La Comunicación y su Relación con la Administración

Comunicación:
La comunicación es el proceso mediante el cual se puede transmitir información de una entidad a otra.
Administración:
La Administración es la ciencia social y técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de
los recursos:
 Humanos,
 Financieros,
 Materiales,
 Tecnológicos,
 Del conocimiento, etc.
De una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser:
Económico o Social, dependiendo de los fines perseguidos por la organización.
REDES DE LA COMUNICACIÓN:
Las redes de la comunicación definen los canales por los cuales fluye la información.
Comunicación en la Administración:
 Implica flujo de sus mensajes, sus propósitos, su dirección y el medio empleado.
 Integra a personas y grupos de personas, sus actividades, sus sentimientos, motivaciones y habilidades de
interpretación.
 Ocurre en un sistema abierto y complejo, que es influido e influye al medio ambiente.
Tradicionalmente, la comunicación se ha definido como "el intercambio de sentimientos, opiniones, o cualquier
otro tipo de información mediante habla, escritura u otro tipo de señales".
Hoy las empresas que..... Deseen rendir y generar mayor valor, sea este material o intangible, debe poseer una
verdadera y fuerte relación entre los diversos departamento de una institución. Y como la relación entre
departamentos se construye con personas, la herramienta fundamental, es la comunicación.
La comunicación sin embargo, es más que simplemente un significado compartido. ....
También debe ser entendido. En un grupo en donde un miembro solo habla alemán y los demás no saben alemán,
dicho individuo no será entendido. Por tanto, la comunicación debe incluir tanto la transferencia como el
entendimiento del significado.
Una idea, no importa cuán grandiosa sea, no sirve hasta que es transmitida y entendida por los demás....
La comunicación perfecta si es que hay tal cosa, existiera cuando un pensamiento o una idea se transmitan dé tal
forma que la fotografía mental que perciba el receptor sea exactamente la misma imaginada por el emisor. Aunque
en teoría es fundamental, la comunicación perfecta nunca se logra en la práctica.
Fernando Barraza
"Sin comunicación no hay trabajo en equipo, ni es posible ejercer el liderazgo, tampoco hay atención de clientes o
público, ni relaciones humanas hacia dentro o fuera de la empresa. Eso en lo laboral, qué decir de lo individual, sin
comunicación no hay autoestima, familia, autocontrol, ni desarrollo personal".
La comunicación en una organización es de gran importancia....
Ya que gracias a ésta el trabajo en equipo es más eficiente, ayuda a tener un armonioso ambiente laboral donde
los malentendidos disminuyen y se logran mejores resultados dentro de las diferentes áreas. En consecuencia, se
tiene una alta productividad en las mismas, lo que se resume en una organización fuerte, sólida y en crecimiento.
(Bonilla Gutiérrez, 1988.)
"La comunicación propicia la coordinación de actividades entre los individuos que participan en las mismas, y
posibilita el alcance de metas fijas."
De acuerdo con las investigaciones...
En la actividad laboral, el 80% de los empleados que fallan lo hace porque no sabe relacionarse con sus
compañeros. Gracias a la comunicación, los individuos que integran la organización logran entender su papel
dentro de ella, y así ofrecen mejores resultados respecto a su actividad.
Está comprobado que nueve de cada diez problemas entre las personas son el resultado de una mala
comunicación. Son tan fuertes los poderes de la comunicación que pueden dar como resultado la larga o corta
existencia de una empresa.
Es tal su influencia que además de ayudar a lograr los objetivos planteados al inicio de un proyecto, también se
puede lograr que se formen lazos con otras organizaciones, socios, clientes, proveedores, etc., para acrecentar la
productividad de la organización.
El flujo de mensajes entre las personas sigue ciertos caminos, conocidos como Redes de Comunicación, vías
determinadas por los mecanismos de transferencia que utiliza, que pueden ser formales e informales.

REDES DE LA COMUNICACIÓN:
Las redes de la comunicación definen los canales por los cuales fluye la información.
Las redes Formales:
Este tipo de sistema de comunicación surge, por lo general, de las cúspides administrativas de la organización con
el objetivo de que se cumplan las metas productivas trazadas por la misma entidad institucional. En otras palabras,
estas redes establecen las responsabilidades y deberes explícitos y específicos que deben cumplir los grupos de
trabajadores dentro de la organización.
Las Redes Informales:
Paralela a la comunicación formal, existe la comunicación informal, la que se funda en las relaciones espontáneas
y de simpatía, y dan lugar a una interrelación personal de naturaleza afectiva y duradera. Es así, que desde un
punto de vista comunicacional, se le puede definir como aquella que comprende el traspaso de información que
se produce en forma espontánea y que suele contribuir a la eficiencia de la organización para alcanzar sus
objetivos.
TIPOS DE REDES:
CADENA: En este tipo de red, los miembros se comunican entre sí en una secuencia predeterminada. Las redes de
cadena se encuentran en grupos con interdependencia secuencial de tareas, como en los grupos de línea de
alcance. Habitualmente, esta tipología se da en las instituciones castrenses o en organismos altamente
jerarquizados.
CIRCULO: En este tipo de red, al igual que la anterior, la información se transmite por los pares, con la diferencia
de que el círculo se logra cerrar, mejorando el grado de descentralización y aumentando el feedback o
retroalimentación.
ESTRELLA: En este tipo de red, todos los miembros están en igualdad de condiciones, pero los flujos son cruzados
y no existe contacto con los pares. Esta red suele darse en grupos de alta cohesión cooperativa y de bajo índice
social.
RUEDA: Este es un modelo de red altamente centralizado, en el cual un individuo monopoliza la capacidad de
conducción de los flujos comunicacionales. Este tipo de red funciona operativamente en grupos de fuerte
coherencia interna, con objetivos claramente delineados.
Una desventaja que presenta este modelo, es que al ofrecer poco debate interno, se cae en un elevado índice de
errores, ya que existe carencia de feedback o retroalimentación.
TODOS LOS CANALES: este modelo es el ideal, el de máxima eficiencia y operatividad que se puede dar en una
organización. En él, todos los individuos se interconectan, tanto con sus pares como con sus subalternos y
superiores. Es el modelo utópico y democrático, que escasamente, se da en las organizaciones.
La comunicación es la esencia de la actividad organizativa y es imprescindible para su buen funcionamiento. Una
buena comunicación mejora la competitividad de la organización, su adaptación a los cambios del entorno, facilita
el logro de los objetivos y metas establecidas, satisface las propias necesidades y la de los participantes, coordina
y controla las actividades y fomenta una buena motivación, compromiso, responsabilidad, implicación y
participación de sus integrantes y un buen clima integrador de trabajo.
En cuanto a la comunicación interna...
La comunicación entre los miembros de la organización, es importante tener en cuenta qué queremos decir y cómo
queremos decirlo, y de qué manera se transmite mejor el mensaje sabiendo que existe una diferencia entre lo que
se recibe y lo que se percibe, por lo que se hace de vital importancia fomentar la participación y el compromiso de
las personas que forman la organización.
La Comunicación Externa...
La importancia reside en proyectar, promover y reforzar la imagen de la organización, publicitar nuestros proyectos
o actividades, saber a quienes nos dirigimos y conseguir la participación e interacción de nuestros participantes, o
lo que es lo mismo, dar a conocer nuestra organización a los demás. Es importante tener en cuenta cómo nos
perciben y cómo queremos que nos perciban y elaborar un plan de acción de comunicación externa.

Importancia de la Comunicación en la Administración Moderna

Varios factores acentúan la necesidad de una nueva tecnología en el ramo de las comunicaciones:

1- el aumento incontenible de la población, hace de los métodos antiguos de comunicación, instrumentos

obsoletos y deficientes. En la actualidad la humanidad es numerosa y esta diseminada que se hace necesario de
nuevos instrumentos y tecnología para una comunicación efectiva.

2- la complejidad de la vida moderna, esto hace mas complicado el proceso comunicativo. Esto demanda de
sistemas más precisos y prácticos en la comunicación de las cosas más trascendentales de la vida.

3- las desconcertantes fuentes de información que atestan a la humanidad, deben ser superadas por un tipo de
información estratégica si se quiere influir en la sociedad, la iglesia y aun en el hogar.
 La comunicación y su relación con la administración
La función de comunicación es el medio a través del cual se unifica la actividad organizada. Podría verse como el
medio por el cual los insumos sociales llegan a los sistemas sociales. Es También el medio con que se modifica la
conducta, se efectúa el Cambio, se hace productiva la información y se cumplen las metas.

Importancia

Chester I. Barnard, por ejemplo, considero la comunicación Como el medio a través del cual la persona se
vinculan en una Organización para alcanzar un fin común. Esta sigue siendo la Función fundamental de la
comunicación. De hecho, la actividad de Grupo es imposible sin la comunicación ya que no se puede lograr La
coordinación ni el cambio.

Los psicólogos están interesados también en la comunicación. Hacen hincapié en los problemas humanos que se
presentan en el Proceso comunicador de iniciar, transmitir y recibir información. Se han centrado en la
identificación de las barreras contra la Buena comunicación, particularmente las que tienen que ver con las
Relaciones interpersonales. Los sociólogos y los teóricos de la Información, así como los psicólogos, se
concentran en el estudio De las redes de comunicación.

Propósitos de la comunicación

El propósito de la comunicación en una empresa es realizar el Cambio; influir la acción hacia el bienestar de la
empresa. La Comunicación es esencial para el funcionamiento interno de la Empresa debido a que integra las
funciones administrativas.

Particularmente, la comunicación es necesaria para:

 Establecer y difundir las metas de una empresa.

 Desarrollar planes para su consecución.
 Organizar recursos humanos y otros de la manera más eficiente y eficaz.
 Seleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros de la organización
 Dirigir. Motivar y crear un clima en que las personas desean contribuir.
 Controlar el desempeño.

la Comunicación facilita las funciones administrativas, sino que Relaciona también la empresa con su medio
externo, mediante el Intercambio de información con los proveedores, las necesidades de Los clientes, los
interese del accionista, etc. Es mediante La comunicación cualquier empresa se convierte en un sistema Abierto
que interactua con su medio.

Proceso de la comunicación

Modelo del proceso de la comunicación: En términos sencillos el proceso de la comunicación, Comprende al

emisor que transmite al receptor un mensaje a través De un canal seleccionado.

Emisor del mensaje: La comunicación se inicia con el emisor, que tiene una idea o Pensamiento, que
posteriormente se codifica en forma tal que pueda Ser entendido tanto por el cómo por el receptor.
Generalmente se Piensa en codificar el mensaje en el idioma común, pero existen muchas otras maneras de
codificar, como traducir la idea a un Lenguaje de computadora.

Uso de un canal para transmitir el mensaje: La información se transmite a través de un canal que vincula Emisor
con el receptor el mensaje podría ser oral o escrito, y Es posible que se transmita mediante un memorándum,
una Computadora, el teléfono, un telegrama o la televisión. En Ocasiones, se utilizan dos o más canales, la
selección apropiada Del canal son vitales para la comunicación eficaz.

Receptor del mensaje: El receptor tiene que estar preparado para el mensaje para Que este pueda decodificarse
en el pensamiento el siguiente paso En el proceso es la decodificación, en que el receptor convierte El mensaje
en ideas. La comunicación precisa puede producirse Solamente cuando tanto el emisor como el receptor asignan
Significados iguales o similares a los símbolos que integran el Mensaje.

El entendimiento esta en la mente del emisor y del receptor. Las personas con una mentalidad cerrada
normalmente no entenderán Por completo los mensajes.

Ruidos y retroalimentación en la comunicación: La comunicación se ve afectada por el ruido, que es cualquier

Cosa que impide la comunicación.

 Un ruido o un medio confinado podría bloquear el desarrollo De una idea clara.

 La codificación prodiga ser defectuosa por el uso de Símbolos inadecuados.
 La transmisión podría interrumpirse por estática en el canal.
 La decodificación podría ser defectuosa si se asigna un Significado equivocado a las palabras o
símbolos.
 La falta de atención puede producir una recepción inadecuada.

Para verificar la eficacia de la comunicación es elemental la Retroalimentación

Comunicación en la empresa

En las empresas actuales, la información debe de fluir mas Rápido que antes, inclusive una breve suspensión de
actividades en Una línea de producción rápida puede ser muy costosa en términos De producción. Por lo tanto,
es esencial que los problemas de

Producción sea comunicada rápidamente papa que se tomen medidas Correctivas. Otro elemento importante es
la cantidad de Información, que ha crecido enormemente en los últimos años, lo Que provoca una sobrecarga de
información. Es necesario determinar

Que clase de información necesita el gerente para una toma de Decisiones eficaz. Para conseguirla. Se requiere a
menudo recabar Datos de los superiores y subordinados del gerente y también de Departamentos y otros
miembros de la organización.

La necesidad de información por parte de los gerentes

Para ser eficaz, un gerente requiere la información necesaria Para desempeñar sus funciones y actividades. Sin
embargo, una Mirada aun superficial a los sistemas de comunicación muestra que Con frecuencia carece de
información vital para la toma de Decisiones o que reciben demasiada información, lo que produce una
Sobrecarga. Lo que un gerente necesita no es el nacido de Información, sino información pertinente. Es claro que
no existe Un sistema de comunicación que se aplique universalmente; por lo Contrario, debe de estructurarse de
acuerdo con las necesidades de Cada gerente.

Flujo de comunicación en la organización

En una organización eficaz la comunicación fluye en diversas Direcciones. Tradicionalmente, la comunicación

hacia abajo había fue considerada como la más importante, pero existen pruebas Consistentes de que si la
comunicación solamente fluye de arriba Hacia abajo surgieran problemas. De hecho, se podría argumentar que
La comunicación eficiente debe empezar con el subordinado, y esto Significa primordialmente información hacia
arriba. La Comunicación fluye también en forma horizontal, es decir, entre Personas en niveles organizaciones
iguales o similares, y Diagonalmente, que comprende a personas de diferentes niveles que No tienen relaciones
directas de autoridad o subordinación.

Barreras y brechas de la comunicación

Probablemente no sorprenda a nadie que los gerentes con Frecuencia citen las brechas de la comunicación como
uno de los Problemas más importantes. Por ejemplo, la mala planeación podría Ser causa de incertidumbre ante
la dirección de la empresa. En el Mismo sentido, una estructura organizaciones mal diseñada podría No
comunicar claramente las relaciones organizaciones. Los Criterios vagos del desempeño podrían crear
incertidumbre en los Gerentes sobre lo que se espera de ellos. Por lo tanto. El gerente Sagaz buscara primero las
causas de los problemas de comunicación Y no se limitara simplemente a tratar los síntomas. Es posible que Haya
barreras en el emisor, en la transmisión del mensaje, en el Receptor o en la retroalimentacion.