PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penenpatan, orientasi dan induksi untuk
mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien membantu tercapainya perusahaan.
Pengadaan (procurement) adalah fungsi operasional pertama MSDM. Pengadaan karyawan
merupakan masalah penting, sulit, dan kompleks karena untuk mendapatkan dan
menempatkan orang orang yang kompeten, serasi, serta efektif tidaklah semudah membeli
dan menempatkan mesin.
Karyawan adalah aset utama perusahaan yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari
setiap aktivitas organisasi. Mereka mempunyai pikiran, perasaan, keinginan, status, dan
latar pendidikan, usia, dan jenis kelamin yang heterogen yang dibawa kedalam organisasi
perusahaan.
Karyawan yang cakap mampu dan terampil, belum menjamin produktivitas yang kerja yang
baik, kalau moral kerja dan kedisiplinannya rendah. Mereka baru bermanfaat dan
mendukung terwujudnya tujuan perusahaan jika mereka berkeinginan tinggi untuk
berprestasi.
Karyawan yang kurang mampu, kurang cakap, dan tidak terampil mengakibatkan pekerjaan
tidak selesai tepat pada waktunya. Kualitas dan kuantitas karyawan harus sesuai dengan
kebutuhan perusahaan, supaya efektif dan efisien menunjang tercapainya tujuan.
.
B. Rumusan Masalah
Dari latar belakang di atas maka penulis dapat merumuskan masalah sebagai berikut:
1. Apakah yang dimaksud dengan Pengadaan ?
2. Bagaimana Proses atau Langkah-Langkah Pengadaan atau Prekrutan Karyawan ?
C. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan makalah ini yakni untuk mengetahui:
1. Pengertian Pengadaan.
2. Proses atau Langkah-Langkah Pengadaan atau Prekrutan Karyawan.

BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Pengadaan
Pengadaan (procurement) adalah fungsi operasional pertama MSDM. Pengadaan adalah
proses penarikan, seleksi, penenpatan, orientasi dan induksi untuk mendapatkan karyawan
yang efektif dan efisien membantu tercapainya perusahaan.
Karyawan adalah aset utama perusahaan yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari
setiap aktivitas organisasi. Mereka mempunyai pikiran, perasaan, keinginan, status, dan
latar pendidikan, usia, dan jenis kelamin yang heterogen yang dibawa kedalam organisasi
perusahaan. Karyawan yang cakap mampu dan terampil, belum menjamin produktivitas
yang kerja yang baik, kalau moral kerja dan kedisiplinannya rendah. Mereka baru
bermanfaat dan mendukung terwujudnya tujuan perusahaan jika mereka berkeinginan tinggi
untuk berprestasi. Karyawan yang kurang mampu, kurang cakap, dan tidak terampil
mengakibatkan pekerjaan tidak selesai tepat pada waktunya.
Kualitas dan kuantitas karyawan harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan, supaya
efektif dan efisien menunjang tercapainya tujuan. Penempatan tenaga kerja juga harus tetap
sesuai dengan keinginan dan keterampilannya. Dengan demikian, gairah kerja dan
kedisiplinannya akan lebih baik serta efektif menunjang terwujudnya tujuan perusahaan.
Berdasarkan uraian diatas, kita mendapatkan gambaran bagaimana pentingnya pengadaan
karyawan. Pengadaan karyawan merupakan langkah pertama dan yang mencerminkan
berhasil tidaknya suatu perusahaan mencapai tujuannya. Jika karyawan yang diterima
kompeten, maka usaha untuk mewujudkan tujuan relatif mudah. Sebaliknya, apabila
karyawan yang diperoleh kurang memenuhi syarat, sulit bagi perusahaan mencapai
tujuannya.
B. Proses atau Langkah–Langkah Pengadaan atau Perekrutan Karyawan
1. Peramalan Kebutuhan Tenaga Kerja
Peramalan kebutuhan tenaga kerja dimaksudkan agar jumlah kebutuhan tenaga kerja masa
kini dan masa depan sesuai dengan beban pekerjaan, kekosongan-kekosongan dapat
dihindarkan dan semua pekerjaan dapat dikerjakan. Peramalan kebutuhan tenaga kerja ini
harus didasarkan kepada informasi faktor internal dan faktor eksternal perusahaan.
Faktor internal dan eksternal perusahaan adalah sebagai berikut :
a. Jumlah Produksi
Bahwa jumlah produksi yang akan dihasilkan menentukan banyaknya karyawan yang
dibutuhkan oleh setiap perusahaan. Semakin banyak produksi yang di hasilkan semakin
banyak pula karyawan dibutuhkan/ditarik.
b. Ramalan-Ramalan Usaha
Hal ini meliputi perkiraan mengenai situasi perekonomian, siklus usaha yang menyangkut
ketidakpastian yang akan datang baik jangka pendek maupun jangka panjang.
c. Perluasan Perusahaan
Perencanaan tenaga kerja dipengaruhi jaga oleh rencana perluasan perusahaan pada masa
yang akan datang. Jika perusahaan akan diperbesar maka penarikan tenaga kerja akan
semakin banyak pula.
d. Perkembangan Teknologi
Perkembangan teknologi juga akan mempengaruhi jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan
suatu perusahaan. Perusahaan yang menggunakan alat-alat canggih, maka jumlah tenaga
kerja sedikit, hal inilah yang harus diperhitungkan agar dikemudian hari jangan terjadi PHK.
e. Pasaran Tenaga Kerja
Pasaran tenaga kerja hendaknya diperhatikan, karena jika penawaran lebih besar dari
permintaan maka tingkat upah akan cenderung rendah.
f. Perencanaan Karier Karyawan
Kemungkinan promosi dikemudian hari ikut mempengaruhi kebutuhan tenaga kerja. Jika
promosi akan dilakukan dikemudian hari, calon karyawan yang dibutuhkan harus dengan
spesifikasi yang lebih banyak.
2. Penarikan Tenaga Kerja
Penarikan adalah usaha mencari dan mempengaruhi tenaga kerja, agar mau melamar
lowongan pekerjaan yang ada dalam suatu perusahaan. Penarikan (recruitment) adalah
masalah penting dalam pengadaan tenaga kerja. Jika penarikan berhasil artinya banyak
pelamar yang memasukkan lamarannya, peluang untuk mendapatkan karyawan yang baik
terbuka lebar, karena perusahaan dapat memilih terbaik dari yang baik. Menurut pasal 1
Undang-Undang No 14 Tahun 1969, tenaga kerja adalah tiap orang yang mampu
melakukan pekerjaan baik didalam maupun diluar hubungan kerja, guna menghasilkan
barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan masyarakat.
Proses Penarikan Karyawan
Proses penarikan karyawan yang baik adalah sebagai berikut:
1) Penentuan Dasar Penarikan
Dasar penarikan calon karyawan harus ditetapkan lebih dahulu supaya para pelamar yang
memasukkan lamarannya sesuai dengan pekerjaan atau jabatan yang diminatinya.
Dasar penarikan harus berpedoman kepada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan
untuk menduduki jabatan tersebut. Job spesification harus diuraikan secara terperinci dan
jelas agar para pelamar mengetahui kualifikasi yang dituntut oleh lowongan kerja tersebut.
Misalnya, batas usia, pendidikan, jenis kelamin, dan kesehatan. Jika spesifikasi pekerjaan
dijadikan dasar dan pedoman penarikan, karyawan yang diterima akan sesuai dengan
uraian pekerjaan dari jabatan atau pekerjaan tersebut.
2) Penentuan Sumber-Sumber Penarikan
Setelah diketahui spesifikasi pekerjaan karyawan yang dibutuhkan, maka harus ditentukan
sumber-sumber penarikan calon karyawan. Sumber penarikan calon karyawan bisa berasal
dari internal dan eksternal perusahaan.
a) Sumber Internal
Sumber internal adalah karyawan yang akan mengisi lowongan kerja yang lowong diambil
dari dalam perusahaan tersebut, yakni dengan cara memutasikan atau memindahkan
karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan jabatan itu.
b) Sumber Eksternal
Sumber eksternal adalah karyawan yang akan mengisi jabatan yang lowong dilakukan
penarikan dari sumber-sumber tenaga kerja diluar perusahaan, antara lain berasal dari:
1. Kantor penempatan tenaga kerja.
2. Lembaga-lembaga pendidikan.
3. Referensi karyawan.
4. Serikat-serikat buruh.
5. Pecangkokan dari perusahaan lain.
6. Pasar tenaga kerja dengan memasang iklan pada media massa.
3) Metode-Metode Penarikan
Metode penarikan akan berpengaruh besar terhadap banyaknya lamaran yang masuk
kedalam perusahaan. Metode penarikan calon karyawan baru adalah metode tertutup dan
metode terbuka.
1. Metode tertutup adalah ketika penarikan hanya diinformasikan kepada para karyawan
atau orang-orang tertentu saja.
2. Metode terbuka adalah ketika penarikan diinformasikan secara luas dengan memasang
iklan pada media massa cetak maupun elektronik, agar tersebar luas ke masyarakat.
Dengan metode terbuka diharapkan lamaran banyak masuk sehingga kesempatan untuk
mendapatkan karyawan yang bagus lebih besar.
4) Kendala-Kendala Penarikan
Agar proses penarikan berhasil, perusahaan perlu menyadari berbagai kendala yang
bersumber dari organisasi, pelaksana penarikan, dan lingkungan eksternal. Kendala-
kendala yang dihadapi setiap perusahaan tidak sama, tetapi umumnya kendala itu meliputi:
kebijaksanaan organisasi, persyaratan jabatan, metode pelaksanaan penarikan, kondisi
tenaga kerja, solidaritas perusahaan, dan lingkungan eksternal.
3. Seleksi Penerimaan Karyawan
a) Pentingnya Seleksi
Seleksi adalah usaha pertama yang dilakukan perusahaan untuk memperoleh karyawan
yang qualified dan kompeten yang akan menjabat serta mengerjakan semua pekerjaan
pada perusahaan. Cara Pelaksanaan seleksi harus dilakukan secara jujur, cermat dan
objektif supaya karyawan yang diterima benar-benar qualified untuk menjabat dan
melaksanakan pekerjaan.
Pengertian seleksi menurut para ahli :
1. Malayu Hasibuan
Seleksi adalah suatu kegiatan pemilihan dan penentuan pelamar yang diterima atau ditolak
untuk menjadi karyawan perusahaan.
2. Dale Yoder
Seleksi adalah suatu prose ketika calon karyawan dibagi dua bagian yaitu yang akan
diterima dan ditolak.
3. R.S.Dwivedi
Seluruh konsep dari seleksi dan penempatan karyawan yang efektif dapat diharapkan dapat
mengurangi tingkat perputaran atau keluar masuknya karyawan.
4. James A.F.Stoner
Proses seleksi meliputi penilaian dan penetapan diantara calon-calon pengisi jabatan.
Aplikasi dari penilaian, wawancara, dan pengecekan referensi adalah yang biasa digunakan
dalam penetapan keputusan seleksi.
b) Dasar dan Tujuan Seleksi
1. Dasar Seleksi
Dasar Seleksi berarti penerimaan karyawan baru hendaknya berpedoman kepada dasar
tertentu yang telah digariskan internal maupun eksternal perusahaan supaya pelaksanaan
dan hasil seleksi dapat dipertanggungjawabkan baik secara hukum maupun ekonomis.
Dasar-dasar itu antara lain :
• Kebijaksanaan perburuhan pemerintah.
• Job specification atau jabatan
• Ekonomis rasional
• Etika rasional
2. Tujuan Seleksi Penerimaan Karyawan
Seleksi penerimaan karyawan baru bertujuan untuk mendapatkan hal-hal berikut :
Karyawan yang qualified dan potensial
Karyawan yang jujur dan berdisiplin.
Karyawan yang cakap dengan penempatannya yang tepat.
Karyawan yang terampil dan bersemangat dalam bekerja.
Karyawan yang memenuhi persyaratan undang-undang perburuhan.
Karyawan yang dapat bekerjasama baik secara vertical maupun horizontal.
Karyawan yang dinamis dan kreatif.
Karyawan yang inovatif dan bertanggung jawab sepenuhnya.
Karyawan yang loyal dan berdedikasi tinggi.
Mengurangi tingkat absensi dan turnover karyawan.
Karyawan yang mudah dikembangkan pada masa depan .
Karyawan yang dapat bekerja secara mandiri.
Karyawan yang mempunyai perilaku dan budaya malu.
3. Penetapan Jumlah Karyawan
Penetapan jumlah karyawan harus betul-betul diperhitungkan secara cermat supaya
karyawa yang akan diterima tepat sesuai dengan volume pekerjaan. Metode Penetapan
Karyawan ada dua yaitu:
Metode Nonilmiah
Menurut metode nonilmiah, jumlah karyawan yang dibutuhkan hanya didasarkan atas
perkiraan-perkiraan saja, bukan atas perhitungan yang cermat dari volume pekerjaan dan
standar prestasi pekerja. Metode nonilmiah akan mengakibatkan jumlah karyawan yang
diterima tidak sesuai dengan kebutuhan volume pekerjaan,sehingga menimbulkan kerugian.
Metode Ilmiah
Menurut metode ilmiah, jumlah karyawan yang akan diterima betul-betul atas perhitungan
dan analisis beban kerja serta standar prestasi pekerja.
4. Cara Seleksi
Cara seleksi yang dilaksanakan organisasi perusahaan maupun organisasi social dalam
penerimaan karyawan baru sampai dewasa ini dikenal dengan dua cara yaitu nonilmiah dan
ilmiah.
Nonilmiah
Yaitu seleksi yang dilaksanakan tidak didasarkan kepada criteria, standar, atau spesifikasi
kebutuhan nyata pekerjaan atau jabatan tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan dan
pengalaman saja.
Seleksi nonilmiah kurang dapat dipertanggungjawabkan karena sering memperoleh
karyawan baru yang tidak cakap menyelesaikan pekerjaanya bahkan menimbulkan kesulitan
bagi perusahaan.
Metode Ilmiah
Yaitu seleksi yang didasarkan kepada job specification dan kebutuhan nyata jabatan yang
akan diisi serta berpedoman kepada criteria dan standar tertentu.
5. Kualifikasi Seleksi
Penyeleksi harus mengetahui secara jelas kualifikasi yang akan diseleksi dari pelamar. Hal
ini sangat penting supaya sasaran dicapai dengan baik. Tanpa mengetahui secara jelas
kualifikasi seleksi akan mengakibatkan sasaran yang dicapai menyimpang.
Kualifikasi seleksi meliputi umur, keahlian, kesehatan fisik, pendidikan, jenis kelamin,
tampang, bakat, tempramen, karakter, pengalaman kerja, kerjasama, kejujuran, kedisiplinan,
inisiatif dan kreativitas.
6. Sistem dan Prosedur Seleksi
Sistem dan prosedur seleksi harus berasaskan efisiensi (uang, waktu, tenaga) dan bertujuan
untuk memperoleh karyawan yang terbaik dengan penempatannya yang tepat.
Prosedur seleksi atau langkah-langkah pelaksanaan pelaksanaan seleksi perlu
dilaksanakan dengan cermat dan berdasarkan asas efisiensi untuk memperoleh karyawan
yang qualified dengan penempatan yang tepat.
7. Langkah-Langkah Seleksi
Langkah-langkah seleksi meliputi hal-hal sebagai berikut :
1) Seleksi surat-surat lamaran.
2) Pengisian blanko lamaran.
3) Pemeriksaan referensi.
4) Wawancara pendahuluan.
5) Tes penerimaan
6) Tes Psikologi
7) Tes Kesehatan.
8) Wawancara akhir atasan langsung.
9) Memutuskan diterima atau ditolak.
8. Tingkat-Tingkat Seleksi
Untuk mendapatkan karyawan yang qualified dan penempatan yang tepat perlu dilakukan
seleksi yang bertingkat-tingkat. Tingkat-tingkat seleksi yang dilakukan oleh perusahaan ada
tiga tingkat, yaitu sebagai berikut:
a. Seleksi Tingkat Pertama
Dalam seleksi tingkat pertama ini, hanya dilakukan secara teoritis saja sehingga
kemampuan atau mental pelamar dalam mengerjakan pekerjaan yang akan ditugaskan
kepadanya belum diketahui secara pasti. Untuk mengetahu hal tersebut dilakukan seleksi
tingkat kedua.
b. Seleksi Tingkat Kedua
Dalam seleksi tingkat kedua dilakukan seleksi atas calon karyawan yang berstatus masa
percobaan. Caranya dengan mengamati, menilai mental, perilaku, dan kemampuan nyata
calon karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan, serta kedisiplinan. Seleksi tingkat kedua
lamanya ada yang 3 bulan, 6 bulan, atau 1 tahun.
c. Seleksi Tingkat Ketiga
Seleksi tingkat ketiga adalah seleksi yang dilakukan dengan mengikuti prajabatan atau
latihan yang diakhiri dengan ujian-ujian. Jika mereka lulus, maka mereka akan dipromosikan
dan diangkat menjadi karyawan tetap serta haknya akan diterima sepenuhnya.
9. Kendala-Kendala Seleksi
Kendala-kendala itu, antara lain:
a. Tolok ukur
Kendala tolok ukur adalah kesulitan untuk menentukan standar tolok ukur yang akan
digunakan mengukur kualifikasi-kualifikasi seleksi secara objectif.
b. Penyeleksi
Kendala penyeleksi adalah kesulitan mendapatkan penyeleksi yang benar-benar qualified,
jujur dan objectif penilannya.
c. Pelamar
Kendala pelamar adalah kesulitan untuk mendapatkan jawaban yang jujur dari pelamar.
4. Penempatan, Orientasi, dan Induksi Karyawan
1. Penempatan Karyawan
Penempatan (placement) karyawan adalah menempatkan calon karyawan yang diterima
pada jabatan/pekerjaan yang membutuhkannya dan sekaligus mendelegasikan authority
kepada orang tersebut.
2. Orientasi Karyawan
Orientasi atau perkenalan bagi setiap karyawan baru harus dilaksanakan untuk menyatakan
bahwa mereka betul-betul diterima dengan tangan terbuka menjadi karyawan yang akan
bekerja sama dengan karyawan lain pada perusahaan itu.
3. Induksi Karyawan
Induksi karyawan adalah kegiatan untuk mengubah prilaku karyawan baru supaya
menyesuaikan diri dengan tata tertib perusahaan.
BAB III
PENUTUP
A. Simpulan
Pengadaan (procurement) adalah fungsi operasional pertama MSDM. Pengadaan adalah
proses penarikan, seleksi, penenpatan, orientasi dan induksi untuk mendapatkan karyawan
yang efektif dan efisien membantu tercapainya perusahaan.
Karyawan adalah aset utama perusahaan yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari
setiap aktivitas organisasi. Mereka mempunyai pikiran, perasaan, keinginan, status, dan
latar pendidikan, usia, dan jenis kelamin yang heterogen yang dibawa kedalam organisasi
perusahaan.
Proses atau langkah-langkah pengadaan atau perekrutan karyawan sebagai berikut:
1. Peramalan Kebutuhan Tenaga Kerja
Peramalan kebutuhan tenaga kerja dimaksudkan agar jumlah kebutuhan tenaga kerja masa
kini dan masa depan sesuai dengan beban pekerjaan, kekosongan-kekosongan dapat
dihindarkan dan semua pekerjaan dapat dikerjakan.
2. Penarikan Tenaga Kerja
Penarikan adalah usaha mencari dan mempengaruhi tenaga kerja, agar mau melamar
lowongan pekerjaan yang ada dalam suatu perusahaan. Penarikan (recruitment) adalah
masalah penting dalam pengadaan tenaga kerja.
3. Seleksi Penerimaan Karyawan
Seleksi adalah usaha pertama yang dilakukan perusahaan untuk memperoleh karyawan
yang qualified dan kompeten yang akan menjabat serta mengerjakan semua pekerjaan
pada perusahaan.
4. Penempatan Karyawan
Penempatan (placement) karyawan adalah menempatkan calon karyawan yang diterima
pada jabatan/pekerjaan yang membutuhkannya dan sekaligus mendelegasikan authority
kepada orang tersebut.
Orientasi Karyawan
Orientasi atau perkenalan bagi setiap karyawan baru harus dilaksanakan untuk menyatakan
bahwa mereka betul-betul diterima dengan tangan terbuka menjadi karyawan yang akan
bekerja sama dengan karyawan lain pada perusahaan itu.
Induksi Karyawan
Induksi karyawan adalah kegiatan untuk mengubah prilaku karyawan baru supaya
menyesuaikan diri dengan tata tertib perusahaan.
B. Saran
Dalam makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, maka penulis membuka seluas-luasnya
kepada pembaca atas saran dan kritik terhadap kekurangan pada makalah ini. Setiap kritik
dan saran yang sifatnya membangun penulis terima secara lapang dada.