de Educación, Cultura
y Deporte
2013
CamSo SGALV
Access 2013
Ofimática
Catálogo de publicaciones del Ministerio: www.educacion.gob.es
Catálogo general de publicaciones oficiales: www.publicacionesoficiales.boe.es
Autores
Fernando Morán Flores
Emilia Carballo Cedilla
Coordinación pedagógica
Tana Diez Vankoningsloo
Pág.
1. Introducción��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 64
1.1 ¿Por qué relacionar tablas?��������������������������������������������������������������������������������������������� 64
2. ¿Cómo relacionar las tablas?�������������������������������������������������������������������������������������������������� 65
3. Situaciones de desconcierto�������������������������������������������������������������������������������������������������� 72
4. Posibles errores a la hora de relacionar tablas que ya contengan datos��������������������������� 74
1. Introducción��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 75
2. Especificaciones de entradas para algunos tipos de datos������������������������������������������������� 76
2.1 Objeto OLE��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 76
2.2 Cuadro Combinado o de Lista��������������������������������������������������������������������������������������� 77
2.3 Texto�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 78
2.4 Fecha y Hora������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 78
2.5 Numérico������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 78
2.6 Sí/No�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 79
2.7 Moneda���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 79
1. Introducción������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 161
1.1 Breve descripción de los asistentes:���������������������������������������������������������������������������� 162
1.1.1 Asistente para consultas sencillas������������������������������������������������������������������������ 162
1.1.2 Asistente para consultas de referencias cruzadas����������������������������������������������� 162
1.1.3 Asistente para búsqueda de duplicados�������������������������������������������������������������� 162
1.1.4 Asistente para la búsqueda de no coincidentes�������������������������������������������������� 162
2. Consultas sencillas��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 163
3. Consultas de Referencias Cruzadas������������������������������������������������������������������������������������ 169
4. Consultas de búsqueda de duplicados������������������������������������������������������������������������������� 175
5. Consultas de búsqueda de no coincidentes����������������������������������������������������������������������� 177
1. Introducción������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 180
2. Consultas para la creación de nuevas tablas��������������������������������������������������������������������� 181
3. Consultas para la actualización de los registros de una tabla��������������������������������������� 187
4. Consultas para añadir registros de una tabla��������������������������������������������������������������������� 192
5. Consultas para eliminar registros de una tabla������������������������������������������������������������������ 199
1. Introducción������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 202
2. Elementos de un formulario����������������������������������������������������������������������������������������������� 204
2.1 Formas de ver un formulario��������������������������������������������������������������������������������������� 205
2.2 Partes del formulario en Vista Formulario ���������������������������������������������������������������� 206
2.3 Partes del formulario en Vista Diseño ���������������������������������������������������������������������� 206
2.4 Controles����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 211
2.4.1 Tipos de controles������������������������������������������������������������������������������������������������ 212
2.4.2 Descripción de los controles�������������������������������������������������������������������������������� 212
2.4.3 Operaciones que puede realizar con un control������������������������������������������������ 214
2.4.4 Seleccionar uno o más controles������������������������������������������������������������������������� 215
2.4.5 Añadir control������������������������������������������������������������������������������������������������������� 216
2.4.6 Mover y modificar el tamaño del control������������������������������������������������������������ 216
2.4.7 Alinear controles��������������������������������������������������������������������������������������������������� 216
2.4.8 Ajustar el tamaño de los controles����������������������������������������������������������������������� 217
2.4.9 Modificar formato del control������������������������������������������������������������������������������ 217
2.4.10 Propiedades de un control��������������������������������������������������������������������������������� 221
3. Crear un formulario utilizando el asistente������������������������������������������������������������������������ 222
4. Formularios automáticos����������������������������������������������������������������������������������������������������� 225
5. Trabajar con un formulario en modo Diseño�������������������������������������������������������������������� 228
5.1 Crear un formulario nuevo en modo Diseño�������������������������������������������������������������� 228
5.2 Dar formato a un formulario���������������������������������������������������������������������������������������� 231
5.3 ¿Cuándo es útil crear un formulario en blanco en modo diseño?����������������������������� 242
5.4 Campos calculados������������������������������������������������������������������������������������������������������� 252
1. Introducción������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 294
2. Partes de un informe����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 295
3. Vistas de un informe����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 296
4. Creación de un informe básico������������������������������������������������������������������������������������������� 297
5. Creación de informes mediante el asistente para informes���������������������������������������������� 304
6. Creación de informes en modo Diseño����������������������������������������������������������������������������� 308
6.1 Añadir nuevos campos a un informe�������������������������������������������������������������������������� 311
6.1.1 Existentes en las tablas o resultantes de una expresión������������������������������������� 311
6.1.2 Campos especiales������������������������������������������������������������������������������������������������ 312
6.2 Eliminar campos de un informe���������������������������������������������������������������������������������� 312
6.3 Opciones de agrupación y ordenación����������������������������������������������������������������������� 313
6.4 Agrupación utilizando expresiones����������������������������������������������������������������������������� 316
7. Creación de informes que generan etiquetas�������������������������������������������������������������������� 320
7.1 Pasos del asistente para crear etiquetas���������������������������������������������������������������������� 320
8. Informes y subinformes������������������������������������������������������������������������������������������������������� 330
1. Introducción������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 336
2. Crear una macro������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 337
2.1 Herramientas para trabajar con macros����������������������������������������������������������������������� 338
2.2 Ejecución de una macro����������������������������������������������������������������������������������������������� 339
2.3 Usar condiciones para la ejecución de una macro����������������������������������������������������� 348
3. Macros independientes y macros incrustadas�������������������������������������������������������������������� 354
3.1 Macros independientes������������������������������������������������������������������������������������������������� 354
3.2 Macros incrustadas������������������������������������������������������������������������������������������������������� 354
3.2.1 Crear una macro incrustada��������������������������������������������������������������������������������� 354
1. Introducción������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 360
2. Herramientas para mantener la seguridad de los datos���������������������������������������������������� 361
2.1 Compactar y reparar bases de datos��������������������������������������������������������������������������� 361
2.2 Crear una copia de seguridad de una base de datos������������������������������������������������� 361
2.2.1 de la base de datos completa������������������������������������������������������������������������������ 361
2.2.2 De algunos objetos de la base de datos�������������������������������������������������������������� 363
3. Control de acceso a usuarios���������������������������������������������������������������������������������������������� 363
4. Otras herramientas de seguridad���������������������������������������������������������������������������������������� 364
4.1 Conversión de la base de datos a .accde�������������������������������������������������������������������� 364
4.2 Protección de una base de datos mediante una contraseña�������������������������������������� 365
Módulo 1
12
1. ¿Qué es una base de datos?
Una base de datos es un conjunto de información (datos) relacionada entre sí. Las bases de datos
se caracterizan por no tener información redundante ni inconsistente.
Ejemplo
Una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría
por documentos impresos e indexados para su consulta.
La información contenida en una base de datos puede ser recuperada o almacenada mediante
consultas que ofrecen una amplia flexibilidad para administrar la información.
El lenguaje más habitual para construir consultas en bases de datos relacionales es SQL, Structured
Query Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estándar implementado por los
principales motores o sistemas de gestión de bases de datos relacionales (SGBDR).
Módulo 1. U1. Introducción a las bases de datos
Es este uno de los modelos más utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y
administrar datos dinámicamente.
Para crear una base de datos relacional, partimos de un esquema conceptual de los datos
mediante el modelo entidad/relación. Para su implementación, se ha de transformar el modelo
entidad/relación a un esquema lógico, un modelo relacional.
Un socio puede tomar prestado uno o más libros y un libro puede ser prestado a uno o más
socios. También es posible que un libro nunca forme parte de un préstamo o que un socio no
tome prestado nunca un libro.
Todos los usuarios acceden a una única base de datos ubicada en un único ordenador.
Un SGBD es un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre las bases de
datos y las aplicaciones que la utilizan.
Proporcionan una interfaz entre aplicaciones y sistema operativo; consiguiendo, entre otras
cosas, que el acceso a los datos se realice de una forma más eficiente, más fácil de implementar
y, sobre todo, más segura.
2.2 Objetivos que deben cumplir los SGBD
Abstracción de la información:
Ahorran a los usuarios detalles acerca del almacenamiento físico de los datos.
Independencia
La independencia de los datos consiste en la capacidad de modificar el esquema (físico o lógico)
de una base de datos sin tener que realizar cambios en las aplicaciones que se sirven de ella.
Redundancia mínima
Un buen diseño de una base de datos logrará evitar la aparición de información repetida o
redundante.
Consistencia
En aquellos casos en los que no se ha logrado esta redundancia nula, será necesario vigilar que
aquella información que aparece repetida se actualice de forma coherente, es decir, que todos
los datos repetidos se actualicen de forma simultánea. 15
Seguridad
Los SGBD deben garantizar que la información se encuentra asegurada frente a usuarios
malintencionados, que intenten leer información privilegiada; frente a ataques que deseen
manipular o destruir la información; o simplemente ante las torpezas de algún usuario autorizado
pero despistado. Normalmente, los SGBD disponen de un complejo sistema de permisos a
usuarios y grupos de usuarios, que permiten otorgar diversas categorías de permisos.
Integridad
Se trata de adoptar las medidas necesarias para garantizar la validez de los datos almacenados.
Es decir, se trata de proteger los datos ante fallos de hardware, datos introducidos por usuarios
descuidados, o cualquier otra circunstancia capaz de corromper la información almacenada.
Respaldo y recuperación
Los SGBD deben proporcionar una forma eficiente de realizar copias de seguridad de la
información almacenada en ellos, y de restaurar a partir de estas copias los datos que se hayan
podido perder.
Control de la concurrencia
En la mayoría de entornos, lo más habitual es que sean muchas las personas que acceden a una
base de datos, bien para recuperar información, bien para almacenarla. Es también frecuente
que dichos accesos se realicen de forma simultánea. Así pues, un SGBD debe controlar este
acceso concurrente a la información, que podría derivar en inconsistencias.
Tiempo de respuesta
Lógicamente, es deseable minimizar el tiempo que el SGBD tarda en darnos la información
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Consultas
Una consulta sirve para obtener información de la base de datos. Una Consulta puede modificar
y analizar los datos de una tabla.
Formularios
Los formularios son pantallas que contienen campos de datos procedentes de las tablas o
consultas.
Informes
Un informe sirve para mostrar información, en formato impreso, de tablas o consultas, organizada
y/o resumida de una determinada manera. Además de estos datos, al informe, se pueden añadir
16 otros elementos estáticos, como pueden ser imágenes, agregar totales, etc.
Macros
Una macro es un conjunto de instrucciones o acciones que sirven para automatizar tareas. Cada
tarea es una acción que se llevará a cabo sobre objetos o datos de la base de datos.
Módulos
Un módulo es un conjunto de declaraciones, instrucciones y funciones escritas en lenguaje VBA
(Visual Basic Application) que servirán para automatizar tareas.
Access 2013 empaqueta los objetos de la base de datos en archivos con extensión
.accdb ya no utiliza la extensión .mdb que utilizaba en versiones anteriores.
Para crear los objetos que componen la base de datos (tablas, formularios, informes) es preciso
previamente realizar una fase de diseño.
Módulo 1. U1. Introducción a las bases de datos
Las etapas para el diseño de una base de datos se pueden resumir en:
17
Aula Mentor
Office Access 2013 presenta la misma interfaz de usuario ribbon que también se utiliza en la
versión 2010 y 2007, con un área estándar denominada barra de opciones que reemplaza las
capas de menús y barras de herramientas de las versiones anteriores a Access 2007.
La flecha que aparece en la esquina izquierda de algunos botones de herramientas indica que
dicho menú es desplegable y contiene más opciones.
Sin embargo, en la versión Office 2013, hay disponibles más comandos, como Guardar y
Publicar. 19
Para manejar Access sin utilizar el ratón se pueden utilizar los métodos abreviados del teclado,
que no vamos enumerar aquí, pero el alumno puede obtener esta información completa desde
la ayuda de Access (para acceder a la ayuda de Access pulsar la tecla de función F1).
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Para agregar más comandos a la barra de acceso rápido selecciona la opción Más comandos, y
se abrirá la ventana de Opciones de Access.
Se encuentra en la parte superior de la ventana y contiene el nombre del archivo que está
abierto además de los botones de control (minimizar, maximizar, cerrar).
La Barra de Opciones se compone de varias fichas que contienen comandos. En Office Access
2013, las fichas de comandos principales son Archivo, Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas
de base de datos. Cada ficha contiene grupos de comandos relacionados.
Los comandos de la barra de opciones tienen en cuenta el objeto actualmente activo. Por
ejemplo, si hay una tabla abierta en la Vista Hoja de datos y se hace clic en Formulario de la
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ficha Crear en el grupo Formularios, Access 2013 crea el formulario basándose en la tabla activa.
Se pueden usar métodos abreviados de teclado con la barra de opciones.
Cuando se selecciona una ficha de comandos, se pueden explorar los comandos disponibles en
esa ficha. Para seleccionar una ficha de comandos hay que hacer clic con el botón izquierdo del
ratón en la ficha que se desee.
Al pulsar la tecla ALT etiquetas con las sugerencias de teclado. Puede utilizar la tecla o las teclas
mostradas en la sugerencia de teclado correspondiente a la ficha de comandos para realizar la
operación.
Un comando se puede ejecutar de varias maneras. La forma más rápida y más directa es usar el
método abreviado de teclado asociado al comando.
22
colocar la base de datos (situado junto al cuadro Nombre de archivo), busque la nueva
ubicación y, a continuación, haga clic en Crear.
23
Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1; a continuación, abre
Tabla1 en la Vista Hoja de datos. El cursor se sitúa en la primera celda vacía de la columna
Agregar nuevo campo.
Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede utilizar para agilizar el proceso
de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para utilizar que contiene
todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para realizar una tarea específica.
Las plantillas se pueden usar, por ejemplo, para realizar un seguimiento de las incidencias,
administrar contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas contienen un
pequeño número de registros de ejemplo cuya finalidad es mostrar su modo de empleo. Las
plantillas de base de datos se pueden usar tal cual están, o puede personalizarlas para adaptarlas
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a sus necesidades.
Access 2013 presenta un nuevo modelo de aplicación que permite a expertos crear rápidamente
aplicaciones basadas en web. Incluye con Access un conjunto de plantillas que puede usar para
empezar a crear la aplicación.
Según Microsoft: «Las organizaciones usan SharePoint para crear sitios web. SharePoint se puede
usar como un lugar seguro donde almacenar, organizar, compartir y acceder a información
desde prácticamente cualquier dispositivo.»
Para abrir una base de datos existente puede seguir una de estas opciones:
24
Cree una base de datos en blanco con la que trabajaremos a lo largo de este manual.
25
5. Para finalizar pulse crear. Observe como se almacenará como Videoclub.accdb
Módulo 2
28
En esta unidad didáctica conocerá las posibilidades que ofrece Access para crear tablas, definir
los tipos adecuados de cada uno de sus campos, decidir cuál de ellos será el campo clave así
como aprender a utilizar adecuadamente las propiedades de los campos que forman la tabla
Es el archivo o contenedor donde se almacenan los datos distribuidos en filas y columnas; cada
fila se corresponde con un registro, y cada columna se corresponde con un campo del registro.
Si disponemos de una tabla para guardar el conjunto de los datos personales de los alumnos de
una clase:
Las aplicaciones de gestión de bases de datos incluyen utilidades o instrucciones para la gestión
y mantenimiento de las tablas.
29
Así por ejemplo, la información guardada en la tabla anterior se podría ordenar por cualquier
campo, o bien se podría hacer una consulta que mostrase sólo los alumnos de una población,
calcular la media de edad, etc.
1. Si la base de datos que desea usar aparece en Bases de datos recientes, haga clic en la
base de datos en esa lista.
- O bien -
2. Si la base de datos no aparece en Bases de datos recientes, en Equipo y luego Examinar.
Aula Mentor
En la pestaña Crear aparecen cuatro iconos que ofrecen diferentes formas para crear una tabla.
30
2. Listas de SharePoint: cuando publique una base de datos en un sitio de SharePoint,
puede compartir los datos con otras personas que utilizan el sitio de SharePoint mientras
continúa utilizando Access como la aplicación cliente para los formularios, informes y
consultas de la base de datos.
3. Diseño de tabla: Crea una nueva tabla en blanco en la Vista Diseño.
Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013
31
Panel de exploración Área: situada en la parte izquierda de la ventana que muestra los objetos
de la base de datos. El panel de exploración reemplaza la ventana Base de datos de las versiones
anteriores de Access.
Documentos con fichas: Los formularios, tablas, consultas, informes y macros se muestran como
documentos con fichas.
Al pulsar sobre se despliega una ventana con celdas, similar a las tablas en Word, donde
escribiremos directamente los datos y crearemos directamente los campos que necesitemos.
Esta forma de crear una tabla tiene limitaciones importantes durante esta fase. Así, no podemos
cambiar el nombre de los campos que serán Campo1, Campo 2, etc.
Aula Mentor
Esta forma permite crear desde cero la estructura de la tabla y sus características, es la más
utilizada porque da la posibilidad de crear tablas adaptadas a necesidades específicas.
32
Al crear campos en esta ventana, se mostrarán sus propiedades como se puede apreciar en la
siguiente imagen:
Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013
Para crear un campo, se escribe un Nombre del campo y se elige un Tipo de datos. La Descripción
es opcional por tanto no es necesario rellenarla si no se desea.
En la zona inferior izquierda aparece una zona de propiedades con las solapas
General y Búsqueda. 33
2.2 Vistas
Cuando se crea una nueva base de datos, Access 2013 creará automáticamente una nueva tabla
en su interior. Para poder crear/modificar la estructura de esta tabla (o de cualquier otra tabla ya
creada) hay que acceder a la Vista Diseño de la tabla.
Una tabla puede verse en modo Vista Hoja de datos, que es el modo de introducción de datos
en la tabla, o en modo Vista Diseño.
Para acceder a la Vista Diseño hay que pulsar sobre . Para acceder a la vista
También se puede cambiar de vista desde el panel de herramientas que se encuentra en la parte
izquierda de la barra de estado.
34
Texto largo: Almacena grandes cantidades de texto. Almacena hasta 65.536 caracteres. Si la
información que contiene el campo va a ser mayor sería más conveniente utilizar un tipo Objeto
OLE.
Número: Almacena datos numéricos de tamaño 1, 2, 4 u 8 bytes. Para datos numéricos con los
que no se vaya a operar quizá sea mejor ponerlos como campos tipo Texto.
Fecha/Hora: La entrada de fechas y horas en este campo nos permitirá operar con ellas (obtener
el mes de una fecha, días entre dos fechas).
¿Por qué no utilizar campos numéricos? Para no tener problemas con el redondeo Access
añade un número fijo automático de dígitos a la derecha de la coma decimal.
Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013
Inconveniente: Si elimina un registro no se actualiza el valor de este campo en los registros que
le preceden, es decir, si elimina el registro cuyo campo autonumérico sea 6, el que le precede no
pasa a ser 6, sigue siendo 7, luego no es un valor muy fiable a la hora de comprobar el número
de registros que tiene la tabla.
Sí/No: Almacena valores lógicos. En la entrada de datos las opciones serán: Sí/No - Verdadero/
Falso - Activado/Desactivado.
Objeto OLE: Contiene datos OLE almacenados en otras aplicaciones que soporten OLE (vídeos,
sonidos,etc). Almacena hasta 1 gigabyte (está limitado por el espacio de disco).
Hipervínculo: Vincula a un recurso de internet. Un hipervínculo puede ser una ruta UNC o una
dirección URL. Almacena hasta 64.000 caracteres.
Asistente para búsqueda: Permite restringir el tipo de campo para que sólo acepte datos de
una lista de valores (introducida durante la ejecución del asistente para búsqueda) o de campos
de otra tabla.
Cree una tabla compuesta por los campos que se detallan a continuación. Guarde la tabla con
el nombre de Artículos.
36
3. Cree una tabla pulsando sobre . Se mostrará la tabla en modo Vista Diseño.
4. Cree los campos con los nombres, tipos y descripciones indicados en el enunciado.
5. Cuando acabe, guarde la tabla con el nombre Artículos, utilice la barra de acceso rá-
6. Aparecerá el siguiente aviso, indicando que no tenemos seleccionada una clave prima-
ria para esta tabla.
Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013
Puse sobre y Access crea una clave primaria que siempre será un identificador
(Id) de tipo autonumérico.
Resultado
37
Por ejemplo el DNI sería un buen campo clave, ya que sabiendo su valor, tendré acceso al resto
de los datos de la persona.
Un campo definido como clave principal o clave primaria debe tener valores únicos en la tabla.
Sólo puede haber una clave principal por tabla (compuesta por uno o más campos).
Cuando creamos una base de datos en blanco, Access ha creado automáticamente una tabla con
un campo clave llamado Id de tipo Autonumérico. En la mayoría de los casos no nos interesará
que Access nos indique cuál es la clave primaria, seremos nosotros los que decidamos cuál es
el campo o campos que identifican de manera única al registro.
Aula Mentor
2. Haga clic sobre el icono de la barra de herramientas o pulse con el botón de-
recho del ratón sobre el campo que desea sea clave y seleccione, del menú contextual la
opción .
Para hacer que un campo ya no sea clave primaria deberá seguir los mismos pasos dados al
establecerlo como clave.
Para hacer que más de un campo sea clave seleccionar los campos (teniendo pulsada la tecla de
mayúsculas) y pulsar sobre el icono Clave principal.
Si desea eliminar la propiedad campo clave primaria, es decir, quiere que sea otro el campo
clave, tendrá que hacer que Id no sea clave, seleccionando el campo y pulsando sobre el icono
y luego seleccionar el campo que desea sea clave y pulsar sobre el mismo icono. Para
realizar esta operación, la tabla debe estar en Vista Diseño.
38
Si creamos una tabla a través de la opción Access no incluye ningún campo clave
automáticamente, seremos nosotros quienes decidamos qué campo es clave.
Si cierra la tabla sin haber definido el campo clave, Access muestra el mensaje:
sobre el icono .
3. Seleccione el campo CÓDIGO y pulse de nuevo el icono de clave primaria.
Resultado
39
Las propiedades de los campos varían según su tipo. Todas estas propiedades se especifican en:
- La pestaña General , para restringir los valores para el campo, acotar su ta-
maño, forzar un determinado formato, etc.
- La pestaña Búsqueda , permite escoger el tipo de control (cuadro de edición, lista
desplegable, etc) que se presentará para introducir valores en el campo.
5.2 Formato
Sirve para definir la presentación de los datos del campo. Por ejemplo:
- En un campo numérico podría ser interesante verlo con separador de millares, como por-
centaje, etc.
- Un formato fecha con la forma dd/mm/aa o bien con Día-Nombre del Mes-Año.
40 - Que el texto se guarde en mayúsculas (aunque se escriba en minúsculas).
- Para los tipos de datos Sí/No, que aparezca Sí o No, Activado o Desactivado, Verdadero
o Falso.
Resultado
Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013
Resultado
41
En la tabla Artículos, poner formato de mayúsculas al campo TÍTULO, esto hará que el texto que
se introduzca en el campo se pasará, de forma automática, a mayúsculas.
Resultado
Aula Mentor
Si en lugar de poner el símbolo > pusiéramos el símbolo <, el texto escrito se pasará a minúsculas.
3. Punto 2:
4. Punto 3:
5. Punto 5:
Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013
Se puede utilizar para obligar al usuario a introducir datos de un tipo determinado (por ejemplo,
permitir introducir sólo caracteres numéricos, o sólo letras o 2 números seguidos de 5 letras).
A menudo es más fácil utilizar el Asistente para máscaras de entrada para establecer la propiedad
automáticamente. Para ello pulsar sobre los de la máscara de entrada.
5. En apartado Máscara de entrada aparece 00000, significa que sólo permitirá teclear 5
caracteres numéricos (los 5 obligatorios) en este campo.
6. En el apartado Marcador de posición, aparece un guión; este guión se mostrará a la
hora de introducir los datos. Pulsar sobre el botón Siguiente.
44
7. En el apartado Cómo desea almacenar los datos, seleccione el botón de radio Sin los
símbolos de la máscara. Pulsar sobre Siguiente y Finalizar.
Resultado
Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013
45
Sobre la tabla Artículos, hacer que el campo CÓDIGO contenga una letra (mayúscula) y 5
números. Letras y números obligatorios.
Si las letras y números del campo código no fueran obligatorios, la máscara quedaría de
la siguiente forma: ?99999.
Sobre la tabla ARTÍCULOS, hacer que el campo FECHA DE ADQUISICIÓN tenga una máscara de
entrada fecha corta. Utilizar el asistente de máscaras de entrada.
46
Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013
Formato indica cómo se almacenarán los datos en la base de datos y la propiedad Máscara de
entrada indica el formato que deben tener los datos para que ese campo sea correcto; si no los
introduce con estas especificaciones, dará un error.
Si por ejemplo, para el campo FECHA DE ADQUISICIÓN ha elegido como máscara de entrada
00/00/0000;0;_ e introduce una fecha del tipo 25/03/05 aparece en pantalla el siguiente error:
47
¿Qué ocurre si para el campo FECHA DE ADQUISICIÓN ha elegido como Formato Fecha
mediana y como máscara de entrada 00/00/0000;0;_ e introduce una fecha del tipo 25/03/05?
Aparece en pantalla el error anterior.
5.5 Título
Es el texto que aparecerá, como cabecera de la columna, cuando utilice este campo en la
entrada de datos de la tabla o en un formulario (un formulario es una especie de ficha que
sirve para gestionar los registros de las tablas con diferentes posibilidades de presentación; lo
veremos en un capítulo aparte).
Resultado
Sirve para indicar el valor que el campo tendrá por defecto. Cuando se introduzcan nuevos
registros, el valor que indique en este apartado aparecerá en el campo automáticamente.
48
Nota:
Si se han introducido datos antes de especificar el valor predeterminado, sólo apa-
recerá el valor predeterminado en los nuevos registros. Para los registros anterio-
res, si el campo no tenía valor, no aparecerá con el valor predeterminado.
Hacer que el campo CANTIDAD EN ALQUILER y CANTIDAD EN VENTA tenga como valor
predeterminado 0.
Resultado
Hacer que el campo FECHA DE ADQUISICIÓN tenga, por defecto, la fecha actual.
También podría elegir la función Ahora(), en este caso saldría la fecha más la hora: 07/02/2013
19:39:53.
Resultado
Aula Mentor
Esta propiedad sirve para controlar que los datos que se introduzcan en el campo cumplan unas
determinadas condiciones.
Nota:
El asistente para crear Reglas de validación sólo es válido para campos Texto o
Fecha.
Resultado
Texto de error que aparecerá cuando el valor del campo no cumpla la Regla de Validación.
Poner un texto de validación que muestre un mensaje cuando los datos introducidos en el campo
FECHA DE ADQUISICIÓN no cumplan las condiciones que se han establecido en la propiedad
regla de validación.
51
1. Abra la tabla Artículos en Vista Diseño.
2. Seleccione el campo FECHA DE ADQUISICIÓN.
3. Teclee “La fecha debe ser menor o igual a la fecha de hoy”.
De esta forma si introducimos una fecha mayor a la actual aparecerá el siguiente mensaje:
5.9 Requerido
Poner en todos los campos, excepto CARATULA, la propiedad de campo Requerido a Sí.
52
5.10 Indexado
Un campo indexado hace más rápidas las ordenaciones y las búsquedas, además de facilitar las
relaciones entre tablas.
Esta propiedad establece si la tabla se indexa por este campo. Cuando se define un campo como
indexado, se puede elegir entre Sí (Sin duplicados) o Sí (Con duplicados).
- Sí (Sin duplicados) significa que cada campo tiene que tener un valor único para toda la
tabla.
- Sí (Con duplicados), el campo puede tener valores repetidos.
Por ejemplo en nuestra tabla de Artículos, el TÍTULO sería un campo Indexado Sí (Sin
duplicados), el campo DIRECTOR podría ser un campo Indexado Sí (Con duplicados),
puesto que un DIRECTOR puede tener publicado más de un TÍTULO.
1. Sería conveniente indexar todos los campos claves. Las claves primarias como campos
Indexados Sin duplicados y los campos que son claves externas marcarlos como In-
dexados Con duplicados.
2. También podemos indexar campos con los que vayamos a realizar a menudo operacio-
nes de búsqueda o consultas.
Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013
53
5.11 Propiedades exclusivas de los campos tipo Texto corto, Texto largo e Hi-
pervínculo
- Compresión Unicode: mejora la compresión de los datos. Permite que los informes de Access
se visualicen correctamente, sin importar los símbolos utilizados, pero requieren el doble de
espacio para almacenar los datos.
- Etiquetas inteligentes: se utiliza para asignar una determinada acción para obtener datos para
el campo.
Ejemplo:
La etiqueta inteligente Nombre de persona se utiliza cuando se necesita agregar o modificar la
información de contacto que se almacena en Microsoft Outlook.
En la base de datos Videoclub cree la siguiente tabla con las especificaciones indicadas y
Aula Mentor
54 Si quisiéramos que el primer número fuera opcional y el resto obligatorio (más la letra)
pondríamos como máscara 90000000L
En la base de datos Videoclub cree la siguiente tabla con las especificaciones indicadas y
almacénala con el nombre de Ventas.
- IdentificadorVenta: Texto corto(12). Campo Clave. Máscara de entrada: Una letra V (Vídeo)
D (DVD) más 6 números, un guión y 4 números para identificar el mes y el año (L999999\-
9999).
- Artículo: Será el TÍTULO del artículo. Texto corto(6). Texto compuesto por una letra más 5
números. Indexado con duplicados.
- Socio: Será el NIF del socio. Este campo tendrá las mismas características que el NIF de la
tabla Socios. Indexado con duplicados.
- FechaVenta: Fecha/Hora. Fecha corta.
3. Artículo
4. Socio
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5. FechaVenta
En la base de datos Videoclub cree la siguiente tabla con las especificaciones indicadas y
almacénala con el nombre de Alquileres.
- IdentificadorAlquiler. Texto corto(12). Campo Clave. Máscara de entrada: Una letra V (Vídeo)
D (DVD) más 6 números, un guión y 4 números para identificar el mes y el año (L999999\-
9999).
- Socio: Será el NIF del socio. Este campo tendrá las mismas características que el NIF de la ta-
bla Socios. Indexado con duplicados.
- Artículo. Será el TÍTULO del artículo. Texto corto(6). Texto compuesto por una letra más 5
números. Indexado con duplicados.
- FechaAlquiler. Fecha/Hora. Fecha corta.
- FechaDevolución. Fecha/Hora. Fecha corta.
- Devuelto Sí/No
56
1. Cree una tabla en Vista Diseño en la base de datos Videoclub.
2. IdentificadorAlquiler
3. Socio
Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013
4. Artículo
Esta ficha se utiliza para cambiar la forma de introducir datos en un campo de una
tabla. El control de entrada para los campos es, por defecto, un cuadro de texto. Con esta ficha
podrá elegir si quiere utilizar el cuadro de texto, un cuadro lista o un cuadro combinado. Si
utiliza una lista o un cuadro combinado podrá escoger el origen de los datos para el campo de
otra tabla.
- Cuando queremos que el usuario sólo introduzca una serie de valores que nosotros le espe-
cificaremos. Por ejemplo: que un campo sólo pueda tener como dato uno de los días de la 57
semana (lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado o domingo).
- Cuando obtenemos los valores para este campo de otro campo ubicado en otra tabla. Por
ejemplo, sería interesante que en el campo Socio de la tabla Alquileres se desplegara una
lista que mostrara los valores del campo NIFSOCIO de la tabla Socios y así poder escoger
uno de los ya existentes y evitar errores. Lo mismo para el campo Artículos de la misma
tabla que obtenga los valores del campo CÓDIGO la tabla Artículos.
Tipos de control de entrada para los tipos de datos que pueden optar a distintos
controles de entrada de datos:
Aula Mentor
pestaña General .
- Tabla/Consulta: los elementos de la lista serán los de la tabla escogida en el apartado Ori-
gen de la fila.
- Lista de Valores: los elementos de la lista serán los introducidos por el usuario. Cada uno
de los valores estará separados por ; (punto y coma).
- Lista de Campos: los elementos de la lista serán los campos de la tabla elegida en el apar-
tado Origen de la fila.
Origen de la fila:
- Si se ha elegido Lista de valores, aquí escribiremos los valores de la lista separados por ;
(punto y coma).
- Si se ha elegido Tabla/Consulta, escogerá el nombre de la tabla o consulta de donde extraer
los datos.
- Si se ha elegido Lista de campos, escogerá el nombre de la tabla de donde extraer los nom-
bres de los campos.
Columna dependiente:
Campo del que se extraerán los datos cuando se seleccione un elemento de la lista. 59
Si introduce:
Número de Columnas:
Encabezados de columna:
Nos permitirá mostrar o no los Títulos en los campos mostrados en el Cuadro de Lista. El primer
elemento de la lista será el Título.
Aula Mentor
Ancho de Lista:
Especifique la anchura total de la lista, normalmente es la suma del ancho de cada columna.
60
Ejemplo guiado 3_20
En la tabla Alquileres hacer que el campo SOCIO obtenga los datos del campo NIFSOCIO de la
tabla Socios. Mostrar además nombre y apellidos del SOCIO.
Resultado
Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013
Nota:
Para ver los NIF y Nombres de socios de la imagen del Ejemplo guiado anterior
61
hay que haber introducido dichos datos en la tabla Socios, ya que es de esta tabla
de donde se tomarán los datos que serán mostrados por el cuadro combinado.
En la tabla Alquileres hacer que el campo GENERO, obtenga los datos de una lista de valores con
los siguientes elementos: Cine Español/Latino; Suspense; Bélico; Clásico; Western; Acción.
Resultado
También podríamos haber elegido como control Cuadro combinado. Veamos la diferencia
con el Cuadro de lista a continuación.
62
El Cuadro combinado tiene las mismas opciones que el Cuadro de lista exceptuando:
• Sí elegimos No, podremos introducir datos distintos a los mostrados en la lista. El valor
nuevo introducido para este registro no estará disponible para el resto de los registros,
en los que sólo aparecerán los elementos de la lista.
• Si elegimos Sí, sólo se podrán elegir para el campo los valores de la lista.
- Propiedad Ancho de la lista: desplegable, por defecto será Auto. Se mide en cm.
Hacer que el campo ARTÍCULOS de la tabla Alquileres y Ventas obtenga los valores de una lista
donde aparezcan todos los Códigos de artículos de la tabla Artículos. En la lista también se
mostrará el nombre del artículo.
Hacer que el campo SOCIOS de la tabla Ventas obtenga los valores de una lista donde aparezcan
todos los NIF de los Socios de la tabla Socios. En la lista también se mostrará una columna con
el Nombre y Apellidos del Socio.
64
Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia de los datos
(datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en muchas tablas
basadas en temas para que cada hecho esté representado sólo una vez. A continuación, se debe
proporcionar a Microsoft Office Access 2013 los medios para recopilar de nuevo la información
desglosada (esto se realiza colocando campos comunes en tablas que están relacionadas). Sin
embargo, para realizar este paso correctamente, primero deberá comprender las relaciones
existentes entre las tablas y, a continuación, especificar dichas relaciones en la base de datos de
Office Access 2013.
1. Introducción
Relacionar las tablas es fundamental si queremos tener una base de datos consistente en la que
sea fácil realizar búsquedas y obtener resultados coherentes.
Por ejemplo, que un socio tenga un NIF en la tabla Socios y este mismo socio tenga un NIF
distinto en la tabla Alquileres sería algo inaceptable, este hecho sería un error de integridad de
datos. Si las tablas están relacionadas, este tipo de incidencias no aparecerán.
Además, tener las tablas relacionadas, nos facilitará el mantenimiento de la base de datos en
las operaciones de borrado y actualización o modificación de datos, ya que en el momento
que modifiquemos un valor de la clave primaria, automáticamente se actualizarán los campos
relacionados con esta clave, sin necesidad de ir registro por registro modificando dicho valor.
Módulo 2. U4. Relacionar tablas
Si modificamos o borramos un valor del campo que es clave primaria y ese mismo valor se
encuentra en otra tabla (en este caso el campo que contiene ese valor es clave externa), este
campo no se actualizará, con lo que creará una base de datos inconsistente.
¿Se actualiza un valor de clave externa respecto a un dato modificado de una clave
primaria si no existe una relación entre ambas tablas?
No.
Los campos que se relacionan serán: la clave primaria de una tabla y el mismo campo (que no
tiene por qué llamarse igual pero sí contener los mismos valores) en la otra tabla relacionada,
que en este caso es clave externa.
65
1. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en Relacio-
nes (seleccione previamente cualquier base de datos para activar esta opción).
66
3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la
base de datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las
consultas, haga clic en Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en Ambas.
4. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar.
Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, haga clic en Cerrar.
5. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo
común (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla
CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos.
Módulo 2. U4. Relacionar tablas
7. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la rela-
ción. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione un nuevo campo
de la lista.
8. Para exigir la integridad referencial de esta relación, active la casilla de verificación
Exigir integridad referencial.
67
Aula Mentor
Nota:
Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los cam-
pos de clave principal y de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto
significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin
duplicados). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación
uno a uno.
Para crear una relación uno a varios, el campo ubicado en el lado “uno” de la re-
lación (normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un índice único.
Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin
duplicados). El campo ubicado en el lado “varios” de la relación no debe tener un
índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto sig-
nifica que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o Sí (con
duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una
relación uno a varios.
68
Puede modificar la posición de una tabla pulsando sobre la barra de título de la tabla y
arrastrándola al lugar deseado.
Crear la relación entre los campos CÓDIGO de la tabla Artículos y el campo ARTÍCULO de la
tabla Alquileres.
5. Una vez unidos los dos campos aparecerá la siguiente ventana:
Aula Mentor
6. En esta ventana se muestran las dos tablas y los respectivos campos implicados en la
relación. Si pulsamos sobre el botón Crear aparece una relación de la forma:
Son reglas que Access utiliza para asegurarse de que las relaciones entre los registros de las
tablas relacionadas son válidas.
La I.R. consiste en mantener los mismos valores del campo que es clave primaria en una tabla
y el mismo campo que es clave externa en otra tabla; dichas tablas estarán relacionas.
70
Cuando seleccione Exigir integridad referencial, le está diciendo a Access que no permita
introducir datos en el campo que es clave externa, si dicho dato no está como valor en la clave
primaria de referencia.
Actualizar en cascada los campos relacionados: significa que cuando un valor de clave primaria
varía, automáticamente, dicho valor, se actualizará en todas las tablas con las que esté relacionado.
Eliminar en cascada los registros relacionados: cuando un valor de clave primaria es eliminado,
se borrarán todos los registros cuya clave externa contenga dicho valor, en las tablas relacionadas.
Si no seleccionamos esta opción sólo podremos eliminar un valor de una clave primaria si
Módulo 2. U4. Relacionar tablas
Ejemplo:
Si varía o elimina el valor de un código en la tabla Artículos, inmediatamente debe variar
dicho código en el campo Artículo de la tabla Alquileres; si es eliminado de la tabla Artículos,
desaparecerán los registros que contengan ese código en la tabla Alquileres.
Borrar la relación entre los campos CÓDIGO de la tabla Artículos y el campo ARTÍCULO de la
tabla Alquileres y crearla de nuevo pero esta vez Exigiendo Integridad Referencial.
1. Para borrar la relación creada anteriormente, pulse sobre la línea de la relación (apa-
recerá en un color más intenso) y pulse la tecla pero esta vez Exigiendo Integridad Refe-
rencial.
71
2. Cree una relación, entre los mismos campos pero seleccionando Exigir integridad re-
ferencial y sus opciones de modificación y borrado. La relación aparecerá tal y como se
muestra en la siguiente figura:
Un artículo se puede alquilar más de una vez, y eso implica que aparecerá más de un registro
con el mismo código en la tabla Alquileres.
Resultado
Si ninguno de los dos campos relacionados es clave primaria e intentamos exigir integridad
Módulo 2. U4. Relacionar tablas
referencial Access nos indicará que no hay clave primaria, nos indicará que el tipo de relación
es Indeterminado.
Vamos a comprobarlo:
1. Intente relacionar los campos FechaVenta de la tabla Ventas con Teléfono de la tabla
Socios.
2. Aparece la ventana de Modificar relaciones:
3. Si aún así seguimos adelante y seleccionamos Exigir integridad referencial, en borrado
y en actualización nos aparecerá el siguiente mensaje de error: 73
Nota:
En ningún caso pueden relacionarse tablas a través de campos que no compartan
valores.
Aula Mentor
Por ejemplo podemos encontrarnos con que en la tabla Alquileres tengamos a un socio cuyo
DNI no se encuentra en la tabla Socios.
Una solución a este problema es obtener los valores para el campo, clave externa de una lista
formada por los valores del campo correspondiente de la tabla donde es clave primaria. De esta
forma, no podemos introducir otros valores que no se hayan introducido antes como valor de
la clave primaria.
- El valor del campo Socio se obtiene de la selección de una lista desplegable donde se en-
cuentran todos los NIF de los Socios de la tabla Socios.
- El valor del campo Artículos se obtiene de la selección de una lista desplegable donde se
encuentran todos los CÓDIGOS de los artículos de la tabla Artículos.
74
Módulo 2. U5. Introducir datos en una tabla
75
1. Introducción
Por ahora nos ajustaremos a insertar datos en modo Vista Hoja de Datos, más adelante veremos
que hay otra forma, más atractiva, de introducir datos a través de los formularios.
Nota:
Los valores introducidos siempre tienen que cumplir las reglas de validación asig-
nadas a los campos.
1. Haga doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre la tabla que desea abrir.
2. Aparece la tabla Artículos con el siguiente formato:
Aula Mentor
Para introducir un nuevo dato, acceda con el ratón a la caja de texto del campo en cuestión y
escriba en la caja de texto, siguiendo las especificaciones impuestas para ese campo.
76
Si el campo es de tipo Objeto OLE, pulse sobre el botón derecho del ratón y en el menú
contextual seleccione Insertar objeto.
1. Crearlo nuevo (con alguna de las aplicaciones que tenga instalada en el ordenador).
Módulo 2. U5. Introducir datos en una tabla
77
Nota:
La imagen o vídeo no será visible en el modo Vista Hoja de Datos, sí en un formu-
lario.
Si el campo es un cuadro combinado o una lista, seleccione un dato de los que ofrece la lista
desplegable (por ejemplo, el campo GÉNERO es un cuadro combinado; en él, se puede escoger
de la lista un valor).
Aula Mentor
2.3 Texto
Si el campo es de tipo Texto (corto o largo), únicamente hay que posicionar el cursor del
ratón en el cuadro de texto y escribir dentro de él. Hay que tener en cuenta que el número de
caracteres está limitado en la propiedad Tamaño del campo.
Nota:
78
Si quiere forzar un salto de línea en la caja de texto, pulsar Ctrl+Intro.
Access valida automáticamente el campo fecha, es decir, controla que el mes no sea mayor que
12 o menor que 1, que el día no tenga letras donde debería haber números, etc.
2.5 Numérico
2.6 Sí/No
Si el dato es Sí/No y el control seleccionado es un cuadro de texto (recuerde que esta propiedad
está en la pestaña de Búsqueda del campo), sólo acepta que se introduzca uno de los siguientes
valores:
Realmente los valores que se almacenan son 0 para: No, Falso o Desactivado y -1 para: Sí,
Verdadero, Activado.
2.7 Moneda
Nota:
79
Si alguna vez, en un campo observa que no aparece el valor introducido si no que
aparece ##### es porque la caja de texto no tiene el tamaño suficiente para mos-
trar todo el contenido del campo.
Aula Mentor
80
En esta unidad didáctica aprenderá a moverse por los registros de una tabla y manipularlos
(buscar un valor en un campo, seleccionar y eliminar registros).
Aprenderá a ordenar los registros por campos así como a realizar filtros de selección entre los
registros de la tabla. También verá cómo obtener datos de archivos externos e importar los datos
de las tablas a otros formatos.
Puede usar la ficha Buscar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para buscar registros
específicos. Puede buscar en un campo concreto o en una tabla o vista completa. 81
2. En la ficha Inicio, en el grupo Buscar, haga clic en Buscar situada en la barra
de Herramientas en la pestaña Inicio. O bien, método abreviado de teclado: presione
CTRL+B. Aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, con la ficha Buscar selec-
cionada.
Aula Mentor
4. De manera opcional, use la lista Buscar en para cambiar el campo en el que desea
realizar la búsqueda o para buscar en toda la tabla subyacente.
5. De manera opcional, en la lista Coincidir, haga clic en Cualquier parte del campo.
De este modo, se realiza la búsqueda más amplia posible. La lista Coincidir representa el
operador de comparación. El elemento Cualquier parte del campo equivale a “contiene”
y busca el criterio de búsqueda en cualquier parte del campo objeto de la búsqueda.
6. En la lista Buscar, seleccione Todo y, a continuación, haga clic en Buscar siguiente.
7. Cuando esté resaltado el elemento buscado, haga clic en Cancelar en el cuadro de
diálogo Buscar y reemplazar para cerrar el cuadro de diálogo Reemplazar:
82
1. Abra la base de datos VideoClub2013.accdb que se incluye en los materiales del
curso.
2. Abra la tabla Artículos en modo Vista Hoja de Datos.
3. Seleccione el campo CÓDIGO DEL ARTÍCULO.
Resultado
Para buscar el siguiente registro que comience por CL pulse sobre el botón Buscar siguiente.
Aula Mentor
El orden se establece por un determinado campo pero esto conlleva que se ordene la totalidad
del registro, es decir, no sólo se ordena la columna del campo seleccionado.
1. En modo Vista Hoja de Datos, haga clic con el botón secundario del mouse en alguna
parte de la columna o del control correspondiente al campo y haga clic en uno de
los comandos de ordenación. Los comandos varían según el tipo de datos del campo
seleccionado.
Para ordenar por más de un campo: repita el paso anterior para cada campo de ordenación,
terminando con el campo de ordenación más visible.
Para quitar un criterio de ordenación de una tabla, una consulta o un formulario, en la ficha
Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Quitar orden.
Resultado
- Filtro por selección : selecciona los registros en función del campo activado,
es decir, aparecerán todos los registros cuyo valor coincida con/no coincida con/con-
tiene/no contiene el seleccionado. En la siguiente imagen se ha seleccionado la palabra
clásico del campo Género de la tabla Artículos, y se ha pinchado con el botón izquierdo
del ratón sobre el icono de filtro por selección. La imagen muestra el menú del filtro.
86
El filtrado de los registros se puede realizar por más de un campo, seleccionando para cada uno
de ellos, un valor. Se pueden realizar conjugaciones distintas para los registros, a través de las
pestañas .
También podemos escribir una expresión en la caja de texto del campo con el valor que
queremos buscar y en el caso de valores numéricos, en qué rango de valores queremos que esté
comprendido los del campo seleccionado, por ejemplo, si buscamos los registros cuya duración
sea mayor de 100 minutos, pondríamos >100 o en el caso de los campos cuyos valores estén
extraídos de una lista, aparecerá dicha lista para seleccionar un valor.
Módulo 2. U6. Operaciones con tablas
Al pulsar este botón se aplica el filtro, y en caso de que ya haya un filtro aplicado, se
elimina el filtro.
Resultado
Fíjese en la expresión 90 O 98, utilizamos el operador lógico O para unir los dos valores ya que
queremos que sólo se muestren los registros cuyo campo duración cumpla la condición: igual
a 90 o igual a 98.
Aula Mentor
Modifique el ejemplo anterior para que los registros de la tabla también se filtren por el campo
GÉNERO, se deberán mostrar los registros cuya duración sea 90 o 98 minutos o de género clásico.
Resultado
88 Observe que los registros resultantes son aquellos cuyo valor del campo DURACIÓN es 90 o
98 o el campo GÉNERO tenga como valor Clásico. Los registros que se muestran serán los que
cumplen una o las dos condiciones.
Posicione el puntero del ratón sobre el cuadro que precede a la definición de los campos de la
tabla del registro que quiere seleccionar; cuando el puntero se convierta en una flecha pulsar
el botón izquierdo del ratón y el registro quedará seleccionado.
1.2.6 Otras operaciones que se pueden realizar con los campos de la tabla
Dar formato al contenido de los campos de la tabla (tipo, tamaño de letra, alineación, etc).
89
Se pueden importar datos de una hoja de cálculo de Office Excel 2013, una tabla de otra base
de datos de Access, una lista de Windows SharePoint Services 3.0 o varios otros orígenes.
Para importar datos, se suele seleccionar uno de los comandos disponibles en el grupo
de la ficha .
Aula Mentor
Cree una base de datos en blanco y guárdela con el nombre Socios, importe a esta nueva base de
datos la tabla Socios de la bases de datos VideClub2013.
91
y en el grupo pulsar .
3. Busque la base de datos que contiene la tabla que desea importar y realice un doble
clic sobre ella.
4. Seleccione la tabla Socios y pulse sobre el botón .
Otra opción para obtener datos de otras bases de datos es vincular sus tablas.
- Importar: supone obtener una copia de las tablas importadas en la base de datos activa,
desde la que operamos. Las modificaciones posteriores que se realicen en la tabla original
no afectarán a la tabla importada. Una vez realizada la operación de importar, no existirá
ningún tipo de unión entre ellas.
- Vincular: crea una tabla en la base de datos actual que mantendrá un vínculo con la tabla
de la base de datos de la que la obtenemos. El vincular supone que si modificamos los da-
tos de cualquiera de las tablas (la original o la vinculada) automáticamente se reflejarán los
cambios en la otra tabla.
Aula Mentor
Desde la base de datos creada en el ejemplo guiado anterior, vincule la tabla artículos de la base
de datos VideClub2013.
.
3. Seleccione la opción para vincular
2. Seleccione el archivo de texto de donde extraer los datos (recuerde que deberá tener
una estructura adecuada para extraer los datos, es decir, los campos estarán separados por
algún identificador). 93
3. Elija la forma en que están delimitados los campos. Pueden estar delimitados por un
carácter o indicar si las columnas tienen un ancho fijo, separados por espacios. Pulse
para continuar con el asistente.
Aula Mentor
4. Pulse Siguiente y elija el carácter que hace de separador entre campos:
94
5. Pulse Siguiente y seleccione si los datos se volcarán en una nueva tabla o en una tabla
ya existente en la base de datos:
Módulo 2. U6. Operaciones con tablas
95
6. Pulsar .
Importar datos a la tabla Socios desde el archivo de texto DatosSocios2013.txt (Este archivo puede
obtenerlo desde los materiales de la página web del curso o se lo proporcionará su tutor). La tabla
está creada en la base de datos, sólo hay que añadir los registros del archivo.
Resultado
Nota:
96
Si alguno de los registros que se añaden infringen alguna regla de integridad, Ac-
cess avisará del error y el registro que lo ha provocado no se añadirá a la tabla.
1. Pulsar sobre y seguir las indicacioness eligiendo las opciones deseadas
en el asistente.
Una tabla de Access se puede exportar a: otra base de datos de Access, un archivo de Word, una
base de datos ODBC, un archivo PDF, documento HTML o XML, una hoja de cálculo de Excel,
una lista de SharePoint, etc.
La base de datos donde se desea exportar la tabla debe existir. Pasos a seguir para exportar una
tabla a otra base de datos Access:
3. Indique el nombre que desea tenga la tabla y si desea exportar sólo la definición de los
campos de la tabla o definición y datos.
98
Con estos pasos ya tendría la tabla en la base de datos elegida como destino.
100
Si abre el archivo que se ha creado con el bloc de notas verá el texto de la siguiente imagen,
donde se aprecia que los datos están delimitados con comillas dobles, y se utiliza (;) para
delimitar los campos:
Módulo 2. U6. Operaciones con tablas
2.2.3 Exportar los datos de una tabla a una hoja de cálculo Excel
El formato rtf fue introducido por Microsoft para crear un formato estándar para el formateo
102 de texto. El formato rtf se puede leer en numerosos programas y plataformas, es muy fácil de
manejar y no propaga virus.
103
¿Qué es XML?
XML no ha nacido sólo para su aplicación en Internet, sino que se propone como
un estándar para el intercambio de información estructurada entre diferentes pla-
taformas. Se puede usar en bases de datos, editores de texto, hojas de cálculo
y casi cualquier cosa imaginable y permite la compatibilidad entre sistemas para
compartir la información de una manera segura, fiable y fácil.
Si abre el archivo que se ha creado, tendrá un aspecto similar a la siguiente imagen en la que se
muestra parcialmente el documento:
105
Módulo 3
108
Una consulta sirve para generar o devolver información a partir de tablas y/o consultas.
Iniciaremos este módulo con consultas muy simples que mostrarán información de una tabla,
según vayamos avanzando verá que, mediante consultas, es posible gestionar la información de
una tabla, esto es, añadir registros, modificarlos y borrarlos.
Una consulta puede obtener sus datos de una tabla o de varias, de consultas existentes, o de una
combinación de ambas opciones.
1. Crear una consulta nueva en modo Diseño de consulta (Vista Diseño) nos permitirá
crear consultas sin ningún tipo de guía:
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013
2. Crear una consulta nueva utilizando el asistente, en el que realizaremos consultas guia-
das por el asistente:
109
2. Seleccione la tabla sobre las que quiere realizar la consulta. Fíjese que en la ventana
Mostrar tabla puede seleccionar tablas y/o consultas para realizar la consulta, esto es
porque los datos sobre los que queremos realizar la consulta pueden proceder, además de
una tabla, de otra consulta que previamente se ha creado y guardado en la base de datos.
3. Una vez seleccionado el origen de los datos deberemos elegir sobre qué campos se
quiere realizar la consulta. Para seleccionar el campo por el que desea realizar la consulta,
tiene tres opciones:
110
◦◦ Hacer doble clic sobre el campo de la tabla.
◦◦ Desplegar la lista de la fila Campo.
En la lista, se mostrarán todos los campos de las tablas que se seleccionaron para crear la
consulta. Si hay más de una tabla, el nombre del campo irá precedido del nombre de la tabla.
Si lo que se desea es seleccionar todos los campos, elija el campo, en el que aparece el nombre
de la tabla seguido de un *.
4. Una vez elegido el campo, automáticamente aparece el nombre de la tabla en el apar-
tado
Realizar una consulta, sobre la tabla Artículos, donde aparezcan todos los datos de dicha tabla.
111
112
3. Operaciones que se pueden realizar con los campos de una consulta
en fase de diseño
flecha ) y pulse sobre el botón izquierdo del ratón, el campo quedará seleccionado.
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013
113
Durante este proceso el cursor del ratón aparecerá con un rectángulo en la parte inferior.
Aula Mentor
Para realizar una consulta ordenada deberá seleccionar el tipo de orden en el apartado
del campo elegido.
El apartado Orden hará que los datos, de este campo, se ordenen según el criterio seleccionado
en la lista desplegable. Las opciones de orden para un campo son las que se muestran en la
figura:
Si hay más de un campo en el que se establece un orden, el resultado final será los ordenados
por el primer campo en el que se establezca el orden, el siguiente campo, en el que se indique
un orden, aparecerá ordenado respecto al anterior.
Realizar una consulta, sobre la tabla Artículos, donde se muestren todos los DIRECTORES con sus
correspondientes películas. El resultado de la consulta deberá estar ordenado Ascendentemente
por el campo DIRECTOR. 115
Resultado
Realizar una consulta, sobre la tabla Artículos, donde se muestren todos los DIRECTORES con sus
correspondientes películas. El resultado de la consulta deberá estar ordenado Ascendentemente
116
por el campo DIRECTOR y si hubiera más de una película por Director, éstas estarían ordenadas
Descendentemente respecto al Director.
Resultado
Si no se indica orden en ningún campo, el orden en el que aparecerán los datos, al ejecutarse
la consulta, será el que se ha seguido al introducir los datos en la tabla.
117
6. Consultas con criterios de selección
Este tipo de consultas devolverán los registros que cumplan la condición o condiciones
establecidas en el apartado Criterios.
La casilla nos permitirá realizar una selección sobre la totalidad de los datos de la
tabla, este apartado está directamente relacionada con que nos permitirá enlazar
varios criterios de selección (esto también se puede realizar sin utilizar la casilla O:).
6.1.1 Texto
Si desea introducir un literal, si conocemos el contenido exacto del campo escribiremos su valor
entrecomillado (si introduce el valor sin comillas, Access las pone de forma automática).
Aula Mentor
Nota:
Cuidado con los acentos y las mayúsculas y minúsculas, el valor hay que introdu-
cirlo tal y como se introdujo en la tabla.
Hacer una consulta, sobre la tabla Artículos que visualice los TÍTULOS del DIRECTOR Pedro
Almodóvar.
1. Cree una consulta en modo Vista Diseño y seleccione la tabla Artículos.
2. En el campo DIRECTOR, escriba en el apartado Criterios el texto “Pedro Almodó-
var”.
118
Resultado
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013
Nota:
Si no conoce o no desea escribir el valor completo del campo puede hacer uso de
los comodines:
Cree una consulta, sobre la tabla Artículos que visualice los TÍTULOS cuyo DIRECTOR contenga
el nombre Pedro.
1. Cree una consulta en modo Diseño y seleccione la tabla Artículos. 119
Resultado
Aula Mentor
6.1.2 Fechas
Se trata como texto, por lo tanto el valor irá entrecomillado. Se puede sustituir parte de la fecha
por los comodines ? y *.
Cree una consulta, sobre la tabla Artículos que visualice los TÍTULOS cuyo DIRECTOR comience
por las letras P o A.
120
Resultado
Realizar una consulta, sobre la tabla Alquileres que visualice todos los artículos alquilados en
el mes de junio del año 2007.
Resultado
121
6.1.3 Numérico, Moneda o Autonumérico
Los valores numéricos no van entrecomillados. Se introduce el valor numérico y, si éste tuviera
parte decimal, se utilizará como separador de decimales, el carácter ‘,’ (coma).
> (mayor)
< (menor)
<> (distinto)
>= (mayor o igual)
<= (menor o igual)
= (igual)
Nota:
Hacer una consulta, sobre la tabla Artículos que visualice los TÍTULOS cuyo PRECIO sea menor
a 10,20€.
Resultado
122
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013
Nota:
Puede hacer que aparezca la ventana Mostrar tabla haciendo clic con el botón de-
recho del ratón sobre cualquier parte vacía del área del documento que contiene
la consulta. Selecciónela en el menú contextual.
123
Si necesita introducir más de un criterio de selección para un mismo campo es necesario utilizar
los operadores lógicos Y y O para anidar dichos criterios de selección.
Si lo que queremos es que se cumplan todos los criterios de un campo a la vez utilizaremos el
operador Y y si lo que deseamos es que se cumpla uno u otro utilizaremos el operador O.
Hacer una consulta, sobre la tabla Artículos, que liste todos los TÍTULOS de las películas que sean
de TIPO Clásico o Western.
En este caso podemos hacer uso del operador O o bien utilizar el apartado O que está
debajo del apartado Criterios:
Supongamos que deseamos añadir un nuevo criterio para el campo TÍTULO, por ejemplo que
124
sean películas TIPO Clásico o Western o películas cuyo título comience por “L”.
Hacer una consulta, sobre la tabla Artículos, que liste todos los TÍTULOS de las películas cuyo
precio esté comprendido entre los 5€ y los 8€. En este caso utilizaremos el operador Y ya que
queremos que se cumplan las dos condiciones a la vez.
Resultado
Selecciona los elementos cuyo valor esté dentro de la lista de valores. Los valores podrán ser
125
numéricos o no, teniendo en cuenta que si el campo es de tipo texto, el valor se deberá escribir
entrecomillado.
Hacer una consulta, sobre la tabla Artículos, que seleccione los TÍTULOS de las películas cuya
DURACIÓN sea de 90 o 100 minutos.
También:
Aula Mentor
Resultado
126
Selecciona los registros cuyos valores están comprendidos entre el valor inicial y el valor final
indicado, ambos inclusive.
Hacer una consulta, sobre la tabla Artículos, que seleccione los TÍTULOS de las películas cuya
DURACIÓN esté entre 90 y 100 minutos.
También:
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013
Resultado
127
El añadir el operador Negado delante de una expresión hace que se seleccionen los valores que
no cumplan la expresión que se indica en el campo.
Hacer una consulta, sobre la tabla Artículos, que seleccione los TÍTULOS de las películas cuya
DURACIÓN no esté entre 90 y 100 minutos.
Resultado
Hacer una consulta, sobre la tabla Artículos, que seleccione los TÍTULOS de las películas cuya
DURACIÓN no sea ni 90 ni 100 minutos.
128
1. Cree una consulta en modo Diseño y seleccione la tabla Artículos.
2. En el apartado Criterios del campo DURACIÓN, escriba la expresión NoEs (In
(90;100))
También:
Resultado
Puede ser usado en cualquier tipo de datos. Sirve para buscar registros que tengan un determinado
campo vacío, sin valor, es decir, nulo.
129
Aula Mentor
Nota:
Hacer una consulta, sobre la tabla Artículos, cuyo CÓDIGO comience por BE o por WE, los
campos que se mostrarán serán el TÍTULO, TIPO y DURACIÓN. El resultado aparecerá ordenado
ascendentemente por el campo TÍTULO. El campo código no se mostrará, sólo lo usaremos para
realizar la Selección.
130
Resultado
Modificar la consulta para que las películas que aparezcan, además de mostrar lo anteriormente
solicitado, muestre sólo las películas que tengan una imagen en el campo carátula.
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013
Supongamos que ahora desea mostrar los TÍTULOS de las películas de Suspense; con lo 131
aprendido hasta ahora, creará una nueva consulta, idéntica a la anterior, pero escribiendo en
el apartado Criterios del campo GÉNERO “Suspense”, esta solución no parece demasiado
adecuada, ya que para cada género se debería crear una nueva consulta; hay otra opción que
en estos casos es la más adecuada, utilizar parámetros. Utilizando parámetros en el apartado
Criterios, conseguiremos que cada vez que se ejecute una consulta, aparezca una ventana
solicitando el valor que se quiere dar al campo donde se encuentra el parámetro, de esta
manera construiremos una consulta que nos servirá para mostrar los TÍTULOS de las películas
de cualquier género.
Hacer una consulta, sobre la tabla Artículos que liste los TÍTULOS de las películas de un
determinado GÉNERO. Usar parámetros para introducir el valor del TIPO.
Nota:
El nombre debe ser el mismo que pusimos en el apartado Criterios del campo
pero sin los corchetes.
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013
5. Ejecute la consulta. Aparecerá una ventana pidiéndole el valor que quiere que tome el
parámetro para el campo donde está definido (hemos introducido el valor Clásico).
133
Resultado
Aula Mentor
Hacer una consulta, sobre la tabla Artículos que liste los TÍTULOS de las películas de cualquier
DIRECTOR y cualquier GÉNERO. Usar parámetros para introducir los valores de DIRECTOR y de
TIPO.
134
4. Ejecute la consulta. Observará que al ejecutarla le pide que introduzca primero un valor
para el campo DIRECTOR y después un valor para el campo TIPO.
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013
El resultado de la consulta serán los registros cuyos valores en el campo DIRECTOR y TIPO
coincidan con los introducidos en los parámetros correspondientes.
De esta forma hemos realizado una consulta que nos servirá para cualquier DIRECTOR y para
cualquier TIPO de películas.
135
Importante:
Para que la información que muestre la consulta sea correcta, las tablas que con-
tengan campos con los mismos valores tienen que estar relacionadas.
Para crear una consulta donde la información esté contenida en más de una tabla seguiremos
los siguientes pasos:
- Pulsar la tecla Mayúsculas a la vez que pulsamos el nombre de la tabla, de esta forma que-
darán marcadas todas las tablas consecutivas entre la primera y la segunda selección.
- Si lo que desea es seleccionar varias tablas alternas, seleccione las distintas tablas mantenien-
do pulsada la tecla Ctrl.
- También puede seleccionar una a una cada una de las tablas y pulsar sobre el botón
136 .
3. Una vez agregadas las tablas, nos aparecerán en la ventana de Diseño de consulta de
la forma:
Si, por cualquier motivo, necesita incorporar una nueva tabla a la consulta recuerde que sólo
tiene que abrir la ventana de Mostrar tabla:
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013
4. Los siguientes pasos son los propios de cualquier consulta vista hasta ahora.
Hacer una consulta donde se listen los TÍTULOS de las películas alquiladas por los socios. Los
datos que se deberán mostrar son: TÍTULO de la película, NOMBRE y APELLIDOS del socio, la
FECHA DE ALQUILER así como el campo DEVUELTO.
IMPORTANTE: Las tablas deben estar bien relacionadas, de lo contrario, el resultado no será el
correcto.
1. Cree una consulta en modo Diseño y seleccione las tabla Artículos, Socios y Alqui-
leres.
137
Resultado
Modifique el ejercicio anterior para que el listado de las películas alquiladas sea para un
determinado socio (esto nos está indicando que deberemos utilizar un parámetro para el campo
SOCIO de la tabla Alquileres que es el valor que relaciona las tablas Socios y Alquileres)
IMPORTANTE: Las tablas deben estar bien relacionadas, de lo contrario el resultado será erróneo.
1. Cree una consulta en modo Diseño y seleccione las tabla Artículos, Socios y Alquileres.
138 2. Seleccione los campos indicados en la siguiente imagen, y escriba el parámetro en el
apartado Criterios del campo socio de la tabla Alquileres.
No está activado el cuadro de verificación del apartado Mostrar. Así pues, cuando se ejecute la
consulta, el campo Socio no se mostrará. Este campo sólo lo utilizamos para crear la consulta
con las especificaciones del enunciado.
3. Defina el parámetro en la ventana Parámetros de la consulta, para realizar este paso
4. Ejecute la consulta, por ejemplo con el valor del parámetro Socio:
139
Resultado
140 Con este tipo de consultas se puede saber, por ejemplo, la cantidad de veces que ha sido
alquilada una película, cuál es el valor total de las películas, cuál es la película más veces
alquilada o vendida, cuál ha sido la adquisición más cara…
9.1 Suma
Suma los elementos de una columna. Sólo para columnas con valores numéricos o moneda.
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013
Cree una consulta que muestre el total de las películas para alquiler y para venta.
Resultado
141
¿Cuál hubiera sido el resultado si quisiera agruparlo por tipo (género) de películas?
Resultado
La suma de las películas en alquiler y las películas en venta están grupadas por tipo, así que el
resultado es el número total de películas en alquiler y en venta del género Bélica, del género
Clásico, …
Aula Mentor
9.2 Promedio
Calcula el valor medio de una columna. La columna debe contener datos numéricos, de
moneda o de fecha y hora.
9.3 Cuenta
Cree una consulta que cuente el número de veces que se ha alquilado una película. El resultado
de la consulta deberá mostrar el TÍTULO de la película y el número de veces que se ha alquilado.
1. Cree una consulta en modo Diseño y seleccione las tablas Artículos y Alquileres. Las
tablas deberán estar relacionadas.
Resultado
9.4 Máximo
Devuelve el elemento de mayor valor. Si el campo es de tipo texto, el mayor valor es el último
valor alfabético y Access no distingue mayúsculas de minúsculas.
9.5 Mínimo
Devuelve el elemento de menor valor. Si el campo es de tipo texto, el menor valor es el primer
valor alfabético y Access no distingue mayúsculas de minúsculas.
143
Consulta que dé como resultado el PRECIO de la película más cara y la más barata.
3. Seleccione:
Resultado
Resultado
144
Mide el grado de dispersión de los valores con respecto a un promedio (una media). Para
campos con valores numéricos.
9.7 Varianza
Mide la varianza estadística de todos los valores de la columna. Esta función se puede usar
únicamente con datos numéricos y monetarios. Si la tabla contiene menos de dos filas, Access
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013
Para consultas de un sólo campo indica cuál es el primer y el último registro introducido en la
tabla. Si en la consulta aparece más de un campo, si hay valores repetidos sólo aparecerán los
que se han introducido en primero o en último lugar para cada grupo de valores repetidos.
Cree una consulta que muestre el último registro introducido en la tabla Artículos.
145
Resultado
Seleccione la función Agrupar por en todos los campos excepto en el campo código que
continúe con Último.
¡No intente agrupar por el campo Caratula porque aparecerá este mensaje!
146
9.9 Dónde
Esta opción hay que seleccionarla cuando indiquemos algún criterio de selección para el campo.
Nota:
Access no puede mostrar el campo para el que se ha especificado la opción Don-
de en el apartado Total. Si se fija, al seleccionar Donde se desactiva la casilla del
apartado Mostrar.
1. Cree una consulta en modo Diseño y seleccione las tablas Artículos y Alquileres.
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013
O también:
147
Nota:
El valor especificado en el apartado Criterios hay que escribirlo tal como esté en la
tabla (incluido mayúsculas y minúsculas).
Resultado
Aula Mentor
Suponga, por ejemplo, que desea saber cuántos días han transcurrido desde el día de alquiler y
el día de devolución de una película, esta información no está en ninguna tabla. Podemos, sin
embargo, construir una consulta y añadir un campo calculado que haga la operación de restar
el día de alquiler (campo Fecha alquiler de tabla Alquileres) y el día de devolución (campo
Fecha devolución de tabla Alquileres). Vea el ejemplo siguiente.
Cree una consulta que muestre cuántos días se han tenido en alquiler cada una de las películas.
1. Cree una consulta en modo Diseño y seleccione las tablas Artículos y Alquileres.
2. Seleccione los campos TÍTULO de la tabla Artículos y FECHAALQUILER y FECHA-
DEVOLUCIÓN de la tabla Alquileres.
3. Posicione el cursor en el apartado Campo en una columna en blanco de la consulta y
pulse sobre él con el botón derecho del ratón; aparece el siguiente menú:
148
4. Pulse sobre para generar la expresión que creará el contenido del nuevo
campo.
5. Aparece una nueva ventana donde deberemos elegir los campos y la operación que
queremos realizar con ellos. Para ello abrimos la carpeta Tablas y pulsamos sobre la tabla
Alquileres:
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013
Deberá pulsar sobre , luego pulse sobre la tecla – y finalmente pulse sobre
con esto se conseguirá escribir la expresión:
El nombre Expr1 puede ser modificado y ponerle un nombre más identificativo, cambiaremos
Expr1 por Días En Alquiler, éste será el nombre que aparezca identificando al campo calculado,
al ejecutar la consulta.
Resultado
150
Los campos calculados se pueden utilizar como información para realizar otras consultas.
Cree una consulta en modo Diseño y seleccione las tabla Artículos y Alquileres para mostrar el
alquiler de las películas de más de 7 días. Mostrar el TÍTULO de la Película.
Resultado
151
Imagine que además de los campos DÍAS EN ALQUILER y TÍTULO, deseamos que aparezca
el campo DIRECTOR; dicho campo se encuentra en la tabla Artículos, no en la consulta que
estamos utilizando como base para hacer este ejemplo, así que deberá añadir esta tabla a la
consulta que estamos diseñando. Recuerde que para mostrar las
tablas puede utilizar el icono y añada la tabla Artículos. Seleccione los campos que se
indican:
Aula Mentor
152
¿Por qué ha ocurrido ésto? Porque no hay ningún tipo de relación entre la consulta y la tabla de
donde sacamos la información.
¿Cómo relacionamos una consulta y una tabla? En la ventana de diseño de la consulta que
estamos diseñando seleccione el campo TÍTULO de la consulta y llévelo hasta el mismo campo
de la tabla Artículos.
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013
Una vez creada la relación, realice un doble clic sobre ella para seleccionar el tipo de combinación.
153
ACCESS lleva incorporadas diferentes funciones que le ayudaran a construir campos calculados,
estas funciones sirven para manipular texto, fechas, etc.
Cree una consulta que muestre el mes en el que se han alquilado las películas. Mostraremos los
campos TÍTULO de la película, NOMBRE y APELLIDOS del Socio, FECHA DE ALQUILER y el nuevo
campo calculado donde se muestre sólo el mes de Alquiler de la película.
1. Cree una consulta en modo Diseño y seleccione las tablas Alquileres, Artículos y
Socios.
2. Seleccione los campos TÍTULO, NOMBREAPELLIDOS y FECHA DE ALQUILER de
154 las tablas correspondientes.
3. Posicione el cursor en el apartado Campo de una columna en blanco y pulse, so-
bre él, con el botón derecho del ratón. En el menú emergente, seleccione la opción
.
4. En la ventana de Generador de Expresiones, abra la carpeta Funciones Incorporadas
y seleccione el grupo de funciones Fecha/Hora:
6. Realice un doble clic para hacer que esta función aparezca en el cuadro de texto que
hay en la parte superior de la ventana Generador de Expresiones y así poder trabajar
con ella. Aparecerá de la forma: Mes («fecha»); ahora habrá que sustituir «fecha» por
el campo FECHAALQUILER de la tabla Alquileres; para ello, despliegue la carpeta
155
7. Cambie el nombre del campo calculado Expr1 por el de Mes en Alquiler.
Resultado
156
Utilizando la consulta del Ejemplo anterior crear una nueva consulta para que en lugar de que
aparezca el número del mes en el que se alquiló la película, aparezca el nombre del mes.
Utilizaremos como valor base el campo calculado Mes en alquiler del ejemplo anterior y a
este campo le aplicaremos la función NombreMes(mes;abreviate) a la que le pasaremos como
parámetro el valor del campo calculado Mes en alquiler.
- FECHA DE ALQUILER
- NOMBRE DEL MES en el que se alquiló la película.
157
Resultado
Esta función, permite escoger el resultado o la operación ha realizar en una columna calculada,
en función del contenido de otra columna. La expresión general para la función es:
158 Realizar una consulta que muestre el mensaje “Sin penalización” si el número de días que ha
tenido alquilada una película no excede de 7 y un mensaje indicando el número de días en los
que no podrá alquilar una película, este número se realizará según el siguiente cálculo:
Resultado
Si quisiéramos que apareciera la palabra días junto con los días de penalización, es decir, en el
resultado anterior, en el único registro que tiene penalización apareciera 20 días en lugar de
20; tendríamos que concatenar el texto días al resultado de la operación.
Aula Mentor
160
Módulo 3. U8. Consultas utilizando en asistente
161
En esta unidad didáctica aprenderemos a crear consultas de forma fácil y rápida utilizando los
asistentes que nos proporciona Access.
1. Introducción
Para crear una consulta utilizando cualquiera de los asistentes siga los siguientes pasos:
162
1.1.1 Asistente para consultas sencillas
El Asistente para consultas sencillas permite hacer rápidamente consultas de detalle (consultas
sencillas donde sólo seleccione los campos que desea visualizar de la tabla sin ningún tipo de
criterio de selección) o resumen (consultas de Totales).
Una consulta de referencias cruzadas muestra resúmenes de datos en formato cartesiano. Muestra
sumas, promedios, etc. agrupados sobre valores que se muestran en la fila superior y la columna
de la izquierda.
Este tipo de consultas permite localizar valores repetidos dentro un campo de una tabla o de
una consulta.
163
3. Aparece la ventana donde deberá elegir la tabla sobre la que se realiza la consulta y
los campos que desea incluir; para ello seleccione los campos, uno a uno, de la lista de
campos disponibles y pulse sobre el icono . Si lo que desea es seleccionar todos los
campos de la tabla, pulse sobre el icono . Una vez seleccionados los campos, pulse
sobre .
Aula Mentor
4. Seleccionar el tipo de consulta que desea. Esta opción sólo aparecerá si ha selecciona-
do algún campo de tipo numérico.
164
Creen una consulta, utilizando el asistente para consultas sencillas que muestre los campos
Título, Tipo y Precio de la tabla Artículos.
165
3. El asistente solicita el tipo de consulta que deseamos (Detalle o Resumen). Seleccione
Detalle y pulse .
4. Guarde la consulta con el título EjemploGuiado8_1. En esta misma ventana, Access
nos pregunta si deseamos ver el resultado de la consulta o deseamos abrir la consulta en
modo Diseño (modo en el que hemos estado trabajando en la Unidad 7).
. Esta opción es útil cuando queremos realizar operaciones con los campos numéricos
de la tabla (sumar los valores de un campo, obtener el valor máximo o mínimo, calcular el
166
promedio de un campo).
Módulo 3. U8. Consultas utilizando en asistente
Nota:
167
En la ventana de opciones de resumen sólo se presentarán los campos nu-
méricos.
Resultado
168
Resultado
Deberemos crear una nueva consulta en modo Diseño en la que formarán parte la tabla Artículos
y la consulta que acabamos de crear (EjemploGuiado8_2). La nueva consulta quedará de la
forma:
Módulo 3. U8. Consultas utilizando en asistente
El campo PRECIO de la tabla Alquileres deberá ser igual al campo Máx de PRECIO creado
en la consulta EjemploGuiado8_2
Resultado 169
Cree una consulta de referencias cruzadas que muestre las ciudades y ocupación de los registros
de la tabla Socios.
Aparece un cuadro similar al anterior donde tendrá que indicar el campo de encabezado de las
columnas. Seleccione el campo OCUPACIÓN y pulse botón .
171
5. Elija el campo con el que se va a operar para mostrar el resultado de dicha operación
en la intersección de cada una de las filas y columnas. Escoja el campo NIFSOCIO de la
lista Campos y función Cuenta de la lista Funciones. Pulse sobre botón .
Aula Mentor
Resultado
Cree una consulta que muestre el TIPO y los directores de la tabla Artículos.
4. Seleccione el campo cuyos valores desea que sea aparezcan como cabecera de cada
una de las columnas de la tabla resultante.
5. Seleccione el campo DIRECTOR y pulse .
Módulo 3. U8. Consultas utilizando en asistente
6. Seleccione el campo CÓDIGO y la función Cuenta ya que lo que quiere es contar el
número de directores que trabajan en un determinado género de películas.
Para que aparezca la columna que nos muestre el número de directores que trabajan cada uno 173
de los géneros cinematográfico deberemos seleccionar la casilla de verificación:
Cree una consulta de referencias cruzadas que muestre cuántas veces se ha alquilado cada una
de las películas por ciudad.
174 Esta consulta tiene que basarse en otra puesto que los campos que necesitamos se encuentran en
varias tablas (Alquileres, Socios y Artículos).
Nota:
Para que una consulta pueda utilizarse como partida para otra consulta de referen-
cias cruzadas, al menos deberá tener 3 campos numéricos, de fecha o de texto.
1. Lo primero que tenemos que hacer es realizar la consulta que muestre las películas que
se han alquilado en una determinada ciudad (suponemos que cada socio alquila en su ciu-
dad). La consulta la realizaremos en modo Diseño y quedaría de la siguiente manera:
Módulo 3. U8. Consultas utilizando en asistente
Resultado
Son como las consultas de Totales en las que se agrupa por un campo y se utiliza la función
Cuenta en otro, pero a diferencia de la consulta de Totales, en la consulta de búsqueda de
duplicados, aparecen los valores que están repetidos pero no aparece ninguna columna que
indique el número de veces que se repite dicho valor.
Aula Mentor
Nota:
Los valores que aparecen una sóla vez no se mostrarán en el resultado de la con-
sultas, sólo aparecen registros con valores repetidos en el campo que se le indi-
que.
Cree una consulta en la que se muestren las películas que se han alquilado en más de una
ocasión.
Resultado
Realice una consulta en la que se muestren las películas que aún no se han alquilado. Los datos
que aparecerán en el resultado de la consulta serán TÍTULO, DIRECTOR y TIPO (género). 177
2. Seleccione la tabla donde se encuentran todos los Artículos. Seleccione la tabla
Aula Mentor
Artículos y pulse .
3. Seleccione la tabla donde están los registros que queremos relacionar con los del apar-
tado. Seleccione la tabla Alquileres y pulse sobre .
4. Seleccione qué campos son los que deseamos relacionar, deberán ser campos que
contengan los mismos datos. En nuestro caso serán los campos CÓDIGO de la tabla Ar-
tículos y el campo ARTÍCULO de la tabla Alquileres.
178
5. Seleccione los campos que desea que aparezcan al ejecutar la consulta que estamos
realizando. Elija los campos TÍTULO, DIRECTOR y TIPO. Pulse .
Módulo 3. U8. Consultas utilizando en asistente
Resultado 179
Aula Mentor
180
Estas consultas nos permitirán crear tablas a partir de la información contenida en otras y añadir,
actualizar o eliminar registros.
1. Introducción
Estas consultas nos permitirán crear nuevas tablas a partir de información contenida en otras
ya existentes o manipular la información contenida en las mismas. No podremos añadir nuevos
campos ni modificar el tipo u otros detalles de la definición de los campos.
Para crear este tipo de consulta, lo primero que tendremos que hacer será crear una consulta
en modo Diseño. Recuerde que para crear una consulta en modo Diseño deberá pulsar sobre
Consulta para crear una nueva tabla a partir de los datos recogidos de otras tablas, de la
misma o de otra base de datos.
Consulta para añadir nuevos registros a una tabla procedentes de otras tablas.
Consulta para actualizar los valores de uno o más campos de una tabla.
Realice una consulta que cree una tabla con todas las películas de Pedro Almodóvar.
5. Indicaremos en qué base de datos deseamos almacenar la nueva tabla; las opciones
son: en la base de datos con la que estamos trabajando o en otra base de datos, que ya
esté creada, cuya ubicación y nombre deberemos indicar. Seleccione
6. El siguiente paso será elegir qué campos tendrá la nueva tabla y el criterio de selección
utilizado para los registros que contendrá. Elegiremos todos los campos y como criterio de
selección para el campo DIRECTOR pondremos “Pedro Almodóvar”
182
Módulo 3. U9. Consultas para manipulación de tablas
De forma predeterminada, cuando se abre una base de datos que no reside en una ubicación
de confianza, o bien, cuando se opta por no confiar en la base de datos, Access impide la
ejecución de todas las consultas de acción, es decir, las consultas de datos anexados, consultas
de actualización, consultas de eliminación y consultas de creación de tabla.
Si intenta ejecutar una consulta de acción y parece que no sucede nada, compruebe si en la
barra de estado de Access aparece el siguiente mensaje:
Haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar. Vuelva a
ejecutar la consulta.
183
Este mensaje le indica que en la nueva tabla se van a añadir 3 registros, que son los registros
cuyo DIRECTOR es Pedro Almodóvar.
11. Observe que, en el área de exploración aparecerá la tabla creada a partir de la con-
sulta que acabamos de diseñar.
Aula Mentor
184
Realice una consulta que cree una tabla para un determinado TIPO de películas de la tabla
Artículos. Para realizar este ejercicio lo mejor será hacer una consulta genérica que utilice
parámetros, de esta forma una única consulta nos servirá para crear una tabla que contendrá
los registros correspondientes al TIPO introducido para el parámetro en tiempo de ejecución.
5. El siguiente paso será elegir los campos que deseamos tenga la nueva tabla y el criterio
de selección para con los registros. Incluya todos los campos.
185
6. Definimos el parámetro GENERO, para ello, recuerde que deberá pulsar sobre
186
10. ¿Qué ocurre si intenta ejecutar de nuevo la consulta?
Módulo 3. U9. Consultas para manipulación de tablas
Nota:
No se pueden actualizar campos donde haya definida una lista de valores.
188
Este mensaje nos indica que se ha encontrado una fila (registro) donde el campo CIUDAD tiene
el valor Málaga y que se va actualizar al valor MÁLAGA.
Abra la tabla Socios para comprobar el Resultado, después de la actualización tendrá el siguiente
aspecto:
Módulo 3. U9. Consultas para manipulación de tablas
(Esta última operación está entre paréntesis para controlar bien el orden en el que se ejecutarán
190 las operaciones).
Módulo 3. U9. Consultas para manipulación de tablas
191
Cree una consulta que añada los registros de la tabla Socios de CCM, con todos sus campos, de la
base de datos VideoClub sucursal CCM 2013 a la tabla Socios de la base de datos VideoClub2013
(con la que hemos estamos trabajando).
1. Abra la base de datos VideoClub sucursal CCM 2013 que podrá encontrar en la op-
ción Mesa del Alumno, en la pestaña Materiales de apoyo, en el Módulo 3.
2. Cree una consulta en modo Diseño.
3. Seleccione la tabla Socios de CCM y cierre la ventana Mostrar tabla.
193
Si ve ese mensaje, siga este procedimiento para habilitar el contenido bloqueado: haga clic en
Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.
8. Vuelva a ejecutar la consulta por segunda vez. Le aparecerá el siguiente aviso:
Aula Mentor
9. Pulse sobre el botón Sí para añadir las 3 filas de la tabla Socios de CCM a la tabla So-
cios. Pero Access no podrá porque se añadieron cuando se ejecutó la consulta la primera
vez y aparecerá este mensaje:
10. Abra la base de datos VideoClub2013 para comprobar que la tabla Socios contiene
3 registros nuevos.
194
Cree una consulta de Actualización que añada los registros de la tabla Alquileres de CCM
(de la base de datos videoclub sucursal CCM 2013) a la tabla Alquileres (de la base de datos
VideoClub2013) pero sólo se añadirán los registros de los socios de Toledo.
Lo primero que haremos será importar las tablas Alquileres de CCM y Socios de CCM a la
Módulo 3. U9. Consultas para manipulación de tablas
195
3. Busque la base de datos videoclub sucursal CCM 2013 utilizando el botón Exami-
nar.
4. En la pantalla de Importar objetos, seleccione las dos tablas (Alquileres de CCM y
Socios de CCM).
Aula Mentor
196
5. Compruebe que aparecen las dos tablas como objetos de la base de datos activa.
6. Si no lo están ya, relacione las dos tablas que ha importado, recuerde que deberá usar
la herramienta .
Módulo 3. U9. Consultas para manipulación de tablas
7. Cree una consulta en modo Diseño y seleccione la tabla Socios de CCM y Alquileres
de CCM y cierre la ventana Mostrar tabla.
197
12. Ejecute la consulta y aparecerá en pantalla un aviso que le indicará que se van a ane-
xar 5 registros. Pulse Sí para seguir con la ejecución.
13. Abra la tabla Alquileres y compruebe que se han añadido los registros correspon-
dientes a los alquileres de CCM de los socios de Toledo (en la tabla Alquileres aparecerá
un total de 14 registros).
Aula Mentor
Resultado
199
7. Abra la base de datos VídeoClub2013 y compruebe que en la tabla Alquileres están
los registros anexados.
Cree una consulta que elimine de la tabla Alquileres los registros de los socios de Toledo.
Necesitamos un criterio para eliminar sólo los registros que necesitamos. Fíjese que en el campo
IDENTIFICADORALQUILER de todos los registros que queremos eliminar, el segundo carácter es
un 2 luego podemos utilizar el criterio: Como ‘?2*’
Aula Mentor
200
202
Conoceremos todos los posibles controles que pueden aparecer en un formulario. Aprenderemos
a crear formularios automáticos y utilizando los asistentes que ofrece Access. Finalmente veremos
cómo crear formularios en modo Diseño.
1. Introducción
Los formularios son pantallas que contienen campos de datos procedentes de las tablas. Los
formularios se utilizan fundamentalmente para ver, introducir y modificar la información
contenida en una base de datos, en definitiva, para gestionar registros de una tabla o consulta.
Cuando se prepara un formulario para trabajar con registros, cada campo de la tabla se asocia a
un control del formulario. El control más común es el cuadro de texto. Son también habituales:
las listas de valores y los cuadros combinados (estos controles dependerán de cómo estén
definidos los campos asociados en la tabla).
El diseño de un formulario puede ser manual, aunque, lo más cómodo y rápido es utilizar los
asistentes que nos ofrece Access y retocarlos posteriormente (si queremos variar algún aspecto
del formulario).
En la solapa está el grupo con las diferentes opciones para crear formularios:
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I
A continuación veremos una breve descripción de los tipos de formularios que ofrece Access
2013:
203
• Puede ser una forma muy rápida de crear un formulario, especialmente si
está pensando en incluir sólo unos pocos campos.
Al crear los formularios con estos controles, Access tendrá en cuenta la tabla seleccionada, que
será la tabla de trabajo del nuevo formulario.
será así:
205
206
Pulsando sobre el fondo del formulario con el botón derecho del ratón nos
aparece un menú que entre otras opciones, muestra todas las partes que podemos visualizar en
un formulario:
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I
207
- REGLA Y CUADRÍCULA: Nos ayudarán a situar fácilmente los controles.
208
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I
Al visualizar el formulario en vista preliminar aparecen nuevas herramientas que nos ayudará a
configurar el aspecto final del formulario.
210
• Se visualizará las etiquetas y el contenido de los campos así
como los encabezados y pie de página.
PIE DE FORMULARIO. En este apartado se escribirá el texto que quiere que aparezca al
final del formulario. Este apartado sólo será visible si visualiza el formulario en modo
no en vista preliminar .
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I
2.4 Controles
Se denomina control a cada uno de los elementos que forman un formulario. Si crea un formulario
en modo Diseño las herramientas para crear controles serán las siguientes:
- Menú contextual.
211
- Herramientas de diseño.
Aula Mentor
Para obtener los controles que se encuentran ocultos pulsar sobre la barra de desplazamiento.
- Controles dependientes. Controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o una
consulta.
- Controles independientes. La información que muestran estos controles no procede de las
tablas o consultas.
- Controles calculados. Controles cuyo origen de datos es una expresión.
Etiqueta: permite visualizar un texto fijo, este texto se escribirá directamente dentro del
control o en su propiedad Título.
Grupo de opciones: se utiliza para presentar una serie de opciones de las que sólo se
puede seleccionar una a la vez. Un grupo de opciones consta de un marco de grupo y de un
Botón de alternar: utilizado para presentar un campo de tipo Sí/No, este control aparecerá
presionado para el valor Sí, de lo contrario, representará al valor No.
Casilla de verificación. Este control es muy útil para presentar un campo de tipo Sí/No,
este control aparecerá marcado para el valor Sí y sin marcar para representar el valor No.
Botón de opción: control muy utilizado para presentar un campo de tipo Sí/No, este 213
control aparecerá seleccionado para el valor Sí y sin seleccionar para representar el valor No.
Cuadro combinado: este control mostrará los valores de una lista. En el control se
visualizará sólo un valor de la lista pero si desea ver todos los elementos de la lista deberá
desplegarla pulsando sobre la flecha del control. Al crear este control se le abrirá un asistente
que le ayudará a definirlo.
Cuadro de lista: este control tiene la misma finalidad que el cuadro combinado pero con la
diferencia que en el cuadro de lista se muestran todos los valores de la lista. Al crear este control
se le abrirá un asistente que le ayudará a definirlo.
Botón: al pulsar sobre este control se ejecutará una acción. Al crear este control se le abrirá
un asistente que le ayudará a definir la acción (abrir otro formulario, ejecutar macro, operar con
un registro…).
Salto de página: la acción de este control no tiene efecto al visualizar el formulario en vista
Formulario, sí al visualizar el formulario, al imprimir o en vista preliminar.
Control ficha: este control nos ayudará a organizar la información que se presenta en el
formulario.
Más controles: al pulsar sobre este icono, se desplegará una lista con otros
controles que podrá asociar al formulario.
Las operaciones que se pueden realizar sobre un control son accesibles desde su menú contextual
(al pulsar el botón derecho del ratón).
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I
215
- Mantener pulsada la tecla mayúscula a la vez que seleccionamos con el ratón cada uno de
los controles.
- Teniendo pulsado el botón izquierdo del ratón dibuje un recuadro abarcando los controles
que queremos seleccionar.
Nota:
Si desea seleccionar más de un control, mantenga pulsada la tecla mayúscula a la
vez que selecciona el control.
Aula Mentor
Si lo que queremos es que el control esté asociado a un campo, lo mejor será pulsar sobre el icono
Si lo que desea es añadir un control que no esté asociado a ningún campo: seleccione el control
en la barra de herramientas, sitúe el ratón en el área de diseño del formulario y teniendo pulsado
el ratón con el botón izquierdo, realice un recuadro del tamaño que desea tenga el control.
Lo primero será seleccionar el control y aparecerán alrededor recuadros negros de dos tamaños
y líneas.
216
Para alinear varios controles debe seleccionarlos. Pulse con el botón derecho del ratón sobre la
Si sólo está seleccionado un control, las opciones de alineación se reducen a sólo poder elegir
alinear .
217
Ajusta el tamaño del control al texto que contiene.
Se puede acceder a las propiedades del control mediante el menú contextual. Eligiendo la última
218
219
En el menú contextual asociado a los controles cuadro de texto, lista de valores y cuadro
combinado, tendremos la opción de variar el formato del control según su estado. Para realizar
220
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I
Las propiedades de un control sirven para especificar sus características. Cada tipo de control
tiene unas propiedades que lo definen.
221
Para ver las propiedades de un determinado control tiene dos opciones:
1. Seleccione el control y pulse con el botón derecho sobre él. En el menú que se despliega
(menú contextual), seleccionar la opción .
En este apartado tendremos propiedades que se refieren al origen de los datos y a las
especificaciones de estos.
Utilizando el asistente para formularios, cree un formulario para gestionar los registros de la
tabla Artículos. En el formulario aparecerán todos los campos de la tabla.
1. Seleccione .
2. En la primera ventana del asistente elegiremos la tabla que será origen de los datos del
formulario. En nuestro caso, la tabla Artículos y seleccione todos los campos. Ayudándo-
nos del icono pasaremos todos los campos de la columna Campos disponibles
a la de Campos seleccionados.
223
Resultado
224
Algunas de las operaciones que podemos realizar con los registros del formulario están
reflejadas en los grupos , , de la pestaña en la vista
.
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I
En la barra de acceso rápido, si desea deshacer los cambios realizados sobre un registro.
Resultado
226
Resultado
227
Resultado
228
1. Seleccione .
2. Aparece un formulario con el siguiente aspecto:
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I
3. Lo primero que tendremos que hacer es pulsar sobre el icono para hacer
visible los campos disponibles en la tabla seleccionada. Aparecerá la siguiente pantalla 229
mostrando los campos.
Aula Mentor
4. Para añadir campos al formulario, realice un doble clic sobre el campo o seleccione
el campo y arrástrelo hacia el lugar del formulario donde quiera ubicarlo. Dependiendo
del tipo de datos del campo y sus características, aparecerá automáticamente una caja de
texto, un cuadro para acoger una imagen, una lista desplegable,…
5. Una vez que el campo esté sobre el formulario, podrá desplazarlo de lugar o cambiar
su tamaño ayudándose de los cuadros que rodean tanto a la etiqueta como a la caja de
texto que va a contener el valor del campo.
Las etiquetas que acompañan a la caja de texto que contendrá el valor del campo, aparecerán
con el nombre que le hemos dado a dicho campo en la tabla. Este nombre puede ser modificado
y para ello sólo hay que situar el cursor sobre el texto y cambiarlo. Las etiquetas que acompañan
a los campos no son imprescindibles, pueden ser eliminadas pero sirven para identificar al
campo.
230
El nombre que aparece dentro de la caja de texto del campo sólo se ve en modo Diseño, en
cuanto veamos el formulario en modo Presentación o vista Formulario, el valor que aparecerá
será el que corresponda al campo.
Vista Formulario
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I
Vista Diseño
Tanto en los formularios creados con el asistente como en los formularios automáticos vemos que
el contenido de las etiquetas no aparecen completos, ¿cómo podemos modificar un formulario?
Trabajando con él en modo Diseño. 231
Para dar forzmato a un formulario ya creado éste deberá estar en modo Diseño.
Abra el formulario resultante del Ejemplo Guiado 10.1 y realice las siguientes modificaciones:
1. Ponga como color de fondo del Encabezado del formulario un verde claro.
2. Cambie el texto Código del Artículo por CÓDIGO.
3. Introduzca la imagen “logoArtículos” en el encabezado.
4. Ponga en el encabezado la fecha y hora actual.
5. Introduzca la fecha actual en el encabezado del formulario (se mostrará la fecha
del sistema).
6. Poner los bordes de los cuadros de texto en color negro.
7. Hacer que cuando un campo tenga el foco (esté seleccionado) tenga como color de
fuente el color Rojo y negrita, y que el color del fondo de la caja sea gris.
8. Poner como efecto especial al campo CARÁTULA sombreado para la imagen.
9. Ponga como color de fondo del formulario el mismo verde que el del encabezado.
Aula Mentor
232
4. Utilizando las opciones del menú contextual: Alinear y Tamaño, y moviendo y cam-
biando el tamaño de los campos con el ratón realice un diseño similar al mostrado a
continuación.
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I
5. Pulse sobre el icono y dibuje un recuadro sobre el área del encabezado arrastran-
do el ratón, aparecerá una pantalla:
233
6. Busque la imagen, selecciónela y para finalizar pulse sobre el botón Aceptar.
Aula Mentor
7. Seleccione la opción Fecha y hora. Aparecerá la ventana de Fecha y Hora. Pulse
Aceptar.
234
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I
8. Seleccione todos los campos, pulse sobre el icono del menú contex-
tual, y elija el color negro. Se puede realizar este cambio a través de la hoja de propiedades
en la propiedad Color de los bordes.
235
10. Seleccione uno a uno los campos (no etiquetas) del formulario y elija en el menú
contextual del control la opción de
11. Seleccione las opciones que se muestran en la figura. Elija el color de Fuente rojo y
negrita y ponga como color de fondo el color gris.
Aula Mentor
12. Seleccione el campo que contiene la imagen de la carátula, despliegue el menú con-
textual y elija la opción de Efecto especial y luego Efecto especial sombreado.
236
13. Abra el menú contextual pinchando con el ratón sobre una zona visible del fondo del
área de detalle, y seleccione el Color de fondo…
Resultado final
237
Abra el formulario del ejemplo anterior: inserte una película de Flash ‘ÁlbumLaGranEvasión.
swf’. En el formulario aparecerá el icono predeterminado donde se muestre una Etiqueta que
ponga Álbum de Fotos.
238
4. En la hoja de propiedades del objeto las propiedades activado y bloqueado de la pes-
taña deben estar como se muestran:
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I
Y en la pestaña:
239
5. Para activar la animación visualice el formulario en vista formulario y realice un doble clic
sobre el icono. En la pestaña Formato ponga
Aula Mentor
Resultado
Realice un doble clic para visualizar la película Flash. Para poder visualizar la película deberá
tener instalado en el ordenador el plugin Flash Player o Macromedia Flash.
4. Aparecerá el formulario con una ventana simulando un documento de Word y las he-
rramientas de Word. Como tipo de letra para el documento elegiremos la Century Gothic
de 10, la justificación del texto será completa y el color de la fuente azul.
5. Realice un clic sobre el fondo del formulario para dar por finalizada la creación del
documento Word.
6. Cree una etiqueta sobre el cuadro del documento que ponga “Sinopsis”. Para ello selec-
cione el control y haga clic donde va a ubicar la etiqueta y arrastre hasta que el recuadro
tenga el tamaño apropiado. El formato de la etiqueta será el siguiente: Fuente Century
Gothic de 12 puntos blanca y negrita (el formato a la fuente se da una vez creada la eti-
queta y con el texto escrito dentro de ella).
7. Para que el borde pase desapercibido, elija transparente como estilo de los bordes en
la hoja de propiedades.
Resultado
241
Nota:
Tanto la animación Flash como el documento de Word que se han añadido al for-
mulario en los dos últimos Ejemplos Guiados, no pertenecen a las tablas. No existe
ningún campo en la tabla Artículos que contengan dichos objetos, son objetos que
están únicamente en el formulario. Al no estar dentro de las tablas, el contenido
de dichos objetos no se actualiza para cada registro, siempre son los mismos para
todos los registros de la tabla.
Supongamos que tenemos un formulario por cada una de las tablas de la base de datos que
se llaman F_NombreDeLatabla. Cree un formulario que sirva para tener acceso al resto de los
formularios de la base de datos.
1. Cree un autoformulario de cada una de las tablas y guarde cada uno de los
formularios como F_nombreDeLatabla (F_Artículos, F_Alquileres, F_Socios, F_Ven-
tas).
242
7. Seleccione el icono del control Botón , posicione el cursor sobre el área de de-
talle del formulario y dibuje un recuadro en el formulario. Si tiene activado el asistente
para controles, automáticamente se activará el asistente para botones de comando que nos
preguntará qué acción desea que ocurra cuando se hace clic sobre el botón.
9. Seleccione el formulario que desea abrir, abriremos F_Artículos. Pulse sobre el botón
Siguiente.
Aula Mentor
244
245
Si se ha fijado el proceso se podría haber acabado en la segunda ventana del asistente, cuando
elegimos el formulario que desea abrir, si hubiéramos pulsado sobre el botón finalizar, Access
hubiera elegido las opciones por defecto para el resto de los pasos.
13. Cree al lado del botón una etiqueta donde ponga Artículos, el texto estará escrito en
el tipo de fuente Century Gothic de 12 puntos, de color negro. Recuerde que para ha-
cer una etiqueta deberá usar el control y dibujar un recuadro en el área de detalle
Aula Mentor
del formulario donde escribirá el texto; una vez escrito el texto le daremos formato.
Si se fija, cuando ha creado la etiqueta Artículos, en la parte superior izquierda de la
etiqueta aparece un triángulo verde , con esto Access nos está indicando que
considera que en esta etiqueta falta algo, él considera que hay un error. Si pulsa sobre el
icono se mostrará el supuesto error:
14. Si desplegamos Access nos ofrece una serie de opciones. Elija la de:
246
15. Repita el proceso desde el punto 6 hasta el 10 para realizar el resto de los botones
(cada uno accederá a un formulario) y las etiquetas correspondientes.
16. Para que todos los botones sean del mismo tamaño, seleccione todos los botones con
la ayuda de la tecla mayúscula o realizando un recuadro con el cursor del ratón alrededor
de los botones, pulse con el botón derecho del botón y seleccione en el menú contextual
la opción y dentro de ésta seleccione las opciones necesarias para que todos
tengan el mismo tamaño y queden correctamente distribuidos en el área de trabajo.
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I
Resultado
247
Modifique el formulario realizado en el Ejemplo guiado 10.9 para añadir un botón donde ponga
Salir y que al pulsarlo cierre la aplicación.
Aula Mentor
248
Ejemplo 10_11
Modifique el formulario realizado en el Ejemplo guiado 10.10 para darle un color azul al
formulario. Inserte una imagen en el formulario .
3. Pulse sobre el control y realice un recuadro del tamaño que desea tenga la ima-
gen, elija la imagen cine.jpg.
Aula Mentor
Si se desea desplazar por los controles del formulario con el tabulador, el orden de tabulación
será, por defecto, el orden en que se han creado los controles. Si desea cambiar este orden elija:
250
Resultado
3. Seleccione
4. Rellene los datos que se muestran en la siguiente figura:
251
Resultado
7. Tiene que generar la expresión que tendrá como resultado el valor del campo TOTAL.
Nota:
Los campos que forman parte de la expresión, deben ser seleccionados del for-
mulario cargado.
253
Nota:
No olvide iniciar la expresión con el signo =, de lo contrario dará error
Resultado
254
Crear un formulario donde tengamos un control Ficha con tres páginas, una llamada Artículos
que nos mostrará todos los campos de la tabla Artículos menos ACTORES, DIRECTOR y CARÁTULA.
Otra llamada Alquileres, que nos mostrará los datos de la tabla alquileres, y la última contendrá
los datos de los campos ACTORES, DIRECTOR y CARÁTULA de la tabla Artículos y se llamará:
Más datos.
256
4. Cambie el nombre de la Página 1, póngale “Artículos”, para ello, seleccione la hoja
de propiedades de la página, pulse sobre la pestaña y escriba en la propiedad
nombre Artículos:
5. Siga los mismos pasos para cambiar el nombre a la Página 2 y póngale el nombre de
“Alquileres”.
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I
6. Agregue una nueva página, a la que llamaremos “Más datos”. Para añadir una nueva
página a la ficha, pulse sobre la ficha con el botón derecho del ratón y seleccione la op-
ción:
257
Ayúdese de las opciones de alinear para que todos los controles queden bien alineados, para
ello, recuerde que deberá seleccionar todos los controles que quiera alinear, pulsar con el botón
derecho y seleccionar la opción alinear.
258
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I
259
Aula Mentor
260
En esta unidad didáctica trabajaremos con subformularios, que nos permitirán ver datos de
tablas que estén relacionadas con el formulario principal. Aprenderemos a personalizar los
formularios mediante la modificación de sus propiedades y crearemos formularios de gráficos.
Cuando dos tablas están relacionadas, tienen datos que puede ser de interés visualizar en una
misma pantalla. Se verán sólo los datos de las tablas que tengan campo común (campos clave).
Los subformularios van dentro del formulario principal, como si se tratase de un control más. Los
subformularios mostrarán información relacionada con la clave primaria del formulario principal.
Módulo 4. U11. Formularios en Access 2013 II
En la figura anterior, en la parte superior vemos un formulario principal que contiene los datos
de la tabla Artículos y en la parte inferior un subformulario donde se presentan los registros 261
asociados de la tabla Alquileres con el código del artículo, es decir, en el subformulario se
muestra los alquileres de la película cuyo registro se está visualizando en el formulario principal.
Crear un formulario donde aparezcan, en el formulario principal cada uno de los registros de la
tabla Socios y en el subformulario los datos de los alquileres realizados por el socio que se muestra
en el formulario principal.
1. Cree un formulario sobre la tabla Socios. Para ello selecciones la tabla Socios y pulse
sobre la herramienta .
Aula Mentor
2. Vamos a cambiar la posición y tamaño de los campos de la tabla Socios que queremos
Para conseguir este aspecto, se han hecho más estrechos los campos, luego se han cortado y
pegado el grupo de campos de la derecha, se han colocado, y finalmente se ha vuelto a ajustar
el ancho de los campos. Por tanto tenemos dos grupos de campos independientes los campos
de cada grupo quedan unidos por el mismo diseño.
Módulo 4. U11. Formularios en Access 2013 II
263
3. Para crear el subformulario, el formulario principal debe estar en vista Diseño; pulse
sobre el icono , realice un recuadro sobre el formulario del tamaño que desea que
tenga el subformulario (aunque ya sabe que el tamaño lo podremos modificar más tarde).
Automáticamente aparecerá el asistente que nos guiará en el diseño del subformulario;
recuerde que para que salte el asistente tiene que tener seleccionado el icono de asistentes
para formularios .
4. Comienza el asistente para subformularios… Lo primero será elegir el origen de los
datos para este subformulario, tenemos dos opciones:
265
Elegiremos la primera opción aunque si optamos por la segunda, eligiendo los campos
NIFSOCIO y SOCIO obtendremos el mismo resultado.
Aula Mentor
Subformulario resultante
Vemos que los campos SOCIOS y ARTÍCULOS del subformulario son demasiado amplios para 267
el valor que contienen, esto es porque, en la tabla Alquileres, estos campos están definidos
como un cuadro de lista, donde se muestran todos los NIF de los socios y los CÓDIGOS de
los artículos. Para cambiar el control Cuadro de lista por un Cuadro de edición, seleccione
el campo, pulse sobre el botón derecho del ratón y seleccione la opción de y
.
Cambie el título del subformulario por Alquileres del socio, con tipo de fuente Arial, a 10
Aula Mentor
puntos y en negrita, para ello, sólo sitúe el cursor del ratón dentro de la etiqueta y sustituya
el texto.
268
Sí, sólo deberemos seleccionar de nuevo el icono para crear subformularios y realizar un
recuadro sobre el área del formulario. Por ejemplo, en el ejemplo guiado anterior podríamos
crear otro subformularios donde se reflejaran las ventas realizadas al socio que aparece en el
formulario principal.
Si al ejemplo anterior le añadiéramos un subformulario que reflejase las ventas que se han
realizado al socio que se muestra en el formulario principal, los pasos serían los mismos que
para incluir el subformulario de Alquileres, pero eligiendo la tabla Ventas y el resultado sería:
269
1. El origen de los subformularios va a ser otro formulario, luego lo primero será crear
los dos formularios que van a ser origen de datos de los subformularios. Crearemos un
formulario, en modo Diseño sobre las tablas correspondientes, para las películas vendidas
y otro para las alquiladas, sólo contendrán cuadros de texto así que si aparece algún cuadro
de lista habrá que cambiarlo por un cuadro de edición. Los formularios de Alquileres y
Aula Mentor
Ventas tendrán todos los campos de las respectivas tablas. Estos formularios no tendrán
encabezado del formulario. Los formularios tendrían un aspecto semejante a:
270
Módulo 4. U11. Formularios en Access 2013 II
2. Creamos el formulario principal en modo Diseño sobre la tabla Artículos e incluimos
sólo el campo TÍTULO y el campo CÓDIGO (los demás campos los eliminaremos) aun-
que sólo haremos visible el campo TÍTULO. La propiedad Visible del campo CÓDIGO
deberá estar a No.
271
Resultado
272
5. El paso siguiente será elegir el campo que vincula el formulario principal y el subfor-
mulario, elegiremos la opción por defecto que es:
Módulo 4. U11. Formularios en Access 2013 II
273
Una posible solución sería mantener el formulario principal y añadirle dos botones uno de
Ventas y otro de Alquileres, cada uno de estos botones abriría el formulario correspondiente.
Pasos:
274
7. Elija los campos cuyos valores coincidan para que se muestren los registros en el for-
mulario. Deberán coincidir los campos CÓDIGO y ARTÍCULO.
Módulo 4. U11. Formularios en Access 2013 II
Siga los mismos pasos que hemos dado para crear el botón de Alquileres para crear el botón
de Ventas.
275
Resultado
Si se abre el menú contextual del botón Alquileres desde la vista Diseño del formulario:
276
Módulo 4. U11. Formularios en Access 2013 II
Si no funcionara correctamente, desde aquí se puede abrir el Generador de Expresiones y crear 277
la expresión de filtro que interese.
Se abrirá el subformulario de Alquieres con un único registro, que es el que coincide con el
código CE001 correspondiente a la película La gran evasión.
Aula Mentor
Crear un formulario principal donde especifiquemos el NIF y el NOMBRE y APELLIDOS del socio
y un subformulario donde se muestre los alquileres realizados por dicho socio, con los campos
SOCIO, ARTÍCULO Y FECHA DE ALQUILER. Dicho Subformulario se creará con el asistente,
1. Cree un formulario en blanco donde visualicemos el NIF del socio y su nombre y ape-
llidos que seleccionaremos de la tabla Socios de la lista de campos en la vista Diseño del
formulario.
Módulo 4. U11. Formularios en Access 2013 II
279
Nota:
280
Si el subformulario tiene como origen de datos otro formulario, no habrá problemas
a la hora de visualizar los botones creados en el subformulario.
1. Cree un formulario con los campos de la tabla Alquileres: SOCIO, ARTÍCULO, FE-
CHA DE ALQUILER y DEVUELTO. Este formulario lo guardaremos como:
Módulo 4. U11. Formularios en Access 2013 II
2. Cree un formulario en blanco donde visualicemos el NIF del socio y su nombre y ape-
llidos que seleccionaremos de la tabla Socios de la lista de campos en la vista Diseño del
formulario. Este formulario lo guardaremos como: EjemploGuiado11_4.
281
Aula Mentor
4. Cree un botón dentro del subformulario que nos permita abrir el formulario que
muestra los datos de los artículos, mostrando sólo los registros cuyo código de artículo
coincida con el código que se muestra en el subformulario.
282
2. Algunas propiedades de los campos de un formulario
Para acceder a la hoja de propiedades de los elementos que componen el formulario, pulsar
Las propiedades de cada uno de los elementos del formulario están clasificadas según el tipo
de propiedad:
En la pestaña están englobadas todas las propiedades del resto de las pestañas.
Dependiendo del tipo de campo que ha seleccionado aparecerán unas propiedades u otras.
Módulo 4. U11. Formularios en Access 2013 II
2.1.1 Datos
En esta pestaña están recogidas todas la propiedades que hacen referencia al contenido
del control, como puede ser el origen de datos para dicho control, si el contenido del control
puede ser o no modificado,…
- Objeto origen: Indica de dónde se obtendrán los datos para ese control (tabla, consulta,
campo de un formulario, resultado de una expresión…).
- Habilitado:
• Sí: permite seleccionar el valor de un campo.
• No: no permite seleccionar el contenido de un campo.
- Bloqueado:
• Sí: se puede modificar el contenido del campo.
• No: no se puede modificar el contenido del campo.
Si el control es una caja de texto, aparecerán las propiedades propias de dicho campo en la
tabla correspondiente en la base de datos (máscara de entrada, valor predeterminado, regla de
validación, texto de validación,…).
Crear un formulario sobre la tabla Artículos. Crear un formulario, en modo Diseño sobre la tabla
Artículos continuación se detallan:
- TÍTULO. Habilitado Sí, Bloqueado Sí
- DIRECTOR. Habilitado No. Bloqueado Sí
- ACTORES. Habilitado Sí. Bloqueado Sí
- GÉNERO (TIPO). Habilitado No. Bloqueado Sí
1. Cree un formulario sobre la tabla Artículos que contenga los campos que se detallan
en el enunciado.
Aula Mentor
2. Visualice el formulario en vista formulario y observe que los campos que tienen la
propiedad Habilitado a No, no reciben enfoque, no se puede seleccionar su contenido.
En los campos cuya propiedad Bloqueado está a Sí no puede ser modificado su valor,
pero si tienen la propiedad Habilitado a Sí, si recibirán enfoque y se podrá seleccionar
su contenido.
285
2.1.2 Formato
En esta pestaña se recogen todas las propiedades que tienen que ver con la estética
y el formato de los elementos del formulario: Barras de desplazamiento (Ambas, Ninguna, Sólo
vertical, Sólo horizontal), Nombre de la fuente, Tamaño de la fuente, Color del texto, Color de
los bordes, Color del fondo, Alineación del texto, …
Aula Mentor
286
Módulo 4. U11. Formularios en Access 2013 II
287
Aula Mentor
288
Si estamos trabajando con un subformulario las características con las que podremos trabajar
serán las siguientes:
Módulo 4. U11. Formularios en Access 2013 II
289
Abra el formulario resultante del Ejemplo guiado 11.4 y modifique las siguientes propiedades de
Formato:
- Subformulario
- Estilo de los bordes: Guiones cortos
- Ancho de los bordes: 2 ptos
- Color de los bordes: azul
- formulario
- Color de fondo: Amarillo claro
Resultado
290
Nota:
Si quisiera cambiar el color de fondo del subformulario tendría que abrir el formu-
lario base para el subformulario de este ejemplo y modificar la propiedad Color de
fondo.
2.1.3 Eventos
Si deseamos que se ejecute un evento para alguna de estas acciones, tendremos que crear un
procedimiento de evento. Para ello podremos elegir alguna de las siguientes opciones (que son
desarrolladas en otra Unidad).
Módulo 4. U11. Formularios en Access 2013 II
294
En esta Unidad aprenderemos a diseñar, crear y dar formato a los informes.
1. Introducción
Un informe sirve para mostrar información, en formato impreso, de tablas o consultas, organizada
y/o resumida de una determinada manera. Además de estos datos, al informe, se pueden añadir
otros elementos estáticos, como pueden ser imágenes, agregar totales, …
Aunque se puede crear un informe de forma totalmente manual, lo más habitual es utilizar el
asistente para crear informes que ofrece Access 2013 y posteriormente, modificarlo (formato,
distribución de los campos, …). Otra forma de obtener un informe es mediante la creación de
un informe automático básico sobre una tabla o consulta de Access.
Se pueden utilizar informes para crear etiquetas postales. Access 2013 ofrece un asistente
específico para esta acción.
Módulo 5. U12. Informes en Access 2013
295
- Encabezado del informe: es el título del informe y sólo aparecerá en la primera página.
- Encabezado de página: encabezado de cada una de las páginas que abarca el informe.
- Encabezado del grupo: es el encabezado que aparece como introducción a cada uno de
los grupos creados en el informe (siempre que se hayan creado grupos para clasificar la in-
formación que se muestra en el informe).
- Detalle: en este apartado se muestran los datos de los campos origen del informe.
- Pie del grupo: habrá un pie por cada una de las agrupaciones realizadas.
- Pie de página: texto que aparece en el pie de cada una de las páginas del informe. Si no se intro-
duce nada, aparecerá, por defecto y situado a la izquierda, la fecha del sistema con el siguiente
formato “Domingo 13 Noviembre de 2013”. y a la derecha de la página aparecerá el texto
“Página, el número de la página actual y el número de páginas totales” (Página 1 de 1).
Si quisiera poner este pie de página manualmente, basta con introducir, en vista
Nota:
Si en cualquiera de los campos del informe, la información se refleja como
########## es porque el cuadro de texto es demasiado pequeño para albergar
toda la información que tiene que mostrar el campo.
296
297
Aula Mentor
298
• Pie de página:
4. Para poner los márgenes lo más estrecho posible seleccione , se mostrarán las
siguientes opciones:
299
Si quiere personalizarlos aún más, pulse sobre del grupo Diseño de página.
Aula Mentor
5. Para exportar el informe obtenido a un documento Word, pulse sobre el icono:
Aparecerá un asistente pidiéndole un nombre del archivo y dónde desea guardar el contenido
del informe generado. El archivo será del tipo Rich Text Format (Formato de texto enriquecido).
Si abre el documento Word que se acaba de crear verá que no se visualiza toda la información.
El motivo es que la página no es lo suficientemente grande para albergar toda la información
y sólo aparece hasta el campo GÉNERO, el resto de los campos están pero no se visualizan.
Para que se visualice correctamente este informe habría que visualizarlo en modo Diseño y
modificar el tamaño de los controles así como el tamaño de las fuentes de las etiquetas que
forman el encabezado de página.
¿Qué podemos hacer para que se visualicen todos los campos en una hoja?
300
Visualizar el informe en vista Diseño y variar el tamaño de las fuentes, hacer más pequeñas las
cajas de texto para hacer que aparezca la información en dos líneas en lugar de una.
5. Para cambiar el tamaño de todas las celdas a la vez podría seguir el mismo proceso de
selección, pero lo mejor es ir una a una y ajustar cada celda al tamaño adecuado. Seleccio-
ne la celda que contiene el dato (no el nombre del campo), posicione el cursor del ratón
en lateral derecho y cuando el cursor se convierta en una doble flecha de dos puntas,
desplace el cursor hacia la izquierda hasta conseguir el tamaño deseado. Si las cajas de 301
texto o las etiquetas resultan demasiado anchas puede optar por hacerlas más altas y
estrechas y distribuir los datos en varias líneas.
Resultado
detalle, al exportar a un archivo rtf, no se visualizan las imágenes del campo CARÁTULA).
Ejemplo guiado 12_4
3. Pulse sobre el icono . En la parte inferior del informe aparecerán dos opciones
nuevas:
4. Pulse sobre Agregar un grupo y aparecerá la siguiente opción en la parte inferior del
informe:
302
6. Agregue un orden dentro del grupo seleccionando el campo TÍTULO y elija ordenar
los registros de manera ascendente.
Módulo 5. U12. Informes en Access 2013
7. Quite el Diseño con el menú contextual al campo Tipo del Informe, y coloque el
campo en la zona del encabezado de grupo junto a su etiqueta según se muestra en la
imagen. Seleccione todas las etiquetas del encabezado de página y colóquelos en la zona
de encabezado TIPO según se muestra en la imagen.
303
Resultado
Observe que dentro de cada grupo los registros están ordenados por título.
Aula Mentor
1. Se eligen los campos que aparecerán en el informe. Los campos pueden estar repar-
tidos en más de una tabla o consulta; el proceso sería: seleccionar una tabla o consulta,
elegir los campos que interesen incluir en el informe y si deseamos incluir más campos
que estén en otra tabla o consulta, seleccionarla y elegir los campos. Una vez que hayamos
seleccionado todos los campos avanzaremos al siguiente paso.
304
2. Si ha seleccionado datos de más de una tabla o consulta, elija cómo desea ver los datos,
es decir, de qué tabla partir.
3. Elegir el nivel de agrupamiento para los datos que se muestran en el informe. Puede
haber más de un nivel de agrupamiento, es decir, podemos agrupar por un campo y den-
tro de ese grupo agrupar los datos por otro campo.
Módulo 5. U12. Informes en Access 2013
305
4. Elegir el criterio de ordenación para los datos mostrados en el informe e información
de resumen (para datos numéricos: Suma, Min, Máximo, Promedio).
5. Elegir la forma en que se ordenarán los datos en el informe y las opciones de resumen.
Aula Mentor
Cree un informe utilizando el asistente para informes donde aparezcan los siguientes datos,
agrupados por TÍTULO del artículo:
- TÍTULO del artículo, NIF y NOMBRE y APELLIDOS del Socio, FECHA DEL ALQUILER y FECHA
DE DEVOLUCIÓN
- Dentro de cada grupo de datos, los datos aparecerán ordenados por la FECHA DE ALQUILER.
306
5. Elija de qué tabla serán los campos que se visualicen primero. Elija la tabla Artículos.
Módulo 5. U12. Informes en Access 2013
6. No deseamos ningún nivel mas de agrupamiento así que en la siguiente pantalla del 307
asistente pulse .
7. Elija el campo FECHAALQUILER como criterio de ordenación de los registros del
informe. Pulse sobre el botón .
8. Elija “Esquema” como método de distribución. Pulse sobre el botón .
Aula Mentor
Resultado
308
Desde vista Presentación, seleccione (doble clic del ratón sobre el nombre de campo) en la lista
de campos, los campos que desea añadir al informe.
309
Las herramientas de las que disponemos para trabajar con los informes en modo son las
siguientes:
Aula Mentor
Si observa atentamente, muchas herramientas son las mismas que para los formularios, y se usan
de la misma forma.
Cree un informe utilizando el asistente para informes donde aparezcan los datos de la tabla
Artículos agrupados por TÍPO y por DIRECTOR. Ordenar los registros por TÍTULO.
4. Elija el campo TÍTULO como campo por el que se ordenarán los registros.
5. Elija una distribución (por ejemplo “en pasos”).
6. Escriba ‘Artículos clasificados por tipo y director’ como título del informe.
7. Realice los ajustes necesarios desde la vista Diseño para que se vean correctamente
los datos.
311
Para añadir un campo que existe en la tabla origen del informe, seleccione el campo y arrástrelo
hacia el área donde desea que aparezca el valor de este campo, normalmente será el área de
del informe. Si el campo que desea incluir en el informe pertenece a otra tabla, cree
un cuadro de texto y asócielo a un campo existente o al resultado de una expresión. Para ello,
Por campos especiales se entienden los campos de fechas, números de páginas o cualquier
otro campo cuyo valor se genere a partir de una función. Estos campos se crearán mediante el
control cuadro de texto y se asociará su contenido a una función a través de la expresión que
aparezca en la propiedad origen de control de la pestaña datos de la hoja de propiedades.
Para eliminar un campo basta seleccionarlo y pulsar la tecla Supr o pulsar sobre el campo que
se desea eliminar con el botón derecho del ratón y seleccionar, en el menú contextual, la opción
.
Cree un informe donde aparezcan los socios que han realizado algún alquiler y la fecha en la que
se realizó dicho alquiler. Los campos que aparecerán en el informe son: Socio y FechaAlquiler.
Si ejecuta el informe verá que sale una referencia al socio por cada uno de los artículos que ha
alquilado. Si quisiéramos obtener una única vez los datos del socio y seguidamente todos los
artículos alquilados, tendríamos que realizar un Subinforme (que veremos más adelante).
Módulo 5. U12. Informes en Access 2013
313
6.3 Opciones de agrupación y ordenación
A través de las herramientas podremos agrupar y ordenar la información que aparece en los
informes.
Al activar este icono aparecerá una ventana que nos permitirán añadir campos para
agrupar los registros y establecer un orden para dichos registros.
Cree un informe con datos de los socios agrupados por el campo OCUPACIÓN. Dentro de este
grupo, los registros aparecerán ordenados por el campo CIUDAD. Campos del informe: NOMBRE
Y APELLIDOS, E-MAIL, DIRECCIÓN.
314
Módulo 5. U12. Informes en Access 2013
Si lo que desea es hacer agrupaciones utilizando parte de alguno de los campos existentes en
el informe, deberá crear una expresión utilizando el generador de expresiones para aplicar las
funciones incorporadas de Access sobre el campo en cuestión.
Modificar el Ejemplo guiado 12_8 para que el resultado aparezca agrupado por ciudad y año
en que se dio de alta el socio (este año hay que extraerlo del campo FECHA DE ALTA de la tabla
Socios).
316
4. Pulse sobre el cuadro de texto Fecha de alta y visualice sus propiedades. En el apartado
origen del control pulse sobre .
Para generar la expresión. Seleccione la función año del grupo de funciones Fecha/Hora de la
carpeta
317
6. Para que no dé error por referencia circular es necesario que este campo no se llame
FechaAlta ya que si así fuera se llamaría a sí mismo para resolver la expresión calculada.
Por esta razón hay que cambiarle el nombre en las propiedades:
318
Resultado
Módulo 5. U12. Informes en Access 2013
1. Elegiremos el tamaño de las etiquetas (esto nos condicionará el número de etiquetas
que obtendremos por unidad de papel). También seleccionaremos la unidad de medida
(métrica o inglesa, es decir, en milímetros o en pulgadas) así como el tipo de papel que
utilizaremos para imprimir (hojas sueltas o papel continuo).
320
3. En este paso seleccionaremos los campos cuyos datos aparecerán en cada una de las
etiquetas.
321
4. En este punto elegiremos el campo por el que se ordenarán las etiquetas (se puede
ordenar por más de un campo).
Aula Mentor
5. Para finalizar, le daremos un nombre al informe que va a contener estas etiquetas y
decidiremos si deseamos ver, al finalizar la ejecución del asistente, el resultado final de las
etiquetas o deseamos ver este informe en modo diseño para así hacer alguna modificación
(por ejemplo ampliar la separación entre los campos).
Cree un informe que genere etiquetas con los datos de la tabla Socios. Los datos que aparecerán
en la etiqueta son: NOMBREAPELLIDOS, DIRECCIÓN y CIUDAD. La etiqueta estará formada
por dos líneas, en la primera aparecerán nombre y apellidos y en la segunda dirección y
ciudad. Las etiquetas estarán ordenadas por ciudad y dentro de cada CIUDAD por el campo
NOMBREAPELLIDOS.
Pulse Siguiente.
Módulo 5. U12. Informes en Access 2013
4. Elija los campos que vamos a incluir en la etiqueta. Primero pulse sobre el campo
NOMBREAPELLIDOS, pulse la tecla enter para pasar a la siguiente línea, seleccione el
campo DIRECCIÓN y seguidamente CIUDAD. Pulse Siguiente.
323
5. Seleccione los campos por los que se ordenarán las etiquetas. Primero pulse sobre el
campo CIUDAD y agréguelo a la columna Ordenar por pulsando sobre, seguidamente
realice la misma operación con el campo NOMBREAPELLIDOS. Pulse sobre Siguiente.
Aula Mentor
Resultado
324
zado de página; para ello, seleccione el control etiqueta y dibuje un recuadro sobre
el área del encabezado de página y escriba el texto.
5. Ahora procederemos a introducir en el pie de página la función necesaria para que apa-
rezca el texto ‘Página’ seguido del número de la página actual, el texto ‘de’ y el número
de páginas en total que tiene el informe; para ello, seleccione el control cuadro de texto
y dibuje un recuadro sobre el área del encabezado de página y escriba dentro del
326 cuadro de texto:
327
En el generador de expresiones, abra la carpeta Expresiones comunes y realice un doble clic
sobre Página N de M; la expresión que se ha generado:
Aula Mentor
328
Nota:
Si en algún momento no aparecen las dos columnas es porque no caben así que
hay que ‘jugar’ con el tamaño de la fuente e ir comprobando en vista preliminar
hasta que se ajusten a las dos columnas.
Módulo 5. U12. Informes en Access 2013
Resultado
329
Y el final del inofrme es así
Aula Mentor
En el Ejemplo guiado 12_7 nos apareció un resultado que podía ser mejorable utilizando
subinformes.
Cree un informe donde aparezcan los socios y la fechas de alquiler correspondiente. Para resolver
este ejemplo utilice un subinforme para mostrar las Fechas en las que un socio ha realizado un
alquiler Los campos que aparecerán en el informe son: NIF, NOMBREAPELLIDOS, TELÉFONO.
1. Cree un informe que contenga los campos NIFSOCIO, NOMBREAPELLIDOS y TE-
LÉFONO de la tabla Socios.
330
2. Cree un informe que contenga los campos SOCIO y FECHAALQUILER de la tabla
Alquileres.
Módulo 5. U12. Informes en Access 2013
3. Abra el primer informe y visualícelo en modo Diseño, expanda hacia abajo la zona de
detalle para que quepa el nuevo subinforme que crearemos en esta zona. Pulse sobre
2. Seleccione los campos que vinculan al informe principal y al subinforme, elija la opción
por defecto.
Aula Mentor
3. Damos un nombre al subinforme. Recuerde que el nombre que le dé es el que apa-
recerá como título en el subinforme. Si no desea que aparezca dicho nombre, siempre
puede eliminar la etiqueta que precede al subinforme. Vemos que el NIF del Socio,
de la tabla Alquileres es un listado de valores, debemos cambiarla a cuadro de edición
332 para que no salga toda la lista: botón derecho sobre el cuadro de lista, seleccione
.
Resultado
Módulo 5. U12. Informes en Access 2013
Observe en el resultado que, en el subinforme aparece de nuevo el NIF del socio. Es un campo
que necesitamos para vincular el informe y el subinforme, así que no lo podemos eliminar pero
sí lo podemos ocultar y para ello establezca su propiedad visible a No
333
Módulo 6
336
En esta unidad conoceremos la utilidad de las macros y aprenderemos a diseñar y crear macros.
1. Introducción
¿Qué es una macro?
Una macro es un conjunto de instrucciones o acciones que sirven para automatizar tareas. Cada
tarea es una acción que se llevará a cabo sobre objetos o datos de la base de datos.
Una macro se puede emplear para agilizar la realización de tareas repetitivas, para abrir informes
o formularios, para iniciar la ejecución de una acción asociada a la pulsación de un botón, para
validar una acción (si queremos eliminar un registro que nos pida confirmación para ejecutar la
acción de borrado). En definitiva, con una macro es posible:
337
338
Los argumentos serán particulares para cada una de las acciones de la macro. Por ejemplo, si
elegimos la acción de abrir una consulta uno de los argumentos será el nombre de la consulta a
ejecutar, el modo de visualizar el resultado,…
Esta herramienta es muy útil cara comprobar fallos en una macro, por ejemplo, cuando con una
macro no obtenemos el resultado deseado pero no sabemos exactamente dónde falla.
Módulo 6. U13. Macros en Access 2013
339
Otra forma de asociar una macro a un control es a través de las propiedades del
Aula Mentor
control; para ello seleccione la pestaña , elija el evento que hará saltar la acción y
seleccione una macro ya creada a través de la lista desplegable o cree una nueva pulsando
sobre .
Al ejecutar la macro con Ejecutar teniendo seleccionada la opción paso a paso aparece la
siguiente ventana:
340
Módulo 6. U13. Macros en Access 2013
Cree una macro que permita cerrar la base de datos que se encuentre activa. Póngale a la macro
el nombre de Salir de la BD.
341
¿Qué podemos hacer con las macros que hemos creado? ¿Cómo integrarlas en nuestros
formularios o informes?
5. Cree un botón. Para ello seleccione el control botón y dibuje un rectángu-
lo en el área del encabezado del formulario. Recuerde tener activada la herramienta
para que salte el asistente que nos ayudará a configurar
el botón.
342
9. Seleccione la imagen de Salir para el botón que acaba de crear. Para que aparezca esta
343
10. En el último paso del asistente daremos un nombre al botón que acabamos de crear
para ejecutar la macro. Llámelo, por ejemplo,“Botón cerrar” y pulse sobre el botón
Siguiente.
Aula Mentor
Sí y además podemos identificar independientemente a cada una de las acciones de tal manera
que las podemos utilizar individualmente o en grupo, es decir, podemos utilizar todo el grupo
de acciones y se ejecutarían todas las acciones o sólo parte del grupo y se ejecutará la acción
344 seleccionada con nombre del grupo. Nombre de la macro, aunque en este ejemplo, el resultado
hubiera sido el mismo si hubiéramos elegido el nombre del grupo, ya que la macro sólo está
formada por una acción.
También se puden insertar comentarios cuando se desee desde la opción comentario de la rama
Módulo 6. U13. Macros en Access 2013
Flujo de programas:
Cree una macro que cierre el formulario EjemploGuiado10_1 y abra la tabla Artículos, insertelo
con un botón en el formulario EjemploGuiado10_1.
345
1. Cree una macro nueva desde .
2. Seleccione la acción cerrar ventana.
346
347
Le aparecerá la ventana:
Aula Mentor
Podemos incluir condiciones de flujo para ejecutar unas opciones u otras dentro de la macro.
La idea es utilizar una expresión de forma que si la expresión se cumple, la macro ejecutará una
acción o conjunto de acciones, y si no se cumple la macro ejecutará otra acción o conjunto de
acciones diferente.
348
En este ejemplo, si Cantidad en venta es mayor que 6 se abrirá la tabla Socios, y en caso de
no cumplirse la condición se abrirá la tabla Alquileres.
Cree una macro que indique que si el contenido de los campos CANTIDAD EN ALQUILER y
CANTIDAD EN VENTA de la tabla Artículos es menor o igual a 0 muestre el mensaje de error “Este
Módulo 6. U13. Macros en Access 2013
artículo no tiene unidades ni para alquilar ni para vender”. Activar un sonido de aviso. El título
de la ventana será ATENCIÓN!!!!.
349
Contenido del campo Cantidad en alquiler (El nombre del campo debe ir entre []).
El operador lógico Y hará que se evalúen los dos campos para dar el resultado de la expresión.
El resultado será verdadero si los dos campos son <=0
Aula Mentor
350
Este mensaje aparecerá en el momento que los dos campos tenga como valor un número menor
o igual a cero.
Si quisiéramos que el mensaje saltara en el momento que alguno de los dos campos tuviera
como valor un número menor o igual a cero pondríamos el operador lógico O en lugar del Y.
Para probar esta macro insértela con un botón de comando en el formulario EjemploGuiado10_1.
Nota:
Si el contenido del campo que hemos añadido en el apartado Condición fuera tex-
to, en lugar de numérico, el valor se tendría que poner entre comillas dobles (“”).
Módulo 6. U13. Macros en Access 2013
Cree un macro que abra el formulario del Ejemplo guiado 10_1, y si el campo Director, del
primer registro de la Tabla es John Sturges, mostrar un mensaje indicando la situación y detener
la ejecución de la macro, en caso de que el director no sea John Sturges abriremos el Informe
EjemploGuiado12_10.
351
([Formularios]![EjemploGuiado_UD10_1]![DIRECTOR])=”John Sturges”
352
Sólo se evalúa el primer registro, si el campo DIRECTOR de este registro es John Sturges,
directamente se abre el informe, de lo contrario, sale el mensaje de error y se detiene la macro,
no se evalúan el resto de los registros.
Macro Autoexec
Si queremos que una macro se ejecute automáticamente al abrir la base de datos, deberá guardar
Módulo 6. U13. Macros en Access 2013
En el ejemplo de la imagen, cada vez que se abre la base de datos, se mostrará la tabla Socios.
Cree un macro que se ejecute automáticamente al abrir la base de datos, dicha macro abrirá el
Formulario creado en el Ejemplo guiado 10_12 de la Unidad 10 (Inicio).
Las macros que hemos aprendido a diseñar y crear en el apartado anterior son macros
independientes, son un objeto más de la base de datos, son visibles en el panel de exploración
de los objetos de la base de datos.
Una macro incrustada no está visible en el panel de exploración; pasa a formar parte del
formulario, del informe o del control en el que se creó. Si crea una copia de un formulario, un
informe o un control que contenga macros incrustadas, las macros también estarán presentes
en la copia. Las macros incrustadas se diferencian de las macros independientes en que las
incrustadas se almacenan en las propiedades de evento de formularios, informes o controles.
No se muestran como objetos en el apartado en el panel de exploración de objetos que
componen la base de datos.
Para crear un macro incrustada, cree el control al que desea asociar la macro, abra su hoja de
354
Nota:
Access permite generar un grupo de macros como una macro incrustada. Sin em-
bargo, sólo se ejecutará la primera macro del grupo cuando se desencadene el
evento.
355
Crear una macro incrustada que haga saltar un mensaje de error si intentamos abrir un informe
que no contiene datos. El mensaje será del tipo:
1. Cree una copia de la tabla Alquileres y borre todos los registros que contiene la tabla.
5. Seleccione la pestaña Eventos y sitúe el cursor sobre el cuadro de texto del evento al
no haber datos y pulse sobre .
6. Elija como generador el Generador de macros.
356
Guarde el informe y ejecútelo o ejecute la macro que acaba de crear. Verá que aparece el
mensaje de aviso:
357
Módulo 7
360
En esta unidad abordaremos la seguridad en Access desde dos puntos de vista:
• Acceso a la aplicación.
• Estudio de herramientas que facilitan la seguridad de la base de datos.
1. Introducción
¿En qué consiste la seguridad en una base de datos?
Podemos estudiar la seguridad en las bases de datos desde dos puntos de vista:
- Controlar el acceso de los usuarios a los datos y objetos de la base de datos, asignado pri-
vilegios a estos usuarios. Estos privilegios nos permitirán tener un control sobre los objetos
de la base de datos, qué operaciones pueden realizar dichos usuarios sobre cada uno de los
objetos y sobre los datos de la base de datos.
Módulo 7. U14. Seguridad en las bases de datos Access
Cuando se trabaja con los registros de una tabla (eliminar, modificar o añadir datos) o cuando se
modifican las propiedades de una tabla, se puede producir una fragmentación del archivo que
contiene la base de datos (.mdb), dando lugar a una mala gestión del espacio en disco y una
posible corrupción e inconsistencia de los datos. Para poner solución a dicha fragmentación,
Access ofrece la herramienta:
Para acceder a esta herramienta despliegue el botón de Office , pulse sobre Información,
y elija Compactar y reparar base de datos.
361
Para acceder a esta herramienta despliegue el botón de Office , pulse sobre Guardar
como y elija entre las opciones:
Aula Mentor
Necesitará una copia de seguridad de la base de datos para restaurar la base de datos completa
(en caso de que se produzca un error del sistema) o para restaurar un objeto cuando el comando
Deshacer no sea suficiente para corregir un error.
362 Si tener una copia de seguridad de la base de datos le parece una pérdida de espacio de
almacenamiento, considere el tiempo que ahorraría al evitar perder datos y diseño. Crear copias
de seguridad de manera periódica es particularmente importante cuando varios usuarios se
encuentran actualizando una base de datos. Sin una copia de seguridad, no podrá restaurar los
objetos que falten o que estén dañados, ni los cambios realizados en el diseño de la base de
datos.
Al hacer una copia de seguridad de una base de datos, Access guarda y cierra los objetos
abiertos en la vista Diseño, así como una copia del archivo de base de datos con el nombre y
en la ubicación que especifique.
Abra la base de datos para la que quiera crear una copia de seguridad y haga lo siguiente:
363
Una forma de hacer copias de seguridad parcial de una base de datos, es crear una base de datos
nueva y desde ésta, importar los objetos de los que queremos obtener copia.
Office Access 2013 no proporciona seguridad de nivel de usuario para las bases de datos creadas
con el nuevo formato de archivo (.accdb y .accde).
Si se convierte una base de datos de una versión anterior de Access con seguridad de nivel de
usuario aplicada al nuevo formato de archivo, Access quita automáticamente toda la configuración
de seguridad y se aplican las reglas de protección de archivos .accdb o .accde.
Por último, recuerde que todos los usuarios pueden ver en todo momento todos los objetos de
base de datos cuando se abren bases de datos creadas en Office Access 2013.
Aula Mentor
Transformar una base de datos a accde supone aumentar la seguridad de la base de datos ante
copias y además se reduce el tamaño de la aplicación.
Un archivo .accde es la versión de Office Access 2013 del archivo .mde en versiones anteriores
de Access (2003). Es una versión bloqueada del archivo .accdb original. Si el archivo .accdb
contenía código de VBA, sólo se incluye el código compilado en el archivo .accde y por tanto,
el usuario no puede consultar ni modificar el código de VBA. Además, los usuarios del archivo
.accde no tienen permiso para realizar modificaciones de diseño en los formularios o informes.
Puede crear archivos .accde a partir de archivos .accdb mediante el siguiente procedimiento:
1. En la pestaña , en la opción Guardar base de datos como haga clic en Crear
ACCDE.
364
2. En el cuadro de diálogo Guardar como, desplácese a la carpeta en la que desea guar-
dar el archivo, especifique un nombre para el archivo en el cuadro Nombre de archivo y,
a continuación, haga clic en Guardar.
Módulo 7. U14. Seguridad en las bases de datos Access
Si abre la base de datos ACCDE verá que los menús de la pestaña CREAR para formularios e 365
informes no están activados.
Cuando se usa una contraseña para cifrar una base de datos, todos los datos se vuelven ilegibles
para otras herramientas y se obliga a los usuarios a escribir una contraseña para poder usar la
base de datos. El cifrado aplicado en Office Access 2013 usa un algoritmo más seguro que el
usado en las versiones anteriores de Access.
1. Para establecer una contraseña necesita tener abierta la base de datos en modo exclu-
sivo, para ello haga clic en el botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic
en Abrir, luego en Equipo y después en Examinar.
Aula Mentor
366
2. En el cuadro de diálogo Abrir, busque el archivo que desee abrir y, a continuación,
seleccione el archivo.
3. Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir
en modo exclusivo.
Módulo 7. U14. Seguridad en las bases de datos Access
367
Se abre una ventana donde escribirá la contraseña que desea sea introducida al abrir la base de
datos.
La próxima vez que abra la base de datos le aparecerá la siguiente ventana de seguridad de
contraseña para poder continuar.
Aula Mentor
368
y finalmente .
Módulo 7. U14. Seguridad en las bases de datos Access
369