Vila Velha, 16 de abril de 2010.

A: Comissão de Formatura do Curso de Engenharia Elétrica / IFES

A/C: Comissão de Formatura
Assunto: Proposta de Assessoria e Gestão para Formatura.

Caros Senhores,
Vimos através desta, após reunião precursora com V.Sa. e demais membros da Comissão, apresentar proposta de
Assessoria e Gestão à sua turma.

Considerando as variadas tarefas e atribulações pelo qual um aluno passa no transcorrer do curso, tais como:
Provas, trabalhos, TCC, entre outros, apresentamos nossos serviços no intuito de facilitar a vida de todos no
Planejamento, Organização e Realização dos eventos de Formatura.

Segue, anexo, proposta contendo informações gerais sobre os serviços oferecidos. Havendo aceitação sobre os
termos, pedimos que nos seja enviada uma cópia assinada através do Telefone/fax: (27) 3239 1014, no intuito de que
possamos confeccionar o Contrato de Prestação de Serviços.

Sem mais para o momento e certos de contar com sua prestimosa atenção, despedimo-nos.

Atenciosamente,
100% Eventos – Assessoria e Gestão
Giovanna Gonçalves Dias
Diretora Comercial
Lygia Gomes
Gerente Comercial
PROPOSTA PARA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
Cliente: Comissão de Formatura
Curso: Engenharia Elétrica
Instituição de Ensino: IFES
Objetivo: Assessoria e Gestão dos eventos de Formatura.
Eventos: Cerimônia Religiosa, Colação de Grau e Baile/Coquetel Dançante.
Data do Evento: Dezembro / 2011
Nº. de formandos: 15

DA ATIVIDADE
A empresa 100% Eventos têm como atividade principal:
Assessoria e Gestão para Eventos de Formatura, que são: Planejamento, Organização, Instalação e Realização.

Os serviços e eventos a serem organizados:

1. GESTÃO FINANCEIRA
2. AULA DA SAUDADE
3. CERIMÔNIA RELIGIOSA
4. COLAÇÃO DE GRAU
5. COQUETEL DANÇANTE / BAILE
6. OUTROS EVENTOS.

DA ASSESSORIA

1. Gestão Financeira
a) Abertura de conta bancária em nome da Comissão de Formatura.
b) Avaliação dos fornecedores de serviços a serem contratados, de acordo com os recursos disponíveis.
c) Emissão de boletos bancários (caso o banco escolhido seja o BRADESCO).
Obs.: Caso haja interesse, será feito o acompanhamento da movimentação financeira visando auxiliar
no controle dos pagamentos. Para tanto, será cobrado uma taxa extra sobre o valor da Assessoria (ver
valor dos serviços).

2. Aula da Saudade
a) Escolha do local e, posteriormente, agendamento.
b) Agendamento e orientação aos professores convidados.
c) Contratação da Sonorização completa para atender as necessidades do evento (banda, DJ, telão, kit multimídia e
outros).
d) Haverá uma pessoa responsável pela condução do evento.
e) Organização geral da aula da saudade junto à comissão.

3. Cerimônia Religiosa
a) Escolha do local e, posteriormente, agendamento.
b) Confecção dos Missais.
c) Havendo interesse, contratação de um grupo de canto (recursos da Comissão de Formatura).
d) Contratação de uma pessoa responsável pela condução do evento, caso haja interesse.
e) Organização geral do culto ecumênico junto à comissão.

4. Colação de Grau
a) Escolha do local da Cerimônia de Colação de Grau e, posteriormente, agendamento da data para utilização.
b) Escolha dos melhores prestadores de serviços, tais como: Equipe de Filmagem, Decoração, Iluminação,
Sonorização, Mestre de Cerimônias e Seguranças.
c) Elaboração do Roteiro e Ordem do Dia da Cerimônia.
d) Acompanhamento da montagem do local para a Solenidade.
e) Coordenação do Receptivo para a Cerimônia.
f) Atendimento aos formandos antes e durante a Cerimônia.
OBS: A 100% eventos estará a disposição da comissão de formatura pra realizar toda a organização da
colação de grau caso a faculdade não realize a mesma.
5. Baile/Coquetel Dançante
a) Escolha do local da festa, que seja adequado à quantidade de convidados e expectativa de arrecadação de
recursos financeiros.
b) Apresentação dos melhores prestadores de serviços, na execução do evento, que são: conjunto musical,
decoração, serviços fotográficos e filmagem, buffet, doceira para mesa de saída, lojas de trajes de noite, seguranças.
c) Acompanhamento da montagem e instalação do evento.
d) Elaboração do mapa de mesas para o salão de festas, em conjunto com a Comissão de Formatura e Decorador.
e) Coordenação e condução dos trabalhos da equipe de Seguranças.
f) Atendimento aos formandos durante todo o evento, encerrando os serviços após o último convidado deixar o local
da festa.
g) A empresa oferece um brinde com espumante (podendo ser: pró-seco, sidra ou champagne).

6. Outros Eventos
a) O Churrasco de Confraternização (poderão ser acompanhados pela equipe da empresa 100% Eventos, desde
que agendados e informados com 3 (três) meses de antecedência.
b) Festas para arrecadação de recursos financeiros. Estes eventos serão organizados pela Comissão de Formatura e
poderão ser planejados em conjunto com a empresa, desde que agendados, com no mínimo, 45 dias de
antecedência.

DOS RECURSOS HUMANOS

1. Recepção
a) No total serão montadas 3 (três) equipes de recepcionistas, sendo que estas serão distribuídas de acordo com os
eventos: religioso, cerimônia de colação de grau, coquetel dançante.
b) As recepcionistas contratadas estarão devidamente maquiadas, penteadas e vestidas (uniformizadas) respeitando
as diretrizes informadas pelo cliente.

2. Coordenação
a) Haverá uma pessoa encarregada da coordenação de cada evento.
b) A pessoa encarregada da Coordenação do evento terá um roteiro, que ficará à disposição da Comissão de
Formatura durante a realização do mesmo.

3. Segurança
a) A equipe de seguranças será montada de acordo com a necessidade do cerimonial escolhido e serão
remunerados pela comissão de formatura.
b) Para cada número de 50 convidados será contratado 1 segurança. Entretanto, teremos que manter 2 seguranças
como reserva, para eventuais faltas e outras situações não programadas para acontecer.
c) Os seguranças estarão devidamente uniformizados e equipados com rádios intercomunicadores, conforme o evento
necessitar.

VALOR DOS SERVIÇOS E FORMA DE PAGAMENTO

a) A realização do projeto Assessoria e Gestão para Eventos de Formatura têm custo previsto de R$ 6.000,00 (Seis
mil reais) para a turma.
b) O pagamento dos serviços prestados será feito em 2 vezes, sendo: 50% na assinatura do contrato e os 50%
restantes devendo ser pagos 30 (trinta) dias antes do evento.
c) Sobre o valor de 50% restantes, incidirá um reajuste/correção, baseada no IGPM ou Poupança. Este reajuste tem
como função, corrigir os custos inflacionários do período, tais como: aumento do preço dos combustíveis, material de
escritório, telefone, energia, água, entre outros, que fazem parte do dia-a-dia da empresa na execução dos serviços
oferecidos.
d) Caso haja interesse na execução dos serviços de Gestão Financeira, será acrescidos um valor por aluno (verificar
na tabela), no valor total da Assessoria.

DA VALIDADE DESTA PROPOSTA

a) A presente proposta tem validade de 15 dias, uma vez que o pagamento da primeira parcela do serviço está
previsto para o mês corrente.
DAS CONDIÇÕES GERAIS
a) A presente proposta é baseada na experiência teórica e prática da empresa, na execução dos serviços de
Assessoria e Gestão de Eventos de Formatura. Os eventos são realizados tendo como base o briefing realizado com a
Comissão de Formatura.
b) Qualquer evento possui características próprias e distintas. Com isso, serão incluídos serviços extraordinários na
planilha de orçamento, que deverão ser contratados a critério do cliente, cujo preço será combinado em momento
oportuno.
c) As alterações orçamentárias da planilha de custos se darão de acordo com a necessidade de inclusão combinada,
exclusão e alteração de produtos serviços e preços a serem utilizados e contratados para o Evento no decorrer de sua
organização.
d) Não haverá vinculo empregatício entre as partes, com isso, a Empresa 100% Eventos Assessoria e Gestão se
resguarda do direito de prestar serviços para terceiros.

SUGESTÃO DO PROJETO FINANCEIRO

Baseado nas Informações da turma de Engenharia Elétrica / IFES sobre a quantidade de alunos que seria inicialmente
15 para colar grau e 15 interessados a participar do Coquetel/Baile, segue abaixo um projeto financeiro sugerido pela
100% Eventos, baseado nos valores das festas realizadas em 2009/2010:
Aula da Saudade: O local sugerido pela 100% Eventos será escolhido pela comissão de formatura mais próximo dos
meses de execução do evento.
Culto Ecumênico: O local sugerido pela 100% Eventos será escolhido pela comissão de formatura mais próximo dos
meses de execução do evento. Será realizado um culto ecumênico, com uma decoração básica, Grupo de Canto,
roteiro para acompanhamento dos alunos e convidados e lembrança para homenagem aos pais.
Colação de Grau: O local é oferecido pela faculdade, geralmente são feitas no Teatro do CEFETES. As placas de
homenagens, becas completas e canudos devem ser providenciados por vocês, esse item está em nosso orçamento.
As placas de homenagens variam no valor de R$20,00 à R$50,00, vai depender do modelo que vocês vão escolher,
também precisamos da quantidade de homenageados. As Becas completas e canudos personalizados, serão
oferecidos à turma como forma de BRINDE pela exclusividade fotográfica.
Coquetel da formatura: O local sugerido é o MS Buffet, com 05 horas de duração. O formando terá direito a 15
convites (o formando mais 14), a banda pode ser as de grande porte sugeridas pela 100% Eventos, iluminação
especial de pista de dança, decoração completa de todo o ambiente, porta-retrato nas mesas dos formandos, 01 caixa
de doce por formando, 01 Kit fantasia por formando, mesa de saída (Chocolates e licores) e Open Bar com drinks
diversos.
Convites de formatura: Cada formando terá direito a 10 convites. O modelo, cor e detalhes de imagens e fotos,
devem ser escolhidos por vocês em reunião com o desing e o profissional da empresa 100% eventos.
Assessoria completa para todos os itens acima citado com apoio de recepcionistas e Mestre de
Cerimônias.
Valor do pacote Completo: Este pacote contém: Custos da aula da saudade, placas de homenagem para colação
de grau, convites da formatura sendo 15 no total, 10 convites s/ capa dura e 05 com capa dura e assessoria da 100%
Eventos mais os custos do coquetel dançante: R$ 3.500,00 (Três mil e quinhentos reais).
OBS.: Estes valores poderão ser divididos até um mês antes da realização do evento.
100% Eventos Assessoria e Gestão.
Vila Velha, 16 de abril de 2010.
Comissão de Formatura – Engenharia - IFES – Dezembro/ 2011