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Protocolo de participación de
la Misión Suiza en Bolivia en
eventos públicos promovidos
por proyectos directos, por
mandato y en invitaciones de
contrapartes
Las acciones y visibilidad de la Cooperación Suiza en Bolivia y sus proyectos
en eventos públicos deben tomar en cuenta el contexto, la sensibilidad del
tema, el objetivo y las contrapartes.

Si después de hacer este análisis se considera adecuado realizar el evento

con participación de la representación suiza corresponde el siguiente
procedimiento que toma en cuenta tres momentos importantes:

1. Antes del evento

2. El día del evento
3. Después del evento

Los detalles en cada momento se brindan a continuación.

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 1. Antes del evento
Si está considerada la participación de representantes nacionales públicos de
Bolivia (Presidente, Vicepresidente, Ministros, Viceministros, Gobernadores
o Alcaldes de ciudades capitales y El Alto) es imprescindible garantizar
también la presencia de la Misión Suiza a través de su Embajador/a. Por esta
razón e independientemente de la confirmación de las autoridades, se debe
informar y garantizar un espacio en la agenda del/la representante suizo/a;
mucho más si se pretende que el/la Embajador/a sea el/la anfitrión/a del
evento.

Para concretar la asistencia del/la Embajador/a de Suiza es muy importante

garantizar la representación gubernamental de alto nivel; si no fuera el
caso e independientemente del momento del evento (puede ser una par de
horas antes) se debe comunicar el hecho para que, si corresponde, el/la
Embajador/a delegue su asistencia a la Jefatura de Cooperación o a puestos
jerárquicos dentro de la Embajada Integrada.

Si se trata de un evento de alcance nacional como por ejemplo un

lanzamiento de productos de sistematización, memorias, videos, un
congreso internacional o una inauguración, la presencia del/a Embajador/a
de Suiza en Bolivia puede darle realce al evento y visibilidad a Suiza, sobre
todo en massmedia.

El protocolo a seguir es el siguiente:

1. Comunicar al Oficial Nacional de Programa con copia a el/la Responsable

de Comunicación de la Embajada, con el mayor tiempo de anticipación
posible, la fecha y hora del evento para reservar el tiempo en agendas.

2. Si se trata de una presentación de productos, antes de asegurar la

realización del evento, es imprescindible enviar a el/la Embajador/a
ejemplares terminados. Si son varios, este material debe venir
acompañado de un listado que contenga una brevísima descripción (1 a
2 líneas) de lo que contiene cada uno.

3. Enviar la invitación diseñada para la aprobación correspondiente,

el programa para definir discurso y otros detalles al Oficial Nacional
de Programa con copia a el/la Responsable de Comunicación de la
Embajada.

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 Si el/la representante suizo/a hará uso de la palabra, el Coordinador del
proyecto enviará una propuesta (a veces el Oficial Nacional de Programa)
sobre los temas importantes a tratar. Esta versión es trabajada tanto por el/la
representante que asumirá el discurso cuanto por el Área de Comunicación
de la Embajada hasta lograr una versión final. Para cumplir a cabalidad este
importante paso, los insumos deben llegar con al menos dos semanas de
anticipación.

En este momento de planificación también debe analizarse la

necesidad de contratar servicios especializados de comunicación para
una adecuada visibilidad suiza:
■ El objetivo es hacer visible una Suiza solidaria que contribuye a la
solución de problemas relevantes.
■ La mención correcta es Cooperación Suiza en Bolivia o Embajada
de Suiza en Bolivia, según corresponda. Evitar la palabra COSUDE.

Dependiendo del tamaño del evento o de los objetivos que se plantea

alcanzar en su difusión, es fuertemente recomendado incluir este ítem
en el presupuesto. Si el proyecto cuenta con un especialista en el tema es
probable que pueda asumir esta tarea.

Los servicios profesionales en comunicación deben garantizar un buen

desarrollo del evento tanto en los productos cuanto en la logística, que
deben cumplir estándares adecuados de calidad y oportunidad, así como
una buena cobertura de prensa (Plan de Medios) y redes sociales a través de
mensajes muy claros.

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 2. El día del evento
Recordar que para lograr una adecuada visibilidad de la Misión Suiza en
Bolivia, mínimamente se debe garantizar lo siguiente:

1. Banners en el salón (al menos uno en puerta y uno en testera). Estos

productos han sido provistos por la Embajada Integrada a sus proyectos
principales, si se necesitan más en calidad de préstamo se pueden
solicitar al Área de Comunicación.

2. Mención: Fuera de la visibilidad, se debe garantizar la mención del

proyecto y de la Cooperación Suiza en Bolivia en discursos, entrevistas y
otras instancias resultantes del evento. Es recomendable gestionar con
los responsables, tales como el maestro de ceremonias o las personas
que harán uso de la palabra, una correcta mención a la participación
suiza (Embajada de Suiza en Bolivia o Cooperación Suiza en Bolivia,
según corresponda, evitar COSUDE), así como la mención correcta de
nombres y cargos de los representantes suizos en el evento. Si se cuenta
con la presencia de el/la Embajador/a, la organización del protocolo debe
ser aún más minuciosa.

3. Nota de prensa: Si se ha considero adecuada la gestión de prensa, el

proyecto - con al menos dos semanas de anticipación - debe enviar a
la Embajada Integrada una propuesta de Nota de Prensa. Esta acción
oficializa el evento y garantiza alguna cobertura en massmedia. Es
recomendable tener copias impresas el día de evento para entregar a
periodistas. Se ha comprobado que esta es una buena práctica.

4. Atención a periodistas: Si es el caso, una vez concluido el evento

algunos periodistas abordan a los/as representantes suizos/as, estos
contactos deben contar con el apoyo de los responsables del evento y/o
los especialistas de comunicación presentes.

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 3. Después del evento
Una vez concluido el evento, a más tardar en los siguientes cinco días
hábiles, se debe enviar a la Embajada Integrada - vía mail - el Espejo de
Prensa (Clipping) correspondiente para alimentar los informes a la Central en
Suiza, la página web y las redes sociales.

Por la razón descrita sería ideal acompañar el breve informe con fotografías
(mínimo 300 dpi) y filmaciones cortas.

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