La Metodología de Procesos de Rummler-Brache ORGANIZACIÓN Y METODOS UNS 2010-02

LA METODOLOGÍA DE
PROCESOS DE
RUMMLER - BRACHE
1
ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO
La Metodología de Procesos de Rummler-Brache ORGANIZACIÓN Y METODOS UNS 2010-02

Análisis y Rediseño del Proceso

En esta fase se realiza un arreglo de elementos para realizar un objetivo predefinido en el
procesamiento de la Información.
Para el análisis y rediseño de procesos se debe tomar en cuenta algunos principios como:

* Debe presentarse y entenderse el dominio de la información de un problema

* Se debe representar el comportamiento del proceso en consecuencias de acontecimientos
externos
*Se debe dividir en forma jerárquica los modelos que representan la información, funciones
y comportamiento
2
ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO
La Metodología de Procesos de Rummler-Brache ORGANIZACIÓN Y METODOS UNS 2010-02

El proceso debe partir desde la información esencial hasta el detalle de la Implementación

El rediseño de procesos permite lograr cambios significativos en la forma de operar el
negocio, utilizando un enfoque integral formado por el análisis, diseño e implantación de:
procesos, tecnología, estructura (de organización y físicas), gente (y su cultura de trabajo),
productos, servicios, clientes y mercados.
El rediseño de procesos tiene como características:

* Enfocar la empresa por procesos y no por áreas o departamentos

* Alcanzar resultados sobresalientes
* Optimizar el valor accionario
* Derribar paradigmas

3
ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO
La Metodología de Procesos de Rummler-Brache ORGANIZACIÓN Y METODOS UNS 2010-02

¿En qué casos se requiere del rediseño de procesos?

4
ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO
La Metodología de Procesos de Rummler-Brache ORGANIZACIÓN Y METODOS UNS 2010-02

5
ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO
La Metodología de Procesos de Rummler-Brache ORGANIZACIÓN Y METODOS UNS 2010-02

Beneficios del rediseño de procesos

• Incrementar el servicio y la satisfacción del cliente (interno y/o externo)

• Simplificar procesos eliminando actividades sin valor agregado
• Reducir tiempos de respuesta en los procesos
• Reducir costos de operación
• Incrementar utilidades
• Involucrar a la gente en la resolución de problemas
• Habilitar la mejora continua y modificaciones a los procesos
• Implantar una estructura organizacional eficiente

6
ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO
La Metodología de Procesos de Rummler-Brache ORGANIZACIÓN Y METODOS UNS 2010-02

Implementación

En esta fase se activa la puesta en marcha del proyecto llevando a cabo los cambios
implicados en la reestructuración de los procesos. Por lo general esta fase es la que lleva
más trabajo e implica aumentar el tiempo de dedicación al proyecto a un porcentaje mayor
Se puede estructurar de la siguiente forma:
Implantación de la estrategia.
Ajustes y puesta en marcha de la estrategia para lograr las metas.

Nueva Estructura
Plan y posterior puesta en marcha de la nueva estructura de la organización, los nuevos
grupos o departamentos y las nuevas herramientas de trabajo. La concepción hacia la
nueva estructura es evolutiva, no abrupta.

7
ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO
La Metodología de Procesos de Rummler-Brache ORGANIZACIÓN Y METODOS UNS 2010-02

Actividades de grupo
Dinámicas de grupo que expliquen y eduquen a las nuevas personas como se cambia,
hacia donde se quiere ir y como hacerlo. Como modificar las herramientas de las que
disponen a
los efectos de adaptarlas a las nuevas situaciones.

Reestructura de Procesos.
Nuevos procedimientos de trabajo.

Asistencia en tareas grupales/liderazgo

Actividades generadoras de una nueva cultura.
Identificación y uso de herramientas facilitadoras de cambio: recompensas, liderazgo
8
ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO
La Metodología de Procesos de Rummler-Brache ORGANIZACIÓN Y METODOS UNS 2010-02

La Metodología de procesos de RUMMLER - BRACHE

Rummler - Brache es una metodología líder en la reingeniería y mejora de procesos, se basa
en las siguientes fases:

9
ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO
La Metodología de Procesos de Rummler-Brache ORGANIZACIÓN Y METODOS UNS 2010-02

La fase 0
Planificación de la Mejora

Consiste en responder a la pregunta de

¿Sobre qué procesos debemos actuar?
...para entender bien cuales son los
problemas más críticos de los procesos
que más impacto tienen en el cliente y en
los objetivos de negocio tanto operativos
a corto como estratégicos.
El entregable final de esta fase es la
definición y aprobación de un plan
específico de mejora.

10
ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO
La Metodología de Procesos de Rummler-Brache ORGANIZACIÓN Y METODOS UNS 2010-02

La fase 1
Definición del proyecto

Consiste en esencia en responder a las

preguntas de
¿Qué y cómo se va a hacer?
¿Quién lo va a hacer, para cuándo y cuánto
me cuesta?
¿Qué beneficios obtengo y cómo mido el
éxito del cambio?
El entregable final de esta fase es la
definición del proyecto: todos los
participantes lo entienden, comprenden su
papel y la dirección lo aprueba.
11
ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO
La Metodología de Procesos de Rummler-Brache ORGANIZACIÓN Y METODOS UNS 2010-02

La fase 2
Análisis y Diseño

Consiste en entender bien y analizar del

proceso actual tal y como funciona a día
de hoy (“IS” ) y rediseñar el nuevo
(“SHOULD”). Nos apoyaremos en los
mapas de proceso como herramienta para
pensar, analizar y crear nuevos
conceptos, nuevas reglas. Hablaremos de
Mapa IS, Mapa SHOULD.
El entregable final es un Mapa
SHOULD, con sus medidas de proceso y
una estrategia de implementación
aprobada.
12
ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO
La Metodología de Procesos de Rummler-Brache ORGANIZACIÓN Y METODOS UNS 2010-02
La fase 3
Implementación

Es sin duda la más dura: se trata de poner en

práctica nuevos conceptos, nuevas maneras de
hacer las cosas. Implica cambios con las
personas: en sus hábitos, en sus oficios...
Es el momento de la verdad y cambia
drásticamente el modus operandi: de diseño a
ejecución. Pasar del papel al flujo de actividades
reales en la cadena de valor de la empresa.
Un plan minucioso en torno a tres fases:
transición – instalación – institucionalización, es
el factor clave de éxito en la implementación.

13
ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO
La Metodología de Procesos de Rummler-Brache ORGANIZACIÓN Y METODOS UNS 2010-02

Tras la implementación de los cambios en el

proceso, hacemos la transición a través de lo
que hemos llamado “institucionalización” hacia
un modo de gestión habitual del proceso

Fase 4
Gestión de Procesos

El esquema nos muestra los pilares

fundamentales que sustentan una gestión óptima
de los procesos: produce los resultados deseados
y a tiempo (eficacia) con el consumo optimizado
de los recursos necesarios (eficiencia).

14
ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO
La Metodología de Procesos de Rummler-Brache ORGANIZACIÓN Y METODOS UNS 2010-02

Fase 5: Gestión de la organización como un sistema Visión INTERNA e INTEGRADA

de procesos. de los procesos de la organización

Visión EXTERNA de la
organización para ADAPTARSE
adecuadamente al entorno.

15
ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO
La Metodología de Procesos de Rummler-Brache ORGANIZACIÓN Y METODOS UNS 2010-02

Identificación y planificación de los proyectos de mejora de procesos

Medir es necesario pero no suficiente, a la larga, para estimular a las personas a que realicen
cambios.
El análisis de los defectos y de sus correspondientes valores dará una orientación acerca de
cuáles son los procesos que tienen mayores potenciales de mejora; una vez hemos detectado
donde están los potenciales de mejora hemos de poner en práctica los instrumentos y
capacidades para mejorar estos procesos
La mejora de los procesos, significa optimizar la efectividad y la eficiencia, mejorando
también los controles, reforzando los mecanismos internos para responder a las
contingencias y las demandas de nuevos y futuros clientes.

16
ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO
La Metodología de Procesos de Rummler-Brache ORGANIZACIÓN Y METODOS UNS 2010-02
La mejora de procesos es un reto para toda empresa de estructura tradicional y para sistemas
jerárquicos convencionales. Para mejorar los procesos:
Debemos de considerar:

1. - Análisis de los flujos de trabajo.

2. - Fijar objetivos de satisfacción del cliente, para conducir la ejecución de los procesos.
3. - Desarrollar las actividades de mejora entre los protagonistas del proceso.
4. - Responsabilidad e involucramiento de los actores del proceso.
La mejora de procesos significa que todos los integrantes de la organización deben
esforzarse en HACER LAS COSAS BIEN SIEMPRE.
Para conseguirlo, una empresa requiere responsables de los procesos, documentación,
requisitos definidos del proveedor, requisitos y necesidades de los clientes internos bien
17
ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO
La Metodología de Procesos de Rummler-Brache ORGANIZACIÓN Y METODOS UNS 2010-02
definidos, requisitos, expectativas y establecimiento del grado de satisfacción de los clientes
externos, indicadores, criterios de medición y herramientas de mejora estadística.

Para establecer una metodología clara para la comprensión de la secuencia de actividades o

pasos que debemos de aplicar para la Mejora Continua de los procesos, primero, el
responsable del área debe saber que mejorar.

Esta información se basa en el cumplimiento o incumplimiento de los objetivos locales de

la organización. Por lo, si quisiéramos establecer una secuencia de pasos para la Mejora,
estos serían:

1. - Definir el problema o la desviación detectada sobre los indicadores y objetivos.

2. - Establecer los mecanismos de medición más adecuados de acuerdo a la naturaleza del
problema.
18
ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO
La Metodología de Procesos de Rummler-Brache ORGANIZACIÓN Y METODOS UNS 2010-02
3.- Identificar las causas que originan el problema, determinando cual es la más relevante,
estableciendo posibles soluciones y tomar la opción más adecuada, por medio del Análisis
de los datos obtenidos.
4. - Establecer los planes de acción, e implementar la mejora.
5. - Controlar la mejora del proceso, efectuando los ajustes necesarios, por medio de un
monitoreo constante.

19
ING. YIM ISAIAS APESTEGUI FLORENTINO