Guia Del Sistema de GestiSadce

Manual de Usuario – Sistema de Gestión Académica “Sadce”
MANUAL DE
USUARIO
SISTEMA DE GESTIÓN ACADEMICA “SADCE”
MANUAL DE USUARIO
SADCE
GESTION ACADEMICA
Cuenca - Ecuador 2013
1
INDICE DE CONTENIDOS
Sistema de Gestión Académica “Sadce” Académico….…………………….………….. 4

Introducción…………………………………………………………………………………... 4
Características importantes…………………………………………………….............…… 5
Características Técnicas……………………………………………………………………. 6
Características de la Base de Datos………………………………………………………. 6
Manejo de Sesiones………………………………………………………..……………….. 6
¿Qué Debo Conocer acerca del Ingreso de Datos al Sistema?.................................. 6
Instalación del sistema de gestión académica “Sadce”…………………………….....… 9
Entrando al sistema……………………………………………………………………..….. 14
Acceso al Sistema…………………………………………………………………………… 14
Barra de Menú Desplegable…………………….………………………………………….. 16
Pantalla de inicio al sistema…………………………………………………………….…... 16
Botones de la pantalla principal o panel de control…………………………………...... 17
Botones de Control en los formularios……………………………….…………………… 21
Registro de la información de la institución académica………………………………..... 21
Registro de alumnos…………………………………………………………………………. 23
Registro de representante(s) del alumno…………………………………………………. 24
Registro del historial médico ……………………………………………………………….. 26
Prematricula de alumnos……………………………………………………………………. 28
Matrículas de alumnos…………………………………………………………………….... 30
Registro de cargos del personal………………………………………….……………….... 33
Personal administrativo & docente…………………………………………..……………. 33
Distribución docente o asignación docente……………………………………….………. 35
Horarios……………………………………………………………………………………….. 36
Horario Docente………………………………………………………………………………. 36
Horario General………………………………………………………………………………. 38
Registro de niveles de Académicos……………………………………………………..….. 38
Reportes…………………………………………………………………………..……........... 39
Nomina de alumnos matriculados………………………………………………………. 39
Registro de asignaturas ……………..……………………………….…………..…….……. 40
Registro de secciones………………………………………..……………….…………..... 41
Registro de periodos………………………………………………………………………... 43
Registro de grupos …………………………………………………………………………. 43
Aulas y espacio físico……………………………………………………………………….. 44
Registro de destrezas generales………………………………………………….……….. 46
Registro de destrezas específicas………………………………………………….……… 46
Políticas académicas (valoración de nota)……………………………………………….. 48
Registro de usuarios………………………………………………………….…………….. 48
Cambio de clave…………………………………………………………..………………… 49
Cambio de Clave de Usuario………………………………………………………………. 49
Cambio de Clave de Alumno………………………………………………………………. 50
Cuentas……………………………………………………………….…………………....... 50
Administración del Sistema……………………………………………………………….. 51
Pensum o malla curricular……………………………………………………………..…… 53
Registro de calificaciones…………………………………………………..………….…… 54
Revisión de calificaciones por alumnos o representantes…………………………….... 57
2
La información contenida en éste manual está sujeta a cambios sin previo aviso. A menos
que se indique lo contrario, las compañías, los nombres y los datos utilizados en los
ejemplos son ficticios. Soluciones & Servicios Informáticos ww.ecuasoftlider.com.ec
no permite sin previa autorización la reproducción por cualquier medio, ya sea electrónico
o mecánico de los datos y en fin de todo el manual e información adicional.
2009 - 2013 Soluciones & Servicios Informáticos. Reservados todos los derechos.
Todos los módulos de SADCE Multiplataforma fueron diseñados y desarrollados por

Oliver Eduardo Veliz Trejo.
Esta aplicación fue desarrollada con la ayuda de los siguientes programas:
Linux Ubuntu, Centos, EduBuntu, Microsoft Windows Xp ServiPack II, Vista, Windows 7.
Servidor Web Apache 2.2.22 ó Superior
PHP 5.3.11 de 32 Bit ó Superior
Servidor de Base de Datos Mysql Server 5.5.23
Optimizador de Aplicaciones Php Zend 3.3.0
Filezilla Server versión 0.9.41 Beta
La creación de éste manual estuvo a cargo de Oliver Eduardo Veliz Trejo.

Manual de SADCE; Última revisión Agosto del 2013.
Contacto:
Soluciones y Servicios Informáticos
Cuenca, Urbanización Miravalle.
Telf. 593 (07) 2899292
Cuenca - Ecuador
Oliver Eduardo Veliz Trejo
http://www.ecuasoftlider.com.ec
Email: oliedu7@gmail.com
Contacto Skype: oliverveliz
Celular: 0998 392 180
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SISTEMA DE GESTION ACADEMICA

SADCE ACADEMICO
Introducción
SADCE Académico Multiplataforma es un software de gestión escolar orientado a

instituciones educativas Ecuatorianas y Latinoamericanas que satisface las necesidades
de administración de los colegios de educación básica primaria, y secundaria. Cuenta con
una sólida estructura a nivel de interfaz de usuario en la cual se han escogido
cuidadosamente los controles adecuados para cada tarea y en donde se ha tenido
especial cuidado con la estandarización de la nomenclatura de los menús y las ventanas.
También se ha hecho énfasis en la profesionalidad del diseño gráfico, se ha tenido en

cuenta la uniformidad del color y los íconos en todas las ventanas, comentarios relevantes
en las secciones que ameriten, para dar como resultado una herramienta totalmente
intuitiva para el usuario. Este programa está desarrollado en PHP, Flash 10, y unas
importantes librerías Javascript (JQuery, TyniMce) para enriquecer aun más su diseño. El
Sistema de Gestión Académica SADCE Posee las siguientes opciones:
 Registro de Alumnos + Datos Médicos

 Registro del Historial de Consultas Médicas del Alumno
 Registro de Representantes(apoderados) o Familiar del Alumno
 Registro de Personal (Docente & Administrativo )
 Registro de Estados Civiles, Parentescos(Rol Familiar) y Nacionalidades para
Alumos y Recurso Humano(docente & administrativo)
 Asociación de Cargos al personal
 Registro de Usuarios anexos al Personal (Administradores del Sistema)
 Gestión y control de claves(usuarios, personal, alumnos)
 Prematricula (Inscripciones), Antecedentes académicos & Matriculas
 Organización del Distributivo Docente
 Organización de Asignaturas al Pensum o Plan Curricular
 Organización de Asignaturas del Pensum al Distributivo Docente
 Horarios por Docente / Grupo /Aula /Asignatura
 Registro y control de Periodos Escolares
 Registro y control de Niveles de Educación
 Registro y control de Secciones
 Registro y control Grupos Escolares
 Registro y control de Aulas – Paralelos: Caracteristicas de espacio fisico
 Registro de Asignaturas, cursos etc
 Generación de Nominas y Listas de Estudiantes
 Registro Destrezas Generales y Especificas(recomendado para Nivel Inicial)
 Registro de Calificaciones vía Internet o Red Local
 Ingreso Personalizado al Perfil del Docentes o Administrativos
 Conducta y Control de Asistencia
 Cuentas o perfiles de Usuario anexadas al personal de la institución
 Control de Servicios ó Módulos del Sistema
 Control de Accesos y Privilegios del Sistema
 Revisión de Calificaciones del alumno en Internet
 Consultas y reportes académicos.
4
 Planillas de calificaciones (periodos corrientes y recuperaciones).

 Informes estadísticos por grupo.
 Informe por grupo donde registra los estudiantes con dificultades según periodo
y asignatura,
 Indicador cualitativo de la dificultad académica presentada por cada estudiante.
 Parametrización de las Políticas Académicas
 Control de acceso parametrizable según el perfil del usuario.
 Registro de la Información de la Institución.
Soluciones & Servicios Informáticos www.ecuasoftlider.com.ec es una empresa

especializada en el desarrollo de sistemas informáticos con la tecnología más moderna
actual es por eso que nuestro sistema de gestión escolar SADCE está en constante
evolución y en ese orden de ideas, nos encontramos con que nuestro sistema ha
ampliando sus posibilidades hacia el Internet y a las redes de comunicación celular.
Nosotros podemos desarrollar un Sitio Web para su centro educativo que tenga todas las
herramientas necesarias para generar una comunidad académica alrededor de su
institución que cuente con la integración de estudiantes, docentes, personal administrativo
y padres de familia. El Sitio Web debe estar formado por la información corporativa de su
institución (páginas como visión, misión, valores, etc.), pero también debe generar un
canal de comunicación con los padres de familia y los estudiantes, es por eso que nuestro
módulo de visualización de calificaciones o calificaciones ayuda notablemente a
conseguir ese objetivo.
El módulo de visualización de calificaciones permite que los padres de familia puedan

acceder a la información académica de sus hijos desde cualquier lugar, permitiéndoles
llevar un seguimiento de los mismos y también les sirve como bitácora de progreso. El
SADCE Académico puede exportar la información de su base de datos para alimentar al
módulo de visualización de notas y así evitarse la tarea de volver a gestionar los datos.
CARACTERÍSTICAS IMPORTANTES
 Su funcionamiento tiene el soporte para funcionar en Internet o localmente

 Entorno grafico y habilitado para correr bajo plataforma Windows.
 Manejador de base de datos con capacidad para manejar 1 billón de registros por
cada tabla
 Manuales en Línea
 Capacidad de exportar los Reportes a Excel
 Interactivo & Intuitivo
 Sistema 100% basado en Web
 Multiplataforma(Windows, Linux, Mac)
 Backup y Recuperación de Base de Datos
 Encriptamiento de Datos
 Alojamiento y Redimensionamiento de Imágenes vía FTP de cada persona
 Log de Ingreso y salida de Usuario con información: día, hora, fecha, ip, sistema
operativo, usuario.
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 Archivo Configurable de Seguridad del Sistema .htaccess

 Auditoria a procesos, para determinar si la información de determinado proceso se
encuentre ingresada totalmente al sistema, quien la ingreso y en qué momento fue
ingresada.
 Recuperación de Contraseñas vía Correo Electrónico
CARACTERISTICAS TECNICAS
SERVIDOR WEB: Apache 2.2.22

Posee archivo de Configuración .HTACCES que permite cambiar los parámetros de
configuración y Seguridad del Servidor Web
LENGUAJE DESARROLLADO: PHP: 5.3.11
SERVIDOR FTP: Filezilla Server versión 0.9.41 Beta
SERVIDOR DE BASE DE DATOS: MYSQL SERVER 5.5.23
Características de la Base de datos:
Nro. de Tablas: 40
Tipo de Base de Datos: Relacional
Motor de Base de Datos Recomendado: InnoDB
Mantiene Integridad Referencial de la Base de Datos: si
Capacidad para almacenar una gran cantidad de datos por cada Tabla
Manejo de Sesiones
La duración de la sesión de un usuario es de 15 minutos, luego de comprobar el sistema
inactividad por ese lapso de tiempo se caducara la sesión, requiriendo nuevamente
loguearse el usuario.
QUE DEBO CONOCER ACERCA DEL INGRESO DE LOS DATOS AL

SISTEMA?
Antes de iniciar con el ingreso o registro de información es necesario conocer algunos

detalles acerca de este procedimiento.
Todos los formularios del sistema manejan uniformidad y similitud en el proceso de

ingreso de información es por ello cuando ingresamos la información de los campos se
aparecerán algunos elementos al lado de cada campo como son los siguientes:
Elemento Descripción
Indica en que el campo ingresado es
correcto ó también que no es necesario
6
registrarlo (Se aplica a la mayoría de

campos). También indica en la parte
inferior de los formularios y listados si
existe permiso de acceso, edición,
actualización o eliminación de datos.
Indica que el campo esta vacio, o que el
tipo de datos es incorrecto. También
indica en la parte inferior de los
formularios y listados que no existe
permiso de acceso, edición, actualización
o eliminación de datos.
También podemos encontrar las siguientes leyendas cuando ingresamos, actualizamos o

eliminamos la información, obviamente esto va a depender de si tenemos o no los
permisos respectivos para gestionar la información.
Indica que la información ha sido correctamente guardada, al presionar el botón

“Aceptar ” nos redirigirá a la página anterior ó contrariamente a la página de inicio
Indica que la información ha sido correctamente actualizada, al presionar el botón

“Aceptar ” nos redirigirá a la página anterior ó contrariamente a la página de inicio con
los cambio realizados en la información.
Indica que la información ha sido correctamente eliminada, al presionar el botón

“Aceptar” nos redirigirá a la página anterior ó contrariamente a la página de inicio.
7
Nos indica que no tenemos autorización o el respectivo permiso para realizar

determinada acción como: acceder, guardar, actualizar y eliminar.
Por último existe una franja de información en la parte inferior de los formularios y listados
del sistema que nos indica los permisos de acceso, edición, actualización y eliminación de
datos:
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INSTALACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN ACADEMICA

Y CONTROL ESCOLAR “SADCE”
Bienvenido al Asistente de Instalación del Sistema de Gestión Académica y control
Escolar “Sadce”, este asistente le permitirá instalar “Sadce” de forma fácil y eficaz,
para empezar luego de colocar el directorio con los archivos del sistema, en el servidor,
procedemos a buscar el archivo index.php que se encuentra en la raíz del directorio
“sadce” una vez ejecutado se nos visualizara la siguiente pantalla, indicándonos
mediante un formulario ingresar los datos de Instalación y configuración del servidor.
Paso 1:
Para responder es necesario que usted conozca los detalles de configuración del servidor
donde lo va instalar, en este caso nombre del host, tipo de base de Datos, nombre de
usuario Mysql, Contraseña de usuario Mysql, Nombre de la base de datos que Usted va a
crear y por ultimo seleccionamos si es primera vez que instalamos el sistema escogemos
la opción “Nueva Base de datos”, una vez contestado el formulario procedemos a pulsar
el botón “siguiente paso”.
9
Paso 2:
A continuación se presentara la siguiente pantalla, donde solamente aceptamos los
términos y condiciones de “Sadce”. Una vez pulsado el casillero de “Acepto los términos
y condiciones”, procedemos a pulsar el botón siguiente paso:
En caso de no aceptar los términos y condiciones “Sadce” nos mostrara un mensaje de

advertencia, para tal caso no se podrá continuar con la instalación.
10
Paso 3:
Luego procedemos a ingresar en este formulario los datos del usuario como: Apellidos,
Nombres, Correo Electrónico, Nombre de Usuario, Clave de Usuario y por ultimo
confirmamos la clave ingresada ingresándola nuevamente.
11
Paso 4:
Una vez realizado el ingreso de la información de los formularios, nos queda nada más
que confirmar la información ingresada para luego proceder a pulsar el botón “Instalar”, de
esta manera instalamos completamente nuestro Sistema de Gestión Académica
“Sadce”.
12
Paso 5:
Una vez confirmada la instalación completa de “Sadce” , nos mostrara esta pantalla como
finalización de la instalación, para lo cual y por propósitos de seguridad se recomienda
borrar el directorio “instalador/”
Por último hacemos click en el enlace o link “Click Aquí para Empezar”, para luego
ingresar a nuestro sistema “Sadce”
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ENTRANDO AL SISTEMA
Acceso al Sistema.
Los usuarios tienen acceso al sistema exclusivamente a los módulos asignados por el
administrador del sistema. Para esto debe ingresar el nombre de usuario y la
contraseña asignada por el sistema, aunque esta puede cambiarse para facilidad del
usuario. Antes de Ingresar al Sistema nos visualizara este mensaje de Recomendación
donde nos indicara si deseamos ver nuestro sistema en pantalla completa ó a su vez en
pantalla normal.
Una vez presionado el botón “Aceptar” nos desplegara esta pantalla de inicio donde
ingresamos nuestros datos autentificación de Usuario.
14
Si es incorrecto el nombre de usuario o la contraseña aparecerá la siguiente pantalla para

que el usuario intente otra vez el ingreso.
15
BARRA DE MENÚ DESPLEGABLE
Una vez ingresado al sistema Sadce, podemos encontrar en la parte superior

un menú desplegable con todas las opciones necesarias puesto que va
depender de los permisos que el usuario disponga según sus necesidades.
En este menú podemos encontrar algunos detalles de izquierda a derecha:
El logotipo, la hora actual, datos de usuario y el tipo de cuenta así como las
opciones de;
Inicio- cuyos submenús son usuario, cuentas, institución, configuración y

cerrar sesión.
Registro- Alumnos, Representantes, Datos Médicos y Personal.
Sistema- Periodo Escolar, Secciones, Niveles, Grupos, Aulas.
Gestión- Prematriculas, Matriculas, Pensum Académico, Destrezas,

Distributivo Docente, Horarios, Calendario Académico, Calificaciones, Record
Académico, Promoción de Alumnos.
Ayuda- Acerca, Manual de Usuario.
PANTALLA DE INICIO AL SISTEMA.
En la pantalla principal podemos encontrar los diferentes iconos que serviran de acceso
a los diferentes módulos o partes del sistema SADCE, pudiendo el usuario hacer click en
cualquiera de ellos, obviamente esto también va a depender de si tiene o no los permisos
respectivos que más adelante explicaremos con mas detalles para cada usuario o grupos
de usuarios para acceder, de lo contrario habrán iconos que no se puedan visualizar, y
mucho menos acceder para editar o actualizar.
16
BOTONES DE LA PANTALLA PRINCIPAL O PANEL DE CONTROL.
En la Pantalla Principal del sistema es la pantalla donde están todos los iconos
para acceder a las diferentes utilidades del sistema, dependiendo de los privilegios
asignados por el administrador los diferentes usuarios tendrán prioridades y restricciones
de acuerdo al tipo de cuenta. La descripción de los iconos que componen el panel de
control es la siguiente.
Alumnos.- Se ingresan los datos personales del alumno previo a la

inscripción.
Inscripciones.- Ingresa los datos concernientes a periodo, nivel,

sección, grupo e imprime el certificado.
Matriculas.- Revisa y corrige los datos de la inscripción y escoge las

materias y destrezas(en caso de haber) asignadas al pensum
correspondiente.
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Representante familiar.- Ingresa los datos de los representantes de

los alumnos matriculados.
Ficha médica.- Para crear la ficha médica de los alumnos

matriculados, es de uso exclusivo del médico de la institución.
Periodo escolar.- Crea y cierra un periodo escolar.
Secciones.- Administración de secciones de la institución.

Comprende areas, escuelas, secciones, jornadas etc.
Aula.- Crea y administra las aulas y espacios de la institución.
Niveles.- Crea y administra los diferentes niveles de Educación.
Grupos.- Crea y administra los grupos o paralelos de cada nivel de

Educación.
Asignaturas.- Crea y administra las materias que se imparten en la

institución.
Destreza General.- Ingresa las Destrezas Generales o Ejes

Comportamentales.
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Destrezas Especificas.- Ingresa las destrezas y comportamientos de

acuerdo a la destreza General ó Eje Comportamental.
Pensum.- Administra las materias asignadas a cada periodo, sección

y nivel de Educación.
Calificaciones.- Ingresa las calificaciones correspondientes al

rendimiento escolar de los alumnos de todas las secciones.
Cargos.- Define los cargos y obligaciones del personal docente y

empleados de la institución
Personal.- ingresa los datos personales de los docentes y empleados

de la institución.
Distributivo.- Administra la organización de los docentes a las

diferentes secciones, niveles, paralelos y asignaturas.
Cuentas.-Administra dentro de cada Perfil de Cuenta las

restricciones y privilegios para el uso del sistema.
Servicios.- Administra los servicios o módulos para el

funcionamiento del sistema.
Usuarios.- Administra los usuarios que se encuentren indexados

como parte del personal.
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Cambiar clave.- Permite a los usuarios / Personal cambiar la

contraseña de acceso al sistema.
Cerrar Sesión.- Cierra el sistema.
Información de la Institución – Permite registrar la información de la

institución que posteriormente se utilizaran en los respectivos
reportes.
Políticas Académicas – Permite parametrizar las políticas académicas

de calificaciones.
Nacionalidad- Permite ingresar los países para ser usados como

información de estudiantes, personal, y representantes.
Promoción de Alumnos- Permite a los estudiantes ser promovidos a

los siguientes niveles de Educación.
Funciones Académicas- Permite registrar las diferentes

funciones académicas de un docente para ejecutar en un
determinado periodo.
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BOTONES DE CONTROL EN LOS FORMULARIOS.
Los botones de los formularios permitirán al usuario realizar los procesos de acuerdo a los
privilegios de la cuenta de usuario asignados por el administrador del sistema.
Activa e inicializa los campos para ingresar nuevos datos.
Guarda los datos ingresados en el formulario.
Activa e inicializa los botones de control para actualizar ó eliminar

Elimina de la base de datos los datos del formulario actual.
Actualiza los campos modificados en el formulario actual.

Muestra una lista del tema principal del formulario.
Busca y muestra según el parámetro ingresado.
Recupera datos en el formulario un paso atrás.
Exporta a herramientas de Ofimática para editar los datos en una hoja de

cálculo ‘Microsoft Excel’ para modificarlos si el usuario lo desea antes de
imprimirlos.
Al presionar este botón confirma su ingreso al sistema.
Este Botón sirve para imprimir lo que muestra en la pantalla.
Si no se activa este campo, los datos del formulario actual no se mostrarán

en los formularios donde es necesario listarlo.
Es equivalente a un campo eliminado.
Es un enlace que nos muestra los campos en el formulario de ingreso para
editarlos.
REGISTRO DE LA INFORMACION DE LA INSTITUCION

Para ingresar los datos de nuestra institución, utilizamos el siguiente formulario, el cual
nos permitirá usar esta información en los diferentes reportes del sistema, así como el uso
del logotipo institucional que se habilitara en la pantalla de ingreso al sistema, el cual le
dará mayor identidad a la institución.
21
En la pantalla para iniciar sesión quedaría como en el siguiente ejemplo:
22
REGISTRO DE ALUMNOS
Para ingresar un nuevo alumno utilizamos la siguiente pantalla y procedemos a
presionar el botón “nuevo”.
en otro caso si queremos modificar los datos de un alumno solamente escribimos en el

espacio en blanco y presionamos el botón “buscar”, una vez encontrados los resultados
de nuestra búsqueda procedemos a presionar el botón editar para luego visualizar los
datos y actualizar.
23
Para propósitos de registrar un nuevo alumno o actualizar los datos de un alumno

utilizamos el siguiente formulario.
REGISTRO DE REPRESENTANTE(s) DEL ALUMNO

Para ingresar los datos del representante, los alumnos deben estar previamente
matriculados. El usuario del sistema puede comprobar esto ingresando cualquier dato del
alumno como el nombre, apellido, número de cédula o número de matrícula y pulsar
24
“Buscar”. Otra opción para saber si el alumno está o no matriculado es pulsar en el botón
“Listado” y se desplazará la lista de todos los alumnos matriculados en el periodo vigente
y editar el campo seleccionado.
Si está registrado mostrará un formulario con los datos del alumno, pulsamos “Nuevo” y
se mostrará el formulario para el ingreso de los datos de representante del alumno.Una
vez ingresado los datos pulsamos el botón “Guardar”, de este modo también podemos
editar los campos del representante para actualizaciones.
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REGISTRO DEL HISTORIAL MEDICO
Es un formulario al que solo accederá el médico de la institución. Para crear la ficha

médica, los alumnos deben estar previamente registrados. El médico puede comprobar
esto ingresando cualquier dato del alumno como el nombre, apellido, número de cédula o
número de matrícula y cuando pulse “Buscar” mostrará el formulario con los datos del
26
alumno. Otra opción para saber si el alumno está o no registrado es pulsar en el botón
“Ver Todos” y se desplazará la lista de todos los alumnos registrados al momento. Si está
registrado mostrará un formulario con los datos del alumno en el cual pulsaremos
“Nuevo” mostrando el formulario para crear la nueva ficha médica y/o el cuadro médico
del alumno.
Si queremos proceder a registrar una nueva visita o actualizar los datos, ingresamos
presionando el botón “nuevo” ó presionamos el icono de editar del registro
correspondiente.
27
PREMATRICULA DE ALUMNOS
Para realizar la inscripción & matriculación de alumnos es necesario que estos se

encuentren previamente registrados. Luego para continuar con la inscripción del alumno
procedemos a buscar el alumno ya sea utilizando los nombres o apellidos ó Nro. de
Documento (Cedula).
Si deseamos continuar ese momento con la inscripción de este alumno pulsamos

“Aceptar”, y se mostrará el siguiente formulario para proceder con la inscripción.
28
En el formulario de inscripción pulsar el botón “Nuevo” para inicializar los campos donde
escogerá de las listas desplegables el periodo, nivel, sección y grupo (no requerido) en
el que inscribirá el alumno. Pulsar el botón inscribir y aparecerá un mensaje para
confirmar si el usuario desea continuar directamente con la matriculación del alumno caso
contrario pulsar cancelar.
Si por decisión de la administración de la escuela, la matriculación se posterga para otra

fecha, el usuario debe ingresar desde el panel de control pulsando el botón “Matriculas” y
hacer la búsqueda según permite el siguiente formulario.
29
MATRÍCULAS DE ALUMNOS
Pulsar “Ver Detalles” y nos mostrará el formulario de la matriculación con los campos y
botones inicializados.
30
Una vez matriculado el alumno el sistema permite en el mismo formulario (Formulario de

matriculas), escoger el pensum del nivel en el que se ha matriculado, si pulsamos en el
botón “Habilitar” y se activará la lista de materias del pensum previamente designado a
cada sección o nivel, se puede escoger el total del pensum en el enlace ”Macar todos” y
pulsamos el botón “Registrar Comportamiento” o marcar asignatura respectivamente.
Una vez asignado correctamente el pensum del alumno matriculado aparecerá el
siguiente mensaje de confirmación.
Por último hay que imprimir el certificado de matriculación del alumno para ello pulsar el
botón “Certificado”, el mismo que nos muestra una hoja lista para imprimir, pero estos
datos pueden ser exportados a una hoja de cálculo “Excel” la cual puede ser editado
según el gusto del usuario pulsando el botón “Exportar Certificado”.
Este es un documento muy importante ya que contiene el nombre de usuario y la

contraseña del alumno, por lo tanto, se recomienda guardarlo bien hasta que haya
cambiado la clave de acceso al sistema para ver las calificaciones del alumno.
31
32
REGISTRO DE CARGOS DEL PERSONAL
Los cargos hacen referencia al puesto y actividades que realizará el docente o los
empleados que contrate la institución. Si pulsamos “Nuevo” ó “Ver Detalles”, nos muestra
el formulario donde podemos administrar los diferentes cargos que serán asignados a los
docentes cuando se registre el ingreso a la nomina de empleados de la institución.
Debido a que es una aplicación web, es necesario pulsar “Nuevo” cada vez que vamos a
ingresar datos.
PERSONAL ADMINISTRATIVO & DOCENTE

Este formulario permite ingresar los datos personales de todos los empleados de la
institución no solo de docentes. Para esto, pulsamos en “Nuevo” y se mostrará el
formulario con los campos inicializados para ingresar los datos. Si pulsamos “Ver
Detalles”, nos mostrará el mismo formulario para editar los datos de la fila seleccionada.
33
Para Ingresar un nuevo docente o actualizar sus datos utilizamos este formulario
34
DISTRIBUCION DOCENTE Ó ASIGNACION DOCENTE
Esta opción permite organizar distribuyendo a los docentes de acuerdo a las secciones
niveles y grupos organizados previamente como se explicó en los formularios anteriores
(ver creación de secciones y niveles).Hacemos la consulta seleccionando la sección, el
periodo y nivel. Si el resultado de la consulta es vacío como muestra la figura anterior,
pulsamos el botón “Nuevo”, y se muestra el formulario donde ingresando el número de
cédula al pulsar “Buscar” nos mostrará los datos del docente listo para asignarlo al grupo,
nivel y sección correspondiente, según disponga la dirección de la institución.
De esta manera cuando pulsamos el botón “Ver todos”, se mostrará el listado de la

asignación de los docentes en el que se puede además ver el detalle del docente
35
asignado pulsando “Ver detalles”, y las materias del pensum respectivo para asignar a
cada docente si pulsamos “Asignaturas”.
HORARIOS
Para asignar las diferentes asignaturas de pensum, lo puede hacer utilizando la sección
horarios que nos permite a mas de registrar las asignaturas también nos permite definir el
horario de este docente, asignando la asignatura, el aula, el día, y la hora.
HORARIO POR DOCENTE
Aquí nos permite asignar y conocer el horario de este docente de acuerdo al distributivo
que haya sido asignado anteriormente.
36
Para modificar el horario de un docente hacemos click en la asignatura

respectiva que se encuentra en el horario y procedemos a modificar en este
formulario.
37
HORARIO GENERAL
También podemos visualizar el horario de un determinado grupo de alumnos, donde se

puede ver la asignatura, el docente y el aula o espacio académico.
REGISTRO DE NIVELES ACADEMICOS
Para ingresar un nuevo Nivel Académico pulsamos en “Nuevo” y se mostrará el

formulario con los campos inicializados para crearlo. Si pulsamos “Ver Detalles”, nos
mostrará el mismo formulario para editar los datos de la fila seleccionada el cual también
podemos crear un nuevo nivel pulsando en el botón “Nuevo”.
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Para registrar un nuevo o actualizar Nivel utilizamos el siguiente formulario:
REPORTES
Nominas de Alumnos Matriculados
Cuando los docente, alumnos, secciones, niveles, grupos, asignaturas, comportamientos

y pensum han sido ingresados, podemos generar reportes desde la opción “Nominas” que
se encuentra también el modulo de Distributivo Docente. Para generar un reporte
seleccionamos de las listas desplazables la sección, periodo escolar, nivel y pulsamos en
botón “Buscar”. De esta manera el sistema presentará la nomina de docentes que dan
clases en ese periodo, nivel y sección como muestra la siguiente figura.
39
Luego para ver la nomina de los alumnos que pertenecen a este docente pulsamos en el
link “Ver Nomina de Alumnos” y nos mostrará los datos como muestra la siguiente figura.
Esta lista la podemos imprimirlos directamente o podemos exportarla a una hoja de
cálculo ”Excel” pulsando el botón “Exportar Datos”, para editarla a gusto del usuario antes
de imprimirla.
REGISTRO DE ASIGNATURAS
Para la creación de asignaturas, pulsamos en “Nuevo” y se mostrará el formulario con los
campos inicializados para crearlas. Si pulsamos “Ver Detalles”, nos mostrará el mismo
formulario para editar los datos de la fila seleccionada el cual también podemos crear una
nueva asignatura.
40
Para ingresar una nueva asignatura o para actualizar tenemos el siguiente formulario:
REGISTRO DE SECCIONES
Las secciones dentro de una institución educativa van de acuerdo a su rol, es decir
pueden ser por ejemplo prebasica, básica y bachillerato y pueden también incluir como
secciones a las jornada diurna o nocturna y muchas otras modalidades.
41
Si pulsamos “Nuevo” nos muestra el formulario para ingresar una nueva “Sección”, caso
contrario si pulsamos “Ver detalles” nos mostrará el mismo formulario para editar los
datos de la fila seleccionada el cual también podemos crear una nueva “Sección” si fuere
necesario.
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REGISTRO DE PERIODOS
Al inicio de cada año lectivo el usuario debe crear un nuevo periodo desactivando el
periodo actual, de esta forma quedará cerrado el periodo vigente y así se podrá matricular
a los alumnos en el nuevo periodo. Si pulsamos “Nuevo” ó “Ver Detalles”, nos muestra la
pantalla para crear un nuevo periodo o desactivarlo (cerrarlo) cuando finalicen el año
escolar o cuando termine el año lectivo.
REGISTRO DE GRUPOS
Una vez creado las aulas y paralelos ya se pueden crear los grupos que ocuparan esas
aulas. Para la creación de los grupos pulsamos en “Nuevo” y se mostrará el formulario
con los campos inicializados para crearlos. Si pulsamos “Ver Detalles”, nos mostrará el
mismo formulario para editar los datos de la fila seleccionada el cual también podemos
crear un nuevo grupo.
43
Para registrar un nuevo o actualizar un grupo utilizamos el siguiente formulario.
AULAS Y ESPACIO FISICO

Para la creación lógica de aulas pulsamos en “Nuevo” y se mostrará el formulario con los
campos inicializados para crearlas. Si pulsamos “Ver Detalles”, nos mostrará el mismo
formulario para editar los datos de la fila seleccionada el cual también podemos crear una
nueva aula.
44
Para registrar una nueva o actualizar una nueva aula o espacio físico utilizamos el
siguiente formulario, para lo cual presionamos el botón nuevo ó en si presionamos el
icono de editar de cualquier fila.
45
REGISTRO DE DESTREZAS GENERALES.
Las Destrezas Generales ó ejes comportamentales son el identificador de los

comportamientos de que se calificarán cualitativamente. Para la creación de “Destrezas
Generales” pulsamos en “Nuevo” y se mostrará el formulario con los campos inicializados
para crearlos. Si pulsamos “Ver Detalles”, nos mostrará el mismo formulario para editar
los datos de la fila seleccionada el cual también podemos crear un nuevo eje
comportamental.
REGISTRO DE DESTREZAS ESPECÍFICAS

Una vez creado las Destrezas Generales podemos crear los comportamientos de cada eje
Destreza General. Para la creación de “Comportamientos”, pulsamos en “Nuevo” y se
mostrará el formulario con los campos inicializados para crearlos. Si pulsamos “Ver
Detalles”, nos mostrará el mismo formulario para editar los datos de la fila seleccionada
en el cual también podemos crear un nuevo comportamiento.
46
Para registrar o actualizar una nueva destreza o comportamiento, se lo realiza en el

siguiente formulario.
47
POLITICAS ACADEMICAS (Valoración de Nota)
Sadce permite definir los valores de las notas para las calificaciones de los alumnos para
asignaturas, la cualificación de las calificaciones de los alumnos se procesaran en
función de los valores que configuremos en este formulario permitiendo al usuario que
administre el sistema, habilitar y deshabilitar los diferentes aportes según las
necesidades de la institución.
REGISTRO DE USUARIOS
Los Usuarios en Sadce comprende a todos aquellos que son parte del sistema, es decir
deben estar anexados, son ellos los que pueden administrar el sistema de acuerdo a los
permisos respectivos para cada uno.
48
A través del siguiente formulario se puede registrar un nuevo o actualizar un usuario,

para indexar los datos de un usuario y llevar a cabo esta tarea es importante que esta
persona se encuentre previamente registrada para de esta manera lograr crear su
usuario.
Para generar una clave se puede hacer de dos formas, presionando el botón de check de
Generar Clave Aleatoriamente o escribir la clave.
CAMBIO DE CLAVE
Cambio de Clave de Usuario
Al pulsar este botón el usuario puede cambiar su clave de acceso.
49
Una vez el usuario se encuentra dentro del sistema es decir iniciada la sesión se
recomienda modificar su clave las veces que sea necesario, esto se hace a mas de que
su clave se guarda de forma encriptada en la base de datos, también por cuestiones de
seguridad, manteniendo así la confidencialidad de la información.
Cambio de Clave de Alumno
El sistema genera automáticamente una clave que es entregada al alumno o padre de

familia impreso en el certificado de matriculación. El padre de familia. Por seguridad se
recomienda al representante del alumno cambiarla por una que pueda recordar
fácilmente. Esta clave es válida tanto para el alumno y para el representante. Para
cambiar esta clave el usuario debe pulsar “Modificar” y luego ingresar la clave actual, la
nueva clave e ingresar por segunda vez la clave nueva, como muestra el formulario.
Pulsar “Actualizar Clave” y así el usuario habrá cambiado la contraseña generada por el
50
sistema por una menos compleja. Si los datos son correctos aparecerá un mensaje de
confirmación, pulsar “Aceptar”.
CUENTAS
Administración del Sistema
El administrador del sistema creará las cuentas a las que asignará los privilegios y
restricciones a todos los formularios, es decir, aquí se da los permisos para que el usuario
con ese tipo de cuenta pueda o no: ingresar, eliminar, modificar o visualizar datos en los
formularios asignados.
Para crear una cuenta nueva pulsamos en “Nuevo” ó “Ver Detalles” y nos
mostrará el siguiente formulario en la que podemos administrar dicha cuenta.
Si pulsamos en “Ver Privilegios” nos muestra la pantalla donde podemos

activar/desactivar los privilegios que pueden ejecutar los usuarios de esa cuenta en los
formularios, por ejemplo; si podrá acceder, guardar, eliminar, o actualizar datos.
51
+ Dependiendo de la fila, si desplazamos la lista y escogemos esta figura significa

que el usuario podrá acceder, editar (modificar), actualizar o eliminar datos en los
formularios.
- Dependiendo de la fila, si desplazamos la lista y escogemos esta figura significa
que el usuario no podrá acceder, editar (modificar), actualizar o eliminar datos en los
formularios.
Una vez que pulsamos “Actualizar Privilegios”, el sistema guardará los cambios
realizados y el administrador del sistema podrá modificar estos privilegios de esta cuenta
las veces que sea necesario.
52
PENSUM Ó MALLA CURRICULAR
Para la creación de un pensum para el presente año lectivo de cualquier sección y nivel
pulsamos en “Nuevo Pensum” y se mostrará el formulario con el listado de las materias
del cual escogeremos las materias que recibirán los alumnos para la sección y nivel
seleccionado.
Para registrar una nueva ó actualizar una asignatura de un determinado pensum, lo

podemos hacer en el siguiente formulario.
53
REGISTRO DE CALIFICACIONES
Paso 1.- Una vez que el docente ha ingresado al sistema desde el panel de control
ingresa al modulo “Calificaciones” y se presenta el formulario, donde escogiendo la
sección, periodo y nivel al que da clase, puede escoger tipo de notas que ingresará, es
decir, “Evaluaciones”, “Calificaciones”, ó “Conducta”, según los siguientes términos de
ingreso.
 Las “Evaluaciones” son cualitativas.

 Las “Calificaciones” son cuantitativas.
 Las “Conductas” son cualitativas, y, adicional el docente debe ingresar las
observaciones respectivas a los padres de familia si fuere necesario dependiendo de
los resultados de las conductas.
54
El usuario debe activar la opción “Editar calificaciones”, luego seleccionar un

comportamiento por ejemplo: “Autoestima”, y esperar que se presente la lista con todos
los alumnos a los que debe calificar los comportamientos, solo puede elegir una de las
tres opciones:
 A= Muy Satisfactorio.
 B= Satisfactorio.
 C=Poco Satisfactorio.
 D=Mejorable.
 E=Insatisfactorio.
Cuando los datos hayan sido ingresados pulsar el botón “Guardar evaluaciones”. Y
continuar calificando el siguiente comportamiento siguiendo los mismos pasos. Si el
docente al pasar de los días descubre que está mal ingresado uno de estos datos, puede
seguir los mismos pasos para corregir ese error quedando así corregida y actualizada la
nota.
El usuario puede imprimir directamente lo que muestra la pantalla pulsando el botón

“Imprimir” o exportar los datos a una hoja de cálculo “Excel” para editarlos según el gusto
del usuario antes de imprimirlos.
55
Paso 2.- Para ingresar las calificaciones pulsamos en el enlace “Calificaciones”, y

nos mostrará el formulario con el listado de los alumnos y el usuario debe activar la opción
“Edita calificaciones”, luego seleccionar la materia”, y esperar que se presente la lista con
todos los alumnos a los que debe calificar. Los campos están inicializados por defecto con
“-1” para recordar al docente que esa nota no ha sido ingresada. Si es que el alumno por
cualquier razón tiene cero en esa nota, ingrese 1.
El usuario puede imprimir directamente lo que muestra la pantalla pulsando el botón

“Imprimir” o exportar los datos a una hoja de cálculo “Excel” para editarlos según el gusto
del usuario antes de imprimirlos.
Paso 3.- Pulsar el enlace “Conductas”, y nos mostrará un listado con los alumnos.
El usuario debe pulsar el número que indica el código del alumno(por ejemplo “45”) para
que muestre el formulario con los campos inicializados listos para que el docente ingrese
las calificaciones correspondiente a cada periodo.
56
Pulsar en “Registrar conducta” y los datos se guardaran en la base de datos. Para corregir
errores de digitación, repartir el procedimiento y cambiar los campos erróneos
REVISIÓN DE CALIFICACIONES POR ALUMNOS O REPRESENTANTES.

Panel de Control
En el panel de control cuando el usuario ubica el puntero del mouse sobre

cualquiera de los botones, el sistema muestra un mensaje informando la acción a
ejecutar.
57
Al pulsar este botón el usuario visualizará la evaluación cualitativa de los

comportamientos de los alumnos. En esta opción el usuario visualiza la evolución de los
comportamientos según la nomenclatura que indica este formulario.
Al pulsar este botón el usuario visualizará la evaluación cuantitativa detallando

todas las notas de las signaturas de los alumnos.
Si el usuario pulsa en “Reporte Básico” el sistema le mostrará un reporte resumido del

rendimiento escolar de todas las asignaturas.
58
Al pulsar este botón el usuario visualizará la evaluación de: conducta, faltas,

atrasos y observaciones para el representante.
59
Al pulsar este botón se desplegara el horario del alumno
Al pulsar sobre este botón se desplegara el estado de matricula del alumno.
60
Nota Importante: Para cualquier duda o sugerencia acerca del funcionamiento del
Sistema de Gestión Académica “SADCE” que se encuentra en
www.sistemasadce.xtrweb.com, ó puede escribirnos a la siguiente dirección electrónica
oliedu7@gmail.com.
La creación de éste manual estuvo a cargo de Oliver Eduardo Veliz Trejo.

Manual de SADCE; Última revisión Agosto del 2013.
61

Guia Del Sistema de GestiSadce

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Manual de Usuario – Sistema de Gestión Académica “Sadce”

Cuenca - Ecuador 2013

Sistema de Gestión Académica “Sadce” Académico….…………………….………….. 4

Todos los módulos de SADCE Multiplataforma fueron diseñados y desarrollados por

Esta aplicación fue desarrollada con la ayuda de los siguientes programas:

La creación de éste manual estuvo a cargo de Oliver Eduardo Veliz Trejo.

SISTEMA DE GESTION ACADEMICA

SADCE Académico Multiplataforma es un software de gestión escolar orientado a

También se ha hecho énfasis en la profesionalidad del diseño gráfico, se ha tenido en

 Registro de Alumnos + Datos Médicos

 Planillas de calificaciones (periodos corrientes y recuperaciones).

Soluciones & Servicios Informáticos www.ecuasoftlider.com.ec es una empresa

El módulo de visualización de calificaciones permite que los padres de familia puedan

 Su funcionamiento tiene el soporte para funcionar en Internet o localmente

 Archivo Configurable de Seguridad del Sistema .htaccess

SERVIDOR WEB: Apache 2.2.22

Características de la Base de datos:

QUE DEBO CONOCER ACERCA DEL INGRESO DE LOS DATOS AL

Antes de iniciar con el ingreso o registro de información es necesario conocer algunos

Todos los formularios del sistema manejan uniformidad y similitud en el proceso de

registrarlo (Se aplica a la mayoría de

También podemos encontrar las siguientes leyendas cuando ingresamos, actualizamos o

Indica que la información ha sido correctamente guardada, al presionar el botón

Indica que la información ha sido correctamente actualizada, al presionar el botón

Indica que la información ha sido correctamente eliminada, al presionar el botón

Nos indica que no tenemos autorización o el respectivo permiso para realizar

INSTALACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN ACADEMICA

En caso de no aceptar los términos y condiciones “Sadce” nos mostrara un mensaje de

Si es incorrecto el nombre de usuario o la contraseña aparecerá la siguiente pantalla para

BARRA DE MENÚ DESPLEGABLE

Una vez ingresado al sistema Sadce, podemos encontrar en la parte superior

Inicio- cuyos submenús son usuario, cuentas, institución, configuración y

Registro- Alumnos, Representantes, Datos Médicos y Personal.

Sistema- Periodo Escolar, Secciones, Niveles, Grupos, Aulas.

Gestión- Prematriculas, Matriculas, Pensum Académico, Destrezas,

Ayuda- Acerca, Manual de Usuario.

PANTALLA DE INICIO AL SISTEMA.

BOTONES DE LA PANTALLA PRINCIPAL O PANEL DE CONTROL.

Alumnos.- Se ingresan los datos personales del alumno previo a la

Inscripciones.- Ingresa los datos concernientes a periodo, nivel,

Matriculas.- Revisa y corrige los datos de la inscripción y escoge las

Representante familiar.- Ingresa los datos de los representantes de

Ficha médica.- Para crear la ficha médica de los alumnos

Periodo escolar.- Crea y cierra un periodo escolar.

Secciones.- Administración de secciones de la institución.

Aula.- Crea y administra las aulas y espacios de la institución.

Niveles.- Crea y administra los diferentes niveles de Educación.

Grupos.- Crea y administra los grupos o paralelos de cada nivel de

Asignaturas.- Crea y administra las materias que se imparten en la

Destreza General.- Ingresa las Destrezas Generales o Ejes

Destrezas Especificas.- Ingresa las destrezas y comportamientos de

Pensum.- Administra las materias asignadas a cada periodo, sección

Calificaciones.- Ingresa las calificaciones correspondientes al

Cargos.- Define los cargos y obligaciones del personal docente y

Personal.- ingresa los datos personales de los docentes y empleados

Distributivo.- Administra la organización de los docentes a las

Cuentas.-Administra dentro de cada Perfil de Cuenta las

Servicios.- Administra los servicios o módulos para el

Usuarios.- Administra los usuarios que se encuentren indexados

Cambiar clave.- Permite a los usuarios / Personal cambiar la

Cerrar Sesión.- Cierra el sistema.

Información de la Institución – Permite registrar la información de la

Políticas Académicas – Permite parametrizar las políticas académicas