ADMINISTRACION DE CUENTAS POR PAGAR

Las cuentas por pagar son la fuente principal de financiamiento a corto plazo sin garantia para las
empresas de negocios. Se derivan de transacciones en las que se adquiere mercancia, pero no se
firma ningun documento formal que muestre la responsabilidad del comprador con el vendedor. De
hecho, el comprador acuerda pagar al proveedor el monto requerido segun las condiciones de
credito establecidas normalmente en la factura del proveedor.

Cuentas por pagar es un instrumento práctico para labores constantes, es un manejo sencillo que
le brinda mayor productividad a su empresa por la confiabilidad de su información, reducción de
errores y un auxiliar infalible además de oportuno en la realización de pagos o control de saldos de
sus proveedores por conceptos de compra u otros diversos.

Posee además todas las actividades para cubrir sus expectativas en la planeación, realización y
control de pagos. Además sus efectivos reportes le garantizan pleno conocimiento de sus
movimientos bancarios.
En Cuentas por pagar puede realizar los movimientos a proveedores, programar los pagos, imprimir
sus cheques, consultar pagos, efectuar movimientos a sus chequeras, así como auxiliarlo en su
conciliación bancaria, entre otras actividades.

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ADMINISTRACION DE CUENTAS POR

PAGAR

Administración de cuentas por pagar

Cuentas por pagar es un instrumento práctico para labores constantes, es un manejo

sencillo que le brinda mayor productividad a su empresa por la confiabilidad de su
información, reducción de errores y un auxiliar infalible además de oportuno en la
realización de pagos o control de saldos de sus proveedores por conceptos de
compra u otros diversos.

Posee además todas las actividades para cubrir sus expectativas en la planeación,
realización y control de pagos. Además sus efectivos reportes le garantizan pleno
conocimiento de sus movimientos bancarios.
En Cuentas por pagar puede realizar los movimientos a proveedores, programar los
pagos, imprimir sus cheques, consultar pagos, efectuar movimientos a sus chequeras,
así como auxiliarlo en su conciliación bancaria, entre otras actividades.

Cuentas por pagar lleva a cabo sofisticados procesos y reportes diversos que le
facilita el análisis de proveedores y sus pagos, como son los siguientes:

• Control de saldos en pesos y dólares por proveedor

• Estados de cuenta

• Reporte de vencimientos

• Control de saldos de proveedores

• Catálogos de bancos y chequeras

• Anticipos o pagos efectuados

• General de cuentas por pagar

• Diario de bancos

• Conciliación bancaria

Cuentas por pagar le ofrece además dispositivos de seguridad de entrada, por módulo
y usuario para que tenga la absoluta confianza y privacidad en la información de
pagos, así como del manejo del sistema.

4.6.1 Condiciones de crédito

Las condiciones de crédito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero se

debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en ocasiones
podrían resultar nocivos para la empresa.

Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crédito de la empresa puede

tener efectos en su rentabilidad total. Los factores positivos y negativos relacionados
con tales cambios y los procedimientos cuantitativos para evaluarlos se presentan a
continuación.

Descuentos por pronto pago

Cuando una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago pueden
esperarse cambios y efectos en las utilidades, esto porque el volumen de ventas debe
aumentar, ya que si una empresa está dispuesta a pagar al día el precio por unidad
disminuye. Si la demanda es elástica, las ventas deben aumentar como resultado de
la disminución de este precio.

También el periodo de cobro promedio debe disminuir, reduciendo así el costo del
manejo de cuentas por cobrar. La disminución en cobranza proviene del hecho de que
algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago ahora lo hagan.

La estimación de las cuentas incobrables debe disminuir, pues como en promedio los
clientes pagan más pronto, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala, este
argumento se basa en el hecho de que mientras más se demore un cliente en pagar,
es menos probable que lo haga. Mientras más tiempo transcurra, hay más
oportunidades de que un cliente se declare técnicamente insolvente o en bancarrota.

Tanto la disminución en el periodo promedio de cobro como la disminución en la

estimación de cuentas incobrables deben dar como resultado un aumento en las
utilidades. El aspecto negativo de un aumento de un descuento por pronto pago es
una disminución en el margen de utilidad por unidad ya que hay más clientes que
toman el descuento y pagan un precio menor. La disminución o eliminación de un
descuento por pronto pago tendría efectos contrarios. Los efectos cuantitativos de los
cambios en descuentos por pronto pago se pueden evaluar por un método por un
método similar al de la evaluación de cambios de las condiciones de crédito.

Periodo de descuento por pronto pago

El efecto neto de los cambios en el periodo de descuento por pronto pago es bastante
difícil de analizar debido a los problemas para determinar los resultados exactos de
los cambios en el periodo de descuento que son atribuibles a dos fuerzas que tienen
relación con el periodo promedio de cobro. Cuando se aumenta un periodo de
descuento por pronto pago hay un efecto positivo sobre las utilidades porque muchos
clientes que en el pasado no tomaron el descuento por pronto pago ahora lo hacen,
reduciendo así el periodo medio de cobros.

Sin embargo hay también un efecto negativo sobre las utilidades cuando se aumenta
el periodo del descuento porque muchos de los clientes que ya estaban tomando el
descuento por pronto pago pueden aún tomarlo y pagar más tarde, retardando el
periodo medio de cobros. El efecto neto de estas dos fuerzas en el periodo medio de
cobros es difícil de cuantificar.

4.6.2 Periodos de crédito

Los cambios en el periodo de crédito también afectan la rentabilidad de la empresa.

Pueden esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el periodo de crédito
como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto el periodo de cobros
como la estimación de cuentas incobrables también aumenten, así el efecto neto en
las utilidades puede ser negativo.

El periodo que se concede para liquidar el importe de los bienes o servicios vendidos
o prestados a crédito.

Crédito: entrega de un valor actual bajo la promesa de una confianza de recuperar

este valor a futuro con un interés adicional. El valor actual pueden ser bienes
materiales, dinero o servicios.

Las tasas de interés suelen ser fijas, pero los pagos mensuales son flexibles, mientras
canceles el mínimo requerido por el contrato, que generalmente corresponde a la
porción de intereses.

En la actualidad el crédito es de importancia vital para la economía de los países y de

todas las empresas, ya que su utilización, además produce, entre otros beneficios, los
siguientes:

Aumento de los volúmenes de venta.

Incremento de la producción de bienes y servicios, y, como consecuencia, una
disminución de los costos unitarios.

Elevación del consumo, al permitir que determinados sectores socioeconómicos

adquieran bienes y servicios que no estarían a su alcance si tuvieran que pagarlos de
contado

Creación de más fuentes de trabajo, mediante nuevas empresas y ampliación de las

ya existentes.

Los gerentes de mercadotecnia deben ponderar cuidadosamente la importancia del

crédito con relación a las necesidades del mercado meta. Por ejemplo, el objeto del
crédito que se otorga a los compradores intermediarios puede ser totalmente distinto
al que se concede a los consumidores finales.

El periodo de crédito neto se refiere al tiempo al que se ha extendido el crédito. Al

establecer el periodo de crédito neto el objeto, es hacer que el tiempo iguale, en lo
posible, al tiempo que necesita el comprador para obtener un ingreso de la venta del
producto aludido.

Las ventas de crédito a plazos se usan normalmente para bienes de consumo

duradero o de un costo relativamente alto como autos, muebles y artículos para el
hogar. Por lo regular estos bienes tienen también un valor de reposición,
generalmente se requiere un pago inicial, el consumidor promete realizar pagos
mensuales durante un periodo determinado.

El crédito en efectivo al consumidor difiere en que el consumidor obtiene fondos en

vez de mercancías a cambio de una promesa de pago. Las fuentes principales de
crédito en efectivo al consumidor son las compañías de financiamiento personal, los
bancos y las uniones de crédito.

Las mensualidades no son fijas; Así, si un mes no estás en capacidad de pagar el

monto máximo, puedes sólo cancelar los intereses acumulados y agregar más capital
el próximo mes.
Tu límite está determinado por el monto máximo del crédito, no por limitación de
tiempo. No estás obligado a cancelar el crédito en un período determinado por
anticipación, como un año o X número de meses.

Las líneas de crédito también pueden estar avaladas por la equidad o capital pagado
en tu auto, en un bote o algún bien sustancialmente valioso.

Las líneas de crédito también pueden estar avaladas por instrumentos de inversión
como cuentas de ahorro, CD, cuentas de seguro-ahorro (whole life insurance), o
activos de fácil liquidación.

4.6.3 Descuento por pronto pago

El descuento es una disminución que se hace a una cantidad por pagarse antes de su
vencimiento, es decir el pago anticipado de un valor que se vence en el futuro, el
descuento varía atendiendo a las características del contrato.

Descuentos por pronto pago Cuando una empresa establece o aumenta un descuento
por pronto pago pueden esperarse cambios y efectos en las utilidades, esto porque el
volumen de ventas debe aumentar, ya que si una empresa está dispuesta a pagar al
día el precio por unidad disminuye.

Si la demanda es elástica, las ventas deben

aumentar como resultado de la disminución de
este precio. También el periodo de cobro
promedio debe disminuir, reduciendo así el costo
del manejo de cuentas por cobrar. La disminución
en cobranza proviene del hecho de que algunos
clientes que antes no tomaban los descuentos por
pago ahora lo hagan.

La estimación de las cuentas incobrables debe disminuir, pues como en promedio los
clientes pagan más pronto, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala, este
argumento se basa en el hecho de que mientras más se demore un cliente en pagar,
es menos probable que lo haga.
Mientras más tiempo transcurra, hay más oportunidades de que un cliente se declare
técnicamente insolvente o en bancarrota.

Tanto la disminución en el periodo promedio de cobro como la disminución en la

estimación de cuentas incobrables debe dar como resultado un aumento en las
utilidades.

El aspecto negativo de un aumento de un descuento por pronto pago es una

disminución en el margen de utilidad por unidad ya que hay más clientes que toman el
descuento y pagan un precio menor.

La disminución o eliminación de un descuento por pronto pago tendría efectos

contrarios.

Los efectos cuantitativos de los cambios en descuentos por pronto pago se pueden
evaluar por un método por un método similar al de la evaluación de cambios de las
condiciones de crédito.

Periodo de descuento por pronto pago El efecto neto de los cambios en el periodo de
descuento por pronto pago es bastante difícil de analizar debido a los problemas para
determinar los resultados exactos de los cambios en el periodo de descuento que son
atribuibles a dos fuerzas que tienen relación con el periodo promedio de cobro.

Cuando se aumenta un periodo de descuento por pronto pago hay un efecto positivo
sobre las utilidades porque muchos clientes que en el pasado no tomaron el
descuento por pronto pago ahora lo hacen, reduciendo así el periodo medio de
cobros.

Si en el momento de otorgar un crédito el cliente decide pagar su cuenta en un

periodo menor al estipulado, este accedería a un descuento.

Sin embargo hay también un efecto negativo sobre las utilidades cuando se aumenta
el periodo del descuento por que muchos de los clientes que ya estaban tomando el
descuento por pronto pago pueden aún tomarlo y pagar más tarde, retardando el
periodo medio de cobros.
El efecto neto de estas dos fuerzas en el periodo medio de cobros es difícil de
cuantificar.

Periodo de crédito Los cambios en el periodo de crédito también afectan la

rentabilidad de la empresa.

Pueden esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el periodo de crédito

como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto el periodo de cobros
como la estimación de cuentas incobrables también aumenten, así el efecto neto en
las utilidades puede ser negativo.