Administracion Del Tiempo

ADMINISTRACION DEL
TIEMPO
ING. JESUS GALLARDO G.

UNIDAD I ADMINISTRACION DEL TIEMPO
Objetivo de la unidad: el alumno construirá un
estilo de liderazgo para dirigir organizaciones
con eficacia.
1.Administracion del tiempo
1.1 Conceptos: administración del tiempo

1.2 Diferencia entre eficiencia y efectividad
1.3 Urgente e importante
1.4 Mitos y enemigos del tiempo
1.5 Planeación del tiempo y sus herramientas
ADMINISTRAR
Es utilizar los artículos, materia prima, herramientas y

en general todos los bienes que nos rodean, de tal
manera que nos permitan obtener el máximo provecho
de ellos y al mismo tiempo mantenerlos en el mejor
estado posible.
Es la mejor manera de evitar los desperdicios y

obtener lo mejor de cualquier recurso disponible.
CONCEPTO DE ADMINISTRAR EL TIEMPO
Administrar el tiempo significa administrarnos nosotros

mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo
que tenemos.
Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo

disponible para que podamos lograr resultados más
eficaces
“Organizar y realizar las actividades según

prioridades”, es una frase en la cual se puede
sintetizar la evolución de tres teorías de la
administración del tiempo, como lo plantea
Stephen Covey.
QUE ES EL TIEMPO
Las cosas no han cambiado mucho desde que San
Agustín escribió esas palabras; todos sabemos lo que
queremos expresar con el término tiempo, pero no
podemos decir lo que es.
“Relación que se establece entre dos o más fenómenos,

sucesos, cuerpos u objetos” (Encicl. Ilustrada Cumbre);
“Duración de los fenómenos ... época, siglo” (Dicc.

Larousse)
Duración de las cosas sujetas a mudanza” (Dicc. de la

Real Academia)
“Aspecto mensurable de la duración” (Dicc. de

Psicología).
Aristóteles lo define como “El número, o la medida, del

movimiento según antes y después”.
El tiempo es pues, la dimensión del cambio. Si nada

cambiara, no habría tiempo.
QUE ES EL TIEMPO
Diccionario • Duración de los

Larousse fenómenos......época, siglo.
Enciclopedia • Relación que se establece entre dos

Ilustrada Cumbre o más fenómenos, sucesos, cuerpos
u objetos.
• Duración de las cosas sujetas a

Real Academia mudanza
Diccionario • Aspecto mensurable de la duración

Psicología
Aristóteles • El número o la medida, del antes y

después.
Características del tiempo
El más importante de los recursos.
El más atípico de los recursos.
El recurso más equitativo: todos tenemos el mismo.
Un recurso limitado y caduco por definición: hagamos lo

que hagamos se nos acaba.
Recurso inelástico: ni ahorrarse, ni acumularse, ni

prestarse.
.
.
El más indispensable de los recursos: ninguna acción
humana puede realizarse sin tiempo.
Recurso insustituible.
Recurso inexorable: no podemos variar ni su dirección, ni su

sentido, ni su cadencia. Lo más que podemos hacer es
utilizarlo mejor o peor, a medida que va llegando.
Recurso Paradójico: Todos disponemos de Todo el tiempo

del mundo. Podemos quejarnos de cómo lo usamos, pero
nunca de no tenerlo.
Recurso incontrolable: Podemos controlar nuestras

acciones, pero no el tiempo.
EL MÁS IMPORTANTE DE LOS RECURSOS
EL MÁS ATÍPICO DE LOS RECURSOS
Características
del tiempo EL RECURSO MÁS EQUITATIVO
RECURSO INSUSTITUIBLE
RECURSO LIMITADO Y CADUCO

RECURSO INELÁSTICO
RECURSO INDISPENSABLE
Características
del tiempo EL RECURSO INEXORABLE
RECURSO PARADÓJICO
RECURSO INCONTROLABLE
EFICIENCIA
La eficiencia consiste en realizar un trabajo o una
actividad al menor costo posible y en el menor tiempo,
sin desperdiciar recursos económicos, materiales y
humanos; pero a la vez debe implicar calidad al hacer
bien lo que se hace, por lo tanto podemos establecer la
siguiente definición:
La eficiencia es la habilidad para conseguir cosas con la

menor inversión posible de recursos.
Se centra en el método, en el mejor sistema y el tiempo

más corto para hacer bien lo que se hace. Se centra en
cómo hacer las cosas.
No obstante, “NO BASTA” con ser únicamente
eficientes, se necesita aún de otra cualidad que
complemente la calidad de los resultados, hoy en día se
busca también la eficacia. Cuando se alcanzan metas u
objetivos decimos que se es Eficaz.
EFICACIA
La eficacia es la habilidad para alcanzar los objetivos

que se establecen con la menor inversión posible, a la
vez que el uso inteligente de recursos.
Resumiendo lo anterior podemos llegar a la siguiente

conclusión:
Ser eficiente es hacer las cosas correctamente.
Ser eficaz es hacer correctamente las cosas correctas.
La Efectividad hace referencia al nivel de satisfacción logrado

para la realización y/o resultados de actividades realizadas.
La Efectividad tiene su relación con la eficiencia y la

eficacia, cuando de forma austera y objetiva se logran
resultados de utilidad para la entidad y la sociedad.
La clave del éxito de cualquier persona es el modo en que

administra su tiempo. Porque lo que acaba contando no es
lo mucho que se ha trabajado, sino lo que se ha terminado,
lo que ha dado lugar a resultados concretos.
CONTROL
Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido
como una actividad no sólo a nivel directivo, sino de
todos los niveles y miembros de la entidad, orientando
a la organización hacia el cumplimiento de los
objetivos propuestos bajo mecanismos de medición
cualitativos y cuantitativos.
Elementos de concepto
• Relación con lo planteado: Siempre existe para
verificar el logro de los objetivos que se establecen en
la planeación.
• Medición: Para controlar es imprescindible medir y
cuantificar los resultados.
Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes

al control, es descubrir las diferencias que se presentan
entre la ejecución y la planeación.
• Establecer medidas correctivas: El objeto del control
es prever y corregir los errores.
Requisitos de un buen control

• Corrección de fallas y errores: El control debe detectar
e indicar errores de planeación, organización o
dirección.
• Previsión de fallas o errores futuros: el control, al
detectar e indicar errores actuales, debe prevenir
errores futuros, ya sean de planeación, organización o
dirección.
LO URGENTE Y LO IMPORTANTE
Urgente. Lo Urgente está dado por las tareas y

actividades que exigen de nosotros una atención
inmediata.
• Importante. Definimos así a las actividades que se

ocupan de atender lo que da le da sentido a la
existencia a largo plazo a una organización
Cuadrante 1: Lo Urgente e Importante
Caracterizado por ser actividades importantes que de no ser

atendidas en su momento, veríamos amenazada nuestra
existencia hoy:
Proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite
Vencimientos
Resolución de problemas inmediatos, etc.
Accidentes, reclamos, demandas etc.
Actividades mal planeadas.

Cuadrante 1: Lo Urgente e Importante
Exceso de compromisos
Interrupciones
Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una

gestión orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc.
caracteriza a este cuadrante.
Cuadrante 2 Lo Importante, No urgente.
Se refiere a aquellas cuestiones que si bien están lejos de

resolverse o realizarse, son las que permiten nuestro
aprendizaje y mejora a futuro.
Ejemplos son:
Planificar mejoras
Capacitar
Prevenir riesgos
Cuadrante 2 Lo Importante, No urgente.
Anticiparse a tendencias
Resolver conflictos antes de que se transformen en crisis
Descanso y recuperación de energías personales
Lo Importante, No urgente representa el desarrollo de las

capacidades para mejorar la respuesta a desafíos futuros.
Cuadrante 3: No importante, Urgente.
Componen a este cuadrante todas las interrupciones,

imprevistos , reuniones no planificadas, etc.
En general, representan deseos y necesidades de las

demás personas que se transforman en solicitudes
explícitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los
Cuadrantes 1 y 2.
Cuadrante 3: No importante, Urgente.
Ceder a estas solicitudes es una tentación constante ya que

de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y
aceptación personal frente a las demás personas.
Aunque podemos comprobar que el costo de ceder,

significa postergar nuestros deseos y aspiraciones.
Cuadrante 4: Lo No Urgente, No importante
Actividades de evasión, trivialidades, ocio no

planificado, pérdidas de tiempo, etc.
Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este

cuadrante puede acarrear una crisis por falta de
previsión y preparación adecuada para enfrentar
nuestros problemas.
Cuadrante 4: Lo No Urgente, No importante
La indiferencia o la culpa son subproductos

emocionales resultantes de este cuadrante, que a la
larga trae consecuencias como estrés y/o depresión.
URGENTE NO URGENTE
CRISIS PREPARACION
IMPORTANTE PROBLEMAS PRESIONANTES PREVENCIÓN
PREPARACIONES CONTRA PLANEACION
FECHAS DE VENCIMIENTO CREACION DE RELACIONES
RECLAMOS FACULTAR
DEMANDAS
SINTOMAS CURA
INTERRUPCIONES TRIVIALIDADES
NO IMPORTANTE
ALGUNAS LLAMADAS ALGUNAS LLAMADAS

ALGUNOS CORREOS ACTIVIDADES DE ESCAPE
REPORTES ALGUNAS JUNTAS DESPERDICIADORES
MUCHOS ASUNTOS TIEMPO
CORRESPONDENCIA
CAUSAS
IRRELEVANTE
MITOS Y ENEMIGOS DEL TIEMPO
El mito de la actividad:
“El ejecutivo más lleno de trabajo es el más
eficiente”. Se confunden los resultados con la
actividad... para no llegar a ninguna parte.
El mito del hombre equipo:

“Cuanto más alto sea el nivel en que se
manejen los asuntos, tanto mejor”. Se
regatea la delegación, y se pretende hacer
las cosas uno mismo “para estar en todo”:
invadiendo puestos, aplastando
personalidades y matando motivaciones.
El mito de la decisión aplazada:
“Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los
datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.
El mito del indispensable:
“Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo

invertido, así que yo trabajo 15 hrs. diarias”. Se centra el interés en
trabajar más, en vez de trabajar mejor.
El mito de ahorrar tiempo:
“Hay que ahorrar tiempo a través de
soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea
el tiempo que se debe emplear en
asuntos difíciles, tratándolos de manera
superficial, de modo que se está
condenando a repetir lo que salió mal.
El mito de trabajar contra el tiempo:

“El tiempo presiona al ejecutivo: se le
echa encima”. El más precioso recurso
queda convertido en estorbo y objeto de
justificaciones. Todo el mundo pierde el
tiempo. Es parte del ser humano. Cierto
tiempo perdido puede ser constructivo
porque ayuda a relajarse o a reducir la
tensión
DESPERDICIADORES O ENEMIGOS DEL

TIEMPO
Desperdiciador de tiempo: Es cualquier cosa

que impida que una persona alcance sus
objetivos de la manera más efectiva posible.
Los Desperdiciadores De Tiempo se dividen en:
Externos, si son provocados por otras

personas, o
Internos si son provocados por nosotros

mismos.
DESPERDICIADORES DE TIEMPO
EXTERNOS
1) Interrupciones.
2) Esperar por respuestas.
3) Indefinición del trabajo a realizar.
4) Trabajo excesivo.
5) Comunicaciones deficientes.
6) Cambio continuo de prioridades.
7) Procesos burocráticos.
8) Reuniones innecesarias.
9) Baja moral.
10) Fallas frecuentes en los equipos.
11) Jefe desorganizado.
12) Prioridades en conflicto.
DESPERDICIADORES DE TIEMPO INTERNOS:

13) Incapacidad para delegar.
14) Desorden personal.
15) Falta de concentración.
16) No saber escuchar.
17) Falta de autodisciplina.
18) No tomar decisiones.
19) No completar las tareas ya iniciadas.
20) Postergar frecuentemente las tareas.
21) Fatiga.
22) Excesiva socialización en el trabajo.
23) Actitud negativa hacia el trabajo.
24) No deshacerse rápidamente de los
documentos que le llegan.
Conclusión:
Por lo anterior, y a manera de resumen, se concluye que
clasificando sus actividades de acuerdo a su Importancia, se
tiene que:
•Muy importante: Debe hacerse.
•Importante: Debería hacerse.
•No tan importante: Puede ser útil, pero no es necesario.
•Sin importancia: No se logra nada con ello.

De acuerdo a su Urgencia:
•Muy urgente: Debe hacerse ahora.
•Urgente: Debería hacerse ahora.
•No urgente: puede hacerse después.
•Tiempo no es un factor.
PLANEACIÓN DEL TIEMPO Y SUS HERRAMIENTAS
AGENDA EJECUTIVA
Es un registro de actividades a realizar con prioridades enfocadas,
por lo general, hacia la realización de objetivos, tareas, juntas.
La agenda ejecutiva muchas veces tiene como complemento tablas

o matrices de tiempo basadas en el establecimiento de prioridades
en función de importancia o urgencia de un determinado hecho
Desde el punto de vista como medio de reuniones de

negocios, la agenda se puede conocer también como
‘’’las órdenes del día’’’.

. La agenda se distribuye generalmente a los participantes de una
reunión antes de la reunión, de modo que los asistentes estén
enterados de los temas que se discutirán y puedan prepararse
consecuentemente para la reunión.
Generalmente la agenda tiene como encabezado la fecha, la hora y el

lugar de la reunión, le sigue una serie de puntos que delinean la orden
de la reunión típicamente, los puntos en una agenda pueden ser:
• Bienvenida y apertura de la agenda.
• Comentarios a los puntos de la agenda.
• Revisión y aprobación de los puntos de minuta de la reunión

anterior.
• Discusión de los asuntos pendientes de la reunión anteriores.
• Lista de los puntos específicos a ser tratados en la reunión.

Esta parte es el cuerpo principal de la reunión y por lo cual tiene
el contenido más significativo.
• Otros puntos que permite a los asistentes expresar sus áreas

de atención
• Arreglos y anuncios para la próxima reunión.
• La agenda es un medio por el cual una persona la ocupa para

anotar reuniones, fechas, transacciones, apuntes, datos de
reunión anterior, entrega de documentos de trabajo, etc.
LISTA DE PENDIENTES
Llevar una lista de tareas pendientes es una de las actividades más

simples y más poderosas de cualquier planificador de tiempo.
Es necesario generar una lista de tareas pendientes a diario y tener el

hábito de plasmarlas ya sea de forma electrónica y normal.
El sentido de esto es tener el conocimiento plasmado para darles el

seguimiento adecuado y así cumplir con todo lo especificado.
LISTA DE ACTIVIDADES (PRIORIZADAS)
Asignar prioridades a las tareas.- Ya concluida o terminada la lista de

tareas a realizar es necesario determinar cuáles son los elementos
más importantes o las actividades que deben de cubrirse con mayor
prioridad.
Esto se puede generar señalando todas estas actividades prioritarias

dándole fecha de cumplimiento ya sea por día o semana ya que son
tareas potenciales se pueden generar en otra lista para su mejor
manejo.
HORARIOS.
Planear en base a un horario es marcar horarios específicos para la
conclusión de actividades dándole auge a las tareas prioritarias.
El planificador de tiempo recomienda planificar desde el día anterior

las actividades del día siguiente.
Es necesario verificar con anticipación la lista de actividades de

fechas siguientes para tener el conocimiento de que se debe concretar.
Es necesario tener el conocimiento de cuales actividades se tendrán

que generar para así evitar demoras de tiempo.
HOLGURA PARA ATENCIÓN A CONTINGENCIAS.
Es necesario tener holgura para prevenir contingencias.
Es importante detectar horarios y o actividades que se puedan

cubrir en menor tiempo para así con el tiempo restante poder
cubrir tareas al igual que no prolongar actividades y evitar
contratiempos.

"La clave no es priorizar lo que está en tu agenda, sino agendar o
programar tus prioridades." - Stephen Covey
5 Claves de las reuniones efectivas por Steve Jobs

1. Deben mostrar pasión
Uno de los principales problemas en las reuniones es la falta de motivación y

pasión que algunos de sus participantes demuestran.
Para evitar este problema es importante que las personas que asumen un rol
de liderazgo en cada reunión transmitan su pasión al resto del equipo.
Para ello se mostraba entusiasta y convencido de sus ideas.


2. Solo las personas necesarias
Steve Jobs tenía muy claro que las reuniones tenían que limitarse
únicamente a los miembros del equipo totalmente imprescindibles.
Y es que mantener las reuniones lo más reducidas posible tiene
grandes ventajas:
Las hace más concisas y los miembros implicados se sienten más

involucrados.
Evita que haya personas que se aburran en las reuniones y que

transmitan este aburrimiento al resto del equipo.
Reduce los costes ya que las personas que no son completamente

necesarias pueden seguir realizando su trabajo sin interrupciones.

3. Objetivos y prioridades claras
Las reuniones no se hacen por hacer, todas tienen la clara misión y es por
esto que antes de cada reunión los objetivos y las prioridades de la misma
están muy claras para todos sus participantes.
Las reuniones efectivas requieren cierta planificación, una agenda y unos

objetivos que se deben cumplir al finalizar. Si la reunión se sale de estos
objetivos comienza a perder eficacia y su valor se reduce.
Saber interrumpir a alguien cuando es preciso para re-conducir la reunión

hacia el objetivo principal es muy importante para mantener la eficacia
deseada.
Normalmente es la persona que lidera el proyecto quien se encarga de

hacer estas interrupciones, pero realmente, todas las personas
participantes deberían tener la confianza suficiente como para hacer esto.

4. Asignar responsabilidades personales
Conjuntamente con lo expuesto en el punto anterior, asignar

responsabilidades personales a cada uno de los asistentes es una de las
claves para potenciar la eficacia de las reuniones.
Si cada participante sabe qué tiene que preparar y cuáles son sus
responsabilidades no se producirán atascos y la reunión se desarrollará de
manera fluida.
Aunque estas medidas son una forma de control, a la larga, acaban

beneficiando al resto del equipo ya que reducen el tiempo desperdiciado en
reuniones.

5. Se debe retar a los participantes
Retar a los participantes es una buena forma de estimularlos

para que den lo mejor de sí mismos.
Si alguien afirmaba una cosa que no acababa de convencer a

Jobs, este seguía preguntando a esta persona hasta que
daba una explicación convincente o retiraba su afirmación sin
argumentos.
Todos tienen que ser capaces de defender sus ideas de

críticas honestas, si una persona no es capaz de defender
sus ideas, es mejor que no asista a la reunión

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ING. JESUS GALLARDO G.

1.1 Conceptos: administración del tiempo

Es utilizar los artículos, materia prima, herramientas y

Es la mejor manera de evitar los desperdicios y

CONCEPTO DE ADMINISTRAR EL TIEMPO

Administrar el tiempo significa administrarnos nosotros

Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo

“Organizar y realizar las actividades según

“Relación que se establece entre dos o más fenómenos,

“Duración de los fenómenos ... época, siglo” (Dicc.

Duración de las cosas sujetas a mudanza” (Dicc. de la

“Aspecto mensurable de la duración” (Dicc. de

Aristóteles lo define como “El número, o la medida, del

El tiempo es pues, la dimensión del cambio. Si nada

Diccionario • Duración de los

Enciclopedia • Relación que se establece entre dos

• Duración de las cosas sujetas a

Diccionario • Aspecto mensurable de la duración

Aristóteles • El número o la medida, del antes y

El más importante de los recursos.

El más atípico de los recursos.

El recurso más equitativo: todos tenemos el mismo.

Un recurso limitado y caduco por definición: hagamos lo

Recurso inelástico: ni ahorrarse, ni acumularse, ni

Recurso inexorable: no podemos variar ni su dirección, ni su

Recurso Paradójico: Todos disponemos de Todo el tiempo

Recurso incontrolable: Podemos controlar nuestras

EL MÁS IMPORTANTE DE LOS RECURSOS

EL MÁS ATÍPICO DE LOS RECURSOS

RECURSO LIMITADO Y CADUCO

La eficiencia es la habilidad para conseguir cosas con la

Se centra en el método, en el mejor sistema y el tiempo

La eficacia es la habilidad para alcanzar los objetivos

Resumiendo lo anterior podemos llegar a la siguiente

Ser eficaz es hacer correctamente las cosas correctas.

La Efectividad hace referencia al nivel de satisfacción logrado

La Efectividad tiene su relación con la eficiencia y la

La clave del éxito de cualquier persona es el modo en que

Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes

Requisitos de un buen control

Urgente. Lo Urgente está dado por las tareas y

• Importante. Definimos así a las actividades que se

Cuadrante 1: Lo Urgente e Importante

Caracterizado por ser actividades importantes que de no ser

Proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite

Resolución de problemas inmediatos, etc.

Accidentes, reclamos, demandas etc.

Actividades mal planeadas.

Cuadrante 1: Lo Urgente e Importante

Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una

Se refiere a aquellas cuestiones que si bien están lejos de

Cuadrante 2 Lo Importante, No urgente.

Resolver conflictos antes de que se transformen en crisis

Descanso y recuperación de energías personales

Lo Importante, No urgente representa el desarrollo de las

Componen a este cuadrante todas las interrupciones,

En general, representan deseos y necesidades de las

Ceder a estas solicitudes es una tentación constante ya que

Aunque podemos comprobar que el costo de ceder,

Cuadrante 4: Lo No Urgente, No importante

Actividades de evasión, trivialidades, ocio no

Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este

Cuadrante 4: Lo No Urgente, No importante