GUÍA DE PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN

Empresa Postulada: PROTABACO LTDA

Nit 860.003.211 Dirección: Avenida Calle 57R sur 76-61
Teléfono: 7309000 Fax: 7803834
Gerente General/Presidente Jaime Humberto Delgado
Gerente de Sistemas Marlon Javier Forero
E-mail: mjforero@protabaco.com.co
Página web: www.protabaco.com.co

Nombre de la solución SISTEMATIZACION DE LA FUERZA DE VENTAS Y DE

ENTREGAS MEDIANTE DISPOSITIVOS MOVILES

Fecha de entrada en servicio: Febrero de 2.008

Descripción de la situación inicial y de la solución aplicada:

0) ASPECTOS TECNICOS

1.1) Plataformas de hardware y software

1.2) Definición del problema y características de la solución

Con la decisión de la gerencia comercial de retomar su fuerza de venta directa se hacia

latente la necesidad de adquirir un sistema de información, que permita automatizar el
proceso comercial que apoya a los vendedores, para incrementar los ingresos por ventas
de los productos de Protabaco adicional a ello se buscaba la manera de hacer más
eficiente el proceso contable de compensación de la cuenta de caja.

1) ASPECTOS FINANCIEROS

CONCEPTO CANTIDAD COSTO UNITARIO TOTAL MES TOTAL AÑO

Personal Administrativo 16 836.540 13.384.640 160.615.680
Personal Bodega 3 957.340 2.872.020 34.464.240
Papeleria (Orden pedido,factura manual) 60.000 60 3.600.000 43.200.000
Arriendo PC 16 120.000 1.920.000 23.040.000
Transporte Personal 8 125.000 1.000.000 12.000.000
Otros gastos (Digitadores Ruteros) 6 637.500 3.825.000 45.900.000
Operador Logistico ( No. Pedidos) 4.500 1.500 6.750.000 81.000.000
TOTAL 33.351.660 400.219.920

2) IMPACTO INTERNO

3.1) Participación de la Alta Gerencia

¿Quiénes participaron?

• Gerencia General
• Gerencia Comercial
• Gerencia Financiera
• Control Interno
• Mercadeo
• Directores comerciales
• Supervisores y vendedores
• Tecnología

¿De qué forma?

Cada quien desde su función realizo aportes significativos desde la concepción y

analizando la viabilidad del proyecto así como su constante evaluación.
3.2) Participación y aceptación del personal
¿Se generó rechazo?
El impacto en el usuario fue grande en un principio debido a que no estaban
familiarizados con este tipo de aplicaciones y a que sus procesos tuvieron varios
cambios.
¿Cómo se manejó?
Capacitación constante, acompañamiento y soporte permanente
¿Hubo participación directa del personal?
sí
¿En qué forma?
La aplicación desde su implantación ha venido teniendo innumerables mejoras que en
gran parte son requerimientos del usuario final.

3.3) Mejoras cualitativas en procesos

¿Cuál fue la interacción con los procesos de la empresa?
Se presento en el procedimiento de venta y los procesaos de administración
comercial, así como los logísticos

¿Qué cambios se generaron?

Se paso de una labor operativa a una labor más analítica

Hubo discusión de mejores prácticas y adopción de medidas para optimizar y

simplificar los procesos del negocio?

Este fue sin duda unos de los objetivos que se buscaron con la solución

3.4) Describa los nuevos servicios y productos ofrecidos al usuario interno.

• Vendedores:
o Posibilidad de registra sus pedidos desde cualquier ubicación
o Consulta de estadísticas e indicadores de venta on-line
o Incremento del Cara a cara con el cliente.
o Mayor tiempo de negociación, presentación del portafolio, Manejo de
objeciones.
o Toma de decisiones en el campo.
o Respuesta más efectiva y rápida a actividades de la competencia.
o Manejo de los inventarios del cliente por parte del vendedor lo que permite
hacer un pedido sugerido mejor.
o Incremento del Tamaño del pedido basado en información real del cliente.
o Incremento en el número de visitas.
o Mayor cubrimiento de los territorios.
 • Administradores de las ventas:
o Seguimiento en tiempo real de las actividades de los vendedores
o Generación de indicadores gerenciales que permiten controlar tiempos y
movimientos de la fuerza de ventas individualmente.
o Mejorar la productividad en cada uno de los territorios de venta.
o Control en vivo de todas las variables comerciales (Efectividad, Eficiencia,
Colocación del portafolio, volumen de ventas, inventarios).
o Controlar el número de devoluciones por zona y vendedor.
o Stock adecuado por marca y referencia garantizando la disponibilidad
adecuada para la entrega.
o Mejora el servicio, por que el vendedor ve en tiempo real las condiciones
comerciales y las cantidades disponibles para comercializar.
o Proporciona información de forma inmediata sobre actividades de la
competencia (Promociones, Brigadas, etc.).

• Personal de entregas:
o Posibilidad de conocer el valor a consignar de acuerdo a los recaudos
registrados en la aplicación
o Posibilidad de conocer y verificar la cantidad de producto a reintegrar ,
debido a facturas no recibidas por los clientes

• Administradores del área logística:

o Control del avance de entregas
o Control del registro de consignaciones

3.5) Mejoras administrativas

• Reducción de costes Administrativos y Comerciales.

• Ganancias de productividad (eficiencia en la productividad de las tareas específicas
de la cadena comercial).
• Satisfacción del cliente/tasa de retención.
• Incremento en las ventas; debido a la productividad, efectividad eficiencia y control
de estas.
• Aumento de la rentabilidad neta.
• Impacto del resultado del desempeño operativo (Mejoras en la satisfacción del
cliente, mayor disponibilidad y accesibilidad de la información, reducciones de
tiempo).

3.6) Cambios en la cultura organizacional

El mayor impacto fue para los usuarios finales acostumbrados a procesos manuales y en
hojas de cálculo para los vendedores y personal de entregas fue un acercamiento
enriquecedor a la tecnología
3.7) Proceso de capacitación e integración.
Tanto para la fase de ventas como para la de logístico se realizaron rondas de
capacitación y acompañamiento en las diferentes sedes: Medellín, Bogotá, Cali, Neiva,
Ibague, Barranquilla, Bucaramanga, Montería y Cartagena

4) IMPACTO EXTERNO

4.1) Describa los nuevos servicios y productos ofrecidos al cliente

4.2) Mejoras en productos y servicios existentes.

El servicio de atención comercial preventa y posventa tuvo mejoras cualitativas

muy importantes, así como cuantitativas para el cliente promedio. En primer
lugar, el cliente (Tendero) es un tipo de negocio cuyas características informales
le permite al dueño estar entre su hogar y su negocio, en algunas ocasiones ambos
espacios están físicamente unidos pero en algunos casos están separados, es allí
cuando el sistema móvil de ventas permitió al vendedor en conjunto con el
entregador de la mercancía mantener un canal de comunicación digital de tal
manera que el primero le indicara al segundo en donde se debe entregar el
producto cuando no es en el mismo sitio del negocio, inclusive permitiendo
indicar la mejor hora para realizar dicha entrega, de esta manera el tendero no
tiene que estar pendiente de la llegada de su pedido y tampoco pierde la compra
debido a que se encontrara en otro sitio en ese momento. Otro aspecto a resaltar
cualitativo es el mejoramiento de la relación con el cliente, debido a que el
sistema permite conocer al vendedor el nombre del contacto o dueño de la tienda,
fecha de cumpleaños o ultima compra, permite darle una atención más
personalizada fortaleciendo un canal fuerte de comunicación y conocimiento
percibido del cliente por Protabaco.

Cuantitativamente, el tendero percibió mejor rotación de sus productos debido al

mejor asesoramiento del vendedor con la ayuda de un sistema que arroja
información estadística de compras, así el vendedor de Protabaco sugiere el
pedido de productos de mayor rotación para el tendero. El tiempo optimizado por
la aplicación móvil permite que el vendedor tenga un poco de más tiempo con el
tendero ya que no tiene que ir de regreso a la empresa a entregar su talonario de
pedidos, este tiempo se invierte en ayudarle al tendero a mejorar sus display o
exhibiciones con el fin de impulsarle la venta y embellecer su negocio.

El tendero percibió también una mejor exactitud en los productos pedidos, casi
cero errores, lo que llevo al mejoramiento de su proceso de compra y recepción de
mercancía.

4.3) ¿Se ha medido el grado de satisfacción del cliente?

4.3) Contribución al mejoramiento de la calidad de vida.

 La calidad de vida del tendero mejoro en parte por la precisión y mejoramiento del
proceso de entrega, la atención a su punto de venta en cuanto a exhibiciones y el
conocimiento in situ que tiene el vendedor de Protabaco con el para sugerirle un
pedido que contribuya a su negocio.

4.4) Impacto en el medio ambiente.

La reducción en papelería es el gran impacto que ha tenido el proyecto en general,

todas las agencias a nivel nacional utilizaban grandes resmas de papel para
organizar las rutas de los vendedores y entregarles talonarios para la creación de
clientes nuevos e ingreso de pedidos. Hoy día, todo el papel usado para estos
fines fue eliminado y los fax esporádicos generados también fueron eliminados
por completo.

En el proceso de entregas se tenía mucha documentación en papel, no solo la ruta

de entrega, sino también la relación de devoluciones, entregas y cuadres de caja.
Con la herramienta se sistematizo todo el proceso eliminando la papelería usada.

5)PARTICIPACION DE LOS PROVEEDORES

5.1) Aportes en el diseño y concepción de la solución.

El proveedor seleccionado para la implementación de la plataforma móvil de

ventas fue la compañía Insitu Mobile Software S.A., esta compañía con
experiencia en la implementación de soluciones móviles de venta fue clave en el
desarrollo exitoso del proyecto. Su intervención estuvo enfocada en:

- El diseño conjunto de la arquitectura total del sistema, que permitiera una

confiabilidad en el servicio para apoyar un proceso crítico con más de 200
usuarios móviles concurrentes y otros cuantos web, y que a su vez se integrara con
el sistema SAP de Protabaco.

- El desarrollo de ajustes, parametrizaciones y modificaciones al software

componente móvil, y a su vez en el componente web donde se genera toda la
información estadísticas, gestión y control de la administración de la fuerza de
ventas.

- Concepción del modelo óptimo de soporte para dar tiempos de respuesta muy
cortos a los inconvenientes tenidos por las personas en campo usuarias de la
aplicación móvil o usuarios directivos en el componente web.

5.2) Compromiso con los resultados finales.

- El compromiso del proveedor Insitu es permanente, el área de investigación y
desarrollo está constantemente trabajando en el mejoramiento continuo del
software móvil y web. Su soporte es permanente garantizando el constante
funcionamiento y disponibilidad del servicio, y en caso de fallas los tiempos de
respuesta han sido muy rápidos no pasando de más de 30 minutos cuando hay
indisponibilidad del servicio.

5.3) Visión del negocio.

El proveedor propone nuevos desarrollos, algunos ya implementados en otros de

sus clientes, estos desarrollos impactan en la productividad del proceso en
Protabaco, los usuarios agilizan sus actividades y se minimizan errores. Insitu se
enfoca únicamente en Aplicaciones Móviles, lo que nos permite tener un partner
que genera conocimiento en pro de apoyar la automatización del proceso y el
control del mismo. Orienta la consecución de nuevos equipos móviles con
características adicionales para sacarle más provecho a la solución, tal como
posicionamiento satelital para la georeferenciacion de clientes y visitas de
vendedores.