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1.

MICROSOFT EXCEL
INTRODUCCION.

Excel es una hoja de cálculo con la que se puede almacenar, calcular,


representar y organizar la información y presentarla en forma gráfica.
Un programa de hoja de cálculo funciona como una tabla donde se
pueden escribir fórmulas y números para hacer cálculos y gráficos.

Las hojas de cálculo brindan la facilidad de realizar análisis de grandes


volúmenes de datos introducidos, resolviendo las fórmulas y
ofreciendo los correspondientes resultados. Del mismo modo las hojas
de cálculo permiten realizar cálculos con muchos números a la vez,
varias referencias sean éstas absolutas, relativas o mixtas y con las
fórmulas y funciones que dispone, se puede realizar cualquier tipo de
operación.

1.1. Interfaz.
La ventana es muy similar a la de Ms. Word, que incluye componentes
como fichas, grupos y botones de comando.

Entre los componentes propias novedades que presenta esta ventana


tenemos las siguientes:

· Cuadro de nombres: en esta área se visualiza el nombre de la


celda activa o seleccionada. Por ejemplo, si se introducen datos en la
celda situada en la columna A y fila 1, en este cuadro pondrá ver: A1.
· Barra de fórmulas: Visualiza el contenido de la celda
seleccionada. En esta barra se introduce y modifica el valor de la celda
activa.

Aparecen tanto números como textos, y si la celda tiene fórmulas, en la


celda aparece el resultado, pero en esta barra aparece la fórmula.

· Barra de hojas: cada libro está formado por varias hojas y para
acceder a ellas, hay que dar clic sobre el nombre o etiqueta de las
mismas.

Hojas y celdas.

Excel es una aplicación que nos permite crear documentos, y cada


documento contiene un libro que está formado a su vez por varias
hojas: Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3, etc. Se pueden agregar y eliminar hojas, el
número de estas puede variar entre 1 y 255.

Cada hoja admite datos, textos e imágenes y puede tratarse como una
tabla independiente. Solo una de estas hojas estará visible y puede
reconocerse por la pestaña en el margen inferior. Para ver otra hoja,
basta con hacer clic en la pestaña correspondiente.

Al abrir Excel nos encontramos con una hoja vacía, y cada hoja está
dividida en filas y columnas en la que cada cruce da lugar a una celda.
Las filas están formadas por líneas horizontales que se identifican por
números consecutivos, empezando por el nº 1 y en total podemos
tener

1.048.576 filas en una hoja.


Las columnas se forman por líneas verticales, y se identifican con letras
mayúsculas desde la A hasta la Z continuando por AA, AB, …, AZ, BA
hasta XFD, en total pueden tener 16.384 columnas.

Una celda es la intersección de una fila con una columna. La celda se


identifica por la letra de la columna y el número de la fila que la
genera. Por ejemplo la celda C3 es la celda situada en la intersección
de la columna C y la fila 3.

El total de celdas que tenemos para trabajar serán 1.048.576 filas, por
16.384 columnas que hacen un total de 17.179.869.184 celdas por hoja,
la navegación se la realiza mediante la barra de desplazamiento.

La celda activa es la enmarcada en negro.


1.2. TIPOS DE DATOS EN LAS CELDAS
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos
introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce


directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o
un texto.

FÓRMULAS, en una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres,


referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se
escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =
o +.

Errores en los datos.

Es importante distinguir los tipos de errores que se presentan en el


momento de introducir información en las celdas y así saber cuál es el
error y corregirlo.

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic


sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda
con un símbolo en la esquina superior izquierda tal como esto:

Tipo de error.
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente
para visualizar la información contenida en la celda.

#¡NUM! usted ha introducido un tipo de argumento o de operando


incorrecto, probablemente está queriendo sumar celdas que contienen
diferentes tipos de datos entre ellos texto.

#¡DIV/0! se produce cuando se divide un número por cero o la celda


que hace referencia al divisor se encuentra vacía.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula, es decir


está mal escrito el nombre de la función.

#N/A sucede cuando la función no ha encontrado respuesta a su


cálculo, quizá no exista el dato buscado.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una


fórmula o función, puede darse por utilizar “.” en lugar de “,”.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se


intersectan.
También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá
además un símbolo en la esquina superior izquierda tal como: error
valor. Este símbolo se utilizará como hemos visto antes.

1.3. Filtrar datos.


Excel nos permite establecer filtros en la información que nos presenta
una tabla. Los filtros permiten trabajar con solo ciertas celdas que
cumplan una determinada condición. El filtrado oculta temporalmente
las filas que no se desean mostrar. Los datos que no cumplen los
criterios del filtro no se pierden, solo se ocultan.

Cuando en una hoja hay muchas filas de datos y solo se necesita que
se muestren unos datos determinados, se utiliza la herramienta filtro.
La forma más sencilla consiste en usar los filtros automáticos.

Para utilizar esta herramienta de filtro automático hay que


seleccionar Inicio > Ordenar y filtrar > Filtro (del grupo “Modificar”),
o en Datos > Filtro (del grupo” Ordenar y filtrar”).

1.4. VALIDACIÓN DE DATOS


En primer lugar, debemos seleccionar las celdas que serán parte de la
configuración de un tipo de validación, a continuación, dar clic
en Datos > grupo Herramientas de datos > Validación de datos,
aparece el siguiente cuadro de diálogo:

En la casilla “Permitir” de la ficha “Configuración” se puede seleccionar


el tipo de valor que está permitido introducir.
Se puede hacer que el valor de un dato tenga que estar comprendido
en un intervalo, o que sea mayor o menor a un valor dado, etc.

En la ficha “Mensaje de entrada” se puede configurar el mensaje que


aparecerá cuando se posicione en la celda que tiene aplicada la
validación.
Y en la ficha “Mensaje de error”, se puede especificar el mensaje a
mostrar cuando se inserte un valor no válido. Por ejemplo:
Para eliminar las validaciones creadas, seleccionar el botón: del cuadro
de diálogo “Validación de datos”.

1.5. TABLA DINÁMICA.


Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos,
atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una
tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos
datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes
totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos,
inclusive puede configurar si desea visualizar o no los datos de origen.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos brinda la posibilidad de


trabajar con tablas y gráficos dinámicos.

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