CERTIFICACIÓÓ N DE SISTEMAS DE GESTIÓÓ N

1. CONCEPTOS SOBRE CERTIFICACIÓN

La certificación es el resultado satisfactorio de una evaluación realizada por

una tercera parte independiente. Es decir la prueba para los clientes para que
se satisfagan las exigencias de ciertas normas nacionales o internacionales, se
debe tener en cuenta que no es obligatoria pero que es imprescindible para el
cliente.

La certificación integrada es una forma de certificar todos los sistemas de

gestión de una sola vez. Un sistema integral pone de relieve el compromiso con
el desarrollo sostenible en todos los aspectos.

El organismo de certificación confiable debe cumplir con las siguientes

características:

 Estructura establecida
 Metodología profesional para verificar el cumplimiento de la norma y un
procedimiento valido para otorgar el certificado
 Personal profesional y competente para evaluar el cumplimiento de las
normas durante el proceso
 Garantizar un proceso de certificación independiente, transparente y
eficiente
 Imparcial en los procesos de evaluación y certificación

Todos estos criterios están normados por la norma ISO – 65

La acreditación

Verifica la competencia del organismo de certificación evaluando si el

organismo de certificación cumple los requisitos vigentes, es decir es el modo
como las autoridades auditan a los auditores (organismos de certificación)

Auditoria

Es el proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencias de la auditoria (registros, declaraciones de hechos, etc que son
pertinentes para los criterios de la auditoria y que son verificables) y evaluarlas
de manera objetiva

Auditoria combinada

Hace referencia al proceso en el cual se auditan junto a un sistema de gestión

de calidad y un sistema de gestión ambiental de seguridad y salud ocupacional
Auditoria conjunta

Es aquella llevada a cabo por dos o más organizaciones que cooperen para
auditar a un único auditado

Certificado

Es la demostración del cumplimiento de la reglamentación vigente aplicable en

la seguridad en el país; además demuestra el control de los riesgos de
seguridad de una organización respecto a los requisitos establecidos.

2. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE CERTIFICACIÓN

Las organizaciones para poder certificar sus sistema deben tener en cuenta los
siguientes pasos

1. Preparación de la organización para la certificación

Cuando el sistema completa su ciclo, desde la elaboración de la política

medioambiental hasta la revisión por la dirección se iniciara el proceso.

Existen pasos generales que conducen a la implantación y certificación de un

sistema como ser: Conseguir la norma, revisar la bibliografía, formar un equipo
y definir su estrategia, determinar las necesidades de formación, valorar la
colaboración de un consultor, elaborar un manual del sistema de gestión.
Elaborar procedimientos e implantar el sistema de gestión.

2. Elección del organismo certificador

Una vez iniciado el procesos, la selección del certificador debería considerar se

la entidad certificadora cubre las necesidades de la organización, teniendo en
cuenta que el auditor deberá tener conocimientos prácticos en el sector.
También se debe tener en cuenta: Las acreditaciones, la experiencia en el
sector, la independencia y objetividad.

En esta actividad pueden presentarse las siguientes alternativas de elección:

 Si la organización está certificada y satisfecha con el trato

recibido, lo más recomendable será repetir con la misma entidad
certificadora.

 Si la organización se enfrenta por primera vez a la certificación,

se da algunas recomendaciones para la elección del organismo
certificador:

o Contactar con varias entidades de certificación e

informarse
 o Valorar la proximidad de la entidad, tanto física como a
nivel de servicio.

o Valorar el curriculum de las entidades de certificación, sus

acreditaciones.

o Valorar los costes de certificación

La fase más costos e importante del proceso es la auditoria de evaluación.

Normalmente en una organización mediana implicará la participación de dos o
más auditores durante varias jornadas.

3. Consulta inicial al organismo de certificación

Los organismos de certificación recopilan de la empresa una serie de datos

para definir el perfil de la organización y emitir una cotización. La información
que generalmente se pide se refiere al número de trabajadores, alcance del
sistema, tamaño de la organización

4. Revisión de la documentación

El organismo de certificación prepara la auditoria para lo que necesita tener un

conocimiento claro de la estrategia del negocio y de las condiciones que
inciden a la hora de conseguir lo que dicha estrategia propone.

El informe de revisión de la documentación resume los hallazgos de este

proceso e indica si la empresa está lista para proceder a la auditoria de
certificación.

5. Proceso de preauditoria (optativo)

Algunos organismos optan por la evaluación preliminar de la implementación

del sistema, que tiene como objetivo detectar áreas de no conformidad y
permitir corregirlas antes del proceso de certificación.

6. Auditoria de certificación

La entidad de certificación comprueba que el sistema cumple con todos los

criterios de la norma y los examina a detalle. En esta fase la organización y el
consultor deben defender su interpretación de la norma ante el equipo auditor y
solucionar las posibles no conformidades que se hayan encontrado.

La auditoría de certificación generalmente consiste en entrevistas informales,

se realizan verificaciones y se observa el sistema en funcionamiento. El
proceso de auditoria obedecerá lo establecido en la Norma ISO 19011

La evaluación de conformidad se realiza en dos fases:

  Planeación del sistema de gestión, tiene que ver con el
establecimiento de objetivos y programas de administración

 Implementación de sus sistema de gestión, que tiene que ver

con evaluar la implementación de la medición de controles,
monitoreo y revisión del beneficio.

Durante la reunión de cierre se habla sobre los hallazgos de interés y se

presenta el informe final, además la organización puede proveer información
sobre las áreas de interés, como por ejemplo determinar si otra nueva área de
interés debe incluirse en futuras auditorias. Como resultado de esta auditoria la
entidad de certificación puede tomar tres posibles decisiones:

 Certificación del sistema e inclusión de la organización en el

registro

 Dar una aprobación condicional del sistema

 No concesión del certificado

7. Certificación y difusión

Tras comprobar la idoneidad de las correcciones efectuadas, el organismo de

certificación entrega un certificado de conformidad, valido por tres años para el
alcance cubierto por la auditoria.

Una vez que la organización ha recibido la recomendación y le han otorgado su

certificado, puede publicar el éxito obtenido y promover su certificación.

El certificado de conformidad es un documento que atestigua la conformidad

del sistema de la organización, con los requerimientos de la norma ISO 9001,
ISO 14001 o OHSAS 18001.

Su validez está condicionada al resultado satisfactorio de las vistas de

seguimiento por parte del organismo de certificación.

8. Mantenimiento de la certificación

Al otorgar la certificación, se establece un programa de auditorías periódicas de

seguimiento al sistema, durante el periodo de tres años, siendo obligatoria una
auditoria por año, como mínimo.

Estas auditorías confirman que la empresa cumple en todo momento con los
requisitos específicos de la norma a la vez que revisa el rendimiento de las
áreas de interés.

3. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA CERTIFICACION INTEGRADA

Las normas de sistemas de gestión en especial las normas internacionales ISO
9001 2000 ISO 14001, 2004 y OHSAS I 8001:2003, definen elementos
comunes de un producto servicio o de un proceso que pueden ser
consensuados a nivel mundial de esta forma las organizaciones pueden
disfrutar de numerosos avances técnicos u otras cuestiones que son objeto de
amplio consenso y que han sido incluidas en una norma, sin realizar
redundancias.

En este contexto la certificación integrada se referirá a la combinación de los

sistemas de la calidad, medio ambiental y de segundad y salud ocupacional.
Por tanto con un sistema integrado de gestión se puede adoptar una visión
global que permita mejorar los procesos internos y evaluar todos los sistemas
en una sola auditoria de certificación.

Un sistema integral de gestión le permitirá simplificar la documentación ya que

no tendrá que preparar un conjunto completo de documentos para cada norma
específico, ahorrando tiempo, dinero e incrementando la eficacia del sistema.