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Access Ministerio

de Educación, Cultura
y Deporte

2013

COLECCIÓN AULA MENTOR SERIE OFIMÁTICA

CamSo SGALV
Access 2013

Ofimática
Catálogo de publicaciones del Ministerio: www.educacion.gob.es
Catálogo general de publicaciones oficiales: www.publicacionesoficiales.boe.es

Autores
Fernando Morán Flores
Emilia Carballo Cedilla

Coordinación pedagógica
Tana Diez Vankoningsloo

Edición y maquetación de contenidos


Tana Diez Vankoningsloo

Diseño gráfico e imagen


Tana Diez Vankoningsloo

MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA


Y DEPORTE
MINISTERIO DE INTERIOR
Edita:
© SECRETARÍA GENERAL TÉCNICA
Subdirección General
de Documentación y Publicaciones
NIPO: 030-14-210-9
ISBN: 978-84-369-5609-2
ÍNDICE

Pág.

Unidad 1. Introducción a las bases de datos������������������������������������������������������������� 12

1.  ¿Qué es una base de datos?�������������������������������������������������������������������������������������������������� 12


1.1  Bases de datos relacionales�������������������������������������������������������������������������������������������� 13
1.1.1  Modelo entidad/relación���������������������������������������������������������������������������������������� 13
1.1.2  Modelo relacional��������������������������������������������������������������������������������������������������� 13
1.2  Estructura de una base de datos������������������������������������������������������������������������������������ 14
1.2.1  Estructura de una base de datos centralizada������������������������������������������������������� 14
1.2.2  Estructura de una base de datos distribuida��������������������������������������������������������� 14
2.  ¿Qué es Access?���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 14
2.1  ¿Qué es un SGBD?���������������������������������������������������������������������������������������������������������� 15
2.2  Objetivos que deben cumplir los SGBD����������������������������������������������������������������������� 15
3.  Objetos de una base de datos Access���������������������������������������������������������������������������������� 16
4.  Diseño de una base de datos����������������������������������������������������������������������������������������������� 16

Unidad 2. Comenzar a trabajar con Access 2013��������������������������������������������������������� 18

1.  Entorno de Access 2013�������������������������������������������������������������������������������������������������������� 18


1.1  Solapa Archivo ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 19
1.2  Barra de acceso rápido�������������������������������������������������������������������������������������������������� 20
1.3  Barra de estado��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 21
1.4  Barra de Título���������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 21
1.5  Barra de Opciones���������������������������������������������������������������������������������������������������������� 21
2.  Comenzar a trabajar con una base de datos en Access������������������������������������������������������ 22
2.1  Crear una nueva base de datos������������������������������������������������������������������������������������� 22
2.2  Crear una base de datos con plantilla��������������������������������������������������������������������������� 23
2.3  Abrir una base de datos������������������������������������������������������������������������������������������������� 24

Unidad 3. Crear tablas en Access 2013����������������������������������������������������������������������� 28

1.  Definición de tabla���������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 28


2.  Crear tablas���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 29
2.1  Opciones para crear una tabla��������������������������������������������������������������������������������������� 30
2.1.1  Crear una tabla introduciendo datos��������������������������������������������������������������������� 31
2.1.2  Crear una tabla en vista Diseño����������������������������������������������������������������������������� 32
2.2 Vistas������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 33
3.  Tipos de datos aplicables a un campo��������������������������������������������������������������������������������� 34
4.  Establecer una clave principal���������������������������������������������������������������������������������������������� 37
5.  Propiedades de los campos�������������������������������������������������������������������������������������������������� 39
5.1  Tamaño del campo��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 40
5.2 Formato��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 40
5.3  Máscara de entrada��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 43
5.4  Diferencia entre Formato y Máscara de entrada����������������������������������������������������������� 47
5.5 Título������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 47
5.6  Valor predeterminado����������������������������������������������������������������������������������������������������� 48
5.7  Regla de Validación�������������������������������������������������������������������������������������������������������� 50
5.8  Texto de Validación�������������������������������������������������������������������������������������������������������� 51
5.9 Requerido������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 52
5.10 Indexado����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 52
5.11  Propiedades exclusivas de los campos tipo Texto corto, Texto largo e Hipervínculo
������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 53
5.12  Pestaña Búsqueda �������������������������������������������������������������������������������������������������������� 57
5.12.1  Casilla de verificación������������������������������������������������������������������������������������������� 58
5.12.2  Cuadro de texto���������������������������������������������������������������������������������������������������� 58
5.12.3  Cuadro de Lista:���������������������������������������������������������������������������������������������������� 58
5.12.4  Cuadro combinado����������������������������������������������������������������������������������������������� 62

Unidad 4. Relacionar tablas����������������������������������������������������������������������������������������� 64

1. Introducción��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 64
1.1  ¿Por qué relacionar tablas?��������������������������������������������������������������������������������������������� 64
2.  ¿Cómo relacionar las tablas?�������������������������������������������������������������������������������������������������� 65
3.  Situaciones de desconcierto�������������������������������������������������������������������������������������������������� 72
4.  Posibles errores a la hora de relacionar tablas que ya contengan datos��������������������������� 74

Unidad 5. Introducir datos en una tabla��������������������������������������������������������������������� 75

1. Introducción��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 75
2.  Especificaciones de entradas para algunos tipos de datos������������������������������������������������� 76
2.1  Objeto OLE��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 76
2.2  Cuadro Combinado o de Lista��������������������������������������������������������������������������������������� 77
2.3 Texto�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 78
2.4  Fecha y Hora������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 78
2.5 Numérico������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 78
2.6 Sí/No�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 79
2.7 Moneda���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 79

Unidad 6. Operaciones con tablas������������������������������������������������������������������������������� 80

1.  Operaciones con los datos de las tablas������������������������������������������������������������������������������ 80


1.1  Cómo movernos por los registros de las tablas������������������������������������������������������������ 80
1.2  Operar con los registros de una tabla��������������������������������������������������������������������������� 81
1.2.1  Buscar un valor dentro de un campo�������������������������������������������������������������������� 81
1.2.2  Ordenar datos��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 84
1.2.3  Filtrar datos������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 85
1.2.4  Seleccionar un registro de una tabla��������������������������������������������������������������������� 88
1.2.5  Eliminar un registro de la tabla������������������������������������������������������������������������������ 88
1.2.6  Otras operaciones que se pueden realizar con los campos de la tabla�������������� 89
2.  Operaciones con las tablas��������������������������������������������������������������������������������������������������� 89
2.1  Obtener datos externos�������������������������������������������������������������������������������������������������� 89
2.1.1  Obtener tablas de otras bases de datos Access���������������������������������������������������� 90
2.1.2  Vincular tablas de otra base de datos.������������������������������������������������������������������� 91
2.1.3  Importar datos desde un archivo de texto������������������������������������������������������������ 92
2.1.4  Importar datos desde un archivo XML������������������������������������������������������������������ 96
2.2  Exportar una tabla de Access����������������������������������������������������������������������������������������� 97
2.2.1  Exportar tabla a otra base de datos Access����������������������������������������������������������� 97
2.2.2  Exportar los datos de una tabla a un documento de texto���������������������������������� 98
2.2.3  Exportar los datos de una tabla a una hoja de cálculo Excel���������������������������� 101
2.2.4  Exportar los datos de una tabla a un documento de Word rtf�������������������������� 102
2.2.5  Exportar una tabla a un documento XML����������������������������������������������������������� 103

Unidad 7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013��������������������������������� 108

1.  Herramientas para crear una consulta�������������������������������������������������������������������������������� 108


2.  Crear una consulta en vista Diseño������������������������������������������������������������������������������������ 109
3.  Operaciones que se pueden realizar con los campos de una consulta en fase de diseño
��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 112
3.1  ¿Cómo seleccionar un campo de una consulta?���������������������������������������������������������� 112
3.2  ¿Cómo eliminar un campo de una consulta?��������������������������������������������������������������� 113
3.3  ¿Cómo mover un campo de una consulta?������������������������������������������������������������������ 113
4.  Ejecución de una consulta�������������������������������������������������������������������������������������������������� 114
5.  Consultas ordenadas������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 114
6.  Consultas con criterios de selección����������������������������������������������������������������������������������� 117
6.1  ¿Qué poner en el apartado Criterios?�������������������������������������������������������������������������� 117
6.1.1 Texto���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 117
6.1.2 Fechas�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 120
6.1.3  Numérico, Moneda o Autonumérico������������������������������������������������������������������� 121
6.2  Introducir varios criterios para un mismo campo������������������������������������������������������� 123
6.3  Operador In(a; b; c;…) lista de valores���������������������������������������������������������������������� 125
6.4  Operador Entre valor inicial Y valor final������������������������������������������������������������������� 126
6.5  Operador Negado��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 127
6.6  Es nulo o es No nulo���������������������������������������������������������������������������������������������������� 129
7.  Consultas por parámetros��������������������������������������������������������������������������������������������������� 131
8.  Consultas utilizando más de una tabla������������������������������������������������������������������������������� 135
9.  Consultas de Totales������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 140
9.1 Suma������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 140
9.2 Promedio����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 142
9.3 Cuenta��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 142
9.4 Máximo�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 143
9.5 Mínimo�������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 143
9.6  Desviación Estándar����������������������������������������������������������������������������������������������������� 144
9.7 Varianza������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 144
9.8  Primero y Último���������������������������������������������������������������������������������������������������������� 145
9.9 Dónde���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 146
10.  Consultas con campos calculados������������������������������������������������������������������������������������ 148
10.1  Utilizar funciones para construir campos calculados.���������������������������������������������� 154
10.2  Consultas utilizando la función condicional Silnm��������������������������������������������������� 158

Unidad 8. Consultas creadas utilizando el asistente�������������������������������������������������� 161

1. Introducción������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 161
1.1  Breve descripción de los asistentes:���������������������������������������������������������������������������� 162
1.1.1  Asistente para consultas sencillas������������������������������������������������������������������������ 162
1.1.2  Asistente para consultas de referencias cruzadas����������������������������������������������� 162
1.1.3  Asistente para búsqueda de duplicados�������������������������������������������������������������� 162
1.1.4  Asistente para la búsqueda de no coincidentes�������������������������������������������������� 162
2.  Consultas sencillas��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 163
3.  Consultas de Referencias Cruzadas������������������������������������������������������������������������������������ 169
4.  Consultas de búsqueda de duplicados������������������������������������������������������������������������������� 175
5.  Consultas de búsqueda de no coincidentes����������������������������������������������������������������������� 177

Unidad 9. Consultas para la manipulación de tablas������������������������������������������������� 180

1. Introducción������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 180
2.  Consultas para la creación de nuevas tablas��������������������������������������������������������������������� 181
3.  Consultas para la actualización de los registros de una tabla��������������������������������������� 187
4.  Consultas para añadir registros de una tabla��������������������������������������������������������������������� 192
5.  Consultas para eliminar registros de una tabla������������������������������������������������������������������ 199

Unidad 10. Formularios en Access 2013 I����������������������������������������������������������������� 202

1. Introducción������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 202
2.  Elementos de un formulario����������������������������������������������������������������������������������������������� 204
2.1  Formas de ver un formulario��������������������������������������������������������������������������������������� 205
2.2  Partes del formulario en Vista Formulario ���������������������������������������������������������������� 206
2.3  Partes del formulario en Vista Diseño ���������������������������������������������������������������������� 206
2.4 Controles����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 211
2.4.1  Tipos de controles������������������������������������������������������������������������������������������������ 212
2.4.2  Descripción de los controles�������������������������������������������������������������������������������� 212
2.4.3  Operaciones que puede realizar con un control������������������������������������������������ 214
2.4.4  Seleccionar uno o más controles������������������������������������������������������������������������� 215
2.4.5  Añadir control������������������������������������������������������������������������������������������������������� 216
2.4.6  Mover y modificar el tamaño del control������������������������������������������������������������ 216
2.4.7  Alinear controles��������������������������������������������������������������������������������������������������� 216
2.4.8  Ajustar el tamaño de los controles����������������������������������������������������������������������� 217
2.4.9  Modificar formato del control������������������������������������������������������������������������������ 217
2.4.10  Propiedades de un control��������������������������������������������������������������������������������� 221
3.  Crear un formulario utilizando el asistente������������������������������������������������������������������������ 222
4.  Formularios automáticos����������������������������������������������������������������������������������������������������� 225
5.  Trabajar con un formulario en modo Diseño�������������������������������������������������������������������� 228
5.1  Crear un formulario nuevo en modo Diseño�������������������������������������������������������������� 228
5.2  Dar formato a un formulario���������������������������������������������������������������������������������������� 231
5.3  ¿Cuándo es útil crear un formulario en blanco en modo diseño?����������������������������� 242
5.4  Campos calculados������������������������������������������������������������������������������������������������������� 252

Unidad 11. Formularios en Access 2013 II���������������������������������������������������������������� 260

1.  Formularios y subformularios��������������������������������������������������������������������������������������������� 260


1.1  ¿Cuándo es útil utilizar un subformulario?������������������������������������������������������������������ 260
1.2  ¿Podemos mostrar más de un subformulario asociado a un mismo formulario princi-
pal?��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 269
1.3  Descripción detallada del botón Alquileres ��������������������������������������������������������������� 275
1.4  Crear botones en los subformularios��������������������������������������������������������������������������� 278
2.  Algunas propiedades de los campos de un formulario���������������������������������������������������� 282
2.1  Propiedades definidas en cada uno de los apartados������������������������������������������������ 283
2.1.1 Datos �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 283
2.1.2 Formato ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 285
2.1.3 Eventos ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 290
3.  Formularios gráficos������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 291

Unidad 12. Informes en Access 2013������������������������������������������������������������������������� 294

1. Introducción������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 294
2.  Partes de un informe����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 295
3.  Vistas de un informe����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 296
4.  Creación de un informe básico������������������������������������������������������������������������������������������� 297
5.  Creación de informes mediante el asistente para informes���������������������������������������������� 304
6.  Creación de informes en modo Diseño����������������������������������������������������������������������������� 308
6.1  Añadir nuevos campos a un informe�������������������������������������������������������������������������� 311
6.1.1  Existentes en las tablas o resultantes de una expresión������������������������������������� 311
6.1.2  Campos especiales������������������������������������������������������������������������������������������������ 312
6.2  Eliminar campos de un informe���������������������������������������������������������������������������������� 312
6.3  Opciones de agrupación y ordenación����������������������������������������������������������������������� 313
6.4  Agrupación utilizando expresiones����������������������������������������������������������������������������� 316
7.  Creación de informes que generan etiquetas�������������������������������������������������������������������� 320
7.1  Pasos del asistente para crear etiquetas���������������������������������������������������������������������� 320
8.  Informes y subinformes������������������������������������������������������������������������������������������������������� 330

Unidad 13. Macros en Access 2013���������������������������������������������������������������������������� 336

1. Introducción������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 336
2.  Crear una macro������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 337
2.1  Herramientas para trabajar con macros����������������������������������������������������������������������� 338
2.2  Ejecución de una macro����������������������������������������������������������������������������������������������� 339
2.3  Usar condiciones para la ejecución de una macro����������������������������������������������������� 348
3.  Macros independientes y macros incrustadas�������������������������������������������������������������������� 354
3.1  Macros independientes������������������������������������������������������������������������������������������������� 354
3.2  Macros incrustadas������������������������������������������������������������������������������������������������������� 354
3.2.1  Crear una macro incrustada��������������������������������������������������������������������������������� 354

Unidad 14. Seguridad en las bases de datos Access�������������������������������������������������� 360

1. Introducción������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 360
2.  Herramientas para mantener la seguridad de los datos���������������������������������������������������� 361
2.1  Compactar y reparar bases de datos��������������������������������������������������������������������������� 361
2.2  Crear una copia de seguridad de una base de datos������������������������������������������������� 361
2.2.1  de la base de datos completa������������������������������������������������������������������������������ 361
2.2.2  De algunos objetos de la base de datos�������������������������������������������������������������� 363
3.  Control de acceso a usuarios���������������������������������������������������������������������������������������������� 363
4.  Otras herramientas de seguridad���������������������������������������������������������������������������������������� 364
4.1  Conversión de la base de datos a .accde�������������������������������������������������������������������� 364
4.2  Protección de una base de datos mediante una contraseña�������������������������������������� 365
Módulo 1

Unidad 1. Introducción a las bases de datos

Unidad 2. Comenzar a trabajar con Access 2013


Aula Mentor

Unidad 1. Introducción a las bases de


datos

12
1.  ¿Qué es una base de datos?
Una base de datos es un conjunto de información (datos) relacionada entre sí. Las bases de datos
se caracterizan por no tener información redundante ni inconsistente.

Ejemplo
Una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría
por documentos impresos e indexados para su consulta.

La información contenida en una base de datos puede ser recuperada o almacenada mediante
consultas que ofrecen una amplia flexibilidad para administrar la información.

El lenguaje más habitual para construir consultas en bases de datos relacionales es SQL, Structured
Query Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estándar implementado por los
principales motores o sistemas de gestión de bases de datos relacionales (SGBDR).
Módulo 1. U1. Introducción a las bases de datos

1.1  Bases de datos relacionales

Es este uno de los modelos más utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y
administrar datos dinámicamente.
Para crear una base de datos relacional, partimos de un esquema conceptual de los datos
mediante el modelo entidad/relación. Para su implementación, se ha de transformar el modelo
entidad/relación a un esquema lógico, un modelo relacional.

1.1.1  Modelo entidad/relación

Un socio puede tomar prestado uno o más libros y un libro puede ser prestado a uno o más
socios. También es posible que un libro nunca forme parte de un préstamo o que un socio no
tome prestado nunca un libro.

1.1.2  Modelo relacional


13
El modelo relacional correspondiente al modelo entidad/relación mostrado en la figura anterior
es el siguiente:
Aula Mentor

1.2  Estructura de una base de datos

1.2.1  Estructura de una base de datos centralizada

Todos los usuarios acceden a una única base de datos ubicada en un único ordenador.

1.2.2  Estructura de una base de datos distribuida


14
La base de datos puede estar distribuida en ordenadores distintos y cada cierto tiempo habrá que
hacer procesos de replicación para así mantener actualizadas todas las bases de datos.

2.  ¿Qué es Access?


Access es un Sistema Gestor de Base de Datos Relacional que forma parte del conjunto de
herramientas ofimáticas de Microsoft.
Módulo 1. U1. Introducción a las bases de datos

2.1  ¿Qué es un SGBD?

Un SGBD es un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre las bases de
datos y las aplicaciones que la utilizan.

Proporcionan una interfaz entre aplicaciones y sistema operativo; consiguiendo, entre otras
cosas, que el acceso a los datos se realice de una forma más eficiente, más fácil de implementar
y, sobre todo, más segura.
2.2  Objetivos que deben cumplir los SGBD

Abstracción de la información:
Ahorran a los usuarios detalles acerca del almacenamiento físico de los datos.

Independencia
La independencia de los datos consiste en la capacidad de modificar el esquema (físico o lógico)
de una base de datos sin tener que realizar cambios en las aplicaciones que se sirven de ella.

Redundancia mínima
Un buen diseño de una base de datos logrará evitar la aparición de información repetida o
redundante.

Consistencia
En aquellos casos en los que no se ha logrado esta redundancia nula, será necesario vigilar que
aquella información que aparece repetida se actualice de forma coherente, es decir, que todos
los datos repetidos se actualicen de forma simultánea. 15

Seguridad
Los SGBD deben garantizar que la información se encuentra asegurada frente a usuarios
malintencionados, que intenten leer información privilegiada; frente a ataques que deseen
manipular o destruir la información; o simplemente ante las torpezas de algún usuario autorizado
pero despistado. Normalmente, los SGBD disponen de un complejo sistema de permisos a
usuarios y grupos de usuarios, que permiten otorgar diversas categorías de permisos.

Integridad
Se trata de adoptar las medidas necesarias para garantizar la validez de los datos almacenados.
Es decir, se trata de proteger los datos ante fallos de hardware, datos introducidos por usuarios
descuidados, o cualquier otra circunstancia capaz de corromper la información almacenada.

Respaldo y recuperación
Los SGBD deben proporcionar una forma eficiente de realizar copias de seguridad de la
información almacenada en ellos, y de restaurar a partir de estas copias los datos que se hayan
podido perder.

Control de la concurrencia
En la mayoría de entornos, lo más habitual es que sean muchas las personas que acceden a una
base de datos, bien para recuperar información, bien para almacenarla. Es también frecuente
que dichos accesos se realicen de forma simultánea. Así pues, un SGBD debe controlar este
acceso concurrente a la información, que podría derivar en inconsistencias.

Tiempo de respuesta
Lógicamente, es deseable minimizar el tiempo que el SGBD tarda en darnos la información
Aula Mentor

solicitada y en almacenar los cambios realizados.

3.  Objetos de una base de datos Access


Tablas
La tabla es la estructura básica de un sistema de bases de datos relacional. Es el archivo o
contenedor donde se almacenan los datos distribuidos en filas y columnas; cada fila se
corresponde con un registro, y cada columna se corresponde con un campo del registro.

Consultas
Una consulta sirve para obtener información de la base de datos. Una Consulta puede modificar
y analizar los datos de una tabla.

Formularios
Los formularios son pantallas que contienen campos de datos procedentes de las tablas o
consultas.

Los formularios se utilizan fundamentalmente para ver, introducir y modificar la información


contenida en una base de datos, en definitiva, para gestionar registros de una tabla o consulta.

Informes
Un informe sirve para mostrar información, en formato impreso, de tablas o consultas, organizada
y/o resumida de una determinada manera. Además de estos datos, al informe, se pueden añadir
16 otros elementos estáticos, como pueden ser imágenes, agregar totales, etc.

Macros
Una macro es un conjunto de instrucciones o acciones que sirven para automatizar tareas. Cada
tarea es una acción que se llevará a cabo sobre objetos o datos de la base de datos.

Módulos
Un módulo es un conjunto de declaraciones, instrucciones y funciones escritas en lenguaje VBA
(Visual Basic Application) que servirán para automatizar tareas.

Access 2013 empaqueta los objetos de la base de datos en archivos con extensión
.accdb ya no utiliza la extensión .mdb que utilizaba en versiones anteriores.

4.  Diseño de una base de datos


Lo más importante a la hora de crear de una base de datos es un buen diseño. No es fácil pero
en este manual intentaremos guiarle para obtener bases de datos prácticas y bien diseñadas.

Para crear los objetos que componen la base de datos (tablas, formularios, informes) es preciso
previamente realizar una fase de diseño.
Módulo 1. U1. Introducción a las bases de datos

Las etapas para el diseño de una base de datos se pueden resumir en:

- Diseño general del sistema.


- Diseño de la salida de datos.
- Diseño de los campos.
- Diseño de las tablas y las relaciones entre ellas.
- Diseño de la entrada de datos y reglas de validación para los campos.
- Diseño de la entrada de datos a través de Formularios.
- Diseño de menú de distribución de la aplicación.

17
Aula Mentor

Unidad 2. Comenzar a trabajar con


Access 2013

18 1.  Entorno de Access 2013


Módulo 1. U2. Comenzar a trabajar con Access 2013

Office Access 2013 presenta la misma interfaz de usuario ribbon que también se utiliza en la
versión 2010 y 2007, con un área estándar denominada barra de opciones que reemplaza las
capas de menús y barras de herramientas de las versiones anteriores a Access 2007.

La flecha que aparece en la esquina izquierda de algunos botones de herramientas indica que
dicho menú es desplegable y contiene más opciones.

1.1  Solapa Archivo

Está situado en la esquina superior izquierda de de la ventana.

Al hacer clic en se ven los mismos comandos básicos disponibles en versiones


anteriores de Access para Abrir, Guardar e Imprimir el archivo.

Sin embargo, en la versión Office 2013, hay disponibles más comandos, como Guardar y
Publicar. 19

Este botón despliega el siguiente menú:

Para manejar Access sin utilizar el ratón se pueden utilizar los métodos abreviados del teclado,
que no vamos enumerar aquí, pero el alumno puede obtener esta información completa desde
la ayuda de Access (para acceder a la ayuda de Access pulsar la tecla de función F1).
Aula Mentor

1.2  Barra de acceso rápido

La barra de herramientas de acceso rápido se encuentra de forma predeterminada en la parte


superior de la ventana de Access y permite obtener acceso rápidamente a herramientas que
se usan con frecuencia. La barra de herramientas de acceso rápido se puede personalizar
agregándole comandos.
20

En la siguiente imagen se muestra desplegada:


Módulo 1. U2. Comenzar a trabajar con Access 2013

Para agregar más comandos a la barra de acceso rápido selecciona la opción Más comandos, y
se abrirá la ventana de Opciones de Access.

1.3  Barra de estado

Se encuentra en la parte inferior de la ventana y ofrece información a los usuarios a cerca de la


operación actual que se está realizando.
21

1.4  Barra de Título

Se encuentra en la parte superior de la ventana y contiene el nombre del archivo que está
abierto además de los botones de control (minimizar, maximizar, cerrar).

1.5  Barra de Opciones

La Barra de Opciones se compone de varias fichas que contienen comandos. En Office Access
2013, las fichas de comandos principales son Archivo, Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas
de base de datos. Cada ficha contiene grupos de comandos relacionados.

Los comandos de la barra de opciones tienen en cuenta el objeto actualmente activo. Por
ejemplo, si hay una tabla abierta en la Vista Hoja de datos y se hace clic en Formulario de la
Aula Mentor

ficha Crear en el grupo Formularios, Access 2013 crea el formulario basándose en la tabla activa.
Se pueden usar métodos abreviados de teclado con la barra de opciones.

Cuando se selecciona una ficha de comandos, se pueden explorar los comandos disponibles en
esa ficha. Para seleccionar una ficha de comandos hay que hacer clic con el botón izquierdo del
ratón en la ficha que se desee.

Al pulsar la tecla ALT etiquetas con las sugerencias de teclado. Puede utilizar la tecla o las teclas
mostradas en la sugerencia de teclado correspondiente a la ficha de comandos para realizar la
operación.

Un comando se puede ejecutar de varias maneras. La forma más rápida y más directa es usar el
método abreviado de teclado asociado al comando.

22

2.  Comenzar a trabajar con una base de datos en Access

2.1  Crear una nueva base de datos

1.  Pulse base de datos del escritorio en blanco:


Módulo 1. U2. Comenzar a trabajar con Access 2013

2.  Escriba el nuevo nombre de la base de datos que se va a crear:

Si no especifica una extensión de nombre de archivo, Access la agrega automáticamente. Para


cambiar la ubicación predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicación donde

colocar la base de datos (situado junto al cuadro Nombre de archivo), busque la nueva
ubicación y, a continuación, haga clic en Crear.

23

Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1; a continuación, abre
Tabla1 en la Vista Hoja de datos. El cursor se sitúa en la primera celda vacía de la columna
Agregar nuevo campo.

2.2  Crear una base de datos con plantilla

Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede utilizar para agilizar el proceso
de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para utilizar que contiene
todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para realizar una tarea específica.

Las plantillas se pueden usar, por ejemplo, para realizar un seguimiento de las incidencias,
administrar contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas contienen un
pequeño número de registros de ejemplo cuya finalidad es mostrar su modo de empleo. Las
plantillas de base de datos se pueden usar tal cual están, o puede personalizarlas para adaptarlas
Aula Mentor

a sus necesidades.

Access 2013 presenta un nuevo modelo de aplicación que permite a expertos crear rápidamente
aplicaciones basadas en web. Incluye con Access un conjunto de plantillas que puede usar para
empezar a crear la aplicación.

En este curso no se va a contemplar la opción de creación de bases de datos desde plantillas


ni la utilización de SharePoint. Se recomienda al alumno que después de la realización de este
curso si desea aumentar sus conocimientos investigue el nuevo modelo de aplicaciones de
SharePoint para Access 2013, que se hospedan en SharePoint.

Según Microsoft: «Las organizaciones usan SharePoint para crear sitios web. SharePoint se puede
usar como un lugar seguro donde almacenar, organizar, compartir y acceder a información
desde prácticamente cualquier dispositivo.»

2.3  Abrir una base de datos

Para abrir una base de datos existente puede seguir una de estas opciones:

1.  Desde y pinchando sobre la opción

24

2.  Desde la opción


Módulo 1. U2. Comenzar a trabajar con Access 2013

Ejemplo guiado 2_1

Cree una base de datos en blanco con la que trabajaremos a lo largo de este manual.

1.  Abra Access 2013.


2.  Pulse sobre , pulse sobre .

25

3.  pulse sobre el icono de la parte central de la ventana.


4.  Guarde este archivo con el nombre Videoclub. Escriba este nombre en nueva ventana
que aparece.

5.  Para finalizar pulse crear. Observe como se almacenará como Videoclub.accdb
Módulo 2

Unidad 3. Crear tablas en Access 2013

Unidad 4. Relacionar tablas

Unidad 5. Introducir datos en una tabla

Unidad 6. Operaciones con tablas


Aula Mentor

Unidad 3. Crear tablas en Access 2013

28
En esta unidad didáctica conocerá las posibilidades que ofrece Access para crear tablas, definir
los tipos adecuados de cada uno de sus campos, decidir cuál de ellos será el campo clave así
como aprender a utilizar adecuadamente las propiedades de los campos que forman la tabla

1.  Definición de tabla


La tabla es la estructura básica de un sistema de bases de datos relacional.

Es el archivo o contenedor donde se almacenan los datos distribuidos en filas y columnas; cada
fila se corresponde con un registro, y cada columna se corresponde con un campo del registro.

Si disponemos de una tabla para guardar el conjunto de los datos personales de los alumnos de
una clase:

- La información individual de cada alumno se guardará en registros (filas).


- Cada categoría de información del registro (nombre, dirección, edad, población, ...) corres-
pondería a un campo (columnas).
Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013

La tabla anterior está compuesta por:

- 4 campos: Nombre, Dirección, Edad y Población.


- Contiene 3 registros o filas:
• Pepito C/Tal 21 Rivendel.
• Juan C/Grande 31 Gondolín.
• Rosa C/Margarita 45 Toledo.

Las aplicaciones de gestión de bases de datos incluyen utilidades o instrucciones para la gestión
y mantenimiento de las tablas.
29
Así por ejemplo, la información guardada en la tabla anterior se podría ordenar por cualquier
campo, o bien se podría hacer una consulta que mostrase sólo los alumnos de una población,
calcular la media de edad, etc.

2.  Crear tablas


Para crear una tabla deberemos abrir primero la base de datos creada en el Ejemplo guiado
2_1.

Seleccione Abrir y realice uno de estos pasos:

1.  Si la base de datos que desea usar aparece en Bases de datos recientes, haga clic en la
base de datos en esa lista.

- O bien -

2.  Si la base de datos no aparece en Bases de datos recientes, en Equipo y luego Examinar.
Aula Mentor

2.1  Opciones para crear una tabla

En la pestaña Crear aparecen cuatro iconos que ofrecen diferentes formas para crear una tabla.

30

1.  Tabla: crea una nueva tabla vacía.

2.  Listas de SharePoint: cuando publique una base de datos en un sitio de SharePoint,
puede compartir los datos con otras personas que utilizan el sitio de SharePoint mientras
continúa utilizando Access como la aplicación cliente para los formularios, informes y
consultas de la base de datos.

3.  Diseño de tabla: Crea una nueva tabla en blanco en la Vista Diseño.
Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013

Áreas de Objetos de la ventana de Access 2013

31
Panel de exploración Área: situada en la parte izquierda de la ventana que muestra los objetos
de la base de datos. El panel de exploración reemplaza la ventana Base de datos de las versiones
anteriores de Access.

Documentos con fichas: Los formularios, tablas, consultas, informes y macros se muestran como
documentos con fichas.

2.1.1  Crear una tabla introduciendo datos

Al pulsar sobre se despliega una ventana con celdas, similar a las tablas en Word, donde
escribiremos directamente los datos y crearemos directamente los campos que necesitemos.
Esta forma de crear una tabla tiene limitaciones importantes durante esta fase. Así, no podemos
cambiar el nombre de los campos que serán Campo1, Campo 2, etc.
Aula Mentor

2.1.2  Crear una tabla en vista Diseño

Esta forma permite crear desde cero la estructura de la tabla y sus características, es la más
utilizada porque da la posibilidad de crear tablas adaptadas a necesidades específicas.

Al pulsar sobre se mostrará en la ventana el área de diseño de la tabla mostrada en la


siguiente imagen:

32

Al crear campos en esta ventana, se mostrarán sus propiedades como se puede apreciar en la
siguiente imagen:
Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013

Para crear un campo, se escribe un Nombre del campo y se elige un Tipo de datos. La Descripción
es opcional por tanto no es necesario rellenarla si no se desea.

En la zona inferior izquierda aparece una zona de propiedades con las solapas
General y Búsqueda. 33

2.2  Vistas

Cuando se crea una nueva base de datos, Access 2013 creará automáticamente una nueva tabla
en su interior. Para poder crear/modificar la estructura de esta tabla (o de cualquier otra tabla ya
creada) hay que acceder a la Vista Diseño de la tabla.

Una tabla puede verse en modo Vista Hoja de datos, que es el modo de introducción de datos
en la tabla, o en modo Vista Diseño.

Para acceder a la Vista Diseño hay que pulsar sobre . Para acceder a la vista

Hoja de datos hay que pulsar sobre . Ambas herramientas están en el


mismo grupo Vistas.
Aula Mentor

También se puede cambiar de vista desde el panel de herramientas que se encuentra en la parte
izquierda de la barra de estado.

34

3.  Tipos de datos aplicables a un campo


Texto corto: Permite introducir texto alfanumérico hasta 255 caracteres.

Texto largo: Almacena grandes cantidades de texto. Almacena hasta 65.536 caracteres. Si la
información que contiene el campo va a ser mayor sería más conveniente utilizar un tipo Objeto
OLE.

Número: Almacena datos numéricos de tamaño 1, 2, 4 u 8 bytes. Para datos numéricos con los
que no se vaya a operar quizá sea mejor ponerlos como campos tipo Texto.

Fecha/Hora: La entrada de fechas y horas en este campo nos permitirá operar con ellas (obtener
el mes de una fecha, días entre dos fechas).

Moneda: Para almacenar datos de moneda.

¿Por qué no utilizar campos numéricos? Para no tener problemas con el redondeo Access
añade un número fijo automático de dígitos a la derecha de la coma decimal.
Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013

Autonumérico: Incrementa automáticamente un valor numérico para cada registro de entrada


a la tabla (1,2,3, etc). En este campo no hay que introducir ningún valor.

Inconveniente: Si elimina un registro no se actualiza el valor de este campo en los registros que
le preceden, es decir, si elimina el registro cuyo campo autonumérico sea 6, el que le precede no
pasa a ser 6, sigue siendo 7, luego no es un valor muy fiable a la hora de comprobar el número
de registros que tiene la tabla.

Sí/No: Almacena valores lógicos. En la entrada de datos las opciones serán: Sí/No - Verdadero/
Falso - Activado/Desactivado.

Objeto OLE: Contiene datos OLE almacenados en otras aplicaciones que soporten OLE (vídeos,
sonidos,etc). Almacena hasta 1 gigabyte (está limitado por el espacio de disco).

Hipervínculo: Vincula a un recurso de internet. Un hipervínculo puede ser una ruta UNC o una
dirección URL. Almacena hasta 64.000 caracteres.

Asistente para búsqueda: Permite restringir el tipo de campo para que sólo acepte datos de
una lista de valores (introducida durante la ejecución del asistente para búsqueda) o de campos
de otra tabla.

Datos Adjuntos: Se puede adjuntar imágenes, archivos de hoja de cálculo, documentos,


gráficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar
a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrónico. También puede ver y modificar
los archivos adjuntos, dependiendo de cómo haya configurado el campo de datos adjuntos el 35
diseñador de bases de datos. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los
campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de manera más eficaz
porque no crean una imagen de mapa de bits del archivo original.
Aula Mentor

Ejemplo guiado 3_1

Cree una tabla compuesta por los campos que se detallan a continuación. Guarde la tabla con
el nombre de Artículos.

36

1.  Abra Access 2013.


2.  Abra la base de datos Videoclub creada en el Ejemplo guiado 2_1.

3.  Cree una tabla pulsando sobre . Se mostrará la tabla en modo Vista Diseño.
4.  Cree los campos con los nombres, tipos y descripciones indicados en el enunciado.
5.  Cuando acabe, guarde la tabla con el nombre Artículos, utilice la barra de acceso rá-

pido de la zona superior . Aparecerá la ventana siguiente para escribir


el nombre de la tabla:

6.  Aparecerá el siguiente aviso, indicando que no tenemos seleccionada una clave prima-
ria para esta tabla.
Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013

Puse sobre y Access crea una clave primaria que siempre será un identificador
(Id) de tipo autonumérico.

Resultado

37

4.  Establecer una clave principal


Un campo clave es un campo que identifica de manera única a un registro o fila, es decir,
sabiendo el valor del campo clave conocemos qué valores le «acompañan» en el registro.

Por ejemplo el DNI sería un buen campo clave, ya que sabiendo su valor, tendré acceso al resto
de los datos de la persona.

Un campo definido como clave principal o clave primaria debe tener valores únicos en la tabla.

Sólo puede haber una clave principal por tabla (compuesta por uno o más campos).

Cuando creamos una base de datos en blanco, Access ha creado automáticamente una tabla con
un campo clave llamado Id de tipo Autonumérico. En la mayoría de los casos no nos interesará
que Access nos indique cuál es la clave primaria, seremos nosotros los que decidamos cuál es
el campo o campos que identifican de manera única al registro.
Aula Mentor

Para establecer la clave principal:

1.  Seleccione el campo.

2.  Haga clic sobre el icono de la barra de herramientas o pulse con el botón de-
recho del ratón sobre el campo que desea sea clave y seleccione, del menú contextual la
opción .

Para hacer que un campo ya no sea clave primaria deberá seguir los mismos pasos dados al
establecerlo como clave.

Para hacer que más de un campo sea clave seleccionar los campos (teniendo pulsada la tecla de
mayúsculas) y pulsar sobre el icono Clave principal.

Si desea eliminar la propiedad campo clave primaria, es decir, quiere que sea otro el campo
clave, tendrá que hacer que Id no sea clave, seleccionando el campo y pulsando sobre el icono

y luego seleccionar el campo que desea sea clave y pulsar sobre el mismo icono. Para
realizar esta operación, la tabla debe estar en Vista Diseño.

38

Si creamos una tabla a través de la opción Access no incluye ningún campo clave
automáticamente, seremos nosotros quienes decidamos qué campo es clave.

Si cierra la tabla sin haber definido el campo clave, Access muestra el mensaje:

Si pulsamos sobre añadirá el campo Id de tipo Autonumérico a la tabla como


campo clave. Si pulsamos sobre la tabla se quedará, hasta que decida lo contrario,
sin clave primaria.
Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013

Ejemplo guiado 3_2

Hacer que el campo código sea clave primaria.

1.  Abra la tabla Artículos en modo vista Diseño.


2.  Hacer que el campo Id no sea clave primaria, para ello, seleccione el campo Id y pulse

sobre el icono .
3.  Seleccione el campo CÓDIGO y pulse de nuevo el icono de clave primaria.

Resultado

39

5.  Propiedades de los campos

Son las especificaciones de los campos.


Aula Mentor

Las propiedades de los campos varían según su tipo. Todas estas propiedades se especifican en:

- La pestaña General , para restringir los valores para el campo, acotar su ta-
maño, forzar un determinado formato, etc.…
- La pestaña Búsqueda , permite escoger el tipo de control (cuadro de edición, lista
desplegable, etc) que se presentará para introducir valores en el campo.

5.1  Tamaño del campo

Reservado para texto y números:

- Para texto: número máximo de caracteres que albergará el campo.


- Para números: número máximo de dígitos.

5.2  Formato

Sirve para definir la presentación de los datos del campo. Por ejemplo:

- En un campo numérico podría ser interesante verlo con separador de millares, como por-
centaje, etc.
- Un formato fecha con la forma dd/mm/aa o bien con Día-Nombre del Mes-Año.
40 - Que el texto se guarde en mayúsculas (aunque se escriba en minúsculas).
- Para los tipos de datos Sí/No, que aparezca Sí o No, Activado o Desactivado, Verdadero
o Falso.

Ejemplo guiado 3_3

Modificar la propiedad tamaño al campo CÓDIGO, de la tabla Artículos a un tamaño máximo


de 6 caracteres.

1.  Abra la tabla Artículos en vista Diseño.


2.  Seleccione el campo CÓDIGO.
3.  Seleccione el cuadro de texto de Tamaño del campo de la ventana de propiedades del
campo.
4.  Escriba un 6.

Resultado
Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013

Ejemplo guiado 3_4

En la tabla Artículos, poner formato Euro al campo PRECIO.

1.  Abra la tabla Artículos en Vista Diseño.


2.  Seleccione el campo PRECIO.
3.  Seleccione el cuadro de texto Formato en el cuadro Propiedades del campo.
4.  Pulse sobre el icono que aparece en la parte derecha para desplegar la lista
de opciones para el tipo moneda.
5.  Seleccione elemento Euro.

Resultado

41

Ejemplo guiado 3_5

En la tabla Artículos, poner formato de mayúsculas al campo TÍTULO, esto hará que el texto que
se introduzca en el campo se pasará, de forma automática, a mayúsculas.

1.  Abra la tabla Artículos en Vista Diseño.


2.  Seleccione el campo TÍTULO.
3.  Seleccione el cuadro de texto Formato en el cuadro Propiedades del campo (pestaña
General).
4.  Escriba el símbolo > (el texto introducido se transformará a mayúsculas).

Resultado
Aula Mentor

Si en lugar de poner el símbolo > pusiéramos el símbolo <, el texto escrito se pasará a minúsculas.

Ejemplo guiado 3_6

Sobre la tabla Artículos:

1.  Ponga al campo TÍTULO Tamaño 35.


2.  Modifique el tamaño de los campos:
◦◦ DIRECTOR, número máximo de caracteres: 30.
◦◦ TIPO, número máximo de caracteres: 19.
3.  Haga que el campo DURACIÓN tenga como Formato número general y número de de-
cimales 0.
4.  Haga que el TÍTULO se guarde en la base de datos en mayúsculas (se pondría el opera-
dor > en Formato).
5.  Ponga al campo CANTIDAD EN VENTA y CANTIDAD EN ALQUILER como Tamaño del
campo Entero, como Formato número general y en la propiedad Lugares decimales 0.
6.  Ponga al campo FECHA DE ADQUISICIÓN, como Formato Fecha corta, de esta forma la
fecha se guardará de la forma 07/02/2013.
7.  Ponga al campo PRECIO en Lugares decimales 2. La propiedad Lugares decimales sólo
es visible si el tipo de datos es decimal.

1.  Abra la tabla Artículos en Vista Diseño.


42 2.  Puntos 1 y 4. Seleccione el campo TÍTULO y modifique sus propiedades.

3.  Punto 2:

4.  Punto 3:

5.  Punto 5:
Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013

5.3  Máscara de entrada

Controlará cómo se insertan los datos en el campo.

Se puede utilizar para obligar al usuario a introducir datos de un tipo determinado (por ejemplo,
permitir introducir sólo caracteres numéricos, o sólo letras o 2 números seguidos de 5 letras).

A menudo es más fácil utilizar el Asistente para máscaras de entrada para establecer la propiedad
automáticamente. Para ello pulsar sobre los de la máscara de entrada.

Ejemplo guiado 3_7 43

Controlar que en el campo CÓDIGO de la tabla Artículos, se introduzcan 5 números, utilizando


el asistente.

1.  Abra la tabla Artículos en Vista Diseño.


2.  Seleccione el campo CÓDIGO.
3.  En la propiedad máscara de entrada pulse y aparecerá el asistente para más-
caras de entrada.
4.  En lista Máscara de entrada, Aspecto de los datos, escoja una que sólo tenga 5 números,
Código Postal. Pulse sobre botón Siguiente.
Aula Mentor

5.  En apartado Máscara de entrada aparece 00000, significa que sólo permitirá teclear 5
caracteres numéricos (los 5 obligatorios) en este campo.
6.  En el apartado Marcador de posición, aparece un guión; este guión se mostrará a la
hora de introducir los datos. Pulsar sobre el botón Siguiente.

44

7.  En el apartado Cómo desea almacenar los datos, seleccione el botón de radio Sin los
símbolos de la máscara. Pulsar sobre Siguiente y Finalizar.

Resultado
Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013

¿Qué ocurre si ninguna de las máscaras del asistente se ajusta a


nuestras necesidades?
Tendremos que hacer nuestras propias máscaras, para ello vamos a empezar pre-
sentando el significado de algunos caracteres:

45

¿Cómo poner en práctica el contenido de la tabla anterior?

Ejemplo guiado 3_8

Sobre la tabla Artículos, hacer que el campo CÓDIGO contenga una letra (mayúscula) y 5
números. Letras y números obligatorios.

1.  Abra la tabla Artículos en vista Diseño.


2.  Seleccione el campo CÓDIGO.
3.  Escriba en la caja de texto de la máscara de entrada L00000. Si ponemos el símbolo >
delante de L, la letra se guardará en mayúsculas (>L00000).
4.  Escriba el símbolo > (el texto introducido se transformará a mayúsculas).
Aula Mentor

Si las letras y números del campo código no fueran obligatorios, la máscara quedaría de
la siguiente forma: ?99999.

Ejemplo guiado 3_9

Sobre la tabla ARTÍCULOS, hacer que el campo FECHA DE ADQUISICIÓN tenga una máscara de
entrada fecha corta. Utilizar el asistente de máscaras de entrada.

1.  Abra la tabla Artículos en Vista Diseño.


2.  Seleccione el campo CÓDIGO.
3.  En el apartado de propiedades del campo, seleccione en el cuadro de texto de máscara
de entrada el asistente, pulsando sobre .
4.  Seleccione fecha corta y pulse sobre el botón siguiente.
5.  En la siguiente ventana se nos muestra la máscara de entrada 00/00/0000 y el marca-
dor de posición - , pulsar sobre el botón siguiente y finalizar.

46
Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013

5.4  Diferencia entre Formato y Máscara de entrada

¿Qué diferencia hay entre la propiedad Formato y la propiedad Máscara de entrada?

Formato indica cómo se almacenarán los datos en la base de datos y la propiedad Máscara de
entrada indica el formato que deben tener los datos para que ese campo sea correcto; si no los
introduce con estas especificaciones, dará un error.

Si por ejemplo, para el campo FECHA DE ADQUISICIÓN ha elegido como máscara de entrada
00/00/0000;0;_ e introduce una fecha del tipo 25/03/05 aparece en pantalla el siguiente error:

47

¿Qué ocurre si para el campo FECHA DE ADQUISICIÓN ha elegido como Formato Fecha
mediana y como máscara de entrada 00/00/0000;0;_ e introduce una fecha del tipo 25/03/05?
Aparece en pantalla el error anterior.

¿Y si introduce el valor 25-mar_06? También aparecerá el error, ya que el valor introducido no


coincide con la máscara de entrada (aunque es del tipo fecha mediana especificada en Formato).

5.5  Título

Es el texto que aparecerá, como cabecera de la columna, cuando utilice este campo en la
entrada de datos de la tabla o en un formulario (un formulario es una especie de ficha que
sirve para gestionar los registros de las tablas con diferentes posibilidades de presentación; lo
veremos en un capítulo aparte).

Ejemplo guiado 3_10

Poner al campo CÓDIGO el título «Código del Artículo».

1.  Abra la tabla Artículos en vista Diseño.


2.  Seleccione el campo CÓDIGO.
Aula Mentor

3.  Vaya a apartado Título y teclee, en el cuadro de texto: CÓDIGO DEL


ARTÍCULO.

Resultado

5.6  Valor predeterminado

Sirve para indicar el valor que el campo tendrá por defecto. Cuando se introduzcan nuevos
registros, el valor que indique en este apartado aparecerá en el campo automáticamente.

48

Nota:
Si se han introducido datos antes de especificar el valor predeterminado, sólo apa-
recerá el valor predeterminado en los nuevos registros. Para los registros anterio-
res, si el campo no tenía valor, no aparecerá con el valor predeterminado.

Ejemplo guiado 3_11

Hacer que el campo CANTIDAD EN ALQUILER y CANTIDAD EN VENTA tenga como valor
predeterminado 0.

1.  Abra la tabla Artículos en Vista Diseño.


2.  Seleccione el campo CANTIDAD EN ALQUILER.
3.  Escriba sobre el cuadro de texto de la propiedad Valor Predeterminado un 0.
4.  Seleccione el campo CANTIDAD EN VENTA y repita el paso (b)
Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013

Resultado

Ejemplo guiado 3_12

Hacer que el campo FECHA DE ADQUISICIÓN tenga, por defecto, la fecha actual.

1.  Abra la tabla Artículos en Vista Diseño.


2.  Seleccione el campo FECHA DE ADQUISICIÓN.
3.  En el cuadro de texto de la propiedad Valor Predeterminado seleccione el asistente.
4.  Aparece una ventana llamada Generador de Expresiones, despliegue la carpeta de Fun-
ciones, pulse sobre Funciones incorporadas y seleccione el grupo Fecha/Hora y elija
la función Fecha() (devuelve la fecha del sistema), para ello haga un doble clic sobre la 49
función o la seleccione y pulse sobre el botón Aceptar.

También podría elegir la función Ahora(), en este caso saldría la fecha más la hora: 07/02/2013
19:39:53.

Resultado
Aula Mentor

5.7  Regla de Validación

Esta propiedad sirve para controlar que los datos que se introduzcan en el campo cumplan unas
determinadas condiciones.

Nota:
El asistente para crear Reglas de validación sólo es válido para campos Texto o
Fecha.

Ejemplo guiado 3_13


50
Establecer una Regla de validación para que la FECHA DE ADQUISICIÓN sea menor o igual a la
fecha actual.

1.  Abra la tabla Artículos en Vista Diseño.


2.  Seleccione el campo FECHA DE ADQUISICIÓN.
3.  Abra el Generador de Expresiones pulsando sobre el icono del campo de texto de la
propiedad Regla de validación. Pulse sobre los botones <, seguidamente seleccione la
función Fecha(), después O y otra vez Fecha(). La expresión quedaría así:
Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013

También podría haber escrito directamente:

<= Fecha() en el cuadro de texto de la propiedad Regla de validación.

Resultado

5.8  Texto de Validación

Texto de error que aparecerá cuando el valor del campo no cumpla la Regla de Validación.

Ejemplo guiado 3_14

Poner un texto de validación que muestre un mensaje cuando los datos introducidos en el campo
FECHA DE ADQUISICIÓN no cumplan las condiciones que se han establecido en la propiedad
regla de validación.
51
1.  Abra la tabla Artículos en Vista Diseño.
2.  Seleccione el campo FECHA DE ADQUISICIÓN.
3.  Teclee “La fecha debe ser menor o igual a la fecha de hoy”.

De esta forma si introducimos una fecha mayor a la actual aparecerá el siguiente mensaje:

Si no escribiéramos ningún mensaje en Texto de validación y el valor introducido no cumpliera


Aula Mentor

la Regla de Validación que se ha indicado, el mensaje de error sería el siguiente:

5.9  Requerido

Esta propiedad indicará si es o no obligatorio introducir datos en el campo. Seleccione:


- Sí, si es obligatorio que el campo tenga datos.
- No, si el campo puede no contener datos, estar vacío.

Ejemplo guiado 3_15

Poner en todos los campos, excepto CARATULA, la propiedad de campo Requerido a Sí.

1.  Seleccione el campo.


2.  Vaya a Propiedad Requerido y en la lista desplegable seleccione Sí.

52
5.10  Indexado

Un campo indexado hace más rápidas las ordenaciones y las búsquedas, además de facilitar las
relaciones entre tablas.

Esta propiedad establece si la tabla se indexa por este campo. Cuando se define un campo como
indexado, se puede elegir entre Sí (Sin duplicados) o Sí (Con duplicados).

- Sí (Sin duplicados) significa que cada campo tiene que tener un valor único para toda la
tabla.
- Sí (Con duplicados), el campo puede tener valores repetidos.

Por ejemplo en nuestra tabla de Artículos, el TÍTULO sería un campo Indexado Sí (Sin
duplicados), el campo DIRECTOR podría ser un campo Indexado Sí (Con duplicados),
puesto que un DIRECTOR puede tener publicado más de un TÍTULO.

¿Qué campos es conveniente indexar?

1.  Sería conveniente indexar todos los campos claves. Las claves primarias como campos
Indexados Sin duplicados y los campos que son claves externas marcarlos como In-
dexados Con duplicados.
2.  También podemos indexar campos con los que vayamos a realizar a menudo operacio-
nes de búsqueda o consultas.


Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013

Ejemplo guiado 3_16

Ponga el campo DIRECTOR, de la tabla Artículos, como Indexado Con Duplicados.

1.  Seleccione el campo DIRECTOR.


2.  Vaya a propiedad Indexado. Seleccione de la lista desplegable Sí (Con duplicados),
permitirá registros con el mismo valor en este campo.

53
5.11  Propiedades exclusivas de los campos tipo Texto corto, Texto largo e Hi-
pervínculo

- Compresión Unicode: mejora la compresión de los datos. Permite que los informes de Access
se visualicen correctamente, sin importar los símbolos utilizados, pero requieren el doble de
espacio para almacenar los datos.

- Etiquetas inteligentes: se utiliza para asignar una determinada acción para obtener datos para
el campo.

Ejemplo:
La etiqueta inteligente Nombre de persona se utiliza cuando se necesita agregar o modificar la
información de contacto que se almacena en Microsoft Outlook.

Para obtener más información sobre etiquetas inteligentes, acceder a:


http://office.microsoft.com/es-es/access-help/etiquetas-inteligentes-proporciona-
das-por-microsoft-HP001044737.aspx

Ejemplo guiado 3_17

En la base de datos Videoclub cree la siguiente tabla con las especificaciones indicadas y
Aula Mentor

almacénala con el nombre de Socios.


- NIFSocio: Texto corto(9). Campo Clave. El texto está compuesto por 8 números y una letra.
Todos los caracteres serán obligatorios.
- NombreApellidos: Texto corto (30). Se almacenará en mayúsculas.
- Teléfono: Texto corto(9).
- e-mail: Texto corto(20).
- Dirección: Texto corto (30).
- Ciudad: Texto corto(15).
- Ocupación: Texto corto(10).
- FechaAlta: Fecha/Hora. Fecha corta.
- Cuenta Corriente: Texto corto (23). Máscara de entrada: 9999\-9999\-99\- 9999999999

1.  Cree una tabla en Vista Diseño en la base de datos Videoclub.


2.  Para NIFSOCIO

54 Si quisiéramos que el primer número fuera opcional y el resto obligatorio (más la letra)
pondríamos como máscara 90000000L

3.  Para los campos NOMBREAPELLIDOS, TELÉFONO, DIRECCIÓN, E-MAIL, CIU-


DAD, OCUPACIÓN.

4.  Para FECHAALTA

5.  Para el campo CUENTACORRIENTE


Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013

Ejemplo guiado 3_18

En la base de datos Videoclub cree la siguiente tabla con las especificaciones indicadas y
almacénala con el nombre de Ventas.

- IdentificadorVenta: Texto corto(12). Campo Clave. Máscara de entrada: Una letra V (Vídeo)
D (DVD) más 6 números, un guión y 4 números para identificar el mes y el año (L999999\-
9999).
- Artículo: Será el TÍTULO del artículo. Texto corto(6). Texto compuesto por una letra más 5
números. Indexado con duplicados.
- Socio: Será el NIF del socio. Este campo tendrá las mismas características que el NIF de la
tabla Socios. Indexado con duplicados.
- FechaVenta: Fecha/Hora. Fecha corta.

1.  Cree una tabla en Vista Diseño en la base de datos Videoclub.


2.  IdentificadorVenta
55

3.  Artículo

4.  Socio
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5.  FechaVenta

Ejemplo guiado 3_19

En la base de datos Videoclub cree la siguiente tabla con las especificaciones indicadas y
almacénala con el nombre de Alquileres.

- IdentificadorAlquiler. Texto corto(12). Campo Clave. Máscara de entrada: Una letra V (Vídeo)
D (DVD) más 6 números, un guión y 4 números para identificar el mes y el año (L999999\-
9999).
- Socio: Será el NIF del socio. Este campo tendrá las mismas características que el NIF de la ta-
bla Socios. Indexado con duplicados.
- Artículo. Será el TÍTULO del artículo. Texto corto(6). Texto compuesto por una letra más 5
números. Indexado con duplicados.
- FechaAlquiler. Fecha/Hora. Fecha corta.
- FechaDevolución. Fecha/Hora. Fecha corta.
- Devuelto Sí/No
56
1.  Cree una tabla en Vista Diseño en la base de datos Videoclub.

2.  IdentificadorAlquiler

3.  Socio
Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013

4.  Artículo

5.  FechaAlquiler y FechaDevolución

5.12  Pestaña Búsqueda

Esta ficha se utiliza para cambiar la forma de introducir datos en un campo de una
tabla. El control de entrada para los campos es, por defecto, un cuadro de texto. Con esta ficha
podrá elegir si quiere utilizar el cuadro de texto, un cuadro lista o un cuadro combinado. Si
utiliza una lista o un cuadro combinado podrá escoger el origen de los datos para el campo de
otra tabla.

¿Cuándo es interesante tener una lista o un cuadro combinado?

- Cuando queremos que el usuario sólo introduzca una serie de valores que nosotros le espe-
cificaremos. Por ejemplo: que un campo sólo pueda tener como dato uno de los días de la 57
semana (lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado o domingo).

- Cuando obtenemos los valores para este campo de otro campo ubicado en otra tabla. Por
ejemplo, sería interesante que en el campo Socio de la tabla Alquileres se desplegara una
lista que mostrara los valores del campo NIFSOCIO de la tabla Socios y así poder escoger
uno de los ya existentes y evitar errores. Lo mismo para el campo Artículos de la misma
tabla que obtenga los valores del campo CÓDIGO la tabla Artículos.

Tipos de control de entrada para los tipos de datos que pueden optar a distintos
controles de entrada de datos:
Aula Mentor

5.12.1  Casilla de verificación

Sólo está disponible para el tipo de datos Sí/No.

En la entrada de texto aparece un cuadro que simboliza el No. Si pulsamos sobre


el cuadro se mostrará de forma , que simboliza el Sí.
58

5.12.2  Cuadro de texto

- Si el tipo de datos es Sí/No: aparecerá el texto seleccionado en el apartado Formato de la

pestaña General .

- Para Texto y Número: el campo tomará el valor que se introduzca en la casilla.

5.12.3  Cuadro de Lista:


Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013

Tipo de origen de la fila:

- Tabla/Consulta: los elementos de la lista serán los de la tabla escogida en el apartado Ori-
gen de la fila.
- Lista de Valores: los elementos de la lista serán los introducidos por el usuario. Cada uno
de los valores estará separados por ; (punto y coma).
- Lista de Campos: los elementos de la lista serán los campos de la tabla elegida en el apar-
tado Origen de la fila.

Origen de la fila:

Tabla o consulta de donde provienen los datos.

- Si se ha elegido Lista de valores, aquí escribiremos los valores de la lista separados por ;
(punto y coma).
- Si se ha elegido Tabla/Consulta, escogerá el nombre de la tabla o consulta de donde extraer
los datos.
- Si se ha elegido Lista de campos, escogerá el nombre de la tabla de donde extraer los nom-
bres de los campos.

Columna dependiente:

Campo del que se extraerán los datos cuando se seleccione un elemento de la lista. 59
Si introduce:

- 1: Se tomarán los datos del primer campo definido en la tabla origen.


- 2: Se tomarán los datos del segundo campo definido en la tabla origen.

Número de Columnas:

Número de campos que se mostrarán de la tabla origen en la lista. Si pone un 2 se mostrarán


los dos primeros campos definidos en la tabla seleccionada.

Encabezados de columna:

Nos permitirá mostrar o no los Títulos en los campos mostrados en el Cuadro de Lista. El primer
elemento de la lista será el Título.
Aula Mentor

Ancho de Lista:

Especifique la anchura total de la lista, normalmente es la suma del ancho de cada columna.

60
Ejemplo guiado 3_20

En la tabla Alquileres hacer que el campo SOCIO obtenga los datos del campo NIFSOCIO de la
tabla Socios. Mostrar además nombre y apellidos del SOCIO.

Resultado
Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013

1.  Abra la tabla Alquileres.


2.  Seleccione el campo Socio.
3.  Pulse sobre la pestaña Búsqueda.
4.  Elija en cada una de las propiedades lo que se indica en la siguiente imagen…

Nota:
Para ver los NIF y Nombres de socios de la imagen del Ejemplo guiado anterior
61
hay que haber introducido dichos datos en la tabla Socios, ya que es de esta tabla
de donde se tomarán los datos que serán mostrados por el cuadro combinado.

Ejemplo guiado 3_21

En la tabla Alquileres hacer que el campo GENERO, obtenga los datos de una lista de valores con
los siguientes elementos: Cine Español/Latino; Suspense; Bélico; Clásico; Western; Acción.

5.  Abra la tabla Alquileres.


6.  Cree el campo GÉNERO.
7.  Pulse sobre la pestaña Búsqueda.
8.  Elija en cada una de las propiedades lo que se indica en la imagen:
Aula Mentor

Resultado

También podríamos haber elegido como control Cuadro combinado. Veamos la diferencia
con el Cuadro de lista a continuación.

5.12.4  Cuadro combinado

62

El Cuadro combinado tiene las mismas opciones que el Cuadro de lista exceptuando:

- La propiedad Limitar a lista: los valores de Limitar a lista serán Sí o No:

• Sí elegimos No, podremos introducir datos distintos a los mostrados en la lista. El valor
nuevo introducido para este registro no estará disponible para el resto de los registros,
en los que sólo aparecerán los elementos de la lista.
• Si elegimos Sí, sólo se podrán elegir para el campo los valores de la lista.

- Propiedad Ancho de la lista: desplegable, por defecto será Auto. Se mide en cm.

- Propiedad Filas en lista: número máximo de filas que se pueden mostrar.


Módulo 2. U3. Crear tablas en Access 2013

Ejemplo guiado 3_22

Hacer que el campo ARTÍCULOS de la tabla Alquileres y Ventas obtenga los valores de una lista
donde aparezcan todos los Códigos de artículos de la tabla Artículos. En la lista también se
mostrará el nombre del artículo.

Hacer que el campo SOCIOS de la tabla Ventas obtenga los valores de una lista donde aparezcan
todos los NIF de los Socios de la tabla Socios. En la lista también se mostrará una columna con
el Nombre y Apellidos del Socio.

1.  Abra en modo Vista Diseño las tablas Alquileres y Ventas.


2.  Seleccione el campo Artículos en la tabla Alquileres y elija:

3.  Realice la misma operación en la tabla Ventas.


4.  Seleccione el campo SOCIOS de la tabla Ventas y elija:
63
Aula Mentor

Unidad 4. Relacionar tablas

64
Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia de los datos
(datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en muchas tablas
basadas en temas para que cada hecho esté representado sólo una vez. A continuación, se debe
proporcionar a Microsoft Office Access 2013 los medios para recopilar de nuevo la información
desglosada (esto se realiza colocando campos comunes en tablas que están relacionadas). Sin
embargo, para realizar este paso correctamente, primero deberá comprender las relaciones
existentes entre las tablas y, a continuación, especificar dichas relaciones en la base de datos de
Office Access 2013.

1.  Introducción

1.1  ¿Por qué relacionar tablas?

Relacionar las tablas es fundamental si queremos tener una base de datos consistente en la que
sea fácil realizar búsquedas y obtener resultados coherentes.

Por ejemplo, que un socio tenga un NIF en la tabla Socios y este mismo socio tenga un NIF
distinto en la tabla Alquileres sería algo inaceptable, este hecho sería un error de integridad de
datos. Si las tablas están relacionadas, este tipo de incidencias no aparecerán.

Además, tener las tablas relacionadas, nos facilitará el mantenimiento de la base de datos en
las operaciones de borrado y actualización o modificación de datos, ya que en el momento
que modifiquemos un valor de la clave primaria, automáticamente se actualizarán los campos
relacionados con esta clave, sin necesidad de ir registro por registro modificando dicho valor.
Módulo 2. U4. Relacionar tablas

¿Qué ocurre si no las relacionamos con campos comunes?

Si modificamos o borramos un valor del campo que es clave primaria y ese mismo valor se
encuentra en otra tabla (en este caso el campo que contiene ese valor es clave externa), este
campo no se actualizará, con lo que creará una base de datos inconsistente.

Supongamos que no están relacionadas las tablas Artículos y Alquileres, si modificamos el


código del artículo en la tabla Artículos no se actualizará dicho código en la tabla Alquileres.

¿Se actualiza un valor de clave externa respecto a un dato modificado de una clave
primaria si no existe una relación entre ambas tablas?

No.

¿Qué campos son los que se relacionan?

Los campos que se relacionan serán: la clave primaria de una tabla y el mismo campo (que no
tiene por qué llamarse igual pero sí contener los mismos valores) en la otra tabla relacionada,
que en este caso es clave externa.

65

1.  La clave principal.


2.  Esta línea representa la relación.
3.  La clave externa.

2.  ¿Cómo relacionar las tablas?


Dos tablas se relacionan siempre a través de un campo, es decir debe existir en ambas tablas un
campo común, que contenga los mismos valores en las dos tablas.
Aula Mentor

1.  En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en Relacio-
nes (seleccione previamente cualquier base de datos para activar esta opción).

2.  Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diá-


logo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en
Mostrar tabla.

66

3.  En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la
base de datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las
consultas, haga clic en Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en Ambas.

4.  Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar.
Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, haga clic en Cerrar.

5.  Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo
común (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla
CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos.
Módulo 2. U4. Relacionar tablas

6.  Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

7.  Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la rela-
ción. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione un nuevo campo
de la lista.

8.  Para exigir la integridad referencial de esta relación, active la casilla de verificación
Exigir integridad referencial.

67
Aula Mentor

Nota:
Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los cam-
pos de clave principal y de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto
significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin
duplicados). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación
uno a uno.

Para crear una relación uno a varios, el campo ubicado en el lado “uno” de la re-
lación (normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un índice único.
Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin
duplicados). El campo ubicado en el lado “varios” de la relación no debe tener un
índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto sig-
nifica que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o Sí (con
duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una
relación uno a varios.

68

Observe que las claves primarias aparecen con el icono de la llave.

Puede modificar la posición de una tabla pulsando sobre la barra de título de la tabla y
arrastrándola al lugar deseado.

Ejemplo guiado 4_1

Crear la relación entre los campos CÓDIGO de la tabla Artículos y el campo ARTÍCULO de la
tabla Alquileres.

1.  Pulse sobre el icono


Módulo 2. U4. Relacionar tablas

2.  Pulse sobre el icono


3.  Seleccione las tablas Artículos y Alquileres.

4.  Seleccionar el campo CÓDIGO de la tabla Artículos y, manteniendo pulsado el botón


izquierdo del ratón, llevar dicho campo hacia el campo Artículo de la tabla Alquileres.
Si aparece el marcador del ratón de la forma indica que no se encuentra en el lugar
adecuado. 69

5.  Una vez unidos los dos campos aparecerá la siguiente ventana:
Aula Mentor

6.  En esta ventana se muestran las dos tablas y los respectivos campos implicados en la
relación. Si pulsamos sobre el botón Crear aparece una relación de la forma:

Vamos a analizar más a fondo la ventana de Modificar Relaciones:

Integridad Referencial (I.R.)

Son reglas que Access utiliza para asegurarse de que las relaciones entre los registros de las
tablas relacionadas son válidas.

La I.R. consiste en mantener los mismos valores del campo que es clave primaria en una tabla
y el mismo campo que es clave externa en otra tabla; dichas tablas estarán relacionas.
70
Cuando seleccione Exigir integridad referencial, le está diciendo a Access que no permita
introducir datos en el campo que es clave externa, si dicho dato no está como valor en la clave
primaria de referencia.

Actualizar en cascada los campos relacionados: significa que cuando un valor de clave primaria
varía, automáticamente, dicho valor, se actualizará en todas las tablas con las que esté relacionado.

Eliminar en cascada los registros relacionados: cuando un valor de clave primaria es eliminado,
se borrarán todos los registros cuya clave externa contenga dicho valor, en las tablas relacionadas.

Si no seleccionamos esta opción sólo podremos eliminar un valor de una clave primaria si
Módulo 2. U4. Relacionar tablas

previamente se ha eliminado dicho valor de las tablas donde es clave externa.

Ejemplo:
Si varía o elimina el valor de un código en la tabla Artículos, inmediatamente debe variar
dicho código en el campo Artículo de la tabla Alquileres; si es eliminado de la tabla Artículos,
desaparecerán los registros que contengan ese código en la tabla Alquileres.

Ejemplo guiado 4_2

Borrar la relación entre los campos CÓDIGO de la tabla Artículos y el campo ARTÍCULO de la
tabla Alquileres y crearla de nuevo pero esta vez Exigiendo Integridad Referencial.

1.  Para borrar la relación creada anteriormente, pulse sobre la línea de la relación (apa-
recerá en un color más intenso) y pulse la tecla pero esta vez Exigiendo Integridad Refe-
rencial.

71

2.  Cree una relación, entre los mismos campos pero seleccionando Exigir integridad re-
ferencial y sus opciones de modificación y borrado. La relación aparecerá tal y como se
muestra en la siguiente figura:

Ahora, en los extremos de la relación aparece un 1 en el lado de la clave primaria y un ∞ en


el lado de la clave externa, ésto quiere decir que por cada valor de la clave primaria de la tabla
Aula Mentor

Artículos puede haber más de un registro en la tabla Alquileres.

Un artículo se puede alquilar más de una vez, y eso implica que aparecerá más de un registro
con el mismo código en la tabla Alquileres.

El tipo de relación 1 ∞ ya se indicaba en la parte inferior de la ventana al crear la relación.

Ejemplo guiado 4_3

Relacione el campo NIFSOCIO de la tabla Socios con:

- El campo SOCIO de la tabla Alquileres.


- El campo SOCIO de la tabla Ventas.
- Relacione el campo CÓDIGO de la tabla Artículos con el campo Artículo de la tabla Ventas.

1.  Pulse sobre el icono


2.  Pulse sobre el campo NIFSocio de la tabla Socios y arrástrelo hacia el campo Socio
de la tabla Alquileres.
3.  Repita la operación realizada en el apartado (b) pero esta vez arrastre el campo NIFSO-
CIO hacia el campo SOCIO de la tabla Ventas.
4.  Seleccione el campo CÓDIGO de la tabla Artículos hacia el campo ARTÍCULO de
72 la tabla Ventas.

Resultado

3.  Situaciones de desconcierto


¿Qué ocurre si relacionamos campos que no comparten valores o ninguno de los campos
relacionados es clave primaria?

Si ninguno de los dos campos relacionados es clave primaria e intentamos exigir integridad
Módulo 2. U4. Relacionar tablas

referencial Access nos indicará que no hay clave primaria, nos indicará que el tipo de relación
es Indeterminado.

Vamos a comprobarlo:

1.  Intente relacionar los campos FechaVenta de la tabla Ventas con Teléfono de la tabla
Socios.
2.  Aparece la ventana de Modificar relaciones:

3.  Si aún así seguimos adelante y seleccionamos Exigir integridad referencial, en borrado
y en actualización nos aparecerá el siguiente mensaje de error: 73

Nota:
En ningún caso pueden relacionarse tablas a través de campos que no compartan
valores.
Aula Mentor

4.  Posibles errores a la hora de relacionar tablas que ya contengan datos


El error más habitual es que un valor de un campo que es clave externa en una tabla, no tenga
correspondencia con los datos almacenados en el campo que es clave primaria.

Por ejemplo podemos encontrarnos con que en la tabla Alquileres tengamos a un socio cuyo
DNI no se encuentra en la tabla Socios.

Una solución a este problema es obtener los valores para el campo, clave externa de una lista
formada por los valores del campo correspondiente de la tabla donde es clave primaria. De esta
forma, no podemos introducir otros valores que no se hayan introducido antes como valor de
la clave primaria.

Si recuerda, esto ya lo ha realizado anteriormente, por ejemplo en la tabla Alquileres:

- El valor del campo Socio se obtiene de la selección de una lista desplegable donde se en-
cuentran todos los NIF de los Socios de la tabla Socios.
- El valor del campo Artículos se obtiene de la selección de una lista desplegable donde se
encuentran todos los CÓDIGOS de los artículos de la tabla Artículos.

74
Módulo 2. U5. Introducir datos en una tabla

Unidad 5. Introducir datos en una tabla

75
1.  Introducción
Por ahora nos ajustaremos a insertar datos en modo Vista Hoja de Datos, más adelante veremos
que hay otra forma, más atractiva, de introducir datos a través de los formularios.

Nota:
Los valores introducidos siempre tienen que cumplir las reglas de validación asig-
nadas a los campos.

Para acceder a la vista Hoja de Datos:

1.  Haga doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre la tabla que desea abrir.
2.  Aparece la tabla Artículos con el siguiente formato:
Aula Mentor

Para introducir un nuevo dato, acceda con el ratón a la caja de texto del campo en cuestión y
escriba en la caja de texto, siguiendo las especificaciones impuestas para ese campo.

2.  Especificaciones de entradas para algunos tipos de datos

2.1  Objeto OLE

76

Si el campo es de tipo Objeto OLE, pulse sobre el botón derecho del ratón y en el menú
contextual seleccione Insertar objeto.

Para obtener el objeto OLE, tendrá dos opciones:

1.  Crearlo nuevo (con alguna de las aplicaciones que tenga instalada en el ordenador).
Módulo 2. U5. Introducir datos en una tabla

2.  Abrir un archivo existente.

77

Si selecciona la casilla de , la imagen que se inserte en el campo estará vinculada al


archivo para que los cambios realizados en él se reflejen en el campo de la tabla.

Nota:
La imagen o vídeo no será visible en el modo Vista Hoja de Datos, sí en un formu-
lario.

2.2  Cuadro Combinado o de Lista

Si el campo es un cuadro combinado o una lista, seleccione un dato de los que ofrece la lista
desplegable (por ejemplo, el campo GÉNERO es un cuadro combinado; en él, se puede escoger
de la lista un valor).
Aula Mentor

2.3  Texto

Si el campo es de tipo Texto (corto o largo), únicamente hay que posicionar el cursor del
ratón en el cuadro de texto y escribir dentro de él. Hay que tener en cuenta que el número de
caracteres está limitado en la propiedad Tamaño del campo.

Nota:
78
Si quiere forzar un salto de línea en la caja de texto, pulsar Ctrl+Intro.

2.4  Fecha y Hora

Si el campo es Fecha/Hora, simplemente se debe introducir una fecha válida y automáticamente


se mostrará con el formato elegido al definir el campo.

Access valida automáticamente el campo fecha, es decir, controla que el mes no sea mayor que
12 o menor que 1, que el día no tenga letras donde debería haber números, etc.
…

2.5  Numérico

Si el dato es numérico sólo aceptará, obviamente, números. Si introduce un carácter alfabético,


al validar el dato introducido, aparecerá el siguiente mensaje de error.
Módulo 2. U5. Introducir datos en una tabla

2.6  Sí/No

Si el dato es Sí/No y el control seleccionado es un cuadro de texto (recuerde que esta propiedad
está en la pestaña de Búsqueda del campo), sólo acepta que se introduzca uno de los siguientes
valores:

- -1, Sí, Verdadero o Activado


- 0, No, Falso o Desactivado

Realmente los valores que se almacenan son 0 para: No, Falso o Desactivado y -1 para: Sí,
Verdadero, Activado.

2.7  Moneda

Si el dato es Moneda sólo se aceptarán valores numéricos y en el caso de introducir separadores,


es decir puntos para separar millares o miles, acepta más de un punto pero sólo una coma como
separador de céntimos. Si no se cumple estas reglas, Access mostrará un menú parecido al de la
figura anterior, indicando que el valor es erróneo para el tipo de datos moneda.

Nota:
79
Si alguna vez, en un campo observa que no aparece el valor introducido si no que
aparece ##### es porque la caja de texto no tiene el tamaño suficiente para mos-
trar todo el contenido del campo.
Aula Mentor

Unidad 6. Operaciones con tablas

80
En esta unidad didáctica aprenderá a moverse por los registros de una tabla y manipularlos
(buscar un valor en un campo, seleccionar y eliminar registros).

Aprenderá a ordenar los registros por campos así como a realizar filtros de selección entre los
registros de la tabla. También verá cómo obtener datos de archivos externos e importar los datos
de las tablas a otros formatos.

1.  Operaciones con los datos de las tablas

1.1  Cómo movernos por los registros de las tablas


Módulo 2. U6. Operaciones con tablas

1.2  Operar con los registros de una tabla

1.2.1  Buscar un valor dentro de un campo

Hay cuatro formas de buscar registros específicos:

1.  Desplazamiento: el desplazamiento implica moverse entre los registros, generalmente


de uno en uno, en una tabla.
2.  Búsqueda: la búsqueda implica la especificación de criterios (términos de búsqueda)
y operadores de comparación (como “es igual a” o “contiene”). A continuación, se visuali-
zan los registros que cumplen las condiciones especificadas. Los registros que cumplen las
condiciones quedan resaltados. En cambio, los registros que no cumplen las condiciones
se ven pero no están resaltados.
3.  Filtro: al igual que en el caso de las búsquedas, los filtros implican asimismo la espe-
cificación de criterios y operadores de comparación. A diferencia de las búsquedas, los
filtros limitan únicamente los registros mostrados. Los filtros se pueden activar o desac-
tivar y es fácil pasar de la vista filtrada a la no filtrada, y viceversa, de los mismos datos.
4.  Consulta: las consultas son una forma muy eficaz y flexible de buscar registros espe-
cíficos. Las consultas permiten realizar búsquedas personalizadas, aplicar filtros personali-
zados y ordenar los registros. Las consultas se pueden guardar y volver a usar, además de
usarse en la creación de formularios e informes. Esto se verá en próximas unidades.

Puede usar la ficha Buscar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para buscar registros
específicos. Puede buscar en un campo concreto o en una tabla o vista completa. 81

1.  Haga clic en el campo en el que desee buscar.

2.  En la ficha Inicio, en el grupo Buscar, haga clic en Buscar situada en la barra
de Herramientas en la pestaña Inicio. O bien, método abreviado de teclado: presione
CTRL+B. Aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, con la ficha Buscar selec-
cionada.
Aula Mentor

3.  En el cuadro Buscar, escriba el valor que desee buscar.

4.  De manera opcional, use la lista Buscar en para cambiar el campo en el que desea
realizar la búsqueda o para buscar en toda la tabla subyacente.

5.  De manera opcional, en la lista Coincidir, haga clic en Cualquier parte del campo.
De este modo, se realiza la búsqueda más amplia posible. La lista Coincidir representa el
operador de comparación. El elemento Cualquier parte del campo equivale a “contiene”
y busca el criterio de búsqueda en cualquier parte del campo objeto de la búsqueda.

6.  En la lista Buscar, seleccione Todo y, a continuación, haga clic en Buscar siguiente.

7.  Cuando esté resaltado el elemento buscado, haga clic en Cancelar en el cuadro de
diálogo Buscar y reemplazar para cerrar el cuadro de diálogo Reemplazar:

82

También puede utilizar el control Buscar de la parte inferior de la ventana.


Módulo 2. U6. Operaciones con tablas

Ejemplo guiado 6_1

Buscar los registros cuyo campo CÓDIGO comiencen por CL.

1.  Abra la base de datos VideoClub2013.accdb que se incluye en los materiales del
curso.
2.  Abra la tabla Artículos en modo Vista Hoja de Datos.
3.  Seleccione el campo CÓDIGO DEL ARTÍCULO.

4.  Pulse sobre la herramienta ; aparecerá la siguiente ventana.

5.  Escriba en la caja de texto de Buscar: CL.


6.  En la lista desplegable de Buscar en: Seleccione CÓDIGO DEL ARTÍCULO (Si sólo 83
aparece el nombre de la tabla, es decir, Artículos, es porque no se ha seleccionado el
campo CÓDIGO DEL ARTÍCULO).
7.  Seleccione de la lista desplegable Coincidir: Comienzo del campo o Cualquier parte
del campo.
8.  Elija Buscar en todos los registros de la tabla.

Resultado

Para buscar el siguiente registro que comience por CL pulse sobre el botón Buscar siguiente.
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1.2.2  Ordenar datos

El orden se establece por un determinado campo pero esto conlleva que se ordene la totalidad
del registro, es decir, no sólo se ordena la columna del campo seleccionado.

Para ordenar datos, puede seguir el siguiente camino:

1.  En modo Vista Hoja de Datos, haga clic con el botón secundario del mouse en alguna
parte de la columna o del control correspondiente al campo y haga clic en uno de
los comandos de ordenación. Los comandos varían según el tipo de datos del campo
seleccionado.

1.  Número, Moneda, Autonumérico


2.  Texto, Memo, Hipervínculo
3.  Sí/No
84
4.  Fecha/Hora

Para ordenar por más de un campo: repita el paso anterior para cada campo de ordenación,
terminando con el campo de ordenación más visible.

Para quitar un criterio de ordenación de una tabla, una consulta o un formulario, en la ficha
Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Quitar orden.

De este modo, quitará el criterio de ordenación de todos los campos en la vista.

Ejemplo guiado 6_2

Ordene alfabéticamente la tabla Artículos, en orden ascendente, por el campo DIRECTOR.


Módulo 2. U6. Operaciones con tablas

1.  Abra la tabla Artículos en modo Vista Hoja de Datos.


2.  Seleccione el campo DIRECTOR y pulse sobre la herramienta del grupo Ordenar y
filtrar situada en la solapa Inicio.

Resultado

1.2.3  Filtrar datos


85
La acción de filtrar se utiliza para mostrar sólo los registros de la tabla que cumplen una o varias
condiciones. Hay diferentes tipos de filtro. Las herramientas relacionadas con los filtros son las
siguientes:

- Filtro por selección : selecciona los registros en función del campo activado,
es decir, aparecerán todos los registros cuyo valor coincida con/no coincida con/con-
tiene/no contiene el seleccionado. En la siguiente imagen se ha seleccionado la palabra
clásico del campo Género de la tabla Artículos, y se ha pinchado con el botón izquierdo
del ratón sobre el icono de filtro por selección. La imagen muestra el menú del filtro.

- Filtro por formulario:


Aula Mentor

En la opción Avanzadas se despliega el menú anterior. Seleccionar Filtro por formulario.

86

El filtrado de los registros se puede realizar por más de un campo, seleccionando para cada uno
de ellos, un valor. Se pueden realizar conjugaciones distintas para los registros, a través de las
pestañas .

También podemos escribir una expresión en la caja de texto del campo con el valor que
queremos buscar y en el caso de valores numéricos, en qué rango de valores queremos que esté
comprendido los del campo seleccionado, por ejemplo, si buscamos los registros cuya duración
sea mayor de 100 minutos, pondríamos >100 o en el caso de los campos cuyos valores estén
extraídos de una lista, aparecerá dicha lista para seleccionar un valor.
Módulo 2. U6. Operaciones con tablas

Al pulsar este botón se aplica el filtro, y en caso de que ya haya un filtro aplicado, se
elimina el filtro.

Para realizar un filtro:

1.  Seleccione el campo cuyos datos desea filtrar.


2.  Elija un tipo de filtro de datos y aplíquelo sobre los datos del campo.

Ejemplo guiado 6_3


87
Sobre la tabla Artículos, realice un filtro sobre el campo DURACIÓN, de las películas cuya
duración sea 90 o 98 minutos.

1.  Abra la tabla Artículos en modo Vista Hoja de Datos.


2.  Seleccione la columna DURACIÓN.
3.  Pulse sobre el icono del grupo Ordenar y filtrar. Y luego en

4.  Escriba en la caja de texto del campo DURACIÓN la expresión


5.  Pulse sobre el icono para aplicar el filtro .

Resultado

Fíjese en la expresión 90 O 98, utilizamos el operador lógico O para unir los dos valores ya que
queremos que sólo se muestren los registros cuyo campo duración cumpla la condición: igual
a 90 o igual a 98.
Aula Mentor

Ejemplo guiado 6_4

Modifique el ejemplo anterior para que los registros de la tabla también se filtren por el campo
GÉNERO, se deberán mostrar los registros cuya duración sea 90 o 98 minutos o de género clásico.

1.  Pulse sobre la pestaña Or


2.  Seleccione el campo GÉNERO.

3.  Seleccione, de la lista de valores, Clásico


4.  Pulse sobre el icono para aplicar el filtro

Resultado

88 Observe que los registros resultantes son aquellos cuyo valor del campo DURACIÓN es 90 o
98 o el campo GÉNERO tenga como valor Clásico. Los registros que se muestran serán los que
cumplen una o las dos condiciones.

1.2.4  Seleccionar un registro de una tabla

Posicione el puntero del ratón sobre el cuadro que precede a la definición de los campos de la
tabla del registro que quiere seleccionar; cuando el puntero se convierta en una flecha pulsar
el botón izquierdo del ratón y el registro quedará seleccionado.

1.2.5  Eliminar un registro de la tabla

1.  Seleccionar el registro.


Módulo 2. U6. Operaciones con tablas

2.  Pulsar el botón

1.2.6  Otras operaciones que se pueden realizar con los campos de la tabla

Dar formato al contenido de los campos de la tabla (tipo, tamaño de letra, alineación, etc).

89

2.  Operaciones con las tablas

Trabajaremos con la pestaña para importar o vincular tablas y con el grupo


para exportar una tabla de la base de datos activa a otra o a otro archivo, y con
para importar una tabla a la base de datos activa desde otra u otro archivo.

2.1  Obtener datos externos

Se pueden importar datos de una hoja de cálculo de Office Excel 2013, una tabla de otra base
de datos de Access, una lista de Windows SharePoint Services 3.0 o varios otros orígenes.
Para importar datos, se suele seleccionar uno de los comandos disponibles en el grupo
de la ficha .
Aula Mentor

2.1.1  Obtener tablas de otras bases de datos Access

Para importar datos de otra base de datos, pulse en la pestaña

en el grupo y pulsar . Le aparecerá la una ventana donde podrá buscar


la base de datos que contiene las tablas que se quieren importar a la base de datos activa. Una
vez seleccionada la base de datos, aparecerá una ventana donde se muestran todos sus objetos,
clasificados por tipos.
90
Módulo 2. U6. Operaciones con tablas

Seleccione las tablas que desea importar y pulse sobre el botón .

Ejemplo guiado 6_5

Cree una base de datos en blanco y guárdela con el nombre Socios, importe a esta nueva base de
datos la tabla Socios de la bases de datos VideClub2013.

1.  Cree una base de datos y guárdela con el nombre Socios.


2.  Con la base de datos creada en el paso anterior abierta, pulse sobre la pestaña

91
y en el grupo pulsar .
3.  Busque la base de datos que contiene la tabla que desea importar y realice un doble
clic sobre ella.
4.  Seleccione la tabla Socios y pulse sobre el botón .

2.1.2  Vincular tablas de otra base de datos.

Otra opción para obtener datos de otras bases de datos es vincular sus tablas.

¿Qué diferencia hay entre Importar o Vincular?

- Importar: supone obtener una copia de las tablas importadas en la base de datos activa,
desde la que operamos. Las modificaciones posteriores que se realicen en la tabla original
no afectarán a la tabla importada. Una vez realizada la operación de importar, no existirá
ningún tipo de unión entre ellas.

- Vincular: crea una tabla en la base de datos actual que mantendrá un vínculo con la tabla
de la base de datos de la que la obtenemos. El vincular supone que si modificamos los da-
tos de cualquiera de las tablas (la original o la vinculada) automáticamente se reflejarán los
cambios en la otra tabla.
Aula Mentor

Ejemplo guiado 6_6

Desde la base de datos creada en el ejemplo guiado anterior, vincule la tabla artículos de la base
de datos VideClub2013.

1.  Abra la base de datos Socios.


2.  Pulse sobre la pestaña , en el grupo pulsar

.
3.  Seleccione la opción para vincular

4.  Seleccione la tabla Artículos y pulse sobre el botón .


5.  Como resultado tendrá un nuevo objeto tabla en la base de datos.

2.1.3  Importar datos desde un archivo de texto


92
A la hora de elegir un archivo de texto como origen de datos para una tabla hay que tener en
cuenta que, en el archivo:

- Los campos de tipo texto van entrecomillados (“”).


- Los campos de tipo fecha, moneda o numéricos no van entrecomillados.
- Los campos van separados por un carácter, como: ; , espacio, tabulador u otro que se es-
pecificará en el asistente de importar datos.

Pasos para obtener los datos de un archivo de texto:

1.  Pulsar sobre del grupo importar y vincular.



Módulo 2. U6. Operaciones con tablas

2.  Seleccione el archivo de texto de donde extraer los datos (recuerde que deberá tener
una estructura adecuada para extraer los datos, es decir, los campos estarán separados por
algún identificador). 93

3.  Elija la forma en que están delimitados los campos. Pueden estar delimitados por un
carácter o indicar si las columnas tienen un ancho fijo, separados por espacios. Pulse
para continuar con el asistente.
Aula Mentor

4.  Pulse Siguiente y elija el carácter que hace de separador entre campos:

94
5.  Pulse Siguiente y seleccione si los datos se volcarán en una nueva tabla o en una tabla
ya existente en la base de datos:
Módulo 2. U6. Operaciones con tablas

95
6.  Pulsar .

Ejemplo guiado 6_7

Importar datos a la tabla Socios desde el archivo de texto DatosSocios2013.txt (Este archivo puede
obtenerlo desde los materiales de la página web del curso o se lo proporcionará su tutor). La tabla
está creada en la base de datos, sólo hay que añadir los registros del archivo.

1.  Pulse sobre del grupo Importar.

2.  Busque el archivo DatosSocios2013.txt y seleccione la opción Importar.


3.  Seleccione el origen de los datos y elija en qué tabla se volcarán los datos del archivo.
4.  Seleccione que los campos están delimitados por un carácter.
Aula Mentor

5.  Indique el carácter que separa los campos.

Resultado

El resultado será que se han añadido 5 registros a la tabla Socios.

Nota:
96
Si alguno de los registros que se añaden infringen alguna regla de integridad, Ac-
cess avisará del error y el registro que lo ha provocado no se añadirá a la tabla.

2.1.4  Importar datos desde un archivo XML

Para importar datos de un archivo XML:


Módulo 2. U6. Operaciones con tablas

1.  Pulsar sobre y seguir las indicacioness eligiendo las opciones deseadas
en el asistente.

2.2  Exportar una tabla de Access

Una tabla de Access se puede exportar a: otra base de datos de Access, un archivo de Word, una
base de datos ODBC, un archivo PDF, documento HTML o XML, una hoja de cálculo de Excel,
una lista de SharePoint, etc.…

A continuación se muestra el menú de objetos de exportación:


97

2.2.1  Exportar tabla a otra base de datos Access

La base de datos donde se desea exportar la tabla debe existir. Pasos a seguir para exportar una
tabla a otra base de datos Access:

1.  Pulsar sobre del grupo Exportar en la pestaña Datos externos.


2.  Se abrirá la ventana Exportar: base de datos de Access donde indicará la ubicación y el
nombre de la base de datos donde se desea exportar la tabla seleccionada.
Aula Mentor

3.  Indique el nombre que desea tenga la tabla y si desea exportar sólo la definición de los
campos de la tabla o definición y datos.

98
Con estos pasos ya tendría la tabla en la base de datos elegida como destino.

2.2.2  Exportar los datos de una tabla a un documento de texto

Pasos a seguir para exportar una tabla a un documento de texto:

1.  Pulsar sobre del grupo Exportar en la pestaña Datos externos.


2.  Especifique el nombre del archivo de texto que se creará.
Módulo 2. U6. Operaciones con tablas

3.  Acepte las opciones que le sugiere el asistente. 99


Aula Mentor

100

Si abre el archivo que se ha creado con el bloc de notas verá el texto de la siguiente imagen,
donde se aprecia que los datos están delimitados con comillas dobles, y se utiliza (;) para
delimitar los campos:
Módulo 2. U6. Operaciones con tablas

2.2.3  Exportar los datos de una tabla a una hoja de cálculo Excel

Pasos a seguir para exportar una tabla a un documento de texto: 101

1.  Pulsar sobre del grupo Exportar en la pestaña Datos externos.


2.  Especifique el nombre del archivo que se creará.
Aula Mentor

3.  Acepte las opciones que le sugiere el asistente.

Si abre el archivo que se ha creado tendrá el aspecto de la siguiente imagen:

2.2.4  Exportar los datos de una tabla a un documento de Word rtf

El formato rtf fue introducido por Microsoft para crear un formato estándar para el formateo
102 de texto. El formato rtf se puede leer en numerosos programas y plataformas, es muy fácil de
manejar y no propaga virus.

Pasos a seguir para exportar una tabla a un documento de Word:

1.  Pulsar sobre del grupo Exportar en


la pestaña Datos externos.
2.  Especifique el nombre del archivo que se creará.
Módulo 2. U6. Operaciones con tablas

3.  Acepte las opciones que le sugiere el asistente.

Si abre el archivo que se ha creado tendrá el aspecto de la siguiente imagen:

103

2.2.5  Exportar una tabla a un documento XML


Aula Mentor

¿Qué es XML?

XML, sigla en inglés de Extensible Markup Language («lenguaje de marcas ex-


tensible»). No es realmente un lenguaje en particular, sino una manera de definir
lenguajes para diferentes necesidades.

XML no ha nacido sólo para su aplicación en Internet, sino que se propone como
un estándar para el intercambio de información estructurada entre diferentes pla-
taformas. Se puede usar en bases de datos, editores de texto, hojas de cálculo
y casi cualquier cosa imaginable y permite la compatibilidad entre sistemas para
compartir la información de una manera segura, fiable y fácil.

Pasos a seguir para exportar una tabla a un documento XML:

1.  Pulsar sobre del grupo Exportar en la pestaña Datos externos.


104 2.  Especifique el nombre del archivo que se creará.

3.  Acepte las opciones que le sugiere el asistente.


Módulo 2. U6. Operaciones con tablas

Si abre el archivo que se ha creado, tendrá un aspecto similar a la siguiente imagen en la que se
muestra parcialmente el documento:

105
Módulo 3

Unidad 7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013

Unidad 8. Consultas utilizando el asistente

Unidad 9. Consultas para la manipulación de tablas


Aula Mentor

Unidad 7. Consultas creadas en modo


Diseño en Access 2013

108
Una consulta sirve para generar o devolver información a partir de tablas y/o consultas.
Iniciaremos este módulo con consultas muy simples que mostrarán información de una tabla,
según vayamos avanzando verá que, mediante consultas, es posible gestionar la información de
una tabla, esto es, añadir registros, modificarlos y borrarlos.

1.  Herramientas para crear una consulta


Una consulta de selección es un tipo de objeto de base de datos que muestra información en una
Vista Hoja de datos (Vista Hoja de datos: ventana que muestra datos de una tabla, formulario,
consulta, vista o procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la Vista Hoja
de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.).

Una consulta puede obtener sus datos de una tabla o de varias, de consultas existentes, o de una
combinación de ambas opciones.

Access ofrece dos opciones para crear consultas:

1.  Crear una consulta nueva en modo Diseño de consulta (Vista Diseño) nos permitirá
crear consultas sin ningún tipo de guía:
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013

2.  Crear una consulta nueva utilizando el asistente, en el que realizaremos consultas guia-
das por el asistente:

109

2.  Crear una consulta en vista Diseño


Para crear consultas:

1.  Seleccione la pestaña , en el grupo y pulse el botón .


Aparecerá un nuevo objeto (nueva pestaña en el área de documentos) en la base de datos
llamado Consulta1 y se abrirá la ventana Mostrar tabla.
Aula Mentor

2.  Seleccione la tabla sobre las que quiere realizar la consulta. Fíjese que en la ventana
Mostrar tabla puede seleccionar tablas y/o consultas para realizar la consulta, esto es
porque los datos sobre los que queremos realizar la consulta pueden proceder, además de
una tabla, de otra consulta que previamente se ha creado y guardado en la base de datos.

3.  Una vez seleccionado el origen de los datos deberemos elegir sobre qué campos se
quiere realizar la consulta. Para seleccionar el campo por el que desea realizar la consulta,
tiene tres opciones:
110
◦◦ Hacer doble clic sobre el campo de la tabla.
◦◦ Desplegar la lista de la fila Campo.

En la lista, se mostrarán todos los campos de las tablas que se seleccionaron para crear la
consulta. Si hay más de una tabla, el nombre del campo irá precedido del nombre de la tabla.

Si lo que se desea es seleccionar todos los campos, elija el campo, en el que aparece el nombre
de la tabla seguido de un *.

◦◦ Pulsar sobre el campo en la tabla y manteniendo pulsado el botón izquierdo del

ratón, arrastrar el campo hasta la fila


Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013

4.  Una vez elegido el campo, automáticamente aparece el nombre de la tabla en el apar-
tado

Ejemplo guiado 7_1

Realizar una consulta, sobre la tabla Artículos, donde aparezcan todos los datos de dicha tabla.

1.  Acceda a la ventana de crear una consulta en modo Diseño.


2.  Elija la tabla Artículos.
3.  Seleccione todos los campos de la tabla, para ello elija de la lista de campos el primero
que es un *; eligiendo éste es como si seleccionara todos los campos de la tabla.

111

4.  Ejecute la consulta pulsando sobre el icono Resultados de la pestaña diseño.

5.  Para guardar la consulta pulse en la barra de acceso rápido

Access le pedirá un nombre para almacenarla en la base de datos. La consultas almacenadas se


podrán ver si pulsa sobre el objeto consulta.
Aula Mentor

La consulta aparecerá como un nuevo objeto en el área de exploración.

112

3.  Operaciones que se pueden realizar con los campos de una consulta
en fase de diseño

3.1  ¿Cómo seleccionar un campo de una consulta?

1.  Abra la consulta en modo Vista Diseño


2.  Sitúe el ratón en la parte superior del campo hasta que, el cursor, se transforme en una

flecha ) y pulse sobre el botón izquierdo del ratón, el campo quedará seleccionado.
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013

3.2  ¿Cómo eliminar un campo de una consulta?

1.  Abra la consulta en modo Vista Diseño.


2.  Seleccione el campo que desea eliminar y siga una de las dos opciones siguientes:
◦◦ Pulse sobre el campo con el botón derecho del ratón y seleccione

113

◦◦ Pulse sobre la tecla supr.

3.3  ¿Cómo mover un campo de una consulta?

1.  Abra la consulta en modo Vista Diseño.


2.  Seleccione el campo que desea mover.
3.  Desplace el cursor del ratón hasta situarlo delante del campo donde quiere situarlo fi-
nalmente, observará que aparece una línea negra gruesa en dicho lugar, en este momento
libere el botón del ratón y el campo se moverá a la posición deseada.

Durante este proceso el cursor del ratón aparecerá con un rectángulo en la parte inferior.
Aula Mentor

4.  Ejecución de una consulta


Para ver los resultados de una consulta:

1.  Si se encuentra la consulta en Vista Diseño, tiene dos opciones:

114 ◦◦ Pulse sobre cualquiera de estos dos iconos del grupo .


◦◦ Seleccione la opción Vista Hoja de datos del menú contextual que aparece al
pinchar con el botón izquierdo del ratón en un área vacía del documento.

5.  Consultas ordenadas


En las consultas donde se especifique un orden, al ejecutarla aparecerá la información resultante
ordenada por el campo indicado.
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013

Para realizar una consulta ordenada deberá seleccionar el tipo de orden en el apartado
del campo elegido.

El apartado Orden hará que los datos, de este campo, se ordenen según el criterio seleccionado
en la lista desplegable. Las opciones de orden para un campo son las que se muestran en la
figura:

Si hay más de un campo en el que se establece un orden, el resultado final será los ordenados
por el primer campo en el que se establezca el orden, el siguiente campo, en el que se indique
un orden, aparecerá ordenado respecto al anterior.

Ejemplo guiado 7_2

Realizar una consulta, sobre la tabla Artículos, donde se muestren todos los DIRECTORES con sus
correspondientes películas. El resultado de la consulta deberá estar ordenado Ascendentemente
por el campo DIRECTOR. 115

1.  Cree una consulta en Modo Diseño.


2.  Elija la tabla Artículos.
3.  Seleccione los campos DIRECTOR y TÍTULO.
4.  En el apartado Orden del campo DIRECTOR elija Ascendente.
Aula Mentor

Resultado

Ejemplo guiado 7_3

Realizar una consulta, sobre la tabla Artículos, donde se muestren todos los DIRECTORES con sus
correspondientes películas. El resultado de la consulta deberá estar ordenado Ascendentemente
116
por el campo DIRECTOR y si hubiera más de una película por Director, éstas estarían ordenadas
Descendentemente respecto al Director.

1.  Cree una consulta en modo Vista Diseño.


2.  Elija la tabla Artículos.
3.  Seleccione el campo DIRECTOR y TÍTULO.
4.  En el apartado Orden del campo DIRECTOR elija Ascendente y en mismo apartado
del campo TÍTULO, elija Descendente.

El resultado de esta consulta aparecerá ordenado ascendentemente por el campo DIRECTOR


algún valor de este campo estuviera repetido, el campo TÍTULO se ordenará descendentemente
respecto a los registros de valor del campo DIRECTOR.
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013

Resultado

Si no se indica orden en ningún campo, el orden en el que aparecerán los datos, al ejecutarse
la consulta, será el que se ha seguido al introducir los datos en la tabla.
117
6.  Consultas con criterios de selección
Este tipo de consultas devolverán los registros que cumplan la condición o condiciones
establecidas en el apartado Criterios.

La casilla nos permitirá realizar una selección sobre la totalidad de los datos de la
tabla, este apartado está directamente relacionada con que nos permitirá enlazar
varios criterios de selección (esto también se puede realizar sin utilizar la casilla O:).

6.1  ¿Qué poner en el apartado Criterios?

Si el valor del campo es:

6.1.1  Texto

Si desea introducir un literal, si conocemos el contenido exacto del campo escribiremos su valor
entrecomillado (si introduce el valor sin comillas, Access las pone de forma automática).
Aula Mentor

Nota:

Cuidado con los acentos y las mayúsculas y minúsculas, el valor hay que introdu-
cirlo tal y como se introdujo en la tabla.

Ejemplo guiado 7_4

Hacer una consulta, sobre la tabla Artículos que visualice los TÍTULOS del DIRECTOR Pedro
Almodóvar.

1.  Cree una consulta en modo Vista Diseño y seleccione la tabla Artículos.
2.  En el campo DIRECTOR, escriba en el apartado Criterios el texto “Pedro Almodó-
var”.

118

3.  Ejecute la consulta.

Resultado
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013

Nota:

Operador Como y uso de los comodines: ? y *

Si no conoce o no desea escribir el valor completo del campo puede hacer uso de
los comodines:

(?) Sustituye a un único carácter.

(*) Sustituye al resto de la cadena a partir de donde se encuentre el comodín *.

Ejemplo guiado 7_5

Cree una consulta, sobre la tabla Artículos que visualice los TÍTULOS cuyo DIRECTOR contenga
el nombre Pedro.

1.  Cree una consulta en modo Diseño y seleccione la tabla Artículos. 119

2.  En el campo DIRECTOR, escriba en el apartado Criterios el texto Como


“Pedro *” .

3.  Ejecute la consulta.

Resultado
Aula Mentor

6.1.2  Fechas

Se trata como texto, por lo tanto el valor irá entrecomillado. Se puede sustituir parte de la fecha
por los comodines ? y *.

Ejemplo guiado 7_6

Cree una consulta, sobre la tabla Artículos que visualice los TÍTULOS cuyo DIRECTOR comience
por las letras P o A.

1.  Cree una consulta en modo Diseño y seleccione la tabla Artículos.


2.  En el campo DIRECTOR, escriba en los apartados Criterios y O el texto de la imagen:

120

3.  Ejecute la consulta.

Resultado

Ejemplo guiado 7_7

Realizar una consulta, sobre la tabla Alquileres que visualice todos los artículos alquilados en
el mes de junio del año 2007.

1.  Cree una consulta en modo Diseño y seleccione la tabla Alquileres.


2.  En el campo FECHAALQUILER, escriba en el apartado Criterios el texto
Como “*/06/2007”.
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013

3.  Ejecute la consulta.

Resultado

121
6.1.3  Numérico, Moneda o Autonumérico

Los valores numéricos no van entrecomillados. Se introduce el valor numérico y, si éste tuviera
parte decimal, se utilizará como separador de decimales, el carácter ‘,’ (coma).

Se utilizarán los símbolos matemáticos de comparación y los operadores relacionales:

> (mayor)
< (menor)
<> (distinto)
>= (mayor o igual)
<= (menor o igual)
= (igual)

Nota:

Los comodines ? y * no pueden ser utilizados con estos valores.


Si sólo introduce el valor numérico, sin ningún operador, Access lo interpreta como
si hubiera introducido el operador =.
Aula Mentor

Ejemplo guiado 7_8

Hacer una consulta, sobre la tabla Artículos que visualice los TÍTULOS cuyo PRECIO sea menor
a 10,20€.

1.  Cree una consulta en modo Diseño y seleccione la tabla Artículos.


2.  En el campo PRECIO, en el apartado Criterios escriba el operador < seguido del valor
10,2.

3.  Ejecute la consulta.

Resultado

122
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013

Nota:

Puede hacer que aparezca la ventana Mostrar tabla haciendo clic con el botón de-
recho del ratón sobre cualquier parte vacía del área del documento que contiene
la consulta. Selecciónela en el menú contextual.

123

6.2  Introducir varios criterios para un mismo campo

Si necesita introducir más de un criterio de selección para un mismo campo es necesario utilizar
los operadores lógicos Y y O para anidar dichos criterios de selección.

Si lo que queremos es que se cumplan todos los criterios de un campo a la vez utilizaremos el
operador Y y si lo que deseamos es que se cumpla uno u otro utilizaremos el operador O.

Ejemplo guiado 7_9

Hacer una consulta, sobre la tabla Artículos, que liste todos los TÍTULOS de las películas que sean
de TIPO Clásico o Western.

1.  Cree una consulta en modo Diseño y seleccione la tabla Artículos.


2.  En el campo TIPO, en el apartado Criterios escriba “Clásico” O “Western” (si escribe
Clásico” O “Western sin comillas, Access las pondrá automáticamente).
Aula Mentor

En este caso podemos hacer uso del operador O o bien utilizar el apartado O que está
debajo del apartado Criterios:

Supongamos que deseamos añadir un nuevo criterio para el campo TÍTULO, por ejemplo que
124
sean películas TIPO Clásico o Western o películas cuyo título comience por “L”.

Ejemplo guiado 7_10

Hacer una consulta, sobre la tabla Artículos, que liste todos los TÍTULOS de las películas cuyo
precio esté comprendido entre los 5€ y los 8€. En este caso utilizaremos el operador Y ya que
queremos que se cumplan las dos condiciones a la vez.

1.  Cree una consulta en modo Diseño y seleccione la tabla Artículos.


2.  En el campo PRECIO, en el apartado Criterios escriba la expresión >5 Y <8.
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013

3.  Ejecute la consulta.

Resultado

¿Cuál sería el resultado si hubiéramos utilizado el operador O? El resultado sería un listado de


todas las películas cuyo precio fuese mayor que 5€ o menor que 8€, es decir, todas. Compruébalo,
¡La diferencia es considerable!

6.3  Operador In(a; b; c;…) lista de valores

Selecciona los elementos cuyo valor esté dentro de la lista de valores. Los valores podrán ser
125
numéricos o no, teniendo en cuenta que si el campo es de tipo texto, el valor se deberá escribir
entrecomillado.

Ejemplo guiado 7_11

Hacer una consulta, sobre la tabla Artículos, que seleccione los TÍTULOS de las películas cuya
DURACIÓN sea de 90 o 100 minutos.

1.  Cree una consulta en modo Diseño y seleccione la tabla Artículos.


2.  En el apartado Criterios del campo duración, escriba la expresión In(90;100).

También:
Aula Mentor

3.  Ejecute la consulta.

Resultado

126

6.4  Operador Entre valor inicial Y valor final

Selecciona los registros cuyos valores están comprendidos entre el valor inicial y el valor final
indicado, ambos inclusive.

Ejemplo guiado 7_12

Hacer una consulta, sobre la tabla Artículos, que seleccione los TÍTULOS de las películas cuya
DURACIÓN esté entre 90 y 100 minutos.

1.  Cree una consulta en modo Diseño y seleccione la tabla Artículos.


2.  En el apartado Criterios del campo DURACION, escriba la expresión Entre 90 Y 100

También:
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013

3.  Ejecute la consulta.

Resultado

127

6.5  Operador Negado

El añadir el operador Negado delante de una expresión hace que se seleccionen los valores que
no cumplan la expresión que se indica en el campo.

Ejemplo guiado 7_13

Hacer una consulta, sobre la tabla Artículos, que seleccione los TÍTULOS de las películas cuya
DURACIÓN no esté entre 90 y 100 minutos.

1.  Cree una consulta en modo Diseño y seleccione la tabla Artículos.


2.  En el apartado Criterios del campo DURACIÓN, escriba la expresión NoEs Entre 90
Y 100
Aula Mentor

3.  Ejecute la consulta.

Resultado

Ejemplo guiado 7_14

Hacer una consulta, sobre la tabla Artículos, que seleccione los TÍTULOS de las películas cuya
DURACIÓN no sea ni 90 ni 100 minutos.
128
1.  Cree una consulta en modo Diseño y seleccione la tabla Artículos.
2.  En el apartado Criterios del campo DURACIÓN, escriba la expresión NoEs (In
(90;100))

También:

3.  Ejecute la consulta.


Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013

Resultado

6.6  Es nulo o es No nulo

Puede ser usado en cualquier tipo de datos. Sirve para buscar registros que tengan un determinado
campo vacío, sin valor, es decir, nulo.

129
Aula Mentor

Nota:

La casilla de verificación permitirá decidir qué campos son


los aparecerán al ejecutar la consulta.

Ejemplo guiado 7_15

Hacer una consulta, sobre la tabla Artículos, cuyo CÓDIGO comience por BE o por WE, los
campos que se mostrarán serán el TÍTULO, TIPO y DURACIÓN. El resultado aparecerá ordenado
ascendentemente por el campo TÍTULO. El campo código no se mostrará, sólo lo usaremos para
realizar la Selección.

1.  Cree una consulta en modo Diseño y seleccione la tabla Artículos.


2.  En el campo CÓDIGO, en el apartado Criterios escriba expresión Como “BE*” O
Como “WE*”.

130

3.  En el campo TÍTULO, en el apartado Orden seleccione Ascendente.


4.  Ejecute la consulta.

Resultado

Modificar la consulta para que las películas que aparezcan, además de mostrar lo anteriormente
solicitado, muestre sólo las películas que tengan una imagen en el campo carátula.
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013

7.  Consultas por parámetros


Si desea mostrar los TÍTULOS de la tabla Artículos cuyo género sea Clásico, simplemente
necesita crear una consulta con el campo GÉNERO y poner en el apartado Criterios, el texto
“Clásico”.

Supongamos que ahora desea mostrar los TÍTULOS de las películas de Suspense; con lo 131
aprendido hasta ahora, creará una nueva consulta, idéntica a la anterior, pero escribiendo en
el apartado Criterios del campo GÉNERO “Suspense”, esta solución no parece demasiado
adecuada, ya que para cada género se debería crear una nueva consulta; hay otra opción que
en estos casos es la más adecuada, utilizar parámetros. Utilizando parámetros en el apartado
Criterios, conseguiremos que cada vez que se ejecute una consulta, aparezca una ventana
solicitando el valor que se quiere dar al campo donde se encuentra el parámetro, de esta
manera construiremos una consulta que nos servirá para mostrar los TÍTULOS de las películas
de cualquier género.

Ejemplo guiado 7_16

Hacer una consulta, sobre la tabla Artículos que liste los TÍTULOS de las películas de un
determinado GÉNERO. Usar parámetros para introducir el valor del TIPO.

1.  Cree una consulta en modo Diseño y seleccione la tabla Artículos.


2.  En el apartado Criterios del campo que desea filtrar escriba el nombre del parámetro
entre corchetes, el nombre puede ser cualquiera pero es conveniente que el nombre se
identifique lo más posible con el campo, así, si tenemos varios parámetros definidos en
una consulta, sabremos para qué campo pide el valor. Al ejecutar la consulta Access pre-
guntará por el valor que desea darle a este parámetro.
Aula Mentor

3.  Para definir el parámetro:

4.  Pulse sobre del grupo de la pestaña . Aparece


132
la ventana de Parámetros de la consulta donde se fijarán los nombres de los parámetros y
el tipo de datos correspondiente al valor que contiene el campo.

Nota:
El nombre debe ser el mismo que pusimos en el apartado Criterios del campo
pero sin los corchetes.
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013

5.  Ejecute la consulta. Aparecerá una ventana pidiéndole el valor que quiere que tome el
parámetro para el campo donde está definido (hemos introducido el valor Clásico).

133

En la ventana donde se introduce el parámetro no se distingue mayúsculas de minúsculas.


Internamente, Access hace que el campo genero sea igual a Clásico, es como si hubiéramos
realizado la consulta.

Resultado
Aula Mentor

Ejemplo guiado 7_17

Hacer una consulta, sobre la tabla Artículos que liste los TÍTULOS de las películas de cualquier
DIRECTOR y cualquier GÉNERO. Usar parámetros para introducir los valores de DIRECTOR y de
TIPO.

1.  Cree una consulta en modo Diseño y seleccione la tabla Artículos.


2.  En los apartados Criterios de los campos DIRECTOR y TIPO asignaremos un pará-
metro.

3.  Para definir el parámetro, pulse sobre del grupo de la


pestaña .

134

4.  Ejecute la consulta. Observará que al ejecutarla le pide que introduzca primero un valor
para el campo DIRECTOR y después un valor para el campo TIPO.
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013

El resultado de la consulta serán los registros cuyos valores en el campo DIRECTOR y TIPO
coincidan con los introducidos en los parámetros correspondientes.

De esta forma hemos realizado una consulta que nos servirá para cualquier DIRECTOR y para
cualquier TIPO de películas.

8.  Consultas utilizando más de una tabla


Para realizar consultas donde estén implicadas varias tablas, deberá incluir en la consulta las
tablas que contienen los campos que desee mostrar.

135

Importante:
Para que la información que muestre la consulta sea correcta, las tablas que con-
tengan campos con los mismos valores tienen que estar relacionadas.

Para crear una consulta donde la información esté contenida en más de una tabla seguiremos
los siguientes pasos:

1.  Cree una consulta en modo Diseño.


2.  Seleccionar las tablas implicadas en la ventana Mostrar tabla.
Aula Mentor

Para agregar varias tablas a la vez podemos:

- Pulsar la tecla Mayúsculas a la vez que pulsamos el nombre de la tabla, de esta forma que-
darán marcadas todas las tablas consecutivas entre la primera y la segunda selección.
- Si lo que desea es seleccionar varias tablas alternas, seleccione las distintas tablas mantenien-
do pulsada la tecla Ctrl.
- También puede seleccionar una a una cada una de las tablas y pulsar sobre el botón
136 .

3.  Una vez agregadas las tablas, nos aparecerán en la ventana de Diseño de consulta de
la forma:

Si, por cualquier motivo, necesita incorporar una nueva tabla a la consulta recuerde que sólo
tiene que abrir la ventana de Mostrar tabla:
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013

4.  Los siguientes pasos son los propios de cualquier consulta vista hasta ahora.

Ejemplo guiado 7_18

Hacer una consulta donde se listen los TÍTULOS de las películas alquiladas por los socios. Los
datos que se deberán mostrar son: TÍTULO de la película, NOMBRE y APELLIDOS del socio, la
FECHA DE ALQUILER así como el campo DEVUELTO.

IMPORTANTE: Las tablas deben estar bien relacionadas, de lo contrario, el resultado no será el
correcto.

1.  Cree una consulta en modo Diseño y seleccione las tabla Artículos, Socios y Alqui-
leres.

137

2.  Seleccione los campos:

- De la tabla Alquileres: FECHAALQUILER y DEVUELTO.


- De la tabla Socios: NOMBREAPELLIDOS
- De la tabla Artículos: TÍTULO
Aula Mentor

Resultado

Ejemplo guiado 7_19

Modifique el ejercicio anterior para que el listado de las películas alquiladas sea para un
determinado socio (esto nos está indicando que deberemos utilizar un parámetro para el campo
SOCIO de la tabla Alquileres que es el valor que relaciona las tablas Socios y Alquileres)

IMPORTANTE: Las tablas deben estar bien relacionadas, de lo contrario el resultado será erróneo.

1.  Cree una consulta en modo Diseño y seleccione las tabla Artículos, Socios y Alquileres.
138 2.  Seleccione los campos indicados en la siguiente imagen, y escriba el parámetro en el
apartado Criterios del campo socio de la tabla Alquileres.

No está activado el cuadro de verificación del apartado Mostrar. Así pues, cuando se ejecute la
consulta, el campo Socio no se mostrará. Este campo sólo lo utilizamos para crear la consulta
con las especificaciones del enunciado.

3.  Defina el parámetro en la ventana Parámetros de la consulta, para realizar este paso

pulse sobre la opción de la pestaña .


Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013

Al ejecutar la consulta Access le pedirá el valor para el campo Socio.

El resultado variará en función del valor dado al parámetro.

4.  Ejecute la consulta, por ejemplo con el valor del parámetro Socio:

139

Resultado

El socio al que corresponde el NIF 6666666A es Irene Sándalo


Aula Mentor

9.  Consultas de Totales


Consultas que nos permiten operar con los campos de una tabla (Sumar, Contar, elegir el valor
máximo o mínimo, etc).

Pasos para crear consultas de Totales:

1.  Cree una consulta en Vista Diseño.

2.  Pulse sobre el icono del grupo de la pestaña Diseño.


3.  Al pulsar sobre este icono, aparece en la ventana de Diseño de consulta un nuevo apar-
tado . Este apartado es una lista de operaciones a realizar con el
campo, útil para resumir los contenidos del campo.

140 Con este tipo de consultas se puede saber, por ejemplo, la cantidad de veces que ha sido
alquilada una película, cuál es el valor total de las películas, cuál es la película más veces
alquilada o vendida, cuál ha sido la adquisición más cara…

9.1  Suma

Suma los elementos de una columna. Sólo para columnas con valores numéricos o moneda.
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013

Ejemplo guiado 7_20

Cree una consulta que muestre el total de las películas para alquiler y para venta.

1.  Cree una consulta en modo Diseño y seleccione la tabla Artículos.

2.  Pulse el icono para crear una consulta de Totales.


3.  Seleccione la función Suma en el apartado Total de los campos CANTIDAD EN AL-
QUILER y CANTIDAD EN VENTA.

4.  Ejecute la consulta.

Resultado

141

¿Cuál hubiera sido el resultado si quisiera agruparlo por tipo (género) de películas?

Resultado

La suma de las películas en alquiler y las películas en venta están grupadas por tipo, así que el
resultado es el número total de películas en alquiler y en venta del género Bélica, del género
Clásico, …
Aula Mentor

9.2  Promedio

Calcula el valor medio de una columna. La columna debe contener datos numéricos, de
moneda o de fecha y hora.

9.3  Cuenta

Cuenta el número de elementos en una columna.

Ejemplo guiado 7_21

Cree una consulta que cuente el número de veces que se ha alquilado una película. El resultado
de la consulta deberá mostrar el TÍTULO de la película y el número de veces que se ha alquilado.

1.  Cree una consulta en modo Diseño y seleccione las tablas Artículos y Alquileres. Las
tablas deberán estar relacionadas.

2.  Pulse el icono para crear una consulta de Totales.


3.  Seleccione el campo TÍTULO y el campo ARTÍCULO:
142

4.  Ejecute la consulta.


Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013

Resultado

9.4  Máximo

Devuelve el elemento de mayor valor. Si el campo es de tipo texto, el mayor valor es el último
valor alfabético y Access no distingue mayúsculas de minúsculas.

9.5  Mínimo

Devuelve el elemento de menor valor. Si el campo es de tipo texto, el menor valor es el primer
valor alfabético y Access no distingue mayúsculas de minúsculas.
143

Ejemplo guiado 7_22

Consulta que dé como resultado el PRECIO de la película más cara y la más barata.

1.  Cree una consulta en modo Diseño y seleccione la tabla Artículos.

2.  Pulse el icono para crear una consulta de Totales.

3.  Seleccione:

4.  Ejecute la consulta.


Aula Mentor

Resultado

Si añadimos el campo TÍTULO de la forma:

Resultado

144

9.6  Desviación Estándar

Mide el grado de dispersión de los valores con respecto a un promedio (una media). Para
campos con valores numéricos.

9.7  Varianza

Mide la varianza estadística de todos los valores de la columna. Esta función se puede usar
únicamente con datos numéricos y monetarios. Si la tabla contiene menos de dos filas, Access
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013

devuelve un valor nulo.

9.8  Primero y Último

Para consultas de un sólo campo indica cuál es el primer y el último registro introducido en la
tabla. Si en la consulta aparece más de un campo, si hay valores repetidos sólo aparecerán los
que se han introducido en primero o en último lugar para cada grupo de valores repetidos.

Ejemplo guiado 7_23

Cree una consulta que muestre el último registro introducido en la tabla Artículos.

1.  Cree una consulta en modo Diseño y seleccione la tabla Artículos.

2.  Pulse el icono para crear una consulta de Totales.


3.  Seleccione:

145

4.  Ejecute la consulta.

Resultado

Compruebe el resultado si:

Seleccione la función Agrupar por en todos los campos excepto en el campo código que
continúe con Último.

Aparecerán todos los registros de la tabla Artículos.


Aula Mentor

¡No intente agrupar por el campo Caratula porque aparecerá este mensaje!

146
9.9  Dónde

Esta opción hay que seleccionarla cuando indiquemos algún criterio de selección para el campo.

Nota:
Access no puede mostrar el campo para el que se ha especificado la opción Don-
de en el apartado Total. Si se fija, al seleccionar Donde se desactiva la casilla del
apartado Mostrar.

Si quiere que aparezca este campo en la ejecución de la consulta deberá agregar-


lo dos veces (una con la opción Donde y la otra sin ella).

Ejemplo guiado 7_24


Cree una consulta que muestre el número de veces que se ha alquilado una película de GÉNERO
clásico.

1.  Cree una consulta en modo Diseño y seleccione las tablas Artículos y Alquileres.
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013

2.  Pulse el icono para crear una consulta de Totales.


3.  Seleccione:

O también:

4.  Ejecute la consulta.

147

Nota:
El valor especificado en el apartado Criterios hay que escribirlo tal como esté en la
tabla (incluido mayúsculas y minúsculas).

Resultado
Aula Mentor

10.  Consultas con campos calculados


Consultas en las que se crean nuevos campos a partir de otros existentes en la tabla o tablas
implicadas en la consulta, estos nuevos campos sólo serán visibles en la ejecución de la consulta,
no modifican la estructura de ninguna de las tablas implicadas.

Suponga, por ejemplo, que desea saber cuántos días han transcurrido desde el día de alquiler y
el día de devolución de una película, esta información no está en ninguna tabla. Podemos, sin
embargo, construir una consulta y añadir un campo calculado que haga la operación de restar
el día de alquiler (campo Fecha alquiler de tabla Alquileres) y el día de devolución (campo
Fecha devolución de tabla Alquileres). Vea el ejemplo siguiente.

Ejemplo guiado 7_25

Cree una consulta que muestre cuántos días se han tenido en alquiler cada una de las películas.

1.  Cree una consulta en modo Diseño y seleccione las tablas Artículos y Alquileres.
2.  Seleccione los campos TÍTULO de la tabla Artículos y FECHAALQUILER y FECHA-
DEVOLUCIÓN de la tabla Alquileres.
3.  Posicione el cursor en el apartado Campo en una columna en blanco de la consulta y
pulse sobre él con el botón derecho del ratón; aparece el siguiente menú:

148

4.  Pulse sobre para generar la expresión que creará el contenido del nuevo
campo.

5.  Aparece una nueva ventana donde deberemos elegir los campos y la operación que
queremos realizar con ellos. Para ello abrimos la carpeta Tablas y pulsamos sobre la tabla
Alquileres:
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013

Al pulsar en la columna en la opción aparecerán


los campos que componen la consulta.
149

Deberá pulsar sobre , luego pulse sobre la tecla – y finalmente pulse sobre
con esto se conseguirá escribir la expresión:

6.  En el nuevo campo aparecerá la expresión:


Aula Mentor

El nombre Expr1 puede ser modificado y ponerle un nombre más identificativo, cambiaremos
Expr1 por Días En Alquiler, éste será el nombre que aparezca identificando al campo calculado,
al ejecutar la consulta.

7.  Ejecute la consulta.

Resultado

150

Los campos calculados se pueden utilizar como información para realizar otras consultas.

Ejemplo guiado 7_26

Cree una consulta en modo Diseño y seleccione las tabla Artículos y Alquileres para mostrar el
alquiler de las películas de más de 7 días. Mostrar el TÍTULO de la Película.

1.  Seleccione la consulta creada en el ejemplo anterior y guárdela como EjemploGuia-


do7_26.
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013

2.  Seleccione los campos TÍTULO y DÍAS EN ALQUILER de la consulta y ponga


en el apartado Criterios del campo DIAS EN ALQUILER: >7.

3.  Ejecute la consulta.

Resultado

151

Imagine que además de los campos DÍAS EN ALQUILER y TÍTULO, deseamos que aparezca
el campo DIRECTOR; dicho campo se encuentra en la tabla Artículos, no en la consulta que
estamos utilizando como base para hacer este ejemplo, así que deberá añadir esta tabla a la
consulta que estamos diseñando. Recuerde que para mostrar las

tablas puede utilizar el icono y añada la tabla Artículos. Seleccione los campos que se
indican:
Aula Mentor

El resultado será el siguiente, un total de 17 registros:

152

¿Se ha dado cuenta que no es el que se buscaba?.

¿Por qué ha ocurrido ésto? Porque no hay ningún tipo de relación entre la consulta y la tabla de
donde sacamos la información.

¿Cómo relacionamos una consulta y una tabla? En la ventana de diseño de la consulta que
estamos diseñando seleccione el campo TÍTULO de la consulta y llévelo hasta el mismo campo
de la tabla Artículos.
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013

Una vez creada la relación, realice un doble clic sobre ella para seleccionar el tipo de combinación.

153

El resultado de esta relación será:


Aula Mentor

Si ejecuta la consulta, el resultado será:

10.1  Utilizar funciones para construir campos calculados.

ACCESS lleva incorporadas diferentes funciones que le ayudaran a construir campos calculados,
estas funciones sirven para manipular texto, fechas, etc.

Ejemplo guiado 7_27

Cree una consulta que muestre el mes en el que se han alquilado las películas. Mostraremos los
campos TÍTULO de la película, NOMBRE y APELLIDOS del Socio, FECHA DE ALQUILER y el nuevo
campo calculado donde se muestre sólo el mes de Alquiler de la película.

1.  Cree una consulta en modo Diseño y seleccione las tablas Alquileres, Artículos y
Socios.
2.  Seleccione los campos TÍTULO, NOMBREAPELLIDOS y FECHA DE ALQUILER de
154 las tablas correspondientes.
3.  Posicione el cursor en el apartado Campo de una columna en blanco y pulse, so-
bre él, con el botón derecho del ratón. En el menú emergente, seleccione la opción
.
4.  En la ventana de Generador de Expresiones, abra la carpeta Funciones Incorporadas
y seleccione el grupo de funciones Fecha/Hora:

5.  Seleccione la función Mes.


Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013

6.  Realice un doble clic para hacer que esta función aparezca en el cuadro de texto que
hay en la parte superior de la ventana Generador de Expresiones y así poder trabajar
con ella. Aparecerá de la forma: Mes («fecha»); ahora habrá que sustituir «fecha» por
el campo FECHAALQUILER de la tabla Alquileres; para ello, despliegue la carpeta

y pulse sobre la carpeta de Alquileres y seleccione el campo


FECHAALQUILER realizando un doble clic sobre él. La expresión quedará de la siguien-
te forma:

155

Pulse sobre el botón y la consulta será:


Aula Mentor

7.  Cambie el nombre del campo calculado Expr1 por el de Mes en Alquiler.

8.  Ejecute la consulta.

Resultado

156

Ejemplo guiado 7_28

Utilizando la consulta del Ejemplo anterior crear una nueva consulta para que en lugar de que
aparezca el número del mes en el que se alquiló la película, aparezca el nombre del mes.

Utilizaremos como valor base el campo calculado Mes en alquiler del ejemplo anterior y a
este campo le aplicaremos la función NombreMes(mes;abreviate) a la que le pasaremos como
parámetro el valor del campo calculado Mes en alquiler.

Al ejecutarse esta consulta aparecerán los siguientes campos:

- TÍTULO de la película (ordenados ascendentemente)


- NOMBRE Y APELLIDOS del socio
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013

- FECHA DE ALQUILER
- NOMBRE DEL MES en el que se alquiló la película.

1.  Cree una consulta en modo Diseño y seleccione la consulta EjemploGuiado7_27.


2.  Para esta nueva consulta utilizaremos todos los campos de la consulta EjemploGuia-
do7_27.
3.  Añada la ordenación ascendente para el campo TÍTULO.
4.  Desactive el apartado Mostrar del campo MES EN ALQUILER.
5.  Cree un nuevo campo Calculado y abra la ventana del Generador de Expresiones. Se-
leccione la Función NombreMes del bloque de funciones Fecha/Hora de las Funciones
Incorporadas y realice un doble clic sobre ella.
6.  Seleccione el interior del paréntesis de la función NombreMes y lo sustituiremos por
el campo Calculado Mes en Alquiler; recuerde que para acceder a este campo deberá
dirigirse a la carpeta , abrir la subcarpeta y
seleccionar el campo .

157

7.  Ejecute la consulta.


Aula Mentor

Resultado

10.2  Consultas utilizando la función condicional Silnm

Esta función, permite escoger el resultado o la operación ha realizar en una columna calculada,
en función del contenido de otra columna. La expresión general para la función es:

SiInm (Condición; operación si la condición es cierta; operación si la condición es falsa)

Ejemplo guiado 7_29

158 Realizar una consulta que muestre el mensaje “Sin penalización” si el número de días que ha
tenido alquilada una película no excede de 7 y un mensaje indicando el número de días en los
que no podrá alquilar una película, este número se realizará según el siguiente cálculo:

5 * número de días que exceda de 7.

1.  Cree una consulta en modo Diseño y seleccione la tabla Alquileres.


2.  Seleccione los campos SOCIO, ARTÍCULO, FECHA ALQUILER y FECHA DEVOLU-
CIÓN.
3.  Cree el campo calculado DÍAS EN ALQUILER de la misma forma que lo hizo en el
Ejemplo guiado 25.

Días en alquiler: [FechaDevolución]-[FechaAlquiler]

4.  Guarde la consulta, de lo contrario no podrá utilizar el campo calculado creado en el


apartado 5.
5.  Posicione el cursor en el apartado Campo de una columna en blanco de la consulta para
crear otro campo Calculado donde utilizaremos la función SiInm. Esta función la encon-

trará en la carpeta y seleccionando el bloque .


El formato que aparecerá en el cuadro de texto de la ventana Generador de Expresiones
será la siguiente:
Módulo 3. U7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013

Este nuevo campo lo llamaremos PENALIZACIÓN. 159

6.  La expresión del nuevo campo calculado, PENALIZACIÓN es la siguiente:

Penalización: SiInm([Días en alquiler]>7; ([Días en alquiler]-7)*5; “Sin penalización”)

(Texto entrecomillado porque es un literal, queremos que aparezca este texto).

7.  Ejecute la consulta.

Resultado

Si quisiéramos que apareciera la palabra días junto con los días de penalización, es decir, en el
resultado anterior, en el único registro que tiene penalización apareciera 20 días en lugar de
20; tendríamos que concatenar el texto días al resultado de la operación.
Aula Mentor

Para concatenar cadenas utilizaremos el operador &. El campo quedaría de la forma:

Penalización: SiInm([Días en alquiler]>7; ([Días en alquiler]-7)*5 & “ días” ; “Sin


penalización”)

160
Módulo 3. U8. Consultas utilizando en asistente

Unidad 8. Consultas creadas utilizando


el asistente

161
En esta unidad didáctica aprenderemos a crear consultas de forma fácil y rápida utilizando los
asistentes que nos proporciona Access.

1.  Introducción
Para crear una consulta utilizando cualquiera de los asistentes siga los siguientes pasos:

1.  Pulse sobre el icono del grupo de la pestaña .


2.  Se abre una ventana donde se muestran todos los asistentes de los que dispone para
crear consultas.
Aula Mentor

1.1  Breve descripción de los asistentes:

162
1.1.1  Asistente para consultas sencillas

El Asistente para consultas sencillas permite hacer rápidamente consultas de detalle (consultas
sencillas donde sólo seleccione los campos que desea visualizar de la tabla sin ningún tipo de
criterio de selección) o resumen (consultas de Totales).

1.1.2  Asistente para consultas de referencias cruzadas

Una consulta de referencias cruzadas muestra resúmenes de datos en formato cartesiano. Muestra
sumas, promedios, etc. agrupados sobre valores que se muestran en la fila superior y la columna
de la izquierda.

1.1.3  Asistente para búsqueda de duplicados

Este tipo de consultas permite localizar valores repetidos dentro un campo de una tabla o de
una consulta.

1.1.4  Asistente para la búsqueda de no coincidentes

Ayuda a buscar datos de una tabla que no estén en otra.


Módulo 3. U8. Consultas utilizando en asistente

2.  Consultas sencillas


Para crear una consulta utilizando el Asistente para consultas sencillas deberá seguir los siguientes
pasos:

1.  Pulse sobre el icono del grupo de la pestaña .


2.  Seleccione Asistente para consultas sencillas y pulse sobre el botón .

163

3.  Aparece la ventana donde deberá elegir la tabla sobre la que se realiza la consulta y
los campos que desea incluir; para ello seleccione los campos, uno a uno, de la lista de
campos disponibles y pulse sobre el icono . Si lo que desea es seleccionar todos los
campos de la tabla, pulse sobre el icono . Una vez seleccionados los campos, pulse
sobre .
Aula Mentor

4.  Seleccionar el tipo de consulta que desea. Esta opción sólo aparecerá si ha selecciona-
do algún campo de tipo numérico.

164

5.  mostrará los valores de los campos seleccio-


nados en la ventana anterior.
Módulo 3. U8. Consultas utilizando en asistente

Ejemplo guiado 8_1

Creen una consulta, utilizando el asistente para consultas sencillas que muestre los campos
Título, Tipo y Precio de la tabla Artículos.

1.  Cree una consulta con el Asistente para consultas sencillas.


2.  Seleccione en la lista desplegable de tablas/consultas, la tabla Artículos y los campos
seleccionados serán los que aparecen en la columna . Pulse sobre el
botón .

165

3.  El asistente solicita el tipo de consulta que deseamos (Detalle o Resumen). Seleccione
Detalle y pulse .
4.  Guarde la consulta con el título EjemploGuiado8_1. En esta misma ventana, Access
nos pregunta si deseamos ver el resultado de la consulta o deseamos abrir la consulta en
modo Diseño (modo en el que hemos estado trabajando en la Unidad 7).

5.  Elija y pulse sobre el botón de .


Aula Mentor

. Esta opción es útil cuando queremos realizar operaciones con los campos numéricos
de la tabla (sumar los valores de un campo, obtener el valor máximo o mínimo, calcular el
166
promedio de un campo).
Módulo 3. U8. Consultas utilizando en asistente

Nota:
167
En la ventana de opciones de resumen sólo se presentarán los campos nu-
méricos.

Ejemplo guiado 8_2

Cree una consulta que muestre el PRECIO máximo de la tabla Artículos.

1.  Cree una consulta con el Asistente para consultas sencillas.


2.  Seleccione en la lista desplegable de tablas/consultas, la tabla Artículos y seleccione
el campo PRECIO.
3.  Pulse sobre el botón .
4.  Ahora el asistente solicita el tipo de consulta que deseamos (Detalle o Resumen). Selec-

cione Resumen y pulse .


5.  Seccione la casilla de verificación de Máx.
Aula Mentor

6.  Guarde la consulta con el nombre EjemploGuiado8_2.

Resultado

En la ventana Opciones de Resumen, en la parte inferior derecha, aparece una casilla de


verificación que si se selecciona da como resultado una nueva columna indicando el número de
registros que tiene la tabla Artículos.

168

Resultado

¿Qué tendríamos que hacer para que se muestre el TÍTULO de la película?

Deberemos crear una nueva consulta en modo Diseño en la que formarán parte la tabla Artículos
y la consulta que acabamos de crear (EjemploGuiado8_2). La nueva consulta quedará de la
forma:
Módulo 3. U8. Consultas utilizando en asistente

El campo PRECIO de la tabla Alquileres deberá ser igual al campo Máx de PRECIO creado
en la consulta EjemploGuiado8_2

Resultado 169

3.  Consultas de Referencias Cruzadas


Muestran una tabla en la que aparecerán unos resultados (numéricos) en cada celda, que
referenciarán a la intersección de la fila y columna correspondiente.

Ejemplo guiado 8_3

Cree una consulta de referencias cruzadas que muestre las ciudades y ocupación de los registros
de la tabla Socios.

1.  Cree una consulta con el Asistente de referencias cruzadas.


2.  Seleccione la tabla Socios y pulse sobre .
Aula Mentor

3.  Elija los campos que quiere situar en la columna izquierda.


170 4.  Seleccione el campo CIUDAD y haga clic sobre el botón para que aparezca en la
columna . Pulse sobre el botón .
Módulo 3. U8. Consultas utilizando en asistente

Aparece un cuadro similar al anterior donde tendrá que indicar el campo de encabezado de las
columnas. Seleccione el campo OCUPACIÓN y pulse botón .

171

5.  Elija el campo con el que se va a operar para mostrar el resultado de dicha operación
en la intersección de cada una de las filas y columnas. Escoja el campo NIFSOCIO de la
lista Campos y función Cuenta de la lista Funciones. Pulse sobre botón .
Aula Mentor

Resultado

Ejemplo guiado 8_4

Cree una consulta que muestre el TIPO y los directores de la tabla Artículos.

1.  Cree una consulta con el Asistente de referencias cruzadas.


2.  Seleccione la tabla Artículos.
3.  Seleccione el campo TIPO y haga clic sobre el botón para que aparezca en
la columna de Campos seleccionados. En la columna de la izquierda aparecerán todos
los TIPOS (GÉNEROS) de películas que hay en la tabla Artículos. Y pulse sobre
172 para continuar.

4.  Seleccione el campo cuyos valores desea que sea aparezcan como cabecera de cada
una de las columnas de la tabla resultante.
5.  Seleccione el campo DIRECTOR y pulse .
Módulo 3. U8. Consultas utilizando en asistente

6.  Seleccione el campo CÓDIGO y la función Cuenta ya que lo que quiere es contar el
número de directores que trabajan en un determinado género de películas.

Para que aparezca la columna que nos muestre el número de directores que trabajan cada uno 173
de los géneros cinematográfico deberemos seleccionar la casilla de verificación:

7.  Pulse sobre .


Aula Mentor

8.  Guarde la consulta como EjemploGuiado8_4.

Resultado (parcial, faltan directores)

Ejemplo guiado 8_5

Cree una consulta de referencias cruzadas que muestre cuántas veces se ha alquilado cada una
de las películas por ciudad.

174 Esta consulta tiene que basarse en otra puesto que los campos que necesitamos se encuentran en
varias tablas (Alquileres, Socios y Artículos).

Nota:
Para que una consulta pueda utilizarse como partida para otra consulta de referen-
cias cruzadas, al menos deberá tener 3 campos numéricos, de fecha o de texto.

1.  Lo primero que tenemos que hacer es realizar la consulta que muestre las películas que
se han alquilado en una determinada ciudad (suponemos que cada socio alquila en su ciu-
dad). La consulta la realizaremos en modo Diseño y quedaría de la siguiente manera:
Módulo 3. U8. Consultas utilizando en asistente

2.  Acceda a crear una consulta con el Asistente de referencias cruzadas.


3.  Pulse el botón de radio y seleccione la consulta que acabamos de crear.
4.  Seleccione el campo TÍTULO y pulse sobre el botón para que aparezca en la co-
lumna de Campos seleccionados. En la columna de la izquierda aparecerán todos los
TÍTULOS de películas que hay en la consulta que estamos utilizando como base. Pulse
sobre para continuar.
5.  Ahora deberá seleccionar el campo cuyos valores que desea que aparezcan como ca-
becera de cada una de las columnas de la tabla resultante. Seleccione el campo CIUDAD
175
y pulse .
6.  En la siguiente pantalla, seleccione la función Cuenta sobre el campo ARTÍCULOS.
7.  Guarde la consulta como EjemploGuiado8_5.

Resultado

4.  Consultas de búsqueda de duplicados


Permiten localizar valores repetidos dentro un campo de una tabla o de una consulta.

Son como las consultas de Totales en las que se agrupa por un campo y se utiliza la función
Cuenta en otro, pero a diferencia de la consulta de Totales, en la consulta de búsqueda de
duplicados, aparecen los valores que están repetidos pero no aparece ninguna columna que
indique el número de veces que se repite dicho valor.
Aula Mentor

Nota:
Los valores que aparecen una sóla vez no se mostrarán en el resultado de la con-
sultas, sólo aparecen registros con valores repetidos en el campo que se le indi-
que.

Ejemplo guiado 8_6

Cree una consulta en la que se muestren las películas que se han alquilado en más de una
ocasión.

La consulta mostrará el CÓDIGO de la película, el NIF DEL SOCIO, FECHA DE ALQUILER.

1.  Cree una consulta con el Asistente para búsqueda de duplicados.


2.  Seleccione la tabla Alquileres y pulse .
3.  Seleccione el campo cuyos valores repetidos deseamos encontrar.
176 4.  Seleccione los campos ARTÍCULO y pulse sobre para continuar.
5.  Seleccione qué campos desea que aparezcan en el resultado de la consulta, además del
de ARTÍCULOS seleccionado en el apartado anterior.
6.  Seleccione los campos SOCIO y FECHA DE ALQUILER.
7.  Guarde la consulta como EjemploGuiado8_6.
8.  Esta consulta dará un resultado vacío porque no hay ningún registro duplicado, vamos
a añadir algunos registros duplicados.
9.  Abra la tabla Alquileres y añada los 3 registros que se indican.

10.  Ejecute la consulta de duplicados que ha creado.


Módulo 3. U8. Consultas utilizando en asistente

Resultado

5.  Consultas de búsqueda de no coincidentes


Este tipo de consulta sirve para buscar valores de una tabla que no estén en otra.

Ejemplo guiado 8_7

Realice una consulta en la que se muestren las películas que aún no se han alquilado. Los datos
que aparecerán en el resultado de la consulta serán TÍTULO, DIRECTOR y TIPO (género). 177

1.  Cree una consulta con el Asistente búsqueda de no coincidentes.

2.  Seleccione la tabla donde se encuentran todos los Artículos. Seleccione la tabla
Aula Mentor

Artículos y pulse .
3.  Seleccione la tabla donde están los registros que queremos relacionar con los del apar-
tado. Seleccione la tabla Alquileres y pulse sobre .
4.  Seleccione qué campos son los que deseamos relacionar, deberán ser campos que
contengan los mismos datos. En nuestro caso serán los campos CÓDIGO de la tabla Ar-
tículos y el campo ARTÍCULO de la tabla Alquileres.

178

5.  Seleccione los campos que desea que aparezcan al ejecutar la consulta que estamos
realizando. Elija los campos TÍTULO, DIRECTOR y TIPO. Pulse .
Módulo 3. U8. Consultas utilizando en asistente

6.  Guarde la consulta como EjemploGuiado8_7.

Resultado 179
Aula Mentor

Unidad 9. Consultas para la


manipulación de tablas

180
Estas consultas nos permitirán crear tablas a partir de la información contenida en otras y añadir,
actualizar o eliminar registros.

1.  Introducción
Estas consultas nos permitirán crear nuevas tablas a partir de información contenida en otras
ya existentes o manipular la información contenida en las mismas. No podremos añadir nuevos
campos ni modificar el tipo u otros detalles de la definición de los campos.

Para crear este tipo de consulta, lo primero que tendremos que hacer será crear una consulta
en modo Diseño. Recuerde que para crear una consulta en modo Diseño deberá pulsar sobre

del grupo de la pestaña . Una vez que estemos en la ventana de

diseño de consulta verá los siguientes botones del grupo


de la pestaña Diseño.

En esta unidad didáctica aprenderemos a usar los siguientes tipos de consulta:


Módulo 3. U9. Consultas para manipulación de tablas

Consulta para crear una nueva tabla a partir de los datos recogidos de otras tablas, de la
misma o de otra base de datos.

Consulta para añadir nuevos registros a una tabla procedentes de otras tablas.

Consulta para actualizar los valores de uno o más campos de una tabla.

Consulta para eliminar registros de una tabla.

2.  Consultas para la creación de nuevas tablas


Este tipo de consultas sirven para crear una tabla a partir de registros contenidos en otra tabla.
La nueva tabla tendrá la misma estructura que aquella de donde parten los datos.
181
Para crear una nueva tabla a partir de una existente, utilizaremos el icono:

Ejemplo guiado 9_1

Realice una consulta que cree una tabla con todas las películas de Pedro Almodóvar.

1.  Cree una consulta en modo Diseño.


2.  Seleccione la tabla Artículos y cierre la ventana Mostrar tabla.
3.  Haga doble clic con el botón derecho del ratón para que aparezca el menú contextual.
Pulse sobre sobre la opción Tipo de consulta => consulta de creación de tabla…
Aula Mentor

4.  En la siguiente ventana escriba el nombre que tendrá la nueva tabla.

5.  Indicaremos en qué base de datos deseamos almacenar la nueva tabla; las opciones
son: en la base de datos con la que estamos trabajando o en otra base de datos, que ya
esté creada, cuya ubicación y nombre deberemos indicar. Seleccione

6.  El siguiente paso será elegir qué campos tendrá la nueva tabla y el criterio de selección
utilizado para los registros que contendrá. Elegiremos todos los campos y como criterio de
selección para el campo DIRECTOR pondremos “Pedro Almodóvar”

182
Módulo 3. U9. Consultas para manipulación de tablas

7.  Guarde la consulta. Al guardar la consulta aparecerá en el área de exploración con un

icono diferente a las que se han guardado hasta ahora:

8.  Ejecute la consulta.

De forma predeterminada, cuando se abre una base de datos que no reside en una ubicación
de confianza, o bien, cuando se opta por no confiar en la base de datos, Access impide la
ejecución de todas las consultas de acción, es decir, las consultas de datos anexados, consultas
de actualización, consultas de eliminación y consultas de creación de tabla.

Si intenta ejecutar una consulta de acción y parece que no sucede nada, compruebe si en la
barra de estado de Access aparece el siguiente mensaje:

Si ve ese mensaje, siga este procedimiento para habilitar el contenido bloqueado:

Haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar. Vuelva a
ejecutar la consulta.

9.  Al ejecutar la consulta le aparecerá el siguiente mensaje:

183

10.  Y después este otro:

Este mensaje le indica que en la nueva tabla se van a añadir 3 registros, que son los registros
cuyo DIRECTOR es Pedro Almodóvar.

11.  Observe que, en el área de exploración aparecerá la tabla creada a partir de la con-
sulta que acabamos de diseñar.
Aula Mentor

12.  Abra la tabla Películas de Pedro Almodóvar EjemploGuiado9_1.

184

Ejemplo guiado 9_2

Realice una consulta que cree una tabla para un determinado TIPO de películas de la tabla
Artículos. Para realizar este ejercicio lo mejor será hacer una consulta genérica que utilice
parámetros, de esta forma una única consulta nos servirá para crear una tabla que contendrá
los registros correspondientes al TIPO introducido para el parámetro en tiempo de ejecución.

NO CREARÁ UNA TABLA POR CADA EJECUCIÓN DE LA CONSULTA

1.  Cree una consulta en modo Diseño.


2.  Seleccione la tabla Artículos y cierre la ventana Mostrar tabla.
3.  En el menú contextual, pulse sobre la opción Tipo de consulta y luego pulse sobre
consulta de creación de tabla…
Módulo 3. U9. Consultas para manipulación de tablas

4.  Escriba el nombre que tendrá la nueva tabla (tablaEjemploGuiado9_2). La tabla la


crearemos en la base de datos activa .

5.  El siguiente paso será elegir los campos que deseamos tenga la nueva tabla y el criterio
de selección para con los registros. Incluya todos los campos.

185

6.  Definimos el parámetro GENERO, para ello, recuerde que deberá pulsar sobre

del grupo de la pestaña , y escriba el nombre del


parámetro y su tipo de datos.

7.  Ejecute la consulta.


8.  Escriba un valor para el parámetro GENERO.
Aula Mentor

Le mostrará el siguiente mensaje:

9.  Si abrimos la tabla tablaEjemploGuiado9_2 el resultado será:

186
10.  ¿Qué ocurre si intenta ejecutar de nuevo la consulta?
Módulo 3. U9. Consultas para manipulación de tablas

Le mostrará en pantalla un mensaje indicándole que si sigue adelante con la ejecución de la


consulta los datos que tiene la tabla que se creó cuando se ejecutó la consulta se eliminarán y
pasará a contener los registros que cumplan con el nuevo parámetro que se le introduzca.

3.  Consultas para la actualización de los registros de una tabla


Este tipo de consultas, como su propio nombre indica, sirven para modificar los valores de un
determinado campo de una tabla. Resultan muy útiles en actualizaciones y modificaciones de
grupos de registros.

Nota:
No se pueden actualizar campos donde haya definida una lista de valores.

Ejemplo guiado 9_3


187
Cree una consulta que actualice, de la tabla Socios, la CIUDAD Málaga por MÁLAGA.

1.  Cree una consulta en modo Diseño.


2.  Seleccione la tabla Socios y cierre la ventana Mostrar tabla.
3.  En el menú contextual, pulse sobre la opción Tipo de consulta y luego pulse sobre
Consulta de actualización.

4.  Seleccione el campo CIUDAD de la tabla Socios.


Aula Mentor

El nuevo valor será MÁLAGA, luego en el apartado Actualizar a: pondremos MÁLAGA y


para finalizar indicaremos qué valores son los que se desean actualizar a través del apartado
Criterios: queremos que se actualicen los campos con valor Málaga (si nos saltamos este
último paso se actualizarán todos los valores del campo CIUDAD a MÁLAGA).

La consulta quedará de la siguiente forma:

5.  Ejecute la consulta.


6.  Al ejecutar la consulta, se mostrarán las siguientes ventanas de aviso:

188

Este mensaje nos indica que se ha encontrado una fila (registro) donde el campo CIUDAD tiene
el valor Málaga y que se va actualizar al valor MÁLAGA.

Abra la tabla Socios para comprobar el Resultado, después de la actualización tendrá el siguiente
aspecto:
Módulo 3. U9. Consultas para manipulación de tablas

Ejemplo guiado 9_4



Cree una consulta que actualice el campo cantidad de películas en alquiler de la tabla Artículos,
incrementándola en un 10%.

1.  Cree una consulta en modo Diseño. 189


2.  Seleccione la tabla Artículos y cierre la ventana Mostrar tabla.
3.  En el menú contextual, pulse sobre la opción Tipo de consulta y luego pulse sobre
Consulta de actualización.

4.  Seleccione el campo CANTIDAD EN ALQUILER de la tabla Artículos.

En el apartado Actualizar a: tendremos que introducir la expresión que sume a la CANTIDAD


EN ALQUILER actual el 10%; para ello, utilizaremos el generador de expresiones.

• Posicione el cursor en Actualizar a:


• Pulse sobre la herramienta generador de expresiones utilizando el
menú contextual con el botón derecho del ratón.
Aula Mentor

• Seleccione el campo CANTIDAD EN ALQUILER de la tabla Artículos y pulse sobre


el icono (o teclee +)
• Seleccione de nuevo el campo CANTIDAD EN ALQUILER de la tabla Artículos y
multiplíquelo por 0,10 (no escriba 0.10 ya que Access mostrará un mensaje de error).

[Artículos]! [CANTIDAD EN ALQUILER] + ([Artículos]![CANTIDAD EN ALQUILER] *0,10 )

(Esta última operación está entre paréntesis para controlar bien el orden en el que se ejecutarán
190 las operaciones).
Módulo 3. U9. Consultas para manipulación de tablas

La consulta tendrá el siguiente aspecto:

5.  Ejecute la consulta.


6.  Al ejecutar la consulta, nos aparecerán las siguientes ventanas de aviso:

191

7.  Abra la tabla Artículos para comprobar el resultado.


Aula Mentor

Fíjese que si el redondeo es menor a 0,5 no se incrementa.


4 * 0,10 = 0,4 (no se incrementa la cantidad en alquiler).

4.  Consultas para añadir registros de una tabla


192
Este tipo de consultas sirve para añadir registros provenientes de otra tabla, de la misma o de
otra base de datos, sobre la tabla activa.

Ejemplo guiado 9_5

Cree una consulta que añada los registros de la tabla Socios de CCM, con todos sus campos, de la
base de datos VideoClub sucursal CCM 2013 a la tabla Socios de la base de datos VideoClub2013
(con la que hemos estamos trabajando).

1.  Abra la base de datos VideoClub sucursal CCM 2013 que podrá encontrar en la op-
ción Mesa del Alumno, en la pestaña Materiales de apoyo, en el Módulo 3.
2.  Cree una consulta en modo Diseño.
3.  Seleccione la tabla Socios de CCM y cierre la ventana Mostrar tabla.

4.  Pulse sobre la opción del grupo . De la pestaña .


5.  Seleccione la base de datos donde se encuentra la tabla Socios. Esta tabla no se
encuentra en la base de datos activa así que deberemos activar el botón de radio Otra base
de datos y buscar la base de datos VideoClub2013 ayudándonos del botón Examinar.
Módulo 3. U9. Consultas para manipulación de tablas

6.  Pulsar sobre el botón Aceptar.


7.  Seleccione los campos que desea añadir a la tabla Socios. En nuestro caso todos.

Quizás le aparezca el mensaje:

193

Si ve ese mensaje, siga este procedimiento para habilitar el contenido bloqueado: haga clic en
Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.

8.  Vuelva a ejecutar la consulta por segunda vez. Le aparecerá el siguiente aviso:
Aula Mentor

9.  Pulse sobre el botón Sí para añadir las 3 filas de la tabla Socios de CCM a la tabla So-
cios. Pero Access no podrá porque se añadieron cuando se ejecutó la consulta la primera
vez y aparecerá este mensaje:

10.  Abra la base de datos VideoClub2013 para comprobar que la tabla Socios contiene
3 registros nuevos.

194

Ejemplo guiado 9_6

Cree una consulta de Actualización que añada los registros de la tabla Alquileres de CCM
(de la base de datos videoclub sucursal CCM 2013) a la tabla Alquileres (de la base de datos
VideoClub2013) pero sólo se añadirán los registros de los socios de Toledo.

Lo primero que haremos será importar las tablas Alquileres de CCM y Socios de CCM a la
Módulo 3. U9. Consultas para manipulación de tablas

base de datos VideoClub2013 para ello siga los siguientes pasos:

1.  Abra la base de datos VideoClub2013.

2.  Pulse sobre del grupo de la pestaña .

195

3.  Busque la base de datos videoclub sucursal CCM 2013 utilizando el botón Exami-
nar.
4.  En la pantalla de Importar objetos, seleccione las dos tablas (Alquileres de CCM y
Socios de CCM).
Aula Mentor

196

5.  Compruebe que aparecen las dos tablas como objetos de la base de datos activa.
6.  Si no lo están ya, relacione las dos tablas que ha importado, recuerde que deberá usar

la herramienta .
Módulo 3. U9. Consultas para manipulación de tablas

7.  Cree una consulta en modo Diseño y seleccione la tabla Socios de CCM y Alquileres
de CCM y cierre la ventana Mostrar tabla.

8.  Pulse sobre el icono .


9.  Seleccione la tabla a la que desea anexar los datos. Como la tabla Alquileres se
encuentra en la base de datos activa deberá estar seleccionado el botón de radio

197

10.  Pulse sobre el botón Aceptar.


11.  En este punto elegiremos los campos que desea sean reflejados y el criterio de selec-
ción, los Socios serán de la ciudad de Toledo.

12.  Ejecute la consulta y aparecerá en pantalla un aviso que le indicará que se van a ane-
xar 5 registros. Pulse Sí para seguir con la ejecución.
13.  Abra la tabla Alquileres y compruebe que se han añadido los registros correspon-
dientes a los alquileres de CCM de los socios de Toledo (en la tabla Alquileres aparecerá
un total de 14 registros).
Aula Mentor

Resultado

(ANTES DE EJECUTAR LA CONSULTA) (DESPUES DE EJECUTAR LA CONSULTA)

Opción sin importar las tablas a la base de datos VideoClub2013


198

1.  Abra la base de datos


2.  Cree una consulta en modo Diseño con las tablas Alquileres de CCM y Socios de
CCM.

3.  Pulse sobre el icono .


4.  Seleccione la base de datos Videoclub 2013 y la tabla donde se añadirán los registros.
Módulo 3. U9. Consultas para manipulación de tablas

5.  Ejecute la consulta.


6.  Aparece el mensaje:

199

7.  Abra la base de datos VídeoClub2013 y compruebe que en la tabla Alquileres están
los registros anexados.

5.  Consultas para eliminar registros de una tabla


Este tipo de consultas nos permitirán eliminar registros de una tabla. Asegúrese bien de los
registros a eliminar ya que una vez ejecutada la consulta no hay opción de deshacer la operación.

Ejemplo guiado 9_7

Cree una consulta que elimine de la tabla Alquileres los registros de los socios de Toledo.
Necesitamos un criterio para eliminar sólo los registros que necesitamos. Fíjese que en el campo
IDENTIFICADORALQUILER de todos los registros que queremos eliminar, el segundo carácter es
un 2 luego podemos utilizar el criterio: Como ‘?2*’
Aula Mentor

1.  Cree una consulta en modo Diseño.


2.  Seleccione la tabla Alquileres.

3.  Pulse sobre el icono .


4.  Seleccione el campo IDENTIFICADORALQUILER de la tabla Alquileres.
5.  En el apartado Eliminar: elija Donde y en el apartado Criterios: escriba Como
“A2*”

6.  Ejecute la consulta. Aparecerá el siguiente aviso:

200

7.  Pulse sobre el botón Sí para continuar con la ejecución de la consulta.


8.  Abra la tabla Alquileres y comprobará que los campos de los registros que deseábamos
eliminar se han eliminado.
Módulo 4

Unidad 10. Formularios en Access 2013 (I)

Unidad 11. Formularios en Access 2013 (II)


Aula Mentor

Unidad 10. Formularios en Access 2013 I

202
Conoceremos todos los posibles controles que pueden aparecer en un formulario. Aprenderemos
a crear formularios automáticos y utilizando los asistentes que ofrece Access. Finalmente veremos
cómo crear formularios en modo Diseño.

1.  Introducción
Los formularios son pantallas que contienen campos de datos procedentes de las tablas. Los
formularios se utilizan fundamentalmente para ver, introducir y modificar la información
contenida en una base de datos, en definitiva, para gestionar registros de una tabla o consulta.

Cuando se prepara un formulario para trabajar con registros, cada campo de la tabla se asocia a
un control del formulario. El control más común es el cuadro de texto. Son también habituales:
las listas de valores y los cuadros combinados (estos controles dependerán de cómo estén
definidos los campos asociados en la tabla).

El diseño de un formulario puede ser manual, aunque, lo más cómodo y rápido es utilizar los
asistentes que nos ofrece Access y retocarlos posteriormente (si queremos variar algún aspecto
del formulario).

En la solapa está el grupo con las diferentes opciones para crear formularios:
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

Para crear un formulario con asistente pulse sobre .

Para abrir un formulario en vista Diseño pulse .

A continuación veremos una breve descripción de los tipos de formularios que ofrece Access
2013:

• Crea un formulario que le permite introducir información de un registro


cada vez.

203
• Puede ser una forma muy rápida de crear un formulario, especialmente si
está pensando en incluir sólo unos pocos campos.

• Crea un nuevo formulario en blanco en la vista Diseño. En la vista Diseño,


puede realizar cambios de diseño avanzados en formularios como agregar tipos de
controles y código de escritura.
• Crea un formulario paso a paso a través de un asistente. Es
muy útil en la creación de formularios para la gestión de tablas.

Al crear los formularios con estos controles, Access tendrá en cuenta la tabla seleccionada, que
será la tabla de trabajo del nuevo formulario.

Al pulsar sobre aparece una lista de opciones:


Aula Mentor

• Crea un formulario dividido que muestra una hoja de datos


en la sección superior y un formulario en la sección inferior para escribir información
sobre el registro seleccionado en la hoja de datos.

• Crea un formulario que muestra múltiples registros en una


hoja de datos, con un registro por fila.
204

2.  Elementos de un formulario


Para desarrollar este punto vamos a crear un formulario en columnas sobre la tabla Socios, para

ello seleccione la tabla Socios y pulse sobre . El resultado sería el siguiente:


Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

La imagen mostrada se denomina y su vista en modo Diseño

será así:

205

2.1  Formas de ver un formulario

Vista en ejecución del formulario (resultado final). El formulario no


puede ser modificado.

Ofrece una vista detallada de la estructura del formulario (Encabezado, Detalle


y Pie de página de un formulario). El formulario no se está ejecutando, luego sólo se verá el
contenido de los controles etiqueta, no se podrán ver los datos del resto de los controles. Por
el contrario, en este modo es donde se pueden realizar todos los cambios de estructura en el
formulario.

Una vez creado el formulario, se puede ajustar fácilmente su diseño


en la vista Presentación. Usando los datos reales del formulario como punto de referencia, se
pueden reorganizar los controles y ajustar su tamaño. Se pueden colocar controles nuevos en el
formulario y configurar las propiedades del formulario y de sus controles.
Aula Mentor

2.2  Partes del formulario en Vista Formulario

En este modo se visualizan, por defecto, en el centro del formulario los


valores de los campos de cada uno de los registros. No aparece encabezado ni pie de formulario
predefinido. Ninguna de las partes que se muestran puede ser modificada, únicamente podemos
movernos por los distintos registros o introducir registros nuevos. Para realizar estas operaciones
disponemos de la barra que se muestra en la siguiente figura:

206

2.3  Partes del formulario en Vista Diseño

Pulsando sobre el fondo del formulario con el botón derecho del ratón nos
aparece un menú que entre otras opciones, muestra todas las partes que podemos visualizar en
un formulario:
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

207
- REGLA Y CUADRÍCULA: Nos ayudarán a situar fácilmente los controles.

- ENCABEZADO DE FORMULARIO. Lo que introduzcamos en este apartado será lo que apa-


recerá al principio del formulario (si el formulario está compuesto por más de una página,
sólo en la primera página).

- ENCABEZADO DE PÁGINA Y PIE DE PÁGINA. Aparecerá al principio y al final de cada una


de las páginas que forman el formulario.
Aula Mentor

208
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

Al visualizar el formulario en vista preliminar aparecen nuevas herramientas que nos ayudará a
configurar el aspecto final del formulario.

Si pulsa sobre la herramienta se abrirá una ventana donde tendremos la posibilidad


de configurar el aspecto de la presentación final del formulario.
209
Aula Mentor

En este apartado podrá:

- Establecer los márgenes de impresión.


- Decidir qué imprimir.

• Se imprimirá sólo el contenido de los campos (sin etiquetas) y


no se verán los encabezados de página ni de formulario, sólo se visualizará el pié de
página.

210
• Se visualizará las etiquetas y el contenido de los campos así
como los encabezados y pie de página.

En este apartado podrá:

• Elegir la orientación y el tamaño del papel.


• Seleccionar la impresora.

Este apartado le permitirá configurar el contenido de cada página, número de


columnas por página, separación entre ellas, tamaño de las columnas.

DETALLE. En este apartado aparecen los registros origen del formulario.

PIE DE FORMULARIO. En este apartado se escribirá el texto que quiere que aparezca al
final del formulario. Este apartado sólo será visible si visualiza el formulario en modo

no en vista preliminar .
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

2.4  Controles

Se denomina control a cada uno de los elementos que forman un formulario. Si crea un formulario
en modo Diseño las herramientas para crear controles serán las siguientes:

- Menú contextual.

211

- Herramientas de diseño.
Aula Mentor

Para obtener los controles que se encuentran ocultos pulsar sobre la barra de desplazamiento.

212 2.4.1  Tipos de controles

- Controles dependientes. Controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o una
consulta.
- Controles independientes. La información que muestran estos controles no procede de las
tablas o consultas.
- Controles calculados. Controles cuyo origen de datos es una expresión.

2.4.2  Descripción de los controles

Seleccionar. Permite seleccionar uno o más controles.

Asistente para controles: si está seleccionado, al crear un control


que disponga de asistente, dicho control se creará siguiendo los pasos del asistente.

Etiqueta: permite visualizar un texto fijo, este texto se escribirá directamente dentro del
control o en su propiedad Título.

Cuadro de texto: puede tener dos usos:


Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

- Como control dependiente: se utiliza para mostrar un dato almacenado en un campo de la


tabla o consulta origen del formulario.
- Como control independiente: es utilizado para presentar los resultados de un cálculo o para
aceptar la entrada de datos del usuario. En su propiedad Origen del control se encuentra
el nombre del campo de la tabla al que está asociado o la fórmula de cálculo cuando se
presenta un resultado para ese cálculo. En este caso, delante de la fórmula hay que poner
el signo ‘ = ’.

Grupo de opciones: se utiliza para presentar una serie de opciones de las que sólo se
puede seleccionar una a la vez. Un grupo de opciones consta de un marco de grupo y de un

conjunto de casillas de verificación , botones de opción , o botones de alternar .


Cuando se crea un grupo de opciones se abre un asistente que le ayudará a crear las distintas
alternativas.

Botón de alternar: utilizado para presentar un campo de tipo Sí/No, este control aparecerá
presionado para el valor Sí, de lo contrario, representará al valor No.

Casilla de verificación. Este control es muy útil para presentar un campo de tipo Sí/No,
este control aparecerá marcado para el valor Sí y sin marcar para representar el valor No.

Botón de opción: control muy utilizado para presentar un campo de tipo Sí/No, este 213
control aparecerá seleccionado para el valor Sí y sin seleccionar para representar el valor No.

Cuadro combinado: este control mostrará los valores de una lista. En el control se
visualizará sólo un valor de la lista pero si desea ver todos los elementos de la lista deberá
desplegarla pulsando sobre la flecha del control. Al crear este control se le abrirá un asistente
que le ayudará a definirlo.

Cuadro de lista: este control tiene la misma finalidad que el cuadro combinado pero con la
diferencia que en el cuadro de lista se muestran todos los valores de la lista. Al crear este control
se le abrirá un asistente que le ayudará a definirlo.

Botón: al pulsar sobre este control se ejecutará una acción. Al crear este control se le abrirá
un asistente que le ayudará a definir la acción (abrir otro formulario, ejecutar macro, operar con
un registro…).

Imagen: se utilizan para insertar una imagen fija en el formulario.

Marco de objeto independiente: se utiliza para insertar archivos de sonido, documentos de


Word o un gráfico. El objeto que presenta este control será fijo, es decir no variará dependiendo
del registro que se muestre.
Aula Mentor

Marco de objeto dependiente: se utiliza para insertar un objeto (archivo de sonido,


documentos de Word, un gráfico…). Este control está asociado a un campo por lo que variará
según el registro que se muestre.

Salto de página: la acción de este control no tiene efecto al visualizar el formulario en vista
Formulario, sí al visualizar el formulario, al imprimir o en vista preliminar.

Control ficha: este control nos ayudará a organizar la información que se presenta en el
formulario.

Subformulario/Subinforme: este control permite crear un formulario o un informe dentro


de otro formulario o informe ya existente. Se llama subformulario a un formulario que se
crea dentro de otro. Los subformularios también reciben el nombre de formulario detalle o
formulario secundario. El formulario principal y el formulario secundario están vinculados,
es decir, el subformulario sólo presentará los datos asociados al registro seleccionado en el
formulario principal.

Línea: este control creará una línea en el formulario.


214
Rectángulo: mediante este control podrá dibujar un rectángulo en el formulario.

Más controles: al pulsar sobre este icono, se desplegará una lista con otros
controles que podrá asociar al formulario.

2.4.3  Operaciones que puede realizar con un control

Las operaciones que se pueden realizar sobre un control son accesibles desde su menú contextual
(al pulsar el botón derecho del ratón).
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

215

2.4.4  Seleccionar uno o más controles

Para seleccionar un control basta con pulsar sobre él.

Para seleccionar más de un control tenemos dos opciones:

- Mantener pulsada la tecla mayúscula a la vez que seleccionamos con el ratón cada uno de
los controles.
- Teniendo pulsado el botón izquierdo del ratón dibuje un recuadro abarcando los controles
que queremos seleccionar.

Nota:
Si desea seleccionar más de un control, mantenga pulsada la tecla mayúscula a la
vez que selecciona el control.
Aula Mentor

2.4.5  Añadir control

Si lo que queremos es que el control esté asociado a un campo, lo mejor será pulsar sobre el icono

lista de campos que está situado en el grupo de , seleccionar el campo


y, sin soltar el ratón, arrastrarlo hacia el área del formulario. Access asignará automáticamente
un control de tipo etiqueta al campo.

Si lo que desea es añadir un control que no esté asociado a ningún campo: seleccione el control
en la barra de herramientas, sitúe el ratón en el área de diseño del formulario y teniendo pulsado
el ratón con el botón izquierdo, realice un recuadro del tamaño que desea tenga el control.

2.4.6  Mover y modificar el tamaño del control

Lo primero será seleccionar el control y aparecerán alrededor recuadros negros de dos tamaños
y líneas.

216

2.4.7  Alinear controles

Para alinear varios controles debe seleccionarlos. Pulse con el botón derecho del ratón sobre la

selección y elija cualquiera de las opciones de

y alinea el grupo de controles con el que esté más a la


izquierda o más a la derecha respectivamente.
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

y alinea los controles con el que esté situado más arriba o


más abajo respectivamente.

Si sólo está seleccionado un control, las opciones de alineación se reducen a sólo poder elegir

alinear .

2.4.8  Ajustar el tamaño de los controles

Herramienta útil si desea que varios controles tengan el mismo tamaño.

217
Ajusta el tamaño del control al texto que contiene.

2.4.9  Modificar formato del control

Para modificar el formato de un control utilizaremos las herramientas del


grupo pestaña .

Se puede acceder a las propiedades del control mediante el menú contextual. Eligiendo la última

opción . Se abrirá la ventana de propiedades del control.


Aula Mentor

218

Propiedad alinear texto dentro del control.

En el menú contextual, : para modificar el color del fondo del


control seleccionado o de un determinado apartado del formulario.

En el menú contextual, : para modificar el color de la fuente.


Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

En el menú contextual, : asigna un determinado relieve al control.

La propiedad del control :

219

En el menú contextual asociado a los controles cuadro de texto, lista de valores y cuadro
combinado, tendremos la opción de variar el formato del control según su estado. Para realizar

esta operación, seleccione en el menú contextual del control. Al


pulsar sobre esta herramienta aparece el siguiente cuadro de diálogo donde seleccionaremos el
aspecto del control según los distintos estados en los que se pueda encontrar.
Aula Mentor

220
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

Permite agregar más de una condición para el control seleccionado.

2.4.10  Propiedades de un control

Las propiedades de un control sirven para especificar sus características. Cada tipo de control
tiene unas propiedades que lo definen.
221
Para ver las propiedades de un determinado control tiene dos opciones:

1.  Seleccione el control y pulse con el botón derecho sobre él. En el menú que se despliega
(menú contextual), seleccionar la opción .

2.  Seleccione el control y pulse sobre el icono del grupo .


Aula Mentor

¿Qué contienen cada uno de los apartados?

222 Datos referentes a la estética del control y del contenido de éste.

En este apartado tendremos propiedades que se refieren al origen de los datos y a las
especificaciones de estos.

Eventos a ejecutar dependiendo de acciones relacionadas con el ratón o con el estado


del control.

Otras propiedades propias de cada control.

Aparecen todas las propiedades reflejadas en los apartados anteriores.

3.  Crear un formulario utilizando el asistente


Para crear un formulario siguiendo el asistente de Access:

1.  Seleccione la pestaña

2.  Del grupo elija el


Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

Ejemplo guiado 10_1

Utilizando el asistente para formularios, cree un formulario para gestionar los registros de la
tabla Artículos. En el formulario aparecerán todos los campos de la tabla.

1.  Seleccione .
2.  En la primera ventana del asistente elegiremos la tabla que será origen de los datos del
formulario. En nuestro caso, la tabla Artículos y seleccione todos los campos. Ayudándo-
nos del icono pasaremos todos los campos de la columna Campos disponibles
a la de Campos seleccionados.

223

3.  Pulse sobre Siguiente.


4.  Elija la distribución de los campos dentro del formulario. Pulse sobre el botón de radio
En columnas y pulse sobre Siguiente.

5.  En el último paso daremos un nombre al formulario creado y seleccionaremos el botón


de radio:
6.  Pulse sobre el botón Finalizar.
Aula Mentor

Resultado

224

Algunas de las operaciones que podemos realizar con los registros del formulario están
reflejadas en los grupos , , de la pestaña en la vista

.
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

Para eliminar un registro.

Para ordenar los registros del formulario ascendente y descendentemente.

Para añadir un nuevo registro.

Para realizar una corrección ortográfica al contenido de los datos de la


tabla.

En la barra de acceso rápido, si desea deshacer los cambios realizados sobre un registro.

Para buscar un valor en cualquier campo de los registros del formulario.

4.  Formularios automáticos

Ejemplo guiado 10_2 225

Realizar un formulario automático sobre la tabla Artículos.

1.  Seleccione la tabla Artículos y pulse sobre


Aula Mentor

Resultado

226

Ejemplo guiado 10_3

Realizar un formulario automático dividido sobre la tabla Artículos.

1.  Seleccione la tabla Artículos y pulse sobre .


Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

Resultado

227

Ejemplo guiado 10_4

Realizar un formulario automático de varios elementos sobre la tabla Artículos.

1.  Seleccione la tabla Artículos y pulse sobre .


Aula Mentor

Resultado

228

5.  Trabajar con un formulario en modo Diseño

5.1  Crear un formulario nuevo en modo Diseño

1.  Seleccione .
2.  Aparece un formulario con el siguiente aspecto:
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

3.  Lo primero que tendremos que hacer es pulsar sobre el icono para hacer
visible los campos disponibles en la tabla seleccionada. Aparecerá la siguiente pantalla 229
mostrando los campos.
Aula Mentor

4.  Para añadir campos al formulario, realice un doble clic sobre el campo o seleccione
el campo y arrástrelo hacia el lugar del formulario donde quiera ubicarlo. Dependiendo
del tipo de datos del campo y sus características, aparecerá automáticamente una caja de
texto, un cuadro para acoger una imagen, una lista desplegable,…

5.  Una vez que el campo esté sobre el formulario, podrá desplazarlo de lugar o cambiar
su tamaño ayudándose de los cuadros que rodean tanto a la etiqueta como a la caja de
texto que va a contener el valor del campo.

Las etiquetas que acompañan a la caja de texto que contendrá el valor del campo, aparecerán
con el nombre que le hemos dado a dicho campo en la tabla. Este nombre puede ser modificado
y para ello sólo hay que situar el cursor sobre el texto y cambiarlo. Las etiquetas que acompañan
a los campos no son imprescindibles, pueden ser eliminadas pero sirven para identificar al
campo.
230
El nombre que aparece dentro de la caja de texto del campo sólo se ve en modo Diseño, en
cuanto veamos el formulario en modo Presentación o vista Formulario, el valor que aparecerá
será el que corresponda al campo.

Vista Formulario
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

Vista Diseño

5.2  Dar formato a un formulario

Tanto en los formularios creados con el asistente como en los formularios automáticos vemos que
el contenido de las etiquetas no aparecen completos, ¿cómo podemos modificar un formulario?
Trabajando con él en modo Diseño. 231

Para dar forzmato a un formulario ya creado éste deberá estar en modo Diseño.

Ejemplo guiado 10_6

Abra el formulario resultante del Ejemplo Guiado 10.1 y realice las siguientes modificaciones:

1.  Ponga como color de fondo del Encabezado del formulario un verde claro.
2.  Cambie el texto Código del Artículo por CÓDIGO.
3.  Introduzca la imagen “logoArtículos” en el encabezado.
4.  Ponga en el encabezado la fecha y hora actual.
5.  Introduzca la fecha actual en el encabezado del formulario (se mostrará la fecha
del sistema).
6.  Poner los bordes de los cuadros de texto en color negro.
7.  Hacer que cuando un campo tenga el foco (esté seleccionado) tenga como color de
fuente el color Rojo y negrita, y que el color del fondo de la caja sea gris.
8.  Poner como efecto especial al campo CARÁTULA sombreado para la imagen.
9.  Ponga como color de fondo del formulario el mismo verde que el del encabezado.
Aula Mentor

1.  Abra el formulario en modo Diseño .


2.  Seleccione el fondo del encabezado, pulse con el botón derecho del ratón y en el menú
contextual pulsar sobre Color de fondo, y seleccionar el color.

232

3.  Sitúe el cursor dentro de la etiqueta y cambie el texto.

4.  Utilizando las opciones del menú contextual: Alinear y Tamaño, y moviendo y cam-
biando el tamaño de los campos con el ratón realice un diseño similar al mostrado a
continuación.
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

5.  Pulse sobre el icono y dibuje un recuadro sobre el área del encabezado arrastran-
do el ratón, aparecerá una pantalla:
233

6.  Busque la imagen, selecciónela y para finalizar pulse sobre el botón Aceptar.
Aula Mentor

Si la imagen se recorta pruebe a modificar la propiedad Modo de cambiar el tamaño.

7.  Seleccione la opción Fecha y hora. Aparecerá la ventana de Fecha y Hora. Pulse
Aceptar.

234
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

8.  Seleccione todos los campos, pulse sobre el icono del menú contex-
tual, y elija el color negro. Se puede realizar este cambio a través de la hoja de propiedades
en la propiedad Color de los bordes.

235

9.  Access permite cambiar el formato de un control dependiendo de una condición, es


decir, por un lado tendremos el aspecto predeterminado del control y por otro el aspecto
que tendría según la Condición que se establezca en el apartado Condición 1 (por ejem-
plo, que el valor del campo esté entre dos valores, que sea mayor que un determinado
valor, que el campo tenga foco, es decir, que esté seleccionado, …).

10.  Seleccione uno a uno los campos (no etiquetas) del formulario y elija en el menú
contextual del control la opción de

11.  Seleccione las opciones que se muestran en la figura. Elija el color de Fuente rojo y
negrita y ponga como color de fondo el color gris.
Aula Mentor

12.  Seleccione el campo que contiene la imagen de la carátula, despliegue el menú con-
textual y elija la opción de Efecto especial y luego Efecto especial sombreado.
236

También se puede hacer desde la hoja de propiedades


Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

13.  Abra el menú contextual pinchando con el ratón sobre una zona visible del fondo del
área de detalle, y seleccione el Color de fondo…

Resultado final

237

Si desea que el contenido de la imagen CARÁTULA se adapte al área asignada, seleccione el


campo carátula (no la etiqueta), abra la hoja de propiedades y cambie la propiedad Modo de
cambiar el tamaño .
Aula Mentor

Ejemplo guiado 10_7

Abra el formulario del ejemplo anterior: inserte una película de Flash ‘ÁlbumLaGranEvasión.
swf’. En el formulario aparecerá el icono predeterminado donde se muestre una Etiqueta que
ponga Álbum de Fotos.

1.  Abra el formulario en modo Diseño .


2.  Amplíe el tamaño del formulario, para ello, acerque el cursor del ratón al borde del for-
mulario y pulse y arrastre hasta ampliar el año en aproximadamente 4 cm (en este espacio
colocaremos el nuevo control).

238

3.  Pulse sobre el control (marco de objeto independiente) y realice un recuadro


en el fondo del formulario. Busque el archivo Flash, seleccione Crear desde archivo y la
casilla de verificación Mostrar como icono, y pulse Aceptar.

4.  En la hoja de propiedades del objeto las propiedades activado y bloqueado de la pes-
taña deben estar como se muestran:
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

Y en la pestaña:

239

5.  Para activar la animación visualice el formulario en vista formulario y realice un doble clic
sobre el icono. En la pestaña Formato ponga
Aula Mentor

Resultado

Realice un doble clic para visualizar la película Flash. Para poder visualizar la película deberá
tener instalado en el ordenador el plugin Flash Player o Macromedia Flash.

240 Ejemplo guiado 10_8

Cree un documento Word integrado en el formulario, dicho documento tendrá la sinopsis de la


película.

1.  Abra el formulario en modo Diseño .

2.  Seleccione el control (marco de objeto independiente) y realice un recuadro en


el fondo del formulario.
3.  Como tipo de objeto, seleccione Documento de Microsoft Word y pulse sobre el bo-
tón de radio pues crearemos el documento de Word dentro del formulario.
Pulse sobre el botón Aceptar.
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

4.  Aparecerá el formulario con una ventana simulando un documento de Word y las he-
rramientas de Word. Como tipo de letra para el documento elegiremos la Century Gothic
de 10, la justificación del texto será completa y el color de la fuente azul.

5.  Realice un clic sobre el fondo del formulario para dar por finalizada la creación del
documento Word.

6.  Cree una etiqueta sobre el cuadro del documento que ponga “Sinopsis”. Para ello selec-
cione el control y haga clic donde va a ubicar la etiqueta y arrastre hasta que el recuadro
tenga el tamaño apropiado. El formato de la etiqueta será el siguiente: Fuente Century
Gothic de 12 puntos blanca y negrita (el formato a la fuente se da una vez creada la eti-
queta y con el texto escrito dentro de ella).

7.  Para que el borde pase desapercibido, elija transparente como estilo de los bordes en
la hoja de propiedades.

Resultado

241

Nota:
Tanto la animación Flash como el documento de Word que se han añadido al for-
mulario en los dos últimos Ejemplos Guiados, no pertenecen a las tablas. No existe
ningún campo en la tabla Artículos que contengan dichos objetos, son objetos que
están únicamente en el formulario. Al no estar dentro de las tablas, el contenido
de dichos objetos no se actualiza para cada registro, siempre son los mismos para
todos los registros de la tabla.

Si quisiéramos que se actualizaran dependiendo del registro seleccionado habría


que incluir dos nuevos campos, de tipo OLE que contengan la animación y la Si-
nopsis específica para cada uno de los registros.
Aula Mentor

5.3  ¿Cuándo es útil crear un formulario en blanco en modo diseño?

Cuando queramos crear un formulario de presentación o un formulario de inicio que de acceso


a otros formularios u otros objetos.

Ejemplo guiado 10_9

Supongamos que tenemos un formulario por cada una de las tablas de la base de datos que
se llaman F_NombreDeLatabla. Cree un formulario que sirva para tener acceso al resto de los
formularios de la base de datos.

1.  Cree un autoformulario de cada una de las tablas y guarde cada uno de los
formularios como F_nombreDeLatabla (F_Artículos, F_Alquileres, F_Socios, F_Ven-
tas).

242

2.  Cree un formulario en blanco .


3.  Abra el formulario en modo Diseño.
4.  Aparecerá un formulario en blanco como muestra la siguiente figura:
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

5.  Cierre la ventana Lista de campos (no la utilizaremos en este ejercicio).


6.  Vamos a añadir un control Botón de comando por cada uno de los formularios
que representa a una tabla, recuerde activar el control Utilizar asistente para controles
con el fin de facilitar la construcción del botón.

7.  Seleccione el icono del control Botón , posicione el cursor sobre el área de de-
talle del formulario y dibuje un recuadro en el formulario. Si tiene activado el asistente
para controles, automáticamente se activará el asistente para botones de comando que nos
preguntará qué acción desea que ocurra cuando se hace clic sobre el botón.

8.  Seleccione en la columna de Categorías Operaciones con formularios y en la colum-


243
na de Acciones Abrir formulario. Pulse sobre el botón Siguiente.

9.  Seleccione el formulario que desea abrir, abriremos F_Artículos. Pulse sobre el botón
Siguiente.
Aula Mentor

10.  En la siguiente ventana elegiremos lo que se visualizará cuando se abra el formulario.


Le diremos que nos muestre todos los registros.

244

11.  Elija el botón de radio Texto: y elimine el texto. Pulse Siguiente.


Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

12.  Para finalizar le daremos un nombre al botón y pulsaremos

245

Si se ha fijado el proceso se podría haber acabado en la segunda ventana del asistente, cuando
elegimos el formulario que desea abrir, si hubiéramos pulsado sobre el botón finalizar, Access
hubiera elegido las opciones por defecto para el resto de los pasos.

13.  Cree al lado del botón una etiqueta donde ponga Artículos, el texto estará escrito en
el tipo de fuente Century Gothic de 12 puntos, de color negro. Recuerde que para ha-

cer una etiqueta deberá usar el control y dibujar un recuadro en el área de detalle
Aula Mentor

del formulario donde escribirá el texto; una vez escrito el texto le daremos formato.
Si se fija, cuando ha creado la etiqueta Artículos, en la parte superior izquierda de la

etiqueta aparece un triángulo verde , con esto Access nos está indicando que
considera que en esta etiqueta falta algo, él considera que hay un error. Si pulsa sobre el
icono se mostrará el supuesto error:

14.  Si desplegamos Access nos ofrece una serie de opciones. Elija la de:

246

15.  Repita el proceso desde el punto 6 hasta el 10 para realizar el resto de los botones
(cada uno accederá a un formulario) y las etiquetas correspondientes.

16.  Para que todos los botones sean del mismo tamaño, seleccione todos los botones con
la ayuda de la tecla mayúscula o realizando un recuadro con el cursor del ratón alrededor
de los botones, pulse con el botón derecho del botón y seleccione en el menú contextual
la opción y dentro de ésta seleccione las opciones necesarias para que todos
tengan el mismo tamaño y queden correctamente distribuidos en el área de trabajo.
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

Resultado

Si desea que desaparezca el indicador de selector de registro y los botones de desplazamiento,


visualice las propiedades del formulario y en la pestaña Formato.

247

Ejemplo guiado 10_10

Modifique el formulario realizado en el Ejemplo guiado 10.9 para añadir un botón donde ponga
Salir y que al pulsarlo cierre la aplicación.
Aula Mentor

1.  Abra el formulario en modo Diseño .


2.  Dibuje un botón utilizando el control Botón (recuerde que es conveniente tener

activado el botón de asistentes para controles para que,


de esta forma, nos facilite Access la configuración del botón).

3.  En la pantalla de acciones elija la categoría de Aplicación y dentro de ésta la acción


Salir de la aplicación. Esta aplicación no sólo implica cerrar el formulario sino tam-
bién salir de Access. Pulse Siguiente para continuar.

248

4.  Escriba Salir como texto para el botón.


Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

5.  Compruebe que funcionan todos los botones.

Ejemplo 10_11

Modifique el formulario realizado en el Ejemplo guiado 10.10 para darle un color azul al
formulario. Inserte una imagen en el formulario .

1.  Abra el formulario en modo Diseño.


2.  Pulse con el botón derecho del ratón sobre el fondo del formulario y elija, del menú 249
contextual, la opción Color de fondo o de relleno y seleccione el color azul.

3.  Pulse sobre el control y realice un recuadro del tamaño que desea tenga la ima-
gen, elija la imagen cine.jpg.
Aula Mentor

Si la imagen no le saliera completa, seleccione para modificar las propiedades de la


imagen y deberá modificar la propiedad en la pestaña formato. Para
que no se vea el borde de la imagen modifique la propiedad .

Si se desea desplazar por los controles del formulario con el tabulador, el orden de tabulación
será, por defecto, el orden en que se han creado los controles. Si desea cambiar este orden elija:

250

Resultado

Ejemplo guiado 10_12

Inserte un hipervínculo que permita enviar un e-mail, en el formulario aparecerá el siguiente


Título: consultas de cine.
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

1.  Abra el formulario creado en el Ejemplo guiado 10.11 en modo Diseño.

2.  Seleccione el control para crear el hipervínculo. Automáticamente saldrá una


pantalla donde configurar la dirección de e-mail.

3.  Seleccione
4.  Rellene los datos que se muestran en la siguiente figura:
251

Lo añade automáticamente Access, sólo tendría que escribir manual.access@gmail.com


En el apartado Asunto escriba el título que aparecerá en el formulario.
Aula Mentor

Resultado

Al pulsar sobre el hipervínculo se ejecutará el programa por defecto que


tenga para enviar correos electrónicos.

5.4  Campos calculados

Son campos creados en los formularios cuyos contenidos no se reflejarán en la tabla.


252
Ejemplo guiado 10_13

Crear un campo calculado en el formulario de Artículos (creado en el Ejemplo guiado10_8), en


dicho campo aparecerá el precio total de la inversión en películas. (CANTIDAD EN ALQUILER +
CANTIDAD EN VENTA) * PRECIO.

1.  Abra el formulario en modo Diseño.


2.  Vamos a dibujar una etiqueta y una caja de texto a la derecha del campo PRECIO. Si
no tiene espacio puede hacer más pequeña la caja de texto que contiene el precio de cada
una de las películas u optar por hacer más ancho el formulario.

3.  Seleccione el control caja de texto y trace un rectángulo. Automáticamente le


aparecerá una etiqueta asociada a la caja de texto, en la etiqueta escribiremos el texto de
TOTAL.
4.  Seleccione el campo que acabamos de crear, abra la hoja de propiedades.
5.  Seleccione la pestaña de Datos.
6.  Pulse sobre el Generador de expresiones de la propiedad Origen del control

7.  Tiene que generar la expresión que tendrá como resultado el valor del campo TOTAL.

=([CANTIDAD EN VENTA]+[CANTIDAD EN ALQUILER])*[PRECIO]


Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

Nota:
Los campos que forman parte de la expresión, deben ser seleccionados del for-
mulario cargado.

253

Nota:
No olvide iniciar la expresión con el signo =, de lo contrario dará error

8.  Pulse sobre el botón Aceptar.


9.  En la pestaña Datos de la hoja de propiedades ponga la propiedad Bloqueado a Sí
para que el valor de este campo no pueda ser modificado.
10.  Modifique las propiedades de la pestaña Formato.
Aula Mentor

11.  Cierre la Hoja de propiedades.


12.  Ponga el texto TOTAL en la etiqueta.
13.  Ejecute el formulario.

Resultado

254

Ejemplo guiado 10_14

Crear un formulario donde tengamos un control Ficha con tres páginas, una llamada Artículos
que nos mostrará todos los campos de la tabla Artículos menos ACTORES, DIRECTOR y CARÁTULA.
Otra llamada Alquileres, que nos mostrará los datos de la tabla alquileres, y la última contendrá
los datos de los campos ACTORES, DIRECTOR y CARÁTULA de la tabla Artículos y se llamará:
Más datos.

1.  Cree un formulario en blanco.


Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

2.  Seleccione el control Ficha y dibuje un recuadro en el formulario, la ficha tendrá


un ancho aproximado de 13 cm y un alto de 10 cm.
255
Aula Mentor

3.  Abra la lista de campos y disponga los campos correspondientes a la


tabla Artículos en la Página 1 de la ficha.

256

4.  Cambie el nombre de la Página 1, póngale “Artículos”, para ello, seleccione la hoja
de propiedades de la página, pulse sobre la pestaña y escriba en la propiedad
nombre Artículos:

5.  Siga los mismos pasos para cambiar el nombre a la Página 2 y póngale el nombre de
“Alquileres”.
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

6.  Agregue una nueva página, a la que llamaremos “Más datos”. Para añadir una nueva
página a la ficha, pulse sobre la ficha con el botón derecho del ratón y seleccione la op-
ción:

257

Ayúdese de las opciones de alinear para que todos los controles queden bien alineados, para
ello, recuerde que deberá seleccionar todos los controles que quiera alinear, pulsar con el botón
derecho y seleccionar la opción alinear.

7.  El resultado de nuestro trabajo es el siguiente:


Aula Mentor

258
Módulo 4. U10. Formularios en Access 2013 I

259
Aula Mentor

Unidad 11. Formularios en Access 2013 II

260
En esta unidad didáctica trabajaremos con subformularios, que nos permitirán ver datos de
tablas que estén relacionadas con el formulario principal. Aprenderemos a personalizar los
formularios mediante la modificación de sus propiedades y crearemos formularios de gráficos.

1.  Formularios y subformularios

1.1  ¿Cuándo es útil utilizar un subformulario?

Cuando dos tablas están relacionadas, tienen datos que puede ser de interés visualizar en una
misma pantalla. Se verán sólo los datos de las tablas que tengan campo común (campos clave).

Los subformularios van dentro del formulario principal, como si se tratase de un control más. Los
subformularios mostrarán información relacionada con la clave primaria del formulario principal.
Módulo 4. U11. Formularios en Access 2013 II

En la figura anterior, en la parte superior vemos un formulario principal que contiene los datos
de la tabla Artículos y en la parte inferior un subformulario donde se presentan los registros 261
asociados de la tabla Alquileres con el código del artículo, es decir, en el subformulario se
muestra los alquileres de la película cuyo registro se está visualizando en el formulario principal.

Ejemplo guiado 11_1

Crear un formulario donde aparezcan, en el formulario principal cada uno de los registros de la
tabla Socios y en el subformulario los datos de los alquileres realizados por el socio que se muestra
en el formulario principal.

1.  Cree un formulario sobre la tabla Socios. Para ello selecciones la tabla Socios y pulse

sobre la herramienta .
Aula Mentor

2.  Vamos a cambiar la posición y tamaño de los campos de la tabla Socios que queremos

aparezcan en el formulario principal, para ello, seleccione y coloque los


262 campos como se muestran en la siguiente figura:

Para conseguir este aspecto, se han hecho más estrechos los campos, luego se han cortado y
pegado el grupo de campos de la derecha, se han colocado, y finalmente se ha vuelto a ajustar
el ancho de los campos. Por tanto tenemos dos grupos de campos independientes los campos
de cada grupo quedan unidos por el mismo diseño.
Módulo 4. U11. Formularios en Access 2013 II

Ahora se han borrado las etiquetas NIFSocio y NombreApellidos, y se ha desplazado todo


hacia la izquierda.

El resultado será así:

263

3.  Para crear el subformulario, el formulario principal debe estar en vista Diseño; pulse

sobre el icono , realice un recuadro sobre el formulario del tamaño que desea que
tenga el subformulario (aunque ya sabe que el tamaño lo podremos modificar más tarde).
Automáticamente aparecerá el asistente que nos guiará en el diseño del subformulario;
recuerde que para que salte el asistente tiene que tener seleccionado el icono de asistentes
para formularios .

4.  Comienza el asistente para subformularios… Lo primero será elegir el origen de los
datos para este subformulario, tenemos dos opciones:

◦◦ , con esta opción el subformulario resultante


tendrá formato de Hoja de datos.
Aula Mentor

◦◦ , en este caso el formato será el que tenga el formu-


lario origen.

264 5.  Elija la opción .


6.  En el paso siguiente elegiremos la tabla que contiene los datos y los campos que apa-
recerán en el subformulario. Elegiremos todos excepto el campo IDENTIFICADORAL-
QUILER. Recuerde que para seleccionar los campos puede hacerlo uno a uno y una vez
seleccionados, pulsar sobre > .
Módulo 4. U11. Formularios en Access 2013 II

7.  Para continuar pulse Siguiente.


8.  En el siguiente paso elija el campo común en ambas tablas (clave primaria-clave exter-
na). Tendremos dos opciones:

◦◦ , nos ofrece el juego clave primaria-clave externa.

◦◦ , nos aparecerá la lista de campos de ambas tablas y elegi-


remos los campos cuyo valor queremos que coincidan.

265

Elegiremos la primera opción aunque si optamos por la segunda, eligiendo los campos
NIFSOCIO y SOCIO obtendremos el mismo resultado.
Aula Mentor

9.  Para finalizar daremos un nombre al subformulario y pulsaremos Siguiente.


266
Módulo 4. U11. Formularios en Access 2013 II

Subformulario resultante

Vemos que los campos SOCIOS y ARTÍCULOS del subformulario son demasiado amplios para 267
el valor que contienen, esto es porque, en la tabla Alquileres, estos campos están definidos
como un cuadro de lista, donde se muestran todos los NIF de los socios y los CÓDIGOS de
los artículos. Para cambiar el control Cuadro de lista por un Cuadro de edición, seleccione
el campo, pulse sobre el botón derecho del ratón y seleccione la opción de y
.

Realizaremos el mismo proceso para el campo Artículos.

Cambie el título del subformulario por Alquileres del socio, con tipo de fuente Arial, a 10
Aula Mentor

puntos y en negrita, para ello, sólo sitúe el cursor del ratón dentro de la etiqueta y sustituya
el texto.

El resultado final al ejecutar este ejemplo es el siguiente:

268

La imagen corresponde al registro 16


Módulo 4. U11. Formularios en Access 2013 II

1.2  ¿Podemos mostrar más de un subformulario asociado a un mismo formula-


rio principal?

Sí, sólo deberemos seleccionar de nuevo el icono para crear subformularios y realizar un
recuadro sobre el área del formulario. Por ejemplo, en el ejemplo guiado anterior podríamos
crear otro subformularios donde se reflejaran las ventas realizadas al socio que aparece en el
formulario principal.

Si al ejemplo anterior le añadiéramos un subformulario que reflejase las ventas que se han
realizado al socio que se muestra en el formulario principal, los pasos serían los mismos que
para incluir el subformulario de Alquileres, pero eligiendo la tabla Ventas y el resultado sería:

269

Ejemplo guiado 11_2

Crear un formulario principal donde especifiquemos sólo el Título de la película y debajo


crearemos dos subformularios: uno que nos indicará los alquileres de esa película y otro que nos
indicará las ventas.

1.  El origen de los subformularios va a ser otro formulario, luego lo primero será crear
los dos formularios que van a ser origen de datos de los subformularios. Crearemos un
formulario, en modo Diseño sobre las tablas correspondientes, para las películas vendidas
y otro para las alquiladas, sólo contendrán cuadros de texto así que si aparece algún cuadro
de lista habrá que cambiarlo por un cuadro de edición. Los formularios de Alquileres y
Aula Mentor

Ventas tendrán todos los campos de las respectivas tablas. Estos formularios no tendrán
encabezado del formulario. Los formularios tendrían un aspecto semejante a:

270
Módulo 4. U11. Formularios en Access 2013 II

2.  Creamos el formulario principal en modo Diseño sobre la tabla Artículos e incluimos
sólo el campo TÍTULO y el campo CÓDIGO (los demás campos los eliminaremos) aun-
que sólo haremos visible el campo TÍTULO. La propiedad Visible del campo CÓDIGO
deberá estar a No.
271

El campo CÓDIGO lo necesitaremos al crear los subformularios, ya que vincularemos el


formulario principal y el subformulario por el campo CÓDIGO (campo común en ambas tablas).
Aula Mentor

Resultado

3.  Visualice el formulario principal en modo Diseño y seleccione el control de la


barra de herramientas para crear el subformulario.
4.  En la primera pantalla del asistente elegiremos la opción de
y elegiremos el formulario creado en el
punto 1.

272

5.  El paso siguiente será elegir el campo que vincula el formulario principal y el subfor-
mulario, elegiremos la opción por defecto que es:
Módulo 4. U11. Formularios en Access 2013 II

6.  Para crear el subformulario de Ventas el proceso es el mismo.

273

Hay un Inconveniente en tener los subformularios de Alquileres y Ventas para un mismo


artículo y es que si un artículo sólo se ha vendido, el subformulario de Alquiler aparece sólo
con el campo del código con valor y el resto de los campos vacíos.

Una posible solución sería mantener el formulario principal y añadirle dos botones uno de
Ventas y otro de Alquileres, cada uno de estos botones abriría el formulario correspondiente.

Pasos:

1.  Elimine del formulario principal los dos subformularios creados.

2.  Cree un botón llamado Alquileres utilizando el control .


3.  Elija la opción de Abrir formulario y seleccione subformulario Alquileres.
4.  Una vez activado el asistente elija que sólo se muestre la información específica que
le indicaremos en el siguiente paso (sólo queremos que nos muestre los alquileres de la
película que se muestra en pantalla).
Aula Mentor

5.  Pulse Siguiente.


6.  En la siguiente ventana elija el formulario subformulario de Alquileres.

274

7.  Elija los campos cuyos valores coincidan para que se muestren los registros en el for-
mulario. Deberán coincidir los campos CÓDIGO y ARTÍCULO.
Módulo 4. U11. Formularios en Access 2013 II

8.  En el siguiente paso elija que en el botón aparezca el texto Alquileres.

Siga los mismos pasos que hemos dado para crear el botón de Alquileres para crear el botón
de Ventas.
275
Resultado

1.3  Descripción detallada del botón Alquileres

En la hoja de propiedades de este botón, en la pestaña de , al hacer clic


sobre el botón se ejecutará una acción que será la carga del formulario Alquileres que hemos
creado para esta ocasión, pero este formulario se deberá abrir mostrando la película cuyo código
coincida con el del código que se muestra en el formulario desde el que se hace la llamada.
Aula Mentor

Si se abre el menú contextual del botón Alquileres desde la vista Diseño del formulario:

276
Módulo 4. U11. Formularios en Access 2013 II

Y se pulsa la opción , aparecerá la ventana de herramientas de Macros donde


se configura la acción que realizará el botón.

En la propiedad se muestra la expresión


que se aplicará para elegir los artículos de la tabla Alquileres que se mostrarán. Se trata de una
expresión en la que se iguala el valor del campo Artículo al del campo CÓDIGO del formulario
que contiene el botón.

Si no funcionara correctamente, desde aquí se puede abrir el Generador de Expresiones y crear 277
la expresión de filtro que interese.

Si se pulsa el botón Alquileres con la película La gran evasión seleccionada,

Se abrirá el subformulario de Alquieres con un único registro, que es el que coincide con el
código CE001 correspondiente a la película La gran evasión.
Aula Mentor

1.4  Crear botones en los subformularios

Poder crear o no botones en el subformulario depende de cómo se haya creado dicho


subformulario.
278
Si el subformulario se crea a partir de los datos obtenidos de una tabla o consulta (dato que
se solicita en la primera pantalla del asistente para subformulario), el botón creado en dicho
subformulario será visible mientras el subformulario esté en vista Diseño, pero al ejecutar el
formulario principal observará que el botón del subformulario ha desaparecido.

Ejemplo guiado 11_3

Crear un formulario principal donde especifiquemos el NIF y el NOMBRE y APELLIDOS del socio
y un subformulario donde se muestre los alquileres realizados por dicho socio, con los campos
SOCIO, ARTÍCULO Y FECHA DE ALQUILER. Dicho Subformulario se creará con el asistente,

eligiendo la opción de a partir de la tabla Alquileres. Para


finalizar cree un botón en el subformulario que abra un formulario mostrándonos todos los
datos del artículo cuyo CÓDIGO se muestra en el subformulario.

1.  Cree un formulario en blanco donde visualicemos el NIF del socio y su nombre y ape-
llidos que seleccionaremos de la tabla Socios de la lista de campos en la vista Diseño del
formulario.
Módulo 4. U11. Formularios en Access 2013 II

2.  Utilizando la herramienta cree un subformulario sobre la tabla Alquileres.


3.  Cambie los cuadros combinados SOCIO y ARTÍCULO por cuadros de edición.
4.  Cree un botón en el subformulario que abra el formulario F_Artículos donde se mues-
tre toda la información del artículo cuyo código coincida con el que se presenta en el
subformulario.

279

Si ejecutamos el formulario el resultado será:


Aula Mentor

Observará que el botón ha desaparecido al visualizar el


formulario en vista formulario.

Nota:
280
Si el subformulario tiene como origen de datos otro formulario, no habrá problemas
a la hora de visualizar los botones creados en el subformulario.

Ejemplo guiado 11_4

Crear un formulario principal donde especifiquemos el NIF y el NOMBRE y APELLIDOS del


socio y un subformulario donde se muestren los alquileres realizados por dicho socio. Este
subformulario mostrará los campos SOCIO, ARTÍCULO, FECHA DE ALQUILER y DEVUELTO. Para
crear el subformulario se utilizará el asistente, eligiendo la opción de
a partir del formulario principal. Para finalizar cree un botón en el subformulario que nos abra
un formulario mostrándonos todos los datos del artículo cuyo CÓDIGO formulario mostrándonos
todos los datos del artículo cuyo CÓDIGO.

1.  Cree un formulario con los campos de la tabla Alquileres: SOCIO, ARTÍCULO, FE-
CHA DE ALQUILER y DEVUELTO. Este formulario lo guardaremos como:
Módulo 4. U11. Formularios en Access 2013 II

2.  Cree un formulario en blanco donde visualicemos el NIF del socio y su nombre y ape-
llidos que seleccionaremos de la tabla Socios de la lista de campos en la vista Diseño del
formulario. Este formulario lo guardaremos como: EjemploGuiado11_4.

3.  En el formulario EjemploGuiado11_4 cree un subformulario, con la ayuda de

la herramienta y cuyo origen de datos sea el formulario EjemploGuiado_


UD11_4Alquileres.

281
Aula Mentor

4.  Cree un botón dentro del subformulario que nos permita abrir el formulario que
muestra los datos de los artículos, mostrando sólo los registros cuyo código de artículo
coincida con el código que se muestra en el subformulario.

5.  Al ejecutar el formulario, el resultado tendría el siguiente aspecto:

Ahora sí aparece el botón creado en el subformulario.

282
2.  Algunas propiedades de los campos de un formulario
Para acceder a la hoja de propiedades de los elementos que componen el formulario, pulsar

sobre el icono que aparece en la barra de herramientas diseño de formularios o


bien pulsar con el botón derecho del ratón sobre un elemento del formulario y elegir la opción
del menú contextual.

Las propiedades de cada uno de los elementos del formulario están clasificadas según el tipo
de propiedad:

En la pestaña están englobadas todas las propiedades del resto de las pestañas.
Dependiendo del tipo de campo que ha seleccionado aparecerán unas propiedades u otras.
Módulo 4. U11. Formularios en Access 2013 II

2.1  Propiedades definidas en cada uno de los apartados

2.1.1  Datos

En esta pestaña están recogidas todas la propiedades que hacen referencia al contenido
del control, como puede ser el origen de datos para dicho control, si el contenido del control
puede ser o no modificado,…

- Objeto origen: Indica de dónde se obtendrán los datos para ese control (tabla, consulta,
campo de un formulario, resultado de una expresión…).
- Habilitado:
• Sí: permite seleccionar el valor de un campo.
• No: no permite seleccionar el contenido de un campo.
- Bloqueado:
• Sí: se puede modificar el contenido del campo.
• No: no se puede modificar el contenido del campo.

Si el control es una caja de texto, aparecerán las propiedades propias de dicho campo en la
tabla correspondiente en la base de datos (máscara de entrada, valor predeterminado, regla de
validación, texto de validación,…).

Si el control es un cuadro combinado o una lista, aparecerán las propiedades necesarias


que nos permiten coger los elementos como: objeto origen de una determinada tabla o consulta,
columna dependiente, …en definitiva, las mismas propiedades que definen la lista de valores en
la tabla donde creó este campo. 283

Ejemplo guiado 11_5

Crear un formulario sobre la tabla Artículos. Crear un formulario, en modo Diseño sobre la tabla
Artículos continuación se detallan:
- TÍTULO. Habilitado Sí, Bloqueado Sí
- DIRECTOR. Habilitado No. Bloqueado Sí
- ACTORES. Habilitado Sí. Bloqueado Sí
- GÉNERO (TIPO). Habilitado No. Bloqueado Sí

1.  Cree un formulario sobre la tabla Artículos que contenga los campos que se detallan
en el enunciado.
Aula Mentor

2.  Visualice el formulario en vista formulario y observe que los campos que tienen la
propiedad Habilitado a No, no reciben enfoque, no se puede seleccionar su contenido.
En los campos cuya propiedad Bloqueado está a Sí no puede ser modificado su valor,
pero si tienen la propiedad Habilitado a Sí, si recibirán enfoque y se podrá seleccionar
su contenido.

284 Propiedades de la pestaña Datos referidas al formulario:


Módulo 4. U11. Formularios en Access 2013 II

285

2.1.2  Formato

En esta pestaña se recogen todas las propiedades que tienen que ver con la estética
y el formato de los elementos del formulario: Barras de desplazamiento (Ambas, Ninguna, Sólo
vertical, Sólo horizontal), Nombre de la fuente, Tamaño de la fuente, Color del texto, Color de
los bordes, Color del fondo, Alineación del texto, …
Aula Mentor

Propiedades de la pestaña Formato referidas al formulario:

286
Módulo 4. U11. Formularios en Access 2013 II

287
Aula Mentor

Propiedades de la pestaña Formato referidas al área de Detalle del formulario:

288

Si estamos trabajando con un subformulario las características con las que podremos trabajar
serán las siguientes:
Módulo 4. U11. Formularios en Access 2013 II

289

Ejemplo guiado 11_6

Abra el formulario resultante del Ejemplo guiado 11.4 y modifique las siguientes propiedades de
Formato:
- Subformulario
- Estilo de los bordes: Guiones cortos
- Ancho de los bordes: 2 ptos
- Color de los bordes: azul
- formulario
- Color de fondo: Amarillo claro

1.  Abra el formulario resultante del EjemploGuiado_UD11_4.


2.  Pulse sobre el subformulario y visualice sus propiedades. Seleccione la pestaña Formato
y modifique las propiedades que le indica el enunciado.
3.  Realice la misma operación para el detalle del formulario.
Aula Mentor

Resultado

290
Nota:
Si quisiera cambiar el color de fondo del subformulario tendría que abrir el formu-
lario base para el subformulario de este ejemplo y modificar la propiedad Color de
fondo.

2.1.3  Eventos

En esta pestaña se marcarán las acciones a ejecutar si salta un determinado evento,


por ejemplo: al hacer clic; antes o después de actualizar el valor de un campo; al realizar una
movimiento con el ratón; al pulsar una tecla,…

Si deseamos que se ejecute un evento para alguna de estas acciones, tendremos que crear un
procedimiento de evento. Para ello podremos elegir alguna de las siguientes opciones (que son
desarrolladas en otra Unidad).
Módulo 4. U11. Formularios en Access 2013 II

3.  Formularios gráficos


Estos formularios que se han estado utilizando hasta la versión 2010 se han eliminado del
2013 y Microsoft recomienda que en su lugar se utilicen las capacidades mejoradas de gráficos
dinámicos y tablas dinámicas de excel.

Ampliar información en el siguiente enlace de Microsoft:


291
http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc178954.aspx
Módulo 5

Unidad 12. Informes en Access 2013


Aula Mentor

Unidad 12. Informes en Access 2013

294
En esta Unidad aprenderemos a diseñar, crear y dar formato a los informes.

1.  Introducción
Un informe sirve para mostrar información, en formato impreso, de tablas o consultas, organizada
y/o resumida de una determinada manera. Además de estos datos, al informe, se pueden añadir
otros elementos estáticos, como pueden ser imágenes, agregar totales, …

Aunque se puede crear un informe de forma totalmente manual, lo más habitual es utilizar el
asistente para crear informes que ofrece Access 2013 y posteriormente, modificarlo (formato,
distribución de los campos, …). Otra forma de obtener un informe es mediante la creación de
un informe automático básico sobre una tabla o consulta de Access.

Se pueden utilizar informes para crear etiquetas postales. Access 2013 ofrece un asistente
específico para esta acción.
Módulo 5. U12. Informes en Access 2013

2.  Partes de un informe

295
- Encabezado del informe: es el título del informe y sólo aparecerá en la primera página.
- Encabezado de página: encabezado de cada una de las páginas que abarca el informe.
- Encabezado del grupo: es el encabezado que aparece como introducción a cada uno de
los grupos creados en el informe (siempre que se hayan creado grupos para clasificar la in-
formación que se muestra en el informe).
- Detalle: en este apartado se muestran los datos de los campos origen del informe.
- Pie del grupo: habrá un pie por cada una de las agrupaciones realizadas.
- Pie de página: texto que aparece en el pie de cada una de las páginas del informe. Si no se intro-
duce nada, aparecerá, por defecto y situado a la izquierda, la fecha del sistema con el siguiente
formato “Domingo 13 Noviembre de 2013”. y a la derecha de la página aparecerá el texto
“Página, el número de la página actual y el número de páginas totales” (Página 1 de 1).
Si quisiera poner este pie de página manualmente, basta con introducir, en vista

Diseño la función =Fecha() para que aparezca la fecha actual


y para que aparezca Página 1 de 1 en este caso, en vista Diseño aparecerá:
=”Página “ & [Page] & “ de “ & [Pages]
- Pie del informe: texto que aparecerá en la última página del informe, después de mostrarse
el último dato del informe.
Aula Mentor

Nota:
Si en cualquiera de los campos del informe, la información se refleja como
########## es porque el cuadro de texto es demasiado pequeño para albergar
toda la información que tiene que mostrar el campo.

3.  Vistas de un informe

296

Muestra el informe tal y como se vería impreso. Al seleccionar esta vista

aparecerá como única pestaña y aparecerá entre otros el icono .


Módulo 5. U12. Informes en Access 2013

Para volver a la vista Diseño pulsar sobre:

4.  Creación de un informe básico


Para crear un informe seleccione la pestaña , y en el grupo informes:

297
Aula Mentor

Ejemplo guiado 12_1

Realizar un informe Automático sobre la tabla Artículos.

1.  Seleccione la tabla Artículos y pulse sobre .

2.  La vista Informes de este informe es:

298

3.  El informe está compuesto por:

• Encabezado del informe:


• Encabezado de página:
• Área de Detalle: muestra cada uno de los registros de la tabla.

• Pie de página:

Ejemplo guiado 12_2

Sobre el Ejemplo guiado 12_1:


- Compruebe que el papel está orientado horizontalmente.
- Ajuste los márgenes del papel.
- Exporte los datos a un documento Word

1.  Abra el informe creado en el EJEMPLO GUIADO 12.1


Módulo 5. U12. Informes en Access 2013

2.  Visualícelo en vista Preliminar


3.  Para comprobar la orientación del papel observe cuál de estos iconos está activado

. Pulse sobre Horizontal.

4.  Para poner los márgenes lo más estrecho posible seleccione , se mostrarán las
siguientes opciones:

299

Si quiere personalizarlos aún más, pulse sobre del grupo Diseño de página.
Aula Mentor

5.  Para exportar el informe obtenido a un documento Word, pulse sobre el icono:

Aparecerá un asistente pidiéndole un nombre del archivo y dónde desea guardar el contenido
del informe generado. El archivo será del tipo Rich Text Format (Formato de texto enriquecido).

Si abre el documento Word que se acaba de crear verá que no se visualiza toda la información.
El motivo es que la página no es lo suficientemente grande para albergar toda la información
y sólo aparece hasta el campo GÉNERO, el resto de los campos están pero no se visualizan.

Para que se visualice correctamente este informe habría que visualizarlo en modo Diseño y
modificar el tamaño de los controles así como el tamaño de las fuentes de las etiquetas que
forman el encabezado de página.

¿Qué podemos hacer para que se visualicen todos los campos en una hoja?
300
Visualizar el informe en vista Diseño y variar el tamaño de las fuentes, hacer más pequeñas las
cajas de texto para hacer que aparezca la información en dos líneas en lugar de una.

Ejemplo guiado 12_3

Sobre el Ejemplo guiado 12_2:


- Cambie el tamaño de todas las fuentes a 8 ptos.
- Haga más estrechas las cajas de texto.

1.  Abra el informe creado en el Ejemplo guiado 12_2


2.  Visualícelo en vista Diseño.
3.  Para cambiar el tamaño de las fuentes, seleccione todos los campos de la tabla (cuadros
de texto donde aparecen los títulos de los campos y los cuadros de texto donde aparecen
los datos de dichos campos), para ello, pulse sobre la parte superior de la regla (cambiará
la forma del puntero del ratón y se convertirá en una flecha gruesa y negra) que se en-
cuentra en la parte izquierda del informe y arrastre hacia abajo sobre la misma regla (eli-
mine la selección de las etiquetas encabezado del informe, recuerde que para ello bastará
con pulsar sobre la etiqueta a la vez que mantenemos pulsada la tecla mayúsculas).
Módulo 5. U12. Informes en Access 2013

4.  Escriba un 8 en la propiedad Tamaño de la fuente de la Hoja de Propiedades.

5.  Para cambiar el tamaño de todas las celdas a la vez podría seguir el mismo proceso de
selección, pero lo mejor es ir una a una y ajustar cada celda al tamaño adecuado. Seleccio-
ne la celda que contiene el dato (no el nombre del campo), posicione el cursor del ratón
en lateral derecho y cuando el cursor se convierta en una doble flecha de dos puntas,
desplace el cursor hacia la izquierda hasta conseguir el tamaño deseado. Si las cajas de 301
texto o las etiquetas resultan demasiado anchas puede optar por hacerlas más altas y
estrechas y distribuir los datos en varias líneas.

Resultado

Si exportamos ahora el informe a un documento Word, sí se verá todo su contenido (sólo un


Aula Mentor

detalle, al exportar a un archivo rtf, no se visualizan las imágenes del campo CARÁTULA).
Ejemplo guiado 12_4

Sobre el Ejemplo guiado 12_3:


- Clasifique los datos de la Tabla por TIPO (GÉNERO). Ponga como encabezado de este grupo
GÉNERO.
- Ordene los datos de la Tabla por el campo TÍTULO.

1.  Abra el informe creado en el Ejemplo guiado 12_3.


2.  Visualícelo en vista Diseño.

3.  Pulse sobre el icono . En la parte inferior del informe aparecerán dos opciones
nuevas:

4.  Pulse sobre Agregar un grupo y aparecerá la siguiente opción en la parte inferior del
informe:

302

5.  Seleccione el campo TIPO.

6.  Agregue un orden dentro del grupo seleccionando el campo TÍTULO y elija ordenar
los registros de manera ascendente.
Módulo 5. U12. Informes en Access 2013

7.  Quite el Diseño con el menú contextual al campo Tipo del Informe, y coloque el
campo en la zona del encabezado de grupo junto a su etiqueta según se muestra en la
imagen. Seleccione todas las etiquetas del encabezado de página y colóquelos en la zona
de encabezado TIPO según se muestra en la imagen.

303

Resultado

Observe que dentro de cada grupo los registros están ordenados por título.
Aula Mentor

5.  Creación de informes mediante el asistente para informes


Para crear un informe utilizando el asistente para informes de Access seleccione
del grupo informes.

1.  Se eligen los campos que aparecerán en el informe. Los campos pueden estar repar-
tidos en más de una tabla o consulta; el proceso sería: seleccionar una tabla o consulta,
elegir los campos que interesen incluir en el informe y si deseamos incluir más campos
que estén en otra tabla o consulta, seleccionarla y elegir los campos. Una vez que hayamos
seleccionado todos los campos avanzaremos al siguiente paso.

304

2.  Si ha seleccionado datos de más de una tabla o consulta, elija cómo desea ver los datos,
es decir, de qué tabla partir.

3.  Elegir el nivel de agrupamiento para los datos que se muestran en el informe. Puede
haber más de un nivel de agrupamiento, es decir, podemos agrupar por un campo y den-
tro de ese grupo agrupar los datos por otro campo.
Módulo 5. U12. Informes en Access 2013

305

4.  Elegir el criterio de ordenación para los datos mostrados en el informe e información
de resumen (para datos numéricos: Suma, Min, Máximo, Promedio).
5.  Elegir la forma en que se ordenarán los datos en el informe y las opciones de resumen.
Aula Mentor

Ejemplo guiado 12_5

Cree un informe utilizando el asistente para informes donde aparezcan los siguientes datos,
agrupados por TÍTULO del artículo:
- TÍTULO del artículo, NIF y NOMBRE y APELLIDOS del Socio, FECHA DEL ALQUILER y FECHA
DE DEVOLUCIÓN
- Dentro de cada grupo de datos, los datos aparecerán ordenados por la FECHA DE ALQUILER.

1.  Crear un informe utilizando el asistente para informes de Access.


2.  Seleccione de la tabla Artículos, el campo TÍTULO.
3.  Seleccione de la tabla Alquileres la fecha de alquiler y la fecha de devolución.
4.  Seleccione de la tabla Socios: NIF, NOMBRE Y APELLIDOS.

En el primer paso del asistente tendremos los siguientes campos seleccionados:

306

Pulse sobre el botón Siguiente.

5.  Elija de qué tabla serán los campos que se visualicen primero. Elija la tabla Artículos.
Módulo 5. U12. Informes en Access 2013

Pulse sobre el botón

6.  No deseamos ningún nivel mas de agrupamiento así que en la siguiente pantalla del 307
asistente pulse .
7.  Elija el campo FECHAALQUILER como criterio de ordenación de los registros del
informe. Pulse sobre el botón .
8.  Elija “Esquema” como método de distribución. Pulse sobre el botón .
Aula Mentor

9.  Escriba el título del informe y pulse .

Resultado

308

6.  Creación de informes en modo Diseño

Seleccione , y pulse sobre en la lista de campos, y luego


extienda la tabla alquileres:
Módulo 5. U12. Informes en Access 2013

Desde vista Presentación, seleccione (doble clic del ratón sobre el nombre de campo) en la lista
de campos, los campos que desea añadir al informe.

309

Las herramientas de las que disponemos para trabajar con los informes en modo son las
siguientes:
Aula Mentor

Si observa atentamente, muchas herramientas son las mismas que para los formularios, y se usan
de la misma forma.

Ejemplo guiado 12_6

Cree un informe utilizando el asistente para informes donde aparezcan los datos de la tabla
Artículos agrupados por TÍPO y por DIRECTOR. Ordenar los registros por TÍTULO.

1.  Crear un informe utilizando el asistente para informes de Access. Seleccione


310 .
2.  Seleccione todos los campos de la tabla Artículos.
3.  Elija el campo TIPO como primer nivel de agrupamiento y seguidamente elija el campo
DIRECTOR como segundo nivel de agrupamiento.
Módulo 5. U12. Informes en Access 2013

Pulse sobre el botón Siguiente.

4.  Elija el campo TÍTULO como campo por el que se ordenarán los registros.
5.  Elija una distribución (por ejemplo “en pasos”).
6.  Escriba ‘Artículos clasificados por tipo y director’ como título del informe.
7.  Realice los ajustes necesarios desde la vista Diseño para que se vean correctamente
los datos.

311

6.1  Añadir nuevos campos a un informe

6.1.1  Existentes en las tablas o resultantes de una expresión

Para añadir un campo que existe en la tabla origen del informe, seleccione el campo y arrástrelo
hacia el área donde desea que aparezca el valor de este campo, normalmente será el área de
del informe. Si el campo que desea incluir en el informe pertenece a otra tabla, cree
un cuadro de texto y asócielo a un campo existente o al resultado de una expresión. Para ello,

visualice las propiedades del control , seleccione la pestaña de y seleccione


el origen de los datos para dicho control.
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6.1.2  Campos especiales

Por campos especiales se entienden los campos de fechas, números de páginas o cualquier
otro campo cuyo valor se genere a partir de una función. Estos campos se crearán mediante el
control cuadro de texto y se asociará su contenido a una función a través de la expresión que
aparezca en la propiedad origen de control de la pestaña datos de la hoja de propiedades.

6.2  Eliminar campos de un informe

Para eliminar un campo basta seleccionarlo y pulsar la tecla Supr o pulsar sobre el campo que
se desea eliminar con el botón derecho del ratón y seleccionar, en el menú contextual, la opción
.

Ejemplo guiado 12_7

Cree un informe donde aparezcan los socios que han realizado algún alquiler y la fecha en la que
se realizó dicho alquiler. Los campos que aparecerán en el informe son: Socio y FechaAlquiler.

1.  Crear un informe utilizando el asistente para informes de Access. Seleccione


.
2.  Seleccione los campos Socio y FechaAlquiler de la tabla Alquileres.
312

Si ejecuta el informe verá que sale una referencia al socio por cada uno de los artículos que ha
alquilado. Si quisiéramos obtener una única vez los datos del socio y seguidamente todos los
artículos alquilados, tendríamos que realizar un Subinforme (que veremos más adelante).
Módulo 5. U12. Informes en Access 2013

313
6.3  Opciones de agrupación y ordenación

A través de las herramientas podremos agrupar y ordenar la información que aparece en los
informes.

Al activar este icono aparecerá una ventana que nos permitirán añadir campos para
agrupar los registros y establecer un orden para dichos registros.

Ejemplo guiado 12_8

Cree un informe con datos de los socios agrupados por el campo OCUPACIÓN. Dentro de este
grupo, los registros aparecerán ordenados por el campo CIUDAD. Campos del informe: NOMBRE
Y APELLIDOS, E-MAIL, DIRECCIÓN.

1.  Cree un informe sobre la tabla Socios.


2.  Seleccione y arrastre hasta el área de detalle los campos: OCUPACIÓN, NOMBREAPE-
LLIDOS, E-MAIL, DIRECCIÓN y CIUDAD, y realice la agrupación y ordenación del
enunciado.
Aula Mentor

314
Módulo 5. U12. Informes en Access 2013

3.  Modifique la ubicación y el formato de los campos según se muestra en la siguiente


imagen:

4.  Visualice el informe en vista Informe.


315
Aula Mentor

6.4  Agrupación utilizando expresiones

Si lo que desea es hacer agrupaciones utilizando parte de alguno de los campos existentes en
el informe, deberá crear una expresión utilizando el generador de expresiones para aplicar las
funciones incorporadas de Access sobre el campo en cuestión.

Ejemplo guiado 12_9

Modificar el Ejemplo guiado 12_8 para que el resultado aparezca agrupado por ciudad y año
en que se dio de alta el socio (este año hay que extraerlo del campo FECHA DE ALTA de la tabla
Socios).

1.  Abra el ejemplo anterior en vista Diseño.


2.  Agregue un nuevo grupo con su respectivo encabezado de grupo.

316

3.  Arrastre al área de encabezado Fecha de alta el campo fecha de alta.


Módulo 5. U12. Informes en Access 2013

4.  Pulse sobre el cuadro de texto Fecha de alta y visualice sus propiedades. En el apartado
origen del control pulse sobre .

Para generar la expresión. Seleccione la función año del grupo de funciones Fecha/Hora de la

carpeta

317

5.  En la expresión generada en lugar de número deberá aparecer el campo FECHAALTA


del formulario.
Aula Mentor

6.  Para que no dé error por referencia circular es necesario que este campo no se llame
FechaAlta ya que si así fuera se llamaría a sí mismo para resolver la expresión calculada.
Por esta razón hay que cambiarle el nombre en las propiedades:

318

Resultado
Módulo 5. U12. Informes en Access 2013

El final de la página es así: 319


Aula Mentor

7.  Creación de informes que generan etiquetas


Para crear un informe de etiquetas:

1.  Seleccione la pestaña crear y en el grupo informes.

2.  Seleccionar . Se abrirá el asistente para etiquetas.

7.1  Pasos del asistente para crear etiquetas

1.  Elegiremos el tamaño de las etiquetas (esto nos condicionará el número de etiquetas
que obtendremos por unidad de papel). También seleccionaremos la unidad de medida
(métrica o inglesa, es decir, en milímetros o en pulgadas) así como el tipo de papel que
utilizaremos para imprimir (hojas sueltas o papel continuo).

320

2.  Elegiremos el tipo y características de la fuente impresa en las etiquetas.


Módulo 5. U12. Informes en Access 2013

3.  En este paso seleccionaremos los campos cuyos datos aparecerán en cada una de las
etiquetas.

321

4.  En este punto elegiremos el campo por el que se ordenarán las etiquetas (se puede
ordenar por más de un campo).
Aula Mentor

5.  Para finalizar, le daremos un nombre al informe que va a contener estas etiquetas y
decidiremos si deseamos ver, al finalizar la ejecución del asistente, el resultado final de las
etiquetas o deseamos ver este informe en modo diseño para así hacer alguna modificación
(por ejemplo ampliar la separación entre los campos).

322 Ejemplo guiado 12_10

Cree un informe que genere etiquetas con los datos de la tabla Socios. Los datos que aparecerán
en la etiqueta son: NOMBREAPELLIDOS, DIRECCIÓN y CIUDAD. La etiqueta estará formada
por dos líneas, en la primera aparecerán nombre y apellidos y en la segunda dirección y
ciudad. Las etiquetas estarán ordenadas por ciudad y dentro de cada CIUDAD por el campo
NOMBREAPELLIDOS.

1.  Seleccione sobre la tabla Socios.


2.  Elija un tipo de etiqueta, por ejemplo la que contiene como número de producto
C2166. Pulse Siguiente.
3.  Elija como tipo de fuente Verdana de tamaño 11 ptos y color azul.

Pulse Siguiente.
Módulo 5. U12. Informes en Access 2013

4.  Elija los campos que vamos a incluir en la etiqueta. Primero pulse sobre el campo
NOMBREAPELLIDOS, pulse la tecla enter para pasar a la siguiente línea, seleccione el
campo DIRECCIÓN y seguidamente CIUDAD. Pulse Siguiente.

323

5.  Seleccione los campos por los que se ordenarán las etiquetas. Primero pulse sobre el
campo CIUDAD y agréguelo a la columna Ordenar por pulsando sobre, seguidamente
realice la misma operación con el campo NOMBREAPELLIDOS. Pulse sobre Siguiente.
Aula Mentor

6.  Guardaremos este informe con el nombre de EjemploGuiado12_10 y seleccionare-


mos el botón de radio de para ver este informe en modo
Diseño. Pulse sobre Finalizar.

Resultado
324

El resultado en vista preliminar es:


Módulo 5. U12. Informes en Access 2013

Ejemplo guiado 12_11

Sobre el Ejemplo Guiado anterior realice las siguientes modificaciones: 325


- Cree más espacio entre las dos líneas.
- Cree más espacio entre los campos dirección y ciudad.
- Ponga como encabezado de página el texto: Etiquetas de Socios ordenadas por Ciudad
- Ponga como pie de página: Página n de m

1.  Abra el informe anterior en modo vista Diseño.


2.  Seleccione la línea donde aparecen los campos DIRECCIÓN y CIUDAD. Pulse sobre
el recuadro o sobre el cuadrado de la esquina superior izquierda y desplácelo hacia abajo
y hacia la derecha (para crear un efecto de sangría). Cambie el texto por el siguiente que
introducirá un espacio entre los campos dirección y ciudad:

=Recortar([Dirección] & “ “ & [Ciudad])

3.  Abra espacio en los apartados encabezado y pie de página.


4.  Vamos a escribir el texto “Etiquetas de Socios ordenadas por Ciudad“ en el encabe-
Aula Mentor

zado de página; para ello, seleccione el control etiqueta y dibuje un recuadro sobre
el área del encabezado de página y escriba el texto.

5.  Ahora procederemos a introducir en el pie de página la función necesaria para que apa-
rezca el texto ‘Página’ seguido del número de la página actual, el texto ‘de’ y el número
de páginas en total que tiene el informe; para ello, seleccione el control cuadro de texto

y dibuje un recuadro sobre el área del encabezado de página y escriba dentro del
326 cuadro de texto:

=”Página “ & [Page] & “ de “ & [Pages]


Módulo 5. U12. Informes en Access 2013

¿De dónde obtenemos el contenido de la caja de texto?

En la propiedad Origen de control de la Hoja de propiedades, al pulsar sobre se muestra la


ventana del Generador de expresiones.

327
En el generador de expresiones, abra la carpeta Expresiones comunes y realice un doble clic
sobre Página N de M; la expresión que se ha generado:
Aula Mentor

Resultado en vista Diseño

328
Nota:
Si en algún momento no aparecen las dos columnas es porque no caben así que
hay que ‘jugar’ con el tamaño de la fuente e ir comprobando en vista preliminar
hasta que se ajusten a las dos columnas.
Módulo 5. U12. Informes en Access 2013

Resultado

329
Y el final del inofrme es así
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8.  Informes y subinformes


El crear subinformes dentro de un informe es igual a cuando creábamos subformularios dentro
de un formulario; si recuerda se crean cuando se desea ver datos que están en más de una tabla
y dichas tablas están relacionadas. Cada registro del informe general incluye uno o más registros
del subinforme. El informe principal y el subinforme están relacionados por uno o más campos
de modo que los registros que muestra el subinforme se correspondan con la información de
cada registro del informe principal.

En el Ejemplo guiado 12_7 nos apareció un resultado que podía ser mejorable utilizando
subinformes.

Ejemplo guiado 12_6

Cree un informe donde aparezcan los socios y la fechas de alquiler correspondiente. Para resolver
este ejemplo utilice un subinforme para mostrar las Fechas en las que un socio ha realizado un
alquiler Los campos que aparecerán en el informe son: NIF, NOMBREAPELLIDOS, TELÉFONO.

1.  Cree un informe que contenga los campos NIFSOCIO, NOMBREAPELLIDOS y TE-
LÉFONO de la tabla Socios.

330

2.  Cree un informe que contenga los campos SOCIO y FECHAALQUILER de la tabla
Alquileres.
Módulo 5. U12. Informes en Access 2013

3.  Abra el primer informe y visualícelo en modo Diseño, expanda hacia abajo la zona de
detalle para que quepa el nuevo subinforme que crearemos en esta zona. Pulse sobre

el control para crear subinformes y dibuje un rectángulo en la zona de detalle.


Recuerde que para que comience a ejecutarse el asistente para crear subinformes tiene
que tener seleccionado el control .

Pasos del asistente:

1.  Seleccione y seleccione el informe que creó en el


punto 2. Pulse Siguiente.
331

2.  Seleccione los campos que vinculan al informe principal y al subinforme, elija la opción
por defecto.
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3.  Damos un nombre al subinforme. Recuerde que el nombre que le dé es el que apa-
recerá como título en el subinforme. Si no desea que aparezca dicho nombre, siempre
puede eliminar la etiqueta que precede al subinforme. Vemos que el NIF del Socio,
de la tabla Alquileres es un listado de valores, debemos cambiarla a cuadro de edición
332 para que no salga toda la lista: botón derecho sobre el cuadro de lista, seleccione
.

4.  Cambie el control socio del subformulario a Cuadro de edición

Resultado
Módulo 5. U12. Informes en Access 2013

Observe en el resultado que, en el subinforme aparece de nuevo el NIF del socio. Es un campo
que necesitamos para vincular el informe y el subinforme, así que no lo podemos eliminar pero
sí lo podemos ocultar y para ello establezca su propiedad visible a No

333
Módulo 6

Unidad 13. Macros en Access 2013


Aula Mentor

Unidad 13. Macros en Access 2013

336
En esta unidad conoceremos la utilidad de las macros y aprenderemos a diseñar y crear macros.

1.  Introducción
¿Qué es una macro?

Una macro es un conjunto de instrucciones o acciones que sirven para automatizar tareas. Cada
tarea es una acción que se llevará a cabo sobre objetos o datos de la base de datos.

¿Para qué se puede utilizar una macro?

Una macro se puede emplear para agilizar la realización de tareas repetitivas, para abrir informes
o formularios, para iniciar la ejecución de una acción asociada a la pulsación de un botón, para
validar una acción (si queremos eliminar un registro que nos pida confirmación para ejecutar la
acción de borrado). En definitiva, con una macro es posible:

- Automatizar tareas repetitivas.


- Validar una acción.
- Crear barras de menú y de herramientas para formularios e informes.
- Controlar el inicio de una aplicación Access.
- Modificar propiedades de un objeto.
- Automatizar transferencia de datos a otras aplicaciones.
Módulo 6. U13. Macros en Access 2013

2.  Crear una macro

Para crear una macro seleccione el icono en el grupo de la pestaña


. Al crear una macro le aparecerá la siguiente ventana de diseño de macro:

337

En este campo se irán especificando las acciones a realizar


cuando se ejecute la macro. Las acciones se elegirán de una lista desplegable y si elegimos más
de una acción, al ejecutar la macro se ejecutarán cada una de las acciones una tras otra.
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También se pueden seleccionar las acciones desde el .

338
Los argumentos serán particulares para cada una de las acciones de la macro. Por ejemplo, si
elegimos la acción de abrir una consulta uno de los argumentos será el nombre de la consulta a
ejecutar, el modo de visualizar el resultado,…

2.1  Herramientas para trabajar con macros

Ejecutar completamente la macro creada paso a paso.

Ejecuta una macro paso a paso, instrucción a instrucción.

Esta herramienta es muy útil cara comprobar fallos en una macro, por ejemplo, cuando con una
macro no obtenemos el resultado deseado pero no sabemos exactamente dónde falla.
Módulo 6. U13. Macros en Access 2013

339

2.2  Ejecución de una macro

¿Cómo ejecutar una macro?

- Desde la pantalla de diseño de la propia macro: pulsar sobre y se ejecutará paso a


paso o no dependiendo de si esta opción está o no seleccionada.
- Asociando dicha macro a un control de la base de datos, por ejemplo a un botón. Al crear el
botón seleccione Otras en el apartado Categorías y en Acción. Ejecutar macro.

Otra forma de asociar una macro a un control es a través de las propiedades del
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control; para ello seleccione la pestaña , elija el evento que hará saltar la acción y
seleccione una macro ya creada a través de la lista desplegable o cree una nueva pulsando

sobre .

Modo de ejecución Paso a Paso

Al ejecutar la macro con Ejecutar teniendo seleccionada la opción paso a paso aparece la
siguiente ventana:

340
Módulo 6. U13. Macros en Access 2013

- Ejecuta la acción y si no hay error, aparecerá la acción.


- Detiene la ejecución de las macros y se cierra la ventana de macro
paso a paso.
- Desactiva el modo paso a paso y ejecuta el resto de las acciones que
componen la macro.

Ejemplo guiado 13_1

Cree una macro que permita cerrar la base de datos que se encuentre activa. Póngale a la macro
el nombre de Salir de la BD.

1.  Pulse sobre en la pestaña .


2.  Pulse sobre la pestaña desplegable para ver el menú y luego pulse sobre CerrarBase-
DeDatos.

341

3.  Guarde la macro y pongale el nombre “Salir de la BD”.

¿Qué podemos hacer con las macros que hemos creado? ¿Cómo integrarlas en nuestros
formularios o informes?

4.  Abra, en modo Diseño , un formulario, por ejemplo el primer ejemplo


guiado de la unidad 10 (Ejemplo guiado 10_1).
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5.  Cree un botón. Para ello seleccione el control botón y dibuje un rectángu-
lo en el área del encabezado del formulario. Recuerde tener activada la herramienta
para que salte el asistente que nos ayudará a configurar
el botón.

6.  En el primer paso del asistente, cuando pregunta:


seleccione en el apartado Otras y en el
apartado Ejecutar macro y pulse Siguiente.

7.  En el siguiente paso del asistente nos pregunta :


seleccione la que acabamos de crear.

342

8.  Pulse Siguiente.


Módulo 6. U13. Macros en Access 2013

9.  Seleccione la imagen de Salir para el botón que acaba de crear. Para que aparezca esta

imagen debe tener activada y la casilla de verificación Mostrar todas las


imágenes. Pulse después el botón Siguiente.

343

10.  En el último paso del asistente daremos un nombre al botón que acabamos de crear
para ejecutar la macro. Llámelo, por ejemplo,“Botón cerrar” y pulse sobre el botón
Siguiente.
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Al pulsar sobre el botón del formulario, si se ha realizado alguna modificación en éste,


aparecerá un mensaje indicando si desea guardar los cambios:

Si pulsamos sobe el botón , se guardarán los cambios y seguidamente se cerrará


la base de datos. Si pulsamos sobre se anulará la acción de la macro.

¿Podemos ejecutar más de una acción dentro de una misma macro?

Sí y además podemos identificar independientemente a cada una de las acciones de tal manera
que las podemos utilizar individualmente o en grupo, es decir, podemos utilizar todo el grupo
de acciones y se ejecutarían todas las acciones o sólo parte del grupo y se ejecutará la acción
344 seleccionada con nombre del grupo. Nombre de la macro, aunque en este ejemplo, el resultado
hubiera sido el mismo si hubiéramos elegido el nombre del grupo, ya que la macro sólo está
formada por una acción.

También se puden insertar comentarios cuando se desee desde la opción comentario de la rama
Módulo 6. U13. Macros en Access 2013

Flujo de programas:

Ejemplo guiado 13_2

Cree una macro que cierre el formulario EjemploGuiado10_1 y abra la tabla Artículos, insertelo
con un botón en el formulario EjemploGuiado10_1.

345
1.  Cree una macro nueva desde .
2.  Seleccione la acción cerrar ventana.

3.  Configure la acción con los siguientes parámetros:


Aula Mentor

4.  Seleccione la acción Abrir tabla.

346

5.  Configure la acción con los siguientes parámetros:

6.  Guarde la macro con el nombre EjemploGuiado13_2.


7.  Abra el formulario EjemploGuiado10_1 en vista Diseño.
8.  Elimine el botón de comado creado en el ejercicio anterior.
9.  Inserte un nuevo botón de comado que utilice la macro nombre EjemploGuiado13_2
(Nota: también podría haberse sutituido la macro simplemente en la propiedad de la
solapa evento).
Módulo 6. U13. Macros en Access 2013

10.  Abra el formulario EjemploGuiado10_1 en vista formulario y pulse sobre el botón


de comado que acaba de crear.

347

Le aparecerá la ventana:
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Se cerrará el formulario y se abrirá automáticamente la tabla Artículos.

2.3  Usar condiciones para la ejecución de una macro

Podemos incluir condiciones de flujo para ejecutar unas opciones u otras dentro de la macro.

Pulsando sobre en la rama del


aparecerá en la zona de edición de la macro:

Para obtener la ayuda del generador de expresiones pulsar sobre .

La idea es utilizar una expresión de forma que si la expresión se cumple, la macro ejecutará una
acción o conjunto de acciones, y si no se cumple la macro ejecutará otra acción o conjunto de
acciones diferente.

348

En este ejemplo, si Cantidad en venta es mayor que 6 se abrirá la tabla Socios, y en caso de
no cumplirse la condición se abrirá la tabla Alquileres.

Ejemplo guiado 13_3

Cree una macro que indique que si el contenido de los campos CANTIDAD EN ALQUILER y
CANTIDAD EN VENTA de la tabla Artículos es menor o igual a 0 muestre el mensaje de error “Este
Módulo 6. U13. Macros en Access 2013

artículo no tiene unidades ni para alquilar ni para vender”. Activar un sonido de aviso. El título
de la ventana será ATENCIÓN!!!!.

1.  Cree una macro nueva .


2.  Escriba en el apartado el siguiente texto:

( [CANTIDAD EN ALQUILER]<=0 ) Y ( [CANTIDAD EN VENTA]<=0 )

3.  En elija la acción:

349

4.  Los argumentos de la acción serán los siguientes:

Contenido del campo Cantidad en alquiler (El nombre del campo debe ir entre []).
El operador lógico Y hará que se evalúen los dos campos para dar el resultado de la expresión.
El resultado será verdadero si los dos campos son <=0
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Esta macro hará que se muestre el mensaje:

350

Este mensaje aparecerá en el momento que los dos campos tenga como valor un número menor
o igual a cero.

Si quisiéramos que el mensaje saltara en el momento que alguno de los dos campos tuviera
como valor un número menor o igual a cero pondríamos el operador lógico O en lugar del Y.

Para probar esta macro insértela con un botón de comando en el formulario EjemploGuiado10_1.

Nota:
Si el contenido del campo que hemos añadido en el apartado Condición fuera tex-
to, en lugar de numérico, el valor se tendría que poner entre comillas dobles (“”).
Módulo 6. U13. Macros en Access 2013

Ejemplo guiado 13_4

Cree un macro que abra el formulario del Ejemplo guiado 10_1, y si el campo Director, del
primer registro de la Tabla es John Sturges, mostrar un mensaje indicando la situación y detener
la ejecución de la macro, en caso de que el director no sea John Sturges abriremos el Informe
EjemploGuiado12_10.

1.  Cree una macro en modo Diseño.


2.  Las acciones que seleccionaremos serán:
• AbrirFormulario (no asociada a ninguna condición):

351

• La acción CuadrodeMensaje se ejecutará si la condición siguiente es cierta:

([Formularios]![EjemploGuiado_UD10_1]![DIRECTOR])=”John Sturges”

La acción Detenermacro también se ejecutará si se cumple la condición anterior.

• La acción AbrirInforme se ejecutará si la condición del paso 2 es falsa.


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La acción Detenermacro también se ejecutará si se cumple la condición anterior.

El mensaje que aparece si se cumple la condición de que el campo DIRECTOR = “John


Sturges”:

352

Sólo se evalúa el primer registro, si el campo DIRECTOR de este registro es John Sturges,
directamente se abre el informe, de lo contrario, sale el mensaje de error y se detiene la macro,
no se evalúan el resto de los registros.

Macro Autoexec

Si queremos que una macro se ejecute automáticamente al abrir la base de datos, deberá guardar
Módulo 6. U13. Macros en Access 2013

dicha macro con el nombre de Autoexec.

En el ejemplo de la imagen, cada vez que se abre la base de datos, se mostrará la tabla Socios.

Ejemplo guiado 13_5

Cree un macro que se ejecute automáticamente al abrir la base de datos, dicha macro abrirá el
Formulario creado en el Ejemplo guiado 10_12 de la Unidad 10 (Inicio).

1.  Cree una macro en modo Diseño.


2.  Seleccione la acción AbrirFormulario y los argumentos de dicha acción serán los 353
siguientes:

3.  Guarde la macro con el nombre de Autoexec.


4.  Cierre la base de datos y vuelva a abrirla, observará que se abre directamente el for-
mulario indicado.
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3.  Macros independientes y macros incrustadas

3.1  Macros independientes

Las macros que hemos aprendido a diseñar y crear en el apartado anterior son macros
independientes, son un objeto más de la base de datos, son visibles en el panel de exploración
de los objetos de la base de datos.

3.2  Macros incrustadas

Una macro incrustada no está visible en el panel de exploración; pasa a formar parte del
formulario, del informe o del control en el que se creó. Si crea una copia de un formulario, un
informe o un control que contenga macros incrustadas, las macros también estarán presentes
en la copia. Las macros incrustadas se diferencian de las macros independientes en que las
incrustadas se almacenan en las propiedades de evento de formularios, informes o controles.
No se muestran como objetos en el apartado en el panel de exploración de objetos que
componen la base de datos.

3.2.1  Crear una macro incrustada

Para crear un macro incrustada, cree el control al que desea asociar la macro, abra su hoja de
354

propiedades y en la pestaña de seleccione para crear una macro a través


del Generador de macros, a partir de este punto se seguirá el mismo procedimiento que para
crear una macro independiente, es decir, elegiremos la acción, sus argumentos, …
Módulo 6. U13. Macros en Access 2013

La macro se ejecutará cada vez que se desencadene el evento.

Nota:
Access permite generar un grupo de macros como una macro incrustada. Sin em-
bargo, sólo se ejecutará la primera macro del grupo cuando se desencadene el
evento.

355

Ejemplo guiado 13_6

Crear una macro incrustada que haga saltar un mensaje de error si intentamos abrir un informe
que no contiene datos. El mensaje será del tipo:

1.  Cree una copia de la tabla Alquileres y borre todos los registros que contiene la tabla.

2.  Cree un informe basado en la tabla Copia de Alquileres.


3.  Pulse sobre el fondo del informe en vista Diseño con el botón derecho del ratón y elija
Propiedades.
4.  En la lista desplegable elija Informe.
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5.  Seleccione la pestaña Eventos y sitúe el cursor sobre el cuadro de texto del evento al
no haber datos y pulse sobre .
6.  Elija como generador el Generador de macros.

356

7.  Genere la siguiente macro:


Módulo 6. U13. Macros en Access 2013

Guarde el informe y ejecútelo o ejecute la macro que acaba de crear. Verá que aparece el
mensaje de aviso:

357
Módulo 7

Unidad 14. Seguridad en las bases de datos Access


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Unidad 14. Seguridad en las bases de


datos Access

360
En esta unidad abordaremos la seguridad en Access desde dos puntos de vista:

• Acceso a la aplicación.
• Estudio de herramientas que facilitan la seguridad de la base de datos.

1.  Introducción
¿En qué consiste la seguridad en una base de datos?

Podemos estudiar la seguridad en las bases de datos desde dos puntos de vista:

- Mantener la integridad de los datos en ellas almacenados. Compactando y reparando la base


de datos, creando copias de seguridad de una base de datos, creando y manteniendo réplicas
de la base de datos.

- Controlar el acceso de los usuarios a los datos y objetos de la base de datos, asignado pri-
vilegios a estos usuarios. Estos privilegios nos permitirán tener un control sobre los objetos
de la base de datos, qué operaciones pueden realizar dichos usuarios sobre cada uno de los
objetos y sobre los datos de la base de datos.
Módulo 7. U14. Seguridad en las bases de datos Access

2.  Herramientas para mantener la seguridad de los datos


Vamos a estudiar el por qué ciertas herramientas son útiles para mantener la seguridad de la
información contenida en las bases de datos

2.1  Compactar y reparar bases de datos

Cuando se trabaja con los registros de una tabla (eliminar, modificar o añadir datos) o cuando se
modifican las propiedades de una tabla, se puede producir una fragmentación del archivo que
contiene la base de datos (.mdb), dando lugar a una mala gestión del espacio en disco y una
posible corrupción e inconsistencia de los datos. Para poner solución a dicha fragmentación,
Access ofrece la herramienta:

Para acceder a esta herramienta despliegue el botón de Office , pulse sobre Información,
y elija Compactar y reparar base de datos.

361

2.2  Crear una copia de seguridad de una base de datos

2.2.1  de la base de datos completa

Para acceder a esta herramienta despliegue el botón de Office , pulse sobre Guardar
como y elija entre las opciones:
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Necesitará una copia de seguridad de la base de datos para restaurar la base de datos completa
(en caso de que se produzca un error del sistema) o para restaurar un objeto cuando el comando
Deshacer no sea suficiente para corregir un error.

362 Si tener una copia de seguridad de la base de datos le parece una pérdida de espacio de
almacenamiento, considere el tiempo que ahorraría al evitar perder datos y diseño. Crear copias
de seguridad de manera periódica es particularmente importante cuando varios usuarios se
encuentran actualizando una base de datos. Sin una copia de seguridad, no podrá restaurar los
objetos que falten o que estén dañados, ni los cambios realizados en el diseño de la base de
datos.

Al hacer una copia de seguridad de una base de datos, Access guarda y cierra los objetos
abiertos en la vista Diseño, así como una copia del archivo de base de datos con el nombre y
en la ubicación que especifique.

Abra la base de datos para la que quiera crear una copia de seguridad y haga lo siguiente:

1.  Haga clic en Archivo y, después, en Guardar como.


2.  En Tipos de archivo, haga clic en Guardar base de datos como.
3.  En Avanzadas, haga clic en Realizar copia de seguridad de la base de datos y,
después, en Guardar como.
4.  En el cuadro Nombre de archivo del cuadro de diálogo Guardar como, revise el nombre
de la copia de seguridad de la base de datos. Puede cambiar el nombre si lo desea, pero
el nombre predeterminado contiene el nombre del archivo de base de datos original y la
fecha en que se realizó la copia de seguridad.
5.  Seleccione el tipo de archivo donde desea guardar la base de datos de la copia de se-
guridad en la lista Guardar como tipo y, después, haga clic en Guardar.
Módulo 7. U14. Seguridad en las bases de datos Access

363

2.2.2  De algunos objetos de la base de datos

Una forma de hacer copias de seguridad parcial de una base de datos, es crear una base de datos
nueva y desde ésta, importar los objetos de los que queremos obtener copia.

3.  Control de acceso a usuarios


Consiste en establecer privilegios de acceso a los datos y a sus objetos (tablas, consultas,…) para
cada uno de los usuarios que quieran acceder a la base de datos. Lo mejor será crear grupos
de usuarios y asignarle privilegios al grupo de esta forma nos evitamos ir dando los mismos
privilegios a cada uno de los usuarios del grupo.

Office Access 2013 no proporciona seguridad de nivel de usuario para las bases de datos creadas
con el nuevo formato de archivo (.accdb y .accde).

Si se convierte una base de datos de una versión anterior de Access con seguridad de nivel de
usuario aplicada al nuevo formato de archivo, Access quita automáticamente toda la configuración
de seguridad y se aplican las reglas de protección de archivos .accdb o .accde.

Por último, recuerde que todos los usuarios pueden ver en todo momento todos los objetos de
base de datos cuando se abren bases de datos creadas en Office Access 2013.
Aula Mentor

4.  Otras herramientas de seguridad


4.1  Conversión de la base de datos a .accde

Transformar una base de datos a accde supone aumentar la seguridad de la base de datos ante
copias y además se reduce el tamaño de la aplicación.

Un archivo .accde es la versión de Office Access 2013 del archivo .mde en versiones anteriores
de Access (2003). Es una versión bloqueada del archivo .accdb original. Si el archivo .accdb
contenía código de VBA, sólo se incluye el código compilado en el archivo .accde y por tanto,
el usuario no puede consultar ni modificar el código de VBA. Además, los usuarios del archivo
.accde no tienen permiso para realizar modificaciones de diseño en los formularios o informes.
Puede crear archivos .accde a partir de archivos .accdb mediante el siguiente procedimiento:

1.  En la pestaña , en la opción Guardar base de datos como haga clic en Crear
ACCDE.

364

2.  En el cuadro de diálogo Guardar como, desplácese a la carpeta en la que desea guar-
dar el archivo, especifique un nombre para el archivo en el cuadro Nombre de archivo y,
a continuación, haga clic en Guardar.
Módulo 7. U14. Seguridad en las bases de datos Access

Si abre la base de datos ACCDE verá que los menús de la pestaña CREAR para formularios e 365
informes no están activados.

4.2  Protección de una base de datos mediante una contraseña

Cuando se usa una contraseña para cifrar una base de datos, todos los datos se vuelven ilegibles
para otras herramientas y se obliga a los usuarios a escribir una contraseña para poder usar la
base de datos. El cifrado aplicado en Office Access 2013 usa un algoritmo más seguro que el
usado en las versiones anteriores de Access.

Pasos a seguir para establecer una contraseña:

1.  Para establecer una contraseña necesita tener abierta la base de datos en modo exclu-
sivo, para ello haga clic en el botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic
en Abrir, luego en Equipo y después en Examinar.
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366

2.  En el cuadro de diálogo Abrir, busque el archivo que desee abrir y, a continuación,
seleccione el archivo.

3.  Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir
en modo exclusivo.
Módulo 7. U14. Seguridad en las bases de datos Access

367

4.  En la ficha , en seleccione , haga clic en:

Se abre una ventana donde escribirá la contraseña que desea sea introducida al abrir la base de
datos.

La próxima vez que abra la base de datos le aparecerá la siguiente ventana de seguridad de
contraseña para poder continuar.
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En caso de introducir una contraseña errónea aparecerá la siguiente ventana:

Si desea anular la contraseña asignada a la base de datos:

1.  Abra la base de datos en modo exclusivo. Pulse sobre y luego

368

y finalmente .
Módulo 7. U14. Seguridad en las bases de datos Access

y le aparecerá la siguiente ventana:

369

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