MODUL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

PRAJABATAN GOLONGAN I DAN II

Endang Lestari G, SH, MM

Drs. MA. Maliki, M.Ed

Lembaga Administrasi Negara – Republik Indonesia

2006

v
Hak Cipta© Pada: Lembaga Administrasi Negara

Edisi Tahun 2006

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
REPUBLIK INDONESIA

KATA PENGANTAR
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia
Peraturan Presiden Nomor 7 Tahun 2005 Tentang Rencana
Jl. Veteran No. 10 Jakarta 10110 Pembangunan Jangka Panjang Menengah Nasional 2005 – 2009 telah
Telp. (62 21) 3868201-06 Ext. 193, 197 menetapkan bahwa visi pembangunan nasional adalah: (1)
Fax. (62 21) 3800188 terwujudnya kehidupan masyarakat yang aman, bersatu, rukun dan
damai; (2) terwujudnya masyarakat, bangsa, dan negara yang
menjunjung tinggi hukum, kesetaraan dan hak asasi manusia; serta
(3) terwujudnya perekonomian yang mampu menyediakan
kesempatan kerja dan penghidupan yang layak serta memberikan
pondasi yang kokoh bagi pembangunan yang berkelanjutan. Untuk
Komunikasi yang Efektif mewujudkan visi ini, mutlak diperlukan peningkatan kompetensi
Pegawai Negeri Sipil (PNS), khususnya para Calon Pegawai Negeri
Sipil (CPNS) yang akan menjadi PNS. PNS memainkan peran dan
tanggungjawabnya yang sangat strategis dalam mendorong dan
Jakarta – LAN – 2006 mempercepat perwujudan visi tersebut.
58 hlm: 15 x 21 cm Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang
Pendidikan dan Pelatihan Jabatan PNS mengamanatkan bahwa
ISBN: 979-3625-02-3 Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) Prajabatan dilaksanakan untuk
memberikan pengetahuan dalam rangka pembentukan wawasan
kebangsaan, kepribadian dan etika PNS, disamping pengetahuan
dasar tentang sistem penyelenggaraan pemerintahan negara, bidang
tugas, dan budaya organisasi agar mampu melaksanakan tugas pokok
dan fungsinya sebagai pelayan masyarakat. Untuk mewujudkan PNS
yang memiliki kompetensi sesuai dengan amanat PP 101 Tahun 2000
maka seorang CPNS harus mengikuti dan lulus Diklat Prajabatan
sebagai syarat untuk dapat diangkat menjadi PNS.

iii
iv Komunikasi yang Efektif
Untuk mempercepat upaya meningkatkan kompetensi
tersebut, Lembaga Administrasi Negara (LAN) telah menetapkan
kebijakan desentralisasi dengan pengendalian kualitas dengan standar
tertentu dalam penyelenggaraan Diklat Prajabatan. Dengan kebijakan
ini, jumlah penyelenggaraan dapat lebih menyebar disamping jumlah
alumni yang berkualitas dapat meningkat pula. Standarisasi meliputi
keseluruhan aspek penyelenggaraan Diklat, mulai dari aspek
kurikulum yang meliputi rumusan kompetensi, mata Diklat dan
strukturnya, metode dan skenario pembelajaran dan lain-lain sampai
pada aspek administrasi seperti persyaratan peserta, administrasi
penyelenggaraan, dan sebagainya. Dengan standarisasi ini, maka
kualitas penyelenggaraan dan alumni diharapkan dapat lebih
terjamin.
Salah satu unsur Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan yang
mengalami penyempurnaan antara lain modul atau bahan ajar untuk
para peserta. Oleh karena itu, kami menyambut baik penerbitan
modul yang telah disempurnakan ini, sebagai antisipasi dari
perubahan lingkungan stratejik yang cepat dan luas diberbagai sektor.
Dengan kehadiran modul ini, kami mengharapkan agar peserta Diklat
dapat memanfaatkannya secara optimal, bahkan dapat menggali
keluasan dan kedalaman substansinya bersama melalui diskusi
sesama dan antar peserta dengan fasilitator para Widyaiswara dalam
proses kegiatan pembelajaran selama Diklat berlangsung.
Kepada penulis dan seluruh anggota Tim yang telah
berpartisipasi, kami haturkan terima kasih. Semoga buku hasil
perbaikan ini dapat dipergunakan sebaik-baiknya.
Jakarta, 2006
KEPALA
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
REPUBLIK INDONESIA
SUNARNO
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR.................................................................iii
DAFTAR ISI...............................................................................v
BAB I PENDAHULUAN ....................................................... 1
A. Tujuan Pembelajaran Umum (TPU)..................... 1
B. Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK).................... 1
C. Pokok Bahasan ..................................................... 2
D. Sub Pokok Bahasan .............................................. 2
BAB II MAKNA DAN PENGERTIAN KOMUNIKASI........ 3
A. Makna Komunikasi .............................................. 4
B. Pengertian Komunikasi ........................................ 5
C. Unsur-Unsur Komunikasi..................................... 6
D. Macam Komunikasi ........................................... 13
E. Proses Komunikasi ............................................. 14
F. Lambang-Lambang Komunikasi ........................ 16
G. Rangkuman......................................................... 17
H. Latihan................................................................ 18
BAB III HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI ................. 20
A. Salah Paham dalam Komunikasi ........................ 20
B. Halangan Komunikasi ........................................ 21
C. Rangkuman......................................................... 27
D. Latihan................................................................ 28
BAB IV PRINSIP-PRINSIP KOMUNIKASI EFEKTIF........ 29
A Berbicara dengan Efektif .................................... 29
B. Mendengarkan dengan Aktif.............................. 33
C. Keterampilan Berbicara ..................................... 34
D. Gaya Berbicara ................................................. 37
E. Meningkatkan Efektifitas Komunikasi .............. 39
F. Rangkuman ........................................................ 40
G. Latihan............................................................... 42
LATIHAN I.............................................................................. 44
LATIHAN II ............................................................................ 46
v
vi Komunikasi yang Efektif

LATIHAN III ...........................................................................48

LATIHAN IV ...........................................................................50
DAFTAR PUSTAKA...............................................................51

vii
 BAB I
PENDAHULUAN

Modul Komunikasi Yang Efektif ini disusun sebagai bahan ajar pada
Diklat Prajabatan Golongan I dan II yang meliputi 3 kegiatan belajar,
yaitu: 1. Makna dan pengertian komunikasi dalam kehidupan sehari-
hari, 2. Hambatan dalam komunikasi, dan 3. Prinsip-prinsip
Komunikasi yang Efektif.

Selama kegiatan pembelajaran akan dijelaskan pertama mengenai

makna dan pengertian komunikasi baik secara etimologis maupun
harfiah, pada pembelajaran kedua akan diterangkan hambatan-
hambatan dalam komunikasi dan pada pembelajaran ketiga atau
terakhir akan diuraikan mengenai prinsip-prinsip komunikasi yang
efektif.

A. Tujuan Pembelajaran Umum (TPU)

Setelah mengikuti proses pembelajaran peserta mampu
memahami komunikasi efektif dalam kehidupan sehari-hari
khususnya dalam melaksanakan tugas-tugas di pemerintahan.

B. Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK)

Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta mampu:
1. Menerangkan dengan kata-kata sendiri tentang makna dan
pengertian komunikasi yang efektif;

1
2 Komunikasi yang Efektif

2. Mengetahui halangan-halangan dan cara mengatasi halangan- BAB II

halangan dalam melakukan komunikasi;
MAKNA DAN PENGERTIAN
3. Dapat menerapkan komunikasi secara efektif dalam
melaksanakan tugas di pemerintahan.
KOMUNIKASI

C. Pokok Bahasan: Berbicara tentang komunikasi, orang akan membayangkan

1. Makna dan Pengertian komunikasi; bagaimana ia berbicara atau ngomong, atau komunikasi dengan
2. Hambatan dalam berkomunikasi; bahasa tubuh yang bisa diikuti dengan bicara, tapi bisa juga tidak
3. Prinsip-prinsip komunikasi yang efektif. diikuti dengan bicara. Lalu kapan manusia berkomunikasi?
Jawabannya: berlangsung setiap saat, kapan saja, dimana saja,
dilakukan oleh siapa saja dengan siapa saja, bahkan dengan dirinya
D. Sub Pokok Bahasan:
sendiri. Sejak kapan manusia berkomunikasi, manusia berkomunikasi
1. Makna komunikasi;
sejak ia lahir, sejak itu pula ia berkomunikasi dengan lingkungannya,
2. Pengertian komunikasi;
pertama kali manusia berkomunikasi yaitu pada saat ia mengeluarkan
3. Unsur-unsur komunikasi;
suara yang disebut “menangis”, menangis ini yang
4. Macam-macam komunikasi;
mengkomunikasikan adanya kehidupan pada dirinya. Makin
5. Proses komunikasi;
bertambah umurnya makin banyak ia bergaul dengan lingkungannya
6. Lambang-lambang komunikasi;
dan makin banyak ia berkomunikasi dengan lingkungannya atau
7. Halangan komunikasi;
kelompoknya.
8. Mendengar dengan aktif;
9. Berbicara dengan efektif;
Manusia memang tidak hanya menyampaikan isi pernyataannya
10. Keterampilan berbicara;
kepada manusia lain. Hal ini berarti bahwa manusia juga
11. Gaya berbicara;
menyampaikan isi pernyataannya kepada bukan manusia. Kegiatan
12. Meningkatkan efektifitas komunikasi.
manusia menyampaikan pernyataannya kepada bukan manusia bukan
merupakan obyek kajian ilmu komunikasi. Jadi misalnya manusia
yang menyampaikan pernyataannya kepada binatang, apakah itu
anjing, burung-burung, ikan, maupun pohon-pohon peliharaannya
bukan obyek ilmu komunikasi.
3
4 Komunikasi yang Efektif
A. Makna Komunikasi
Setiap hari manusia selalu berbicara, maksudnya berkomunikasi,
atau membicarakan tentang komunikasi atau setidak-tidaknya
mengatakan satu kata komunikasi. Akan tetapi apakah mereka
benar-benar memahami makna dari komunikasi itu yang
dibicarakan atau bahkan yang telah dilaksanakan.
Ada beberapa kalimat yang menggunakan kata komunikasi yang
mempunyai makna berbeda-beda sebagai berikut:
1. PNS belajar tentang komunikasi.
Maknanya komunikasi pada kalimat ini sebagai ilmu atau
bidang kajian.
2. Tulisan Rita kurang komunikatif.
Makna komunikatif pada kalimat tersebut sebagai dimengerti
dan dipahami.
3. Antara Widyaiswara dengan peserta Diklat terdapat jurang
komunikasi.
Makna komunikasi pada kalimat ini sebagai hubungan.
4. Masalahnya telah saya komunikasikan kepada pihak
keluarga.
Makna komunikasikan pada kalimat tersebut sebagai pesan
atau disampaikan.
5. Kemarin saya baru berkomunikasi dengan peserta Diklat
Prajabatan.
Makna kata berkomunikasi dalam kalimat ini selain
berhubungan juga peristiwa.
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 5
6. Sarinah mampu berkomunikasi, karena itu ia mempunyai
banyak teman.
Makna komunikasi pada kalimat ini sebagai kiat,
keterampilan juga proses.
(Alo Liliweri, Komunikasi Antar Pribadi, PT. Citra Aditya
Sakti, Bandung, 1991)
Dari contoh-contoh kalimat tersebut kata komunikasi mempunyai
konsep yang serba makna yaitu sebagai proses sosial, sebagai
peristiwa, sebagai ilmu, dan sebagai kiat atau keterampilan.
Selain itu juga ditemukan arti dari komunikasi, yaitu 1)
dipahami, 2) hubungan atau saling berhubungan, 3) saling
pengertian, dan 4) pesan.
B. Pengertian Komunikasi
1. Secara Etimologis
Komunikasi berasal dari bahasa Latin yaitu cum, kata depan
yang artinya dengan, atau bersama dengan, dan kata umus,
sebuah kata bilangan yang berarti satu. Dari dua kata tersebut
membentuk kata benda communio, yang dalam bahasa
Inggris disebut dengan commnion, yang berarti kebersamaan,
persatuan, persekutuan gabungan, pergaulan, atau hubungan.
Karena untuk ber-communio diperlukan adanya usaha dan
kerja, maka kata itu dibuat kata kerja communicare yang
berarti membagi sesuatu dengan seseorang, tukar menukar,
memberitahukan sesuatu kepada seseorang, bercakap-cakap,
6 Komunikasi yang Efektif
bertukar pikiran, berhubungan, berteman, berpartisipasi atau
memberitahukan.
2. Secara harafiah
Komunikasi mempunyai arti pemberitahuan, pembicaraan,
percakapan, pertukaran pikiran atau hubungan.
(Agus M. Hardjana, Komunikasi Interpersonal & Komunikasi
Intrapersonal, 2003).
C. Unsur-Unsur Komunikasi
1. Pihak yang mengawali
Disebut sebagai komunikator, pengirim atau sender, encoder,
source, yaitu orang yang mengirim pesan. Pihak yang
mengawali ini menjadi asal atau sumber pesan. Ia menjadi
orang yang masuk dalam hubungan, baik itu intrapersonal
artinya dengan dirinya sendiri atau interpersonal yang artinya
dengan orang lain.
Sebelum ia masuk dalam proses komunikasi, maka ia akan
mendapat rangsangan atau stimulus, yang mana rangsangan
tersebut dapat dipengaruhi dari luar dirinya atau dari
benaknya sendiri yang menimbulkan kebutuhan bagi dirinya
untuk menyampaikan gagasannya kepada orang lain.
Agar pesan yang akan disampaikan berhasil, maka pengirim
akan mengemas dalam bentuk yang dirasa sesuai dan dapat
diterima serta dapat dimengerti oleh pihak yang dikirimi
pesan. Pengemasan pesan ini disebut dengan encoding
(memasukkan kedalam kode). Encoding dapat berbentuk
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 7
lambang atau kode diterjemahkan dalam kata-kata atau non
kata seperti raut wajah atau gerak-gerik tubuh.
Pengirim dalam proses encoding akan melakukan dua hal:
Pertama, memikirkan sungguh-sungguh perasaan atau
gagasan yang hendak disampaikan;
Kedua, menterjemahkan perasaan atau gagasannya itu dalam
kode, atau melakukan encoding.
Agus M. Hardjana selanjutnya memberikan tip bagaimana
melakukan encoding agar baik, yaitu dengan memperhatikan
pertanyaan sebagai berikut:
a. Pesan apa yang hendak disampaikan;
b. Kepada siapa pesan itu hendak disampaikan;
c. Dalam bentuk apa: verbal atau non verbal;
d. Media apa yang digunakan;
e. Akibat apa yang mungkin akan terjadi dalam pengiriman
pesan, melalui media bagi urusan yang terkandung dalam
pesan atau hubungan pribadi dengan penerima. Apa yang
dapat dibuat untuk mencegah akibat-akibat negatif timbul.
Pengirim dalam rangkaian komunikasi sebenarnya dapat
dianggap sebagai seorang pencipta pesan, titik mulai atau
starting point inisiatif suatu proses kegiatan komunikasi.
Keliru apabila dikatakan bahwa pengirim pesan adalah selalu
manusia dalam setiap proses komunikasi. Alam, binatang
dapat merupakan titik awal dalam proses komunikasi.
Misalnya: warna merah di ufuk barat menunjukkan bahwa
8 Komunikasi yang Efektif
matahari akan tenggelam yang menunjukkan hari menjelang
malam atau magrib, atau "bang-bang wetan" menunjukkan
hari menjelang pagi. Berpindahnya kupu-kupu dari Eropa
menuju Amerika menujukkan bahwa di dataran Eropa akan
musim dingin dan di Amerika musim panas. Suara kucing
yang sangat berisik seperti sedang berantem menunjukkan
bahwa telah terjadi musim kawin pada kucing.
2. Pesan yang dikomunikasikan
Pesan atau rangsangan atau stimulus dalam konteks
komunikasi menurut MC Quaile (1981) menyebutkan bahwa
stimulus merupakan bagian yang tak terpisahkan dari model
umum stimulus respons. Berarti setiap stimulus/
rangsangan/pesan yang diberikan dari suatu sumber akan
direspon dengan cara tertentu oleh pihak yang menerimanya
(Alo Liliweri, komunikasi Antar Pribadi, 154) Cassagrande,
1987 mengatakan bahwa pesan sebagai stimulus dalam
proses komunikasi bisa beraturan dan bisa tidak beraturan.
a. Stimulus atau pesan yang beraturan apabila tersusun
secara baik, lengkap dan dapat dihitung dapat dikenal,
dapat dipahami sebagai suatu pesan yang dapat diuraikan
dan dapat dimengerti.
Misalnya: ada yang menirukan bentuk bunyi ringkikan
kuda, raungan harimau, kicauan burung, tiruan itu
tersusun demikian teratur dalam cara membunyikan
sehingga bunyian itu dapat diuraikan dengan pesan yang
berarti ringkikan kuda, raungan harimau, kicauan burung.
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 9
b. Stimulus atau pesan yang tidak beraturan: sembarangan,
tidak tersusun, tidak beraturan, tumpang tindih, stimulus
yang demikian ini tidak bisa dimengerti, tidak bisa
diterjemahkan ketika terbaca, terlihat, terdengar, teraba,
sehingga tidak dapat dijelaskan apa artinya.
Pesan yang dikomunikasikan biasanya pesan yang
memberikan informasi/informatif yaitu mengandung
peristiwa, data, fakta atau penjelasan, dan yang
mempunyai arti.
Arti dapat bersifat materiil seperti bahan bangunan, pasir,
kusen, semen, paku, dll, atau bersifat ekonomis seperti
produk misalnya pakaian jadi, keramik, makanan dan
minuman, atau jasa seperti jasa keuangan, perijinan,
pelayanan, perjalanan dll, atau estetis seperti barang-
barang seni, atau etis seperti perbuatan amal kasih sayang,
religius, doa.
3. Saluran komunikasi
Saluran komunikasi atau sering disebut channel, dapat
diartikan sebagai tempat yang terbaik, yang terpilih dimana
suatu stimulus atau pesan melewatinya. Bisa dikatakan
sebagai alat yang digunakan oleh pengirim pesan. Pesan
dapat berupa kata-kata atau tulisan, tiruan, gambar atau
perantara lain yang dapat digunakan untuk mengirim melalui
berbagai saluran/media yang berbeda, seperti lisan/oral,
tertulis/written, atau elektronik/electronic (misalnya telepon,
televisi, photocopier, hand signal, E-mail, HP, morse,
semapore dan sebagainya).
10 Komunikasi yang Efektif
4. Situasi komunikasi
Komunikasi dapat terjadi dalam situasi tempat, waktu, cuaca,
iklim dan keadaan alam, serta psykologi tertentu. Situasi
dapat alamiah terjadi, atau hasil rekayasa manusia, situasi
dapat formal dapat informal.
Situasi dapat mempengaruhi jalannya dan tentunya hasil
komunikasi. Mengapa? sebab pada saat komunikasi berjalan
dapat saja satu pihak berlaku sangat wajar tapi dapat juga
berlaku tidak wajar, gemetar, merasa super, minder dll.
5. Gangguan komunikasi
Media yang digunakan untuk menyampaikan pesan dapat
saja mengalami gangguan, yang sering disebut dalam bahasa
inggris sebagai noise. Gangguan adalah "segala sesuatu yang
menghambat atau mengurangi kemampuan kita untuk
mengirim dan menerima pesan".
Gangguan komunikasi dapat meliputi:
a. Pengacau indera: ditempat penerima pesan suara terlalu
keras, terlalu lembut, bau menyengat, terlampau panas
udaranya, hiruk pikuk dll.
b. Faktor pribadi: prasangka, lamunan, perasaan tidak cakap.
6. Pihak yang menerima
Biasanya disebut komunikan, receiver; decoder; destination,
audience adalah rekan/partner komunikator. Penerima pesan
biasanya menerima pesan dengan menggunakan inderanya
terutama mata dan telinganya. Pada saat ia menerima pesan
dalam bentuk verbal atau non verbal, apa yang terjadi? Ia
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 11
akan membuka pintu khasanah ingatan dalam benaknya yang
berisi kumpulan-kumpulan ingatan berupa akumulasi
warisan budaya, asuhan pendidikan, lingkungan prakarsa dan
biasanya dalam keadaan normal, artinya tidak ada gangguan
gangguan komunikasi, maka penerima dapat menafsirkan
pesan yang diterimanya dengan baik.
Hasil penterjemahan/penafsiran pesan antara pengirim dan
penerima dapat:
a. Sama, artinya penafsiran dan penterjemahan penerima
benar, sehingga maksud pengirim tercapai.
b. Berbeda sedikit artinya penafsiran dan penterjemahan
penerima salah sedikit, sehingga maksud pengirim tercapai
meskipun tidak sepenuhnya.
c. Atau berbeda, artinya penafsiran dan penterjemahan
penerima berbeda sehingga maksud pengirim tidak
tercapai.
d. Berbeda besar maka terjadi kesalahan besar, sehingga
maksud pengirim tidak tercapai sama sekali.
Penerima merupakan titik akhir terminal dari tujuan pesan itu,
ialah seorang pengumpul, penterjemah akhir pesan.
7. Umpan Balik dan Dampak.
Tanggapan dari penerima atas pesan yang diterimanya
dinamakan sebagai umpan balik/feedback. Umpan balik dapat
bersifat negatif dapat bersifat positif.
Umpan balik negatif, menujukkan bahwa menerima pesan
tidak dapat menerima dengan baik pesan yang diterimanya.
Sedangkan umpan balik positif dapat benar dapat salah. Benar
12 Komunikasi yang Efektif Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 13

bila isi dan cara penyampaian dan penafsiran dan yang lampau, demikian juga dengan surat kepada instansi,
penterjemahan penerima benar, dan salah bila isi dan cara organisasi, atau radio.
penyampaiannya benar akan tetapi penafsiran dan e. Inferensial feedback: umpan balik yang diterima dalam
penterjemahan penerima salah. komunikasi massal, yang disimpulkan sendiri oleh
komunikator karena komunikator telah melihat gejala
Umpan balik positif, apabila penerima pesan memberikan yang diamati oleh komunikator meskipun tidak secara
tanggapan yang menujukkan kesediaan untuk menerima dan langsung, akan tetapi relevan dengan message yang
mengerti pesan dengan baik dan memberikan tanggapan disampaikan. Misalnya: dalam menetapkan rating acara
sebagaimana yang diinginkan oleh pengirim pesan. Umpan televisi atau radio, banyaknya eksemplar koran atau buku,
balik seperti ini menjadikan komunikasi berjalan baik segala majalah yang terjual dsb.
urusan dapat dilaksanakan dengan baik dan benar. f. Zero feedback: umpan balik yang disampaikan komunikan
(Agus M. Hardjana, Komunikasi Intrapersonal dan kepada komunikator tidak dimengerti oleh komunikator.
Interpersonal, Kanisius 2003) g. Neutral feedback: umpan balik yang diterima oleh
komunikator dari komunikan tidak ada relevansinya
Santosa R.A dalam bukunya Umpan Balik dan Efek dengan message yang semula.
Komunikasi Sosial 1980 sebagaimana dikutip oleh Alo h. Positive feedback: umpan balik yang diterima
Liliweri dalam bukunya Komunikasi Antar Pribadi, komunikator dari komunikan yang bersifat positif yaitu
mengemukakan adanya beberapa jenis umpan balik, yaitu: message yang disampaikan bisa diterima, disetujui oleh
a. External feedback: umpan balik yang diterima langsung komunikan.
oleh komunikator dari komunikan. i. Negative feedback: umpan balik yang diberikan oleh
b. Internal feedback: umpan balik yang diterima oleh komunikan kepada komunikator bersifat menantang, tidak
komunikator bukan dari komunikan akan tetapi dari menerima.
message atau dari komunikator sendiri.
c. Direct feedback atau immediate feedback: umpan balik
D. Macam Komunikasi
langsung.
Komunikasi mempunyai beberapa macam, hal ini tergantung
d. Inderect feedback atau delayed feedback: umpan balik
dari segi yang ditentukan:
yang membutuhkan waktu, misalnya: surat pembaca di
1. Dari segi cara penyampaiannya: lisan, tertulis dan elektronik;
koran yang memberikan umpan balik atas suatu peristiwa
2. Dari segi kemasan: verbal dan non verbal;
14 Komunikasi yang Efektif Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 15

3. Dari segi keresmian pelaku, saluran komunikasi dan kemasan komunikasi, yaitu dengan menjawab pertanyaan sebagai
dapat berbentuk formal dan non formal; berikut:
4. Dari segi pasangan komunikasi: intrapersonal — pengirim a. Who (siapa);
dan penerima adalah diri sendiri. Interpersonal, satu orang b. Says what (mengatakan apa);
pengirim dengan satu penerima, kelompok kecil, kelompok c. In which channel (dengan saluran yang mana);
besar, pengirim dari banyak orang dengan penerima d. To whom (kepada siapa);
komunikasi publik dan massa, komunikasi dengan umum dan e. With what effect (dengan efek seperti apa).
massa banyak.
Gambar 2: Formula Lasswell
Gambar 1: Macam Komunikasi

2. Model Sirkuler.
Pada Model Sirkuler ditandai dengan adanya unsur feedback.
E. Proses Komunikasi
Dengan demikian, proses komunikasi tidak berawal dari satu
Proses komunikasi mempunyai dua model yaitu model linier dan
titik dan berakhir pada titik yang lain. Jadi, proses
model sirkuler.
komunikasi sirkuler itu berbalik satu lingkaran penuh.
1. Model linier.
Model ini mempunyai ciri sebuah proses yang hanya terdiri
dari dua garis lurus, dimana proses komunikasi berawal dari
komunikator dan berakhir pada komunikan.
Pada model linier ada beberapa formula antara lain:
Formula Laswell. Formula ini dikenal dengan rumusan cara
untuk menggambarkan dengan tepat sebuah tindak
16 Komunikasi yang Efektif
Gambar 3: Model Osgood – Schramm
Ip = Isi pesan
(Drs. A.M. Hoeta Soehoet, Teori Komunikasi 2, Yayasan
Kampus tercinta – BSIP, Jakarta 2000).
F. Lambang-Lambang Komunikasi
Komunikasi tidak lain tidak bukan adalah pengoperan lambang-
lambang yang berarti dan berguna, dari pihak komunikator
kepada komunikan dan sebaliknya dengan maksud untuk
mendapat saling pengertian diantara kedua belah pihak.
Lambang-lambang dapat dibedakan menjadi:
1. Lambang suara, gagasan-gagasan, ide-ide yang timbul
dikomunikasikan secara lisan, yaitu melalui apa
diucapkan, apa yang dikatakan dan bagaimana
menyampaikannya. Apa yang diucapkan dengan nada
tinggi, rendah, keras, lemah lembut dan perubahan
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 17
suara, kita dapat mengetahui, apakah seseorang itu sedang
marah, bergembira atau susah, sedih dan sebagainya.
2. Lambang bahasa, dapat dibedakan dalam tiga macam bahasa:
1) bahasa lisan, 2) bahasa tertulis, 3) bahasa badan.
3. Lambang gerak atau bahasa badan, menggunakan isyarat-
isyarat badan, raut wajah, posisi dan gerakan badan.
4. Lambang gambar, sebenarnya sama dengan bahasa tertulis.
Contoh: rambu-rambu lalu lintas banyak yang menggunakan
lambang gambar.
5. Lambang suara, lambang suara disini adalah dalam bentuk
lain yang tidak sama dengan apa yang dikatakan, apa yang
diucapkan, lambang suara yang dimaksud adalah bunyi bel,
klakson mobil, lonceng, sirene, kentongan, bedug.
6. Lambang warna, misalnya bendera putih
mengkomunikasikan musuh menyerah, warna merah
mengkomunikasikan keberanian, warna putih
mengkomunikasikan kesucian, bendera kuning untuk Jakarta
mengkomunikasikan adanya orang meninggal dan lain-lain.
G. Rangkuman
Komunikasi dalam kehidupan manusia sehari-hari mempunyai
berbagai makna yaitu: sebagai disiplin ilmu atau bidang kajian,
dimengerti atau dipahami, hubungan, pesan atau penyampaian,
dapat peristiwa, seni atau keterampilan yang berarti proses. Ditemui
yang juga beberapa arti dari komunikasi yaitu sebagai dipahami,
cara hubungan atau saling berhubungan, saling pengertian dan pesan.
suara Secara etimologis komunikasi yang berasal dari bahasa latin
nada
18 Komunikasi yang Efektif
"cum" yaitu kata depan yang berarti dengan atau "bersama
dengan" dan kata umus yaitu kata bilangan yang berarti "satu",
dari kedua kata tersebut terbentuk kata benda communio yang
dalam bahasa Inggris disebut dengan communion, yang berarti
kebersamaan, persatuan, persekutuan, gabungan pergaulan,
hubungan.
Untuk ber "communio" diperlukan adanya usaha dan kerja maka
kata itu dijadikan kata kerja "communicare" yang berarti
membagi sesuatu dengan seseorang, tukar menukar,
membicarakan sesuatu dengan orang, bercakap-cakap, bertukar
pikiran, berhubungan, berteman.
Ada tujuh unsur-unsur komunikasi yaitu:
1. Pihak yang mengawali;
2. Pesan yang disampaikan;
H. Latihan
3. Saluran komunikasi;
4. Situasi komunikasi;
5. Gangguan komunikasi;
6. Pihak yang menerima;
7. Umpan balik dan dampak.
Ada beberapa macam komunikasi, tergantung dari segi yang
ditentukan yaitu: segi cara penyampaian, kemasan yang di
gunakan, keresmian pelaku dan segi pasangan komunikasi.
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 19
Proses komunikasi mempunyai dua model yaitu model linier
yang mempunyai ciri sebuah proses yang hanya terdiri dari satu
garis lurus. Proses tersebut berawal dari komunikator dan
berakhir pada komunikan.
Model sirkulair ditandai adanya unsur feedback . Hal ini berarti
proses komunikasi tidak berawal dari satu titik dan berakhir pada
titik yang lain. Pada dasarnya proses komunikasi ini berbalik satu
lingkaran penuh.
Lambang-lambang komunikasi ada beberapa macam yaitu
lambang suara, lambang bahasa, lambang gerak, lambang
gambar, lambang warna.
1. Buatlah kalimat dengan menggunakan kata komunikasi yang
mempunyai arti: komunikasi sebagai bidang ilmu
pengetahuan, komunikasi sebagai pesan, komuni kasi sebagai
hubungan, komunikasi sebagai ketrampilan, komunikasi
sebagai peristiwa.
2. Silahkan Saudara berkomunikasi dengan teman Saudara
dengan menggunakan saluran komunikasi yang Saudara pilih.
Uraikan proses komunikasi yang baru saja Saudara lakukan.
3. Apakah yang membedakan antara komunikasi linier dengan
komunikasi sirkulair. Gambarkan kedua model komunikasi
tersebut.
20 Komunikasi yang Efektif
4. Gangguan komunikasi apa sajakah sering Saudara temui
dalam kehidupan Saudara sehari-hari di tempat kerja Saudara.
Uraikan dengan ringkas.
5. Apakah situasi sangat berpengaruh pada saat Saudara
berkomunikasi.
6. Yang manakah yang disebut sebagai komunikator dan
komunikan dibawah ini: orang individu, kelompok orang,
judul buku, pembawa acara, orang-orang yang bekerja di
media informasi koran, televisi, radio.
7. Siapakah yang menjadi komunikator dalam rapat apakah
protokol atau pembicara? jelaskan dengan singkat.
BAB III
HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI
Seringkali dalam komunikasi terjadi hal-hal yang tidak dikehendaki
baik oleh pihak yang mengawali/komunikator maupun pihak yang
menerima pesan/komunikan. Hal-hal tersebut biasanya adalah salah
paham atas isi pesan yang disampaikan oleh komunikator kepada
komunikan.
A. Salah Paham Dalam Komunikasi
Salah paham dalam komunikasi bisa terjadi pada pengirim
pesan, penyampaian pesan, penerima pesan dan penafsiran
pesan.
1. Pengirim pesan, mengirimkan pesan dengan tidak jelas apa
yang menjadi isi pesan yang akan disampaikan, isi pesan
jelas akan tetapi mengemasnya tidak tepat dan mengirim
melalui saluran yang tidak tepat, terdapat konflik batin pada
pengirim berita, kesulitan menyampaikan pesan.
2. Penyampaian pesan, karena faktor-faktor fisik, tulisan
seperti "cakar ayam", tidak terbaca (kena air), saluran
komunikasi rusak, atau tidak ada sinyal (untuk HP), alat
pendengar tidak berfungsi dengan baik, suara tidak jelas
(sluring, gagap, atau "bindeng"), dua pesan yang
bersamaan, dan berebut perhatian penerima pesan dan
kadang-kadang pesan yang datang itu bertentangan satu
dengan lainnya, terlalu banyak gabungan saluran pesan,
sehingga isi pesan yang diterima menjadi terlalu banyak.
21
22 Komunikasi yang Efektif
3. Penerima pesan karena ada gangguan fisik, misalnya
penerangan, penglihatan, pendengaran, suara terlalu bising,
hiruk pikuk, atau suara tidak terdengar, gangguan mental,
sulit konsentrasi dan sibuk sendiri, kesehatan fisik, sakit,
lelah, tidak ada gairah, latar belakang budaya, pendidikan,
dan pengalaman penerima pesan jauh berbeda dengan
pengirim pesan, perbedaan penafsiran kata antara pengirim
pesan dengan penerima pesan, perbedaan tanggapan
emosional.
B. Halangan Komunikasi
Semua orang menginginkan agar komunikasi dapat berlangsung
dengan efektif, dalam arti kata dapat diatasinya halangan-
halangan dalam berkomunikasi. Halangan komunikasi dapat
terjadi secara interpersonal maupun secara organisasional.
1. Halangan interpersonal
a. Persepsi
Persepsi atau pandangan seseorang dalam memilih,
mengatur dan memberi makna pada kenyataan yang
dihadapi atas dasar pengalaman, pendidikan dan
kebudayaan.
Dua persepsi yang menghalangi komunikasi:
1). Persepsi selektif, melihat suatu kenyataan, objek
bukan sebagaimana adanya akan tetapi
sebagaimana yang dikehendaki.
2). Persepsi stereotype, melihat suatu kenyataan
menurut pola yang tetap.
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 23
Misalnya: perempuan itu hanya kerja di dapur,
mengurus anak, anak laki-laki bermain kapal
terbang dan mobil-mobilan, anak perempuan
bermain boneka.
b. Status orang yang berkomunikasi
Status orang berkaitan dengan kedudukannya ditempat
kerja, di masyarakat atau kelompok serta sifat-sifat
pribadi.
Status orang dapat menjadi penghalang dalam
berkomunikasi. Biasanya orang yang mempunyai status
lebih tinggi akan lebih mudah berkomunikasi dengan
orang yang statusnya lebih rendah darinya, demikian
sebaliknya yang lebih rendah akan sulit berkomunikasi
dengan yang lebih tinggi statusnya dibandingkan
dengan dirinya.
c. Sikap Defensif
Seringkali terjadi orang dalam berkomunikasi
menunjukkan sikap defensif, yang kadang-kadang tidak
diketahuinya atau sengaja dilakukannya. Hal ini
dilakukan untuk melindungi dirinya dari bahaya yang ia
bayangkan nyata atau tidak nyata.
Misalnya pengirim pesan secara lisan, dalam
menyampaikannya menggunakan gerak tubuh,
pandangan mata, raut muka dan cara berbicara yang
menyebabkan penerima pesan juga melakukan gerakan
yang sama. Akhirnya pesan tidak dapat diterima dengan
baik dan benar, bahkan perhatian penerima pesan tidak
pada apa yang disampaikan pengirim pesan akan tetapi
24 Komunikasi yang Efektif
pada apa yang mau dikatakan untuk menjawab pesan
yang diterima.
d. Perasaan negatif.
Sering terjadi antara pengirim pesan dengan penerima
pesan terjangkit perasaan negatif, yang berupa perasaan
tidak nyaman, seperti rasa takut, tertekan, terpaksa,
enggan, agresif dll. Akibatnya pengirim pesan tidak
dapat membuat encoding dengan baik dan benar dan
penerima pesan tidak siap menerima pesan.
e. Asumsi
Asumsi atau pengandaian, akan dilakukan oleh
penerima pesan apabila ia merasa bahwa pesan yang
diterimanya sulit diterima karena banyak data, fakta
yang harus diterima.
f. Bahasa
Yang dimaksud dengan bahasa adalah semua bentuk
yang dipergunakan dalam proses penyampaian berita,
yaitu bahasa lisan, bahasa tertulis, gerak gerik, dan
sebagainya. Bahasa yang digunakan akan
menunjukkan tingkat intelektualitas seseorang,
sehingga orang yang mempunyai tingkat intelektual
yang tinggi akan cenderung menggunakan bahasa yang
tinggi juga atau istilah-istilah asing tahap
memperhatikan tingkat kemampuan orang yang diajak
berbicara, sehingga sering menimbulkan salah
pengertian (miscommunication).
Bahasa dapat menjadi penghalang karena:
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 25
1). Satu kata mempunyai arti yang berbeda satu
dengan lainnya;
2). Kata dan kalimatnya kabur;
3). Kata terlalu khas, hanya digunakan dalam hal-hal
khusus, tidak umum dipakai dalam
perkomunikasian sehari-hari;
4). Kalimat bertele-tele dan sukar dimengerti.
Halangan bahasa dapat diatasi dengan usaha-usaha:
1). Pergunakan kata-kata yang sederhana, mudah
dimengerti oleh siapapun;
2). Pergunakan tata bahasa yang benar.
3). Pergunakan kalimat-kalimat yang pendek singkat
dan jelas.
4). Ingat, dengan siapa kita mengadakan pembicara
an, sampai ditingkat mana pengetahuan dan
pendidikannya, sehingga kita dapat menyesuaikan
diri;
5). Pergunakan kode-kode, serta lambang-lambang
dan gerak-gerik yang dapat memperjelas apa yang
kita ucapkan;
6). Tidak mampu mendengar;
Karena kebiasaan mendengarkan yang jelek,
yaitu tidak mendengarkan dengan seksama, tidak
mendengar dengan mempelajari kerangka pikir
pembicara, tidak bersungguh-sungguh;
26 Komunikasi yang Efektif
7). Lingkungan
Lingkungan tempat mengirim atau menerima
pesan tidak mendukung, terlalu ribut, bising,
ramai, panas.
2. Komunikasi Organisasi
Halangan ini akibat dari struktur organisasi/kelembagaan,
adapun halangan struktural ini meliputi:
a. Tingkat hirarki
Dalam setiap organisasi/lembaga, secara fungsi pada
umumnya terbagi dalam tiga struktur yaitu: top
management (manajemen tingkat atas), middle
management (manajemen tingkat menengah), dan lower
level management (manajemen tingkat bawah). Pesan
dari manajemen tingkat atas melalui beberapa saluran
akan diterjemahkan berbeda satu dengan lainnya sesuai
dengan kebutuhan tingkatan hirarki dalam lembaga
tersebut.
b. Otoritas manajerial
Secara manajerial setiap orang yang menduduki tingkat
menejemen tertentu mempunyai otoritas atau
kewenangan untuk memerintah orang lain/bawahan agar
bertindak atau tidak bertindak sesuatu. Otoritas menjadi
penghalang komunikasi apabila pemegang otoritas
merasa sulit menerima keadaan, hal, situasi yang
menjadikan dirinya kelihatan tidak berdaya, lemah dan
tidak cakap.
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 27
c. Spesialisasi Kerja
Spesialisasi kerja diperlukan untuk pekerjaan tertentu,
dan spesialisasi kerja mempunyai isitlah-istilah sendiri
untuk mendukung pekerjaannya. Istilah-istilah dalam
spesialisasi kerja ini sering menjadi penghalang
komunikasi antar spesialis kerja, antara spesialis kerja
dengan non spesialis kerja.
Misalnya: istilah overhead (pada akuntansi, beda
dengan pukulan pada olahraga tenis), wts (pada
wartawan, beda dengan wts data akuntansi), transparan
(pada ilmu politik beda dengan ilmu pendidikan) dll.
Scott M. Cultip dan Allen H. Center dalam bukunya
Effective Public Relation mengemukakan faktor faktor
yang menyebabkan komunikasi menjadi efektif, artinya
keberhasilan komunikasi yaitu dengan Seven C's
Communication yaitu:
1). Credibility (kepercayaan), adanya kepercayaan
antara komunikator dengan komunikan;
2). Context (perhubungan, pertalian), keberhasilan
komunikasi berhubungan erat dengan situasi dan
kondisi lingkungan pada waktu komunikasi
berlangsung;
3). Content (kepuasan), apabila isi berita dapat
dimengerti oleh pihak komunikan dan sebaliknya
pihak komunikan mau memberikan reaksi, respon
kepada pihak komunikator;
4). Clarity (kejelasan), yang dimaksud disini adalah
kejelasan akan isi berita tersebut, kejelasan akan
28 Komunikasi yang Efektif
tujuan yang hendak dicapai, kejelasan istilah yang
digunakan dalam pengoperan lambang-lambang;
5). Continuity and consistency (kesinambungan dan
konsistensi, harus dilakukan secara terus menerus
dan jangan saling bertentangan satu dengan
lainnya;
6). Capability of audience (kemampuan pihak
penerima berita), pengirim berita harus mengetahui
kemampuan penerima berita.
7). Channels of distribution (saluran pengiriman
berita), hendaknya digunakan saluran-saluran
pengiriman berita yang sudah biasa dipakai dan
sudah dikenal oleh umum.
D. Latihan
C. Rangkuman
Orang dalam berkomunikasi sering mengalami hambatan/
halangan yang tidak dikehendaki, akan tetapi hal itu terjadi.
Hambatan/halangan itu menjadikan komunikasi tidak efektif.
Ada dua hal utama yang menjadi hambatan orang dalam
berkomunikasi yaitu: karena salah paham dan halangan
komunikasi.
1. Salah paham dapat terjadi pada pengirim pesan, isi pesan,
dan penerima pesan;
2. Halangan komunikasi dapat terjadi karena interpersonal yang
meliputi: persepsi, status orang yang berkomunikasi, sikap
defensif, perasaan negatif, asumsi, bahasa yang digunakan,
tidak mampu mendengar, lingkungan dan halangan
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 29
komunikasi dalam organisasi yang meliputi tingkat hirarki
yang ada dalam organisasi (adanya level dalam manajemen
organisasi), otoritas manejerial (adanya kewenangan-
kewenangan/otoritas manajerial sesuai dengan level
manajemen, dan spesialisasi kerja (yang menggunakan
bahasa atau istilah-istilah yang dimengerti oleh mereka
sendiri).
Seven C's Communication sebagai faktor-faktor keberhasilan
komunikasi yaitu: Credibility, Context, Content, Clarity,
Continuity and consistency, Capability of audience, Channels
of distribution.
1. Uraikan berbagai hal yang menyebabkan adanya salah paham
dalam komunikasi yang dilakukan oleh pengirim pesan, isi
pesan dan penerima pesan.
2. Hambatan apa sajakah yang sering Saudara hadapi dalam
berkomunikasi dengan rekan sejawat, anak buah Saudara dan
pimpinan Saudara. Uraikan sesuai dengan teori yang telah
Saudara pelajari.
3. Apakah Saudara sering mengalami adanya sikap defensif dari
pimpinan Saudara? dan apa pengaruhnya terhadap kelancaran
komunikasi Saudara dengan pimpinan Saudara?
4. Adakah istilah-istilah yang Saudara tidak ketahui pada saat
Saudara berkomunikasi dengan orang-orang yang
mempunyai spesialisasi kerja tertentu? Uraikan dengan jelas.
30 Komunikasi yang Efektif

5. Halangan-halangan apa sajakah yang pernah Saudara temui BAB IV

pada saat Saudara berkomunikasi dengan orang yang lebih
PRINSIP-PRINSIP KOMUNIKASI
berpengalaman dengan Saudara, dengan atasan Saudara dan
dengan rekan sejawat.
EFEKTIF

Komunikasi akan menjadi efektif, dalam pengertian pesan yang

disampaikan oleh komunikator melalui media tertentu yang
digunakannya sampai kepada komunikan sesuai dengan apa yang
dimaksud oleh komunikator. Agar komunikasi dapat efektif perlu
diperhatikan beberapa prinsip komunikasi efektif.
Prinsip-prinsip Komunikasi Efektif meliputi beberapa hal:

A. Mendengarkan Dengan Aktif

Mendengarkan adalah aktifitas yang lebih sulit dari pada
berbicara. Dalam sistem komunikasi mendengarkan merupakan
aktifitas yang sangat penting. Mendengarkan merupakan
aktifitas aktif dari seseorang dalam kehidupan berkomunikasi,
sebab seseorang yang mendengarkan, harus mengerahkan segala
daya pikir dan konsentrasinya. Apalagi untuk dapat
mendengarkan secara efektif, sangat memerlukan konsentrasi
indera pendengaran, dan pikiran untuk membuat interpretasi
akan suatu pesan atau berita yang diterima. Jadi dalam
mendengarkan secara efektif ada perpaduan antara indera
pendengaran dengan pikiran.

Dari uraian tersebut dapat diambil satu kesimpulan bahwa

mendengar mempunyai dua arti yaitu:

31
32 Komunikasi yang Efektif
1. Mendengar dalam arti sempit.
Mendengarkan, adalah usaha memperoleh pengertian
terhadap satu berita atau pesan dengan mempergunakan
indera pendengar, terbatas pada penerimaan pesan secara
terbatas;
2. Mendengar dalam arti yang lebih luas.
Mendengarkan adalah usaha untuk memperoleh pengertian
dengan menggunakan indera pendengaran dan kemampuan
pikiran untuk mengadakan interpretasi tarhadap pesan atau
berita yang diterima, baik secara lisan maupun tertulis.
Dengan demikian mendengar dalam arti sempit adalah terbatas
pada komunikasi lisan, sedangkan mendengarkan dalam arti
lebih luas dapat terjadi untuk setiap bentuk komunikasi yang
baik secara lisan maupun secara tertulis. (Drs. Ing. Wursanto,
Etika Komunikasi Kantor, Penerbit Kanisius, 1989).
Ing. Wursanto selanjutnya mengatakan dalam bukunya Etika
Komunikasi Kantor, ada dua cara mendengarkan yang efektif
yaitu:
1. Cara mendengarkan dengan sikap kurang perhatian atau
disebut cara mendengarkan secara marginal, atau
mendengarkan dengan sikap masa bodoh. Misalnya;
mendengarkan dengan menulis, mencari sesuatu, atau sambil
mendengarkan berbicara juga dengan orang lain, atau seakan-
akan mendengarkan akan tetapi sebenarnya memikirkan hal
lain dan tidak berminat mendengarkan.
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 33
2. Cara mendengarkan dengan sikap sungguh-sungguh atau
empati. Cara mendengarkan seperti ada dua macam yaitu:
a. Mendengarkan dengan evaluatif, lebih baik dibandingkan
dengan cara mendengarkan yang marjinal. Dalam proses
mendengarkan seperti ini, pendengar sekaligus melakukan
evaluasi terhadap kata-kata yang diucapkan oleh
pembicara/kamunikator. Hasil evaluasi itu dituangkan
dalam berbagai macam bentuk, misalnya menolak,
menerima, menyanggah, atau kritik, menurut pengertian
dari pendengar. Dalam cara mendengar evaluatif, bisa
terjadi tidak terdapat suatu pengertian, akan tetapi bisa
terdapat dua pengertian, satu pengertian menurut
pembicara, dan satu pengertian lain menurut pendengar.
b. Mendengarkan secara proyektif, pendengar harus
berusaha memproyeksikan dirinya ke dalam alam pikiran
pembicara. Pendengar berusaha betul-betul memahami
apa yang dikatakan pembicara, tanpa memberi komentar
atau penilaian sebelum pembicara selesai berbicara, dan
pendengar hendaknya memahami isi ucapan pembicara.
Agus M. Hardjana, 100 memberikan beberapa petunjuk agar
kita dapat mendengarkan secara efektif yaitu:
a. Bermotivasi (being motivated), bermotivasi berarti
mempunyai dorongan dari dalam untuk mau
mendengarkan dan berusaha mau mendengarkan dengan
baik.
34 Komunikasi yang Efektif Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 35

b. Mengadakan kontak mata (making eye contact). f. Bersikap wajar (being natural). Bersikap wajar berarti
Mengadakan kontak mata membantu kita untuk tidak berlebihan dalam usaha mau dan berminat untuk
memusatkan perhatian, mengurangi kemungkinan mendengar dengan melebih-lebihkan bahasa tubuh.
terganggu oleh hal yang ada disekitar, dan mendorong Bersikap berlebihan dapat mengurangi rasa percaya orang
pembicara berminat berbicara. Jika tidak mengadakan yang berbicara terhadap ketulusan pendengar untuk
kontak mata, maka orang yang berbicara dengan kita akan mendengarkan.
menafsirkan bahwa kita tidak tertarik untuk berbicara
dengannya, dan kemudian akan mengambil jarak dengan B. Berbicara dengan Efektif
kita.
Sampai saat ini, masih banyak orang yang beranggapan bahwa
c. Menujukkan minat (showing interest). Kita menujukkan
kemampuan seseorang berbicara, menyampaikan ide dan
bahwa kita tertarik pada apa yang dikatakan orang,
gagasannya, yang akan mampu mempengaruhi orang lewat
perasaan-perasaan yang menyertainya dan kebutuhan-
pembicaraan, merupakan anugerah Tuhan YME yang sifatnya
kebutuhan yang terkandung dalam pembicaraan, yang
individual.
diungkapkan dalam bahasa non verbal yaitu raut wajah,
gerak mata, gerak-gerik, kecondongan tubuh dan jarak
Anggapan ini pada mulanya ada benarnya, tetapi tidak mutlak
tempat duduk.
sebab pada dasarnya keterampilan berbicara dapat dipelajari
d. Menghindari tindakan-tindakan yang mengganggu
dan ditingkatkan dengan berlatih. Masalahnya bagaimana
(distracting actions) Bentuk tindakan yang mengganggu
berlatih dengan tepat agar mampu berbicara secara efektif.
antara lain, setiap kali melihat jam, memain-mainkan
benda seperti pensil atau kertas. Tindakan-tindakan
Dalam tiap aksen komunikasi, baik informal atau formal, trik-
seperti ini membuat pembicara merasa bahwa kita bosan
trik/teknik berbicara yang dapat dilakukan adalah sebagai
atau tidak tertarik pada isi pembicaraannya, dan kurang
berikut:
menaruh perhatian pada apa yang disampaikannya.

Menarik napas dalam-dalam sebelum memulai berbicara;
e. Tidak memotong pembicaraan (interupting). Memotong

Mengatur volume berbicara agar lebih keras dari biasanya.
pembicaraan adalah pendengar mengatakan sesuatu
Caranya dengan mengatur, agar suara dapat didengar oleh
sebelum pembicara menyelesaikan pembicaraannya.
jajaran orang yang duduk atau berdiri paling jauh dari
tempat kita berbicara;
36 Komunikasi yang Efektif

Menggunakan kata-kata sehari-hari, yang dikenal oleh
pendengar. Orang akan tertarik pada pembicaraan yang
menggunakan kata-kata yang akrab ditelinganya daripada
kata-kata yang tidak dimengerti (misalnya istilah-istilah
dalam bahasa asing);

Layangkan pandangan (ke kiri, ke kanan atau ke tengah
untuk menemukan pendengar yang paling berminat dan
bersimpati terhadap pembicaraan kita.
C. Keterampilan Berbicara
Keterampilan verbal dalam berbicara lisan merupakan
kemampuan mengekspresikan bahan pembicaraan dalam bahasa
kata-kata yang dimengerti orang banyak, dan mudah dicerna.
Tidak ada aturan yang mengikat atau standar dalam
penggunaannya, baik menyangkut panjang kata-kata maupun
rincian uraian yang akan disampaikan. Semuanya tergantung
pada unsur tingkat pengalaman, panjang pembicaraan. Materi
pembicaraan (teknis, penuh angka atau narasi), serta waktu
yang tersedia.
Misalnya: Bagaimanakah Saudara berbicara tentang
akuntabilitas kerja organisasi Saudara di tahun 2002 dalam
waktu 30 menit, dengan menyajikan kegiatan teknis, yang
didukung dengan angka dan dilengkapi dengan narasi.
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 37
Dalam berbicara hendaknya jangan menggunakan kata-kata
jargon yaitu kata-kata yang dibuat sendiri untuk kalangan
sendiri/orang-orang tertentu/profesi tertentu dan yang tidak
dimengerti oleh orang Iain/kelompok lain/group Iainnya.
Untuk menghindari kata-kata jargon dalam komunikasi
gunakanlah kata-kata yang pendek, sederhana, dan langsung
pada sasaran (keep language short, simple and to the point –
KISS Principle).
Keterampilan berbicara harus diikuti dengan etiket dalam
berbicara yaitu:
1. Jangan bicara terlalu banyak tentang diri kita sendiri;
2. Jangan memonopoli pembicaraan;
3. Menggunakan bahasa yang sopan dan efektif;
4. Mendengarkan ketika teman berbicara.
5. Memperhatikan situasi dan keadaan rekan berbicara, dan
taktis dalam berbicara;
6. Tidak bersikap kaku dan dogmatis, karena akan memberi
kesan keras kepala dan menggurui.
Teknik yang dapat dimanfaatkan dalam meningkatkan
efektifitas penampilan berbicara verbal adalah sebagai berikut:

Percaya diri.
Tiap orang pada umumnya, berharap mendengar
pembicaraan terburuk yang belum pernah mereka dengar
sebelumnya. Tetapi, pada saat bersamaan, merekapun
berharap mendengar pembicaraan terbaik. Karena itu jika
38 Komunikasi yang Efektif
seseorang dapat berbicara lebih baik daripada apa yang
menjadi perkiraan pendengar, maka pembicaraannya akan
mendapat dukungan dan penghargaan.

Ucapkan kata-kata dengan jelas dan perlahan lahan.
Berikan aksentuasi (tekanan) untuk hal-hal yang dianggap
penting.

Bicara dengan wajar
Paling tidak seperti biasanya berbicara. Jangan terkesan
seperti penyair atau sedang berdeklamasi, juga sebagai
pemain drama.
D. Gaya Berbicara

Atur irama dan tekanan suara, dan jangan monoton.
Gunakan tekanan dan irama tertentu untuk menampilkan
poin-poin tertentu, misalnya marah, dengan nada tinggi,
sedih dengan suara memelas dst. Tapi hindarkan kesan
sebagai pemain drama.

Menarik napas dalam-dalam
Tariklah napas 2 sampai 3 kali untuk mengurangi
ketegangan. Mengatur napas secara normal dan jangan
terkesan seperti orang yang sedang dikejar-kejar. Bila mana
perlu, menghentikan pembicaraan, selain untuk mengambil
napas juga berfungsi menarik perhatian.

Hindari sindrom EM, AH, ANU, APA .... dst. Jika terpojok
dan kehabisan bicara atau lupa cukup berhenti sebentar.
Cara ini seakan-akan menunjukkan bahwa kita sedang
berpikir dan akan berdampak positip dibanding mengatakan
apa ya, eh... apa ya. Saya pikir.

Membaca paragraf yang dianggap penting dari teks tulisan.
Jangan merasa malu melakukan hal ini, karena pendengar
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 39
akan berpikir bahwa kita hanya menekankan point
pembicaraan tertentu agar lebih lengkap.

Siapkan air minum
Air minum akan banyak membantu pada saat kita berbicara
terutama di depan orang banyak (dan terutama bagi mereka
yang sering kali kehabisan napas jika berbicara). Selain
berfungsi membasahi kerongkongan yang kering, juga
membantu pembicara berhenti sejenak.
Gaya berbicara ialah cara berbicara yang dapat menimbulkan
daya tarik para pendengar. Gaya berbicara dapat digolongkan
menjadi:
a. Gaya berbicara dengan menghubungkan suara dengan kata-
kata, atau disebut gaya bahasa.
 Gaya bahasa aksidenton.
Pembicara berusaha agar penerima pesan
memperhatikan seluruh kalimat yang diucapkan, bukan
pada bagian-bagian dari kalimat.
 Gaya bahasa polisidenton.
Pembicara berusaha agar penerima pesan mengarah
kan perhatiannya terarah pada kalimat demi kalimat
 Gaya bahasa klimaks
Pembicara berusaha agar pendengar tertarik akan
pembicaraannya dan memperoleh perbandingan yang
mendalam.
40 Komunikasi yang Efektif
 Gaya bahasa anti klimaks.
Pembicara berusaha agar pendengar tertarik akan
pembicaraannya pada akhir pembicaraannya.
 Gaya bahasa hiperbola.
E. Meningkatkan Efektifitas Komunikasi
Pembicara berusaha menarik perhatian pendengar
dengan menggunakan bahasa yang "menyangkatkan".
Misalnya: Pak Karto bekerja keras membanting tulang
untuk menghidupi keluarganya, Zhi-zhi belajar dengan
memeras otak agar dapat naik kelas, Pak Bonar bekerja
memeras keringat untuk membiayai sekolah anaknya
yang semata wayang.
b. Gaya berbicara dengan gerak air muka (mimik).
Pembicara tidak mengeluarkan kata-kata, tidak juga diam,
akan tetapi dengan gerak air muka, (dengan mengedipkan
mata kanan/kiri yang mungkin berarti supaya orang lain
diam saja, rnemelototkan mata kepada anaknya yang berarti
melarang melakukan sesuatu).
c. Gaya berbicara dengan gerak anggota badan (panto mimik).
Pembicara tidak mengeluarkan kata-kata, akan tetapi
membuat gerakan-gerakan pada bagian tubuhnya (membuat
kode dengan jari/dan tangan yang berarti istirahat,
mengangkat bahu yang berarti tidak tahu, menggelengkan
kepala yang berarti tidak mau)
d. Gaya berbicara dengan gerak gerik (panto mimik dan
mimik).
Pembicara menyampaikan pesannya dengan gerak muka
berbarengan dengan gerak anggota badan. Gerak gerik
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 41
bukan hasil kebudayaan semata-mata akan tetapi tumbuh
sendiri sebagai alat komunikasi.
Agar komunikasi menjadi efektif, maka setiap individu yang
berkomunikasi apakah ia sebagai komunikator atau sebagai
komunikan hendaknya memperhatikan beberapa hal sebagai
berikut:
Sebagai Pengirim:
1. Menggunakan bahasa yang tepat dan menarik serta dapat
dimengerti oleh penerima;
2. Menggunakan empati dengan berusaha menempatkan diri di
tempat penerima;
3. Mempertajam persepsi dengan membayangkan bagaimana
pesan akan diterima, dibaca, ditafsir dan ditanggapi oleh
penerima;
4. Mengendalikan bentuk tanggapan dengan menggunakan kode
atau lambang yang tepat dan saluran yang sesuai;
5. Bersedia menerirna umpan balik yang positif maupun
negatif;
6. Mengembangkan kredibilitas diri, sehingga dapat dipercaya
karena kualitas pribadi, mutu hidup dan keahlian profesional;
7. Mempertahankan hubungan baik dengan penerima.
Sebagai Penerima:
Penerima adalah rekan komunikasi yang mempunyai peran
menentukan dalam menerima, membuat persepsi, menafsirkan
42 Komunikasi yang Efektif
suatu pesan yang diterimanya, apakah untuk dirinya sendiri atau
untuk disampaikan kepada orang lain. Agar komunikasi menjadi
efektif maka penerima harus memperhatikan hal-hal sebagai
berikut:
1. Meningkatkan kemampuan mendengarkan, sampai mampu
mendengarkan dengan empatik;
2. Waspada terhadap prasangka, bias dan apriori, dan sikap
tidak terbuka dari kita;
3. Mengembangkan kecakapan bertanya;
4. Mengembangkan kecakapan menyampaikan umpan balik
secara konstruktif;
5. Berusaha berpikir kreatif terhadap pesan yang diterimanya;
6. Bersikap terbuka tetapi kritis.
(Altus M. Hardjana, Komunikasi Intrapersonal dan
Interpersonal, Penerbit Kanisius, 2003)
F. Rangkuman
Komunikasi akan menjadi efektif, dalam pengertian pesan yang
disampaikan oleh komunikator melalui media tertentu yang
digunakannya, sampai kepada komunikan sesuai dengan apa
yang dimaksud oleh komunikator. Agar komunikasi dapat
efektif perlu diperhatikan beberapa prinsip komuni kasi efektif.
Prinsip-prinsip komunikasi efektif ialah:
1. Berbicara dengan efektif
Dapat digunakan teknik-teknik sebagai berikut: percaya
diri, ucapkan kata-kata dengan jelas dan perlahan-lahan,
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 43
bicara dengan wajar, menarik napas dalam-dalam, hindari
sindrom, membaca paragraf yang dianggap penting dari
teks tulisan, siapkan air minum.
2. Mendengarkan dengan aktif
Dalam mendengarkan ada beberapa cara orang
mendengarkan. Ada yang mendengarkan dengan marginal,
artinya mendengarkan tidak sungguh-sungguh,
mendengarkan sambil menulis, sambil berbicara dengan
orang lain, mendengarkan sambil mencari sesuatu, dan ada
yang mendengarkan dengan sungguh-sungguh, artinya
mendengarkan dengan cara evaluatif dan mendengarkan
dengan cara proyektif. Mendengarkan secara proyektif
dapat dikatakan sebagai mendengarkan yang efektif.
Selain itu dalam mendengar dengan efektif hendaknya kita
being motivated, making eye contact, snowing interest,
distracting actions, interrupting, dan being natural.
3. Keterampilan berbicara
Keterampilan verbal dalam berbicara lisan merupakan
kemampuan mengekspresikan bahan pembicaraan dalam
bahasa kata-kata. Tidak ada aturan yang mengikat, atau
standar dalam penggunaannya, baik menyangkut panjang
kata-kata maupun rincian uraian yang akan disampaikan.
Walaupun terampil berbicara hendaknya juga
memperhatikan etiket berbicara yaitu tidak menceritakan
dirinya sendiri, tidak monopoli dalam bicara, menggunakan
bahasa yang sopan dan efektif, mendengarkan dengan baik,
memperhatikan situasi teman berbicara, tidak bersikap kaku
dan menggurui.
44 Komunikasi yang Efektif Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 45

4. Gaya berbicara 4. Berikan contoh beberapa hal, bagi pengirim pesan dan
Ada berbagai gaya berbicara yaitu: penerima pesan, yang dapat meningkatkan efektifitas
a. Gaya berbicara dengan menghubungkan suara komunikasi.
dengan kata-kata atau disebut gaya bahasa. 5. Berikan contoh internal feedback, inferinsiat feedback, zero
• Gaya bahasa aksidenlon; feedback dan negative feedback.
• Gaya bahasa polisidenton;
• Gaya bahasa klirnaks;
• Gaya bahasa anti klirnaks;
• Gaya bahasa hiperbola.
b. Gaya berbicara dengan gerak air muka (mimik).
c. Gaya berbicara dengan gerak anggota badan
(panto mimik).
d. Gaya berbicara dengan gerak-gerik (panto mimik
dan mimik).

Agar komunikasi menjadi efektif maka pengirim pesan dan

penerima pesan harus meningkatkan dirinya dalam
berkomunikasi agar komunikasi menjadi efektif.

G. Latihan
1. Cobalah Saudara berbicara efektif selama 5 menit dengan
mengambil topik yang Saudara pilih sendiri.
2. Uraikan dengan singkat beberapa tip mendengarkan dengan
aktif.
3. Berikan contoh gaya berbicara mimik, panto mimik, dan
mimik dan panto mimik.
 Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 47

LATIHAN I Lampiran 1a

(waktu 15 menit)
Burung Film Ikan Pulpen

Latihan ini bertujuan memberikan pemahaman mengenai komunikasi Burung Dara Aktor Tiram Telepon
dalam kalimat-kalimat tertentu, yang akan memberikan makna yang
berbeda antara satu kalimat dengan kalimat lainnya. Burung Hitam Film Garam Meja

Angsa TV Script Air Stapler

Kelas dibagi menjadi 6 kelompok: tugaskan masing-masing
kelompok membuat 2 kalimat yang mempunyai makna: Burung Pipit Kamera Laut Kertas
1. Komunikasi sebagai bidang ilmu pengetahuan;
2. Komunikasi sebagai pesan;
3. Komunikasi sebagai hubungan;
4. Komunikasi sebagai keterampilan;
5. Komunikasi sebagai peristiwa.

46
 Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 49

LATIHAN II Lampiran 1b

(waktu 15 menit)
Burung Dara Film Ikan Pulpen

Latihan ini bertujuan membantu peserta memahami bagaimana Laut Burung Pipit Aktor Kamera
seseorang dapat dengan mudah mengingat pesan terstruktur dari pada
pesan yang tidak terstruktur. Burung Kertas Garam Meja

Angsa TV Script Air Stapler

Dalam lampiran 1a, semua nama-nama benda dikumpulkan
dalam “keluarga” yang sama disetiap kolomnya. Di lampiran 1b Film Tiram Telepon Burung Hitam
nama-nama benda tersebut ditempatkan secara acak.
Tunjuk 10 orang peserta, lima orang duduk disebelah kanan
widyaiswara, yang mendapat lembar lampiran 1a, dalam keadaan
halaman belakang menghadap keatas, dan 5 orang disebelah kiri
Widyaiswara yang mendapat lembar lampiran 1b dalam keadaan
halaman belakang menghadap keatas. Widyaiswara meminta pada
kesempatan pertama agar kesepuluh peserta melihat kertas selama 10
detik tanpa mencatat apapun.

Selanjutnya Widyaiswara meminta kesepuluh peserta untuk

meletakkan kertas tersebut kembali dengan halaman belakang
menghadap keatas. Para peserta diminta untuk menuliskan semua
kata yang mereka ingat tanpa “mencontek”.

Widyaiswara mengumpulkan semua kertas dan membaginya menjadi

dua, selanjutnya widyaiswara membacakan semua nama benda yang
tidak terstruktur dan setiap peserta diminta untuk mencoret semua
kata yang benar tanpa mencontek.

48
 Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 51

LATIHAN III Lembar Y

(waktu 10 menit)

Tujuan pelatihan ini, untuk memberikan pemahaman kepada peserta

tentang pesan berantai, yang sering terdistorsi, disebabkan tidak
Widyaiswara Tidak Datang
terpenuhinya Seven Cs Communication sebagai factor keberhasilan
komunikasi. Belum Jadi Datang Widyaiswara
Widyaiswara Belum Bisa Datang
Tunjuk 7 orang peserta, diminta berbaris, kepada peserta paling
Benar-Benar Widyaiswara Tidak Datang
depan diminta membaca lembar X, atau lembar Y, dan
menyampaikan kepada peserta kedua dan seterusnya sampai peserta
no. 7.

Seven Cs Communication:
I feel you should
know
Lembar X
Credibility,
That
That beneath this
Context, debonair,
Content, Suave,
Clarity, sophisticated,
elegant exterior.
Continuity and consistency,
Capability of audience, Widyaiswara Tidak Jadi Datang
Channels of distribution. Tidak Jadi Datang Widyaiswara
Jadi Widyaiswara Tidak Datang

50
 LATIHAN IV DAFTAR PUSTAKA
(waktu 20 menit)
Agus M. Hardjana, Komunikasi Intrapersonal & interpersonal,
Latihan ini bertujuan meningkatkan pemahaman peserta, bahwa
Penerbit Kanisius 2003.
komunikasi satu arah tidak seefektif bila dibandingkan dengan
Alo Liliweri, Komunikasi Antar Pribadi, PT Citra Aditya Bakti,
komunikasi dua arah.
Bandung 1991.
Anomymous, 1986. Public Relation. AIESEC. Singapore.
Latihan tahap 1 : Panggil satu peserta, dan berikan 1 gambar
Damon. F. John Espey, Frederich Mulbauser, 1966. Language,
kepadanya, mintalah kepada yang bersangkutan
Rhetoric and Style. McGraw Hill Book Company. New
untuk meminta rekan-rekan peserta lainnya
York, St. Louis San Fransisco, Toronto.
menggambar sesuai dengan gambar 1, dengan
Drs. A. M. Hoeta Soehoet, Pengantar Ilmu Komunikasi. Yayasan
ketentuan peserta tidak boleh bertanya.
Kampus Tercinta-IISIP 2002
Latihan tahap 2 : Panggil satu peserta lainnya, dan berikan
Drs. A. M. Hoeta Soehoet, Teori Komunikasi 1 dan 2, Yayasan
gambar 2 kepadanya, mintalah kepada yang
Kampus Tercinta-IISIP 2002.
bersangkutan untuk meminta rekan-rekan
Fast, Julius, 1978. Body Language. Pan Books London and Sidney.
peserta lainnya menggambar sesuai dengan
Heater Jones with Robin Mann, 1997. Setting The Scow'.
gambar 2, dengan terlebih dahulu memberikan
Workplace Communication Skills, Addison Wesiey
kejelasan. Misalnya: sebelah kanan (dengan
Lungman Australia PTY Limited.
mengangkat tangan kanan), sebelah kiri (dengan
Ig Wursanto, Drs 1994, Etika Komunikasi Kantor. Penerbit Kanisius
mengangkat tangan kiri), gambar kotak ukuran 3
Jogyakarta.
x 3 cm, buat gambar trapesium, ketupat, dll.
Jerald Greenberg, Robert A Baron, Behavior In Organization,
Understanding And Managing The Human Side Of Work,
Fifth Edition, Prentice Hall International Edition 1995.
Judith R. Gordon, Organizational Behavior, A Diagnostic Approach,
Fifth Edition, Prentice Hall International Edition 1996.
Murphy Dennis. 1957, Better Business Communication, London:
McGraw-Hill Book Company Inc.

52 53
54

Peter M. Senge, 1990, The Fifth Discipline, The Art & Practice of
The Learning Organization , Currency and Doubleday.
T.M. Lillico,1972, Komunikasi Manejemen, Lembaga Pendidikan
dan Pembinaan Manajemen.