Confecciones S.A.

La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas

de vestir, ya determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo
tos:

1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
a. Gestión Gerencial
b. Gestión de la Calidad

2. PROCESOS MISIONALES
a. Diseño y patronaje
b. Extendido, marcado y corte
c. Confección, revisado y etiquetado
d. Acabados

3. PROCESOS DE APOYO
a. Clientes
b. Compras
c. Mantenimiento
d. Talento humano
Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar
y aprobar la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los
coordinadores de área tienen la misma autoridad.

El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para

determinar la codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto
la fecha de emisión también estará a su cargo.

Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la

Calidad, es necesario documentar el procedimiento de control de la información
documentada, pues ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos
que no han sido formalizados para el sistema de gestión.

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el

procedimiento de control de la información documentada ó montar los
procedimientos operativos?

RTA: Según la definición de la norma ISO 9001:2015 la información

documentada (ID) es la constancia documental del resultado de la aplicación
de los procedimientos operativos o técnicos específicos. En estos
documentos se identifican según las necesidades, los responsables de

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 preparar, redactar, aprobar, actualizar, archivar, distribuir, anular y modificar
la diferente información documentada de la empresa (registros y
documentos), con la finalidad que estén debidamente controlados.
Si nos apegamos a la norma esto dos procesos van de la mano ya que al
montar los procesos operativos se está diseñando la información
documentada

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la

Información Documentada y justifique su respuesta.

RTA: La empresa ya determinó el mapa de procesos de su actividad

económica y el Procedimiento de Control de la Información Documentada
Corresponde a procesos estratégicos gestión de la calidad porque según la
Norma ISO 9001 encontramos que el numeral 4.2 los Requisitos de la
Documentación, 4.2.1 Generalidades, 4.2.2 Manual de la Calidad, 4.2.3
Control de Documentos, 4.2.4 Control de Registros. Donde se encuentra los
sistemas de control de calidad que indica la importancia de la información en la
empresa

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información

documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los
requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y
formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes
actividades:

a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

NO será válido copiar y pegar información del ejemplo anexo a éste

módulo.
Utilice gráficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al
procedimiento mencionado en el punto anterior

PROCEDIMIENTO DE CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE LA

INFORMACIÓN DOCUMENTADA
1. OBJETIVO.

Establecer las actividades para la creación, actualización, diligenciamiento y

control de la información documentada del Sistema de Gestión Integrado del
Confecciones S.A, para asegurar el acceso y distribución oportuna, la
identificación del documento y de los cambios, la preservación de la legibilidad,
almacenamiento, protección contra daño, deterioro, extravío, pérdida de la
confidencialidad, uso indebido, pérdida de la integridad, recuperación, tiempo
de retención y disposición final de la misma.

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 2. ALCANCE

Aplica a la información documentada de origen interno y externo que

Confecciones S.A determina como necesaria para la planificación y operación
del Sistema de Gestión Integrado y que se controla en el Listado Maestro de
Documentos, Control de Registros y en la Matriz de Requisitos Legales y Otros
que conforman cada uno de los macroprocesos y procesos.
3. DEFINICIONES

Actualizar o Modificar: Realizar cambios en un documento controlado

Aprobación: Consiste en la acción de verificar que el contenido del

documentado sea adecuado y conveniente. Constituye la autorización para
continuar o iniciar su publicación e implementación.

Caracterización: Documento usado para describir la estructura de cada

proceso, estableciendo entre otros, su objetivo, alcance, responsable,
entradas, salidas, indicadores, requisitos legales y normativos, indicadores de
gestión, recursos, etc.

Control de Registros: Registro que relaciona los registros existentes en los

procesos del Sistema de Gestión Integrado de Confecciones S.A

Documento controlado: Es aquel que está identificado de acuerdo a este

procedimiento mediante la asignación de un código, versión y fecha de
emisión.

Documento externo: Son todos aquellos documentos que no son generados

por la Entidad, sin embargo su contenido apoya y/o soporta el desarrollo de
las actividades de Confecciones S.A. Se consideran documentos externos:
normas, códigos, leyes, decretos, resoluciones, manuales entre otros.

Documento interno: Es el documento elaborado por los procesos del Instituto,

incluidos los registros con los que se demuestra el cumplimiento de las
funciones y permite asegurarse de la eficaz planificación, operación y control
de sus procesos.

Documento obsoleto: Es aquel documento que pierde su vigencia, como

resultado de un cambio o de su eliminación.

Elaborar: Generar la primera versión de un documento controlado.

Eliminar: Suprimir un documento controlado.

Formato: Documento en el cual son registrados datos y/o resultados de la

ejecución de una actividad.
.
Información Documentada: Información que una organización tiene que
controlar y mantener, y el medio que la contiene. Para Confecciones S.A la
información documentada incluye los documentos controlados en el Listado

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Maestro de Documentos y los registros generados en los procesos como
evidencia objetiva de la ejecución de las actividades.

Instructivo: Un instructivo es un texto que tiene como finalidad dar cuenta de

manera detallada y minuciosa el paso a paso para desarrollar una actividad
específica a través de un listado de instrucciones, explicaciones y pasos a
seguir, agrupados, organizados y expuestos de manera concordante y
consecutiva para el desarrollo de una actividad bajo los mismos criterios y
procedimientos, dándole al funcionario la posibilidad de realizar una tarea
específica de acuerdo a lo requerido para cada situación correspondiente bajo
los mismos procedimientos y el mismo marco de referencia.

Mapa de procesos: Representación gráfica documentada de la estructura del

sistema de calidad de la entidad, donde se presentan los procesos que lo
componen y su interrelación.

Mapa de Riesgos: Matriz que organiza la información que describe la

identificación, valoración, análisis y tratamiento de los riesgos de Confecciones
S.A.

Trazabilidad: Capacidad para seguir el histórico, la aplicación o la localización

de un objeto.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

1. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009

2. ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos
5. CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

5.1 CREACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

DOCUMENTADA

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Identificar la necesidad Determinar si se requiere crear o Funcionario
de elaborar o modificar actualizar un documento del Sistema de
un documento Gestión Integrado.
Proyectar el documento o las
modificaciones, teniendo en.cuenta las
especificaciones dadas Los cambios
masivos a la documentación, por
renovación del Logo Institucional o por
modificaciones a la Estructura Orgánica, Responsable del
son responsabilidad del Grupo de proceso
Sistema de Gestión Integrado de la
Elaborar o modificar los Oficina Asesora de Planeación. Para Facilitador de
documentos estos cambios no se requiere el calidad
diligenciamiento del Formato
Información Cambios Documentales Funcionario o
SGI-PSI-FM005, ni la aprobación por contratista asignado
parte del Responsable de cada Proceso.
Estos cambios tienen un tiempo máximo
de ejecución de un año, contado a partir
de la fecha de entrada en vigencia de la
renovación o modificación pertinente.

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 Verificar que la solicitud y los
documentos cumplan con los requisitos
del Sistema de Gestión Integrado y la
normatividad legal y reglamentación
sanitaria vigente.

Aprobar el documento y solicitar su

publicación en el Mapa de Procesos y en
el Listado Maestro de Documentos. La
Revisar y aprobar la solicitud se realiza por correo
Responsable del
solicitud de cambios electrónico, adjuntando los documentos
proceso
documentales nuevos o modificados y el Formato
Información Cambios Documentales
SGI-PSI-FM005 diligenciado.

La aprobación de los documentos es

responsabilidad de los Dueños de
proceso, para la caracterización del
proceso y Líderes de Proceso para los
demás documentos del sistema.

Revisar que el documento remitido

desde el correo electrónico del Dueño
del proceso o Líder del Proceso cumpla
con
los parámetros establecidos en este
procedimiento.

Si cumple, se codifica y versiona el

documento y se deja registro en el
Formato Control de Actualizaciones SGI-
PSIFM002 con los datos
correspondientes.

Asignar código y/o Si no cumple se devuelve al Dueño del

Grupo de Sistema
actualizar la versión y proceso o Líder del Proceso, según
de Gestión
fecha de emisión del corresponda, con las observaciones
Integrado
documento pertinentes.

En caso de creación y/o eliminación de

documentos que se encuentren dentro
del Sistema de Gestión Integrado se
debe informar al Grupo de Gestión
Documental y Correspondencia para su
respectivo análisis e inclusión dentro de
la Tabla de Retención Documental de las
Series, Subseries o Tipologías
documentales, de acuerdo al
Procedimiento de planeación,
producción y valoración documental -
GAD-GDO-PR003.
Publicar los cambios realizados en la Responsable de
página principal de procesos de la proceso
Entidad en el link: “Divulgación
Divulgar documentos
Documentos”. En este espacio quedan Grupo de Sistema
internos
las publicaciones del día y pueden ser de Gestión
consultadas de manera permanente. Integrado

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 El responsable del proceso socializa la
nueva versión del documento haciendo
énfasis en los cambios realizados.

Nota: Una vez se hayan publicado y

divulgado los documentos, los
Facilitadores de Calidad pueden verificar
en el Mapa de procesos y en el Listado
Maestro la concordancia de los mismos
en cuanto al nombre, código, versión y
fecha, si se encuentran incongruencias,
estas se informan por correo

Esta actividad es exclusiva para

modificación, actualización o eliminación
de documentos.
Administrar obsoletos y Grupo de Sistema
Cada vez que se modifique, actualice o
copias no controladas de Gestión
elimine un documento, la versión anterior
de documentos. Integrado
del mismo se archiva en carpetas
electrónicas por proceso y versión de
documento en el servidor asignado para
tal fin.

5.2. RECOMENDACIONES GENERALES

5.2.1 Recomendaciones para los Documentos

 Los documentos del Sistema de Gestión Integrado se elaboran,

actualizan o eliminan de acuerdo a las necesidades de los procesos, la
complejidad de los mismos, la interacción con otros procesos o la
competencia de los servidores públicos que desarrollan las actividades.

 Cuando se identifique la necesidad de realizar modificaciones sobre los

documentos es imprescindible realizar el análisis del impacto sobre el
Sistema de Gestión Integrado e identificar los ajustes que se deben
realizar a otros documentos o trámites para conservar la integralidad de
los procesos.

 Los documentos controlados del Sistema de Gestión Integrado se

relacionan en el Listado Maestro de Documentos y en la Matriz de
Requisitos Legales y Otros publicados en la página de procesos del
Instituto.
 La creación o eliminación de un formato o documento que se considere
registro obliga a la actualización del Control de Registros del Proceso.

 Los documentos impresos o guardados localmente en los

computadores asignados a los funcionarios para el desarrollo de sus
funciones se consideren copias no controladas.

 Por la dinámica del Instituto, se da un plazo de cinco (5) días hábiles

para implementar los cambios documentales realizados a los formatos.

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  Para los formatos que van de cara al ciudadano aplica:

o La socialización de los mismos se realiza previamente con la

Oficina de Atención al Ciudadano.
o La información del cambio se publica en la página web de la
empresa para conocimiento de los interesados.

 Cuando hay actualización de los formatos para control de registros SGI-

PSI-FM004, matriz de requisitos legales y otros SGI-PSI-FM003 y
salidas no conformes (producto y/o servicio no conforme) SGI-EMC-
FM003, SGI-EMCFM004 o SGI-EMC-FM005 los procesos acogen los
cambios en un plazo máximo de 60 días hábiles a partir de su
publicación

6. PUNTOS DE CONTROL

Control Responsable Frecuencia Evidencia

Cuando se
requiera
realizar
Solicitud de Correo electrónico
modificación,
publicación Líderes de remitido a
creación o
con procesos Documentossgc por los
eliminación
sus soportes Líderes de proceso
de
documento
del proceso
Funcionario Cuando se
designado recibe
Trazabilidad para la solicitud
de los actualización de
cambios documental del modificación, Registro de control de
documentales Sistema creación o actualizaciones SGI-PSI-
realizados al de Gestión eliminación FM002
mapa de Integrado de
procesos documento
del mapa de
procesos
Funcionario Cuando se
designado recibe
para la solicitud
Revisión y
actualización de Actualización Mapa de
actualización
documental del modificación, procesos
de
Sistema creación o Registro de control de
los
de Gestión eliminación actualizaciones SGI-PSI-
documentos
Integrado de FM002
controlados
documento
del mapa de
procesos

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 Funcionario Cuando se
Socialización designado publica una Calendario de Divulgación
del por el Líder delnueva de
documento Proceso versión del Documentos
documento
Dueño de Cada vez que
proceso, se inserte o
Definición de Solicitud de publicación de
Líder de elimine un
los controles la actualización del Control
proceso, registro del
Para los de Registros SGI-PSI-
Funcionario o proceso
registros FM004
contratista
asignado

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