Mapeo de Puestos

en las entidades públicas

 Estimado Gestor:

SERVIR, con la finalidad de llegar a más servidores y capacitar en las normas,

instrumentos y metodologías que rigen al Sistema Administrativo de
Gestión de Recursos Humanos, viene tercerizando las capacitaciones de
manera integral para brindar mayor número de estas.

No es intención de SERVIR afectar la libertad de docencia y opinión del

expositor; sin embargo, informamos que estas opiniones personales no
representan la posición de SERVIR.

Atentamente,

Gerencia de Desarrollo del Sistema de Recursos Humanos

Autoridad Nacional del Servicio Civil - SERVIR
Pje. Francisco de Zela 150 piso 10, Jesús María
MAPEO DE PUESTOS
AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL - SERVIR
Gerencia de Desarrollo del Sistema de Recursos Humanos – GDSRH
 Presentación
de
participantes

2
 Objetivo
Desarrollar la matriz de Mapeo de Puestos
reconociendo su importancia y utilidad en el
proceso de tránsito hacia el nuevo régimen
del servicio civil.

3
 Reglas del Taller
• Las constancias sólo se entregarán a las personas
que asistan a todo el taller (12 horas).
• Ante cualquier inquietud, no dudes en formular tu
pregunta
• Mantener los celulares apagados o en modo
vibrador.
Materiales Entregados

Cada Cuaderno contiene:

• Presentación de curso de Mapeo de Puestos

• Hojas de anotación
 1. Proceso de Tránsito hacia
el nuevo régimen del
servicio civil

6
Proceso de tránsito al nuevo Régimen del Servicio Civil

Implementación
del nuevo
Aplicación de régimen
Mejoras
Análisis 4
situacional 3
Preparación
2
1
 Mapeo de Puestos
 Mapeo de Procesos.
 Análisis e identificación de oportunidades de
mejora.

7
Proceso de tránsito al nuevo Régimen del Servicio Civil
Etapa 1: Preparación
Etapa 2: Análisis Situacional
Conformación de
comisión de transito. Elaboración de Mapeo de Etapa 3: Aplicación de Mejoras
Puestos
Etapa 4: Implementación
SERVIR brinda asesoría Elaboración de Mapeo de Se aplican las mejoras del Nuevo Régimen
técnica, facilita Procesos. priorizadas por la
herramientas y expone Elaboración de Análisis e entidad en la etapa
anterior. La entidad organiza y
metodología de trabajo. identificación de
ejecuta los concursos
oportunidades de mejora. Se realiza el Cálculo de públicos de méritos de
Entidad conforma SERVIR brinda seguimiento Dotación de personal acuerdo al Plan de
constante y asesoría (Cantidad de personas Implementación
equipo de trabajo y
requeridas) elaborado.
propone cronograma de técnica.
actividades. Solo al concluir con el Elaboración del Manual
envió formal del Informe de Perfiles de Puestos
de Mejoras, previa Valorización de los
aprobación del sectorista, puestos
la entidad podrá solicitar Elaboración del Cuadro
que emita la “Resolución de Puestos de la Entidad
de Inicio del Proceso de (CPE)
Implementación del Nuevo
Régimen del Servicio Civil”
para su entidad.

8
 ¿Qué debemos hacer antes de empezar a realizar el
Mapeo de Puestos?

• Conforma la Comisión de
Tránsito al Régimen del
Servicio Civil, la cual se
oficializa mediante una
resolución.
• Envía la comunicación oficial
a la Presidencia Ejecutiva de
SERVIR solicitando
orientación técnica.
ENTIDAD
SERVIR
• Busca garantizar que todos
los servidores conozcan los
• Brinda explicación sobre la objetivos del proceso de
secuencia de pasos a seguir tránsito, las características y
por la entidad para el la importancia de cada
tránsito al nuevo régimen. etapa.
• Pone a disposición las
metodologías y
herramientas para el
tránsito.
ENTIDAD

La Comisión de tránsito tendrá a su cargo impulsar, difundir y supervisar cada una de las etapas
del proceso de preparación y de tránsito al nuevo régimen.

9
2. Mapeo
de Puestos
 Definiciones Previas
Puesto.- Es el conjunto de funciones y responsabilidades que
corresponden a una posición dentro de una entidad , así como los requisitos
para su adecuado ejercicio. El puesto podrá tener más de una posición siempre
que el perfil de este sea el mismo.

Posición.- Es el número de ocupantes de un puesto con un único perfil.

Perfil del Puesto.- Es la información estructurada respecto de la

ubicación de un puesto dentro de la estructura orgánica, misión, funciones, así
como también los requisitos y exigencias que demanda para que una persona
pueda conducirse y desempeñarse adecuadamente en un puesto.

11
 Definiciones Previas
CAP (Cuadro para asignación del Personal): Documento de gestión institucional que contiene los
cargos definidos y aprobados de la entidad, sobre la base de su estructura orgánica vigente prevista
en su ROF. En la actualidad ha sido reemplazado por el CAP Provisional, el cual se diferencia en
cuanto a que es un documento temporal y solo puede ser elaborado en determinados supuestos.

PAP (Presupuesto Analítico de Personal): Documento de gestión institucional en el cual se

considera el presupuesto para los servicios específicos del personal permanente y eventual, en
función de la disponibilidad presupuestal y el cumplimiento de las metas de los subprogramas,
actividades y/o proyectos, previamente definidos en la estructura programática, teniendo en cuenta
el CAP y lo dispuesto por las normas de austeridad en vigencia.

ROF (Reglamento de Organización y Funciones): Documento técnico normativo de gestión

institucional que formaliza la estructura orgánica de la entidad, orientada al esfuerzo institucional y
al logro de su misión, visión y objetivos. Contiene las funciones generales de la entidad, y las
funciones específicas de los órganos y unidades orgánicas, estableciendo sus relaciones y
responsabilidades. En el caso de Programas y Proyectos Especiales el documento similar es el
Manual de Operaciones – MOP.

12
 Definiciones Previas
MOF(Manual de Organización y Funciones): Documento técnico normativo de gestión
institucional donde se describe y establece la función básica, las funciones específicas, las
relaciones de autoridad, dependencia y coordinación, así cómo los requisitos de los cargos o
puestos de trabajo. A la fecha no puede ser modificado dado que su norma de regulación fue
derogada.
MPP(Manual de Perfiles de Puestos): Documento normativo que describe de manera
estructurada todos los perfiles e puestos de la Entidad, desarrollado a partir de la estructura
orgánica, el ROF y el CAP o Cuadro de Puestos de la Entidad (CPE) en caso se cuente con dicho
instrumento. Reemplazará al MOF.
MPT(Manual de Puestos Tipo): Documento que contiene la descripción del Perfil de los Puestos
Tipo, en cuanto a las funciones y requisitos generales, necesarios dentro de cada rolde la familia de
puestos. Se utiliza para elaborar el MPP.
CPE(Cuadro de Puesto de la Entidad): Es el instrumento de gestión en el cual las entidades
establecen los puestos, su valorización, presupuesto asignado a cada uno incluidos los vacantes.
Debe considerar todos los puestos de la entidad. Reemplazará al CAP o CAP Provisional y al PAP.

13
 Mapeo de puestos
Foto actual de
la situación de
¿Qué es el Mapeo de
los puestos de
Puesto (MP)? la entidad.

Es una actividad que consiste en el recojo y sistematización de la

información de los puestos y posiciones existentes en la entidad y en la
elaboración del informe de análisis de la misma.

14
 ¿Cuál es el papel de la oficina de
recursos humanos en el mapeo de
puestos?

Es la responsable de facilitar y asegurar el

cumplimiento de las acciones durante el desarrollo
del mapeo de puestos en la entidad.

15
 ¿Cuál es el principal instrumento para
recoger y sistematizar la información
sobre los puestos y posiciones?

16
 3. Matriz de Mapeo de Puestos
SECCIÓN CAMPO
Número correlativo
Naturaleza del órgano
Órgano
Datos Generales Unidad orgánica
Nombre del puesto
Régimen laboral / modalidad contractual
Cantidad de ocupantes
Total Remuneración según PAP – Principal (Dleg.276)/D.Leg. 728/Carreras Especiales)
Total Ingreso Mensual Bruto (Dleg.276/Dleg.728/Carreras Especiales)
Ingresos Total Ingreso Mensual Bruto(CAS/Locación de servicios/Otros)
Sumatoria/Anualizado de bonificaciones extraordinarias
Función1
Función2
Función3
Función4
Funciones Número correlativo del puesto bajo D.Leg 276, D.leg 728 o Carrera Especial con el que se
asocia (CAS / Locación de Servicios/Otros)
Nombre del puesto bajo D.Leg 276, D.Leg728 o Carrera Especial con el que se asocia
(CAS/Locación de Servicios/Otros)

Comentarios Comentarios

17
 Pasos para el mapeo de puestos

c)
Organización
d) f)
a) Conformación b) Recolección de la e) Definición
Determinación Elaboración
de equipo de datos información de nombre
y validación de del reporte
responsable relevantes e ingreso de de puestos
funciones final
datos a
matriz

18
 Paso a:

a) Conformación c) Organización de la d) Determinación e) Definición del

b) Recolección de f) Elaboración
de equipo datos relevantes
información e ingreso y validación de nombre de
del reporte final
responsable de datos a matriz funciones puestos

 El mapeo de puestos implica realizar tareas simples pero demanda una cantidad de tiempo
importante, debido a que se requiere un ingreso cuidadoso de datos en la Matriz de
Mapeo de Puestos.
 La entidad puede realizar el mapeo de puestos con un equipo interno o decidir tercerizar el
servicio.
 En cualquiera de los casos la entidad debe establecer un cronograma de trabajo tentativo.
¿Y qué debo tomar en consideración para que el mapeo de puestos se realice internamente o
mediante terceros?

 El total de puestos de la entidad.

 Total de ocupantes de los puestos bajo diferentes regímenes laborales/modalidades
contractuales.
 El total de profesionales y técnicos al servicio de la oficina de recursos humanos.
 El total de presupuesto disponible para el tránsito en el presente año fiscal, otros.

En caso la entidad decida tercerizar el mapeo de puestos, puede utilizar como referencia
el Anexo 2.- Términos de Referencias Sugeridos.

19
 Paso b:

b) Recolección
a) Conformación de equipo
responsable
c) Organización de la información
de datos e ingreso de datos a matriz
d) Determinación y validación
de funciones
e) Definición del nombre de
puestos
f) Elaboración del reporte
final

relevantes

El recojo de información es un paso que puede realizarse en paralelo a la conformación del

equipo interno de trabajo o al proceso de contratación del servicio (tercerización) con la
finalidad de no retrasar el trabajo operativo.
¿Cómo se puede contribuir al avance de esta actividad?
El responsable o supervisor interno de esta actividad podrá recurrir a cualquiera de las
siguientes fuentes de información:

 La oficina de recursos humanos o la que haga sus veces podrá proveer de información
sobre el personal en planilla que se encuentran en los regímenes del Dec. Leg. 276, Dec.
Leg. 728 o Dec. Leg. 1057 (CAS). Asimismo, sobre aquéllos que prestan servicios en la
entidad al amparo de algún convenio.
 Los Órganos de la entidad a través de sus áreas, podrán proveer información de los TDR
de locadores de servicios (personas naturales) que se encuentren desarrollando tareas
específicas para su área.
 La Oficina de Logística o la que haga sus veces podrá facilitar los TDR o complementar
ésta tarea en caso las áreas usuarias no cuenten con algún documento necesario.

20
 Información a recolectar

Relevante y
ORH Órganos Logística complementaria
• Planilla de pago. • TDR (personas • TDR´s (personas • Organigrama de la
• TDR´s de CAS. naturales). naturales). entidad.
• Política salarial, • ROF
escala remunerativa, • CAP
otros similares. • PAP
• MOF

 Los responsables del mapeo deberán recolectar información de los puestos que se
encuentren ocupados y no ocupados; por ejemplo: Puestos CAS sin ocupantes pero
que están pronto a convocarse, puestos del CAP que se encuentren vacantes, otros.
 Es importante que la Oficina de Recursos Humanos y/o los responsables del mapeo de
puestos, mantengan informado a los responsables de las áreas sobre los
documentos a solicitarse.

21
22
 Paso c:
c) Organización
de la
a) Conformación de equipo
responsable
b) Recolección de datos
relevantes información e d) Determinación y validación de
funciones
e) Definición del nombre de
puestos
f) Elaboración del reporte final

ingreso de
datos a matriz

 El trabajo de mapeo de puestos debe contar con una fecha de corte; es decir la
entidad debe definir hasta qué fecha (mes del año) se considerarán los
documentos que serán revisados.
 Se sugiere organizar los documentos acopiados a la fecha de corte, según la
siguiente secuencia:

Naturaleza del Unidad

Órgano
órgano orgánica

23
 Importante
 Considerar los puestos del Dec. Leg. 276, Dec. Leg. 728 y Carreras especiales,
se encuentren éstos ocupados o no.
 Considerar los puestos CAS, se encuentren éstos ocupados o no.
 Considerar los puestos de Locadores que desempeñen funciones de carácter
permanente.
 Para efectos del mapeo, no se considerarán las modalidades formativas
laborales.
 Debemos organizar los documentos en base a la estructura orgánica de la
entidad, el cual se basa en el ROF aprobado y vigente. Sin embargo, aquéllas
entidades que cuenten con un proyecto completo de su ROF, deberán
comunicar y coordinar previamente con SERVIR.
 Debemos organizar los documentos en base a la lista determinada sobre los
tipos de “Naturaleza del órgano”:
 Alta Dirección.
 Asesoramiento.
 Apoyo.
 Línea.
 Consultivo.
 Defensa Judicial.
 Control Institucional.
 Desconcentrado

24
 Ingreso de Datos
 El registro de datos en la matriz de mapeo de puestos deberá realizarse en forma
adecuada y cuidadosa.

 Cabe precisar que los puestos que contendrán la matriz, pueden estar asociados a
ocupantes bajo el Dec. Leg. 276, Dec. Leg. 728, Dec. Leg. 1057, Carreras especiales,
Locación de servicios, Gerentes públicos, Fondo de apoyo gerencial (FAG),
Convenios de administración con PNUD, entre otros.

¿Cómo debo iniciar el registro de información?

 Se recomienda una hoja borrador consignando los campos de la versión original de

matriz.

 Considerando el orden establecido, se procederá a llenar la información en función

a los campos consignados en la matriz.

 Usar las Especificaciones para el Ingreso de Datos a fin de tener clara la

información a consignar.

25
 Especificaciones para el ingreso de datos a la matriz (1 de 3)
SECCIÓN CAMPO Especificaciones
Número correlativo Corresponde al número correlativo creado en la matriz para fines de
registro.
Naturaleza del órgano Se refiere a cada uno de los tipos de órgano que existen en la entidad de
acuerdo a sus documentos de gestión institucional. Éstos pueden ser:

 Alta Dirección.
 Asesoramiento.
 Apoyo.
 Línea.
 Consultivo.
 Defensa Judicial.
 Control Institucional.
 Desconcentrado
Órgano Son las unidades de organización que conforman la estructura orgánica
de la Entidad, tal cual está definida en sus documentos de gestión
Datos Generales institucional. Corresponden al primer y segundo nivel organizacional.
Unidad orgánica Es la unidad de organización que conforma los órganos contenidos en la
estructura orgánica de la entidad. Corresponden al tercer nivel
organizacional.
Nombre del puesto Se registra el nombre del puesto presente en los documentos de gestión
o TDR. Éste podrá ser ajustado atendiendo a las funciones que se realizan
en el puesto, a fin de salvaguardar la coherencia entre funciones y el
nombre.
Régimen laboral / modalidad Se registra el régimen laboral/modalidad contractual del puesto.
contractual
Cantidad de ocupantes Indicar la cantidad de ocupantes considerando régimen o modalidad de
contratación del puesto, remuneración, funciones y si el puesto se
26
encuentra ocupado o no.
 Especificaciones para el ingreso de datos a la matriz (2 de 3)
SECCIÓN CAMPO
Total Remuneración según PAP
– Principal
(Dleg.276/Dleg.728/Carreras
Especiales)
Total Ingreso Mensual Bruto
(Dleg.276/Dleg.728/Carreras
Especiales)
Ingresos Total Ingreso Mensual
Bruto(CAS/Locación de
servicios/Otros)
Sumatoria/Anualizado de
bonificaciones extraordinarias
27
Especificaciones
Este campo aplica únicamente para puestos del
régimen laboral 276, 728 y de Carreras Especiales. Aquí
se registra el total de la remuneración principal
(imponible) según el PAP.
Este campo aplica únicamente para puestos del
régimen laboral 276, 728 y de Carreras Especiales; para
lo cual se indica el total de ingreso bruto mensual
(imponible más no imponible).
Este campo aplica únicamente para puestos CAS,
Locación de Servicios u otros no considerados aquí ni
en el campo inmediatamente anterior. Aquí se registra
el total de ingreso mensual bruto aplicable a dichos
puestos.
Aquí se indicará la sumatoria anualizada de
bonificaciones extraordinarias del puesto; en caso
existan.
* Nota: No se considerará aguinaldos ni escolaridad.
 Especificaciones para el ingreso de datos a la matriz ( 3 de 3)
SECCIÓN CAMPO Especificaciones
Función1 • Se indicarán las funciones del puesto establecidas en los documentos,
Función2 sean MOF, TDR, otros.
Función3 • En un primer momento deberán recogerse todas las funciones del
Función4 puesto. Posteriormente, sobre la base de los criterios considerados en
Función5 la Guía, se determinarán las 8 principales funciones que serán
Función6 validadas por los jefes de cada área. Finalmente, tras la validación
Función7 como máximo deberán quedar 4 funciones en la matriz por cada
Función8 puesto mapeado.
• En caso existan menos funciones, los espacios en blanco deberán
completarse con “0”.
• Excepcionalmente, podrán registrarse más de 8 funciones en caso se
Funciones trate de un puesto con funciones reguladas mediante Ley o norma con
rango equivalente.
Número correlativo del puesto bajo * Se indica el número correlativo del puesto CAP (D. Leg. 276, 728 o de
D.Leg 276, D.Leg728 o Carrera Especial Carrera Especial) con el que se asocia un puesto CAS, bajo Locación de
con el que se asocia (CAS / Locación de Servicios u otra modalidad; ello debido a su similitud o idéntica función,
Servicios/Otros) se encuentren o no ocupados los referidos puestos CAP.
* En casos de puestos del D. Leg. 276, 728 y de Carrera Especial se
digitará “0”.
Nombre del puesto bajo D.Leg 276. Una vez ingresado el número correlativo, automáticamente aparecerá en
DLeg728 o Carrera Especial con el que se este campo, el nombre del puesto con el que se asocia.
asocia (CAS/Locación de Servicios/Otros)

Comentarios Opcionalmente, se indicarán los comentarios más relevantes para

Comentarios
entender mejor la condición del puesto.
 PASO C (EJERCICIO)
Tarea 1

Instrucciones:
Genere una matriz borrador con los campos de la Matriz de Mapeo de Puestos
Ingrese la información de los puestos en base a la organización de los documentos

29
Consideraciones para el ingreso de datos a la matriz de
mapeo de puestos

1ra Consideración
• Para registrar información adecuada y en forma cuidadosa todos los puestos identificados, se debe
utilizar inicialmente una hoja de cálculo excel como “borrador”.

2da Consideración
• Corroborar que se consideren todos los puestos, se encuentren ocupados o no.
Registro de puestos que no cuentan con ocupantes al momento de realizar el
mapeo.
Régimen laboral /
Cantidad de
Órgano Unidad orgánica Nombre del puesto Modalidad
ocupados
contractual
Subjefatura de Analista de
Oficina General de DLeg. 728 0
Logística compras
Administración y
Finanzas Subjefatura de Analista de
DLeg. 1057 - CAS 1
Logística compras
 Consideraciones para el ingreso de datos a la matriz de mapeo
de puestos

3ra Consideración
• Fusionar en un registro aquellos puestos de una misma unidad orgánica que sean de un mismo régimen
laboral o modalidad contractual, gocen de una remuneración similar y realizan funciones idénticas.
• Considerar que no sólo se fusionará el nombre del puesto, debemos tener presente que el dato sobre la
cantidad de puestos variará.
Identificación de puestos con nombre distinto, pero funciones similares.
Régimen laboral / Cantidad de
Unidad orgánica Nombre del puesto Modalidad Funciones ocupados
contractual …
Subjefatura de Analista de -Gestionar los procesos de contratación
DLeg. 1057 - CAS -Realizar informes mensuales de 01
Logística procesos compras
ejecución
…
Subjefatura de Analista de -Gestionar los procesos de contratación
DLeg. 1057 - CAS 01
Logística contrataciones -Realizar informes mensuales de …
ejecución

ANALISTA DE
02
COMPRAS …

31
 3ra Consideración
Sin embargo, existen casos para los cuales la fusión de puestos con funciones similares bajo
un mismo nombre NO aplicaría:

 Puestos de distinto régimen laboral/modalidad contractual: Son Los casos en los

que uno, o más, de los puestos identificados (para fusionar) se encuentra bajo un
régimen laboral/modalidad contractual diferente al del resto que forma parte del
conjunto. Este caso tiene que ser registrado de manera independiente en una fila
diferente.
 Puestos sin ocupantes: Son los casos en los que uno, o más, de los puestos
identificados (para fusionar) no cuenta con ocupantes. Este caso tiene que ser
registrado de manera independiente en una fila diferente.
 Puestos con distinta remuneración: Son los casos en los que uno, o más, de los
puestos identificados (para fusionar) implica una remuneración distinta a la del
resto que forma parte del conjunto. Este caso tiene que ser registrado de manera
independiente en una fila diferente.

32
 Consideraciones para el ingreso de datos a la matriz de mapeo
de puestos
4ta Consideración
• Los puestos con diferentes nombres pero cuyas funciones solo evidencian diferencias en la redacción
(forma), mas no en la esencia de las labores (fondo). Para estos casos, dichos puestos podrían pasar a
denominarse igual, pero eso NO implica necesariamente pueden fusionarse en una misma celda.

Identificación de puestos cuyas funciones difieren en forma, mas no en fondo

Régimen laboral /
Unidad orgánica Nombre del puesto Modalidad Funciones
contractual
-Apoyar en la definición de estrategias y
lineamientos para la implementación de
Subgerencia de Analista de modelos y programas de monitoreo y
Locación de
Monitoreo y monitoreo y evaluación
servicios
Evaluación evaluación - Realizar la consolidación y
sistematización de la información de las
evaluaciones
-Apoyar en el diseño de instrumentos
Subgerencia de Analistas de metodológicos para el levantamiento y
Locación de
Monitoreo y indicadores y procesamiento de información en
servicios
Evaluación evaluación evaluaciones
-Apoyar en el diseño y formulación de
sistemas de monitoreo y evaluación.

ANALISTA DE
MONITOREO Y
33 EVALUACIÓN
 Consideraciones para el ingreso de datos a la matriz de
mapeo de puestos
5ta Consideración
• Se recomienda no dejar casilleros en blanco, sino ingresar el dato “0” (cero), debido a que facilitará
la sistematización y automatización de los informes de mapeo.

Columnas de datos que podrían completarse, o no, según régimen laboral/modalidad contractual

Datos Generales
Sumatoria
Total de
Total Ingreso
Régimen laboral / Remuneración Total Ingreso bonificacion
Mensual Bruto
Nombre del puesto modalidad de según PAP – Mensual Bruto es
(DLeg. 276 /
contratación Principal DLeg. (Otros) extraordinar
728)
276 ias (DLeg.
728)
Especialista en
DLeg. 728 0 7,000 0 0
tesorería
Profesional de
DLeg. 1057 – CAS 0 0 5,000 0
tesorería

34
 Consideraciones para el ingreso de datos a la matriz de
mapeo de puestos
6ta Consideración
• La elaboración de una hoja de cálculo como borrador, será de utilidad para establecer el orden antes
de proceder al ingreso de datos al archivo Excel dispuesto por SERVIR. Para el ingreso de datos
debemos considerar que hay celdas con lista desplegables (naturaleza del órgano, régimen
laboral/modalidad de contratación, otros); así como campos que solicitan el ingreso correlativo de
datos de la matriz de mapeo (número correlativo del puesto bajo Dleg 276 o 728 con el que se asocia
– CAS o Locación de Servicios).

Ejemplos:
Lista desplegable Ingreso correlativo de datos

Funciones La versión
Número correlativo del Nombre del puesto bajo Original de la
puesto bajo DLeg 276 o DLeg 276 o DLeg728 con Matriz, será
DLeg728 con el que se asocia el que se asocia (CAS / utilizada
(CAS / Locación de Servicios) Locación de Servicios)
únicamente al
final del
Mapeo de
Puestos

35
 PASO C (EJERCICIO)
Tarea 2

Instrucciones:
Utilice la matriz borrador y aplique las consideraciones expuestas.
A mejor comprensión de los pasos puede renombrarla como Matriz Borrador 2

36
 Paso d:
d)
a) Conformación de equipo b) Recolección de datos c) Organización de la información Determinación e) Definición del nombre de
f) Elaboración del reporte final
responsable relevantes e ingreso de datos a matriz puestos
y validación de
funciones

 Los documentos presentan normalmente numerosas funciones, sin

embargo muchas de ellas se refieren a labores operativas no relevantes.
A fin de evitar registrar un considerable número de funciones se debe
considerar únicamente las que aporten relevancia al puesto.

 Para lograr ello, se identificaran a lo más 8 funciones, las cuales deberán

ser validadas por las diferentes jefaturas. Puede darse el caso que se
registre un menor numero de funciones, sin embargo se deberán aplicar
dos criterios para identificar las funciones relevantes:

 Estructura de función
 Concordancia de funciones

 Puede darse que el equipo de trabajo identifique algún criterio adicional,

para lo cual deberá realizar la consulta con el sectorista asignado

37
 Criterio 1
Estructura de Función
• La estructura de una función debe permitir identificar verbo, objeto y
resultado de la misma, esto a fin que se pueda precisar las actividades
relacionadas.
• Una función que no presente esta estructura puede resultar vaga, ya
que no se podrá reconocer el aporte tangible de un puesto al área al
cual pertenece

Verbo (s) Objeto Resultado

Indica la acción a desarrollar
Planificar, atender, asistir,
evaluar, otros
Indica sobre qué afecta el verbo
o acción
Procesos, recursos tecnológicos,
personas objetos, materiales,
otros
Indica el para qué se hace , y es
usado cuando es necesaria una
mejor comprensión de la
función
Cumplir objetivos, plazos,
estándares de calidad,
presupuesto, entre otros

38
 Determinación de funciones relevantes
Estructura de función

Función: Analizar hojas de Vida de postulantes para clasificarlos según el grado de cumplimiento
del puesto vacante EJEMPLOS
Verbo Objeto Resultado

Analizar Las hojas de vida del postulante Clasificación según grado de

cumplimiento de pesto vacante

Función: Supervisar la implementación progresiva de las políticas en el ámbito de su competencia,

a todo nivel de gobierno, realizando el seguimiento de su cumplimiento y ejecución
Verbo Objeto Resultado

Supervisar Políticas en el ámbito se su Seguimiento al cumplimiento

competencia de implementación de políticas

Función: Recopilar y sistematizar la información necesaria para la formulación, actualización y

seguimiento de los instrumentos de planeamiento.
Verbo Objeto Resultado

Recopilar, Sistematizar Información Actualización y seguimiento de

instrumentos de planeamiento

39
 Determinación de funciones relevantes
Estructura de función
Función: Controlar la seguridad de la información y protección de datos de la organización.

Verbos EJEMPLOS
Objeto Resultado

Controlar, proteger información Seguridad de datos de la

organización

Función: Coordinar con el equipo de trabajo a su cargo para la implementación de las soluciones que
plantee.

Verbo Objeto Resultado

Coordinar Equipo de trabajo Implementación de soluciones

planteadas

Función: Recopilar y procesar la información relativa a los procesos de almacén, distribución y control
patrimonial, de acuerdo al plan de mejora del área
Verbos Objeto Resultado

recopilar, procesar Información de procesos Cumplimiento del plan de

mejora

40
 Criterio 2
Concordancia de funciones
• Toda función debe guardar relación con el nivel del puesto y con las
actividades relacionadas con el área. Bajo esta idea, por ejemplo, las
labores de un Jefe de área no pueden ser asumidas por un personal en el
nivel de asistente o analista.

• Este segundo criterio se refiere básicamente a que cada puesto debe tener
funciones acordes a su jerarquía y a sus competencias.

• La congruencia de funciones con las actividades vinculadas al área pueden

ser identificada con relativa facilidad, sin embargo el hacerlo con aquellas
funciones vinculadas al nivel jerárquico puede ser mas complejo.

• A fin de orientar la identificación de actividades relacionadas a un puesto

se presenta la siguiente lista de actividades vinculadas.

41
 Actividades vinculadas a un puesto
Nivel Descripción
Asistente Su finalidad es brindar el apoyo necesario a los puestos de niveles mayores en el desempeño de
las funciones principales del rol. Los puestos asociados a este nivel realizan las siguientes
funciones, en el ámbito del rol al que pertenecen:
• Recoger, registrar y sistematizar información que sirva como insumo para las funciones
principales del rol
• Elaborar versiones preliminares de documentos asociados al quehacer del rol
• Acompañar y hacer seguimiento en labores operativas.
• Ejecutar labores básicas específicas propias del rol.
Analista Su finalidad es realizar las funciones complejas del rol, y coordinar, de ser el caso, a grupos
internos de trabajo. Los puestos asociados a este nivel realizan las siguientes funciones, en el
ámbito del rol al que pertenecen:
• Procesar y analizar información, y, de requerirse, recoger y sistematizar la misma
• Elaborar documentos e instrumentos asociados al quehacer del rol.
• Ejecutar las funciones principales propias del rol de acuerdo a la normativa vigente.

42
 Actividades vinculadas a un puesto
Nivel Descripción

Coordinador / Su finalidad es realizar las funciones complejas del rol, y coordinar, de ser el caso, a grupos
Especialista internos de trabajo. Los puestos asociados a este nivel realizan las siguientes funciones, en el
ámbito del rol al que pertenecen:
• Atender casos complejos y, de requerirse, validar los productos de los analistas.
• Coordinar, orientar y supervisar las actividades de grupos internos de trabajo
• Identificar oportunidades de mejora en los procesos en que participa.
Ejecutivo / Los puestos asociados a este nivel pueden asumir dos ámbitos diferentes de acción:
Experto • Ejecutivo: Su finalidad es conducir a un equipo de trabajo para cumplir las metas
operativas bajo su responsabilidad. Los puestos asociados a este nivel realizan las
siguientes funciones, en el ámbito del rol al que pertenecen:
- Proponer los lineamientos de los procesos a llevar a cabo en el ámbito de su
competencia, incorporando acciones de mejora.
- Conducir al equipo de trabajo a su cargo para la ejecución de sus funciones.
- Participar, también de la ejecución de las actividades de mayor responsabilidad del rol.
- Elaborar y proponer informes técnicos en materia de su competencia.
• Experto: Su finalidad es ser desarrollar las funciones que demandan mayor
especialización del rol. Los puestos asociados a este nivel realizan las siguientes
funciones, en el ámbito del rol al que pertenecen:
- Realizar las funciones que demandan mayor especialización.
- Desde su calidad de referente en el ámbito en que se desempeña, emitir opinión técnica
relevante.
- De requerirse, conducir a equipos de trabajo a su cargo en el marco de la labor que
desempeña.
43
 Validación de funciones
 Al tener recopilada la información de las funciones relevantes de cada puesto, estas
serán consignadas en la Ficha de Puestos, la cual será remitida a cada jefe de unidad
orgánica para su validación. Junto a la misma se remitirá una copia de la planilla de
remuneraciones del área, para lo cual se coordinará con ORH.

 Cada Jefatura revisará la información consignada en la ficha de puestos a la par de la

planilla de su personal a fin de identificar alguna función asociada a un trabajador en
especifico que no esté consignada en la matriz.

 Las jefaturas deberán precisar cuales son las cuatro principales funciones que realiza
cada puesto en términos de tiempo de dedicación (cuanto tiempo se le dedica a una
función), y/o relevancia de la función para el área.

 Cada Jefatura contará con 5 días hábiles para remitir la ficha validada, remitiendo
además las modificaciones que considere necesarias.
 Ficha de puestos

Fecha de devolución

Organo Se precisa los datos del área a El equipo de trabajo

Unidad Organica la que se le solicita definirá la fecha de
devolución de la

Funciones
Nombre del Puesto
Funcion 1 Funcion 2 Funcion 3 Funcion 4 Funcion 5 Funcion 6 Funcion 7 Funcion 8

Director de Sistema
Administrativo I
Especialista La matriz contendrá las principales
Administrativo II funciones de los puestos a fin de ser
Oficinista III validados por los jefes de unidades
orgánicas
Técnico Administrativo III

Las jefaturas podrán proponer modificaciones en funciones,

denominaciones de puestos, u otros, sin embargo es el miembro del
equipo técnico quien establecerá la pertinencia de los cambios.
 PASO D (EJERCICIO)
Instrucciones:
• Utilice la matriz borrador 2 y renómbrela como Matriz Preliminar
• Aplique las consideraciones relacionadas a las funciones e identifique las mas
relevantes (Recuerde que son a lo mas 8 funciones pero también pueden ser
menos)
• Recoja la información contenida en las fichas remitidas por las diversas Jefaturas y
defina las 4 principales funciones.

46
 Paso e:
e) Definición
c) Organización de la información d) Determinación y validación
a) Conformación de equipo
responsable
b) Recolección de datos
relevantes e ingreso de datos a matriz de funciones del Nombre del f) Elaboración del reporte
final

Puesto

En este paso se realizarán las siguientes acciones:

 Recopilar la información remitida por las jefaturas y aplicar las modificaciones
propuestas bajo las consideraciones presentadas en el Paso C
 En caso que las modificaciones se apliquen a funciones, consideran los criterios de
redacción de funciones presentadas en el Paso D.

¿Cómo definir el nombre de un Puesto?

 Para definir el nombre de un puesto debemos considerar aquellas funciones que fueron
validadas y a la vez se consideran como relevantes.
 Acto seguido nos remitiremos al Manual de Puestos Tipo a fin de ubicar el puesto de
acuerdo a las funciones consignadas y se procede a registrar el nombre equivalente.
 En caso se tenga un puesto que no coincida con ningún puesto del MPT, el equipo deberá
comunicarlo al sectorista designado a fin de establecer el nombre más adecuado.
 Manual de Puestos Tipo (http://storage.servir.gob.pe/normatividad/Resoluciones/PE-
2015/Res100-2015-SERVIR-PE.pdf)
 LINK SERVIR: (http://inst.servir.gob.pe/index.php/es/normatividad-/esoluciones-
emitidas.html)

47
 Definición de Nombre del Puesto
Nombre del puesto Nombre
(según Docs. de equivalente de
gestión, contratos, Función 1 Función 2 Función 3 Función 4 acuerdo al MPT
etc.)

Asistente Recoger y Proponer ideas o Colaborar en las - Asistente de

económico sistematizar lineamientos, acciones de Desarrollo
información para la normativas, en seguimiento y Económico -
formulación, materias de evaluación de las Formulación
de políticas desarrollo políticas públicas
públicas económico de acuerdo a
sostenible competencias del
área.

Ejecutivo II Planificar y Hacer seguimiento Elaborar y Evaluar la Ejecutivo de

conducir la a la ejecución los proponer opinión e adecuada Administración
ejecución de procesos informes técnicos administración y
procesos administrativos en el ámbito de su ejecución del
administrativos, de competencia. presupuesto
acuerdo a la institucional
normativa vigente
 Los
Asistente de Brindar Atender el tramite Atender y procesar Mantener Operador de
Counter información básica documentario que las comunicaciones actualizados y prestación de
para la atención y implica recibir y telefónicas de los organizados los servicios de
orientación a las registrar la ciudadanos, documentos Atención al
personas que documentación absolviendo sus conforme al acervo ciudadano
acuden a la presentada por los consultas cuando documentario de la
entidad. ciudadanos y corresponda o entidad y brindar
usuarios internos derivándolas a los los servicios
colaboradores asociados
correspondientes
48
 PASO E (EJERCICIO)
Instrucciones:
1ro: Haga una copia de la matriz preliminar y renómbrela como Matriz Final
2do Aplique lo señalado en el Paso E referente al uso de la información procedente
de la ficha de puestos, actualice las funciones y proceda a determinar el nombre de
los puestos en base al MPT

Recuerde que esta matriz deberá ser validada por el sectorista asignado
para luego vaciar la información en el formato definitivo.

49
 Paso f:

a) Conformación de equipo b) Recolección de datos c) Organización de la información d) Determinación y validación e) Definición del Nombre f) Elaboración
responsable relevantes e ingreso de datos a matriz de funciones del Puesto
del reporte final

Los responsables del mapeo

Matriz Final
Envían las dos (02)versiones a SERVIR para su validación.
Matriz
preliminar
SERVIR
Revisa la matriz y brinda visto bueno.

Los responsables del mapeo

Elaboran la matriz de puestos “definitiva” y el reporte del mapeo.

50
 Inicialmente, ¿Qué necesito para elaborar el
la matriz de puestos definitiva?
Primero, descargue la matriz de mapeo de puestos en el siguiente link:
http://www.servir.gob.pe/leyserviciocivil/

El archivo que se deberá emplear está en formato Excel y se denomina “Matriz de

Dimensionamiento”.

En el archivo descargado, podrá visualizar siete (07) hojas de cálculo:

• INICIO
• Mapeo de Puestos Hojas de cálculo relevantes para el
• Informes Mapeo de Puestos mapeo de puestos.
• Matriz de Procesos Actual
• Matriz de Procesos Ajustada
• Pertinencia de Dotación
• Necesidades de Dotación

51
  Ingrese los datos de la matriz de mapeo de puestos validada por SERVIR a la segunda
hoja de cálculo, denominada “Mapeo de Puestos”, tomando en cuenta las
consideraciones expuestas anteriomente.
 Una vez ingresado los datos a la matriz indicada, podrá visualizar en la tercera hoja de
cálculo, denominada “Informes Mapeo de Puestos”, siete (07) informes
automatizados expresados en gráficos y cuadros estadísticos, los cuales presentan la
información más resaltante del mapeo de puestos.

52
 Tipos de informes automatizados que genera la tercera hoja
de cálculo denominada “Informes Mapeo de Puestos”.

53
 Finalmente, ¿Cómo elaboro el
reporte final de mapeo de puestos de
mi entidad ?

54
 Anexo 3.- Modelo de reporte de mapeo de puestos.
NOMBRE DE LA ENTIDAD NOMBRE
TÍTULO DEL DOCUMENTO RESULTADOS DEL MAPEO DE PUESTOS
FECHA DE ELABORACIÓN DEL REPORTE (DD/MM/AAAA)

1.1 Presentación
1.2 Aspectos generales
1.3 Documentos empleados
1.4 Conclusiones principales: En esta sección se exponen las principales conclusiones de la entidad en razón de
sus puestos y trabajadores, identificados a partir de la ejecución del mapeo de puestos. Para su exposición se emplearán
siete (7) cuadros y siete (07) gráficos.

N° Conclusión

1 Cantidad de trabajadores en la entidad según la naturaleza del órgano

Conclusiones 2 Cantidad de trabajadores en la entidad según régimen laboral/modalidad de contratación

que puede
ser extraída 3 Cantidad de trabajadores distribuidos por órgano y régimen laboral / modalidad de contratación
de la hoja de 4 Cantidad de ocupados distribuidos por puesto y régimen laboral / modalidad de contratación
cálculo
automatizad 5 Cantidad de trabajadores según Mapeo de Puestos y según documentos de gestión
a “Informes
de Mapeo”. Cantidad de trabajadores que ocupan puestos con régimen laboral / modalidad de contrato temporal
6
que se asocian a puestos con régimen laboral del DLeg 728 o DLeg 276
7 Cantidad de puestos con régimen del DLeg 728 o DLeg 276 que se encuentran vacantes

55
Finalmente, ¿Cómo se presenta y aprueba el
mapeo de puestos de mi entidad? ¿Cuáles son las acciones a realizar
Finalmente,
para la presentación y aprobación del Mapeo de
Puestos de la Entidad?

56
 Acciones finales para la presentación y
aprobación del mapeo:
Los responsables del mapeo
Envían la matriz de puestos (versión 03) a SERVIR para su validación.

SERVIR
Revisa la matriz y brinda visto bueno.

Los responsables del mapeo

Elaboran la matriz de puestos Presentan el “Reporte final del mapeo Elaboran el “Acta de aprobación de
“definitiva” y el reporte del mapeo. de puestos” a la Comisión de Tránsito. mapeo de puestos” (anexo 4).

La entidad
Envía el “Acta de aprobación de mapeo de puestos” a la Presidencia Ejecutiva de SERVIR.

57
 Anexo 4.- Acta de Aprobación del Mapeo de Puestos Sugerida

58
59
 Normas Relacionadas a Mapeo de Puestos

Ley del Servicio Civil N° 30057

Indice Dice:

TERCERA. Proceso de transición de las entidades públicas al régimen del Servicio Civil
La presente Ley y su reglamento establecen las reglas, procesos y metodologías que deben seguir las entidades seleccionadas
Disposiciones Complementarias Transitorias para el traspaso al régimen del Servicio Civil. Estas incluyen al menos los siguientes pasos:
TERCERA. Proceso de transición de las a) Análisis situacional. Incluyendo un mapeo actual de puestos de la entidad, el análisis de los principales servicios a prestar
entidades públicas al régimen del Servicio Civil por la entidad y de la carga de trabajo.
Literal a) b) Propuesta de reorganización incluyendo la simplificación de procesos, definición de nuevos perfiles de puesto y la
cantidad de personal necesario para ejercer sus funciones adecuadamente, realizada en coordinación con Servir.
c) Valorización de los puestos de la entidad pública en coordinación con Servir y el Ministerio de Economía y Finanzas.

Lineamientos para el Tránsito de una Entidad Pública al Régimen del Servicio Civil, Ley 30057 - aprobados por RPE N° 160-2013-SERVIR/PE
Indice Dice:

4.Etapa 2: Análisis Situacional de la entidad

Lineamientos para el Tránsito de una
Entidad Pública al Régimen del Servicio
Civil, Ley 30057
4.Etapa 2: Análisis Situacional de la entidad d. La información de los procesos se recogerá a través de la herramienta de Mapeo de los procesos, de conformidad con la
Durante esta etapa:
a.La entidad o quien esta delegue recogerá información de la situación de la entidad en dos ejes:
• Procesos que ejecuta la entidad.
• Puestos de la entidad.
b. Todos los órganos y unidades orgánicas de la entidad deberán colaborar brindando la información requerida.
c. La información de los puestos se recogerá a través de la herramienta de Mapeo de Puestos que registrará
todos los puestos con los que cuenta la entidad en todos los regímenes y bajo todas las modalidades de contratación, de
conformidad con la metodología aprobada por SERVIR.
metodología aprobada por la Secretaría de Gestión Pública.
e. La Comisión de Tránsito analizará la información recolectada y la situación de la entidad, de acuerdo a
la metodología provista para tal fi n, e identifi cará las oportunidades de mejora interna en un informe.
f. Mediante resolución del titular de la entidad se aprueba el informe de la Comisión de Tránsito, disponiéndose las mejoras
internas.
Web: www.servir.gob.pe Síguenos en:
Correo Electrónico: info@servir.gob.pe
Teléfono: 206-3370