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SEMANA 5

[ SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN GESTIÓN LOGÍSTICA ]


CONTENIDO  

INTRODUCCIÓN  

1. ENTERPRISE  RESOURCE  PLANNING  -­‐  ERP

2. ¿QUÉ  BUSCA  UN  ERP  Y  QUÉ  BENEFICIOS  POTENCIALES  OFRECE?

3. IMPLEMENTACIÓN  DE  SISTEMAS  ERP

3.1.  PROBLEMAS  DE  IMPLEMENTACIÓN  

3.1.1.  Problemas  de  complejidad.    

3.1.2.  Costo  de  implementación  

3.1.3.  Problemas  de  datos.    

BIBLIOGRAFÍA    

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INTRODUCCIÓN  
Una  de  las  principales  dificultades  de  las  firmas  en  relación  con  sus  sistemas  de  información  es  
la   posesión   de   múltiples   sistemas   de   información   (en   algunos   casos   pueden   ser   cientos   de  
sistemas  de  información  con  bases  de  datos  separadas)que  no  se  encuentran  interconectados  
entre  sí  y  que  usualmente  replican  procesos  de  negocio,  trabajo  e  información;  esto  hace  que  
sea   de   alta   complejidad   poder   definir   parámetros   en   la   firma   para   solucionar   preguntas   tales  
como:   ¿cuál   es   la   información   más   actualizada?   Qué   sistema   tiene   la   información   verídica?,  
además,  que  aumenta  los  costos  de  mantenimiento  de  sistemas  actuales  puesto  que  en  muchos  
casos   entre   el   70%   y   el   80%   del   presupuesto   de   tecnología   de   información   puede   requerirse  
para   asegurar   el   funcionamiento   de   sistemas   actuales.   Los   sistemas   ERP   -­‐Enterprise   Resource  
Planning   han   tenido   una   amplia   difusión,   primordialmente   en   el   sector   manufacturero   y  
logístico,   debido   a   que   ofrecen   como   principal   ventaja   el   poder   unificar   y   centralizar   la  
información  de  la  compañía  incluyendo  la  planificación,  la  fabricación,  las  ventas  y  el  marketing,  
así  como  el  control  de  existencias,  el  seguimiento  de  pedidos,  el  servicio  al  cliente,  las  finanzas  y  
los   recursos   humanos.   De   esta   forma,   se   busca   que   el   ERP   sea   el   componente   integrador   de  
información   de   los   procesos   de   negocio   internos   críticos   en   la   firma   y   que   sirva   como   puente  
entre   los   sistemas   SCM   y   CRM,   es   así   que   el   ERP   sirve   como   backbone   cross-­‐funcional   que  
integra  y  automatiza  muchos  de  los  procesos  de  negocio  e  información  de  la  compañía  para  dar  
una  visión  integrada  y  en  tiempo  real  de  los  procesos  de  negocio  de  mayor  importancia.  

1. ENTERPRISE  RESOURCE  PLANNING  -­‐  ERP


Los   sistemas   ERP   integran   información   interna   y   externa   a   la   compañía   a   lo   largo   de   toda   la  
organización,   involucrando   componentes   de   finanzas   y   contabilidad,   manufactura,   ventas   y  
servicio   al   cliente,   etc.   Los   sistemas   ERP   automatizan   estos   procesos   de   negocio   en   una   única  
aplicación   de   software   con   el   fin   de   facilitar   el   flujo   e   integración   de   información   a   través   de  
todas   las   áreas   funcionales   de   la   organización   y   permitir   la   interconexión   con   aliados  
comerciales,  tales  como  proveedores,  distribuidores  y  clientes.  

Recuadro  1:  Componentes  típicos  de  un  sistema  ERP  


Generalmente,  los  sistemas  ERP  incluyen  diversas  características,  siendo  la  distintiva  y  principal,  
una   base   de   datos   integrada   y   centralizada,   que   unifica   la   información   de   todos   los   procesos   de  
negocios  internos  a  la  firma,  cuentan  también  con  un  look  and  feel  consistente  entre  todos  los  
módulos   (los   usuarios   trabajan   sobre   el   mismo   sistema,   con   el   mismo   diseño   de   interfaz   gráfica  
que  dan  una  sensación  de  consistencia).  Los  módulos  típicos  se  presentan  en  la  siguiente  figura:  

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Figura  1.  Componentes  de  un  ERP  

Fuente. Elaboración propia

Como  puede  observase,  los  módulos  que  conforman  un  ERP  son:  

• Finanzas   y   contabilidad:   responsable   de   la   generación   de   estados   financieros,   determinación


de  flujo  de  caja,  administración  de  activos  fijos,  presupuestos  e  impuestos
• Recursos   Humanos:   pago   de   nómina   (incluyendo   horas   extras),   entrenamiento,   beneficios
extralegales,   aportes   de   seguridad   social   y   salud,   reclutamiento,   determinación   de   costo   de
mano  de  obra  para  producción,  etc.
• Manufactura   y   producción:   administración   de   labores   de   ingeniería,   facturación   de   materia
prima,   control   de   órdenes   de   trabajo,   presupuestos   y   cronogramas   de   producción,
determinación   de   niveles   de   capacidad,   control   de   calidad,   control   de   procesos   de
manufactura,   flujo   de   manufactura,   costeo   basado   en   actividades,   manejo   de   inventarios,
control  de  proveedores,  conexión  con  SCM,  Etc.
• Ventas   y   mercadeo:   administración   y   control   de   órdenes   de   pedido,   pronósticos   de   ventas,
pronósticos  de  precios,  comisiones  de  ventas,  conexión  con  CRM,  etc.

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Muchos,   sino   todos   los   sistemas   ERP   son   modulares,   es   decir,   una   firma   puede   automatizar  
parcialmente   sus   procesos   de   negocio   de   acuerdo   a   sus   necesidades,   es   por   esto   que   los  
módulos  de  finanzas  y  contabilidad  son  adoptados  por  casi  la  totalidad  de  los  usuarios,  mientras  
que   otros   módulos   se   implementan   a   petición   del   cliente.   Es   por   esto   que   por   ejemplo,   es  
probable   que   una   firma   de   servicios   no   opte   por   implementar   el   módulo   de   manufactura   y  
producción.  Sin  embargo,  entre  mayor  sea  el  número  de  módulos  implementados,  mayor  es  la  
integración   de   la   firma,   así   como   los   costos   de   implementación   y   consultoría,   los   riesgos   de  
negocio  y  los  cambios  involucrados  en  la  compañía.  

2. ¿QUÉ  BUSCA  UN  ERP  Y  QUÉ  BENEFICIOS  POTENCIALES  OFRECE?


Como   se   expuso   previamente,   el   objetivo   fundamental   es   la   unificación   e   integración   de   la  
información   de   la   compañía,   con   la   confianza   de   obtener   información   precisa,   permitiendo  
compartir  información  entre  diferentes  áreas,  reduciendo  los  procesos  evitando  la  duplicación  
de   operaciones,   así   como   la   coordinación   de   todos   los   negocios   de   la   empresa,   desde   la  
evaluación  de  un  proveedor  hasta  la  facturación  para  un  cliente,  mediante  el  uso  deuna  base  de  
datos   centralizada,   que   permite   la   eliminación   de   múltiples   sistemas   de   información  
concurrentes   y   no   interconectados,   para   ayudar   al   flujo   de   información   entre   los   distintos  
departamentos  de  la  empresa  en  tiempo  real,  a  la  realización  de  transacciones  de  negocio  de  
forma   más   rápida   y   eficiente,   incluso   con   costos   marginales   decrecientes   por   medio   de  
reducciones   en   el   costo   de   procesamiento   de   transacciones   ,   hardware,   software   y   staff   de  
soporte  de  tecnología.  

Además   de   lo   anterior,   uno   de   los   beneficios   que   se   presentan   con   mayor   frecuencia   es   la  
implementación   de   las   denominadas   mejores  prácticas  de  negocio.   Debido   a   la   complejidad   de  
los   sistemas   ERP,   es   común   que   las   compañías   traten   de   adaptarse   a   los   procesos   de   negocio  
que   incorpora   de   manera   natural   el   ERP   en   lugar   de   realizar   personalizaciones   y   ajustes  
particulares  al  ERP  para  incluir  la  forma  en  que  se  ejecutan  las  actividades  en  la  empresa  al  ERP,  
reduciendo   los   costos,   tiempos   y   riesgos   de   implementación,   así   como   asegurando   el  
cumplimiento  de  regulaciones  tales  como  Sarbanes-­‐Oxley  o  Basilea  II  o  estándares  industriales.  
Al   asumir   los   procesos   de   negocio   del   ERP   se   busca   implementar   las   “mejores   prácticas   de  
negocio”,   que   es   la   forma   en   la   cual   el   sistema   refleja   la   interpretación   del   fabricante   del  
software   respecto   a   la   forma   más   eficiente   y   efectiva   de   realizar   cada   proceso   de   negocio,  
resultado   del   ajuste   y   mejoramiento   de   estos   procesos   de   negocio   en   las   múltiples  
implementaciones  del  ERP.    

3. IMPLEMENTACIÓN  DE  SISTEMAS  ERP


Habitualmente,   la   implementación   de   un   sistema   ERP   involucra   cambios   en   los   procesos   de  
negocios  y  prácticas  dentro  de  la  compañía.  El  tiempo  de  implementación  depende  del  tamaño  
del   negocio,   el   número   de   módulos   a   implementar,   los   niveles   de   personalización   (ajustar   el  

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software   a   los   procesos   de   negocio   de   la   firma   y   no   aplicar   las   mejores   prácticas   de   negocio),   el  
alcance  de  los  cambios  en  los  procesos  de  negocio  y  de  las  habilidades  gerenciales  de  la  firma  
para  controlar  proyectos  complejos.  Una  implementación  típica  de  un  sistema  ERP  puede  tomar  
cerca  de  catorce  meses.  

3.1.  PROBLEMAS  DE  IMPLEMENTACIÓN  


Existen  diversas  causales  para  que  los  proyectos  ERP  fracasen,  según  RETTING,  cerca  del  75%  de  
las  implementaciones  de  ERP`s  pueden  considerarse  fallidas.  Estas  causales  pueden  agruparse  
en  tres  grandes  categorías:  
• Problemas  de  complejidad
• Costo  de  implementación
• Problemas  de  datos.

3.1.1.   Problemas   de   complejidad.   En   un   ERP   existen   una   gran   cantidad   de   condiciones   y  


caminos   para   llegar   a   una   solución,   pero   no   se   puede   admitir   ambigüedad,   inconsistencia   o  
resultados   ilógicos.   Es   por   esto   que   la   inclusión   de   personalizaciones   es   una   tarea   de   alta  
dificultad,  puesto  que  involucra  la  modificación  de  la  estructura  natural  del  ERP  y  el  desarrollo  
de   software   es   una   tarea   compleja.   Para   esto,   es   necesario   subdividir   procesos   de   negocio   y  
desarrollar   cada   porción,   entre   más   complicado   el   problema   o   la   personalización,   más  
complicado   el   software;   algunos   estudios   demuestran   que   un   aumento   del   25%   en   complejidad  
en   la   tarea,   representa   un   aumento   del   100%   en   complejidad   del   software.   Además   de   lo  
anterior,   realizar   demasiadas   personalizaciones   a   un   sistema   ERP   puede   tener   consecuencias  
insospechadas   dada   la   alta   interconexión   entre   módulos,   tanto   internos   del   ERP   como   externos  
a   sistemas   tales   como   SCM   o   CRM.   Además,   el   ERP   de   por   sí   es   un   software   demasiado  
complejo,  puesto  que  involucra  la  integración  de  todos  los  procesos  de  negocio  de  la  compañía.  

3.1.2.   Costo   de   implementación.   Las   firmas   que   deciden   abordar   proyectos   de   ERP  
frecuentemente   tienen   en   cuenta,   para   la   implementación   del   sistema,   solo   los   costos   de  
adquisición   de   licencia.   Sin   embargo,   existen   costos   complementarios   que   conforma   el   costo  
total  de  adquisición  (TOC  –  Total  Cost  of  Adquisition),  dentro  de  los  cuales  se  encuentran:  
• Costos   de   personalización:   realizar   cada   personalización   requiere   un   esfuerzo   de   parte   del
implementador   en   términos   de   horas   de   consultor   y   de   programador.   Cabe   anotar   que
personalización  es  diferente  a  configuración,  pues  esta  última  hace  referencia  a  “ajustar”  los
procesos   de   negocio   bajo   los   parámetros   de   negocios   actuales   (p.e.,   qué   productos   de   la
compañía   deben   cobrar   IVA   y   cuáles   no),   mientras   que   la   personalización   implica   el
replanteamiento  de  dichos  procesos  de  negocio  y  que  se  realicen  según  los  requerimientos  del
cliente,  es  decir,  es  un  ajuste  de  fondo  en  el  sistema.  Es  por  esto  que  los  efectos  de  cambios  de
configuración   en   el   comportamiento   y   desempeño   del   sistema   son   predecibles   y   son
responsabilidad   del   vendedor   o   fabricante   del   sistema   ERP,   mientras   que   los   efectos   de   las

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personalizaciones  son  menos  predecibles  y  generalmente  son  responsabilidad  del  cliente,  así  
como   aumentan   la   necesidad   de   pruebas.   Además,   los   cambios   de   configuración   sobreviven  
actualizaciones   a   nuevas   versiones   del   ERP   mientras   que   algunas   personalizaciones,   en  
especial   aquellas   que   involucran   modificaciones   a   módulos   existentes   del   ERP,   pueden   no  
sobrevivir  y  por  lo  tanto,  deben  rehacerse  al  realizar  cambios  de  versión.  

• Entrenamiento:  es  un  ítem  del  presupuesto  subestimado,  pues  se  debe  capacitar  al  personal
tanto   en   los   nuevos   procesos   de   negocio   como   en   la   manipulación   del   nuevo   software   e
incluso  hardware.  Además,  se  debe  incluir  dentro  del  presupuesto,  el  costo  asociado  al  tiempo
de   las   personas   que   van   a   ser   capacitadas   en   la   plataforma   (son   tiempos   muertos   para   la
compañía),   el   desplazamiento   del   personal   de   capacitación   o   el   de   las   personas   que   se
requieran   capacitar,   la   logística   necesaria   para   realizar   la   capacitación   tal   como   alquiler   de
equipos   de   cómputo,   salones,   etc.   Finalmente,   es   importante   que   las   personas   dominen   la
herramienta   antes   de   su   puesta   en   funcionamiento   para   reducir   la   ocurrencia   de   errores,
disminuir  los  tiempos  de  curva  de  aprendizaje,  pero  por  sobre  todo,  porque  si  las  personas  que
usan  el  ERP  no  están  de  acuerdo  con  que  los  métodos  de  trabajo  embebidos  en  el  software
son   mejores   a   los   usados   actualmente,   se   resistirán   a   usarlo   o   querrán   cambiarlo   a   la   forma
como  generalmente  se  hacen.

• Integraciones:   integrar   el   ERP   con   los   sistemas   existentes,   por   ejemplo,   sistemas   contables,
SCM   o   CRM   o   con   equipos   específicos   de   la   planta   de   producción,   puede   ser   una   labor
compleja.  Las  integraciones  pueden  ser  de  uno  de  los  siguientes  tipos:

– Integración  Directa:  los  sistemas  ERP  tienen  conectividad  con  el  equipo  de  planta  dentro  de
su  oferta  de  valor,  con  otros  sistemas  ERP  o  módulos  de  otros  proveedores
– Integración  de  base  de  datos:  la  integración  puede  darse  a  través  de  la  conexión  de  bases  de
datos
– Módulos  de  transacciones  empresariales:  estos  artefactos  comunican  directamente  el  equipo
de   planta   con   el   sistema   ERP   por   métodos   que   son   soportados   por   el   ERP,   tales   como
webservices,  interfaces,  etc.
– Integraciones  personalizadas:  en  algunas  ocasiones,  no  se  cuenta  con  una  forma  directa  de
realizar   la   conexión   requerida,   por   lo   que   el   proveedor   de   ERP   debe   realizar   una
personalización  para  poder  integrar  la  plataforma.

• Pruebas:   realizar   pruebas   exhaustivas   al   sistema   ERP   es   una   responsabilidad   no   solo   del
implantador,   sino   primordialmente,   de   la   empresa.   Se   debe   asegurar   que   el   flujo   de
información  y  los  procesos  de  negocio  trabajan  correctamente,  sin  inconsistencias,  errores  o
ambigüedades.   Para   esto,   la   compañía   debe   designar   un   grupo   de   personas   con
responsabilidades  y  tiempos  específicos  para  realizar  las  actividades  de  pruebas.  Si  las  pruebas
no  son  realizadas  de  forma  detallada,  pueden  presentarse  errores  en  el  momento  de  tener  el
sistema   funcionando,   con   los   consecuentes   problemas   que   esto   acarrea.   Las   actividades   de

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pruebas  son  de  mayor  relevancia  aún  ante  la  presencia  de  personalizaciones  en  la  plataforma  
ERP  
• Conversión  y  análisis  de  datos:  generalmente  una  compañía  que  implementa  un  sistema  ERP
cuenta   con   sistemas   previos   que   contienen   información   que   debe   ser   migrada   a   la   nueva
plataforma.  El  trasladar,  ajustar  y  convertir  los  datos  es  una  tarea  compleja  y  costosa,  es  crítica
en   el   éxito   de   la   implementación   y   requiere   una   planificación   adecuada.   Los   problemas
asociados  en  los  datos  se  examinan  con  mayor  profundidad  en  la  siguiente  sección.
• Consultores  ad  infinitum:  si  no  se  establece  un  alcance  y  un  cronograma  a  la  implementación
del   sistema   ERP,   la   compañía   puede   verse   en   la   situación   en   la   cual   requiere   de   manera
permanente   el   apoyo   de   un   grupo   de   consultores   expertos   en   ERP   que   realicen   tareas   de
ajuste,   monitoreo   y   personalización,   lo   que   hace   que   los   costos   de   implementación   aumenten
de  forma  significativa.

En   resumen,   ciertos   estudios   de   GARTNER 1 ,   cuantifican   la   inversión   necesaria   en   la  


implementación  de  un  sistema  ERP  cercana  a  los  US$53.000  por  usuario,  incluyendo  costos  de  
hardware,   software,   servicios   profesionales,   costos   internos   de   staff,   costo   de   instalación   y   2  
años  estabilización.  

3.1.3.  Problemas  de  datos.   Como  se  presentó  en  la  sección  anterior,  la  migración  de  datos  es  
fundamental  para  el  correcto  funcionamiento  del  sistema  ERP,  esta  migración  involucra  mover,  
copiar  y  reestructurar  datos  desde  los  sistemas  existes  al  ERP.  Para  realizar  un  plan  de  migración  
se  debe:  
• Identificar  la  data  a  ser  migrada
• Definir  las  fuentes  de  datos  y  las  reglas  de  extracción  (qué  fuente  tiene  prevalencia  ante  otras,
cuál  es  el  dato  más  actual,  etc.)
• Determinar  los  tiempos  de  migración
• Generar  las  plantillas  de  datos
• Realizar  las  pruebas  de  migración
En  general,  los  problemas  de  datos  pueden  resumirse  en:
– Datos  mal  digitados
– Datos  mal  ubicados
– Problemas   de   integración   de   plataformas   en   un   solo   ERP   (diferencias   en   formatos,
convenciones,  abreviaturas,  etc.)

1
GARTNER GROUP. Magic cuadrant for ERP service providers. New York, NY, Gartner Group., 2007.

8
BIBLIOGRAFÍA  
LAUDON,  Laudon.  Management  information  systems.  New  York,  NY,  Pearson  Chp.  11.  2008.  
JACOBS  R.,  CLAY  D.,  Why  ERP?:  a  primer  on  SAP  implementation.  New  York,  NY.  McGraw  Hill,  
2000.  p.1-­‐29.  
KRASS,  P.,IT:  Compliance  and  Performance  Management.  New  York.  CFO  Magazine,  2005.  
EB  CENTER.  Sistemas  ERP  en  la  empresa  española.  Barcelona:  EB  Center,  2006.  
RETTING,  S.,  The  Trouble  with  Enterprise  Software.  Boston  MA  MIT  Sloan  Management  Review,  
Vol  49.  No.1.  Fall,  2007.  
GARTNER  GROUP.  Magic  cuadrant  for  ERP  service  providers.  North  America:  Gartner  Group  
Publishing,  2007.  
RETTING,  Cyntia.  The  problem  with  Enterprise  Software.  Boston  .M.A.    MIT  Sloan  Management  
Review.  Vol  49.  No.1.  Fall  2007  
WHAT  IS  ERP?  
http://www.cio.com/article/40323/ERP_Definition_and_Solutions?page=2&taxonomyId=1461.  
Marzo  14,  4:50  pm.    

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