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Liderazgo y Procesos

Organizacionales
Tema No. 6

Sesión 11: El líder y la integración de


equipos de trabajo. Parte III

2016
2017
Liderazgo y Procesos Organizacionales

Objetivo de la sesión:

Contextualización
¿Alguna vez has estado en una junta tan larga que olvidaste el motivo de la
reunión?

Las reuniones de trabajo son de gran importancia para la organización, en ellas


los equipos resuelven sus problemas y toman decisiones para alcanzar sus
metas. Las reuniones no son un fin en sí mismas, sino un instrumento para
lograr una meta.

La personalidad de los empleados que conducen las reuniones se refleja en


ellas, al igual que la personalidad de las organizaciones que representan.

Es importante contar con una metodología fija para conducirlas y darles


seguimiento, para controlar al máximo el tiempo que se invierte en ellas, de lo
contrario se podrán percibir como una pérdida de tiempo.

Las empresas de clase mundial llevan a cabo reuniones diarias de 20 minutos o


menos para planear y evaluar el día y reuniones de 30 minutos una vez al mes
para revisar los resultados mensuales.

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Introducción al Tema
¿Qué tipo de reuniones son las que consideras importantes?

Existen diferentes tipos de reuniones ya sean para proporcionar información,


solicitar información, resolver problemas o conflictos, planear actividades, entre
otras.

Como líder tienes la responsabilidad de lograr las metas de la reunión lo antes


posible, para esto debes considerar que los asistentes tienen ideas importantes
que aportar, hay que invitarlos a participar, respetar sus sentimientos y puntos
de vista, proporcionarles la información necesaria para trabajar y buscar el
consenso.

Dentro de la reunión debe prevalecer el orden y recordar constantemente el


objetivo de la reunión, para que no se desvíen las discusiones.

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Explicación
6.6 Conducción de reuniones de trabajo efectivas

¿Qué partes de la reunión consideras clave y de mayor provecho?

Las reuniones se dividen en tres fases: la preparación, el desarrollo y el


seguimiento.

Preparación. Antes de la reunión:

1.- Determina la necesidad de la reunión.

La reunión es indispensable o se puede eliminar con una llamada, conferencia


telefónica, correo o fusionarla con otra reunión periódica.

2.- Envía la solicitud a participantes


por el medio más adecuado.

Fecha, hora de inicio, hora de


finalización, orden del día, lugar de
reunión y documentos a revisar o
llevar consigo.

3.- Organiza la reunión.

Sala adecuada, número y acomodo de sillas, documentación, medios


audiovisuales, minuta, entre otras.

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Desarrollo. Durante la reunión:

Empiece. Describe el propósito y la importancia de la reunión

Ejemplo: El propósito de nuestra junta es buscar una manera de cumplir


con la meta de esta semana de tal forma que nadie resulte sobrecargado.

Aclare: Determina los hechos dando antecedentes que se pueden


aplicar a la situación (datos, cifras, temas preocupantes).

Ejemplo: Antes de que hablemos de cómo distribuir tareas, ¿puede cada


uno de ustedes decirnos el tiempo disponible con que cuentan según el
muestreo de trabajo que Ingeniería realizó la semana pasada y los
problemas con los que se han estado enfrentando? Y de acuerdo a eso
determinaremos cómo vamos a lograr la meta semanal.

Desarrolle: Comparte tus ideas, pero lo que es más importante, pide


a otras personas que aporten ideas.

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Ejemplo: Como lo imaginábamos, cada uno de nosotros ya tiene el tiempo


saturado de trabajo. Tomando eso en cuenta, ¿Que ideas tienen para
lograr la meta semanal?

Acuerde: Las buenas ideas sólo son buenas cuando su ponen en


práctica. En este paso especificarás QUÉ se hará, QUIÉN lo hará y
para CUÁNDO.

Ejemplo: Podemos ponernos de acuerdo sobre ¿cuál de las dos ideas


vamos a seguir? Luego podemos hablar de cómo vamos a llevarlo a cabo
y asegurarnos que nos ayude a cumplir la meta.

Termine: Es la última oportunidad de verificar que todos tengan una


idea clara de los acuerdos. Es un
resumen detallado.

Ejemplo: Sólo para resumir: Beto, tu


balancearás la operación 1 todos los días
después de la comida. Bárbara tu
apoyarás a inspección armando cajas 3
veces por día, Anita, tú… Esto nos
permitirá mantener el flujo de material que
necesitamos para cumplir con la meta.

Seguimiento. Después de la reunión:

1. Envía la minuta a los participantes.

2. Da seguimiento a los compromisos.

3. Brinda apoyo para el cumplimiento de los compromisos sin que les


quites su responsabilidad.

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Personalidad de los asistentes

 El argumentador. Es el asistente que no está de


acuerdo en algo de dentro o fuera de la reunión y
busca el conflicto.

Tratamiento. No te alteres ni permitas que el grupo


se inquiete, trata de encontrar algún punto en común
y habla con él en privado para conocer sus inquietudes.

 El participativo. Existen asistentes que les gusta participar mucho, ya


sea porque conocen del tema, comparten las mismas ideas o
simplemente porque están entusiasmados.

Tratamiento. Modera su participación haciéndole preguntas difíciles,


pídele que sintetice o solicita la participación de otros asistentes.

 El indeseado. Cuando la personalidad del participante no va con la del


grupo.

 Tratamiento. Haz énfasis en los puntos en que están de


acuerdo y minimiza en los que están en desacuerdo.

 El equivocado. Cuando el participante no está


entendiendo bien las ideas haciendo participaciones
equivocadas.

 Tratamiento. Aclara las ideas equivocadas, no haciendo


sentir mal al participante sino haciendo alusión a que
quizás tú no aclaraste bien el punto.

 El quejumbroso. El que se queja por cualquier motivo,


bien o mal fundamentado.

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 Tratamiento. Recuérdale que la reunión no es el lugar adecuado para


expresar esas inquietudes que mejor busque a la persona adecuada que
le pueda resolver su problema.

 El platicador. Hay asistentes que mantienen pláticas privadas con sus


compañeros, ya sea del tema o no.

 Tratamiento. Hazle una pregunta sencilla sobre lo que


estás hablado o pregúntale que opina. Otra opción es
colocarte detrás de la persona e incluso hacer contacto
físico.

 El mudo. El asistente que participa poco o nada. Pida su participación de


manera personalizada.
 Tratamiento. Pida su participación de manera personalizada.

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Conclusión
Cualquier tipo de reunión, tema o personalidad de los participantes, el líder es el
responsable de dirigirlos eficientemente.

Evita el exceso de reuniones, programando las reuniones de seguimiento o


planeación en un lugar, día y hora fija y sólo convoca a reuniones extraordinarias
cuando realmente se necesiten.

Las reuniones de más de 45 min y con un sólo presentador son aburridas, trata
de que los asistentes expongan sus resultados en un tiempo determinado y con
un formato estandarizado, realiza comentarios sólo al final de cada presentación,
esto permitirá que la reunión avance de manera fluida y sea más amena.

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Para aprender más


 People´s Advantage. INC. (2008). Coordinación y Convocatoria de
Reuniones Efectivas. Consultado el 20 de Junio del 2014:
http://humanresources.suagm.edu/CapacitacionDesarrollo/Presentaciones
Capacitacion/Man-
Coordinaci%C3%B3nConvocatoriaReuniones%20Efectivas-sept08.pdf

 La productividad.com. (2012). Reuniones efectivas y productivas.


Consultado el día 20 de Junio del 2014:

http://www.laproductividad.com/tv-y-radio/143-reuniones-efectivas-y-
productivas-5-claves

 Franco, C. (2004). Conducción de reuniones para la operación eficaz de


los equipos de trabajo. Consultado el 23 de junio del 2014:
http://www.redalyc.org/pdf/212/21209003.pdf

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Actividad de Aprendizaje
Instrucciones:

Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos durante la sesión,


deberás evaluar del video “Reuniones Efectivas” con base a las
recomendaciones vistas en la sesión.

Reuniones efectivas. (2011). Consultado el 14 de julio de 2014:

https://youtu.be/guziv3Fbd-4

Señala y justifica que pasos cumple o no cumple la reunión, que tipo de


participantes identificas y que tratamiento aplicarías. Puedes utilizar la siguiente
tabla:

Pasos para una Cumple No Justificación


reunión efectiva cumple
de trabajo

Empiece

Aclare

Desarrolle

Acuerde

Termine

Tipo de
participantes

Tratamiento

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Al final tendrás que guardarlo como documento PDF, y compártelo en el foro


para tener retroalimentación de tus compañeros.

Esta actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en cuenta lo


siguiente:

Datos generales
Título
Evaluación del video
Tabla de participación en el foro
Organización de la información
Veracidad de los datos
Ortografía y redacción
Referencias bibliográficas

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Bibliografía
Anderson, C. (2002). Organizar Reuniones Efectivas. España: Prentice Hall.

Ivancevich, J.; Konopaske, R. & Michael, T. (2006). Comportamiento


Organizacional. España: McGraw-Hill.

Payeras, J. (2006). Coaching y liderazgo: para directivos interesados en


incrementar sus resultados. España: Díaz de Santos.

Robbins, S. & Judge, T. (2009). Comportamiento organizacional. España:


Pearson Educación.

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