4.0 ASPECTOS ORGANIZATIVOS.

Una estructura organizativa muy vertical, con una larga cadena de mando y tramos
de control corto no favorece el trabajo en equipo, por el contrario las estructuras
horizontales facilitan mejor el trabajo en equipo.
La estructura organizacional influye en la cantidad de reglas, procedimientos,
trámites y otras limitaciones a que se ven enfrentados los trabajadores en el
desarrollo de su trabajo
Para organizaciones empresariales como instituciones de defensa de los intereses
de los empresarios, véase patronal.
La estructura organizativa del trabajo que tenga una empresa influye directamente
en la percepción que pueda tener un trabajador de sus condiciones laborales y en
su rendimiento profesional.
Existen cinco elementos que se consideran claves en la estructura organizativa de
una empresa:
- Burocracia.
- Especialización del trabajo.
- Departamentalización.
- Cadena de mando.
- Formalización.
La burocracia se caracteriza por ser una estructura organizativa fundamentada en
la estandarización donde se realizan operaciones altamente rutinarias logradas a
través de la especialización, reglas y reglamentos muy formalizados, donde las
tareas se agrupan en departamentos funcionales, división de responsabilidades,
autoridad entrelazada, tramos de control estrechos y toma de decisiones que sigue
la cadena de mando, especialización del trabajo, jerarquía y relaciones
impersonales. El término puede referirse a cualquier tipo de organización.
La departamentalización es la agrupación de actividades y personas en
departamentos que permite, al menos en teoría, las organizaciones crezcan en un
grado indeterminado. Algunos tipos de departamentalización son:
- Departamentalización de optimización
- Departamentalización por tiempo.
- Departamentalización por función empresarial o funcional.
- Departamentalización territorial o geográfica.
- Departamentalización por tipo de clientes.
- Departamentalización por procesos o equipos.
- Departamentalización por productos.
4.1 CONSTITUCIÓN DE UNA EMPRESA
Toda empresa, antes de dar comienzo a sus operaciones, deberá inscribir en
el Registro Mercantil su escritura pública de constitución; al igual que debe inscribir
cualquier escritura posterior que modifique esta primera.
La inscripción en el Registro Mercantil supone dar publicidad a la situación jurídica
mercantil a través de la cual la sociedad adquiere su personalidad jurídica
La inscripción se hace en el Registro correspondiente al lugar del domicilio social
(art. 17.1 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio), por el que se aprueba el
Reglamento del Registro Mercantil); y dicha inscripción se publica en el Boletín
Oficial del Registro Mercantil en el que deben constar además, los datos relativos a
la escritura de constitución.
En la hoja abierta a cada sociedad se deben inscribir obligatoriamente los términos
previstos al efecto en el artículo 94 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por
el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil.
Los requisitos formales y de publicidad se establecen en función del principio de
seguridad jurídica en el tráfico mercantil. Estos son, por la necesidad de que
terceros acreedores o clientes conozcan la capacidad y responsabilidad de la
empresa, el nombre y las facultades de sus administradores y todas las cuestiones
que afecten a la esfera de actuación externa de la sociedad.
Cuando falta el doble requisito de escritura pública e inscripción, o solamente este
último, la sociedad no llega a tener personalidad jurídica y se trataría de una
sociedad irregular, que, aunque es válida como contrato entre sus socios, no llega
a obtener la personalidad jurídica propia.
Por los actos y contratos celebrados en nombre de la sociedad antes de su
inscripción en el Registro Mercantil responden solidariamente quienes los celebran.
Constitución de una Empresa
Toda empresa, antes de dar comienzo a sus operaciones, deberá inscribir en
el Registro Mercantil su escritura pública de constitución; al igual que debe inscribir
cualquier escritura posterior que modifique esta primera.
La inscripción en el Registro Mercantil supone dar publicidad a la situación jurídica
mercantil a través de la cual la sociedad adquiere su personalidad jurídica
La inscripción se hace en el Registro correspondiente al lugar del domicilio social
(art. 17.1 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio), por el que se aprueba el
Reglamento del Registro Mercantil); y dicha inscripción se publica en el Boletín
Oficial del Registro Mercantil en el que deben constar además, los datos relativos a
la escritura de constitución.
En la hoja abierta a cada sociedad se deben inscribir obligatoriamente los términos
previstos al efecto en el artículo 94 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por
el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil.
Los requisitos formales y de publicidad se establecen en función del principio de
seguridad jurídica en el tráfico mercantil. Estos son, por la necesidad de que
terceros acreedores o clientes conozcan la capacidad y responsabilidad de la
empresa, el nombre y las facultades de sus administradores y todas las cuestiones
que afecten a la esfera de actuación externa de la sociedad.
Cuando falta el doble requisito de escritura pública e inscripción, o solamente este
último, la sociedad no llega a tener personalidad jurídica y se trataría de una
sociedad irregular, que, aunque es válida como contrato entre sus socios, no llega
a obtener la personalidad jurídica propia.
Por los actos y contratos celebrados en nombre de la sociedad antes de su
inscripción en el Registro Mercantil responden solidariamente quienes los celebran.

4.2 TIPOS DE ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL.

El sistema de organización de la empresa se puede clasificar en función de una
serie de elementos, como son la condición jurídica, el tamaño, actividad económica,
origen del capital o sector de la economía, entre otros. Las clases de organización
empresarial suponen el eje de la actividad económica de la mayor parte de las
entidades. Es uno de los factores por los cuales la actividad humana se sostiene,
ya que la compañía consigue satisfacer las necesidades de los individuos. Ninguna
empresa se estructura por sí misma, ya que exige la participación de distintos
actores para poder ser gestionada. Esta gestión aclara el tipo de organización que
se está formando y las características más.
Según la forma jurídica
Encontramos diferentes modelos de empresas según la forma jurídica que se elija:
- Comanditarias: se tratan de las entidades empresariales que disponen de
dos clases distintas de socios. Unos participan en la gestión del negocio y
cuentan con responsabilidad completa, mientras que los otros no tienen
presencia en la gestión y su responsabilidad depende del capital que aporten.
- Cooperativa: consisten en organizaciones de empresas que no cuentan con
fines lucrativos y que pretenden obtener el bienestar de sus miembros.
- Sociedad colectiva: es una clase de organización que pertenece a más de un
individuo. Los socios de esta empresa tienen que responder de manera
ilimitada con su patrimonio.
 - Sociedad anónima: la responsabilidad se limita al patrimonio proporcionado.
Los dueños de la empresa son aquellos que adquirieron los títulos o acciones
de la compañía.
- Sociedad de responsabilidad limitada: este modelo de empresa tiene lugar
cuando los socios se hacen responsables de responder solo con el capital
aportado y no con el patrimonio personal.
Según el tamaño
En referencia al tamaño de la organización podemos encontrar:
- Microempresa: compañía que dispone de menos de 10 trabajadores. La
facturación suele ser reducida y dispone de un escaso desarrollo tecnológico.
- Pequeña empresa: el número de trabajadores de estas compañías oscila
entre los 11 y los 49.
- Mediana empresa: este tipo de entidades disponen de un mínimo de 50
trabajadores y un máximo de 250.
- Gran empresa: dan empleo a más de 250 personas. Disponen de
instalaciones propias y con ventas elevadas.
- Sector de la economía
Podemos diferenciar varios grupos dependiendo del sector en el que nos
encontremos:
- Sector primario: estas compañías se dedican sobre todo a la extracción de
materias primas. Emplean herramientas y sistemas técnicos más bien
básicos.
- Sector secundario: se dedican principalmente a la transformación de las
materias primas obtenidas por las compañías del sector primario.
- Sector terciario: además de las tareas físicas, también se ocupan a la
ejecución de actividades intelectuales y al desarrollo tecnológico. También
conocido como sector servicios.
En función del origen del capital:

-En relación con la procedencia del capital que permite las actividades varias
clases de organizaciones:

-Públicas: estas clases de organización empresarial dependen sobre todo del

capital del Estado y de las instituciones públicas para poder subsistir.
- Privadas: el capital que recibe procede de individuos o entidades
particulares, sin que haya presencia de ayudas de los órganos públicos.
 - Mixtas: dependen tanto de las aportaciones del estado como de entidades
particulares.
Según la interacción de los miembros
Si atendemos al modo en que interacción las organizaciones podemos encontrar
dos tipos de organización:
- Formal: se tratan de organizaciones empresariales muy bien estructuradas,
en donde la forma de interactuar los individuos está regulada de manera
legítima. Cuenta con unos departamentos, roles y estructura jerárquica muy
bien definida. Se trata de un modelo de organización estática y de carácter
conservador, en donde los participantes aceptan el funcionamiento de
acuerdo con una serie de normas existentes.
- Informal: la dinámica en este tipo de negocios resulta más flexible. Las
relaciones interpersonales y los comportamientos entre las personas resultan
más abiertas. Se encuentran en constante proceso de evolución. Sus
componentes suelen ser jóvenes creativos cuya actitud se regula en función
de unos acuerdos generales.
4.3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el

quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.

En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las

acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones
generales de la empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento
adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden
lógico y en un
tiempo definido. ,.
Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un
conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo
dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.

Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la
determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológicos
y financieros, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un
eficiente y
eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.
· Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:

a. Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.

b. Auxilian en la inducción al puesto.
c. Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
d. Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.
e. Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.
f. Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen
para el desarrollo de las actividades de rutina.
g. Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo
eficiente de la información.
h. Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.
i. Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.
j. Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones
y desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.
k. Son guías del trabajo a ejecutar.

Un sistema está basado en varios procedimientos interdependientes.

Elaboración:

Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:

Definir el contenido:
· Introducción.
· Objetivos.
· Áreas de aplicación.
· Responsables.
· Políticas.
· Descripción de las operaciones.
· Formatos.
· Diagramas de flujo.
· Terminología.

Recopilación de información.
Estudio preliminar de las áreas.
Elaboración de inventario de procedimientos.
Integración de la información.
Análisis de la información.
Graficar los procedimientos.
Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables.
Implantación y recomendaciones para la simplificación de los procedimientos.

Las fuentes de información más comunes son:

Archivos de la empresa:
Directivos, ejecutivos asesores y empleados.

Los métodos para compilar la información son:

Encuestas.
Investigación documental.
Observación directa.
Recomendaciones generales de presentación:

La presentación es muy importante, para lo cual hay que considerar:

a. Logotipo.
b. Nombre de la empresa.
c. Lugar y fecha de elaboración.
d. Responsables de la revisión y autorización.
e. Índice con la relación de capítulos que forman el manual.
f. Carátula, portada, índice general, introducción, parte sustancial del manual,
diagramas y anexos.
g. Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisión y actualización
en tamaño carta u oficio.
h. Utilizar el método de reproducción en una sola cara de las hojas.
i. Utilizar separadores de divisiones para los capítulos y secciones del manual.

Revisión, aprobación, distribución e implantación:

Una vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que la
información esté completa, que sea veraz y no tenga contradicciones.

El responsable de cada área de la empresa debe aprobar el contenido para su

impresión, difusión y distribución con los ejecutivos y empleados que deben tenerlo.
Para implantar el manual se requiere capacitar al personal encargado de realizar
las actividades.

Actualización:
Es necesario mantener los manuales permanentemente actualizados. mediante
revisiones periódicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de la operación.