Taller 3.

Realización de la auditoría interna – AA3

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un (1)

proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y
realice los siguientes puntos:

1. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la

asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del
personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad
a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.
MEMORANDO

FECHA: febrero 19 de 2018

DE: JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACION

PARA: COORDINACION RECURSOS FISICOS

REF: AUDITORIA PROCESO DE GESTION DE RECURSOS FISICOS

Dando cumplimiento al programa de auditorías del MVCT, la Oficina Asesora de

Planeación en compañía de la Oficina de Control Interno, realizará la Auditoria Interna de
Calidad al proceso de la referencia; con el objeto de Evaluar y verificar el cumplimiento
de este proceso de Apoyo del Sistema de Gestión de Calidad del MVCT, frente a los
requisitos de las normas ISO 9001:2015 y NTCGP 1000:2009. Con el fin de identificar
dentro del proceso auditado oportunidades de mejora del sistema de calidad
implementado. Por tal motivo se ha convocado a los dueños y líderes de calidad de los
procesos referenciados a la reunión de apertura en la cual se presentará la información
referente al desarrollo del ciclo de auditorías. Esta se llevará a cabo el día 5 de marzo a
las 9:00 am en el auditorio principal.

Cabe resaltar que la visita de auditoria será realizada por un equipo de tres auditores de
calidad y debe ser atendida por el Coordinador Del Grupo de Recursos Físicos, Líder de
calidad del proceso y algún funcionario de apoyo si es el caso, el 6 de marzo del presente
año a las 8:30 a.m. con una duración de 3 horas, en las oficinas del Grupo de Recursos
Físicos. Adjunto Lista de chequeo y procedimiento establecidos por el SGC del MVCT
para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la
agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder antes
del 25 de febrero próximo.

Atentamente,
JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACION
 FORMATO DE REUNION DE APERTURA
OFICINA ASESORA DE PLANEACION MARZO 5 DE 2018
JEFE DE CALIDAD MARIA DEL CARMEN GOMEZ
AUDITOR LIDER DIEGO FERNANDO SERNA
CARLOS CASTELLANOS
EQUIPO AUDITOR
CLARA ANDRADE
DEPENDENCIA GRUPO DE RECURSOS FISICOS
PROCESO GESTION DE RECURSOS FISICOS

Evaluar y verificar el cumplimiento de este

proceso de Apoyo del Sistema de Gestión
de Calidad del MVCT, frente a los
requisitos de las normas ISO 9001:2015 y
OPBJETIVO
NTCGP 1000:2009, con el fin de identificar
dentro del proceso auditado oportunidades
de mejora del sistema de calidad
implementado.

Auditoria Interna de Observación y

Seguimiento. Proceso desarrollado
durante la fecha de la Auditoria Interna e
ALCANCE
involucra todos los procedimientos
contenidos en la caracterización del
proceso y su documentación.

• Norma ISO 9001:20015

• Norma NTCGP 1000:2009
• Caracterización del proceso
• Normograma
CRITERIO • Procedimientos
• Mapa de riesgos
• Indicadores de proceso
• Plan de mejora
• Informes de revisión por la dirección

FIRMA ASISTENTES REUNION DE APERTURA

NOMBRE CARGO FIRMA
DIEGO SERNA AUDITOR LIDER
CARLOS
AUDITOR
CASTELLANOS
CLARA ANDRADE AUDITOR
ORLANDO LEON CORDINADOR GRF
ROLANDO DUQUE LIDER DE CALIDAD GRF
 2. Revisión documental durante la realización de la auditoría.

OBSERVACIONES DEL
NO. DOCUMENTO
DOCUMENTO
No identifica la totalidad de los
1 Caracterización
procedimientos del proceso
La cantidad no concuerda con los
2 Procedimientos
definidos en la caracterización
Normativa actualizada febrero
3 normograma
2018
4 Indicadores Analizados hasta diciembre 2017
5 Mapa de riesgos Analizado hasta diciembre 2017
Rotulación acorde con lo
6 Formatos y registros
establecido en la plataforma SIG

3. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación

que usará durante la auditoría.

El auditor interno proporciona el aseguramiento al equipo de dirección y a la alta gerencia

sobre la eficacia de la administración, la gestión de los riesgos y el control. Para
desarrollar esta tarea en forma eficaz el auditor maneja altos estándares de
comunicación y usa esta habilidad para establecer relaciones con una gama amplia de
partes interesadas a desarrollar.

4. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de
Chequeo).

Listas de chequeo

DOCUMENTO CUMPLE OBSERVACIÓN

Manual de Calidad
Si Copias controladas del manual de calidad
(Documentación nivel I)

Se encuentran documentadas las

Claramente señaladas en el manual de
responsabilidades de cada puesto Si
calidad
de trabajo
Se encuentran comunicadas las
responsabilidades en cada uno de No No hay Evidencia de la comunicación
los colaboradores del proceso

Procedimientos operativos
Si Copias controladas de los procedimientos
(Documentación nivel II)

GRF-P01
GRF-P02
GRF-P04
Existen manuales, instructivos, y / GRF-P07
o procedimientos que unifiquen GRF-P08
Si
los criterios en la realización de GRF-P09
actividades GRF-I10
GRF-I11
GRF-M12
GRF-M13
Existe evidencia documentada del Se da por entendido que cada uno conoce
conocimiento de manuales, sus funciones pero no se Documenta no hay
No
normas, instructivos y registros de reuniones de inducción o
procedimientos de laboratorio realimentación

Son los protocolos, manuales,

instructivos y métodos vigentes y Si La información está en orden.
actuales

Está debidamente almacenada,

hay un riesgo de perder la información al
compilada y ordenada la No
respecto
información que Se maneja

Existen indicadores adecuados

Si Ultimo análisis diciembre 2017
para la medición del proceso

5. Generación de hallazgos de auditoría.

auditores: Carlos Castellanos y Clara

FECHA: marzo 6 de 2018
Andrade
proceso auditado: gestión de recursos
auditado: Orlando Leon
físicos
N EVIDENCIAS CRITERIOS HALLAZGOS C NCM NCm
falta incluir lo referente a
los bienes de consumo
Procedimiento
si bien no son
1 de movimientos GRF-P01 X
devolutivos deben
de almacén
quedar soportado su
movimiento de salida.
 los procedimientos
relacionados en el
documento no
Caracterizacion
2 GRF-C1 concuerdan con los X
del proceso
establecidos y
documentados en le
plataforma SIG
los registros del punto
de control establecidos
procedimiento
en el procedimiento no
mantenimiento
3 GRF-P04 están firmados por quien X
de bienes y
solicita el servicio, no
equipos
dejan clara la
satisfacción del servicio.
el manual establece las
acciones de inducción y
realimentación de
Registros de politica de colaboradores, sin
4 comunicación comunicación embargo no se X
interna interna evidencian registros de
las actividades
realizadas en el último
año.

no se cuenta con un
Manual de listado actual de
Listado de compras proveedores. La
5 X
proveedores sostenibles para fecha de la ultima
el MVCT actulización es del año
2016.

6. Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD - CONCLUSIONES DE AUDITORIA

Verificación de la implementación y mantenimiento eficaz del Sistema

de Gestión de la Calidad de acuerdo con los requisitos de la norma ISO
Actividades
9001:2015, siguiendo el plan de auditoría,
desarrolladas
Verificación de la capacidad del proceso para cumplir aspectos
reglamentarios
 • El liderazgo del dueño del proceso y el líder de calidad, por interiorizar
en todo el equipo de trabajo el modelo de gestión de calidad bajo
parámetros de la Norma ISO 9001:2015, a través de la coordinación y
participación activa en el desarrollo de los procesos del sistema.
Aspectos relevantes
• Se destaca el compromiso del personal del área y de los clientes
internos, quienes se unen para desarrollar un proceso alto sentido de
responsabilidad y cumplimiento con un enfoque de productividad y
eficiencia para el logro de los objetivos propuestos

La definición y ubicación explícita de las Acciones de Mejoramiento, del

ciclo PHVA, dentro de la caracterización del proceso, realizadas a partir
del análisis de los resultados de los indicadores de seguimiento y
Aspectos a mejorar
medición, con el fin de resaltar la importancia y beneficios del ciclo
completo para alcanzar los resultados planificados y facilitar la gestión del
proceso por el personal responsable.

• La planificación de los cambios que puedan afectar la integridad del

Sistema de Gestión de la Calidad, considerando entre ellos los que
surgen de los cambios en la reglamentación aplicable al objeto de la
entidad
• La metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las acciones
correctivas y preventivas, mediante definición de plazos y criterios que
Responsabilidad de la
permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos, respecto
dirección
tanto a la prevención de los problemas como a la eliminación de sus
causas. La metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las
acciones correctivas y preventivas, mediante definición de plazos y
criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos,
respecto tanto a la prevención de los problemas como a la eliminación de
sus causas

• La empresa cuenta con personal calificado para la realización de

auditorías internas de calidad. Para cada auditoria se desarrolla un Plan
y un Informe en el que se registran los hallazgos, se analizan las causas
de las No conformidades, y a partir de ellos se establecen las acciones
correctivas pertinentes. Se evidencia un adecuado control y seguimiento
Confiabilidad de la del cumplimiento de las actividades relacionadas con la auditoria por
auditoria interna parte del auditor principal.
• En la planificación y realización de las auditorías es importante
asegurar que se cubren todos los procesos del Sistema de Gestión de la
Calidad y se evalúe con la profundidad requerida, el nivel de cumplimiento
de cada uno de los requisitos de la Norma ISO 9001 asociados a los
diferentes procesos
 Se detectaron cuatro (4) No Conformidades Menores y una (1) No
Conformidad Mayor relacionados con los siguientes numerales.
• Se debe actualizar el documento de caracterizacion del proceso e incluir
en todos los procedimientos que se tienen documentados e
implementados.
• Se debe incluir en el procedimiento de movimientos de almacén todo lo
relacionado a los movimientos de los bienes de consumo entregados al
servicio toda vez que los soportes de recepción final de estos bienes no
están documentados.
• Dentro del procedimiento de mantenimiento de bienes y equipos, está
Conclusiones de la
establecido como punto de control para evidenciar la eficacia del servicio,
auditoria
la firma del solicitante en el registro de solicitud de servicios de
mantenimiento correctivo. Por lo tanto, se debe consolidar y mantener
una carpeta que relacione los servicios de mantenimiento solicitados, los
atendidos, y la satisfacción del solicitante. Así mismo consolidar esta
información en el “indicador eficacia en la atención de solicitudes de
mantenimiento correctivo”.
• Se debe levantar evidencias de las actividades de inducción y
realimentación de los colaboradores del procedimiento.
• Actualizar el listado maestro de proveedores de acuerdo con lo
establecidos en Manual de Compras Sostenibles.

7. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la

ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).

FORMATO DE REUNION DE CIERRE

OFICINA ASESORA DE PLANEACION MARZO 14 DE 2018
JEFE DE CALIDAD MARIA DEL CARMEN GOMEZ
AUDITOR LIDER DIEGO FERNANDO SERNA
CARLOS CASTELLANOS
EQUIPO AUDITOR
CLARA ANDRADE
DEPENDENCIA GRUPO DE RECURSOS FISICOS
PROCESO GESTION DE RECURSOS FISICOS

Evaluar y verificar el cumplimiento de este

proceso de Apoyo del Sistema de Gestión
de Calidad del MVCT, frente a los
requisitos de las normas ISO 9001:2015 y
OPBJETIVO
NTCGP 1000:2009, con el fin de identificar
dentro del proceso auditado oportunidades
de mejora del sistema de calidad
implementado.
 Auditoria Interna de Observación y
Seguimiento. Proceso desarrollado
durante la fecha de la Auditoria Interna e
ALCANCE
involucra todos los procedimientos
contenidos en la caracterización del
proceso y su documentación.

• Norma ISO 9001:20015

• Norma NTCGP 1000:2009
• Caracterización del proceso
• Normograma
CRITERIO • Procedimientos
• Mapa de riesgos
• Indicadores de proceso
• Plan de mejora
• Informes de revisión por la dirección

FIRMA ASISTENTES REUNION DE CIERRE

NOMBRE CARGO FIRMA
DIEGO SERNA AUDITOR LIDER
CARLOS
AUDITOR
CASTELLANOS
CLARA ANDRADE AUDITOR
ORLANDO LEON CORDINADOR GRF
ROLANDO DUQUE LIDER DE CALIDAD GRF

8. Conclusiones del aprendizaje

 La actividad sirvió para tener una perspectiva más amplia de los parámetros a
seguir al momento de realizar una auditoría interna de calidad bajo los
lineamientos de la norma ISO 9001.
 Seguir de forma correcta e integral el plan de auditoria, garantiza la eficacia y
eficiencia en el desarrollo de la misma y permite al auditor el desarrollo de acciones
planificadas que conlleven a la obtención de la información relevante, la correcta
verificación y análisis y la obtención de resultados confiables y útiles, tanto para
los objetivos de la auditoria misma como para los objetivos de calidad de la
organización.
 El desarrollo de la auditoría debe ser un proceso debidamente estructurado y
sistemático, el equipo auditor debe tener muy claro lo que se va a revisar en cada
proceso; de la misma manera se debe contar con las herramientas y métodos
esenciales para que sean empleados en la misma y sean efectivos.
 La auditoría interna de calidad es fundamental para encontrar falencias o
incumplimientos en el SGC de una organización y en cada uno de los procesos
que lo conforman (compras, recursos humanos, misionales o de mejora continua).
 Las auditorías internas son la base del mejoramiento y sostenimiento del SGC y
para obtener resultados exitosos en su implementación, deben estar bien
planificadas para su efectiva realización y contar con una frecuencia adecuada
durante el año para la revisión de todos los procesos, garantizando así la calidad
y el cumplimiento de los requisitos establecidos.
 La revisión de los documentos y registros debe ser realizada de forma minuciosa
a fin de no dejar pasar ningún detalle importante que pueda afectar el cumplimiento
de los requisitos de calidad previamente establecidos.