PROPOSAL PROGRAM KREATIVITAS MAHASISWA

CRITICAL BOOK REPORT

BIDANG KEGIATAN
PKM ARTIKEL ILMIAH

Diusulkan oleh:

Yoga R. Simbolon
7163144036

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN

2018
 CRITICAL BOOK REPORT
MATA KULIAH MANAJEMEN EVENT
BUKU EVENT MANAGEMENT HANDBOOK

Universitas Negeri Medan

E-mail: yogarsimbolon@gmail.com

Abstract
Critical Book Report (CBR) is the written report and one of most tasks which given to
students in university according the role of campus. The aims of the critical book report is to
critism, research, and review with the optimal output in order that the students can
understanding about the contents and quality of books especially in Event Management at
Manajemen Events lesson. The object research methods was taken a books Event
Management Handbook and got by online books. The result of this research is (1) The Books
was published by AIB with 44 pages and 5 chapters. (2) The Books have a good quality and
good layout arrangement, interested, and appropriated about the subject matter of books. (3)
The Books is so suitable to having by students, or public society who wants to learn about the
Managents an Event.
Keywords: critical book report, Event Management Handbook, and manajemen event

Abstrak: Critical Book Report (CBR) merupakan bentuk laporan tertulis dan merupakan satu
dari banyak jenis tugas mahasiswa sesuai tuntutan perkuliahan. Tujuan dari penulisan critical
book report ini adalah untuk mengkritisi, menelaah, mengulas dengan output maksimal agar
mahasiswa memahami isi dan kualitas buku khususnya buku Event Management pada mata
kuliah Manajemen Event. Adapun dalam metode melakukan critical book report ini penulis
mengambil sumber buku Event Management Handbook didapatkan melalui koleksi ebooks
online. Hasil dalam penelitian ini adalah (1) Buku Event Management Handbook merupakan
buku terbitan AIB yang berjumlah 44 halaman dengan 5 chapter (bab). (2) Buku Event
Management Handbook memiliki kualitas dan susunan layout yang cukup baik, lengkap,
menarik dan relavan terhadap materi yang dipaparkan. (3) Buku Event Manajemen Handbook
layak dimiliki siswa, mahasiswa, maupun masyarakat umum yang ingin mempelajari
pengelolaan kegiatan (event).
Kata kunci: critical book report, event management handbook, dan manajemen event

PENDAHULUAN

Sehubungan dengan diterapkannya kurikulum KKNI (Kerangka Kualifikasi Nasional

Indonesia) pada tiap universitas, para mahiswa dituntut untuk lebih kreatif dalam
mengembangkan ide, dan kreatifitasnya. Dalam Critical Book Report ini mahasiwa dituntut
untuk mengkritisi sebuah buku, dan meringkas menjadi satu kesatuan yang utuh sehingga
dapat dipahami oleh mahasiswa yang melakukan critical book report, termasuk didalamnya
mengerti akan kelemahan dan keunggulan dari buku yang akan dikritisi.

1|Page
Critical book report bukan sekedar laporan atau tulisan tentang isi sebuah buku atau artikel,
tetapi lebih menitikberatkan pada evaluasi (penjelasan, interpretasi dan analisis) kita
mengenai keunggulan dan kelemahan buku atau artikel, apa yang menarik, bagaimana isi
yang termuat sehingga mampu mempengaruhi cara berfikir kita terhadap suatu bidang kajian
tertentu. Dengan kata lain, melalui critical book report kita menguji pikiran
pengarang/penulis berdasarkan sudut pandang kita serta pengetahuan dan pengalaman yang
kita miliki. Maksud dari pemberian tugas kuliah berupa critical book report ini adalah untuk
mengembangkan budaya membaca, berfikir sistematis dan kritis, dan mengekspresikan
pendapat (Rosen, 2006: 325).

Untuk dapat membuat critical book report, kita harus terbiasa untuk berfikir kritis. Dengan
berfikir kritis berarti kita mengontrol proses berifikir secara sadar (Troyka, 2006:115). Hal ini
sama seperti kita bertemu dengan teman baru, kemudian kita memutuskan apakah kita
menyukai orang tersebut atau tidak (Troyka, 2006:117). Menurut Troyka (2006:117) proses
berifikir kritis terdiri dari beberapa tahap, yaitu:

1) Merangkum (menyatakan kembali) 2) Menganalisis (manggali informasi tersirat) 3)

Mensitesiskan (menghubungkan apa yang telah dirangkum dan dianalisis dengan
pengetahuan dan pengalaman kita) 4) Mengevaluasi (membuat penilaian)

Tahapan inilah yang diterapkan dalam melakukan critical book report. Sedangkan, ada
beberapa langkah yang harus kita tempuh sebelum membuat critical book report antara lain:
1) Memilih buku; 2) Membaca kritis; 3)Membuat kerangka/outline dan menulis kembali. Ada
beberpa yang dibahas dalam critical book report, yaitu: 1)Informasi bibliography;
2)Pengantar/Introduction; 3)Bagian utama terdiri dari metangkum dan mengevaluasi;
4)Penutup berupa kesimpulan dan saran.

Sehubungan dengan metode pelaksanaan critical book report ini, penulis menggunakan satu
subjek berupa sebuah buku (textbook) yang berhubungan dengan mata kuliah manajemen
event. Adapun buku tersebut berjudul Event Management Handbook. Analisis terhadap isi
buku dilakukan dengan tahapan memilih buku, membaca kritis (review), membuat outline
kemudian menulis kembali, mengevaluasi, serta menyimpulkan. Tujuan dari pelaksanaan
critical book report pada mata kuliah manajemen event ini, agar penulis dan pembaca dapat
mengetahui kualitas sebuah buku yang dikritisi sehingga menambah wawasan pengetahuan
penulis maupun pembaca sedangkan manfaat dalam critical book report ini sebagai sumber
acuan informasi oleh pembaca dalam mencari suatu informasi buku yang berkaitan dengan
manejemen event.

Di era saat ini, seperti kita ketahui exhibition dan show merupakan kegiatan yang ramai sekali
dilakukan hal ini tentu dilaksanakan untuk memenuhi tuntutan dan tradisi kebudayaan. Untuk
dapat melaksanakan suatu event secara baik dan berjalan sesuai tujuan, perlu adanya
manajemen yang baik dari para pelaksanya. Manajemen berkaitan dengan tata kelola, kata ini
berasal dari kata “managio” yaitu pengurusan atau “managiare” atau melatih dalam mengatur
langkah-langkah. Longenecker dan Pringgle (1981) mendefinisikan “manajemen sebagai
proses pengadaan dan pengkombinasian sumber daya manusia, finansial dan fisik untuk

2|Page
mencapai tujuan poko organisasi. Sementara menurut George R Terry (1964) mendefinisikan
“Manajemen adalah suatu proses yang nyata mulai dari perencanaan, pengorganisasian,
penggerakkan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan menyelesaikan sasaran
yang telah ditetapkan dengan menggunakan orang dan sumber daya lain”.

Event didefinisikan sebagai suatu kegiatan yang diselenggrakan untuk memperingati hal-hal
penting sepanjang hidup manusia baik secara individu maupun kelompok yang terikat secara
adat, budaya, tradisi dan agama yang diselenggarakan untuk tujuan tertentu serta melibatkan
lingkungan masyarakat yang diselenggrakan pada waktu tertentu. Ada beberapa jenis event,
antara lain: 1) Special Event. Event ini dapat diselenggarakan mulai dari jenis event
perorangan yang sederhana dan kecil seperti ulang tahun atau pesta pernikahan; 2) Leisure
Event. Yaitu event berkaitan dengan wisata contohnya pesta danau toba, pesta laying-layang,
dll; 3 )Culture Event. Yaitu event budaya misalnya, upacara ngaben di Bali, Grebek 1 suro di
Jogja,dll; 4) Organizational Event. Yaitu kegiatan besar pada tiap organisasi, seperti
konferensi lembaga pendidikan, ikatan profesi, dll.

Keberhasilan suatu event tergantung pada usaha dan manjemen dari pelaksanya. Maka dari
itu, tiap-tiap pelaksana suatu event harus mampu memahami manjemen secata conseptual
maupun praktik manajemen agar event yang akan dilaksanakan dapat berhasil. Manjemen
Event merupakan suatu proses bagaimana pelaksana event merencanakan,
mengorganisasikan, menggerakkan, dan mengendalikan melalui pemanfaatan sumber daya
manusia, financial, peralatan (equipment), dll agar terlaksanya suatu event yang optimal
efisien dan efektif.

METODE PELAKSANAAN

Dalam melakukan critical book report ini, penulis menggunakan librarian research. Subjek
penelitian berupa sebuah buku dengan judul Event Management Handbook oleh AIB yang
terdiri dari 5 bab (chapter) 44 halaman. Buku ini diperoleh melalui media buku online
(ebooks). Penelitian ini adalah library research (penelitian kepustakaan), yaitu penelitian yang
dilaksanakan dengan menggunakan literatur (kepustakaan), baik berupa buku, catatan,
maupun laporan hasil penelitian.

Sebagaimana pemikiran M. Iqbal Hasan (2002), studi dokumentasi adalah tehnik

pengumpulan data yang tidak langsung ditujukan pada sebuah penelitian, namun melalui
dokumen. Dokumen yang digunakan dapat berupa buku , surat pribadi, laporan, notulen
rapat, catatan khusus dalam pekerjaan sosial dan dokumen lainnya. Jadi semua dokumentasi
diposisikan setara tergantung ketersambungan dengan topik utama penelitian ini.

Teknik pengumpulan data dalam penulisan ini adalah memilih buku, membaca kritis
(review), membuat outline dan menulis kembali, mengevaluasi, dan menyimpulkan serta
dokumentasi. Metode dokumentasi yaitu metode pengumpulan data melalui benda-benda
tertulis, seperti majalah, buku-buku, dokumen, peraturan-peraturan, notulen, rapat, catatan
harian dan sebagainya (Arikunto:2010).

3|Page
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Segi Layout dan Kelengkapan Buku

Dari segi susunan dan peletakkan materi (layout) pada buku sangat baik dan menarik, tidak
saling tumpang tindih dan rapi. Dilengkapi dengan gambar dan pewarnaan yang bagus
sehingga tidak menimbulkan kesan bosan ketika membacanya. Dalam buku ini juga memuat
halaman sampul, halaman penerbit,

Prakata, halaman pengantar, daftar isi, pendahuluan, pembahasan materi (chapter) yang
tersusun secara sitematik sesuai tahapan penyelenggaraan event, daftar pustaka. Tiap-tiap
chapter terdapat penjelasan materi yang singkat namun padat dan jelas.

Secara teknis Geene dan Pety (dalam Tarigan, 1986:21) memaparkan 10 kategori yang harus
dipenuhi buku teks yang bekualitas. Antara lain:

1. Buku teks haruslah menarik minat siswa yang mempergunakannya.

2. Buku teks haruslah mampu memberikan motivasi kepada para siswa yang memakainya.

3. Buku teks haruslah memuat ilustrasi yang menarik siswa yang memanfaatkannya.

4. Buku teks seyogyanya mempertimbangkan aspek-aspek linguistic sehingga sesuai dengan

kemampuan para siswa yang menggunakannya.

5. Isi buku teks haruslah berhubungan erat dengan pelajaran-pelajaran lainnya.

6. Buku teks haruslah dapat menstimulasi, merangsang aktivitas-aktivitas para siswa yang
menggunakannya.

7. Buku teks haruslah dengan sadar dan tegas menghindari dari konsep yang samar-samar dan
tidak biasa.

8. Buku teks haruslah mempunya sudut pandang yang jelas.

9. Buku teks haruslah mampu memberi pemantapan , penekanan nilai-nilai anak dan orang
dewasa.

10. Buku teks haruslah dapat menghargai perbedaan-perbedaan pribadi para pemakainya.

Buku yang diterbitkan oleh AIB ini memenuhi 10 indikator diatas. Serta memenuhi empat
ciri buku teks sebagai berikut:

a) Direkomendasikan atau dipublish oleh orang yang berpengalaman sebagai buku pegangan
yang baik;
b) Bahan ajar sesuai dengan tujuan pendidikan, kebutuhan siswa, dan masyarakat;
c) Cukup banyak memuat teks bacaan,
d) Memuat ilustrasi yang membantu.

4|Page
B. Dari Segi Isi (Contenst)

Dari segi isi, buku Event Manajemen Handbook yang terdiri dari 5 chapter secara sistematik
tersusun sebagai berikut:

Perencanaan pra-acara

Tahap 1 Membangun Desain Tempat

Pemilihan staf yang kompeten Kontraktor dan subkontraktor Pembangunan struktur

Pengiriman dan pemasangan yang aman peralatan dan layanan

Tahap 2 Operasi

Strategi Manajemen untuk: Massa, Transportasi, Kesejahteraan, Pertolongan Pertama,

Kontinjensi, Kebakaran, Mayor Insiden dll.

Tahap 3 Load out dan Break down

Penghapusan yang aman peralatan dan layanan Penghapusan struktur Sampah dan
pembuangan limbah Pekerjaan remedial Tanya jawab

Mengelola risiko

Setiap kejadian memiliki risiko; langkah pertama masuk Mengelola risiko tersebut meliputi
pemeriksaan di semua bidang dari acara Anda untuk menentukan di mana kerugian dapat
terjadi. Pemeriksaan ini tidak terbatas pada masalah keamanan, tapi dapat memastikan bahwa
acara tersebut dilakukan secara teraman cara yang mungkin dan jika ada sesuatu yang tidak
menguntungkan terjadi bahwa kerugian tersebut tidak berdampak lebih jauh organisasi baik
secara finansial atau melalui kerugian publisitas.

Ada empat area umum kerugian terkait dengan acara:

• Personil
• Properti
• Pendapatan
• Kewajiban
Dengan memeriksa semua area di mana kerugian bisa terjadi terjadi, Anda dapat
mengidentifikasi di mana Anda mungkin perlu membeli asuransi tambahan. Meski prosesnya
mungkin tidak menjamin yang Anda miliki mengidentifikasi setiap faktor risiko yang
mungkin terkait dengan Acara tersebut, latihan akan membantu mendemonstrasikannya
ketekunan Anda dalam usaha untuk mengidentifikasi orang-orang yang Anda bisa mengelola
dan mengendalikan dan bisa menjadi faktor dalam mengurangi biaya asuransi wajib anda
Untuk kejadian kombinasi faktor risiko individu sangat penting dalam menetapkan tingkat
risiko. Mengubah satu aspek dari sebuah peristiwa mungkin sangat meningkatkan faktor
risiko.

5|Page
Tugas beresiko

Risiko bahaya yang menyebabkan kerusakan adalah ukuran kemungkinan atau kemungkinan
kecelakaan ditambah dengan tingkat keparahannya dari cedera atau kehilangan. Bentuk
penilaian risiko yang paling sederhana menggunakan kategori umum High, Medium dan
Low.

Kontraktor dan pemasok

Kontraktor dan pemasok Bergantung pada skala acara, kemungkinan besar akan melibatkan
jasa kontraktor dan subkontraktor untuk melakukan tugas seperti konstruksi dan teardown
struktur sementara dan instalasi dan pemeliharaan layanan situsnya. Penyiapan lokasi acara
utama dapat sangat berbahaya dan semua yang diperlukan tindakan pencegahan harus
dilakukan oleh kontraktor dan event organizer.

Dokumentasi berikut harus diminta dari semua kontraktor:

• Salinan rencana kesehatan dan keselamatan perusahaan mereka

• Bukti asuransi
• Penilaian risiko spesifik terhadap pekerjaan mereka melaksanakan atas nama Anda
• Pernyataan metode kerja untuk setiap kegiatan konstruksi
• Sertifikasi untuk bahan yang digunakan mis. sertifikat kebakaran untuk karpet dll
• Rencana dan spesifikasi lokasi bila diperlukan
• Sertifikat insinyur struktur Dokumentasi sebagaimana dipersyaratkan dalam peraturan
konstruksi
Untuk acara yang membutuhkan peningkatan berarti, sebaiknya menunjuk dan melibatkan
petugas keamanan acara dalam seleksi dari kontraktor untuk memastikan mereka mematuhi
kerja yang aman prosedur di lokasi dan insinyur struktural untuk memastikannya setiap
struktur sementara dibangun sesuai spesifikasi.

Penyediaan Tempat Yang Aman

Desain tempat

Dengan acara outdoor khususnya pilihan lokasi dan persiapan jelas penting untuk sebuah
acara yang sukses. Kita harus cukup besar untuk menampung ukuran dari penonton yang
diharapkan, memperhitungkan ruang yang akan ditempati oleh struktur, aktivitas dan fasilitas
yang disediakan, juga akan tergantung pada tanah kondisi, rute akses, penyediaan layanan,
dan kendala lingkungan apapun seperti potensi untuk gangguan kebisingan jika ada rumah
atau tempat kerja dekat dengan venue.

Menyediakan tempat

Tujuannya membatasi jumlah peserta yang hadir bagaimanapun juga, untuk menghindari
bahaya kepadatan penduduk yang berlebihan, untuk memastikan bahwa sarana untuk

6|Page
melarikan diri dalam keadaan darurat adalah cukup untuk jumlah orang yang dievakuasi dari
tempat, untuk menentukan jumlah total orang-orang yang dapat menghuni tempat yang Anda
perlukan hitung 'kapasitas penghuni'.

Faktor berikut Seharusnya dipertimbangkan:

• Tata letak venue / situs
• Melihat area
• Pengaturan tempat duduk
• Infrastruktur situs / tempat
• Keluar pintu dan rute
• Daerah sirkulasi
• Ruang yang dibutuhkan per orang
Saran dari orang yang kompeten dan dari pihak berwenang harus dicari saat menentukan
jumlah orang yang bisa diakomodasi di peristiwa. Jika acara melibatkan penyediaan tempat
duduk saja, maka jumlah tempat duduk yang bisa ditahan akan menjadi faktor penentu.
Kapasitas harus dicapai tidak hanya dalam hal tunjangan ruang, tapi juga melalui
pertimbangan tingkat masuk dan keluar yang sesuai dari wilayah fasilitas dalam batas waktu
tertentu. Ini melibatkan memantau kerumunan atau tingkat penonton di area tertentu.

Acara berskala besar dimana aktivitas berakhir pada waktu yang diberikan akan memerlukan
perencanaan keluar yang harus diambil rekening dari keluarnya jumlah besar ke dalam daerah
sekitarnya. Rencana yang keluar ini perlu dilakukan disepakati antara event organizer dan An
Garda Síochána / PSNI yang bertanggung jawab atas mengelola gerakan di luar lokasi.
Penyediaan personil ekstra Gardaí / PSNI ke sebuah acara polisi dapat dikenakan biaya, yang
harus dipenuhi oleh penyelenggara acara.

Tanda, dan Petunjuk Arah

Tanda-tanda keselamatan, cara penandaan dan pelabelan entri dan pintu keluar harus besar,
terbaca, tidak ambigu dan sesuai

Fasilitas Kendali

Penyediaan ruang atau ruang sebagai acara Titik kontrol sangat penting untuk kelancaran
operasi sebuah acara bahkan peristiwa kecil pun harusnya memiliki titik sentral dimana
administrasi dan koordinasi acara berlangsung.

Beberapa alasan mengapa panitia harus menunjuk ruang kontrol acara dengan akses terbatas
adalah:

• untuk tampilan, koleksi dan distribusi informasi untuk staf acara utama
• untuk pengumpulan dokumentasi acara
• sebagai titik kontak untuk orang yang mengunjungi acara bisnis

7|Page
• sebagai point utama untuk pengawasan event
• sebagai ruang kejadian jika terjadi peristiwa besar
Kebisingan Desain

Tata letak dan sistem manajemennya penting dalam meminimalkan dampak lingkungan dari
kebisingan. Lokasi panggung, orientasi dari speaker, jenis sound system, kontrol tingkat
kekuatan suara, dan durasi dan waktu hiburan semua bisa direkayasa untuk mengurangi
dampak kebisingan.

Katering / keamanan makanan

Penyelenggara acara harus memastikan bahwa semua katering Beroperasi atas nama mereka
bereputasi baik, staf mereka dilatih dengan tepat dan penanganan makanan dan teknik
persiapannya aman. Katering beroperasi konsesi harus diminta untuk menghasilkan warung
makan lisensi, izin makanan sesekali (jika sesuai) dan dimana diperlukan izin perdagangan
kasual dari otoritas lokal pemasok gerai katering harus memiliki fasilitas yang dibutuhkan
untuk mencegah kontaminasi makanan.

Fasilitas kebersihan

Penyediaan fasilitas tersebut didasarkan pada jumlah orang yang hadir dalam acara tersebut.
Saat menentukan akomodasi sanitasi diperlukan penyelenggara juga harus memperhitungkan:
• Rasio pria dan wanita diharapkan • Durasi acara Fasilitas sementara harus berada di lokasi
yang sesuai, ditandai dengan jelas dan cukup tersedia untuk menghindari antri yang tidak
perlu.

Air minum

Penyediaan air minum gratis adalah khusus Pentingnya pada acara tipe konser dimana
penonton bisa berkumpul di tempat sempit atau panas kondisi. Pada konser / festival yang
lebih panjang Kondisi seperti dehidrasi bisa menjadi serius masalah, dan bisa mengakibatkan
orang pingsan dengan risiko berikutnya diinjak-injak. Minimal satu titik air minum per 1.000
Orang harus disediakan, minum air dimana mungkin harus disuplai dari kenaikan utama dan
harus dibuang melalui semprotan pegas.

Sampah dan Limbah

Buat pengaturan untuk pembersihan tempat sebelum, selama dan sesudah acara. Mengatur
Tempat sampah yang memadai / koleksi sampah menunjuk ke diposisikan pada pendekatan
dan keseluruhan tempat itu pastikan secara khusus yang cukup tempat sampah terletak di
sekitar gerai katering sebagai akumulasi utama limbah pada acara tersebut.

Mengelola Lalu Lintas Kendaraan

Tentukan bagaimana orang cenderung melakukan perjalanan ke acara tersebut dan apakah
perlu memberikan saran tentang transportasi umum atau fasilitas parkir. Yang terbaik adalah
menyimpan sebanyak mungkin kendaraan mungkin jauh dari tempat hiburan.

8|Page
Mengatur orang

Kerumunan orang di suatu acara berhubungan dengan ruang, atraksi yang ditawarkan,
lingkungan sekitar dan manajemen perilaku manusia yang efektif. Kepatuhan terhadap
peraturan dan penerapannya standar praktik terbaik bisa berjalan jauh untuk memastikannya
tempat dan aktivitas yang aman, tapi faktor yang paling sulit Untuk mengelola pada acara
adalah perilaku manusia.

Staf Acara

Ada banyak tugas yang harus dilakukan dan layanan yang akan diberikan selama suatu acara.
Identifikasi, pelatihan dan pengelolaan kelompok tertentu untuk melakukan tugas ini adalah
tanggung jawab penyelenggara acara. Struktur manajemen untuk sebuah acara dapat berbeda
antara tahap perencanaan dan tahap operasional. Untuk mengelola aspek operasional acara
penyelenggara harus membentuk tim manajemen acara,antara lain :

A. Struktur manajemen

Struktur organisasi yang diuraikan di bawah ini adalah yang direkomendasikan untuk acara
berskala besar dan dapat dimodifikasi tergantung pada kebutuhan acara. Dalam semua kasus,
tanggung jawab yang terkait dengan janji temu harus ditetapkan secara jelas, seharusnya
tidak ada duplikasi, tumpang tindih atau kesenjangan. Setiap keraguan tentang siapa yang
bertanggung jawab atas apa yang harus didiskusikan secara terbuka dalam pertemuan pra-
perencanaan sehingga tidak ada asumsi yang berpotensi membahayakan - tanggung jawab
harus dinyatakan secara eksplisit.

B. Pengendali acara

Pengendali acara adalah istilah yang digunakan untuk mengidentifikasi orang yang ditunjuk
oleh penyelenggara acara dengan status dan wewenang untuk bertanggung jawab penuh atas
semua hal yang berkaitan dengan pengoperasian acara. Beberapa tugas yang melekat pada
posisi ini meliputi:

• Memiliki tanggung jawab keseluruhan untuk pengelolaan acara.

• Memastikan bahwa kegiatan tersebut dikelola oleh sejumlah staf kompeten yang memadai.
• Memastikan pengendalian, komunikasi dan komunikasi yang efektif sistem koordinasi
berada di tempat.
• Memastikan bahwa tindakan yang memadai dilakukan untuk keselamatan semua orang pada
acara tersebut.
• Inisiasi, penghubung dan pengelolaan tindakan darurat jika perlu
C. Petugas keamanan (Safety officer )

Dalam membuat sebuah event dibutuhkan juga tenaga yang bertugas menjaga keamanan. Dia
harus dilibatkan dalam acara dari tahap perencanaan awal sampai membangun dan
menghancurkan. Beberapa tugas yang dilakukan oleh petugas keamanan meliputi:

9|Page
• Bertindak sebagai koordinator keselamatan sehubungan dengan masalah keamanan dan
bertanggung jawab secara keseluruhan terhadap semua aspek keselamatan
• Pastikan bahwa pemasok peralatan melakukan pemeriksaan keamanan pra-acara
• Hadir selama acara untuk memantau dan mengelola semua pengaturan keselamatan
• Anjurkan pengendali acara untuk memulai prosedur darurat
D. Kepala pelayan / pelayan

Dalam sebuah event tidak bisa dipungkiri kalau para pelayan atau pramusaji atau pramugara
sangat diperlukan. Seorang kepala pelayan akan bertanggung jawab atas pengelolaan
penatalayan acara di area yang ditentukan. Jumlah pramugara yang dibutuhkan untuk suatu
acara dapat ditentukan dengan melakukan penilaian risiko. Jumlah pintu masuk ke tempat
tersebut, apakah ada daerah terlarang, area potensi tekanan orang banyak harus
dipertimbangkan saat melakukan penilaian ini. Pelayan juga akan diminta untuk tugas umum
seperti memberikan informasi kepada penonton, mengelola arus orang melalui tempat dan
cek tiket eksternal.

E. Manajer medis

Penyelenggara acara di bawah undang-undang kesehatan dan keselamatan kerja dan dalam
penyediaan 'tugas perawatan' mereka, harus menunjuk orang yang kompeten untuk
bertanggung jawab atas penyediaan bantuan medis / pertolongan pertama dan bantuan
ambulans, jika sesuai, kepada mereka yang terlibat dalam sebuah acara, termasuk staf acara
dan anggota masyarakat.

Dalam segala hal,perencanaan operasional medis harus dikembangkan untuk mencakup area
seperti layanan yang disediakan, lokasi fasilitas, prosedur untuk mengirim orang keluar dari
tempat perawatan medis, pencatatan data, dan kontinjensi untuk kejadian yang tidak
diinginkan. Pengembangan rencana tersebut harus melibatkan penyelenggara acara dan
penyedia medis yang disepakati.

F. Staf acara tambahan

Pertimbangan harus diberikan kepada penempatan fasilitas pendukung acara seperti:

• Layanan informasi mis. anak hilang

• Informasi media
• Pada penjualan tiket / program di tempat
• Senyawa logistik
• Fasilitas ruang gantungan
Tidak semua acara memerlukan fasilitas seperti itu, namun dalam mengatur acara Anda,
Anda harus mempertimbangkan kebutuhan dan rencana tambahan tersebut.

10 | P a g e
G. Komunikasi

Komunikasi peristiwa meliputi penyediaan informasi kepada publik dan sistem operasional
yang efisien untuk berkomunikasi dengan staf lapangan dalam situasi rutin dan darurat.
Selain penggunaan peralatan komunikasi personil kunci harus melakukan pertemuan di
tempat reguler untuk menyelesaikan permasalahan, yang berefek kelancaran kegiatan.

H. Informasi Publik

Majukan informasi kepada publik tentang venue dan fasilitasnya sangat menguntungkan.
Sebaiknya sertakan beberapa informasi ini di bagian belakang tiket atau di selebaran
publisitas pra-acara dan lain-lain. Informasi semacam itu dapat mencakup lokasi pintu masuk,
pengaturan transportasi, barang / kegiatan apa yang dilarang, dll. Tetesan leaflet dapat
membantu untuk menjaga agar mereka yang tinggal di sekitar acara tersebut sepenuhnya
mengetahui rincian yang relevan seperti penutupan jalan, fasilitas parkir, waktu akses dll.

I. Metode komunikasi

Untuk komunikasi dengan personil situs atau tempat utama, radio dua arah sangat berguna
untuk menyediakan staf terlatih dalam penggunaannya Pesan bisa menjadi tidak jelas di
daerah dengan suara keras dan sebuah prosedur untuk pengakuan pesan harus
diimplementasikan.

J. Mengelola komunikasi

Komunikasi yang efektif sangat penting pada kejadian dan sangat penting dalam situasi
darurat. Kegagalan bisa terjadi pada Sejumlah alasan dan komunikasi yang efektif bergantung
pada sejumlah faktor.

K. Pengumuman publik

Dalam situasi darurat penting bahwa sebuah standar yang memadai dari sistem alamat publik
digunakanyang menggantikan bentuk hiburan lainnya.Petunjuk yang jelas harus diberikan
untuk memastikan evakuasiwaktu dijaga seminimal mungkin.

L. Latihan

Semua staf acara harus dilatih untuk menjadi kompeten ditugas spesifik yang akan mereka
lakukan selama acara berlangsung Karena setiap acara unik, kebutuhan sumber daya manusia
Bisa beragam dari satu event ke acara berikutnya. Tingkat kompetensi dan kerja tim yang
terlibat dalam penempatan pegawai dan mengelola sebuah acara tidak selalu dihargai,
khususnya ada tingkat ketergantungan yang tinggi di antara staf acara, khususnya dalam
acara sebuah kejadian darurat Selain memverifikasi kompetensi staf acara, penyelenggara
harus memastikan bahwa personil kunci mengetahui isi dari rencana pengelolaan acara
Perhatian harus dibayar untuk tugas-tugas tertentu mereka akan diharapkan untuk melakukan
selama acara tersebut terutama tanggung jawab mereka memperhatikan pengaturan keamanan
dan keadaan darurat prosedur respon.

11 | P a g e
Mempersiapkan Hal Yang Tak Terduga

Selain melakukan penilaian risiko dan prosedur pengembangan untuk mencegah

kemungkinan kecelakaan atau insiden serius terjadi, Anda perlu memutuskan bagaimana
Anda akan merespons jika ada yang salah. Setiap individu yang akan berperan dalam
menghadapi situasi yang tak terduga harus memahami tanggung jawab mereka dan diberi
instruksi yang jelas pada tahap perencanaan. Oleh karena itu penting bahwa ada prosedur dan
/ atau rencana kontinjensi dalam bentuk tertulis yang menguraikan pengelolaan kejadian
tersebut dan penetapan tugas sebagai tanggapan atas kejadian tersebut. Dua kategori kejadian
tak terduga harus ditangani, yaitu dalam pengendalian manajemen acara dan tindakan yang
lebih serius, yang memerlukan respons dari layanan darurat. Perencanaan Anda untuk hal
yang tak terduga harus mempertimbangkan skenario berikut ini:

a. Insiden kecil / masalah

Kejadian tersebut dapat mempengaruhi orang-orang yang hadir pada acara tersebut,
menyebabkan penundaan dalam aspek tertentu dari kejadian tersebut atau mengganggu
kelancaran acara dengan cara tertentu. Contoh insiden tersebut meliputi kesulitan dengan
pemasok, kerusakan peralatan, resolusi masalah manajemen kerumunan, dll. Penting untuk
diapresiasi bahwa kejadian kecil berpotensi untuk berkembang menjadi kejadian besar jika
tidak direncanakan dan dikelola dengan baik.

b. Insiden besar

Sebuah kejadian seperti kebakaran besar, sebuah kecelakaan serius yang melibatkan sejumlah
korban, gangguan kerumunan yang tidak dapat dikendalikan oleh staf lapangan, ketakutan
bom, keruntuhan struktural atau bahkan dampak cuaca buruk dapat memerlukan kontrol
terhadap tempat / acara yang akan menyerahkan layanan darurat. Petunjuk dari layanan
darurat akan disampaikan ke staf acara melalui Event Controller, yang akan secara resmi
mentransfer pengawasan tempat tersebut ke Petugas Garda Senior / Petugas Petugas PSNI
atau Petugas Pemadam Kebakaran Senior (jika perlu), yang selanjutnya akan mengelola
kejadian tersebut.

c. Dokumentasi

Baik untuk acara besar dengan ribuan penonton atau acara tipe yang lebih kecil dengan
apapun dari beberapa ratus orang hadir ada sejumlah pekerjaan administratif yang harus
dilakukan dan didokumentasikan. Ini adalah praktik yang baik bagi penyelenggara acara
untuk memastikan semua keputusan diambil pada semua tahap perencanaan untuk acara
tersebut. Dokumen yang paling informatif untuk diproduksi oleh event organizer adalah
rencana pengelolaan acara; ini adalah dokumen tertulis yang menguraikan usulan
penyelenggara acara untuk mengelola semua aspek acara. Dokumen ini mengidentifikasi
risiko yang terkait dengan kejadian tersebut, mengkomunikasikan rincian aspek-aspek
tertentu dari acara tersebut dan memastikan adanya pengelolaan bersama atas kejadian dan
situasi darurat yang ada.

12 | P a g e
External Stakeholder

Garda Síochána / PSNI

Gardaí / PSNI akan peduli terutama dengan masalah manajemen keramaian, ketertiban umum
baik di lokasi maupun di sekitar tempat, pengelolaan lalu lintas di tempat, pengaturan
keselamatan, ruang kontrol dan fasilitas komunikasi, prosedur tindakan darurat dan nama dan
nomor kontak. dari personil acara utama yang dengannya mereka akan bekerja sama pada
hari itu.

Otoritas lokal

Ada sejumlah departemen dan bagian di dalam otoritas lokal yang memiliki pengiriman
keselamatan publik dan merupakan bagian dari proses konsultasi untuk acara. Yang utama
adalah:

• Lalu lintas
• Kontrol Bangunan
• Penanganan limbah
• Kesehatan lingkungan
Aparat kebakaran

Petugas Pemadam Kebakaran akan memperhatikan beberapa area termasuk kapasitas

penahanan yang aman dari tempat, analisis kemudahan pelarian, menjaga rute keluar yang
aman jika terjadi evakuasi darurat, rute akses untuk kendaraan darurat (seperti tender
kebakaran) tindakan pencegahan kebakaran pada katering unit di lokasi, pengumpulan
sampah, identifikasi risiko kebakaran.

Perencanaan

Departemen Perencanaan Otoritas Lokal akan mempertimbangkan dampak lingkungan lokal

dari kejadian yang diajukan dan akan memastikan bahwa penyelenggara telah
mempertimbangkan waktu yang diusulkan, apakah kejadian lain terjadi di sekitar usulan
acara pada hari yang sama, perlindungan fasilitas lokal, manajemen lalu lintas, dll.
Departemen Perencanaan saat ini adalah departemen yang bertanggung jawab untuk
pemberian lisensi untuk acara outdoor dengan konten hiburan.

Pengendalian bangunan

Merupakan tanggung jawab penyelenggara untuk mempekerjakan seorang insinyur struktural

untuk memberikan sertifikasi bahwa setiap bangunan sementara yang dipasang di tempat
untuk acara seperti struktur panggung, tempat duduk, tenda dll sesuai dengan peraturan
bangunan. Selain informasi yang diberikan dalam rencana pengelolaan acara, bagian
pengendalian bangunan dari otoritas lokal akan memerlukan salinan sertifikat, spesifikasi
struktural, pernyataan metode, gambar tata letak lokasi dan rincian lokasi struktur tersebut
agar insinyur mereka dapat memastikannya.

13 | P a g e
Kesehatan lingkungan

Bagian dari otoritas lokal ini akan memperhatikan dua peristiwa utama, tingkat akustik yang
harus dipatuhi, dan kesejahteraan pelanggan sehubungan dengan penyediaan akomodasi
sanitasi yang memadai dan pasokan air minum pada acara tersebut.

Otoritas kesehatan - HSE

Otoritas Kesehatan melalui Kantor Perencanaan Darurat akan memperhatikan keseluruhan

cakupan medis dan pertolongan pertama serta memastikan bahwa rencana medis tersedia.

Diatas, telah dipaparkan secara ringkas isi dari buku Event Management Handbook dari AIB.
Setelah diadakan evaluasi, penyajian materi sangat baik sekalipun buku ini (dalam bahasa
inggris) namun, diction (pemilihan kata) sangat mudah dipahami. Penyajian materi pada tiap
bab, mengajak pembaca ikut terlibat dalam materi yang dibahas banyak mengajak
berkomunikasi melalui kata ganti orang kedua kemudian dijelaskan secara jelas pada
pertengahan materi. Di buku ini dilengkapi dengan penjelasan contoh secara singkat yang
dapat dengan mudah dipahami.

SIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis serta evaluasi critical book report yang disajikan dalam bentuk
proposal PKM-AI, penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1. Critical book report bukan sekedar laporan atau tulisan tentang isi sebuah buku atau artikel,
tetapi lebih menitikberatkan pada evaluasi (penjelasan, interpretasi dan analisis) kita
mengenai keunggulan dan kelemahan buku atau artikel, apa yang menarik, bagaimana isi
yang termuat sehingga mampu mempengaruhi cara berfikir kita terhadap suatu bidang
kajian tertentu.

2. Dari segi layout dan kelengkapan buku baik. Penempatan / penyusunan materi menjadi
sebuah buku sangat menarik dengan pewarnaan dan penyajian yang tidak membosankan.
Dari segi kelengkapan memuat halaman sampul, prakata, daftar isi, tujuan, isi,
Kesimpulan, Daftar Pustaka, yang secara umum memenuhi unsur kelengkapan buku.

3. Dari segi isi secara kesuluruhan, cukup baik dan rinci memaparkan materi secara
sistematik dan komprehensif (menyeluruh).

4. Sebagai bahan pembelajaran dan tutorial mahasiswa maupun publik, buku ini sangat layak
digunakan sebagai sumber referensi.

14 | P a g e
Saran

Banyak buku yang menyampaikan materi dengan penampakkan buku yang membosankan,
buku ini dapat dijadikan salah satu sumber bacaan dengan penampilan serta penyampaian
yang sangat menarik bagi pembaca.

DAFTAR PUSTAKA

A guide to risk assessments requirements - Health and safety executive:

available from UK Stationery Office

Code of practice for outdoor pop concerts and other musical events:
Department of Education. 1996: available from Government Publications Office

Code of practice for safety at sports grounds:

Department of Education. 1996: available from Government Publications Office
Event Registration Form

Guide to safety at sports grounds (Green guide): Department of culture media and
sport:
available from UK Stationery Office

Guide to fire precautions in existing places of entertainment and like premises:

UK Home Office: available from UK Stationery Office

Temporary demountable structures:

available from The Institution of Structural Engineers British Standard BS 7671: 1992

The event safety guide (Purple guide) a guide to health, safety and welfare at music and
similar events:
Health and Safety Executive UK second edition. 2001: available from UK Health and Safety
Executive HSE

Requirements for electrical installations:

available from British Standards Institute

15 | P a g e