cuestión de redacción el objetivo, y se modifica
el 3.2 en las Políticas. Se realizaron modificaciones en el
Diagrama de Plan de Calidad (agregando documentos de
entrada y controles. De la misma manera se agregaron
registros de calidad, y por último se planteó un indicador de
proceso.
Cambio en el Objetivo, el alcance, se modificaron las políticas,
se agregaron nuevos conceptos en el punto de Términos y
Definiciones, se realizaron cambios en el diagrama (en la
entrada, vinculación y puntos de control de la actividad 1; se
cambió la redacción, puntos de control y salidas
correspondiente a la actividad 2, y en cuanto a la actividad 3 se
agregó información a los requerimientos de salida.
Por otra parte el indicador que se planteó en la versión 0 no
tenía relevancia cuando fue analizado por que lo que también
se modificó, el cual tiene ver tanto con el producto como con e
proceso.
Inicia su uso

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