MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SECRETARIA MUNICIPAL

Introducción

Según el Reglamento de Organización Interna de la I.

Municipalidad de Macul, aprobado según decreto n° 179 de fecha
6 de marzo de 2000, se vio en la necesidad de otorgar un marco
jurídico administrativo a la estructura organizacional de esta
municipalidad, a la asignación de funciones de cada dirección,
con la finalidad de procurar una efectiva y coordinada
ejecución de labores tendientes a cumplir los objetivos que
fija la ley.
Para ello, esta Dirección de Control emitió un Ordinario el año
2001, con distribución a todas las direcciones de esta
Municipalidad, donde se entregan pautas generales para la
confección de Manuales de Normas y Procedimientos de todas las
direcciones, departamentos, secciones y oficinas de esta
municipalidad.
Durante el año 2002 se realizaron y se revisaron los manuales
de procedimientos de casi todas las unidades municipales, ya
que además fueron incluidos como metas para el cumplimiento de
los objetivos de mejoramiento de la gestión municipal
Este año 2004 se me ha encargado el cometido de confeccionar,
revisar y efectuar un análisis de estos manuales que se
encuentran vigentes y en uso en las direcciones de esta
municipalidad, con la finalidad de actualizar y homogeneizar
sus contenidos y así poder entregar Manuales que sirvan de real
apoyo para mejorar la gestión de las unidades en particular y
del municipio en general.
SECRETARIA MUNICIPAL

Introducción

Según el artículo 13 de la ley 18.695, Orgánica Constitucional

de Municipalidades, cada Municipalidad deberá tener dentro de
su organización interna, una Secretaría Municipal, que estará a
cargo de un Secretario Municipal que tendrá las siguientes
funciones:
- Dirigir las actividades de Secretaría Administrativa del
Alcalde y del Concejo Municipal
- Desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones
municipales

Para ello realizará tareas y actividades que se detallan más

adelante, cuyo objetivo principal son los expuestos en los
puntos anteriores.

Actividades y Procedimientos

A) DIRIGIR LAS ACTIVIDADES DE SECRETARÍA ADMINISTRATIVA DEL

ALCALDE Y DEL CONCEJO MUNICIPAL

1) Se debe revisar a diario toda la documentación que ingresa

al Municipio vía Oficina de Partes, providenciarla y
solicitar los antecedentes necesarios. Para ello se
realizarán las siguientes actividades:

- A las 15:00 hrs. de cada día se reciben los documentos

del exterior o internos del Municipio, que ingresan a
Oficina de Partes, clasificándolos en carpetas por
Direcciones y Correspondencia
- En cada carpeta se revisan los documentos, ya sea en su
forma y en su fondo. Se revisa que se adjunten los
antecedentes necesarios y en el caso de los documentos
externos, que vengan con nombre, dirección, RUT,
teléfono, etc.
- Se providencia a la Unidad que corresponda
2) Se debe revisar a diario la documentación proveniente de las
diferentes Direcciones Municipales para firma del Sr.
Alcalde. Junto con ello se solicita los antecedentes
necesarios y se clasifica. El procedimiento que se seguirá
es el siguiente:

- Durante toda la mañana se reciben documentos para la

firma del Alcalde provenientes de otras Direcciones
Municipales en Secretaria, clasificándolas en carpetas
- Se revisan los documentos, en su forma y en su fondo,
solicitando los antecedentes necesarios y se hacen las
consultas a cada Dirección en caso que fuera necesario
- Se entregan las carpetas al Sr. Alcalde para firma de
Oficios, Decretos, Contratos e Instrucciones en el caso
de las providencias
- Se refrendan los Decretos, Contratos y otros documentos
por el Secretario Municipal; se numeran y se timbran y
se entrega nuevamente todo en Oficina de Partes para su
despacho (ver flujogramas).

3) Supervisión del despacho oportuno de la correspondencia por

la Oficina de Partes.

- Una vez firmados los documentos, se separan en Oficios,

Decretos, Contratos, providencias u otros y se entregan
en Oficina de Partes para su despacho.
- Se supervisa y prioriza el despacho de estos documentos
por la Oficina de Partes, ya sea personalmente o por
correo

4) Atender consultas a diario sobre documentación ingresada al

Municipio.

- Continuamente se debe estar revisando y consultando

sobre el estado en que se encuentra una solicitud
ingresada al Municipio, para lo cual hay que
identificarla con el kárdex y luego hacer su
seguimiento para responder.
5) Revisión de respuestas sobre solicitudes de vecinos.

- La Secretaria Municipal debe hacer una revisión de las

solicitudes pendientes y consultar en cada Unidad
Municipal donde haya sido derivada, solicitando su
respuesta

B) SECRETARIA ADMINISTRATIVA DEL CONCEJO MUNICIPAL

Las sesiones ordinarias del Concejo se celebran los segundos y

cuartos Martes de cada mes. Las extraordinarias, de acuerdo a
las necesidades del servicio. Esta Secretaría deberá realizar
las siguientes actividades:

1) Recopilación de antecedentes y preparación de las citaciones

del Concejo Municipal y su envío oportuno a los Sres.
Concejales.
- En la semana anterior a la sesión ordinaria fijada en
el Reglamento del Concejo, esta Secretaría deberá
consultar a cada Director si tiene algún tema para
tratar en Concejo. En caso de haber, se le solicita que
envíe los antecedentes correspondientes para la
citación.
- También se hace una revisión de los informes o
antecedentes solicitados en Concejo por los señores
Concejales. Se llama a todas las Direcciones con el
objeto de solicitarlos en el caso que estén pendientes.
- Una vez que se tienen los posibles temas para el
Concejo se le comunica al Sr. Alcalde para su
conocimiento e instrucciones de ponerlo en Tabla.
- Con el visto bueno del Sr. Alcalde, se confecciona la
citación, solicitando asesoría del Director Jurídico
cuando sea necesario.
- Se envía la citación a los señores Concejales con todos
los antecedentes e informes con que cuenta la
Secretaría Municipal generalmente el día Viernes
anterior a la sesión ordinaria, a petición de los
señores Concejales, ya que el plazo para entregarla es
de 48 horas antes, de acuerdo a Reglamento.
 - Para las sesiones extraordinarias se procede de igual
forma, enviando la citación con los antecedentes de los
puntos de la tabla, respetando los plazos de entrega
fijados en el Reglamento.
- Con dos días de anticipación, se deberá solicitar a
Alcaldía el salón azul y se le avisa a la Secretaria de
Actas el día y hora de la sesión.

2) Revisión de Actas, distribución y custodia.

- Las actas de las sesiones se graban y son transcritas

textuales por una secretaria de actas.
- Una vez tipeadas las actas, el Secretario Municipal las
deberá revisar y efectuar las observaciones
correspondientes en el caso que tuviera.
- Una vez corregidas las actas, se les sacan fotocopias
para los señores Concejales y la Dirección que lo
solicite y posteriormente se archivan.

3) Transcripciones de Acuerdos y distribución.

- Al día siguiente de celebrada una sesión del Concejo;

el Secretario Municipal procede a redactar los acuerdos
tomados, haciéndose asesorar de las Unidades Técnicas
que correspondan y enviándolos para revisión de la
Dirección Jurídica.
- Una vez corregidos los acuerdos, se les saca fotocopias
y se envía a la Unidad Técnica que corresponda con el
objeto de darles cumplimiento.
- Los acuerdos se adjuntan a las actas para enviarlos a
los señores Concejales.

4) Coordinar informes y solicitudes efectuadas en sesiones del

Concejo.

- Los informes y peticiones solicitadas en sesión, son

registrados en un cuaderno especial por el Secretario
Municipal.
 - Al día siguiente de celebrada la sesión, se les deberá
enviar un memorándum firmado por el Secretario
Municipal a cada Dirección o Unidad Municipal con la
solicitud hecha en sesión.
- Estas peticiones se anotan en un libro especial que
lleva la Secretaría Municipal, con fecha de entrega y
plazo para responder.
- Transcurridos 10 días desde la solicitud, la Secretaria
se encarga de recordar su cumplimiento.

5) Revisar el cumplimiento de los Acuerdos del Concejo.

- El Secretario Municipal se coordina con cada Director o

Unidad Técnica para el cumplimiento de los acuerdos del
Concejo.

C) DESEMPEÑARSE COMO MINISTRO DE FE EN TODAS LAS ACTUACIONES

MUNICIPALES

1) Refrendar los decretos y otros documentos oficiales una vez

firmados por el Sr. Alcalde y notificarlos cuando
corresponda.

- El Secretario Municipal deberá firmar todos los

Decretos, Contratos, Decretos de pago y otros
documentos, refrendando la firma del Sr. Alcalde.
- Notificará personalmente los Decretos que sean
necesarios, especialmente los que adjudican propuestas,
ponen término a contrato, disolución de organizaciones
comunitarias y otros.

2) Emitir certificados sobre actuaciones municipales cuando se

soliciten.

- En la Secretaría Municipal se emiten todos los

certificados que sean necesarios sobre las actuaciones
municipales, como son de deudas de las empresas, de
exposición de Plan Regulador, de exposición del
escalafón, temas tratados en Concejo y otros.
3) Dar Fe, de algunas actuaciones en terreno cuando lo solicite
el Sr. Alcalde como son reuniones con organizaciones, Actas
de Entrega, recepciones de algunas obras, Retiro de Kioscos,
inundaciones, etc.

D) DIRIGIR LAS ACTIVIDADES DE SECRETARIA ADMINISTRATIVA DEL

CONCEJO ECONOMICO Y SOCIAL

Otras actividades que esta Secretaría Municipal desarrolla

tienen que ver con dirigir actividades de secretaria
administrativa del Concejo Económico y Social (CESCO) y dar
cumplimiento a lo establecido en la ley 19.418 sobre Juntas de
Vecinos y Organizaciones Comunitarias.

1) Preparar y despachar citaciones del CESCO.

De acuerdo a lo dispuesto en la Ley Orgánica Constitucional de
Municipalidades, hay algunas materias en que el CESCO debe
conocer o dar su opinión, como son el Presupuesto Municipal, la
Cuenta Anual del Alcalde, los nombres de calles y plazas, las
patentes de alcohol y otras materias que el Sr. Alcalde
considere importante recabar su opinión.
- En estos casos, la Secretaria Municipal por
instrucciones del Sr. Alcalde debe solicitar los
antecedentes a las Unidades Técnicas Municipales para
preparar la citación, la que se envía a cada integrante
a su domicilio.
- Las reuniones del CESCO también pueden ser
autoconvocadas de acuerdo al Reglamento del mismo, para
lo cual el Vicepresidente solicita en Secretaria
Municipal la confección de las citaciones, el reparto
de las mismas y el salón para efectuar la reunión.
- Se solicita el salón azul para el día y la hora
indicados
- En la reunión, el Secretario Municipal debe registrar
la asistencia de los consejeros y los acuerdos tomados
en la sesión, en un Libro especialmente para el CESCO.
- Al día siguiente de la reunión del CESCO, el Secretario
Municipal redactará los acuerdos y los enviará al Sr.
Alcalde para pasarlo a sesión de Concejo si procediere.
2) Atender y asesorar a los miembros del CESCO en las materias
que le son propias.
- Los integrantes del CESCO se dirigen a la Secretaría
Municipal cuando requieren de alguna información
relacionada con el Municipio. En Secretaría se le
atiende y se coordina con las Unidades Técnicas si la
materia lo requiere para responderle.

3) Llevar archivo actualizado con toda la documentación del

CESCO.
- En Secretaría Municipal se debe llevar el archivo de
los integrantes, citaciones, documentación, acuerdos,
asistencia y toda la documentación referida al Consejo
Económico y Social.

E) DAR CUMPLIMIENTO A LO DISPUESTO EN LA LEY Nº19.418, SOBRE

JUNTAS DE VECINOS Y DEMAS ORGANIZACIONES COMUNITARIAS

1) Llevar un registro de Organizaciones Comunitarias con su

correspondiente Personalidad Jurídica y mantener un archivo
actualizado de las organizaciones.
- En Secretaría Municipal se debe llevar un Libro de
registro de las organizaciones comunitarias, donde
consta el número de la personalidad jurídica, el nombre
de la organización y la individualización de la persona
que deposita los antecedentes.
- Se deberá llevar un Libro de registro de las Directivas
de cada organización, en el que consta los nombres del
Presidente, Secretario y Tesorero.
- En Secretaría Municipal se mantiene un archivo en
carpeta por cada organización con Personalidad Jurídica
Municipal el que contiene: Estatutos, Acta de
constitución, listado de socios constituyentes,
Certificado de Depósito, Actas de elecciones de
directorio, fotocopia del libro registro de socios, las
que deben estar actualizadas.
2) Recibir documentación oficial de las Organizaciones
Comunitarias, como son estatutos, listado de socios, actas,
etc.
- En Secretaría Municipal se atiende diariamente a las
Organizaciones Comunitarias que ingresan documentación
relativa a constituciones, elecciones, cambios de
directiva, renuncias de socios, listados de socios y
otros documentos.
- Una vez ingresados, se fotocopian, se protocolizan y se
envían a la Dirección de Desarrollo Comunitario para su
revisión.

3) Revisar y dar aprobación de estatutos de las Organizaciones

Comunitarias conforme a lo dispuesto en la Ley.
- Una vez revisados los documentos de las organizaciones,
por parte de la DIDECO, se envía un Oficio para la
firma del Secretario Municipal con las observaciones o
conformidad antes del plazo estipulado en la Ley para
su respuesta.
- El Secretario Municipal, procede a revisar los oficios,
los firma, se enumeran y se despachan personalmente o
por carta certificada a las organizaciones.

4) Otorgar certificado que soliciten las organizaciones

comunitarias con personalidad jurídica, como son
certificados de depósito de los documentos, certificados de
personalidad jurídica, certificados de directivas u otros.
- En Secretaria Municipal se confeccionan certificados de
Personalidad Jurídica de acuerdo a solicitudes de
organizaciones o de alguna Unidad Municipal.
- Se otorgan certificados de Directiva vigente, que se
confeccionan en DIDECO, para la firma del Secretario
Municipal.

La atención de las Organizaciones Comunitarias y las tareas

descritas en este punto se realizan en forma diaria.
En esta materia se trabaja coordinadamente con la Dirección de
Desarrollo Comunitario, Departamento de Organizaciones
Comunitarias.