Drogas Bioangel

Presentado por:
Dayana Díaz Hernández
Juleidy Durango Tabares

Docente:
Eduardo Aguilar Henao

Curso:
Auditoría financiera

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Apartadó – Antioquía
2018
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Drogas Bioangel

Representante legal:
Gabriel Ángel Cardona Álvarez

Dirección:
Cr 104 103A – 08
Barrio Vélez

Teléfono:
8282539

E-mail comercial:
Marisepulveda76@hotmail.com

Actividad principal

Es una microempresa privada, prestadora de servicios, se encuentra en el sector terciario. Se

dedica al comercio al por menor de productos farmacéuticos y medicinales, cosméticos y
artículos de tocador en establecimientos especializados.

Riesgos inherentes a la auditoria:

 No obtener información correcta o veraz
 Información insuficiente
 No poder interpretar la información obtenida
 Perder la información obtenida

Riesgos laborales:
Estos dan posibilidad a que un trabajador sufra un determinado daño derivado del trabajo. En
esta farmacia encontramos unos posibles:
 Riesgo ergonómico relacionado con la postura del trabajo.
 Riesgos de caída en el mismo plano.
 Riesgos de caída en altura.
 Riesgo de contacto eléctrico.
 Riesgos de cortes y pinchazo
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Organigrama
Drogas Bioangel

ADMINISTRADOR

REGENTE AUXILIAR DE
FARMACEUTA FARMACIA
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Funciones y responsabilidades:

Administrador:
 Caja.
 Pedidos.

Regente farmaceuta
 Servicio al cliente.
 Inventarios.
 Recepción y despacho de mercancías.
 Informes.

Auxiliar de farmacia:
 Servicio al cliente.
 Recepción y despacho de mercancías.
 Exhibición de productos.
 Aseo y limpieza.
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Procedimientos para cada área de la auditoria:

Realizaremos la auditoria en los procesos de: Áreas de tesorería y contables; siguiendo los
procedimientos de manejo de caja general e inventarios.

Caja general:
 Apertura de caja.
 Registrar los movimientos de entrada y salida de dinero.
 Realizar arqueos de caja.
 Suministrar a su superior los movimientos diarios de caja.
 Cierre de caja.

Inventarios:
 Control de existencias.
 Inventario físico.
 Inventario sistematizado.
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Manual de funciones para caja general

Este manual se hace con el fin de afianzar los conocimientos básicos del puesto de caja. La
cajera lo puede tener como guía para realizar sus funciones y también para verificar si lo que
se hizo está bien o mal.

Objetivo general
Controlar el cumplimiento de todos los procesos y funciones de la caja, para simplificar la
responsabilidad por fallas o errores que se pueden cometer dentro de las actividades que se
realizan y así facilitar las labores de la auditoria.

Descripción del puesto de caja

Garantizar las operaciones de una unidad de caja, entrega y custodia de dinero en efectivo,
cheques o demás documentos de valor, a fin de lograr la recaudación de ingresos a la empresa
y la cancelación de pagos que correspondan a través de la caja.

Responsabilidades
 Materiales:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso y medianamente
complejos, siendo su responsabilidad directa.

 Dinero:
Es responsable directo de dinero en efectivo, cheques y otros documentos de valor.

 Relaciones externas:
El cargo mantiene relaciones continuas con público en general, a fin de ejecutar la
habilidad para socializar con personas externas al área de trabajo
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Perfil del cargo

─ Educación:
 Bachiller con técnica terminada o con curso de contabilidad general de por lo
menos seis meses de duración.

─ Experiencia:
 De uno a dos años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área
de caja.

─ Conocimientos:
 Contabilidad general.
 Técnicas para el manejo de máquina registradora, sumadora y calculadora.
 Procedimientos de caja.
 Programas de computación aplicables en caja

─ Habilidades:
 Tratar en forma cortés y efectiva al público en general.
 Realizar cálculos aritméticos.

─ Destrezas:
 Conteo y cambio de dinero con exactitud y rapidez

(SlideShare, 2016)
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Descripción de procedimientos en el área de caja general:

─ Apertura de caja:

1. Debe revisar base.

.
2. Deberá revisar que cuente con los implementos necesarios para realizar su trabajo
de manera eficiente, entre algunos de estos elementos se encuentran:
 Papel, tinta y repuestos adicionales de impresora.
 Lapicero
 Bolsas de papel y plástico para despacho.

─ Registro de entrada y salida de dinero:

Sobre ingresos:
 Se registran en el software los productos vendidos en el día.
 En cada venta se ingresa el dinero en efectivo a la caja general.

Sobre egresos:
 Se paga a los proveedores o las deudas con dinero en efectivo que se encuentra
aparte de la caja general.

─ Arqueos de caja:

El arqueo es para efectuar un recuento de los valores existentes en caja y debe ser
realizado por el propio Cajero. El objetivo de este arqueo es:
 Controlar el movimiento diario de caja.
 Terminar la labor diaria con la seguridad que los valores en caja correspondan
a la realidad.
 Tener conocimiento de la disponibilidad de caja.
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Labor a realizar:

1. El cajero deberá elaborar el acta de toma de arqueo en presencia de su jefe.

2. Se solicitará el pago de facturas o documentos soporte por el cual hubo salidas de
dinero.
3. El jefe procederá en presencia del cajero a verificar la información dada
anteriormente y a la consulta de los últimos movimientos realizados.
4. El cajero procederá al conteo y confirmación del saldo total en efectivo.
5. El cajero efectuará el cierre de acta de arqueo realizado, debiendo anotar cualquier
diferencia detectada, así como cualquier observación relacionada al
incumplimiento de las normativas de la empresa.

─ Registro de movimientos diarios de caja:

 En el software se registran las ventas diarias (el producto y el valor).

 En una plantilla de Excel se anotan todas las salidas de dinero del mismo día. Al
final de la jornada el jefe realiza la verificación de estos.

─ Cierre de caja:

 Se clasifica el dinero y las monedas contadas de caja.

 Totaliza la suma de dinero en efectivo de la caja general.
 Al totalizar las ventas se le resta la base para saber cuál fue el monto de ingreso
del día.
 Totaliza las facturas generadas durante el turno (pago a proveedores)
 El dinero dejado por fuera de caja para pagar facturas, se recuenta y se deja
evidencia de salidas de dinero.
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Manual de procedimientos para inventarios

Objetivo general
El objetivo principal del control de inventarios es precisar con cuanta mercadería se dispone
en bodega para la venta, a su vez se podrá realizar pedidos a tiempo, contar con la cantidad
y características de los productos requeridos por los clientes, anticipar si la empresa cuenta
con espacio para cierta cantidad de productos.

Perfil profesional
El tecnólogo en regencia de farmacia, es una persona autónoma, ética, comprometida con el
desarrollo de su comunidad, con espíritu empresarial y competente para analizar, organizar
planear, ejecutar, controlar y evaluar los procesos administrativos de establecimientos y
servicios farmacéuticos, sintéticos o naturales, del primer nivel de atención o baja
complejidad, ambulatorios u hospitalarios.

Responsabilidades y habilidades:

 Conocimiento científicos profundos.

 Habilidades de comunicación para explicarse con claridad. Debe dar consejos sobre
uso de medicamentos, sobre temas de salud en general; tales como alimentación
saludable, higiene bucal, planificación familiar, entre otros.
 La capacidad de tranquilizar a los clientes, ya que algunos pueden estar inquietos o
confundidos.
 Mantenerse al día sobre los nuevos avances en medicamentos, y las cuestiones
jurídicas respecto al abuso o mal uso de algunos productos farmacéuticos.
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Descripción de procedimientos en el área de inventarios

(Físico y sistematizado):

Los inventarios en esta empresa se realizan de forma trimestral para ello se realiza lo
siguiente:

1. todos los medicamentos deben estar debidamente puestos ordenadamente y con su

codificación en el lugar correspondiente.
2. se hará la comparación entre el inventario (físico real) y la cantidad de existencia
calculada en la plantilla de Excel.
3. en el momento de realizar el inventario se observa:
 pedidos realizados.
 ventas.
 productos vencidos y las devoluciones.
 se realiza una clasificación de productos físicos y conteo de los mismos.
4. se realiza en Excel el conteo de los productos registrados.
5. se cuenta finalmente los productos sistematizados y las existencias físicas.
6. las diferencias deben ser justificadas por escrito.
7. finalmente no debe haber mayor margen de error en este proceso.
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Tabla 1
Tabla de cronograma

DROGAS BIOANGEL - CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

20 AL 24 DE 27 AL 31 DE 03 AL 07 DE 10 AL 14 DE
ACTIVIDADES
AGOSTO AGOSTO SEPTIEMBRE SEPTIEMBRE

BUSQUEDA, ELECCIÒN Y
X
CONTEXTUALIZACIÒN DE LA EMPRESA

OBSERVACIÒN Y DEFINICIÒN DE LAS

X
ÀREAS FINANCIERAS A AUDITAR

DEFINICIÒN DE LOS PROCESOS A

X
AUDITAR EN CADA ÀREA

PLANEACIÒN: ELABORACIÒN DEL

X
PROGRAMA DE AUDITORIA

EJECUCIÒN DE AUDITORIA, SEGÙN

X
CRONOGRAMA

ELABORACIÒN Y ENTREGA DE
X
INFORME

Descripción de actividad realizada (Elaboración propia)

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Programa de auditoria

Objetivo
Emitir un diagnóstico sobre las áreas de caja e inventarios de la empresa drogas Bioangel,
con el propósito de determinar la forma en que se realizan los diferentes procedimientos,
permitiendo establecer recomendaciones independientes que permitan la mejora en la gestión
de las diferentes operaciones.

Alcance
El presente informe corresponde al lapso de tiempo comprendido entre los días 20 de agosto
al 14 de septiembre de 2018. Analiza el sistema de control interno en las áreas financieras de
la empresa drogas Bioangel.

Técnicas y procedimientos

Las técnicas utilizadas para esta auditoria serán de verificación ocular y documental:
Inicialmente indagaremos acerca de lo que es la empresa, sus características y áreas
principales, con el fin de contextualizar la empresa en general.

Posteriormente, realizaremos una observación en las áreas de caja e inventarios. Además,

observaremos los documentos o soportes legales y financieros que nos puedan ofrecer.

Continuamente, recolectaremos información mediante un cuestionario en el que se

preguntará por la ejecución de los diferentes procedimientos que contienen las áreas
mencionadas.

Finalmente, se determinará que procedimientos están siendo bien ejecutados y cuales

requieren cambios.
 xiv

Tabla 2
Tabla de cuestionario general
Cuestionario de evaluación del control Interno
Fecha: 06/Septiembre/2018
Empresa Entrevistado: Marinela Sepúlveda Álvarez Revisó: Juleidy Durango Tabares
Drogas Bioangel Cargo: Administrador Confeccionó: Dayana Díaz Hernández

Área: Tesorería

GENERALIDADES SI NO N/A OBSERBACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

¿Tiene la empresa un organigrama o esquema de organización?
¿Tiene la empresa un manual de procedimientos para las
diferentes áreas?
¿Están bajo la vigilancia y supervisión de los jefes de
contabilidad los empleados y los libros y registros contables
de la empresa?
Es importante realizar la estructura jerárquica de
X la empresa.
Para mejorar la eficiencia y gestión de las
X diferentes áreas se necesita un manual de
funciones y procedimientos.
X

¿Todos los comprobantes, informes y estados financieros son

Realizado por contador independiente en forma
revisados y aprobados por departamentos e individuos X periódica y según reportes obligatorios.
distintos de aquellos que han intervenido en su preparación?

¿Están debidamente aprobados los asientos diarios por un

X
funcionario o empleado responsable?
¿Tiene la empresa un departamento de auditoría interna que
X
opere en forma autónoma?
Preguntas generales (Elaboración propia)
 xv

Tabla 3
Tabla de preguntas para caja
CAJA GENERAL SI NO N/A OBSERBACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

¿El efectivo en caja se maneja sobre la base de fondo fijo con El administrador se encarga de la caja general y en
un individuo responsable del mismo y está separado de otros X ella solo se encuentra la base y los ingresos diarios
fondos? (ventas)

¿Existen límites para los desembolsos tales como; anticipo de

X
sueldos y salarios, gastos de viaje, etc.?

¿La responsabilidad de los fondos fijos de caja, está separada de El dinero efectuado para egresos se encuentra en un
X
las funciones de egresos y de las cuentas por cobrar? lugar diferente a la caja.

¿La auditoría interna u otra persona independiente, practica

X
arqueos sorpresivos y frecuentes a los fondos de caja?
¿Suministra a su superior los movimientos diarios de caja? X
En una plantilla de Excel se registran los egresos de
¿Existen reportes de registros y control de ingresos /egresos? X dinero.
¿Existe autorización previa de las salidas de dinero? X
Descripción de preguntas para caja (Elaboración propia)
 xvi

Tabla 4
Tabla de preguntas para inventario

Cuestionario de evaluación del control Interno

Fecha: 07/Septiembre/2018
Empresa: Entrevistado: Blanca Cecilia Tabares Revisó: Dayana Díaz Hernández
Drogas Bioangel Cargo: Regente farmaceuta Confeccionó: Juleidy Durango Tabares

Área: Contabilidad

INVENTARIOS SI NO N/A OBSERBACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

REGISTROS:
¿Se realizan registros de inventarios permanentes? Adicionalmente, se realiza conteo físico del
X inventario de forma trimestral.
¿Los registros permanentes son ajustados según los
resultados de conteo físico al menos una vez al año? X
Muestran los registros de inventarios: ¿Cantidades,
localización de las existencias, mínimo, máximo, costo X
unitario y valor total en pesos?

¿Se deja constancia de los conteos físicos llevados a cabo? X

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ORDENES DE ENTREGA:
¿Las entregas se hacen únicamente con base en órdenes
X
debidamente autorizadas?
¿Asegura el sistema, bien sea por medio de pre numeración o
X
de otro modo, que todas las compras sean registradas?

CONTROL DE EXISTENCIAS

¿El almacenista es responsable de todas las existencias? X

¿El inventario físico es supervisado por personas

La administradora supervisa la ejecución de la
independientes del almacenista responsable de llevar los X
almacenista.
registros de inventarios?

¿Se lleva a cabo un inventario sistematizado? X

¿Las planillas del inventario físico son revisadas y controladas

en forma tal que no se omitan o altere ninguna en las X
planillas finales del inventario?
Descripción de preguntas para inventario (Elaboración propia)
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J&D AUDITORES
Contadores públicos certificados
Cll 101 N° 22-33
Barrio Vélez
8285378

Informe de auditor independiente

Al representante legal de
Drogas Bioangel

Hemos auditado los procesos de tesorería y contabilidad de la empresa: Drogas Bioangel, en las
áreas de caja general e inventarios, durante el periodo comprendido entre el 20 de agosto y el 14
de septiembre de 2018. Estos procesos son responsabilidad de la entidad; por lo tanto nuestro
compromiso es expresar una opinión correspondiente sobre el cumplimiento y realización de los
procedimientos realizados.

Las auditorias se llevaron a cabo de acuerdo con las normas generalmente aceptadas en Colombia
respecto a los procesos de tesorería y contabilidad. De acuerdo a la información recibida y a la
observación general en la empresa, encontramos:
o Falta de organización.
o Falta de asignación de responsabilidades.
o Ausencia de capacitación.
o Insuficiencia de personal.
o Escases de vigilancia y control.
En el área de caja general se presenta incumplimiento en el procedimiento de arqueo sorpresivo.
En el área de inventarios hay ausencia de enumeración en las facturas de compras.
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Recomendamos:
Incorporar a la empresa una asistente administrativa que apoye la labor de gerencia y permita una
mejor organización, control y vigilancia de todos los procedimientos por mejorar, mencionados
anteriormente.
Además, realizar:
o Manual de funciones y procedimientos.
o Estructura organizacional.
o Misión.
o Visión.
o Objetivos de la empresa.
o Plan de capacitación (según las necesidades del personal).

Atentamente,

J&D AUDITORES

15 de septiembre de 2018

(Arens, Alvin A, Randal J, Elder, Mark S, Beasley, 2007)

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Documentación legal de drogas Bioangel

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Bibliografía

Arens, Alvin A, Randal J, Elder, Mark S, Beasley. (2007). Auditoría. Un enfoque integral. Mexico: Pearson.

SlideShare. (2016). Obtenido de https://es.slideshare.net/seba1291/manual-de-funciones-y-proce-para-

caja-1