GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y TICS: IMPACTO Y USO EN RECURSOS

HUMANOS
Eliana Torres Hernández

Manuel Castells (1999) define a la sociedad del nuevo milenio como una sociedad envuelta
en las nuevas tecnologías que permiten la ampliación del conocimiento y de la información,
una sociedad que funciona como una red que se comunica y procesa grandes cantidades de
información a gran velocidad. Se considera que los avances de la ciencia y de la tecnología
han provocado una explosión de conocimiento, especialmente en las últimas dos décadas
(Demir, Genc, Alpc y Yildirimd, 2015).
Frecuentemente, en la se utilizan los términos información y conocimiento en
relación a las exigencias del mundo moderno, la innovación, la creatividad y las ideas. Sin
embargo, se considera que lo importante no es la cantidad de información disponible ni la
producción de conocimiento, lo que verdaderamente ha adquirido importancia es gestionar
dicho conocimiento de manera que se transmita y utilice para beneficio de la sociedad, las
futuras generaciones y, en el ámbito laboral, de las organizaciones.
De manera que se puede afirmar que los datos y la información (como datos
procesados) son los activos base del conocimiento, entendido como conjunto e interrelación
de informaciones. Bajo esta perspectiva se puede pensar la gestión, como la acción y manejo
de información, y el conocimiento con un fin específico. De esta forma, es preciso entender
la gestión del conocimiento como un fenómeno complejo que convierte el manejo de la
información en un sistema de evolución continuo, siendo de especial interés dentro de la
gestión de Recursos Humanos en las organizaciones (Pereda y Berrocal, 1999; Rendón, 2005;
Torres & Mejía, 2006).
Teniendo en cuenta que el conocimiento es considerado como la base de la
competitividad de las organizaciones (Drucker, 1992), dado que se traduce en un recurso
estratégico; la clave está en adquirirlo, crearlo, transferirlo y aplicarlo con relación a los
objetivos definidos por la organización (Kogut y Zander, 1996). Cuando la interacción
voluntaria entre dos o más personas se basa en el conocimiento, se dice que se está
compartiendo (Helmstadter, 2003), entonces compartir el conocimiento es una conducta
voluntaria más no una acción meramente automática (Dougherty, 1999). Asimismo, la
gestión del conocimiento puede entenderse como un proceso, como una acción voluntaria
que llevan a cabo los individuos. Esta acción se basa en una interacción entre personas para
la búsqueda, generación, acceso, transferencia, facilitación, aplicación y protección de
aquello que se considera conocimiento (Castañeda, 2014).
De otro modo, compartir los conocimientos puede representar una mejoría
significativa para la organización, siempre y cuando el propósito sea apoyar las habilidades
y experiencias de los trabajadores que resulten en la eficacia y eficiencia de lo que hacen
(Pereda y Berrocal, 1999).
Por ende, los conocimientos junto con los procesos involucrados en la gestión de
Recursos Humanos requieren cada vez más de procesos de sistematización y el uso de
herramientas como las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) para su uso
a nivel estratégico en la facilitación de información para la toma de decisiones y a nivel
administrativo frente al recaudo, almacenamiento, transmisión, control y gestión de
información. Las TIC permiten compartir el conocimiento y ponerlo en escena para facilitar
que empleados se desempeñen de forma sobresaliente (Pereda y Berrocal, 1999; Briceño y
Bernal, 2010). Del mismo modo, permiten automatizar la generación de informes o
certificados relacionados con nómina, vacaciones, o demás información de interés del
empleado; la generación de informes como en el caso de la evaluación del personal, el
análisis de información e interrelación de la misma como se puede con el Data mining y
disminuir significativamente los tiempos de los procesos.
Aunque dicha gestión depende fundamentalmente de las nuevas tecnologías, los
avances en comunicación, las estructuras organizacionales y del desarrollo personal (Fleitas,
2013); es necesario tener en cuenta que la utilización de estas herramientas debe acompañarse
con un líder flexible que promueva la adaptación al cambio debido al efecto sobre el control
por parte de la dirección y posible descentralización del mismo, ya que hay acciones que
pueden realizarse de manera conjunta por varias personas y/o departamentos al mismo
tiempo (Barbosa et al., 2014). Del mismo modo, una organización con una dirección
comprometida y convencida del uso de las TIC y la gestión del cambio va a promover y
motivar la participación y compromiso del resto de la organización, así como disminuir a
resistencia al cambio y. en cuanto a la gestión del conocimiento, que compartan lo que saben
y saben hacer (Castañeda y Fernández, 2007).
 Lo anterior lo he evidenciado en mi experiencia profesional y académica, hice parte
de una organización del sector Salud en la que el uso de las TIC en la gestión Recursos
Humanos estaba asociada con el facilitar el almacenamiento y acceso a los expedientes de
las personas, a aspectos limitados de formación y para comunicación interna. El líder no tenía
una claridad del uso de las herramientas acorde a las necesidades, generando duplicidad de
tareas; por ejemplo, la documentación del proceso de selección se escaneaba para solicitar el
estudio de seguridad a una consultora, aparte se escaneaba para la contratación externa
(cuando aplicaba) y se volvía a escanear para ingresar la documentación en el sistema de
gestión de documentos.
Por otro lado, fueron adquiriendo herramientas para necesidades que fueron
surgiendo sin que estuvieran integradas, por lo que hay un software para la nómina y
administración de personal (KACTUS), otro software diferente para la gestión documental
de cada empleado (Docuclass), un software para la gestión de procesos internos y citas de
los usuarios, la intranet, un aplicativo diferente para los procesos de calidad, entre otros. De
estos, varios no eran amigables y dificultaban el proceso para mantener actualizada la
información y analizarla o generar interacciones entre la distinta información.
En referencia a este punto, la toma de decisión al elegir una determinada herramienta
tecnológica es crítica en cuanto a la claridad de las necesidades del departamento y el uso
que se le dará, además de la apertura al cambio frente a la migración o sustitución de
herramientas cuando se requiere el uso de funciones o procesos adicionales.
Además de facilitar varios procesos las TIC conllevan a procesos adicionales
relacionados con la seguridad informática, referida a que no se pierda información que ya se
tiene, a la discriminación y restricción de los perfiles o usuarios que pueden acceder (así sean
usuarios temporales), al igual que la restricción de acceso por tipos de información. Siendo
importante la distinción entre herramientas como Datamark y Data warehouse en cuanto a la
disponibilidad para consulta o para modificación de archivos; tener en cuenta el ciclo de vida
de los conocimientos que exigen la vigilancia de la obsolescencia y actualización y el soporte
físico de respaldo (back up).
Otro punto es los beneficios del Big Data para la predicción y planificación además
del análisis de información e incluso de riesgos, teniendo en cuenta que aumenta la eficiencia
de los procesos de selección, de sucesión (para el caso de directivos) y mejora la movilidad
del talento (Rincón, 2014).
Particularmente, destaco el alcance que tiene la gestión del conocimiento en la
organización, gestionada desde la dirección de Recursos Humanos, ya que impacta la eficacia
de la organización por el consecuente aumento en la producción de nuevos productos o
servicios (Pedraja, Rodriguez y Rodriguez, 2009).
Es de interés que todas las distintas variables psicológicas son gestionadas y tratadas
dentro de una organización como intangibles, puesto que son activos que al tener empleados
y personas con múltiples competencias están dentro de la organización de manera no física.
El éxito es congruente con la inversión y gestión en su capital intelectual; de ahí la necesidad
de precisar el papel específico de los conocimientos y habilidades en el proceso de creación
de valor (Monagas, 2012).
Finalmente, las TIC permiten acceder a mucha información de manera que con el
tiempo es el medio predilecto de las personas para abordar temas del mercado laboral como
buscar trabajo, visualizar y posicionar la imagen personal a través del uso de redes
profesionales, redes verticales y redes sociales (Fandos, 2018); esto continua representando
un gran reto para la gestión de Recursos Humanos puesto ahora es una necesidad el dedicar
más tiempo a la gestión de herramientas tecnológicas para ser hacer visible y apetecida la
organización. Generando un llamado a tener un papel activo en el posicionamiento de marca
de las empresas tanto con los empleados como con los posibles talentos, exigiendo que los
técnicos del área sepan manejar herramientas tecnológicas e incluso haciendo la gestión de
Recursos Humanos más interdisciplinar al incluir técnicos especializados en la creación y
gestión de contenido tecnológico como para la implantación de e-learning, los comunicados
dirigidos a la plantilla y marketing de Recursos Humanos.

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