Índice

Contenido
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Nota Oficial........................................................................................................................................1
Oficio..................................................................................................................................................3
Circular...............................................................................................................................................5
solicitud.............................................................................................................................................7
Curriculum Vitae..............................................................................................................................10
Finiquito...........................................................................................................................................12
Memoria de labores........................................................................................................................13
Notificación......................................................................................................................................14
Resolución.......................................................................................................................................15
Providencia......................................................................................................................................17
Dictamen..........................................................................................................................................19
Memorando.....................................................................................................................................21
Acta..................................................................................................................................................23
Memorial.........................................................................................................................................25
Acuerdo...........................................................................................................................................27
Decreto............................................................................................................................................29
Nota Oficial
Se usa cuando el asunto a tratar es uno solo, breve y de menor formalidad que el asunto a tratar
en un oficio. Su extensión, estilo y cortesía, varía de acuerdo con la importancia y el asunto de
que se trate, así como de la jerarquía de los funcionarios públicos.
En la nota oficial se tratan asuntos de menor importancia o menos formales que en el oficio y
sin mayor trascendencia.
Es usada en algunas oficinas del gobierno, diferenciándose del llamado oficio en su formato y
en el asunto que trata cada uno. Se dirige de jefes a subalternos y entre jefes de menor
jerarquía.
Partes de una Nota Oficial

Destinatario.

•Contenido del documento:

•introducción

•desarrollo temático

•Despedida

•Firma del responsable.

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Ejemplo de Nota Oficial

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Oficio
El oficio es el documento que emite un organismo oficial para comunicar una actuación
administrativa prevista legalmente e integrada en un procedimiento. Son, por tanto, documentos
propios de la fase de ordenación del procedimiento. El oficio es un documento externo que sirve
para comunicar alguna circunstancia del procedimiento, solicitar del destinatario el cumplimiento
de alguna obligación (requerimiento) o su comparecencia para algún trámite u obligación
(citación).
Reconocido como el documento típico oficial mediante el cual se constatan acuerdos, delegan
funciones, se deja evidencia sobre distintos temas tanto de origen como de tránsito o término de
ciclos de información, etcétera. Delimita a la persona a la que se dirige y cargo, así como en quien
rece la responsabilidad de su emisión y del contenido que la integra.

Partes de un oficio

 Numero de oficio y referencia.

 Lugar y fecha.
 Destinatario.
 Identificación del titulo y cargo de las personas a quien se dirige el oficio.
 Vocativo.
 Contenido o cuerpo del oficio.
 Despedida.
 Firma y cargo de quien envía.
 Indicadores de archivo. Copias a otras autoridades u oficina. Correlativo.

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 Ejemplo de oficio
INISTERIO DE EDUCACIÓN
DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL
DE EDUCACIÓN
GUATEMALA C. A.
Oficio No. DDEG-02-2000.
Ref. FCR/Pivaral

Huehuetenango, 09 de septiembre de 2000.

Licda. María Fernanda Zepeda

Coordinadora Departamental de noroccidente

Distinguida Licenciada María Fernanda Zepeda

La presente tiene el objetivo de informarle que usted, ha sido designado para participar en
la Conferencia Mundial de la Educación para la Paz, que se realizara en la Universidad de
Salamanca, España, del 1 al 14 de septiembre del presente año, por lo que puede ingresar sus
documentos a la Unidad de Relaciones Publicas de esta Dependencia Ministerial, lo mas pronto
posible.
Es necesario que nos presente el tema a disertar en tan magno evento, por lo que también
deberá proporcionarnos a más tardar el 28 de septiembre, copia de los temas que usted
escogerá, así como el material necesario para proporcionar a los participantes en el mismo.
Lo anterior con el fin de preparar con oportunidad, las carpetas para su conferencia y el viaje
que la Unesco le concede.
Aprovecho de nuevo la oportunidad para felicitarle y ratificarle mis saludos y respeto.

Lic. Alfredo Cartagena

Director Departamental de Educación

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Circular
Comunicado con pretensiones de brindar simultáneamente una misma información a grupos
amplios. Facilita la distribución de información así como el control de registro y archivo mediante
un solo número consecutivo. Al momento de dirigir una circular debe cuidarse específicamente el
personal a quien va a dirigirse.

Partes de una circular

PARTES:

a) Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le
corresponde, el año y las iniciales de la institución.

CIRCULAR Nº 050-...../GG.

b) Fecha. Se escribe el día, mes y año.

c) Destinatario. Generalmente el documento esta dirigido a un grupo de personas interesadas.

Señores
Jefes de Departamentos
Presente

A todos los trabajadores del Departamento de Sistemas.

e) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o
síntesis.

ASUNTO: Cambio de horario.

f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar
formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo.
El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semi bloque.

g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.

Atentamente, cordialmente.

h) Firma y cargo. La firma es la rubrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento;
debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad.
Guillermo Aviles
GERENTE DE VENTAS

i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.

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Ejemplo de Circular

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solicitud
CONCEPTO.-La solicitud es un documento por medio del cual se pide el goce
de un derecho, beneficio o servicio que se considera que puede ser atendido

La solicitud inicia el trámite de una acción no contenciosa. Puede ser entregada

personalmente por el interesado, por intermedio de otra persona o remitida vía fax o por
correo, en este último caso como “correspondencia certificada”. Al enviarse por correo,
debe ser depositada antes del vencimiento del plazo establecido para su presentación. Si la
solicitud llega a su destino después del plazo fijado para su entrega, se toma en cuenta
como si hubiera sido presentada la fecha de su depósito en el correo lo que se prueba con el
respectivo comprobante de recepción del correo o su certificación.
A veces la solicitud se presenta acompañada de los requisitos que exigen las instituciones para
tratar o entender el pedido formulamos. Por ejemplo, cuando se solicita certificado de estudios
hay que adjuntar el recibo del pago que se ha efectuado por este concepto. Dichos requisitos
pueden ser certificados, constancias, recibos, fotografías, fichas, declaraciones juradas, el
“currículum vitae” del interesado, etc. Los documentos que se acompañan a la solicitud debe
presentarse debidamente ordenados (en el orden en que lo exigen), numerados y engrapados ,o
colocados en un fólder para que no se pierdan o confunda.
Partes de una Solicitud

1.-Sumilla: Es el resumen del pedido. Se escribe en la parte superior

derecha del papel. La sumilla es importante por en muchas cosas se
evita la lectura de todo el contenido de la solicitud.
Ejemplos: SOLICITO: Examen de subsanación.

SOLICITO: Certificado de Estudios de 5to año “A”(…)

2.-Destinatario: Es la persona o entidad a quien se dirige la solicitud,

debe escribirse después de la sumilla y todo en mayúscula.
Ejemplos: SEÑOR DIRECTOR DEL COLEGIO…

SEÑOR ALCALDE PROVINCIAL DE…

3.-Iniciales de tratamiento y cargo de la autoridad

Ejemplo: Señor Director (SD)

Señor Alcalde ( SA)

4. Presentación del solicitante: datos o referencias personales, tales

como
a) Nombres y apellidos completos

b) Ciudadanía

c) Edad

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d) DNI (documento nacional de identidad)

e) domicilio.

En esta parte termina con una expresión de cortesía.

Ejemplo

Patricia Gonzales Pacheco, peruana, de 23 años de edad, con DNI N°

26639848, domiciliada en el Jr..Alfonso Ugarte N° 298, Cajamarca, a
usted con toda consideración expongo lo siguiente:

5.-El texto, cuerpo o petición: Es el asunto argumentativo que consta

de dos partes:
a) La parte considerativa en la que se hace referencia del motivo a los
dispositivos legales vigentes por los que se solicita.

b) La petición correspondiente que se afianza con la inclusión de los

documentos requeridos para tal efecto.

Ejemplo:

Que deseando continuar mis estudios, solicito se digne autorizar que se

me otorgue mi certificado de estudios del 5to año “A” cursado y probado
en………para el efecto, acompaño el recibo de pago en tesorería y las
fotografías correspondientes.

6.-La despedida o conclusión: Llamado también pie. Consta de dos

partes:
a) Menciona lo expuesto en la solicitud
Ejemplos:

Por lo expuesto:

Por tanto:

b) Son expresiones de agradecimiento por la atención que se dé al

documento y se termina haciendo mención a la justicia.

Ejemplo:

A usted suplico atender a mi solicitud por ser de justicia.

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7.-Lugar y fecha.Se escribe al pie de la despedida y en la parte central
a la derecha:
8.-Firma.

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Ejemplo de solicitud

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Curriculum Vitae
El currículum es tu presentación, con él ofreces la primera imagen de ti mismo y la única
información que tiene la empresa a la que tratas de acceder.
El currículum es un compendio resumido y esquemático de datos y antecedentes formativos y
profesionales de una persona.
Partes de un Curriculum Vitae
Datos Personales:
1. NOMBRE Y APELLIDOS
2. NIF
3. LUGAR Y FECHA DE NACIMIENTO: Si crees que puede ser un datos negativo, no lo incluyas.
4. ESTADO CIVIL: Sólo cuando lo solicitan.
5. DOMICILIO: Es conveniente poner uno cercano al puesto que se oferta. Si es una localidad
distinta a la tuya, es bueno buscar un contacto en esa localidad.
6. TELEFONO: Al menos hay que poner dos números de teléfono. Es conveniente que uno de ellos
sea fijo.
7. CORREO ELECTRÓNICO.
Formación Académica:
Titulación superior de los estudios reglados realizados, especificando el nombre del centro de
estudios, la localidad y la fecha de finalización.
Formación Complementaria:
Cursos, seminarios y jornadas relacionadas con el puesto de trabajo solicitado, especificando el
nombre del curso, la entidad organizadora, la duración en horas y la fecha de realización.
Idiomas:
• Debes indicar el idioma que conoces y el nivel de conversación y de escritura que tienes.
• En caso de tener títulos que acrediten esos conocimientos debes indicar dónde se han cursado y
las fechas de realización.
• Es aconsejable incluir estancias en el extranjero, si es el caso.
Informática:
Se nombrarán los programas que se manejan y su versión.
Experiencia profesional:
Han de reflejarse las experiencias de verdadero contenido profesional como por ejemplo las
prácticas en empresas. Indica el puesto ocupado, las fechas del período trabajado, el nombre de la
empresa y una breve descripción de las tareas desempeñadas.
Otros Datos:
• Carnet de conducir y disponibilidad de vehículo.
• Disponibilidad geográfica y funcional.
• Incorporación inmediata.
• Pertenencia a asociaciones (siempre y cuando no implique ideología política ni religiosa y pueda
aportar algo al desempeño del trabajo al que optas).
• Publicaciones.

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Ejemplo de Curriculum Vitae

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Finiquito
El finiquito es un documento por el que se pone fin a la relación laboral existente entre el
trabajador y el empresario. Con su firma, el empresario queda libre de abonar cantidad alguna al
empleado, y este queda libre de la obligación de trabajar a las órdenes del primero.

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Memoria de labores
Regularmente se le conoce como un documento creado con el fin de dar a conocer información
específica del Instituto, enfocada en resultados anuales de las gestiones administrativa, operativa y
financiera del FHA, y para divulgar las principales actividades desarrolladas por la Institución
promoviendo los diferentes planes

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Notificación
La notificación es el documento por el que se comunica al interesado un acto decisivo (resolución o
acuerdo) que afecta a sus intereses y derechos. La notificación es condición para la eficacia
(jurídica) del acto que se comunica y al mismo tiempo garantiza la recepción de dicho acto. En la
práctica administrativa existen varias modalidades para ordenar la notificación:

a) La notificación como documento independiente. Se ordena en un documento distinto y

separado de la resolución.
b) Notificación-resolución en un solo documento. En el mismo documento que contiene la
resolución se incluye la ordenación de la notificación y los demás elementos que permiten su envío
al destinatario.
c) Notificación con oficio adjunto. El documento con la resolución se acompaña de un oficio
adjunto.

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Resolución
Documento que contiene la decisión con la que el órgano competente pone fin a un
procedimiento.
Debe decidir sobre todas las cuestiones planteadas por los interesados y aquellas derivadas del
procedimiento.
- Debe ser congruente con las peticiones formuladas.
- Contendrá la decisión, una argumentación sucinta (la motivación, necesaria en casos concretos y
siempre convenientes) y los recursos procedentes contra ella.

Partes de la resolución
1. Encabezamiento
2. Cuerpo. Recoge el contenido específico del acto administrativo.

Las partes que suelen aparecer son las siguientes:

a) Antecedentes. Introducen las circunstancias que determinan la tramitación del
procedimiento: forma de iniciación, datos del solicitante o mención del órgano que lo
inicia cuando sea de oficio.

b) Hechos (o también parte expositiva, relación de hechos). Contiene los diferentes hechos y
acciones seguidas desde el inicio del procedimiento. La descripción minuciosa de los
hechos aparecerá solo en las resoluciones o acuerdos que deban ser motivados.

c) Valoración jurídica (fundamentos de derecho o parte argumentativa). Es la valoración de

los hechos, de acuerdo con los fundamentos normativos, doctrinales o jurisprudenciales
que son aplicables. Junto con los hechos, constituyen la motivación, un requisito con que
se garantiza que la decisión adoptada se ajusta a derecho y posibilita el control
jurisdiccional de los actos de la Administración.

d) Decisión (parte dispositiva). Expresa la declaración de voluntad concreta que

adopta el órgano sobre las cuestiones planteadas en el procedimiento. La decisión puede
incluir también condiciones cuyo cumplimiento es esencial para la eficacia de la resolución.

e) Recursos. Informan al ciudadano de cómo puede impugnar la decisión adoptada si no está

conforme con ella. La información expresará con la mayor claridad posible si el acto es
definitivo o no en la vía administrativa, qué tipo de recurso puede interponerse, ante qué
órgano, en qué plazo y otros posibles efectos

3. Pie. Incluye la data: lugar, fecha y firma.

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Ejemplo de Resolución

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Providencia
Documento que sirve para dar continuidad a un trámite para resolver un asunto enviado en
un oficio. Es un instrumento que se elabora como consecuencia de una petición escrita.
Providencia Resolutiva: es la razón consecutiva al recibo de un documento, en el cual el
funcionario indica el trámite que debe seguirse, solicita informes o deja constancia del
cumplimiento de una función legal. Los elementos que lo conforman son: Nombre de la
oficina administrativa, Fecha (escrita en letras). Asuntos objetivos, Número de Providencia,
Objetivo de la misma, Firma del funcionario que lo envía. Se utiliza cuando es necesario
trasladar a otra instancia una petición recibida. Es necesario que se mencione de cuantas
hojas útiles consta el expediente, la cantidad se escribe en letras y la frase completa se
anota en mayúsculas.

Partes de una providencia

 Nombre de la oficina Administrativa

 Fecha (escrita en letras),
 Asuntos objetivos
 Número de la providencia,
 Objetivo de la misma
 Firma del funcionario que la envía

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 Ejemplo de Providencia
Ministerio de Educación
Dirección Departamental, Guatemala
Coordinación Técnico Administrativa
Sector Noroccidente

----VISIÓN EDUCATIVA No. 53-05. Huehuetenango, quince de agosto de mil novecientos

noventa y siete ---------------------------------------------------------------------------------------------
ASUNTO: Juana Dominga Peréz, de 34 años de edad, guatemalteca, vecina del municipio de
Chiantla, Profesora de enseñanza Media con especialidad en Matemática y Catedrática del
Instituto INEBACH, del municipio de Chiantla, jornada vespertina; solicita autorización para
creación y funcionamiento de la academia de computo "TIC" en jornadas, matutina, vespertina,
con sede en la 5ta. Avenida 3’14 de la zona 4. El calvario

PROVIDENCIA No. 123-1997’ 18-2401.

Atentamente pase el presente expediente a la sección de control Académico de la Unidad de
Desarrollo de la Dirección Departamental de Educación del Departamento de Huehuetenango,
para que se sirva emitir el dictamen correspondiente, adjunto 13 folios.

Licda. Marta Felisa Sáenz

Supervisor Educativo

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Dictamen
La palabra dictamen, se refiere al juicio, sentencia, opinión o diagnóstico, sobre un tema
determinado, hecho por un experto en el tema, quien determina el punto sobre el que se le ha
solicitado el dictamen. Los dictámenes pueden tratar sobre cualquier tema que requiera
conocimientos técnicos, experiencia y pericia; las personas expertas en el tema a tratar en el
dictamen se les llama peritos.

20
Ejemplo de dictamen

21
Memorando
Quiere decir cosa que debe tenerse en la memoria. Es decir cosas que deben recordar. Los
elementos que lo conforman son: En mayúscula la palabra MEMORANDO. No. ------, Para
: (Oficina o funcionario), Asunto: breve, Fecha:.

Se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o asunto con la

finalidad de no olvidar u omitirlos.

22
Ejemplo de memorando

23
Acta
Documento escrito en el que se relaciona lo sucedido, tratado o acordado en una junta o reunión.

24
Ejemplo de acta

25
Memorial

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27
Acuerdo
El acuerdo es el documento que recoge las decisiones adoptadas por el órgano competente sobre
la iniciación del procedimiento y las cuestiones que se suscitan durante su tramitación previa a la
resolución.
Los acuerdos y las resoluciones breves comparten con el modelo tipo de resolución el mismo
formato para el encabezamiento y el pie. Es, sin embargo, en la extensión del cuerpo donde se
observan las diferencias entre ambas clases de documentos de decisión: los hechos, los
fundamentos de derecho y la competencia se pueden reducir a un único párrafo:

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29
Decreto
Resolución o decisión que toma una persona o un organismo con autoridad para ello.

Partes de un decreto

•Parte enunciativa: cita preceptos y normas que sirven de base o antecedentes a la decisión.
“VISTO”

•Parte expositiva: describe y fundamenta las circunstancias de cualquier orden y naturaleza que se
hayan tenido en cuenta. “CONSIDERANDO”

•Parte dispositiva: aparecen las decisiones que ha tomado la autoridad dispuestas en un

articulado.

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Ejemplo de decreto

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