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Módulo 9

INFORMÁTICA APLICADA À
RECEPÇÃO I

Curso Profissional: Técnico/a de Recepção


Disciplina: Operações técnicas de recepção
Operações Técnicas de Recepção

Módulo 9 – Informática aplicada à recepção I

ÍNDICE

Apresentação e objectivos…………………………………………………………………………………………2

1. Sistemas Manuais e Mecânicos……………………………………………………………………………….3


2. Introdução da Informática na Hotelaria…………………………………………………………………..5
3. Aplicação Prática dos Sistemas I…………………………………………………………………………17
3.1. Reservas………………………………………………………………………………………………19
3.2. Front-Office…………………………………………………………………………………………28

Bibliografia………………………………………..……………………………………………………………………41

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Operações Técnicas de Recepção

Módulo 9 – Informática aplicada à recepção I

Apresentação
A informática representa, no nosso quotidiano uma importância cada vez maior, na
medida em que nos permite o acesso cada vez mais fácil e rápido a um conjunto
significativo de informação generalista.

Este módulo pretende consciencializar o aluno que a indústria do turismo, e mais


concretamente a da hotelaria, tem vindo, ao longo dos tempos, a apresentar um
incremento cada vez maior da informática, na medida em que permite efectuar uma
gestão muito mais rápida e prática do alojamento, bem como obter um conjunto
significativo de informação, que anteriormente exigia um trabalho moroso e um conjunto
de documentação extensa e de difícil análise.

Objectivos de Aprendizagem

 Efectuar o registo dos clientes no Main-Courant;


 Efectuar os lançamentos de despesas dos clientes nos respectivos quartos
 Manusear uma máquina registadora
 Identificar os diversos sistemas informáticos disponíveis no mercado, tendo em
vista a gestão do alojamento
 Efectuar reservas no sistema disponível na escola
 Desenvolver as actividades inerentes ao sector do Front-Office

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1. Sistemas Manuais e Mecânicos

O sistema manual de facturação


No início, a facturação era realizada manualmente através da folha de main courante,
igualmente denominada como “diário de produção”.

É basicamente uma folha formada por filas e colunas. Nas colunas detalham-se os
números de quartos em ordem ascendente, e nas filas apontam-se por essa ordem os
seguintes dados (a organização inversa é perfeitamente válida):

 Dados do cliente (nome, nº de pax, data de entrada, data de saída), onde o nº de


pax e o preço do quarto são os dados mais importantes (DUI preço diferente de
DBL ou mesmo existência de crianças poderá alterar o preço)
 Os departamentos ou serviços disponíveis no hotel
 Dados administrativos (totais do dia, totais acumulados, descontos, IVA e total a
receber, entre outros).

Os cálculos a realizar são os seguintes:


1) Quando um cliente se regista no hotel, o recepcionista procede à abertura da
factura correspondente
2) Anotam-se os dados pessoais do cliente
3) Qualquer vale ou serviço recebido na recepção a crédito, devidamente assinado,
será debitado no quarto correspondente
4) Ao final do dia, realiza-se a soma de todos os débitos (total do dia)
5) Saldo anterior corresponde aos débitos do dia anterior
6) Total é o consumido pelo cliente até à data
7) Em caso de check out, e se o cliente tivesse algum desconto ou dedução,
comissão, daria o total geral

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Operações Técnicas de Recepção

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8) Uma vez comprovado o total geral, o cliente vai decidir a forma de pagamento
(crédito ou débito directo), e dependendo desta opção anotaremos o total a cobrar
na fila apropriada. Os pagamentos a crédito são considerados igualmente vouchers
e cartas de empresa.
9) Observações (ex. voucher, % de desconto, outros)

Actualmente caiu em desuso, pois a maioria dos hotéis, salvo os mais pequenos, já
adoptaram os sistemas automáticos. Este sistema, para além de fazer perder muito tempo
a preencher, pois tinha que efectuar-se diariamente a escrituração e fecho do mesmo, não
era viável.

Sistema semi-automático de facturação


Este sistema oferece algumas vantagens relativamente ao anterior, onde se destacam:
rapidez nas operações de facturação; maior segurança dos trabalhos de facturação;
excelente apresentação das contas.

Sistema automático de facturação


São cada vez mais os estabelecimentos hoteleiros a adoptar este sistema, pois as
vantagens são inúmeras, como: Rapidez e eficácia nos trabalhos realizados, tanto de
facturação como relativamente à informação entre departamentos.

Os softwares utilizados estão ligados em rede o que impossibilita perdas, pois se o cliente
almoçar fica automaticamente registado e na altura do check-out, a recepção já tem essa
informação. Possibilitam que a conta do cliente, desde que faça o check-in até sair esteja
disponível, da mesma forma, para todos os sectores, o que facilita a facturação e na altura
do check-out permite ao recepcionista ser mais rápido a atender o cliente.

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2. Introdução da Informática na Hotelaria

A palavra informática deriva das palavras informação e automática. É basicamente o


conjunto de conhecimentos científicos e técnicas que possibilitam o tratamento automático
da informação por meio de computadores electrónicos. A principal vantagem radica na
possibilidade de organizar e localizar grandes volumes de informação de forma eficiente e
segura.

A informatização é indispensável no sector turístico pois permite poupar muito tempo de


trabalho técnico para dispensar um melhor serviço ao cliente. Relativamente à decisão de
comprar um bom equipamento informático, é indispensável que intervenham na decisão:
 A direcção da empresa
 Os responsáveis dos diferentes departamentos a serem informatizados, que
conheçam a problemática da empresa
 Um profissional informático que conheça o mundo da hotelaria

Os factores a ter em conta:


 Reconhecer as necessidades da empresa
o Número de postos de trabalho
o Velocidade de resposta do programa
o Área a informatizar
o Orçamento disponível
 Conhecer os diferentes programas de software do mercado
 Tempo necessário para a formação do pessoal

Com a instalação de um sistema informático consegue-se:


 Melhorar os serviços

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 Reduzir o número de documentos manuais


 Oferecer um serviço personalizado
 Aumentar a produtividade
 Ser mais competitivo

O mais importante de um sistema são as aplicações (programas informáticos que realizam


a gestão do estabelecimento). Entre estas destacam-se:
 Front Office: permite gerir as tarefas de cara ao cliente
 Back Office: As relativas às gestões de contabilidade ou pessoal
 Aplicações para direcção: estatísticas, balances que resumem a situação da
empresa e ajuda a tomar decisões
 Outras: tratamento de textos, folhas de cálculo, correspondência ou cartas
comerciais.

Estes suportes informáticos apresentam as seguintes vantagens face ao papel:


 Grande capacidade de armazenamento da informação;
 Facilidade de acesso à informação;
 Portabilidade da informação, ou seja, a possibilidade de transportar grandes
quantidades de informação de um local para o outro.
 Facilidade de difusão dos documentos. Por exemplo, as redes informáticas locais e
a internet permitem a consulta de documentos à distância, bem como a sua
distribuição de forma rápida.
 Aumento da produtividade traduzida, por exemplo, no acesso a documentos a
partir dos postos de trabalho, com a consequente diminuição dos tempos mortos.
 Economia, resultado da redução do consumo e da circulação de papel.
 Possibilidade de aceder à informação, independentemente da localização
geográfica de quem a consulta.
 A facilidade e a rapidez com que se efectua o registo de documentos – por
exemplo, no caso do registo de entrada e saída de correspondência.

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 Segurança e confidencialidade dos arquivos, pois o acesso aos mesmos poderá ser
condicionado mediante uma palavra-passe e podem ser efectuadas diversas cópias
de segurança.
 Não há deterioração, como sucede com o papel, podendo-se consultar a
documentação o número de vezes que for necessário.
 Reproduzir, sem dificuldade, e com exactidão, os documentos.

È conveniente ter alguns conhecimentos de informática, área que se divide em dois


sectores distintos:
 Hardware – Equipamento no qual se incluem todos os componentes mecânicos do
sistema
 Software – Programa de gestão que engloba todos os estudos e programas a
utilizar, para fazer funcionar satisfatoriamente o equipamento.

Este último, por sua vez, é composto por várias peças com individualidade própria, as
quais trabalham em conjunto.

Um equipamento-base é composto pelos seguintes elementos:


 Unidade central de processamento - Esta unidade pode ser micro, mini,
grande ou super. Os computadores do tipo mini são os mais utilizados e os que
melhor servem uma exploração hoteleira média (unidades a partir dos 150
quartos).
 Teclado - Componente semelhante ao de uma máquina de escrever que pode
estar, ou não, acoplado à unidade central de processamento e ao ecrã, dito
monitor, ou apenas ligada a estes, por cabos.
 Ecrã de visualização (Monitor) - Aparelho com formato idêntico a um televisor
através do qual o computador presta informações, sempre que não haja
necessidade de uma resposta escrita.

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 Impressora - Unidade que transfere ao papel a informação prestada pelo


computador, sempre que haja necessidade de elementos registados (caso de
mapas, facturas de clientes, etc.).
 Memória RAM - Memória de trabalho que permite o acesso a qualquer outra
memória ou programa instalado no computador para movimentação de
informações. Esta memória não mantém os dados arquivados permanentemente,
pelo que deve ser utilizado um sistema de bateria que mantenha temporariamente
a alimentação, em caso de falta de corrente, o que permitirá guardar os dados
nela acumulados.
 Disco rígido - Unidade que se destina a complementar a capacidade de memória
do computador, aumentando as reservas de informação e evitando que esta se
perca, em caso de falta de energia eléctrica.
 Servidor - Para o serviço de um hotel, com vários locais de acesso á informação,
é necessário e aconselhável montar uma rede com um servidor central, o qual
permite que vários computadores tenham acesso à informação ao mesmo tempo,
pois isso facilita o trabalho e descongestiona o serviço.
 Back-up - Sistema de protecção á memória, contida no próprio computador, que
evita que ela se perca, em caso de alimentação eléctrica.

Software
Hoje em dia, praticamente todas as instalações de software aplicacionais de Gestão
Hoteleira baseiam-se em produtos standard, que são vendidos no mercado por empresas
especializadas.

Estes produtos são packages de software que permitem reduzir os custos de


implementação e manutenção de software. Além disso, permitem aceder a um produto
que está constantemente em evolução, incorporando as melhorias sugeridas pelo leque
alargado de clientes e facilitando o aperfeiçoamento e progresso do software alinhado
com as necessidades específicas do mercado.

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Algumas características importantes dos softwares de gestão hoteleira são as seguintes:

1.Simplicidade de utilização devendo permitir a utilização fácil e a assimilação rápida e


intuitiva pelos utilizadores.

2. Flexibilidade de adaptação a cada unidade hoteleira, de acordo com as suas


características, como por exemplo:
 Autorizações de acesso por empregado;
 Tipos e características de alojamentos (hotéis de cidade, resorts, aldeamentos,
apartotéis);
 Agências, operadores e empresas;
 Tabelas de preços em diferentes divisas;
 Câmbios actualizados diariamente;
 Descontos e comissões;
 Diferentes modelos de facturas;
 Segmentos de análise para marketing;
 Tratamento diferenciado de clientes;
 Reservas tipo.

3. O front-office deverá estar orientado para o atendimento ao cliente, dando-lhe


e prestando-lhe a maior atenção possível. As principais funcionalidades deverão ser:
 Reservas;
 Alterações;
 Clientes;
 Facturação;
 Check-in
 Check-out
 Rotinas diárias (lançamento de chamadas telefónicas, vendas e stocks).

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4. Os terminais de ponto de venda executam essencialmente funções de


facturação, ligando-se de forma integrada para o lançamento do valor das vendas nas
contas dos clientes e no controlo de stocks.

5. A contabilidade de uma unidade hoteleira deverá estar integrada com as


restantes funções operacionais, de forma a permitir uma gestão de risco centralizada
e o controlo permanente das situações de crédito e de débito de clientes e fornecedores,
bem como de processamento de salários, sendo a bússola da gestão da unidade hoteleira.

Exemplos de software:

PROTEL FIDELIO NEWHOTEL

O PROTEL é uma aplicação de gestão comercial de unidades hoteleiras.

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Mercados Alvo
O PROTEL destina-se à gestão comercial de todo o tipo de unidades hoteleira, como por
exemplo:
 Hotéis
 Aparthotéis
 Aldeamentos
 Residenciais

Características
 Adaptação a qualquer tipo de unidade hoteleira (Hotel, Aparthotel, Residencial,
Albergaria, etc.).
 Suporta até 9999 alojamentos.
 Suporta até 99 postos ligado em rede.
 Facilidade de utilização (user-friendly).
 Parametrização do tipo de cobrança do alojamento: por pessoa, por alojamento ou
misto.
 Possibilidade de criar 8 departamentos (Aposentos, Food & Beverage ,
Telecomunicações, etc.) e 700 sub-departamentos. Por exemplo, no departamento
Food & Beverage poderiam haver os sub-departamentos Bar da Piscina, Bar do
Terraço, Restaurante Chinês, Restaurante Italiano, etc..
 Em qualquer movimento de lançamento, alteração de ficheiro, emissão de
documento ou outra operação de movimentação, será registado o nome do
empregado que o efectuou, bem como a respectiva data.
 Possibilidade de controlo do "ponto" dos empregados.
 Ajuda de códigos em qualquer altura com a tecla F1.
 Ligação a outras aplicações externas, tais como: F & B, Time-Sharing, POS, etc..
 Possibilidade de criar reservas "mestre" para grupos e definir quais os
departamentos e sub-departamentos que a conta do grupo aceita.

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 Possibilidade de criação de reservas a partir de outras existentes, evitando assim


todo o trabalho de ter que inserir os dados novamente. Isto é muito útil para
reservas semelhantes.
 Possibilidade de, em qualquer altura, emitir um documento, contabilistico ou não,
referente aos movimentos de determinada reserva.
 Possibilidade de introdução dos dados dos acompanhantes do cliente em nome da
qual a reserva foi efectuada, permitindo a obtenção automática da listagem para o
Serviço Nacional de Estrangeiros e Fronteiras no caso destes serem estrangeiros.
 Mensagens de alojamentos ocupados, bloqueados, fora de uso.
 Monitorização automática do estado dos alojamentos (sujos/limpos).
 Mensagens de aviso sobre o estado dos contratos de allotment , datas de release ,
etc..

A MICROS-Fidelio oferece uma vasta gama de soluções de propriedade e soluções centrais


escaláveis e modulares para uma gestão hoteleira eficaz.

Quer seja responsável por um hotel boutique ou por uma cadeia hoteleira internacional,
com várias marcas, a MICROS-Fidelio consegue criar uma solução que se adequa
perfeitamente às suas necessidades específicas.

A carteira de produtos inclui soluções para front office, back office, CRM, vendas e
catering, gestão de receitas, reservas, distribuição e muito mais. Com mais de 1000
interfaces certificados para outros sistemas, garantimos a melhor conectividade e
processos de execução sem falhas.

Hotéis particulares

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Operações Técnicas de Recepção

Módulo 9 – Informática aplicada à recepção I

Do mesmo modo que cada propriedade tem a sua identidade única, cada empresa tem as
suas necessidades específicas.

Em resposta à crescente especialização na indústria hoteleira, o MICROS-Fidelio Suite8


oferece a flexibilidade de satisfazer os requisitos especiais do mercado de particulares.
Independentemente de se tratar de um resort ou hotel urbano, hospedaria de gestão
familiar ou spa luxuoso, hotéis de luxo ou económicos, o Suite8 adapta-se perfeitamente
às suas necessidades.

O sistema de fácil instalação oferece uma vasta gama de opções de configuração e


combina módulos de utilização simples para gestão de relacionamento com clientes,
gestão de propriedade, gestão de conferências e catering, controlo de materiais, reservas
online e muito mais, numa solução abrangente e integrada.

Integração completa com:


 Automatização de processos
 Taxas de ocupação optimizadas e aumento das vendas
 Maior satisfação e fidelização dos clientes

Cadeias hoteleiras
O OPERA Enterprise Solution da MICROS é um conjunto de programas de software
verdadeiramente completo para a gestão de propriedades e sistemas centralizados.
Oferece aos operadores hoteleiros a capacidade para partilhar informações entre várias
aplicações e propriedades numa única base de dados.

Concebido especificamente para os ambientes exigentes das cadeias hoteleiras, o OPERA


oferece módulos centrais, incluindo sistemas centrais de reservas para uma gestão
centralizada das reservas, automatização da força de vendas para venda de espaços

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Operações Técnicas de Recepção

Módulo 9 – Informática aplicada à recepção I

funcionais e um sistema de informação de cliente, o pacote CRM (Customer Relationship


Management) concebido especificamente para a indústria hoteleira.

OPERA Enterprise Solution:


 Elevada escalabilidade
 Várias opções de implementação
 Sistemas centralizados para gestão empresarial

Newhotel Software é sinónimo de experiência, know-how especializado e inovação


tecnológica bem como a marca reconhecida internacionalmente como das mais
sofisticadas famílias de aplicações informáticas para gestão de Hotéis, Cadeias Hoteleiras e
áreas relacionadas.

Newhotel goza de sólida reputação como um software recomendado para as mais


exigentes e completas instalações hoteleiras do Mundo. Permite perfeita adaptação às
regras de negócio, modelos de gestão, impostos e requisitos de qualquer região ou país.

Este sistema apresenta as seguintes vantagens:


 Foi concebido especificamente para Front-office de hotelaria;
 Permite a adaptação às necessidades de cada unidade hoteleira;
 Trabalha no ambiente gráfico Microsoft Windows, sendo muito acessível a qualquer
operador;
 Permite introduzir várias tarifas, caso a caso, por tipo de alojamento e tipo de
cliente;

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Operações Técnicas de Recepção

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 Faz o lançamento do prelo contratado directamente na conta do cliente;


 Faz a gestão do alojamento por tipos de quarto;
 Faz a gestão de reservas de todos os tipos possíveis;
 Apoia a governanta a saber o status dos quartos e organiza o trabalho das
empregadas dos mesmos;
 Faz a inter-relação com o departamento de manutenção através de um módulo
integrado emitindo o pedido de reparação e informando sobre o estado da mesma;
 Permite fazer todas as operações de facturação;
 Permite trabalhar ao mesmo tempo em euros e noutras moedas estrangeiras;
 Faz a gestão dos allottments contratados;
 Faz o controlo das situações de overbooking;
 Apresenta vários tipos de mapas de ocupação do hotel no presente e das reservas
futuras e previsão de vendas;
 Permite a atribuição de alojamento automática ou manual;
 Permite fazer a gestão entre vários hotéis da mesma empresa;
 O sistema New Hotel oferece-nos centenas de relatórios, mapas e estatísticas;
 Interliga-se com outros softwares como:
o New Conta – faz a gestão das contas, créditos e facturas do hotel, sendo
uma grande ajuda para a contabilidade;
o New POS – é um terminal de ponto de venda para utilizar principalmente
nas áreas de F&B interligando-o com o Front-office da recepção;
o New Club – permite fazer uma gestão de salas e reserva de mesa;
o New Stock – faz a gestão de stocks e compras do departamento de F&B;
o New Change – faz a conversão automática de moeda;
o New Phone – integrado no New Hotel Front-office, faz a gestão da central
telefónica, seleccionando a melhor operadora e melhor tarifário ao discar
determinado número.
 O New Hotel Front-office, interligando todos estes programas, torna-se não só um
software de recepção, mas também de gestão de todo o hotel;

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Operações Técnicas de Recepção

Módulo 9 – Informática aplicada à recepção I

 Permite gerir cartões, chaves electrónicas, sistemas pay TV, mini-bar, centrais de
reservas, gestão de energia, Internet, contabilidade e comunicações;
 Permite conexão inteligente das infra-estruturas do hotel, controlando o ar-
condicionado, a iluminação, elevadores, segurança, colocando um hotel como um
edifício inteligente;
 Disponibiliza aos clientes um quiosque de informação que pode ser colocado em
qualquer ponto do hotel, disponibilizando aos clientes, informações sobre os
serviços do hotel, programas de animação, restaurantes, bares, informações
turísticas, serviços de interesse público e, através de um código personalizado,
permite ao cliente consultar a sua conta;
 Permite aceitar reservas pela Internet;
 Disponibiliza o serviço de clientes estrangeiros para o SEF pela Internet.

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Operações Técnicas de Recepção

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3. Aplicação Prática dos Sistemas I

Exemplo: O Software Newhotel

Acesso ao Sistema
1. O sistema possui um forte controlo de acessos já que para cada Utilizador é possível
limitá-lo a: Consultar, Inserir, Alterar e/ou Apagar.
2. Para aceder ao sistema o utilizador deve inserir:
Utilizador: Código de até 6 caracteres alfanuméricos (deve respeitar as maiúsculas e as
minúsculas).
Senha: Chave do utilizador.

3. Primir o botão

JANELA PRINCIPAL DO NEWHOTEL

Menu Principal Barra de Ferramentas

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Operações Técnicas de Recepção

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Barra de Estado

A Barra de Estado está dividida em 7 secções:


1. Mostra o significado do botão seleccionado na Tool Bar nesse momento.
2. Utilizador que se encontra a trabalhar nesse momento.
3. Data de trabalho NewHotel.
4. O terminal do utilizador que está a trabalhar, neste caso o nome do computador.
5. Impressora configurada no sistema.
6. Data da versão da aplicação.
7. Versão do sistema

BARRA DE FERRAMENTAS

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Operações Técnicas de Recepção

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3.1. Reservas

INSERIR UMA RESERVA INDIVIDUAL

O acesso a esta opção pode ser efectuado das seguintes formas:

1. Reserva – Inserir Reserva – Individual

2. Pressionar a tecla F5

3. Pressionar o botão

INSERIR UMA RESERVA DE GRUPO


Pode-se aceder a esta opção através dos seguintes caminhos:

1. Reserva – Inserir Reserva – Reservas Grupos


2. Pressionar o botão F6 ou

3. Pressionar o botão ou

4. Pela Janela de Consultas de Reservas

5. Pelo menu Reservas – Inserir Reservas - Grupos

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Operações Técnicas de Recepção

Módulo 9 – Informática aplicada à recepção I

Aspectos Gerais de uma Reserva de Grupo


1. Ao confirmar uma Reserva de Grupo criam-se tantas Reservas Individuais
quanto o número de alojamentos especificados.
2. O valor do campo “Grupo” permite dar às reservas que compõem o grupo um
tratamento geral, o que quer dizer que se pode definir o Rooming List, Check-In e
Check-Out múltiplos, emitir uma Factura Pró-forma, etc.

No campo “Ad.” (Adultos) insere-se a quantidade de hóspedes de um alojamento.


Exemplo: Para um grupo de 6 pessoas em habitações duplas deve inserir Qtd. = 3
e Ad. = 2 e assim serão geradas 3 reservas com 2 hóspedes.

Também é possível fazer uma selecção com o botão que está ao lado de “Tipo
de Alojamento”.

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Operações Técnicas de Recepção

Módulo 9 – Informática aplicada à recepção I

3. É possível efectuar uma separação de Pensões.Esta separação será reflectida em


todas as reservas que serão geradas.
4. É possível que um Grupo tenha diferentes tipos de alojamentos, exemplo: 5
Standard e 2 Suites e, inclusivamente com diferentes ocupações.
5. Se alguma reserva do grupo difere das restantes reservas, é necessário aceder a
ela e fazer as modificações necessárias. As situações mais comuns são: Quarto
Single ou Triplo, Modalidade de Pensão, etc.

CONSULTA DE RESERVAS
Numa janela podem ser efectuadas as operações de uso frequente na recepção, tais
como:

1. Consulta e/ou Modificação dos 12. Cancelar Check-Out


dados da Reserva 13. Fecho da Conta Corrente
2. Inserir uma Reserva Individual 14. Reabrir Conta Corrente
3. Inserir uma Reserva de Grupo 15. Abrir Conta Corrente
4. Transferir Reservas 16. Facturar, Facturação Múltipla
5. Aceitar Reservas 17. Pré factura
6. Cancelar uma ou várias 18. Passar a No Show
Reservas 19. Cancelar o No Show
7. Cancelamento da anulação de 20. Extractos de Contas
uma reserva 21. Emissão de Key Pass
8. Check-In de Alojamentos e de 22. Transferir contas
Hóspedes 23. Aplicar macro operações a
9. Check -Out de Alojamentos e uma reserva ou grupo delas
de Hóspedes 24. Passar Reserva a Overbooking
10. Registo de Hóspedes 25. Extractos
11. Cancelar Check-In 26. Mensagens

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Operações Técnicas de Recepção

Módulo 9 – Informática aplicada à recepção I

27. Avisos 30. Key-Pass


28. Aplicar Macros 31. Cartas de Confirmação
29. Gravar Ficheiro 32. Copiar Imagens
33. Copiar Reserva. O acesso a esta opção pode ser efectuado das seguintes formas:

1Reserva – Consulta de Reservas

2. Pressionar a tecla F7
3. Pressionar o botão
Mostra todas as reservas dentro de um intervalo de ocupação onde a data inicial e a data
final é a data de trabalho do sistema.
Mostra todas as reservas em estado Check-In que têm saída igual à data de trabalho.
Mostra todas as reservas em estado de reserva que têm entrada igual à data de trabalho.
Limpa todos os parâmetros de entrada da selecção actual para efectuar uma nova
pesquisa.

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CANCELAR UMA RESERVA

1. Entrar na opção Consulta de Reservas premindo o botão

2. Pressionar o botão

3. Escolher o motivo do cancelamento, o qual deve estar previamente definido.

CANCELAMENTO MÚLTIPLO DE RESERVAS


O procedimento é, em princípio, o mesmo que foi explicado para os cancelamentos individuais.
No entanto, nesta opção é permitido cancelar um grupo de reservas em simultâneo, poupando
tempo na realização de cada uma de forma individual.
Operações Técnicas de Recepção

Módulo 9 – Informática aplicada à recepção I

Os motivos do cancelamento serão os mesmos para todas as que se cancelem mediante esta
opção. Para seleccionar as mesmas utilizam-se os botões Ctrl ou Shift, de maneira similar ao
que é usado no Explorador do Windows.

IMPRESSÃO DE RESERVAS

Ao pressionar o botão de imprimir, acede-se à seguinte janela, de forma a que


o utilizador possa seleccionar a informação que pretende ver imprimida.

EXTRACTOS

Permite obter diferentes formatos de extractos e previsão de contas, e acede à


seguinte janela.

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Operações Técnicas de Recepção

Módulo 9 – Informática aplicada à recepção I

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Operações Técnicas de Recepção

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ltima linha corresponde ao “Total” de Alojamentos do hotel (no exemplo 207 quartos no total).
2. Mostram-se 9 dias na janela.
3. Cada quadro por tipo de Alojamento tem a seguinte informação:

4. Na Linha – 1 a primeira coluna mostra em verde os alojamentos livres. A segunda coluna


mostra a vermelho os alojamentos reservados mais os alojamentos ocupados e a terceira
coluna mostra a verde os alojamentos em OverBooking.
Na Linha – 2 na primeira coluna a vermelho estão os alojamentos em Multi Ocupação, a
castanho na segunda coluna estão as reservas em Multi Ocupação e na terceira coluna a azul
estão os alojamentos em No Show.
5. As colunas dos fins-de-semana são da cor verde-marinho.

6. Os botões e permitem a deslocação no tempo sem restrições.


7. Se na coluna de alojamentos livres aparece um número negativo quer dizer que existe
overbooking. Exemplo: - 2 implica que existe um overbooking de 2 alojamentos.

8. Inclui os alojamentos que estão confirmados, o que quer


dizer que ao visualizar uma reserva o campo de “Confirmada” está assim:

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Operações Técnicas de Recepção

Módulo 9 – Informática aplicada à recepção I

9. Exclui os alojamentos que se encontram em Espera, o que


quer dizer que ao visualizar uma reserva o campo de Waiting List estará desta forma:

10. Inclui os alojamentos que são do tipo Day Use, ou seja, ao

consultar uma reserva esta encontra-se com este estado

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Operações Técnicas de Recepção

Módulo 9 – Informática aplicada à recepção I

3.2. Front-Office

Registo informático de check-in (programa New Hotel)

Pode-se aceder a esta opção pelos seguintes caminhos:

1. Recepção – Check-In

2. Pressionar a tecla F8

3. Pressionar o botão

4. Desde o menu de consulta de reservas, premindo o botão da fecla Verde que se encontra na
parte superior direita:

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Operações Técnicas de Recepção

Módulo 9 – Informática aplicada à recepção I

Procedimentos:

1. Seleccionar na janela a reserva a qual queremos fazer o Check In.

1.1. Especifique os dados que conhece da reserva e prima o botão

1.2. Se não especifica nenhuma condição o resultado da procura é todas as reservas com
Entrada = Hoje pendentes de Check-In.

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Operações Técnicas de Recepção

Módulo 9 – Informática aplicada à recepção I

1.3. A reserva deve ter um alojamento atribuído. Para atribuir um alojamento pressione o botão

2. Pressionar o botão onde é possivel visualizar a seguinte janela com


dados gerais da reserva.

Prima o botão

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Operações Técnicas de Recepção

Módulo 9 – Informática aplicada à recepção I

4. Na janela que aparece a seguir deve especificar o Apelido, Nome, Nacionalidade, Tipo e
Número de Documento dos hóspedes da reserva, e além disso é necessário definir quem é o
Titular da Conta.

O sistema assume que se fará o Check-In a todas as pessoas definidas na reserva pelo que
aparece sempre activo o check box Check-In. Se alguém vai entrar mais tarde ou num dia
diferente desactiva-se este check box.

4.2. No exemplo anterior será feito o Check – In a um pax.

5. Pressionar o botão

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Operações Técnicas de Recepção

Módulo 9 – Informática aplicada à recepção I

Módulo de check-out do programa New Hotel


Esta opção permite efectuar o Check-Out dos hóspedes do hotel de uma maneira cómoda, uma
vez que é possível: Consultar a Reserva, emitir uma factura e/ou consultar a conta corrente do
alojamento.

O acesso a esta opção pode ser efectuada por:


1. Recepção – Check-Out
2. Pressionar a tecla F9

3. Pressionar o botão da barra de ferramentas.

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Operações Técnicas de Recepção

Módulo 9 – Informática aplicada à recepção I

Janela Principal de Check - Out

Por defeito mostram-se na janela todas as reservas com Data de Saída igual à data de trabalho
do sistema.

Check-Out de Todos os Hóspedes de um Alojamento

1. Seleccionar a reserva a qual desejamos dar o Check-Out.

2. Pressionar o botão
3. É visualizada a janela que se mostra a seguir, onde são visualizados dados gerais dos clientes
da reserva e dá-se a possibilidade de Aceitar ou Cancelar o processo de Check-Out.

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Operações Técnicas de Recepção

Módulo 9 – Informática aplicada à recepção I

4. Antes de confirmar o Check-Out o sistema valida que:


4.1. A conta corrente da reserva está saldada. Existe no sistema um parâmetro de configuração
que indica se é possível fechar uma conta corrente com Saldo de Extras ou não, pelo que neste
ponto podem suceder duas coisas:
• Que seja possível efectuar o Check-Out com Saldo de Extras: Se continua com o
Check-Out, a conta do alojamento mantém-se activa até que seja liquidada e que seja
fechada na opção de Fecho de Conta Corrente.
• Que não é possível efectuar o Check-Out com Saldo de Extras.

No entanto, o sistema permite que seja efectuado o Check-Out com Saldo nas Contas Master
de Reservas de Entidades (isto se estiver activa a opção “Check-Out com Valores Pendentes em
Contas Entidades”) porque serão facturadas posteriormente.

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Operações Técnicas de Recepção

Módulo 9 – Informática aplicada à recepção I

Não obstante, o sistema emite a seguinte mensagem:

4.2. Todos os movimentos da conta estão facturados. É pedida uma confirmação para continuar
o processo.

Check-Out de um Hóspede de uma Reserva

1. Seleccionar o alojamento do hóspede ao qual queremos dar o Check-Out.

2. Pressionar o botão
3. Em seguida aparece a seguinte janela contendo a informação dos hóspedes do alojamento
seleccionado.

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Operações Técnicas de Recepção

Módulo 9 – Informática aplicada à recepção I

4. É seleccionado para Check-Out o hóspede que abandona o hotel e é premido o botão

Como confirmação do processo de check-out é mostrada a seguinte mensagem:

Check-Out Múltiplo

Permite a realização de um Check-Out múltiplo de reservas. Ao aceder a esta opção mostra-se


a seguinte janela de trabalho:

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Operações Técnicas de Recepção

Módulo 9 – Informática aplicada à recepção I

Os botões aqui apresentados são tratados de igual forma, sendo inclusivé possivel consultar a

reserva primindo o icon .

Anulação de Check-Out

1. Aceder à opção Consulta de Reservas através do botão


2. Definir os critérios de procura para reservas em Estado = Check-Out, Nº Aloj. e Saída = Hoje

3. Pressionar o botão
4. Seleccionar a reserva
5. Pressionar o botão para passar ao segundo bloco de botões

6. Pressionar o botão o qual estará activo só nos casos em que a reserva


seleccionada corresponde a um Check-Out de Hoje.

Confirmando a anulação de Check-Out, a reserva passa para o Estado = Check-In.

Fecho de Conta Corrente

Diz-se que uma conta corrente está aberta desde o momento em que é criada a reserva. Não é
necessário que a reserva esteja em estado de Check-In.

Por exemplo, uma reserva pode receber um pagamento antecipado antes da sua data de
entrada e para isso necessita ter um lugar onde possa receber esse depósito antecipado e/ou
inserir a informação referente ao mesmo.

A operação de Check-Out de uma reserva não fecha a conta corrente se todos


os seus movimentos não se encontram facturados.

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Operações Técnicas de Recepção

Módulo 9 – Informática aplicada à recepção I

Do contrário aparecerá esta mensagem:

Ao pressionar o botão “Sim” a conta ficará fechada, se pressionar “Não” continuará aberta. Em
qualquer dos casos a operação de Check-Out liberta o alojamento.

No caso de ter seleccionado “Não”, se desejar fechar depois a conta, no menu de consultas de
Reservas deve procurar as reservas que tenham a conta aberta.

Por exemplo, pode activar o critério de para procurar as reservas com data de
saída igual à data de trabalho:

Depois deve seleccionar a reserva e pressionar o botão

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Operações Técnicas de Recepção

Módulo 9 – Informática aplicada à recepção I

Poderá comprovar que a conta se encontra fechada das seguintes formas:


1. Não pode inserir um novo movimento na conta
2. Pelo menu de consultas de reservas, se seleccionar a reserva em questão o botão de Conta
Corrente aparece desactivado.

Quando se fecha a conta corrente o sistema não permite realizar movimentos nessas contas.

Para a primeira reserva o botão C. Corrente aparece desactivado

Reabrir Uma Conta Corrente

A necessidade de reabrir uma conta corrente, na maioria dos casos é para corrigir o processo
de facturação. O hóspede pode voltar a reclamar sobre um erro na liquidação da sua conta.

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Para efectuar uma correcção a uma factura que pertence a uma conta que está fechada, esta
última terá de ser reaberta.

Para abrir a conta deve procurar a reserva desejada no menu de consultas de reserva,

seleccioná-la e depois pressionar o botão .

Pode verificar que a conta está aberta porque o botão estará activo ao
seleccionar a reserva.

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Operações Técnicas de Recepção

Módulo 9 – Informática aplicada à recepção I

Bibliografia

AA VV., Manual de utilização do NewHotel Front-office, NewHotel Software, 2007

Marques, J. Albano, Introdução à hotelaria, Livraria Civilização Editora, 2006

Mata, Américo, Front Office, Operação e Gestão, Prefácio – Edição de livros e revistas,
2003

Matoso, J. M. Guerreiro, Informática na Hotelaria e Turismo, Plátano, 1996

Webgrafia

http://www.micros.fidelio.pt

http://www.newhotel.com

http://www.protel-hotel-software.com

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